Разъездной характер работы в российском трудовом законодательстве раскрыт достаточно слабо. При этом на практике работодателям приходится достаточно часто заключать трудовые договоры с таким условием. Как не нарушить при этом права работника и какие нюансы учесть, расскажем в статье.

Что такое разъездной характер работы?

Разъездной характер работы (ТК РФ) — это осуществление штатным сотрудником организации своей трудовой функции не на стационарном рабочем месте или не на территории работодателя. Однако при этом постоянное перемещение по объектам, расположенным на значительном расстоянии от места размещения фирмы, должно оставлять сотруднику возможность ежедневно возвращаться к месту жительства.

Трудовой кодекс РФ не содержит специальной статьи, отвечающей на вопрос: что такое разъездной характер работы, что это значит, можно понять из некоторых ведомственных нормативных актаов и разъяснений Роструда. В частности, дифференцировать такую деятельность необходимо от:

• служебных командировок;
• деятельности, выполняемой в пути;
• деятельности, которая носит подвижный характер.

От первого пункта такие условия деятельности отличают регулярные служебные поездки только в пределах обслуживаемой территории (участков) с возможностью ежедневного возвращения домой. Роструд напомнил, что служебные поездки работников, имеющих разъездную деятельность, нельзя признавать служебными командировками в силу статьи 66 ТК РФ . В письме от 12.12.2013 N 4209-ТЗВ чиновники указали, что командировки носят временный характер и ограничены определенным сроком, а вот связанная с разъездами деятельность должна быть постоянной.

Что касается подвижного характера работы, то в Положении о выплате надбавок, связанных с подвижным и разъездным характером в строительстве (утв. Постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 01.06.1989 N 169/10-87), сказано, что если работники выполняют работы на объектах, расположенных на значительном расстоянии от постоянного места размещения своего предприятия, и фактически живут возле этих объектов до окончания рабочих процессов на них, а после переезжают на другой объект, то это подвижной или вахтовый метод. Это могут быть геологи, строители, монтажники, трубоукладчики и так далее.

Также важно правильно дифференцировать работу в пути. Ее осуществляют работники, участвующие в процессе движения транспортного средства. В частности, это:

• стюардессы;
• проводники;
• кондукторы в общественном транспорте;
• водители общественного транспорта;
• моряки;
• и т.д.

Как правильно оформить разъездной характер работы

Право определить и утвердить перечень должностей, которые будут работать вне расположения фирмы, трудовым законодательством предоставлено руководству организации-работодателя. Для этого можно утвердить отдельное положение, а можно просто утвердить такие функции в штатном расписании на основании приказа. Ведь специальной статьи в ТК РФ, регулирующей такой порядок, нет. Главное соблюсти требование статьи 57 ТК РФ , а именно: закрепить в тексте трудового договора работника при его трудоустройстве условия, определяющие то, как именно он будет работать. И если режим его деятельности будет установлен за пределами фирмы, то об это обязательно должно быть сказано в контракте.

В случае указания при трудоустройстве на разъездной характер деятельности человека работодатель может не оборудовать стационарного рабочего места. Поэтому желательно прописать это также в коллективном договоре, однако это имеет свои сложности. Ведь внесение изменений в коллективный договор требует соблюдения определенной процедуры, если при его первоначальном подписании такие вопросы не были оговорены. Наиболее полно можно отразить такой порядок исполнения трудовых функций в специальном положении, которое можно изменять, исходя из потребностей организации. Сам перечень должностей сотрудников, которые будут находиться в разъездах, можно утвердить отдельным приказом руководителя, а в положении подробно прописать порядок возмещения таким сотрудникам их расходов и установить формы документов, позволяющие вести учет. Образец положения о разъездном характере работы (2017 г.) может выглядеть примерно так:

Особенно важным условием является закрепление в положении перечня работ, профессий, должностей, имеющих такой порядок деятельности. Такое требование прямо закреплено в ч. 2 статьи 168.1 ТК РФ .

Это только некоторые положения документа, полную версию которого можно скачать в конце статьи.

Обязательно нужно указать на разъезды в должностных инструкциях или других документах, определяющих круг должностных обязанностей работников. Как приказы, так и положение, а тем более должностные инструкции необходимо довести до всех заинтересованных лиц под подпись, как это определено в статье 68 ТК РФ . Подробная фиксация условий деятельности в локальных нормативных актах минимизирует риск споров работников с работодателями, а если они все же возникнут, даст возможность их быстро разрешить в пользу работодателя в рамках законодательно закрепленных норм совершения служебных поездок.

Для кого такая работа подходит, а для кого нет

Надо сказать, что трудиться без стационарного рабочего места могут практически все граждане, если они на это согласны и подписали трудовой договор. Ведь функции, которые они могут выполнять не по месту нахождения организации, могут быть любыми: например, курьер может развозить товары, а торговый представитель — заключать договоры о сотрудничестве. Поэтому трудиться на таких условиях могут даже подростки и женщины. Никаких особых условий по этому поводу в законодательстве не закреплено.

Как правильно заключить договор

Существует два вида условий, подлежащих включению в трудовой договор:

1. Обязательные.
2. Дополнительные.

Условие о разъездном характере работы является обязательным. Поэтому ч. 2 статьи 57 ТК РФ прямо указывает на то, что в контракте обязательно должно быть указание на разъездной характер работы, если он предусмотрен работодателем для этой должности. В контракте желательно четко прописать территорию, в пределах которой работа будет считаться разъездной. Это может быть сам город или муниципальное образование, где находится фирма, и облать вокруг. И хоть сотрудник должен иметь возможность ежедневного возвращения домой, законодательство не запрещает установить такую территорию в пределах всей Российской Федерации. Более того, законодательство дает возможность вообще не указывать в контракте такую территорию, однако ее указание обезопасит работодателя от признания служебной поездки служебной командировкой в случае возникновения вопросов у проверяющих органов, например, к возмещению расходов. Формулировка в трудовом договоре может выглядеть например так:

Работнику устанавливается разъездной характер работы с территорией разъездов — город Москва и Московская область.

Прописать это необходимо в разделе «Предмет договора»:

Полную версию трудового договора для заполнения можно скачать в конце статьи.

Кроме того, работодателю желательно вести специальный журнал регистрации поездок или маршрутные листы. Эти документы позволят оперативно контролировать все служебные перемещения сотрудников и подтвердить их целесообразность в случае проверки.

Порядок учета разъездной работы и компенсаций сотрудникам

Чтобы избежать возможных недоразумений, лучше всего прописать размер и порядок возмещения расходов сотрудников непосредственно в положении или друих внутренних нормативных актах. Поскольку в этом случае работодатель не должен оформлять командировочные документы и платить суточные, он должен правильно учитывать отработанное время. Для этих целей может быть использован обычный табель. В нем периоды служебных поездок необходимо отмечать как рабочее время. Ведь обычно такие сотрудники получают обычный должностной оклад, а также дополнительные выплаты, если они установлены трудовым договором (ч. 1 ст. 129 ТК РФ , ст. 149 ТК РФ ). Кроме того, в силу статьи 168.1 ТК РФ фирма обязана компенсировать множество расходов таких сотрудников:

• по проезду;
• проживанию;
• питанию и прочим нуждам, согласованным с работодателем.

Все расходы должны быть подтверждены документально (чеки, квитанции, билеты и т.п.), однако четких требований в НПА к этому нет. Поэтому для таких сотрудников можно установить упрощенный порядок представления отчетности по поездкам. Например, это может быть отчет раз в неделю или даже в месяц.

Кроме возмещения расходов работника других компенсаций при разъездном характере работы законодательство не предусматривает. При этом компенсированные расходы не облагаются налогом на доходы физических лиц и страховыми взносами.

Практически в каждой организации имеются сотрудники, работа которых проходит в дороге. Данные поездки не являются командировками, в то же время таким работникам оплачиваются затраты на проезд, по найму жилья, суточные и иные расходы. Причем возмещение работодателем указанных затрат становится возможным только в случае правильного оформления трудовых отношений с работниками, утверждения "разъездного" перечня и порядка возмещения затрат.

"Разъездные" работники

В ТК РФ выделены следующие формы работ для сотрудников, не сидящих на рабочих местах (ч. 1 ст. 168.1 ТК РФ):

— работа в пути;

— работа в полевых условиях;

— работа экспедиционного характера;

— разъездной характер работы.

При этом в Кодексе отсутствует определение указанных работ. В ч. 1 ст. 166 ТК РФ лишь сказано, что служебные поездки сотрудников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. Так что обратимся к иным нормативным правовым актам, где дана характеристика указанных работ.

Работа в пути

Обычно к работе, осуществляемой в пути, относят работу, выполняемую при движении транспортного средства.

Приведем примеры работ в пути, рассмотренные в постановлении Совмина РСФСР от 12.12.1978 N 579 "Об утверждении перечней профессий, должностей и категорий работников речного, автомобильного транспорта и автомобильных дорог, которым выплачиваются надбавки в связи с постоянной работой в пути, разъездным характером работ, а также при служебных поездках в пределах обслуживаемых ими участков". Речь здесь идет о капитанах-наставниках, лоцманах, контролерах пассажирского транспорта, кондукторах, водителях, постоянно работающих на междугородных перевозках, и т.д.

Работа в полевых условиях

Полевые условия — это особые условия производства геологоразведочных и топографо-геодезических работ, связанные с необустроенностью труда и быта работающих и размещением производственных объектов за пределами населенных пунктов городского типа. Это определение дано в п. 2 ныне не действующего Положения о выплате полевого довольствия.

Распространим это определение и на другие отрасли. Полевые условия — это особые условия работы, связанные с необустроенностью труда и быта работающих и размещением производственных объектов за пределами населенных пунктов городского типа.

Работы экспедиционного характера

Законодатель не разъясняет понятие работ экспедиционного характера. Думаем, что в данном случае имеется в виду деятельность экспедиторов. Поэтому в качестве примера рассмотрим транспортную экспедицию.

По договору транспортной экспедиции одна сторона (экспедитор) обязуется за вознаграждение и за счет другой стороны (клиента-грузоотправителя или грузополучателя) выполнить или организовать выполнение определенных договором экспедиции услуг, связанных с перевозкой груза (ч. 1 ст. 801 Гражданского кодекса РФ). Экспедитор — это лицо, выполняющее или организующее выполнение определенных договором транспортной экспедиции транспортно-экспедиционных услуг (п. 4 Правил транспортно-экспедиционной деятельности, утвержденных постановлением Правительства РФ от 08.09.2006 N 554).

В обязанности экспедитора по перевозке грузов входит сопровождение груза к месту назначения, обеспечение необходимого режима хранения и сохранность груза при транспортировке, сдача доставленного груза и оформление приемо-сдаточной документации. На это указано в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37.

Исходя из вышесказанного, можно сделать вывод, что к работам экспедиционного характера относится сопровождение груза к месту назначения.

Разъездной характер работы

Согласно п. 2 Инструкции об организации служебных командировок военнослужащих войск гражданской обороны и сотрудников Государственной противопожарной службы в системе МЧС (утверждена приказом МЧС России от 10.01.2008 N 3) разъездной характер работы — это осуществление регулярных служебных поездок в пределах обслуживаемой территории (участков) при наличии возможности ежедневного возвращения к месту жительства. Заметим, что указанное определение также относится к работам в пути.

Обратимся к Положению о выплате надбавок, связанных с подвижным и разъездным характером работ в строительстве, утвержденному постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 01.06.1989 N 169/10-87. Разъездной характер работ устанавливается работникам, выполняющим работы на объектах, расположенных на значительном расстоянии от места размещения организации.

Так что разъездной характер работы — это осуществление регулярных служебных поездок. К этой категории относятся следующие работники: курьеры, торговые агенты, почтальоны и т.д.

Определяем характер работ

Как видите, в действующем законодательстве отсутствуют четкие понятия разъездной работы, работы в пути, в полевых условиях и работ экспедиционного характера. Порой одна и та же работа может попадать под несколько видов. К примеру, работа водителя может быть разъездной, в пути или экспедиционного характера.

В принципе нам не столь важно, к какой конкретно форме относится работа. Главное — правильно это оформить. Тем более что представители Минздравсоцразвития России в письме от 18.09.2009 N 22-2-3644 указали, что решение вопроса об отнесении той или иной работы к работе, подпадающей под действие ст. 168.1 ТК РФ, принимается организацией самостоятельно.

При этом важно не перепутать разъездную работу с командировками. Согласно ч. 1 ст. 166 ТК РФ служебной командировкой является поездка по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Однако служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Таким образом, разовые поездки сотрудников к разъездному характеру работы не имеют никакого отношения. Например, поездки водителей грузовых автомобилей, которые не носят постоянного характера и в каждом случае осуществляются по отдельному распоряжению работодателя, следует рассматривать как служебные командировки (письмо Минфина России от 01.06.2005 N 03-05-01-04/168).

Компенсационные выплаты

Виды расходов

В соответствии с ч. 2 ст. 164 ТК РФ компенсации представляют собой денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных трудовым законодательством.

Сотрудникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками (ч. 1 ст. 168.1 ТК РФ):

— расходы по проезду;

— расходы по найму жилого помещения;

— дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);

— иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Возмещение расходов, предусмотренных ст. 168.1 ТК РФ, осуществляется при следующих условиях (письмо ФНС РФ от 06.08.2010 N ШС-37-3/8488):

1) перечень работ, профессий, должностей работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, установлен коллективным договором, соглашением или локальным нормативным актом;

2) размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников (указанных в ст. 168.1 ТК РФ), установлены коллективным договором, соглашением или локальным нормативным актом либо трудовым договором.

Учтите, что компенсация расходов работников, чья работа носит разъездной характер, не может быть произведена на основании командировочного удостоверения (письмо Минфина России от 25.10.2007 N 03-03-06/1/735).

К сведению. Чиновники в письме ФНС РФ от 06.08.2010 N ШС-37-3/8488 отметили, что перечень возмещаемых работнику расходов на основании ст. 168.1 ТК РФ является открытым. Так что допускается возмещение и иных расходов, связанных со служебными поездками, произведенными работниками с разрешения или ведома работодателя. Между тем если затраты не зависят от характера выполняемой сотрудником работы, они не относятся к расходам, связанным со служебными поездками. В частности, расходы по возмещению стоимости питания следует рассматривать как выплаты в пользу работника.

Налоговые нюансы

Возмещение сотрудникам расходов, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера:

— учитывается при определении базы по налогу на прибыль в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (письма Минфина России от 13.05.2013 N 03-04-06/16384, от 14.06.2011 N 03-03-06/1/341, ФНС России от 04.04.2011 N КЕ-4-3/5226, от 01.04.2010 N 03-03-06/1/211);

— не учитывается при исчислении налоговой базы в целях применения упрощенной системы налогообложения (письма Минфина России от 16.12.2011 N 03-11-06/2/174, ФНС России от 14.03.2011 N КЕ-4-3/3943);

— не облагается НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ, письма ФНС России от 10.11.2011 N ЕД-4-3/18794@, Минфина России от 07.06.2011 N 03-04-06/6-131 и от 19.07.2010 N 03-04-06/6-154);

— не облагается страховыми взносами на обязательное социальное страхование (подп. "и" п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования", далее — Закон N 212-ФЗ, письма ФСС России от 02.04.2010 N 02-03-16/08-526 и Минздравсоцразвития России от 27.02.2010 N 406-19);

— не облагается взносами на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний (абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний", далее — Закон N 125-ФЗ; письмо ФСС России от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985).

К сведению. Существует еще так называемый подвижной характер работы. Это разновидность служебных поездок работников, постоянная работа которых осуществляется в пути. К примеру, в строительстве подвижной характер работ предусматривает частую передислокацию организации (перемещение работников) или их оторванность от постоянного места жительства. Это следует из п. 3.12 Федерального отраслевого соглашения по строительству и промышленности строительных материалов РФ на 2011-2013 годы (от 02.02.2011 N 168/11-13).

Между тем, судя по формулировке, данной в абз. 8 ч. 2 ст. 57 ТК РФ, подвижной характер работы, работа в пути и разъездная работа — это разные формы работ. При этом в ст. 168.1 не упоминаются подвижные работы. Так что в целях возмещения затрат таким сотрудникам советуем подвижные работы "переименовать" в работы разъездного характера либо работы в пути.

Надбавки

Размер надбавок

Чаще всего размеры надбавок зависят от "щедрости" руководства компании. Правда, при установлении "разъездных" доплат работодателям, не отказавшимся от присоединения к отраслевому соглашению, придется еще учесть и его положения (ст. 8, 45, 48 ТК РФ).

Указанные суммы повышают размер оплаты труда "разъездных" работников и не могут рассматриваться в качестве компенсаций. Дело в том, что все случаи предоставления компенсаций прописаны в ТК РФ (письма Минфина России от 26.03.2012 N 03-04-06/9-76 и от 03.10.2007 N 03-04-06-02/196).

Таблица. Надбавки за разъездной характер работы в соответствии с отраслевыми тарифными соглашениями, заключенными на федеральном уровне социального партнерства

Соглашение	Надбавки/доплаты за разъездной характер работы
Отраслевое тарифное соглашение в электроэнергетике РФ на 2013-2015 гг. (от 09.04.2013 N 222/13-15)	Не менее 12,5% тарифной составляющей расходов (средств), направляемых на оплату труда
Отраслевое тарифное соглашение в жилищно-коммунальном хозяйстве РФ на 2008-2010 гг. (от 05.09.2007 N 71/08-10). Продлено по 01.01.2014 (от 02.04.2010 N 145/11-14)*
Федеральное отраслевое соглашение по строительству и промышленности строительных материалов РФ на 2011-2013 гг. (от 02.02.2011 N 168/11-13)*	В случаях, когда поездки в нерабочее время от места нахождения работодателя (пункта сбора) до места выполнения работы и обратно за день составляют не менее трех часов, суточные рекомендуется устанавливать в размере до 20% месячной тарифной ставки (оклада) без учета коэффициентов и доплат, но не более 50% нормы суточных, выплачиваемых при командировках, а при поездках длительностью не менее двух часов — до 15% месячной тарифной ставки (оклада) без учета коэффициентов и доплат, но не более 40% нормы суточных, выплачиваемых при командировках
Федеральное отраслевое соглашение по дорожному хозяйству на 2008-2010 гг. (от 21.05.2008 N 100/08-10). Продлено на 2011-2013 гг. (от 14.01.2011 N 162/11-13)*	Если продолжительность разъездной работы либо работы, которая протекает в пути: 12 и более дней в месяц, то надбавка составляет до 20% месячной тарифной ставки, должностного оклада; менее 12 дней в месяц, то надбавка составляет до 15% месячной тарифной ставки, должностного оклада без учета коэффициентов и доплат. Если время проезда в нерабочее время от места нахождения организации или от сборного пункта до места работы и обратно в день составляет: не менее 3 часов, выплачивается надбавка в размере до 20% месячной тарифной ставки, должностного оклада без учета коэффициентов и доплат; не менее 2 часов — до 15%
* Соглашения, по которым поступало предложение о присоединении

Налоговые нюансы

Расходы на выплату надбавок за разъездной характер работы:

— учитывают при определении базы по налогу на прибыль в составе расходов на оплату труда (п. 2 ст. 255 НК РФ, письмо Минфина России от 26.03.2012 N 03-04-06/9-76);

— учитывают при исчислении налоговой базы в целях применения упрощенной системы налогообложения (подп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ);

— облагают НДФЛ (п. 1 ст. 210 и ст. 217 НК РФ, письмо Минфина России от 26.03.2012 N 03-04-06/9-76);

— облагают страховыми взносами на обязательное социальное страхование (ч. 1 ст. 7 и ст. 9 Закона N 212-ФЗ);

— облагают взносами на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний (п. 1 ст. 20.1 и ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ).

Оформляем разъездную работу

Перечень "разъездных" работников

Перечень работ, профессий, должностей "разъездных" работников устанавливается коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ). Рекомендуем разъездные категории работников прописать именно в приказе, поскольку внести изменения в коллективный договор гораздо сложнее.

Положение о разъездном характере работы

Немаловажно утвердить Положение о разъездном характере работ, где будут прописаны понятие разъездных работ, компенсационные выплаты, порядок осуществления расчетов с работником и т.д.

Положение о служебных поездках работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер или протекает в пути

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение устанавливает порядок и размеры возмещения расходов Работников Общества, постоянная работа которых имеет разъездной характер или протекает в пути.

1.2. Разъездной характер работы — это осуществление регулярных служебных поездок.

1.3. Работа, осуществляемая в пути, — это работа, выполняемая при движении транспортного средства.

1.4. Перечень должностей и профессий работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер или протекает в пути, утверждается директором.

1.5. Условия, определяющие характер работы (разъездной, в пути), должны быть прописаны в трудовых договорах и должностных инструкциях (рабочих инструкциях) Работников.

1.6. Данное Положение обязательно для всех Работников Общества, постоянная работа которых имеет разъездной характер или протекает в пути.

2. Основание для направления работника в служебную поездку

2.1. Основанием для отправления Работника в служебную поездку является маршрутный лист.

2.2. Прием и выдачу маршрутных листов осуществляет отдел кадров.

2.3. На следующий после окончания служебной поездки день Работник сдает маршрутный лист руководителю подразделения, который его визирует и сдает в отдел кадров в этот же день.

3. Компенсационные выплаты, связанные с особыми условиями труда

3.1. К окладам работников устанавливаются следующие надбавки:

3.1.1. за разъездной характер работ — 20%;

3.1.2. за работу, осуществляемую в пути, — 15%.

4. Компенсационные выплаты, связанные с выполнением трудовых обязанностей

4.1. Работнику возмещаются расходы по проезду:

4.1.1. в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда:

— железнодорожным транспортом — в купейном вагоне скорого фирменного поезда;

— водным транспортом — в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;

— воздушным транспортом — в салоне экономического класса;

— автомобильным транспортом — в любом автотранспортном средстве (включая такси);

4.1.2. ежемесячно в размере стоимости проездных билетов на городской общественный транспорт — работникам, постоянная работа которых имеет разъездной характер.

4.2. Расходы по проезду, указанные в пункте 4.1.1 настоящего Положения, возмещаются в размере стоимости проезда на транспорте, включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной продаже проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями.

4.3. Работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения при предъявлении подтверждающих документов в размере фактических затрат, но не более 2500 руб. в сутки. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами).

4.4. Работнику оплачиваются дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), в размере 1000 руб. в день.

4.5. Работникам возмещаются расходы на услуги связи в пределах лимита, установленного приказом директора, и при наличии докладной записки Работника, подтверждающей экономическую обоснованность расходов.

4.6. Работодатель возмещает расходы Работнику только в том случае, если поездки являлись служебными и соответствовали трудовой функции Работника либо были выполнены по распоряжению непосредственного руководителя Работника.

5. Порядок осуществления расчетов и оформления отчетности

5.1. Работники обязаны сохранять все документы, подтверждающие расходы.

5.2. Не менее чем за 5 рабочих дней до начала следующего месяца руководителем подразделения оформляется служебное задание с описанием основных направлений работы сотрудника в служебных поездках на соответствующий месяц.

5.3. Работнику выдается аванс на расходы, связанные со служебными поездками, в пределах сумм, причитающихся по утвержденному директором служебному заданию.

5.4. Работники обязаны до 5 числа календарного месяца, следующего за отчетным, представить в бухгалтерию организации авансовый отчет (по форме N АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55) об израсходованных в связи со служебными поездками денежными средствами. К авансовому отчету прилагаются следующие документы: документы о найме жилого помещения, документы о фактических расходах по проезду и по иным связанным со служебными поездками расходам.

5.5. Работники обязаны до 7 числа месяца, следующего за отчетным, возвратить в кассу остаток неиспользованного аванса, выданного на служебные поездки.

5.6. В случае перерасхода денежных средств работодатель в течение 3 рабочих дней с даты утверждения авансового отчета компенсирует работнику суммы, утвержденные директором организации.

Особенности приема на работу

Согласно абз. 8 ч. 2 ст. 57 ТК РФ обязательными для включения в трудовой договор являются, в частности, условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (разъездной, в пути). Образец формулировки трудового договора с сотрудником, трудящимся на работе, имеющей разъездной характер, см. в Примере 3.

На разъездной характер служебной деятельности работника должно быть указано в должностных обязанностях работника.

Разъездной лист

Чаще всего в качестве обоснования служебных поездок на предприятиях ведут журнал поездок либо сотрудникам выдают разъездные (маршрутные) листы, где они ставят отметки о своих перемещениях. Нередки случаи, когда работникам вменяется заполнение отчетов о служебных поездках. Все эти документы организация разрабатывает самостоятельно.

К сведению. Каждая самостоятельно разработанная форма первичного учетного документа должна содержать следующие обязательные реквизиты (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"):

1) наименование документа;

2) дату составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

5) величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных п. 6 данного списка, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Стационарные рабочие места и разъездная работа

Зачастую организации заключают трудовые договоры с работниками для выполнения разъездной работы в других городах либо субъектах нашей страны. При этом возникает вопрос: следует ли организациям осуществлять постановку на учет в налоговых органах по месту выполнения трудовой функции каждого из этих работников?

Вопрос не праздный. Дело в том, что организации подлежат постановке на учет в налоговых органах по месту нахождения каждого своего обособленного подразделения (п. 1 ст. 83 НК РФ). При этом обособленным подразделением компании признается любое территориально обособленное от нее подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места (п. 2 ст. 11 НК РФ). Под рабочим местом понимается место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя (ст. 209 ТК РФ).

Между тем если указанные сотрудники не будут осуществлять деятельность в офисе организации, то речи о создании стационарных рабочих мест идти не может. Ведь под оборудованием стационарного рабочего места понимается создание всех необходимых для исполнения трудовых обязанностей условий, а также само исполнение таких обязанностей (письма Минфина России от 20.05.2013 N 03-02-07/1/17743, от 18.03.2013 N 03-02-07/1/8192, от 01.03.2012 N 03-02-07/1-50). Так что при осуществлении деятельности, имеющей разъездной характер, без создания стационарного рабочего места оснований для постановки на учет организации в налоговом органе по месту осуществления указанной деятельности не возникает. Данный вывод подтверждают следующие письма Минфина России: от 24.05.2013 N 03-02-07/1/18634, от 01.03.2012 N 03-02-07/1-50 и от 28.07.2011 N 03-02-07/1-265.

Характер работы в зависимости от перемещения сотрудников в силу их обязанностей разделяется на следующие виды:

Положение о разъездной работе

Если работа в разъездах имеет место в организации, необходимо составить соответствующий локально-нормативный акт, взяв за основу образец Положения о разъездном характере работы. Этот документ должен содержать:

• Общие положения - цель и задачи документа
• Перечень должностей, чья работа носит разъездной характер
• Гарантии и компенсации
• Порядок и размер возмещения расходов

Кроме оплаты проезда, компенсироваться также может мобильная связь, расходы по найму жилья в случае необходимости, иные расходы, оговоренные в Положении или коллективном договоре.

Образец Положения о разъездном характере работы

Ознакомить с документом нужно всех, чьи должности в нем перечислены. Работающие сотрудники ставят подпись текущей датой, вновь принимаемые - знакомятся в день приема на работу.

Стоит заметить, что в разъездной характер работы 2019 год не привнес ничего нового, так что актуальными остаются принятые локально-нормативные акты последних лет.

Во многих организациях для обеспечения их нормальной работы требуется направлять сотрудников в другие населенные пункты для решения служебных вопросов. Таковыми могут быть переговоры с партнерами или потребителями продукции, оказание услуг по обслуживанию приобретенной техники, курьерская деятельность и т.д. О том, как оформить разъездной характер работы сотрудников, речь пойдет в этом обзоре.

Разъездная работа: что это?

В Трудовом кодексе предусмотрены два вида работы, связанных с поездками работников, это:

• Командировки по служебным делам.
• Собственно разъездная работа.

Норм, которые регулируют разъездной способ организации работы, в действующем российском праве немного. В частности, это ст. 57 и 168.1 ТК РФ . Однако ни первая, ни вторая статья не дает точного определения данной деятельности и не описывает, как она должна быть организована.

Ситуация еще более усложняется, если за решением вопроса обращаться к отраслевым или более старым, еще действующим советским правовым актам, потому что они трактуют разъездную работу только применительно к своим особенностям.

Кроме того, трудовое законодательство не имеет ограничений по должностям и специальностям, к которым можно применять критерии отличий разъездной работы. Поэтому, основываясь на общих положениях действующих норм права, можно утверждать, что наиболее правильным подходом будет выяснение критериев отличий разъездной работы от командировок. Сравнить их можно в следующей таблице:

Критерии	Поездки носят систематический (регулярный) характер	Поездки носят эпизодический характер
Нормы Трудового кодекса РФ	Ст. 57, ст. 168.1 ТК РФ	Ст. 166-168 ТК РФ
Характер деятельности	Выполнение трудовых обязанностей в полном объеме, предусмотренном договором	Выполнение конкретных поручений нанимателя
Способы оплаты	Согласно трудовому договору	Средний заработок
Документирование и оформление	Может устанавливаться нанимателем по своему усмотрению	Требует обязательного издания локального акта (приказа)
Статьи возмещения затрат	На оплату стоимости проездных документов Расходы по найму жилья Суточные Прочие затраты работника, разрешенные с ведома нанимателя
Способы возмещения затрат	Путем установления работнику соответствующей доплаты (надбавки)	В соответствии с предоставленными по окончании поездки документами

Таким образом, для компаний, использующих в своей практике разъездную работу, лучшим решением для руководителя будет установление правил такой деятельности в локальных нормативных актах (приказ о разъездном характере работы) или работников. В этом случае наниматель сможет компенсировать затраты сотрудников в соответствии с нормами действующего законодательства, выбирая наиболее оптимальный с экономической точки зрения вариант.

Возмещение расходов

Обязанность нанимателей возмещать сотрудникам расходы на разъездную работу следует из ст. 168.1 ТК РФ . Однако имеется и иной способ возмещения, при котором работодатель выплачивает сотруднику определенную надбавку к окладу, устанавливаемую внутренними приказами. Такой способ, кроме прочего, существенно упрощает документооборот.

Возмещение затрат сотруднику на основании представленных им документов предполагает, что работник по возвращении из поездки обязан предоставить:

• Железнодорожные или авиабилеты, автобусные проездные документы, квитанции или чеки (при использовании служебного автотранспорта).
• Документы или кассовые чеки из гостиниц, исполненные на бланках установленной формы.

Данный способ учета расходов при разъездной работе наиболее часто используется при длительных служебных поездках.

Отметим, что документально подтвержденные затраты не подлежат налогообложению по НДФЛ и страховым взносам (письма МФ РФ № 03-04-06/1626 и МТ РФ № 17-4/В-462).

Наниматель имеет право самостоятельно устанавливать перечень документов, представляемых работником для отчетности, и порядок согласования таких поездок с руководством.

В том случае, когда сотрудник компании исполняет служебные обязанности в разъездном режиме в пределах одной местности, чаще всего в компаниях принимается решение об установлении надбавок. Это обусловлено непродолжительным характером поездок, незначительной величиной расходов на транспорт и возможностью относительно точно прогнозировать такие расходы.

Величина предоставляемой надбавки законодательством не оговаривается, поэтому наниматели могут ее устанавливать по своему усмотрению, в соответствии с условиями экономической целесообразности. На практике применяется подход, при котором работникам возмещаются не только обязательно установленные законом расходы, но и прочие, которые он имел за период нахождения в служебной командировке.

При закреплении данного вида работы в трудовом договоре с сотрудником оптимальным способом является заключение дополнительного соглашения.

Приказ о таком режиме трудовой деятельности должен как можно более точно излагать ее характер. Целесообразность нормативного документа объясняется необходимостью ознакомления других должностных лиц организации о возможных статусах работников, привлекаемых к данным работам.

Практически в каждом учреждении есть сотрудники, которые основную часть своего рабочего времени проводят в разъездах, - это не только водители, но и, например, инспекторы контролирующих органов, которые выезжают в другие организации для проведения контрольно-надзорных мероприятий. В чем особенность такого режима работы? Нужно ли оформлять командировки для кратковременных разъездов по городу? Какие гарантии и компенсации полагаются в связи с таким режимом работы? На эти и некоторые другие вопросы вы получите ответы, прочитав статью.

Виды разъездной работы

В статье 168.1 ТК РФвыделены виды работы, при которых сотрудники постоянно не находятся на своих рабочих местах, а вынуждены перемещаться, в частности:

• работа в полевых условиях;
• работа в экспедиционных условиях;
• работа в пути;
• работа разъездного характера.

К сожалению, сам Трудовой кодекс никак не определяет данные виды работ, поэтому придется обратиться к иным нормативным актам. Так, в силу ранее действующего Положения о выплате полевого довольствия работникам геологоразведочных и топографо-геодезических предприятий, организаций и учреждений Российской Федерации, занятым на геологоразведочных и топографо-геодезических работах , полевыми считаются особые условия производства геолого-разведочных и топографо-геодезических работ, связанные с необустроенностью труда и быта работающих и размещением производственных объектов за пределами населенных пунктов городского типа.

Про экспедиционные работы можно узнать из гл. 41 ГК РФ , Федерального закона от 30.06.2003 №   87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности» и Правил транспортно-экспедиционной деятельности , утвержденных Постановлением Правительства РФ от 08.09.2006 №   554 . Проанализировав данные нормативные акты, можно сказать, что к работам экспедиционного характера относится сопровождение груза к месту назначения.

Для определения понятия работы в пути обратимся к Постановлению Совмина РСФСР от 12.12.1978 №   579 «Об утверждении перечней профессий, должностей и категорий работников речного, автомобильного транспорта и автомобильных дорог, которым выплачиваются надбавки в связи с постоянной работой в пути, разъездным характером работ, а также при служебных поездках в пределах обслуживаемых ими участков» , согласно которому это работа, выполняемая при движении транспортного средства. В силу названного постановления обычно работу в пути осуществляют кондукторы, водители, контролеры пассажирского транспорта, лоцманы и пр.

Характеристика работ разъездного характера приведена в приказах МЧС РФ от 10.01.2008 №   3 и МВД РФ от 05.10.2006 №   780 . В частности, разъездным считается режим работы, при котором работник осуществляет регулярные служебные поездки в пределах обслуживаемой территории (участков) при возможности ежедневного возвращения к месту жительства.

Отличие работ разъездного характера от командировки

Как видим, из определений видов разъездной работы четкие критерии отнесения к работе в пути или полевым работам выделить нельзя. И может получиться так, что одна и та же работа подпадет под несколько определений, например, работа водителя может быть в пути, носить разъездной или экспедиционный характер. Но это не страшно - главное не перепутать разъездную работу со служебными командировками.

Определение служебной командировки дано в ст. 166 ТК РФ - это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Обращено внимание на то, что служебные поездки лиц, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. Есть отдельное Положение об особенностях направления работников в служебные командировки , утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №   749 . При этом ст. 167 ТК РФ командированному работнику гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой, - по проезду, найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), и иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Обратите внимание

Конкретные нормы возмещения командировочных расходов, установленные Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 №   729 , распространяются только на работников бюджетных организаций В коммерческих организациях расходы, связанные с командировкой, определяются коллективным договором или иным локальным актом организации.

Порядок оформления командировок установлен Положением об особенностях направления работников в служебные командировки и Постановлением №   1 . Для этого работодатели используют:

• приказ по унифицированной форме Т-9 (Т-9а);
• служебное задание (унифицированная форма Т-10а);
• командировочное удостоверение (Т-10).

То есть командировка носит эпизодический характер, а направление в служебные поездки осуществляется по мере необходимости, в то время как разъезды сотрудников выполняются регулярно и являются частью их трудовой функции.

К сведению

Не могут быть направлены в служебную командировку беременные женщины (ч. 1 ст. 259 ТК РФ ), работники в период действия ученического договора (ст. 203 ТК РФ ), лица в возрасте до 18 лет (ст. 268 ТК РФ ), а направить в командировку работников, перечисленных в ч. 2 ст. 259 ,можно только с их письменного согласия.

Кроме этого, согласно ст. 57 ТК РФ условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, др.), должны в обязательном порядке включаться в трудовой договор с работником. То есть если работник будет постоянно находиться в пути, об этом обязательно нужно сделать оговорку в трудовом договоре. А вот с командировками все гораздо проще - законодатель не обязывает предусматривать возможность направления в такие служебные поездки в трудовом договоре.

Заметим, что работник с разъездным характером работы, как и другие сотрудники, может направляться в командировки. Например, Минфин в Письме от 01.06.2005 № 03-05-01-04/168 указал, что если поездки водителей не носят постоянного характера и в каждом случае осуществляются по отдельному распоряжению работодателя, то данные поездки следует рассматривать как служебные командировки. Однако в этом же письме ведомство обратило внимание на особенность междугородных перевозок: если водители грузовых автомобилей постоянно работают на регулярных междугородных перевозках, то данные поездки служебными командировками не признаются. Водителям грузовых автомобилей в таких случаях выплачивается надбавка к месячному должностному окладу (тарифной ставке) за сутки работы в пути .

Помните: если в трудовом договоре с водителем установлено, что служебные поездки осуществляются только по одному населенному пункту, то направление работника за его пределы будет служебной командировкой. Соответственно, работодателю необходимо будет оформить служебное задание, приказ и другие документы.

Оформляем документы при разъездном характере работы

Первым делом следует сказать, что согласно требованиям ст. 168.1 ТК РФ перечень работ, профессий и должностей сотрудников, чья постоянная работа осуществляется в пути, имеет разъездной или экспедиционный характер, а также работающих в полевых условиях устанавливается коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.

Муниципальное казенное учреждение

«Хозяйственно-эксплуатационная служба

администрации сельского поселения Приполярный»

18.03.2014 п. Приполярный

Приказ № 23

об утверждении перечня должностей работников,

постоянная работа которых имеет разъездной характер

Руководствуясь ст. 168.1 ТК РФ,

ПРИКАЗЫВАЮ:

установить разъездной характер работы работникам, имеющим следующие должности:

Водитель;

Рабочий по обслуживанию зданий и сооружений.

Директор Парамонов И. П. Парамонов

Повторим, что в силу ст. 57 ТК РФ условие о разъездном характере работы должно быть указано в трудовом договоре. Если решение об установлении разъездного характера работы конкретному работнику будет принято в течение трудовой деятельности, необходимо заключить с ним об этом дополнительное соглашение к трудовому договору.

Помимо перечня должностей, профессий и работ лиц, чья постоянная работа осуществляется в пути, имеет разъездной или экспедиционный характер, рекомендуем разработать локальный нормативный акт, например Положение о разъездном характере работ, в котором прописать понятие этих работ, установить компенсационные выплаты, определить формы документов, которыми будут подтверждаться разъезды, а также порядок осуществления расчетов с сотрудником. Такое положение утверждается и вводится в действие приказом работодателя.

Поскольку документооборот при разъездном характере работ работодатель разрабатывает и утверждает самостоятельно, рекомендуем воспользоваться формами из Постановления №   1 , например, на основании командировочного удостоверения можно разработать маршрутный лист.

К сведению

Водителям выдается путевой лист, форма которого утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 №   78 (в зависимости от типа автомобиля различаются формы). А организации автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта должны в работе использовать Приказ Минтранса РФ от 18.09.2008 №   152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» . Путевые листы регистрируются в журнале, форма которого утверждена названным постановлением и хранится в организации не менее пяти лет.

Маршрутный или путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца, и сдается уполномоченному лицу (руководителю подразделения, работнику транспортного отдела, отдела кадров, бухгалтерии, секретарю и т. д.).

Вопрос о заполнении табеля учета рабочего времени в отношении лиц, работающих в пути или имеющих разъездной, экспедиционный характер работы, до сих пор остается открытым. Полагаем, что если работа носит разъездной характер и сотруднику установлена ежемесячная надбавка за него, в табеле рабочее время следует отмечать кодом «Я», так как сотрудник, находясь в разъездах, фактически находится на своем рабочем месте.

Компенсации за разъездной режим работы

На основании ст. 168.1 ТК РФ лицам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера работодатель возмещает связанные со служебными поездками:

• расходы по проезду;
• расходы по найму жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
• иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками, устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Могут они устанавливаться и трудовым договором.

Определяя конкретные размеры доплат, обращайте внимание на действующие отраслевые соглашения и помните, что доплаты не могут быть ниже, чем сказано в нормативных актах. Например, в силу Федерального отраслевого соглашения по дорожному хозяйству на 2014 - 2016 годы за подвижной характер работы в районах Крайнего Севера и в приравненных к ним местностях, а также в Хабаровском, Приморском краях и в Амурской области производится доплата 40%, в других районах страны - 30% тарифной ставки, должностного оклада без учета коэффициентов и доплат. А в случаях, когда постоянная работа протекает в пути или носит разъездной характер и ее продолжительность составляет 12 дней и более в месяц, при этом работники имеют возможность ежедневно возвращаться к месту жительства, - до 20% тарифной ставки, должностного оклада, а при продолжительности работ менее 12 дней в месяц - до 15% тарифной ставки, должностного оклада без учета коэффициентов и доплат.

А вот в финансируемых из федерального бюджета подведомственных Росморречфлоту учреждениях в сфере внутреннего водного транспорта возмещение расходов береговым работникам, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, при служебных поездках в пределах обслуживаемых ими участков, а также выплата надбавок взамен суточных работникам плавсостава, привлекаемым с места постоянного жительства к месту отстоя судов для выполнения ремонтных работ, а также работ по обеспечению безопасного зимнего отстоя флота в случаях, когда они не имеют возможности возвращаться к месту постоянного жительства, производится в размере не менее суточных командировочных расходов (Отраслевое соглашение по финансируемым из федерального бюджета подведомственным Росморречфлоту учреждениям в сферах внутреннего водного транспорта Российской Федерации и образования Российской Федерации на 2013 - 2016 годы , утвержденное Профсоюзом работников водного транспорта РФ, Росморречфлотом 04.07.2013).

В организациях, которые не приняли участие в подписании каких-либо соглашений и не присоединились к ним либо на которые не распространяют свое действие нормативные правовые акты РФ или субъектов РФ, надбавки устанавливает работодатель.

В заключение

Подводя итог, заметим, что сотрудники, чья постоянная работа осуществляется в пути, имеет разъездной или экспедиционный характер, в полевых условиях, выполняют свои обязанности в особых условиях. За это трудовым законодательством им предусмотрены определенные надбавки и компенсации. А вот для установления конкретных размеров компенсаций, перечня должностей работников с таким режимом работы и форм документов, позволяющих вести учет поездок сотрудников, работодатель разрабатывает отдельное Положение самостоятельно с учетом действующих нормативных актов и отраслевых соглашений.