domov » Tožilstvo » Delovne obveznosti vodje pisarne podjetja. Opis delovnega mesta vodje pisarne - vzorec (2016) Delovne naloge vodje pisarniške prodaje

Delovne obveznosti vodje pisarne podjetja. Opis delovnega mesta vodje pisarne - vzorec (2016) Delovne naloge vodje pisarniške prodaje

10 minut za branje. Ogledi 122 Objavljeno 11.11.2018

Vsako veliko podjetje potrebuje strokovnjake, ki bodo prevzeli notranje vodstvene funkcije. Takšni zaposleni se ukvarjajo s pripravo primarnih dokumentov in rešujejo pomembna organizacijska vprašanja. Ta naloga je praviloma dodeljena vodji pisarne, ki poleg svojih poklicnih obveznosti opravlja tudi naloge tajnice. Pomembno je omeniti, da lahko tega zaposlenega nadzoruje samo izvršni direktor podjetja. Oseba, ki zaseda to funkcijo, zaposluje kandidate za to funkcijo. V tem članku predlagamo, da razmislimo o tem, kako je sestavljen opis delovnega mesta vodje pisarne s funkcijami tajnice.

Vodja pisarne je »moder vseh obrti«, brez katerega si težko predstavljamo delo sodobnega podjetja.

Vodja pisarne: bistvo poklica

Položaj vodje pisarne vključuje funkcije "desne roke" vodstva podjetja in glavnega administratorja. Oseba, ki zaseda to funkcijo, spada na vodstveno raven in je dolžna zagotoviti nemoteno delovanje podjetja. Osebe, ki želijo pridobiti ta položaj, morajo odgovorno pristopiti k svojim delovnim obveznostim in se osredotočiti na glavne funkcije podjetja. Kot je navedeno zgoraj, je vodja pisarne neke vrste namestnik generalnega direktorja, ki je odgovoren za reševanje vseh organizacijskih vprašanj. To pomeni, da mora vodstvo podjetja za vpis kandidata na prosto delovno mesto v osebje podjetja pripraviti ustrezen akt. Na to delovno mesto ima pravico zaposliti novega delavca le generalni direktor.

To delovno mesto lahko pridobi samo specialist s srednjo poklicno izobrazbo. Vendar pa številna podjetja želijo na tem delovnem mestu videti strokovnjake, ki imajo ne samo visokošolsko izobrazbo, ampak tudi poklicne izkušnje na tem področju. Vodja pisarne je vez med navadnimi zaposlenimi in vodstvom podjetja. Njegove odgovornosti vključujejo popoln nadzor nad notranjimi dejavnostmi podjetja in organizacijo različnih dogodkov.

Kakšna je razlika med vodjo pisarne in tajnico

Iz vsega navedenega lahko sklepamo, da je delovno mesto vodje pisarne popolnoma podobno delovnemu mestu tajnice. Vendar je to mnenje napačno, saj prva objava vključuje veliko več različnih funkcij. Po mnenju strokovnjakov morajo zaposleni na tem položaju rešiti bistveno večje število organizacijskih vprašanj kot navadna tajnica. Pomembno je vedeti, da je vsebina opisov delovnih mest vodje pisarne odvisna od smeri dejavnosti podjetja. To pomeni, da je na nekaterih področjih to delovno mesto popolnoma drugačno od delovnega mesta tajnice.

Mnogi strokovnjaki ugotavljajo, da vodje pisarn zasedajo višjo raven na karierni lestvici. To stališče je podprto s širšim obsegom poklicnih obveznosti. Prav tako imajo ti zaposleni višje zaslužke v primerjavi s tajnico. Dostojno plačilo spremljajo stroge zahteve za kandidate za to delovno mesto. V velikih podjetjih, ki vključujejo več različnih oddelkov, je vodja pisarne odgovoren za koordinacijo dela tajnic. V majhnih podjetjih, kjer ni kadrovskega oddelka, vodja pisarne izbere kandidate za razpoložljiva prosta delovna mesta ali izvede konkurenčno izbiro kandidatov. Pogosto je temu zaposlenemu zaupana odgovornost za usposabljanje novincev.

Značilnosti poklica

Iz vsega navedenega lahko sklepamo, da ima omenjeni poklic svojevrstne specifike. V nadaljevanju predlagamo razpravo o glavnih značilnostih te posebnosti.

Opis delovnega mesta vodje pisarne zahteva resno dodelavo, saj naloge vodje pisarne vključujejo funkcije tajnika, vodje oskrbe, administratorja, pogosto pa se ukvarja z vodenjem kadrovskih evidenc in primarnim računovodstvom.

Delovno mesto vodje pisarne

Zaposleni v velikih organizacijah se soočajo z bistveno več organizacijskimi nalogami kot zaposleni v majhnih podjetjih. To pomeni, da bi vsako veliko podjetje moralo imeti položaj vodje pisarne. . Nosilec tega delovnega mesta je odgovoren za koordinacijo dejavnosti celotnega urada. Na podlagi te izjave lahko sklepamo, da so strokovnjaki, ki predstavljajo ta poklic, veliko povpraševanje na trgu dela.

Osebje velikih holdingov vključuje več vodij pisarn, od katerih vsak nadzoruje delo določenega oddelka ali podružnice. Od pismenosti strokovnjakov je odvisna funkcionalnost podjetja in hitrost reševanja vseh vprašanj, povezanih s pisarniško dejavnostjo.

povprečna plača

Kot smo že omenili, so strokovnjaki, ki predstavljajo to področje poklicne dejavnosti, zelo povprašeni. Po mnenju strokovnjakov je na tem področju visoka konkurenca. Po statističnih podatkih je stopnja konkurence enaka šestim kandidatom za eno prosto delovno mesto. Tako visoko konkurenco pojasnjujejo visoke plače.

Plača novincev na tem področju je več kot dvajset tisoč rubljev. Na ta znesek lahko računajo le prebivalci prestolnice. V drugih regijah se plače gibljejo od osem do petnajst tisoč rubljev. Strokovnjaki s poklicnimi izkušnjami in delovnimi izkušnjami lahko računajo na višji zaslužek. V Moskvi izkušeni menedžerji zaslužijo vsaj trideset tisoč rubljev. V drugih mestih Rusije se zaslužek delavcev na tem položaju giblje od petnajst do petindvajset tisoč rubljev.
Delo delavcev z visoko izobrazbo je bistveno višje ovrednoteno. Mnoga podjetja prosilcem za prosto delovno mesto ponujajo plačo več kot šestdeset tisoč rubljev.

Zahtevane osebne lastnosti

Ob upoštevanju ključnih funkcij vodje pisarne in vprašanja, povezanega z nagrajevanjem, je treba preiti na pogovor o osebnih lastnostih, potrebnih za pridobitev tega položaja. Vnaprej je treba opozoriti, da ima vsak poslovnež svoje zahteve glede osebja. Vendar pa obstaja splošen seznam osebnih lastnosti, ki vam bodo pomagale doseči želeni položaj.

Te lastnosti vključujejo komunikacijske sposobnosti, organiziranost in vztrajnost. Delo z dokumenti zahteva sposobnost osredotočanja na podrobnosti in visoko stopnjo odgovornosti. Da bi obvladali delo pisarniških delavcev, ni dovolj biti odporen na stres. Poleg te kakovosti bodo potrebni razvita erudicija, koncentracija in samodisciplina. Vodja pisarne mora imeti kreativno razmišljanje in nemudoma izvajati vse ukaze vodstva. Mesto vodje v ekipi lahko prevzamete le s kompetentnim komuniciranjem s podrejenimi in izkazovanjem dobre volje.

Z vsemi zgoraj navedenimi lastnostmi se znatno povečajo vaše možnosti za dobro plačano službo.

Opis delovnega mesta se nanaša na vrsto dokumentov, ki niso obvezni za uporabo, vendar se pogosto uporabljajo

Pomembne poklicne veščine

Pomembno je vedeti, da vse zgoraj navedene osebne lastnosti niso dovolj za zagotovitev zaposlitve. Številni delodajalci posvečajo večjo pozornost poklicnim sposobnostim prosilcev. Oseba, ki želi zasesti zadevno delovno mesto, mora poznati osnovna načela računovodstva in pisarniškega dela. Ta zaposleni bo moral sklepati pogodbe s potencialnimi izvajalci in voditi primarno dokumentacijo. Poznavanje pisarniških programov je ena od nedvomnih prednosti za kandidata za zaposlitev. Poleg tega morate imeti veščine dela s pisarniško opremo.

Strokovnjak, ki želi pridobiti položaj vodje pisarne, mora poznati ne le pravila poslovnega bontona, temveč tudi vse veljavne sanitarne standarde, pravila varnosti pri delu in požarne varnosti. Za upravljanje "življenja" pisarne boste potrebovali naslednje poklicne spretnosti:

Poznavanje pravil za izvedbo tekmovalnih prireditev za izbiro najboljšega kandidata izmed vseh prijav ljudi, ki želijo zasesti prazno delovno mesto.
Poznavanje osnovnih pravil psihologije za učinkovito interakcijo z delovno silo.
Sposobnost uporabe različnih tehnik motiviranja za povečanje produktivnosti zaposlenih.
Sposobnost razvoja in izvajanja načrtov za optimizacijo pisarniškega poslovanja.

Poleg vsega naštetega mora biti ta zaposleni sposoben samostojno reševati pomembna organizacijska vprašanja in biti odgovoren za svoja dejanja.

Vodja pisarne: delovne obveznosti

Delovne obveznosti vodje pisarne se lahko razlikujejo glede na področje, na katerem podjetje deluje. Vendar pa obstajajo številne splošne obveznosti, ki jih morajo ti zaposleni izpolnjevati. Nabor funkcij vodje pisarne praviloma vključuje nakup vsega potrošnega materiala, potrebnega za polno delo zaposlenih v pisarni. Poleg tega mora zaposleni nadzorovati uporabnost vse opreme, ki je v pisarni na razpolago. V primeru okvare računalnikov in drugih naprav se mora zaposleni nemudoma obrniti na tehnično službo.

Vodja mora poleg spremljanja dela pisarne skrbeti za vodenje dokumentnega toka. Praviloma vse dohodne dokumente obdela strokovnjak in jih posreduje strukturnim oddelkom. Številni strokovnjaki na tem področju začetnikom priporočajo, da službeno elektronsko pošto preverijo večkrat čez dan. Pri delu s korespondenco izberite pisma in dohodne dokumente, ki bi lahko zanimali vodstvo podjetja. Poleg dela s korespondenco mora vodja odgovarjati na dohodne klice in sprejemati obiskovalce podjetja. Pri opravljanju tovrstnih funkcij je zelo pomembno upoštevati korporativno etiko in upoštevati pravila poslovnega komuniciranja.

Zgoraj smo že omenili, da je vodja pisarne eden od namestnikov vodstva podjetja. Obveznosti tega zaposlenega vključujejo pripravljalna dela za različne dogodke. Preprosto povedano, vodja mora pripraviti ne le vse potrebne pisarniške potrebščine in izročke, temveč tudi izdati pisna obvestila, ki ga vabijo na sestanek ali sestanek. Za pripravo zapisnikov in drugih dokumentov v zvezi z zgoraj opisanimi aktivnostmi so zadolženi zaposleni na zadevnem delovnem mestu.

Opis delovnega mesta vam omogoča, da zaposlenega seznanite s seznamom funkcij v njegovi pristojnosti, pa tudi z njegovimi pravicami in odgovornostmi.

Poleg priprave primarnih dokumentov in popolnega usklajevanja pretoka dokumentov mora vodja zagotoviti, da drugi zaposleni v podjetju upoštevajo ukaze uprave. Mnogi vodje imajo praviloma pravico, da samostojno iščejo načine za reševanje vseh pisarniških vprašanj in nalog. Ena od pomembnih nalog strokovnjaka je spremljanje dela vseh zaposlenih v pisarni. Če se odkrije kršitev delovne discipline, mora specialist sestaviti poročilo, ki ga bo predal vodstvu. Za nadzor nad delom pisarniških uslužbencev se pripravljajo različne računovodske listine, ocene in izjave. V majhnih podjetjih vodje spremljajo čas, ki ga opravijo pisarniški delavci. Na podlagi teh podatkov se pripravijo obračuni plač zaposlenih.

Vodenje poslovne korespondence je ena od pomembnih nalog vodje. Med tem postopkom je treba upoštevati vsa pravila poslovnega bontona. Zaposleni na vodilnem položaju je dolžan reševati konflikte in sporne situacije, ki se pojavljajo v timu. Vodstvo podjetja se mora zavedati situacije v pisarni. Zato je zelo pomembno, da zaposleni pravilno posreduje vse podatke o delu uprave podjetja.

Na podlagi vsega navedenega lahko sklepamo, da je vodja pisarne dolžan nadzorovati vse notranje procese, disciplino in spoštovanje pravil internega statuta podjetja. Pri opravljanju svojih nalog se mora zaposleni držati veljavnih zakonov in predpisov. Če je delavec odsoten z delovnega mesta, se vse naštete naloge prenesejo na njegovega namestnika. Kandidatura osebe za mesto namestnika mora biti dogovorjena z vodstvom in potrjena z ustreznim ukazom.

Naložena odgovornost

Glede na vse navedeno lahko logično sklepamo, da je oseba, ki opravlja funkcijo vodje pisarne, dolžna upoštevati pravila, ki jih določa delovni zakonik. V tem primeru je zelo pomembno upoštevati lokalne pravne akte, ki veljajo v podjetju. Kršitev teh pravil ima lahko za posledico kazni v obliki opomina ali opomina. Kršitev postopkov, določenih z ustavo in drugimi pravnimi akti, lahko povzroči upravne, civilne ali kazenske sankcije. Podobno odgovarjajo zaposleni, ki razkrijejo zaupne podatke ali kako drugače povzročijo materialno škodo podjetju. Delodajalec ima pravico, da samostojno izbere kazen za tiste zaposlene, ki so kršili:

Notranja pravila o disciplini in delovnih standardih.
Predpisi o varstvu pri delu, varnosti in požarni varnosti.
Standardi poslovnega bontona.
Uporabil lažne podatke za osebno korist.

Seznam obveznosti mora ustrezati delovnemu času zaposlenega, ne sme biti preobremenjen ali preveč prost.

Sklepi (+ video)

V tem članku smo preučili odgovornosti vodje pisarne za življenjepis. Zaposleni, ki izpolnjujejo vse kriterije kandidatov za to delovno mesto, lahko računajo na prestižno in visoko plačano službo. Vodja se mora pri opravljanju svojih delovnih obveznosti dosledno držati pravil, določenih v opisu delovnega mesta. Natančno preučevanje tega dokumenta bo zmanjšalo tveganje za napake, ki bi lahko povzročile negativne posledice za celotno pisarno.

V stiku z

ODOBRIL SEM
direktor
Priimek I.O.________________
"________"_____________ ____ G.

1. Splošne določbe

1.1. Vodja pisarne spada v kategorijo specialistov.
1.2. Vodja pisarne je imenovan na položaj in razrešen z ukazom generalnega direktorja družbe.
1.3. Vodja pisarne je neposredno odgovoren generalnemu direktorju.
1.4. Voznik, kurir in čistilka se javijo vodji pisarne.
1.5. Med odsotnostjo vodje pisarne se njegove pravice in odgovornosti prenesejo na drugega uradnika, kot je navedeno v nalogu organizacije.
1.6. Na delovno mesto vodje pisarne je imenovana oseba, ki izpolnjuje naslednje pogoje: izobrazba - višja, nedokončana višja ali srednja posebna izobrazba, najmanj eno leto izkušenj na podobnih delih, poznavanje pisarniške opreme (faks, fotokopirni stroj, skener, tiskalnik) , programi Microsoft Office (Word, Excel), pisarniško delo.
1.7. Vodjo pisarne pri svojih dejavnostih vodijo:
- zakonodajni akti Ruske federacije;
- statut družbe, notranji delovni predpisi in drugi predpisi družbe;
- odredbe in navodila vodstva;
- ta opis delovnega mesta.

2. Delovne obveznosti

2.1. Odgovarja na telefonske klice, snema in posreduje uradne informacije generalnemu direktorju in zaposlenim v družbi.
2.2. Zagotavlja dokumentarni pretok podjetja: vhodna in odhodna korespondenca, registracija, računovodstvo, hramba, arhiviranje dokumentov.
2.3. V imenu generalnega direktorja opravlja delo kopiranja in razmnoževanja.
2.4. V imenu generalnega direktorja pripravlja osnutke pisem, zahtevkov in drugih dokumentov v zvezi z dejavnostmi družbe.
2.5. V imenu generalnega direktorja tiska uradna gradiva in vzdržuje bazo podatkov.
2.6. Pripravlja sestanke in sestanke, ki jih vodi generalni direktor (materialna in tehnična podpora, obveščanje udeležencev o času in kraju sestanka, dnevni red).
2.7. Organizira poslovna potovanja za zaposlene: naroča letalske in železniške vozovnice, rezervira hotele.
2.8. Organizira dobavo pisarniškega materiala, potrošnega materiala in drugega inventarja, potrebnega za delovanje pisarne. Organizira njihov sprejem, računovodstvo, skladiščenje in izdajo.
2.9. Spremlja pravilno stanje pisarniške opreme in komunikacij; Pri ugotavljanju okvar pisarniške opreme in druge opreme pokliče strokovnjake za opravljanje popravil in drugih vrst vzdrževanja.
2.9. Usklajuje in nadzoruje delo voznika: (sprejemanje vlog za avto in priprava urnika za uporabo službenih vozil); kurir (sprejemanje prijav in izdelava urnika); čistilke.

3. Pravice

3.1. Prejemanje informacij, vključno z zaupnimi, v obsegu, ki je potreben za reševanje dodeljenih nalog.
3.2. V okviru svoje pristojnosti potrdi dokumente o dejavnostih upravljanja.
3.3. Vodstvu posredujte predloge za izboljšanje vašega dela in dela podjetja.
3.4. Od vodstva zahtevajte, da ustvari normalne pogoje za opravljanje uradnih nalog in varnost vseh dokumentov, ki nastanejo kot rezultat dejavnosti podjetja.
3.5. Sprejemajte odločitve v okviru svojih pristojnosti.
3.6. Spodbuja in kaznuje zaposlene, ki so podrejeni vodji pisarne, po dogovoru z generalnim direktorjem.

4. Odgovornost

4.1. Za neizpolnjevanje in/ali nepravočasno, malomarno opravljanje uradnih dolžnosti.
4.2. Za neupoštevanje veljavnih navodil, odredb in predpisov o varovanju poslovnih skrivnosti in zaupnih podatkov.
4.3. Za kršitev notranjih delovnih predpisov, delovne discipline, varnostnih in požarnih pravil.

Kako se vodja pisarne razlikuje od tajnika in katere vodstvene funkcije ima, se odraža v opisu delovnega mesta. Na kaj se pri sestavljanju pogosto pozabi, vam bomo povedali v članku.

Iz članka se boste naučili:

Ali je treba razviti opis delovnega mesta vodje pisarne?

Ker opisi delovnih mest niso med dokumenti, ki jih zahteva zakon, vsi delodajalci ne menijo, da jih je treba pripraviti. To pojasnjujejo z dejstvom, da je delovno funkcijo zaposlenega mogoče podrobno določiti in .

Ne zamudite: glavno gradivo meseca vodilnih strokovnjakov Ministrstva za delo in Rostruda

Popoln imenik opisov delovnih mest za vse sektorje dejavnosti.

Toda, kot kaže praksa, je opis delovnega mesta, sestavljen in odobren v skladu z zahtevami zakona, regulativni dokument, s katerim lahko:

določiti poseben seznam odgovornosti za zaposlene na določenem položaju;
določi pravice za vsako delovno mesto in odgovornost za neizpolnjevanje določenih delovnih nalog;
enakomerno porazdeliti obremenitev med zaposlene in odpraviti podvajanje funkcij;
določi merila in zahteve, po katerih se lahko ocenjuje delovna aktivnost vsakega zaposlenega;
ugotoviti, koliko delavec ustreza delovnemu mestu, ki ga opravlja, in ga v primeru nezmožnosti opravljanja nalog premestiti na drugo delovno mesto oz. .

Če je funkcija delavca opisana v pogodbi o zaposlitvi, je za morebitne spremembe potrebno soglasje delavca in sklenitev dodatne pogodbe. Dodaten dogovor bo treba z delavcem podpisati tudi v primeru, da je opis dela sestavljen kot priloga k pogodbi o zaposlitvi.

Opomba! V interesu delodajalca je, da vodja urada formaliziran kot samostojen predpis, v katerega se lahko vnašajo tekoče spremembe, za katere ni potrebno soglasje z zaposlenim.

Zahvaljujoč opisu delovnega mesta, ki mora biti sestavljen ob upoštevanju posebnosti ne le položaja, ampak tudi določenega delovnega mesta, bo zaposleni jasno razumel:

katera znanja in veščine mora imeti, da se kvalificira za položaj;
kaj točno je vključeno v njegove delovne obveznosti;
katere zakone in druge predpise naj upošteva pri svojem delovanju;
kakšne pravice ima na svojem položaju in kako jih lahko uporablja;
kakšno odgovornost nosi za neizpolnjevanje zahtev iz opisa delovnega mesta.

Katere dele vsebuje opis delovnega mesta vodje pisarne?

Za boljšo zaznavo mora biti besedilo vsakega opisa delovnega mesta strukturirano. Običajno je ta dokument sestavljen iz naslednjih razdelkov:

Splošne določbe;
Zahteve glede kvalifikacij;
Odgovornosti položaja;
Pravice zaposlenih;
Odgovornost.

Hkrati je lahko seznam kvalifikacijskih zahtev za položaj ena od postavk v razdelku »Splošne določbe« ali pa je ločen v ločenem razdelku, kar ni pomembno.

V razdelku »Splošne določbe« je priporočljivo navesti tiste predpise, ki bi morali voditi zaposlenega na položaju vodje pisarne, in določiti postopek njegovega imenovanja.

Pri določanju zahtev glede kvalifikacij lahko kot osnovo uporabite en referenčni priročnik o kvalifikacijah « Specialist za organizacijsko in dokumentacijsko podporo vodenju organizacije.” Poleg splošnih zahtev glede izkušenj in kvalifikacij bo vodja pisarne potreboval zlasti:

poznavanje osnov pisarniškega dela, sodne prakse, psihologije;
sposobnost dela z zaupnimi informacijami in njihovo shranjevanje;
vodstvene sposobnosti;
pogajalske sposobnosti;
sposobnost dela v večopravilnih pogojih;
odpornost na stres in sposobnost reševanja konfliktnih situacij;
organizacijske sposobnosti, sposobnost delegiranja pooblastil.

Ampak, seveda, glavni del vodja pisarne je opis njegovih delovnih obveznosti.

Odgovornosti vodje pisarne

Delovne obveznosti vodje pisarne se lahko razlikujejo glede na potrebe posamezne organizacije. Vodja pisarne bo v manjšem podjetju najverjetneje opravljal tako lastne naloge pri vodenju vsakodnevnega dela pisarne kot tudi naloge tajnika oz. V velikem podjetju se lahko vodja pisarne ukvarja le z administrativno podporo pisarne, tajniška dela pa bodo opravljali posamezni zaposleni.

Zato pri razvoju opisa delovnega mesta Najprej se morate odločiti, katere naloge so pomembne za dodelitev vodji pisarne v vašem podjetju.

Tradicionalno vodja pisarne opravlja naslednje funkcije:

zagotavlja odpiranje in zapiranje pisarne ob določenih urah,
razdeljuje telefonske klice,
organizira sprejem obiskovalcev v pisarni,
poskrbi za pripravo pisarniških dogodkov (sestankov, sej, konferenc),
usklajuje delo pisarne in njenih zaposlenih,
izvaja operativno vodenje upravnih kadrov,
nadzoruje tekoče pisarniško delo,
v imenu vodje pripravlja dopise, naročila, vodi zapisnike sestankov,
spremlja materialno podporo pisarne: nadzoruje razpoložljivost pisarniškega materiala in potrošnega materiala, delovno stanje opreme, naročanje vode itd.

Kljub odsotnosti položaja vodje pisarne, si lahko po želji izposodite določene delovne funkcije in dejanja.

Naj spomnimo, da za obravnavano delovno mesto uporaba poklicnega standarda in uskladitev nazivov delovnih mest z njim ni obvezna. Zato lahko odgovornosti vodje pisarne, če je potrebno, vključujejo različne odgovornosti do tistih, ki so povezane s funkcijami. .

Prenesite dokumente na to temo

Opis delovnega mesta za vodjo pisarne

Opis delovnega mesta vodje pisarne je sestavljen iz razdelkov, ki so običajno vključeni v tak dokument:

splošne določbe, ki odražajo:
postopek imenovanja na položaj,
podrejenost vodji pisarne;
kvalifikacijske zahteve (stopnja izobrazbe, izkušnje delo),
seznam dokumentov, katerih znanje je potrebno za zasedbo delovnega mesta;
delovne obveznosti, ki vključujejo:
seznam delovnih obveznosti zaposlenega,
znanja, veščine in sposobnosti, potrebne za njihovo izvajanje;
pravice vodje pisarne;
odgovornost zaposlenih.

Če je to sprejeto v organizaciji, se lahko v opis delovnega mesta vključijo drugi razdelki: komunikacije po položaju, interakcija s strukturnimi oddelki, postopek za revizijo opisa delovnega mesta in drugi.

dodelitev dodatnega dela delavcu ali mu dodelitev nalog tajnika na način (člen 60.2 delovnega zakonika Ruske federacije).

Upoštevajte, da bo moral zaposleni pri izbiri druge možnosti vzpostaviti dodatno plačilo. Njegova velikost se določi po dogovoru z zaposlenim (člen 151 delovnega zakonika Ruske federacije).

Prednost te možnosti pa je možnost, da to naročilo kadarkoli zavrnete, za kar morate le zaposlenega obvestiti 3 delovne dni vnaprej. To je morda bolj priročno za podjetje v razvoju, saj lahko kasneje pride do odločitve o zaposlitvi posameznega delavca na delovnem mestu tajnice.

Možna je tudi ureditev internega honorarnega dela. V ta namen obstaja ločena .

Vodja pisarne– »mojster vseh obrti«, brez katerega si težko predstavljamo delo sodobnega podjetja. Opis delovnega mesta vodje pisarne zahteva resno dodelavo, saj naloge vodje pisarne vključujejo funkcije tajnika, vodje oskrbe, administratorja, pogosto pa se ukvarja z vodenjem kadrovskih evidenc in primarnim računovodstvom. Kako ne zamuditi ključnih točk in pomembnih odtenkov dela vodje pisarne? Ponujamo vam vzorec opisa delovnega mesta vodje pisarne z najbolj značilnimi odgovornostmi in pooblastili.

Opis delovnega mesta za vodjo pisarne

ODOBRIL SEM
direktor
Priimek I.O. ________________
"________"_____________ ____ G.

1. Splošne določbe

2. Delovne obveznosti vodje pisarne

Vodja pisarne opravlja naslednje delovne naloge:
2.1. Odgovarja na telefonske klice, snema in posreduje uradne informacije generalnemu direktorju in zaposlenim v družbi.
2.2. Zagotavlja dokumentarni pretok podjetja: vhodna in odhodna korespondenca, registracija, računovodstvo, hramba, arhiviranje dokumentov.
2.3. V imenu generalnega direktorja opravlja delo kopiranja in razmnoževanja.
2.4. V imenu generalnega direktorja pripravlja osnutke pisem, zahtevkov in drugih dokumentov v zvezi z dejavnostmi družbe.
2.5. V imenu generalnega direktorja tiska uradna gradiva in vzdržuje bazo podatkov.
2.6. Pripravlja sestanke in sestanke, ki jih vodi generalni direktor (materialna in tehnična podpora, obveščanje udeležencev o času in kraju sestanka, dnevni red).
2.7. Organizira poslovna potovanja za zaposlene: naroča letalske in železniške vozovnice, rezervira hotele.
2.8. Organizira dobavo pisarniškega materiala, potrošnega materiala in drugega inventarja, potrebnega za delovanje pisarne. Organizira njihov sprejem, računovodstvo, skladiščenje in izdajo.
2.9. Spremlja pravilno stanje pisarniške opreme in komunikacij; Pri ugotavljanju okvar pisarniške opreme in druge opreme pokliče strokovnjake za opravljanje popravil in drugih vrst vzdrževanja.
2.9. Usklajuje in nadzoruje delo voznika: (sprejemanje vlog za avto in priprava urnika za uporabo službenih vozil); kurir (sprejemanje prijav in izdelava urnika); čistilke.

3. Pravice vodje pisarne

Vodja pisarne ima pravico:
3.1. Prejemanje informacij, vključno z zaupnimi, v obsegu, ki je potreben za reševanje dodeljenih nalog.
3.2. V okviru svoje pristojnosti potrdi dokumente o dejavnostih upravljanja.
3.3. Vodstvu posredujte predloge za izboljšanje vašega dela in dela podjetja.
3.4. Od vodstva zahtevajte, da ustvari normalne pogoje za opravljanje uradnih nalog in varnost vseh dokumentov, ki nastanejo kot rezultat dejavnosti podjetja.
3.5. Sprejemajte odločitve v okviru svojih pristojnosti.
3.6. Spodbuja in kaznuje zaposlene, ki so podrejeni vodji pisarne, po dogovoru z generalnim direktorjem.

4. Odgovornost vodje pisarne

Vodja pisarne je odgovoren za:
4.1. Za neizpolnjevanje in/ali nepravočasno, malomarno opravljanje uradnih dolžnosti.
4.2. Za neupoštevanje veljavnih navodil, odredb in predpisov o varovanju poslovnih skrivnosti in zaupnih podatkov.
4.3. Za kršitev notranjih delovnih predpisov, delovne discipline, varnostnih in požarnih pravil.

1. SPLOŠNE DOLOČBE

1.1. Ta opis dela določa funkcionalne naloge, pravice in odgovornosti vodje pisarne [ime organizacije v rodilniku] (v nadaljevanju družba).

1.2. Vodja pisarne je imenovan na položaj in razrešen s položaja na način, ki ga določa veljavna delovna zakonodaja, z odredbo vodje podjetja.

1.3. Vodja pisarne spada med poslovodje in je podrejen:

tajnik recepcije;

uradnik;

Čistilka.

1.4. Vodja pisarne poroča neposredno [ime položaja neposrednega vodje v dativu] podjetja.

1.5. Na mesto vodje pisarne je imenovana oseba, ki ima srednjo poklicno izobrazbo brez zahtev po delovnih izkušnjah ali osnovno poklicno izobrazbo in najmanj 2 leti delovnih izkušenj po specialnosti.

1.6. Vodja pisarne je odgovoren za:

Ustrezna organizacija dela za zagotovitev interakcije med oddelki družbe;

Izvršilska in delovna disciplina vodstvenega osebja;

Varnost informacij (dokumentov), ki vsebujejo informacije, ki so poslovna skrivnost družbe, druge zaupne informacije, vključno z osebnimi podatki zaposlenih v družbi;

Zagotavljanje varnih delovnih pogojev, vzdrževanje reda, upoštevanje pravil požarne varnosti v prostorih vodstvenega aparata.

1.7. V praktičnih dejavnostih mora vodja pisarne voditi:

Zakonodaja, predpisi ter lokalni akti in organizacijski in upravni dokumenti družbe, ki urejajo delo pri organiziranju upravljanja in dejavnosti poslovodnega aparata;

Notranji delovni predpisi;

Pravila za varnost in zdravje pri delu, zagotavljanje industrijske sanitarije in požarne zaščite;

direktive, odredbe, sklepi in navodila vodje družbe;

Ta opis delovnega mesta.

1.8. Vodja pisarne bi moral vedeti:

Zakonodaja, predpisi o profilu dejavnosti družbe;

Organizacijska struktura podjetja, sistem vodenja in vrstni red njegovega delovanja, njegov profil in specializacija ter cilj in strategija razvoja;

Trenutne in prihodnje potrebe družbe po glavnih vrstah virov, potrebnih za zagotavljanje vsakodnevnih dejavnosti;

Naloge upravljavskega aparata za zadovoljevanje potreb družbe, njegove zmožnosti reševanja teh problemov;

Metode celovite analize stanja v družbi, načela kriznega upravljanja;

Sodobne teorije managementa;

Napredne domače in tuje vodstvene izkušnje;

Sestava in struktura poslovodne dokumentacije družbe;

Vodenje (v obsegu, ki je potreben za učinkovito upravljanje vodstvenega aparata), poslovni bonton, pravila za vodenje poslovne korespondence o glavnih vprašanjih vsakodnevnih dejavnosti podjetja;

Računalniška tehnologija, komunikacije in komunikacije;

Pravila in predpisi o varstvu dela.

1.9. V času začasne odsotnosti vodje pisarne so njegove naloge dodeljene [naziv namestnika].

2. FUNKCIONALNE ODGOVORNOSTI

Vodja pisarne mora opravljati naslednje delovne funkcije:

2.1. Vodite delo za zagotavljanje interakcije med oddelki družbe, vodstvenim aparatom in samozavestno vodite svoje dejavnosti.

2.2. Ustvarite optimalne pogoje za pravočasno in kakovostno opravljanje dnevnih nalog, ki so mu dodeljene s strani vodstvenega aparata, v strogem skladu z odobrenim delovnim postopkom (predpisi) in shemo organizacijskega sodelovanja.

2.3. Sodelujte pri oblikovanju strategije razvoja družbe, določite njene glavne usmeritve in ključne ukrepe za njeno izvajanje.

2.4. Zagotovite pravilno izvedbo osnutkov dokumentov za načrtovanje dejavnosti družbe, njihovo predložitev v obravnavo in odobritev vodji družbe ter naknadno posredovanje dokumentov ustreznim uradnikom.

2.5. Zagotovite interakcijo med vodstvenim osebjem in oddelki podjetja (vključno s podružnicami in predstavništvi) prek osebne komunikacije z vodji oddelkov, vklj. uporabo tehničnih komunikacijskih sredstev.

2.6. Sprejmite ukrepe za organizacijo in vzdrževanje na ustrezni ravni informacijske in dokumentacijske podpore za dejavnosti podjetja, vključno z učinkovito poslovno korespondenco, varnim shranjevanjem vodstvene dokumentacije, hitrim izvajanjem dokumentov in zahtevkov za informacije.

2.7. Voditi delo za izboljšanje in optimizacijo tehnologije vodenja organizacije (podjetja), tudi v času krize.

2.8. Izvajati osebno in preko podrejenih učinkovit nadzor nad stanjem dejavnosti oddelkov družbe, njihovimi rezultati in redno obveščati vodjo družbe o rezultatih nadzora, zahtevati, da vodje oddelkov odpravijo pomanjkljivosti, ugotovljene med nadzornimi aktivnostmi.

2.9. Posvetujte se z vodjo organizacije in vodji oddelkov o aktualnih in perečih vprašanjih praktične organizacije vodstvenih dejavnosti.

2.10. Zagotavlja racionalno uporabo materialnih, tehničnih in drugih sredstev vodstvenega aparata v korist izpolnjevanja svojih nalog.

2.11. Zagotoviti zanesljivo zaščito informacij (dokumentov), ki vsebujejo podatke, ki so poslovna skrivnost družbe, druge zaupne podatke, vključno z osebnimi podatki zaposlenih v družbi.

2.12. Vodite usposabljanje podrejenih, ustvarite pogoje za njihovo izboljšanje sposobnosti, strokovno rast, razvoj poslovne kariere in napredovanje na delovnem mestu v skladu z osebnimi zaslugami in stopnjo kvalifikacij.

2.13. Spremljajte skladnost podrejenih s pravili varstva pri delu in varnosti, industrijske sanitarije in požarne zaščite.

2.14. Uporabite podeljene pravice v odnosu do podrejenih, da jih spodbudite (odgovarjate).

2.15. Ustvariti pogoje za implementacijo in pravilno delovanje naprednih tehnologij upravljanja, njihovo kasnejše izboljšave in optimizacijo.

2.16. Vodite načrtovanje in poročanje o dejavnostih vodstvenega osebja.

2.17. Vodi razvoj enotnih oblik dokumentov, potrebnih za zagotavljanje dejavnosti upravljavskega aparata, ter notranjih organizacijskih, regulativnih in regulativnih dokumentov o vprašanjih upravljanja.

2.18. Preučujejo, posplošujejo in uporabljajo napredne domače in tuje vodstvene izkušnje v dejavnostih vodstvenega aparata.

2.19. Obravnava predloge za zagotavljanje ergonomskih pogojev dela, racionalizacijo delovnih mest vodstvenega aparata in jih posreduje v odločanje direktorju družbe.

2.20. Pravočasno in v celoti obdelati ter oddati poročila in drugo dokumentacijo uradnim osebam z ustreznimi pooblastili.

Če je potrebno, se lahko vodja pisarne vključi v opravljanje svojih nalog nadurno s sklepom vodje organizacije na način, ki ga določa delovna zakonodaja.

Vodja pisarne ima pravico:

3.1. Zahtevajte in prejemajte potrebna gradiva in dokumente v zvezi z vprašanji njegovih dejavnosti.

3.2. Vstopite v odnose z oddelki institucij in organizacij tretjih oseb za reševanje operativnih vprašanj proizvodnih dejavnosti v njegovi pristojnosti.

3.3. Dajte ukaze in navodila podrejenim zaposlenim in ustrezno ukrepajte za odpravo vzrokov, ki so povzročili konfliktno situacijo.

3.4. Dajte predloge vodstvu podjetja (institucije, organizacije) za izboljšanje dela, povezanega z njegovimi funkcionalnimi odgovornostmi.

4. ODGOVORNOST IN OCENA DELOVANJA

4.1. Vodja pisarne nosi upravno, disciplinsko in materialno (in v nekaterih primerih, ki jih določa zakonodaja Ruske federacije, kazensko) odgovornost za:

4.1.1. Neupoštevanje ali nepravilno izpolnjevanje uradnih navodil neposrednega vodje;

4.1.2. Neopravljanje ali nepravilno opravljanje delovnih funkcij in dodeljenih nalog;

4.1.3. Nezakonita uporaba podeljenih uradnih pooblastil, kot tudi njihova uporaba v osebne namene;

4.1.4. Netočne informacije o statusu dela, ki mu je bilo dodeljeno;

4.1.5. Neupoštevanje ukrepov za odpravo ugotovljenih kršitev varnostnih predpisov, požarne varnosti in drugih pravil, ki ogrožajo dejavnosti podjetja in njegovih zaposlenih;

4.1.6. Neupoštevanje delovne discipline.

4.2. Ocena dela vodje pisarne se izvaja:

4.2.1. Neposredni vodja - redno med vsakodnevnim opravljanjem delovnih nalog zaposlenega;

4.2.2. Certifikacijska komisija podjetja - občasno, vendar vsaj enkrat na dve leti, na podlagi dokumentiranih rezultatov dela za ocenjevalno obdobje.

4.3. Glavna merila za ocenjevanje dela vodje pisarne so kakovost, popolnost in pravočasnost njegovega opravljanja nalog, določenih v tem navodilu.

5. DELOVNI POGOJI

5.1. Razpored dela vodje pisarne je določen v skladu z internimi delovnimi predpisi, ki veljajo v podjetju.

6. PRAVICA DO PODPISA

6.1. Za zagotavljanje svojih dejavnosti ima vodja pisarne s tem opisom delovnega mesta pravico podpisovati organizacijske in upravne dokumente o vprašanjih iz njegove pristojnosti.

Prebral sem navodila _____ (_____) "__" _____ 20__