Тайм-менеджмент или управление временем — что это такое, рекомендации экспертов, как все успевать. Тайм-менеджмент: управление временем Практическое применение концепции тайм менеджмента

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://allbest.ru

МОСКОВСКАЯ ФИНАНСОВО-ЮРИДИЧЕСКАЯ АКАДЕМИЯ

Факультет Экономики, управления и информатики

Кафедра Менеджмент организации

КУРСОВАЯ РАБОТА

По дисциплине: Технология управления коллективом

На тему: Тайм-менеджмент

Студента Хохловой Анастасии Анатольевны

Научный руководитель: Махитова А.Е.

Москва 2011

Введение

1. Теоретические аспекты проблемы использования тайм-менеджмента в современном управлении

1.1 Понятие и задачи тайм-менеджмента

1.2 Методы и приемы тайм-менеджмента

2. Анализ особенностей управления временем в гостинице «Комфорт»

2.1 Общая характеристика деятельности гостиницы «Комфорт»

2.2 Анализ системы управления временем в гостинице «Комфорт»

Заключение

Список использованных источников

Введение

Актуальность и востребованность темы курсовой работы. В XX веке менеджмент в совершенстве овладел искусством повышения эффективности физического труда. Задача менеджмента в XXI веке - научиться управлять эффективностью управленческого и творческого труда. Один из инструментов решения этой задачи - тайм-менеджмент (управление временем).

Управление рабочим временем - одна из важнейших составляющих жизни каждого члена современного общества. Зачастую производительность компании полностью зависит от продуктивности отдельных сотрудников и от эффективности их взаимодействия. Поэтому очевидно, что тайм-менеджмент может внести существенный вклад в повышение производительности компании.

Тайм-менеджмент - это относительно новая для России и динамично развивающаяся отрасль менеджмента. Ее основная задача - выявление принципов эффективного управления временем.

Как отдельная дисциплина и область управленческого консультирования тайм-менеджмент сложился к 70-м годам XX века. Первые идеи о правилах организации рабочего времени появились в 60-х годах прошлого века в странах Запада в ответ на ускорение темпов жизни, а широко применяться стали лишь с 80-х годов.

Проблема внедрения тайм-менеджмента в практику управления заключается в том, что классические пособия по тайм-менеджменту не содержат информации о том, как встроить методы самоорганизации в систему управления фирмой, как сделать тайм-менеджмент инструментом управления персоналом. Инструменты управления временем предлагались сотрудникам компании в форме тренинга, дальнейшее их применение оставлялось на усмотрение сотрудника.

Но способность сотрудника компании укладываться в сроки, выделять время на «важные, но не срочные» приоритетные проекты, грамотно управлять рабочей нагрузкой - это не только его личное дело. Личная эффективность сотрудника - это и вопрос управляемости компании, прозрачности и предсказуемости ее работы. Поэтому чем динамичнее развивается компания и чем серьезнее нагрузка на менеджеров и специалистов - тем выше необходимость корпоративного внедрения технологий тайм-менеджмента. В последние годы все большее количество организаций осознают потребность в централизованном корпоративном внедрении технологий тайм-менеджмента.

Степень научной разработанности темы курсовой работы. Теме корпоративного внедрения тайм-менеджмента всего несколько лет. Впервые она заявлена в монографии Г. А. Архангельского «Организация времени: От личной эффективности к развитию фирмы». В настоящее время разработкой проблемы тайм-менеджмента занимаются О.В. Аксёнова, К.Ю. Шкилёв, П. Берд, А.И.Вронский, Л. Зайверт, А.Т. Хройленко и др.

Цель и задачи курсовой работы. Цель данного исследования - изучение особенностей использования тайм-менеджмента.

Для достижения цели были поставлены следующие задачи:

1. Изучить понятие и задачи тайм-менеджмента;

2. Рассмотреть методы и приемы тайм-менеджмента;

3. Дать общую характеристику деятельности гостиницы «Комфорт»;

4. Провести анализ системы управления временем в гостинице «Комфорт»;

Объектом исследования является гостиница «Комфорт».

Предметом исследования является процесс внедрения системы тайм-менеджмента в гостинице «Комфорт».

Теоретико-методологическая база исследования . Работа написана на основе материалов учебно-методической и научной литературы, материалов периодической печати, а также использовалась управленческая документация исследуемого предприятия.

Внедрение результатов работы в практику деятельности орган и зации. Автором работы разработаны предложения, направленные на совершенствование

Структура работы. Работа структурирована в соответствии с поставленными задачами.

Она состоит из введения двух глав, заключения, списка литературы, приложений.

Во введении обосновывается актуальность темы, определяются цели и задачи исследования.

В первой главе «Теоретические аспекты проблемы использования тайм-менеджмента в современном управлении» изучено понятие и задачи тайм-менеджмента, рассмотрены методы и приемы тайм-менеджмента

Во второй главе «Анализ особенностей управления временем в гостинице «Комфорт» дана общая характеристика деятельности гостиницы «Комфорт», проведен анализ системы управления временем в гостинице «Комфорт».

В третьей главе «Рекомендации по внедрению системы тайм-менеджмента в гостинице «Комфорт» предложен комплекс мероприятий по эффективному внедрению системы тайм-менеджмента в организации и обучение сотрудников навыкам управления рабочим временем.

В заключении обобщаются итоги исследования.

управление организация труд гостиница

1. Теоретические аспекты проблемы использования тайм-менеджмента в современном управлении

1.1 Понятие и задачи тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент первоначально сложился как практическая дисциплина, развиваемая в большей степени консультантами по управлению, нежели учеными. Ряд отечественных и западных специалистов по управлению разрабатывали практические технологии планирования, предлагая их менеджерам-практикам в форме книг и учебных курсов.

Как правило, применение либо неприменение технологий тайм-менеджмента оставлялось руководством организации на собственное усмотрение сотрудника. Поэтому в научном менеджменте сравнительно редко затрагивались вопросы самоменеджмента и персональной организации труда. Классики научного менеджмента, например, Ф. У. Тейлор, впервые поставили вопрос о централизованном внедрении технологий персональной организации труда, рассматривая при этом в основном физический труд. Архангельский, Г.А. Тайм-драйв: как успевать жить и работать. - М.: АиСТ-М, 2009.- С.12

В 20-е годы XX в. директор Центрального Института Труда А. К. Гастев механистическому подходу в таком внедрении «сверху» противопоставил идею «организационно-трудовой бациллы», побуждающей сотрудника организации самостоятельно совершенствовать рабочие процессы. Председатель Лиги «Время» П. М. Керженцев с общей организации труда перенес акцент на время, стал рассматривать его как один из важнейших ресурсов организации и сотрудника.

Наконец, классик западной теории менеджмента П. Друкер, обратив внимание на сложность управления творческим и управленческим трудом «сверху» без задействования самостоятельной инициативы сотрудника, обозначил задачу повышения эффективности управленческого и творческого труда как ключевую для менеджмента в XXI в.

Развитие бизнеса привело к возрастанию нагрузки на людей, занятых в сфере управления. Объем работы менеджеров увеличился настолько, что они начали испытывать хроническую нехватку как рабочего, так и свободного времени.

Слово «тайм-менеджмент» переводится с английского языка как «управление временем», однако следует заметить, что временем управлять невозможно. Действительно, каждый человек имеет строго определенное количество времени, и у всех людей оно одинаковое. Невозможно как-то повлиять на его количество или скорость его течения. «Управление временем» - это просто громкое название того, что по сути своей является управление самим собой, организацией, людьми с целью ускорения решения проблем, осуществления мероприятий, выполнения работ, действий. Это управление по наиболее рациональному использованию времени.

Для решения проблем, связанных с рациональным использованием рабочего времени существует множество методик, имеющих общее название «тайм-менеджмент».

Тайм-менеджмент (управление временем) представляет собой междисциплинарный раздел науки и практики, посвященный изучению проблем и методов оптимизации временных затрат в различных сферах профессиональной деятельности Архангельский, Г.А. Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы. - М.: АиСТ-М, 2008.-С.35 .

Обычно термин «тайм-менеджмент» в российской практике применяют тогда, когда с позиции руководителя говорят об управлении рабочим временем и организации работы своих подчиненных.

Самоменеджмент -- это самостоятельная организация сотрудником своего собственного времени, личного и рабочего. Желательно, чтобы эффективный самоменеджмент был и у руководителя, и у подчиненного. Поэтому начать организовывать жизнь по законам тайм-менеджмента лучше начать с самоменеджмента.

Исходя из этого тайм-менеджмент можно определить как планирование, организацию распределения и контроль за использованием рабочего времени в организации и собственного времени руководителя с целью повышения эффективности работы отдельных подразделений и организации в целом.

Нельзя сказать, что тайм-менеджмент - это такая строгая совокупность правил, следуя которым человек сможет максимально рационализировать свой рабочий день и рабочее время своих подчиненных. Тайм-менеджмент - это совокупность общих методов и рекомендаций, и для каждого человека и организаций следует подбирать их отдельно, индивидуально Аксёнова, О.В., Шкилёв, К.Ю. Эффективное управление временем.-- Тюмень: «Экспресс», 2007.-С.23 .

Тайм-менеджмент - это учет и оперативное планирование времени. Цели и задачи тайм-менеджмента в компании следующие:

Оптимизация временных ресурсов на решение задач и вспомогательные процессы: обучение сотрудников, управление проектами, согласование документов, предотвращение «временных дыр» - простоев во время установки оборудования, подготовки раб мест и т.д.

Повышение производительности сотрудников за счет более грамотного использования временных ресурсов.

Потребность в корпоративном внедрении тайм-менеджмента обусловлена следующими факторами: растущие темпы изменений экономической среды требуют передачи сотрудникам организации больших полномочий, оперативного принятия ими самостоятельных решений и самостоятельной организации и планирования своей работы.

Возрастает удельный вес нематериальных активов в стоимости организации; эффективность работы ключевых топ-менеджеров и специалистов становится основным фактором успешности все большего числа компаний.

При этом крайне затруднен внешний контроль за деятельностью сотрудника, имеющей творческий характер, но повышается актуальность самостоятельной организации таким сотрудником своей работы.

Для организаций становятся нормой, а не редким исключением, постоянные существенные изменения деятельности -- разработка новых продуктов, выход на новые рынки, внедрение новых инструментов и систем управления. Для топ-менеджеров и специалистов организации, соответственно, становится нормой постоянное увеличение количества и объема решаемых задач, необходимость постоянно изыскивать резервы времени для осуществления проектов, позволяющих организации непрерывно развиваться Архангельский, Г.А. Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы. - М.: АиСТ-М, 2008.-С.38 .

Тайм-менеджмент как система управления временем включает в себя ряд элементов, которые, будучи использованными в совокупности дают значительное сокращение времени, необходимого для осуществления различных производственных процессов.

К этим элементам относятся, анализ использования рабочего времени, постановка целей, которые хочет достигнуть руководитель в ходе использования тайм-менеджмента, планирование рабочего времени, выработка различных методов борьбы в причинами нерационального использования временного ресурса.

Однако несмотря на такую довольно стройную систему тайм-менеджмента не следует воспринимать его как аксиому, потому, что каждый человек является единственным, кто может решить для него проблему рационального использования времени наилучшим образом и поэтому наиболее эффективным является личный тайм-менеджмент, который в каждом отдельном случае индивидуален. Однако в общем случае можно применять указанные выше элементы тайм-менеджмента.

Первым шагом любого руководителя, который серьезно занялся данной проблемой, должен стать анализ использования временного ресурса. Чтобы правильно распределить время, необходимо точно знать, как оно расходуется в действительности.

Анализ использования времени поможет выявить временные потери, показать сильные и слабые стороны практикуемого рабочего стиля. Такой анализ просто необходим, если не известно, на что вообще расходуется время, не известно, сколько времени требует выполнение тех или иных дел, не известно, какие факторы стимулируют или ограничивают работоспособность.

Анализ - это такой процесс, который позволяет выявить нерациональное использование рабочего времени, его причины, а также вычленить из всех причин основные, которые оказывают наиболее неблагоприятное воздействие на использование времени.

Постановка целей - необходимый этап в тайм-менеджменте, в ходе которого необходимо ответить на вопрос, зачем тайм-менеджмент вообще нужен для конкретного человека или на конкретном предприятии. Постановка целей помогает в дальнейшем ориентироваться в том, какие методы управления временем следует применять, а какие применять не следует.

Планирование - это такой процесс, в ходе которого осуществляется составление перечня задач, которые необходимо выполнить за определенный промежуток времени. Планирование рабочего времени имеет некоторые свои специфические особенности.

Основным же методом, помогающим эффективно использовать рабочее время, является планирование времени. Планирование есть структурирование времени для наиболее хозяйственного его использования при достижении каких-либо целей и задач, стоящих перед руководителем или организацией. Планирование может быть долгосрочным, среднесрочным и краткосрочным.

Главное преимущество, достигаемое путем планирования работы, состоит в том, что планирование приносит выигрыш во времени. Опыт показывает, что увеличение затрат времени на планирование приводит в конечном счете к экономии времени в целом.

Очевидно, затраты времени на планирование не могут бесконечно увеличиваться, существует оптимум, после которого дальнейшее увеличение времени на планирование становится неэффективным. Не следует тратить на планирование более 1% общего планового времени.

Планирование всегда осуществляется исходя из целей. Основой для любого планирования служит долгосрочная цель или долгосрочные цели. На основе долгосрочных целей устанавливаются цели среднесрочные и краткосрочные. Это происходит следующим образом: исходя и цели жизни или миссии организации, выделяются ряд подцелей, достижение которых должно способствовать достижению основной цели жизни. Это цели долгосрочного характера.

В каждой из этих целей выделяется ряд подцелей, желательно по временному признаку (которые должны быть осуществлены в ближайшие годы, в ближайший), достижение которых должно способствовать достижению целей долгосрочного характера.

Таким же образом на основе целей на год выделяются цели на месяц, декаду, день. Далее осуществляется анализ сильных и слабых сторон человека или организации, которые могут иметь отношение к достижению целей. Это делается для того, чтобы поощрять сильные стороны и работать над слабыми. Этот анализ служит основой для среднесрочного и краткосрочного планирования.

Выработка методов борьбы с причинами потерь времени предполагает, что в ходе предварительного анализа эти причины были выявлены и необходимо ликвидировать их.

Для типичных причин существуют различные типичные способы борьбы с ними, однако следует помнить, что каждый конкретный случай индивидуален и необходимы индивидуальные подходы к каждой причине в каждом случае Горбачев А. Тайм-менеджмент в два счета. -Спб.: Питер, 2010.- С.56 .

Тайм-менеджмент представляет из себя целостную структуру и применять его следует не исключая никаких его элементов. Применение тайм-менеджмента предполагает, что человек будет творчески подходить к его использованию.

Система корпоративного тайм-менеджмента существенно снизит непроизводственные затраты рабочего времени, позволит эффективно контролировать выполнение поручений, планировать встречи и совещания.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что тайм-менеджмент представляет собой подход, направленный на оптимизацию временных затрат в различных сферах профессиональной деятельности.

1.2 Методы и приемы тайм-менеджмента

Планирование означает подготовку к реализации целей и упорядочение рабочего времени. Из практики известно, что при затрате 10 минут на планирование рабочего времени можно ежедневно сэкономить до двух часов.

Для рационального использования своего времени менеджеру необходимо, прежде всего, четко уяснить свои основные функции, цели, задачи и бюджет времени. При планировании следует учитывать такие основные правила:

­ при составлении плана на день оставить 40% времени свободным, т.е. 60% времени отвести на плановые работы, 20 - на непредвиденные, 20% - на спонтанно возникающие (активный самоменеджмент);

­ необходимо постоянно фиксировать затраченное время. При этом следует указывать, как и на какие нужды оно было затрачено. В результате менеджер, имея полное представление о затратах своего времени, может составлять план на будущее;

­ для составления хорошего плана с четким указанием использованного времени необходимо распределить свои задачи на долго-, средне- и краткосрочные;

­ основные принципы составления плана: регулярность, системность, последовательность;

­ для обеспечения реальности планирования следует планировать такой объем задач, с которым менеджер может реально справиться Зайверт, Л. Ваше время в Ваших руках. Советы деловым людям, как эффективно использовать рабочее время. - М.: ИНФРА-М, 2008. - С.54 .

Как и любое планирование, планирование времени ориентируется на соответствующие долгосрочные цели, которые, в свою очередь, разбиваются на оперативные частичные цели. Планирование предполагает постепенное продвижение вперед, разложение общей задачи на частные, с тем чтобы различные действия можно было распределить во времени.

Установление периодов времени, которые требуются для достижения личных и профессиональных целей, дает чувство уверенности и представление о наиболее предпочтительном распределении времени и наиболее целесообразной очередности дел.

Основой плана использования времени специалиста может служить его перспективный план. С учетом этого многолетнего плана составляют годовой план, который охватывает квартальные планы. Квартальные планы могут быть скоординированы с годовым планом и подразделены на месячные планы. Исходя из этого недельно-суточный план будет наиболее точным планом использования рабочего времени специалиста. План на рабочий день представляет собой важнейшую ступеньку в планировании рабочего времени, он постоянно контролируется и корректируется с учетом обстановки.

Схема «Система планирования времени» представлена на рисунке 1.1.

Рисунок 1.1. Система планирования времени

Существуют следующие методы упорядочивания планов рабочего времени.

Упорядочивание планов дня с помощью метода «Альп». Этот метод охватывает пять стадий:

1) Упорядочение заданий;

2) Оценивание продолжительности действий;

3) Резервирование времени (в соотношении 60:40);

4) Принятие решений по приоритетам и перепоручениям;

5) Контроль учета выполненного.

Очередность выполнения дел можно устанавливать с помощью принципа Парето (в соотношении 80:20). Этот принцип означает, что в середине данной группы или множества отдельные малые части являются более значимыми, чем в общем в этой группе. В соответствии с этой теорией можно сделать вывод в отношении использования рабочего времени специалиста: за первые 20% израсходованного времени достигается 80% результата. Оставшиеся 80% затраченного времени дают лишь 20% общего результата.

Установление приоритетов с помощью анализа ABC. Эта техника основана на том, что части в процентах наиболее важных и наименее важных дел в сумме остаются неизменными. Все задачи подразделяются на три класса в соответствии с их значимостью. Анализ ABC базируется на трех закономерностях:

Наиболее важные дела составляют 15% общего их количества, которыми занимается специалист, вклад этих задач для достижения цели составляет около 65%;

Важные задачи составляют 20% общего их количества, значимость их для достижения цели примерно равна 20%;

Менее важные (малосущественные) задачи составляют 65% общего их количества, а их значимость равна 15%.

Для использования ABC анализа необходимо следовать следующим правилам:

Составить список всех будущих задач;

Систематизировать их по важности и установить очередность;

Пронумеровать эти задачи;

Задачи категории C в силу своей малозначимости подлежат обязательному перепоручению Дод, П., Сандхайм, П. 25 лучших способов и приемов тайм-менеджмента. Как сделать больше, не теряя головы / Пер. с англ. - СПб.: «Издательство «ДИЛЯ», 2008. - С.59 .

Ускоренный анализ по принципу Эйзенхауэра. Этот принцип является вспомогательным в тех случаях, когда необходимо срочно принять решение о приоритетности выполнения задач. Приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность задачи. Они подразделяются на четыре группы:

Срочные (важные) задачи. Их выполняет менеджер;

Срочные (менее важные) задачи. Менеджер может перепоручить их решение другим лицам;

Менее срочные (важные) задачи. Менеджеру необязательно решать из сразу, но решить их он может позже сам;

Менее срочные (менее важные) задачи. Менеджер должен перепоручить их решение другим лицам.

Таблица 1. ­ Установление приоритетности задач с помощью ABC-анализа

Из практики известно, что оперативное ежедневное планирование работы исполнителей позволяет увеличить производительность их труда на 25 - 30%, сэкономить время менеджера на регулирование процессов из-за непредвиденных нарушений, возникающих в процессе работы: из-за сбоев поставок сырья, перебоев в подаче электроэнергии. Транспортных проблем и других непредвиденных факторов.

Ежедневное оперативное планирование работы исполнителей менеджер осуществляет путем выдачи им заданий на следующий день. Причем следует одновременно выдавать основные и запасные задания (можно выдавать 2-3 запасных задания). Выданные менеджером исполнителю задания записываются в его рабочую тетрадь. Это позволяет исполнителю в случае невозможности выполнения основного задания немедленно без потери времени перейти к выполнению запасного. При этом экономится его время на переход к другой работе, а менеджер занимается решением своих задач, не теряя время на подготовку и выдачу нового задания. В случае невозможности выполнения основного задания исполнитель обязан немедленно доложить об этом менеджеру. Если это сделать невозможно, исполнитель должен информировать менеджера в конце рабочего дня о выполнении им запасного задания. Эту информацию он может передать лично менеджеру, через секретаря-референта или сделать запись в журнале ведения работ Горбачев А. Тайм-менеджмент в два счета. -Спб.: Питер, 2010.- С.75 .

Можно использовать следующие техники в тайм-менеджменте: техника «Матрица Эйзенхауэра» реализуется путем настройки системы приоритетов и категорий; техника «Хронометраж» реализуется посредством модуля «Контроль рабочего времени»; метод Парето (закон 80/20); ABC-анализ; самоменеджмент.

Техника «Матрица Эйзенхауэра» - это техника расстановки приоритетов‚ использование которой позволяет выделить наиболее важные и существенные дела. Считается‚ что именно 34 президент США Дуайт Эйзенхауэр предложил ее и сделал стандартом своей работы. Эйзенхауэр выделил 4 категории дел по критериям -- важности и срочности.

Задачи 1. Важные и срочные. К этому относятся критические ситуации‚ проекты с «горящим» сроком. Задачи такого типа необходимо выполнять без промедления.

Задачи 2. Важные и несрочные. Это может быть стратегическое планирование в бизнесе‚ личностное развитие. Для задач данного типа необходимо устанавливать временные рамки.

Задачи 3. Неважные и срочные. К задачам этого типа относятся спонтанные просьбы или поручения «сделать что-то сейчас и быстро»‚ не относящиеся к вашим непосредственным обязанностям. По возможности от таких просьб следует отказываться или перепоручать.

Задачи 4. Неважные и несрочные. Это все те мелочи‚ отнимающие время - перекуры‚ «пустая болтовня»‚ «болтовня» по телефону‚ просмотр сериалов. То есть это - поглотители времени. Необходимо стремится устранить такие дела навсегда из своей жизни.

«Хронометраж» представляет собой метод изучения затрат рабочего времени путем измерения повторяющихся элементов операции. Основной его целью являются выявление наиболее оптимальных методов работы и определение соответствующих им норм времени. Хронометраж позволяет оценить организацию рабочего места, дифференцированно изучить структуру отдельной операции и условия ее выполнения.

Метод «хронометража» очень прост в реализации и эффективен в выявлении «поглотителей» времени. Этот метод фиксирует и замеряет продолжительность всех выполняемых действий. Хронометраж позволяет провести быструю «инвентаризацию» времени. Хронометраж личного времени следует проводить за несколько рабочих дней, возможно, недель, чтобы проанализировать свой рабочий стиль и вскрыть причины возникающих дефицитов времени. Используя хронометраж, можно выявить моменты непростительного расхода времени и обнаружить его скрытые резервы.

После проведения хронометража необходимо проанализировать все виды деятельности, в которых участвовал человек. Для этого можно использовать таблицы по распределению областей работы относительно временных затрат - реальных и теоретически достижимых, составить листок помех. Дальнейший анализ можно вести с точки зрения двух позиций: позитивных и негативных, т.е. определить сильные и слабые стороны для рационального использования первых и избегания вторых.

Метод Парето. Закон Парето, или Принцип Парето, или принцип 20/80 -- эмпирическое правило, названное в честь экономиста и социолога Вильфредо Парето, в наиболее общем виде формулируется как «20 % усилий дают 80 % результата, а остальные 80 % усилий -- лишь 20 % результата». Может использоваться как базовая установка в анализе факторов эффективности какой-либо деятельности и оптимизации её результатов: правильно выбрав минимум самых важных действий, можно быстро получить значительную часть от планируемого полного результата, при этом дальнейшие улучшения неэффективны и могут быть неоправданны (согласно кривой Парето).

В отношении ежедневной работы это значит, что не следует начинать с выполнения приятных, легких, небольших дел, требующий минимального вложения сил. Необходимо рассматривать задачу относительно ее важности. Сначала - те немногие жизненно важные проблемы, и потом - остальные многочисленные второстепенные задачи. Последовательное применение принципа Парето становится реальным, если анализировать все задачи согласно их доли вклада в конечный результат и располагать их по АВС категориям.

ABC анализ исходит из опыта, который показывает, что процентное соотношение более важных и менее важных дел всегда примерно одно и то же. Используя буквы A,B,C все задачи распределяются по трем классам согласно их важности по отношению к достижению профессиональных и персональных целей. Многие менеджеры уже используют этот принцип и занимаются сначала наиболее важными задачами, планируя время согласно важности задач, а не их относительного веса в плане требуемой активности Горбачев А. Тайм-менеджмент в два счета. -Спб.: Питер, 2010.- С.76 .

ABC анализ основывается на следующих трех правилах, исходящих из опыта:

Согласно ABC-анализу рекомендуется сначала заниматься делами группы А (наиболее важными и приносящими наибольшую часть результата). Следующие на очереди - задачи группы В, так же привносящие значительный вклад в достижение общей цели. В то же время большое количество задач приносит малую часть результата. Подумайте, что делать с ними.

Техника «Самоменеджмент» может быть применена для самостоятельной организации сотрудником своего собственного времени.

Самоменеджмент может быть активным и реактивным. При активном самоменеджменте сотрудник может самостоятельно планировать основную часть своего времени. В этом случае нужно составлять список дел и задач примерно на 60 процентов рабочего времени (при 8-часовом рабочем дне это примерно 4,5-5 часов). На форс-мажорные обстоятельства, непредвиденные звонки и визиты необходимо иметь не менее 20 процентов времени (примерно полтора часа). Остальное время (также 20 процентов) отводится на получение новой информации, обучение и развитие. Это время может использоваться ежедневно или накапливаться, как в своеобразном «банке времени», чтобы один раз в месяц или два месяца посетить двухдневный семинар или тренинг Хроленко А.Т. Самоменеджмент: учебник для вузов.- М.: Экономика, 2009. - С.67 .

При реактивном самоменеджменте сотрудник по большей части не может самостоятельно планировать свое время. Поэтому нужно определить, сколько рабочего времени действительно необходимо отвести на выполнение дел, которые зависят от обстоятельств, а сколько времени можно спланировать. Например, можно использовать формулу 10:7 0:10:

10 процентов времени не планируется;

70 процентов -- планируемое время;

20 процентов -- получение новой информации, обучение.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что существует большое количество методов и приемов планирования рабочего времени, однако идеальных методов тайм-менеджмента, которые подходили бы всем и каждому, не существует. Поэтому залог успешного управления временем -- грамотное сочетание различных методов тайм-менеджмента.

2 . Анализ особенностей управления временем в гостинице «Ко м форт»

2.1 Общая характеристика деятельности гостиницы «Комфорт»

Анализ деятельности предприятия по оказанию гостиничных услуг проведем на примере гостиницы «Комфорт». Адрес гостиницы: Волгоград, пер. Печатный, 3.

Организационная форма предприятия: индивидуальный предприниматель. ИП Остриков Роман Григорьевич. ИНН - 343601314603. ОГРН - 311343521400027.

Гостиница «Комфорт» - это частная мини-гостиница в Волгограде, создавая её, организаторы постарались сделать номера гостиницы максимально удобными и уютными для гостей, в отделке использовали только высококачественные отделочные материалы, мебель новая, персонал вежливый и внимательный к гостям.

Гостиницы «Комфорт» играет важную роль в индустрии гостеприимства. Зачастую только за счет мини-отелей появляется возможность увеличить количество номерного фонда в районах города. Ведь небольшие отели могут открываться практически в любых здания.

Среди очевидных плюсов проживания в гостинице первое место занимает - невысокая цена, при том, что уровень комфорта и обслуживания очень высоки, номера чистые и ухоженные. Отсутствие платы за дополнительные услуги делают проживание в гостинице «Комфорт» более привлекательными чем на съёмных квартирах, которые сдаются в аренду посуточно в Волгограде.

Доброжелательный персонал, высокий уровень обслуживания, минимальное количество постояльцев, комфортабельные номера на любой вкус - вот основные причины той высокой популярности, которой пользуется мини-отель.

Гостиница предлагает своим клиентам размещение в недорогих но комфортных номерах, что делает его привлекательным с точки зрения проживания туристических групп и многочисленных компаний. Недалеко от отеля расположены столовая, супермаркет, химчистка, кафе, детская площадка.

Клиентами гостиницы «Комфорт» являются те, кто приехал в город по делам, в командировку. Очень частями посетителями являются командировочные на такие предприятия, как Волгоград-мебель им. Ермана, «Химпром», «Каустик», «Стройдеталь», «ВНПЗ Лукойл», «Красный Октябрь» и многих других. Много людей приезжают в Волгоград, что бы посетить выставки в Волгограде проходящие в Дворце спорта под названием - Царицынская ярмарка.

Гостиница «Комфорт» осуществляет следующие виды деятельности:

Прием и размещение туристов;

Культурно-бытовое обслуживание туристов и экскурсантов;

Питание туристов в собственных предприятиях питания;

Организация и проведение туристско-экскурсионных мероприятий, предусмотренных планами местных туристических маршрутов;

Изучение местных туристско-экскурсионных возможностей;

Обеспечение безопасности туристов и экскурсантов во время нахождения их на маршрутах, организованных предприятием;

Предоставление дополнительных услуг за дополнительную плату (фитнес-зал, игровые автоматы, бильярд, салон-парикмахерская).

Мини-гостиницы, в отличие от обычных гостиниц, по количеству звезд классифицировать не принято. Их выделяют в отдельный класс. Поскольку мини-гостиницы по определению небольшие, то чаще всего они располагаются в непосредственной близости от автострад.

Гостиница имеет собственную кухню, пользоваться которой может любой проживающий. Отдыхающие смогут также воспользоваться услугами буфета.

Гостиница содержит небольшое количество номеров (5 номеров), практикуется индивидуальный подход к каждому клиенту, дружественный персонал отеля старается обеспечить гостю максимум комфорта.

Штат сотрудников составляет 9 человек (директор, администратор, горничные (2), охранник, сантехник, бухгалтер, работник прачечной, буфетчица).

Управленческая структура Гостиница «Комфорт» относиться к линейно-функциональному виду. Ее характерной особенностью является то, что все полномочия находятся в руках линейного руководителя, возглавляющего вверенный ему коллектив. Руководству при разработке конкретных вопросов и подготовке соответствующих решений помогает специальный аппарат, состоящий из функциональных подразделений.

Структура управления гостиницы «Комфорт» представлена на рисунке 2.1.

Размещено на http://allbest.ru

Рисунок 2.1. Структура управления в гостинице «Комфорт»

Во главе гостиницы стоит директор (управляющий). Он занимается координацией работы менеджеров различных подразделений. Директор вместе за все главные решения, влияющие на жизнь гостиницы. Директор принимает решения по важнейшим вопросам деятельности аппарата управления с целью обеспечения эффективного функционирования гостиничного предприятия.

Директор гостиницы обеспечивает рентабельное ведение гостиничного хозяйства, своевременное и качественное предоставление проживающим комплекса услуг. Директор организует работу по профилактическому осмотру жилых номеров, подсобных и других помещений гостиницы, по проведению капитального и текущего ремонта. Директор определяет прейскурантную политику, распределяет финансы между структурами гостиницы, дает разрешение на расходование средств, устанавливает стандарты обслуживания гостей, дизайна номеров и помещений гостиницы, осуществляет административно-хозяйственное руководство гостиничным комплексом и т.д.

Бухгалтер гостиницы «Комфорт» осуществляет организацию бухгалтерского учёта и финансово-хозяйственной деятельности предприятия, контроль за экономичным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов; организует учет поступления денежных средств, осуществляет контроль за законностью, своевременностью и правильностью их оформления, начисляет и перечисляет платежи в государственный бюджет и предусмотренные законодательством внебюджетные фонды.

Администратор осуществляет руководство работой по хозяйственному обслуживанию гостиницы, обеспечивает сохранность хозяйственного инвентаря, его восстановление и пополнение, а также соблюдение чистоты в номерах и прилегающих помещениях; руководит работой обслуживающего персонала (горничных, прачечных).

Администратор выполняет целый спектр обязанностей: продажа номеров, размещение постояльцев, расчеты с гостями, ответы на телефонные звонки.

Горничные осуществляют обслуживание номеров, а именно: ежедневная уборка, смена постельного белья в установленные сроки, подготовка номера к заселению, поддержание чистоты в общих помещениях (или местах общего пользования), контроль комплектации номера.

Технический персонал включает уборщицу, сантехника, осуществляющего текущий ремонт систем жизнеобеспечения, охранник.

Таким образом, гостиница «Комфорт» является мини-отелем и оказывает услуги по размещению.

2.2 Анализ системы управления временем в гостинице «Комфорт»

В связи с небольшими размерами номерного фонда некоторые сотрудники иногда совмещают сразу несколько функций. Например, администратор иногда убирает номер к заселению гостя. Или занимается закупкой необходимых для отеля продуктов и хозяйственных товаров. Управляющий (директор) иногда выполняет функции маркетолога, плотника, водителя.

В связи с большим количество обязанностей, некоторые сотрудники иногда бывают загружены работой. Таким образом, возникла необходимость диагностики системы управления временем.

Для диагностики сотрудникам была предложена анкета: «Самоменеджмент: насколько хорошо Вы справляетесь со своей работой?».

Напротив каждого вопроса необходимо было произвести самооценку в баллах: 0 - почти никогда; 1 - иногда; 2 - часто; 3 - почти всегда.

Вопросы анкеты включали:

8. В моем плане времени есть «окна», позволяющие реагировать на актуальные проблемы.

Критерии оценки:

0-15 баллов: Вы не планируете свое время и находитесь во власти внешних обстоятельств. Некоторых из своих целей Вы добиваетесь, если составляете список приоритетов и придерживаетесь его.

16-20 баллов: Вы пытаетесь овладеть своим временем, но Вы не всегда достаточно последовательны, чтобы иметь успех.

21-25 баллов: у Вас хороший самоменеджмент.

26-30 баллов: Вы можете служить образцом каждому, кто хочет научиться рационально расходовать свое время. Позвольте окружающим Вас людям приобщиться к Вашему опыту.

Было проанализировано 7 анкет.

Анализ результатов диагностики управления временем сотрудниками гостиницы «Комфорт» представлен в таблице 1.

Таблица 2. ­ Анализ результатов диагностики управления временем сотрудниками гостиницы «Комфорт»

Вопросы анкеты
1. Я резервирую в начале рабочего дня время для подготовительной работы, планирования.
2. Я перепоручаю все, что может быть перепоручено.
3. Я письменно фиксирую задачи и цели с указанием сроков их реализации.
4. Каждый официальный документ я стараюсь обрабатывать за один раз и окончательно.
5. Каждый день я составляю список предстоящих дел, упорядоченный по приоритетам. Важнейшие вещи я делаю в первую очередь.
6. Свой рабочий день я пытаюсь по возможности освободить от посторонних телефонных разговоров, незапланированных посетителей и неожиданно созываемых совещаний.
7. Свою дневную загрузку я стараюсь распределить в соответствии с графиком моей работоспособности.
8. В моем плане времени есть «окна»,
позволяющие реагировать на актуальные проблемы.
9. Я пытаюсь направить свою активность таким образом, чтобы в первую очередь концентрироваться на немногих «жизненно важных» проблемах.
10. Я умею говорить «нет», когда на мое время хотят претендовать другие, а мне необходимо выполнить более важные дела.

Таким образом, в ходе анализа анкет было выяснено, что большинство сотрудников (включая директора) набрали баллы от 0 до 15, что означает, что они не планируют свое время и находятся во власти внешних обстоятельств. Некоторых из своих целей они добиваются, если составляют список приоритетов и придерживаются его. Лишь одни сотрудник (администратор) набрал 17 баллов, что означает, что он пытается овладеть своим временем, но не всегда достаточно последователен, чтобы иметь успех.

В целом анкета показала, что практически никто из сотрудников не резервирует в начале рабочего дня время для подготовительной работы, планирования, не фиксируют задачи и цели с указанием сроков их реализации, не составляют список предстоящих дел, упорядоченный по приоритетам. Многим сотрудника не удается освободить свой рабочий день от посторонних телефонных разговоров, незапланированных посетителей и неожиданно созываемых совещаний.

Немногие сотрудники могут дневную загрузку распределить в соответствии с графиком работоспособности, не могут направить свою активность таким образом, чтобы в первую очередь концентрироваться на немногих «жизненно важных» проблемах, не умеют говорить «нет», когда на их время хотят претендовать другие, а им необходимо выполнить более важные дела.

В целом многим сотрудникам ежедневно приходится выполнять много дел, у них постоянно не хватает времени. В связи с этим часто случаются конфликты, непонимание, загруженность работой отдельных сотрудников (Директор, администратор, горничные) и наличие большого количества свободного времени у других (охранник, сантехник).

Таким образом, анализ системы управления временем в гостинице «Комфорт» показал ее недостаточную эффективность, многие сотрудники не умеют планировать свое рабочее время, постоянно загружены. Возникла необходимость проведение работы по созданию в организации эффективной системы тайм-менеджмента и обучение сотрудников методам и приемам планирования рабочего времени.

Эффективное внедрение системы тайм-менеджмента в организации видится следующим образом:

Эффективное распределение обязанностей среди сотрудников;

Внедрение корпоративных стандартов управления временем;

Обучение сотрудников приемам тайм-менеджмента.

Первым шагом корпоративного внедрения тайм-менеджмента всегда является обучение. Но обычный тренинг не дает максимального результата, если его не сопроводить определенными пред- и посттренинговыми мероприятиями, не сделать логичным элементом системы корпоративного обучения.

Обучение сотрудников приемам тайм-менеджмента предлагается осуществить в ходе тренинга.

Необходимо научить сотрудников грамотно ставить цели, определять приоритеты, находить скрытые резервы времени, эффективно работать и также эффективно отдыхать.

Тренинг необходим как руководителям, так и специалистам, которые хотят более эффективно использовать свое время для достижения рабочих и личных целей.

В программу тренинга можно включить:

­ Основы планирования времени;

­ Эффективная постановка целей и задач;

­ Хронометраж или на что тратится наше время;

­ Приоритетность дел;

­ Жесткие и гибкие задачи;

­ Определение поглотителей времени и борьба с ними;

­ Делегирование и автоматизация;

­ Эффективный отдых.

В ходе тренинга сотрудников стоит познакомить с личным, командным и корпоративным тайм-менеджментом.

Важное значение играют обучение сотрудников приемам планирования рабочего времени, умению ставить цели, задачи и разрабатывать пути их достижения. Организация своего рабочего дня должна отвечать основному принципу: «Работа должна подчиняться мне, а не наоборот». Работники могут провести хронометраж рабочего времени и отследить потери времени.

­ начинать день с позитивным настроением;

­ начинайте работу по возможности в одно и то же время;

­ повторный обзор плана дня, составленного накануне;

­ сначала -- ключевые задания;

­ приступать без раскачивания;

­ согласовать план дня с секретарем (он будет эффективнее работать и сможет оградить руководителя от ненужных препятствий);

­ утром заниматься сложными и важными делами, потому что позже менеджер обычно бывает занят текущими делами.

В течении рабочего дня необходимо перепроверять весь комплекс работ с точки зрения необходимости отдельных работ; отклонять дополнительно возникающую безотлагательную проблему; избегать незапланированных импульсивных действий; вовремя делать паузу и соблюдать размеренный темп.

Небольшие однородные задания необходимо выполнять серией. Рационально завершать начатое (отвлечение и следующее возвращение к работе требуют некоторого времени, потому начатое дело нужно или доводить до конца, или прерывать в нужный момент). Необходимо также выкраивать спокойное время для восстановления сил, контролировать время и планы.

Правила завершения рабочего дня должны быть следующими:

Завершить начатые небольшие дела;

Контроль над результатами и самоконтроль;

Составить план на следующий день;

Каждый день должен иметь свою кульминацию.

Необходимо регулярно, через одинаковые промежутки времени, проверять свои планы и организацию труда, анализировать свою деятельность и свое время и составлять листок дневных препятствий.

В результате тренинга сотрудники узнают об эффективных методиках планирования и организации рабочего времени, научатся правильно ставить цели и формулировать задачи.

Управление рабочим временем -- это организация рабочего времени таким образом, чтобы эффективность его использования повышалась. Существуют общие принципы, или этапы, через которые осуществляется управление временем:

­ Постановка цели. Определение и формулирование цели (целей).

­ Планирование и расстановка приоритетов. Разработка плана достижения поставленных целей и выделение приоритетных (первостепенных) задач для выполнения.

­ Реализация -- конкретные шаги и действия в соответствии с намеченным планом и порядком достижения цели.

­ Контроль достижения цели и выполнения планов.

Рассмотрим, пример, распределения времени с использованием ABC анализа. Напишите список задач. Пометьте каждую поставленную перед задачу буквами «А», «Б», «С» по степени важности для достижения поставленной цели. «А» - очень важные, выполнение которых нельзя делегировать, «Б» - просто важные, которые можно в ряде случаев делегировать и «С» - рутина, без которой не обойтись.

Выберите в ряду «А», «Б», «С» задачи, которые можете выполнить самостоятельно. В особую строку выпишите дела, которые потребуют посторонней помощи. Особо определите, кто и как может помочь в выполнении намеченного плана, руководствуясь правилами делегирования.

Составьте пошаговый, т.е. годовой, квартальный, месячный, недельный и ежедневный планы. Распределите время таким образом, чтобы вы могли до 15% времени заниматься выполнением задач «А», до 20 % выполнением задач «В» и не больше 65% задачами «С».

В этом пункте Вы воспользовались Принципом Парето или принципом 20:80. Этот принцип был открыт в ХIX веке итальянским экономистом Парето, который на основе статистических данных установил, что 20% населения обеспечивают 80% национального дохода страны. Исходя их этого принципа Вы можете так расставить приоритеты, чтобы за 15% потраченного времени выполнить до 60% объема работ, приближающих Вас к заветной цели.

Рассмотрим, пример, распределения времени горничной с использованием ABC анализа:

Подготовка номера 4 к заселению;

Уборка номеров 1,2,3;

Смена постельного белья в номере 2,3;

Влажная уборка в холле;

Разложить белье;

Проверить комплектацию номеров 4,5.

Полить цветы в холле;

Поменять занавески в номере 1;

Вымыть окно в холле.

У сотрудников гостиницы большие потери времени происходят в связи с разговорами с клиентами. Многие клиенты обращаются к горничной, администратору и другим работникам с той или иной просьбой. А иногда им просто хочется поговорить на постороннюю тему, забывая о том, что сотрудник находится на работе. Иногда возникают нестандартные ситуации в номере (клиент недоволен качеством обслуживания или предлагает горничной поговорить за чашкой чая. Сотрудник очень часто стоит перед выбором:

Нужно быть внимательным и обходительным с клиентом, чтобы он потом снова воспользовался услугами гостиницы;

Нужно выполнить работу в срок и нельзя большую часть рабочего времени проводить в разговорах с клиентом.

Сотруднику можно посоветовать придумать стандартную вежливую формулу отказа, которая поможет в будущем легко и необидно отклонять подобные обращения клиентов. Например, горничная может сказать гостю: «Правилами поведения в нашей гостиницы мне запрещено вступать в личную беседу с гостем. По всем вопросам вы можете обратиться к администратору».

Успех каждого руководителя зависит от умения планировать свое рабочее время. Чем лучше спланировано время, тем лучше оно может быть использовано в личных и профессиональных интересах руководителя. Планирование как составная часть заданий и правил самоменеджмента означает подготовку к реализации цели. Планирование ежедневной работы, средне-- и долгосрочных задач означает также выигрыш во времени, достижение успеха и большую уверенность в себе.

Подобные документы

Сущность, принципы, причины использования и современные приемы тайм-менеджмента. Специфика тайм–менеджмента на предприятиях сервиса. Характеристика особенностей управления временем и использования рабочего времени в рекламной компании "Бриз–сервис".

курсовая работа , добавлен 26.04.2015


Теоретические основы тайм-менеджмента: сущность и принципы, причины использования, современные приемы. Внедрение системы в компанию. ОАО "Мегафон": краткая характеристика, оценка системы тайм-менеджмента и главные особенности её совершенствования.

курсовая работа , добавлен 08.07.2012


Сущность и содержание тайм-менеджмента, исторические этапы его развития. Методы изучения трудовых процессов и затрат рабочего времени. Основные способы управления временем в современных организациях. Реализация технологий тайм-менеджмента в ООО "Босфор".

дипломная работа , добавлен 13.07.2015


Сущность и содержание тайм-менеджмента. Методы изучения трудовых процессов и затрат рабочего времени. Основные способы управления временем в современных организациях. Анализ и пути совершенствования технологий тайм-менеджмента, применяемых в ООО "Босфор".

дипломная работа , добавлен 01.08.2015


Основные принципы и инструменты управления временем персонала. Принципы диагностики тайм-менеджмента. Краткая характеристика деятельности организации ИП Будников А.В. Главные недостатки использования рабочего времени офис-менеджера в организации.

дипломная работа , добавлен 23.08.2011


Время как социально-философская категория. Основные гипотезы и проблемы организации времени. Основные направления тайм-менеджмента. Перспективы применения технологий тайм-менеджмента в школе. Планирование как фактор внедрения технологий тайм-менеджмента.

дипломная работа , добавлен 27.11.2012


Анализ эффективности использования рабочего времени. Определение и основные понятия тайм-менеджмента. Его структура: целеполагание, определение приоритетов, знание инструментов планирования, привычки. Характеристика основных техник управления временем.

реферат , добавлен 11.12.2015


Рабочее время и тайм-менеджмент руководителя и специалиста на предприятии: суть, классификация, пути повышения эффективности использования. Современные приемы тайм-менеджмента. Анализ использования рабочего времени МУЗ "Ивановская городская больница № 2".

дипломная работа , добавлен 17.08.2016


Исследование потерь рабочего времени на рабочем месте с помощью техники хронометража. Необходимость корпоративного внедрения тайм-менеджмента. Обзор использования инструментов, техник и приемов тайм-менеджмента в отечественных и зарубежных компаниях.

контрольная работа , добавлен 15.01.2014


Сложность управления творческим и управленческим трудом "сверху". Концепции тайм-менеджмента и основные проблемы нехватки как личного, так и рабочего времени. Откуда появляется нехватка времени и как с ней бороться. Этапы внедрения тайм-менеджмента.

Жизнь порой задаёт очень высокий темп, и на нас сваливается куча дел. И хотя в сутках у всех одинаковое количество времени, не все используют его с пользой. Кто-то успевает и спортом позаниматься, и поработать, и уделить время саморазвитию и близким. А кто-то может проработать целый день и с удивлением обнаружить, что не сделал ничего важного.

Мы действительно хотим успевать всё. Спрос рождает предложение: появилось много книг о личной эффективности, курсов продуктивности и коучингов с тренингами успеха и мотивации. И ещё - системы тайм-менеджмента. сайт разбирается, что такое тайм-менеджмент, когда он помогает успевать делать всё, а когда оказывается бесполезным и неэффективным.

Что такое тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент - это способы управления временем, с помощью которых повышается эффективность его использования.

Существует множество разных систем организации времени: для загрузки персонала и расчёта часов работы используют одни подходы, для личных нужд - другие. Тайм-менеджмент помогает не только успевать делать рабочие задачи, но и уделять достаточно времени отдыху, спорту и общению с близкими.

Когда тайм-менеджмент бесполезен

Тайм-менеджмент важен тем, у кого есть возможность распределять время самостоятельно. Если вы работаете по чёткому графику, который никак не изменить, планировать удастся разве что выходные дни. Но есть и другие ситуации, в которых тайм-менеджмент бесполезен.

Тайм-менеджмент - это не волшебная таблетка, которая поможет успевать всё . Потому что на самом деле тайм-менеджмент - это не о том, что нужно успевать всё. Это о том, что нужно успевать важное, а от неважного - отказаться.

Тайм-менеджмент - это не средство мотивации. Управление временем не сделает вас продуктивнее и мотивация не упадёт с небес, если вам глубоко противно то, что вы делаете. Самое главное - убедитесь, что вы действительно хотите заниматься этими делами. Возможно, вам нужно менять свою профессиональную сферу, а не пытаться делать больше и лучше.

Тайм-менеджмент не гарантирует успеха. Некоторые коучи убеждают, что стоит лишь научиться их технике - и вы сразу разбогатеете, решите проблемы в семье, начнёте заниматься спортом. Но это так не работает. Тайм-менеджмент - всего лишь инструмент, который бесполезен без ваших усилий. Это как купить ручку, которой записывал идеи великий писатель, и надеяться, что эти идеи теперь станут приходить к вам.

Техники тайм-менеджмента не универсальны, они подходят не всем. Любая авторская методика - это лишь опыт её создателя. Но мы индивидуальны, поэтому не все способы и не всегда получится применить. Если методика не работает, то не надо себя насиловать - просто поищите другую. А ещё лучше - понаблюдайте за собой. Вы лучше всех знаете себя и то, как вам удобнее работать. Кто-то продуктивен в первой половине дня, кто-то - вечером или даже ночью.

Тайм-менеджмент не заставляет вас превозмогать себя . Вставать в 5 утра или спать по 4 часа и чувствовать себя плохо - это не тайм-менеджмент. Кроме того, не укоряйте себя, если сразу не получается решать задачи эффективно. Разрешите себе ошибаться. Не подойдут одни способы - попробуете другие. Так можно.

Как управлять временем

В тайм-менеджменте есть разные техники и инструменты. Они помогают на разных этапах: планирования, расстановки приоритетов, оценки результата.

Планируйте: ставьте цели и задачи

Планирование - важная часть управления временем и повышения эффективности. Планировать можно либо вечером на следующий день, либо в начале дня. При планировании важно разделять цели и задачи. Цель - общая и глобальная. Цели разбиваются на небольшие и конкретные задачи. Например, цель - сдать квартальную отчётность. Разбиваем её на небольшие конкретные задачи: собрать данные за 3 месяца, свести их в таблице, создать графики динамики, сделать презентацию.

Составляйте списки задач на день и более длительные периоды - неделю или месяц. Для каждой задачи нужно определять срок, к которому её нужно выполнить. Для этого можно использовать бумажные или электронные планировщики. Подойдут ежедневник, доска со стикерами или приложения для планирования - например, Trello или Wunderlist.

Так выглядит доска задач в Trello - это электронный аналог доски со стикерами. Списки и карточки можно организовать так, как вам удобно.

Задачу также можно разбить на этапы и отмечать, когда выполнили каждый. Кроме того, для задачи нужно определить срок и стараться не передвигать его. Время всегда берите с запасом: нужно 3 дня - заложите 4. Всё всегда идёт не так, как мы планируем.

Расставляйте приоритеты

Вы можете записать десятки задач. Для них нужно определить приоритетность, а от некоторых, возможно, даже отказаться совсем.

Для расстановки приоритетов есть два популярных способа: ABC и матрица Эйзенхауэра.

Метод ABC

Возьмите список задач и поставьте для каждой уровень приоритетности буквами A,B,C (некоторые прибегают также и к буквам D и E).

• A - важные и срочные задачи, высший приоритет в выполнении. Это те дела, невыполнение или откладывание которых может иметь неприятные или серьёзные последствия. Например, исправить ошибку, из-за которой перестал работать сайт, особенно если от промедления бизнес теряет деньги.
• В - важные, но несрочные задачи или те, невыполнение которых не приведёт к серьёзным последствиям. Пример - внедрить разработку, которая поможет увеличить продажи. Это важно, но если чуть сдвинуть её - вряд ли произойдёт что-то непоправимое.
• С - задачи, которые было бы неплохо выполнить: провести вечер с друзьями или устроить ужин для жены.

К уровню D относят задачи, которые можно делегировать подчинённым, а к E - от которых стоит отказаться вообще.

Матрица Эйзенхауэра

Метод назван по имени его создателя - президента США Дуайта Эйзенхауэра. Задач у него было очень много, поэтому он расставлял их приоритетность, распределяя по категориям:

• срочные, важные;
• важные, несрочные;
• срочные, неважные;
• неважные, несрочные.

Лист делится на 4 квадрата, в которые и вписываются задачи.

Матрица Эйзенхауэра: 4 квадрата с разной срочностью и важностью. Некоторые бумажные планировщики выпускают уже разлинованными на такие квадраты.

Срочные и важные выполняйте в первую очередь. Они имеют прямое значение для вас и будущего, их нельзя кому-то делегировать. Важные, но несрочные можно спокойно и комфортно выполнять самому или передать подчинённым и сотрудничать с ними в ходе их выполнения. Срочные и неважные старайтесь передать другим. От несрочных и неважных стоит отказаться совсем.

Удобнее всего расставлять приоритет задач сразу же, когда вы их вносите в планировщик, - так в него не попадёт ничего лишнего.

Выполняйте задачи

Запланировать задачи и определить их приоритет - только половина работы. Теперь нужно их выполнить. Тем более обычно всё идет не по плану: сыплются новые задачи, мы прокрастинируем, не учитываем какие-то нюансы, которые в итоге сдвигают сроки задачи, и вместе с этим двигают и последующие задачи. Всё предусмотреть не получится, но кое-что всё равно можно учесть, чтобы свести помехи к минимуму.

Не пытайтесь решать несколько задач одновременно

Мозг - не многозадачный компьютер. Мы не ускоряем процесс, если пытаемся сделать всё одновременно, а распыляемся между задачами. Отвлекаемся, упускаем важное, замедляемся, стрессуем, постоянно переключаемся между задачами и вникаем в них каждый раз заново.

Уберите то, что мешает сконцентрироваться на задаче

Закройте соцсети и мессенджеры, отключите звук на телефоне, приберитесь на рабочем месте. Если работаете дома, то выберите время и место, когда вас не будут отвлекать члены семьи. Иначе будете распылять внимание или вовсе станете прокрастинировать.

Не бросайтесь сразу выполнять новые задачи

Для начала определите их приоритетность. Если вы вклините новую задачу, то не успеете сделать запланированные - а среди них могут быть и важные. Как правило, ничего не случится, если согласовать с коллегами, что новую задачу вы выполните завтра. Не так много задач, которые нужно бросаться делать сразу же.

Научитесь отказывать

Не все задачи и проекты вообще стоит брать на себя. Иногда на нас пытаются свалить то, чем мы вообще не должны заниматься. Иногда просто нет смысла брать новый проект, если на него нет времени и вы не хотите отказаться от других. Даже если вас будет слёзно умолять лучший друг. У каждого есть право на "нет ", помните об этом.

Работайте так, как вам удобнее

Мы все очень разные. У нас разные темпераменты, происходят разные события в жизни, мы активны в разное время и по-разному. Например, если вам сложно долго концентрироваться на задаче - попробуйте технику "Помидор ". Она названа так в честь кухонного таймера в виде помидорки, который отсчитывает 25 минут. Запустите таймер на 25 минут и занимайтесь это время только работой. Затем перерыв 5 или 10 минут.

И если у вас есть возможность поменять рабочий график под себя - не отказывайтесь от нее.

Оценивайте результат

Выполнили задачу - проанализируйте, что было хорошо, а что нет. Возможно, какие-то инструменты тайм-менеджмента вам не подходят. Техника "Помидор " не сделает вас продуктивным, если вам удобнее поработать полтора-два часа, а затем сделать хороший перерыв.

Обратите внимание, что мешало выполнению задачи: устали, отвлекались на почту или подпевали любимому исполнителю. В следующий раз попробуйте исключить раздражители.

Отдыхайте

Важная составляющая тайм-менеджмента - отдых. Планируйте короткие перерывы в течение дня, определите время, после которого не будете заниматься работой. Постарайтесь полноценно отдыхать в выходные и не брать работу на дом. Никто не может быть продуктивным 24/7. Нам нужно отдыхать и восполнять ресурсы. Включите в своё расписание тренировки, время с близкими и полноценный сон.

А ещё учтите, что после аврала вам понадобится больше времени на восстановление.

Не забывайте о важном

Помимо рабочих задач, проектов и карьеры, в жизни ещё много всего удивительного и прекрасного. Так ли уж нужно брать восьмой проект для престижной компании или заработать на новейший автомобиль, если это лишит вас времени с детьми и любимыми? Не забывайте, что не всё измеряется деньгами и успехом. Планируйте так, чтобы потом не жалеть, что пропустили что-то очень важное для себя.

Посей мысль и пожнешь поступок; посей поступок и пожнешь привычку. Посей привычку и пожнешь характер, посей характер и пожнешь судьбу.

У.Теккерей

Тайм менеджмент или управление временем — очень важный навык, которым должен владеть каждый руководитель, каждый родитель и вообще – каждый взрослый человек, который хочет достигать определенных результатов в своей жизни.

Катастрофическая нехватка времени на личную жизнь и семью – с этим сталкивается практически тот, кто не умеет грамотно им распорядиться. В погоне за достижениями, человек сталкивается с быстрой утомляемостью, стрессом и апатией. Как управлять временем? Как грамотно структурировать день, чтобы успевать не только все, что необходимо, но и все, что хочется?

Тайм менеджмент – это методика правильного управления временем, позволяющая повысить продуктивность и производительность человека. Она включает в себя 3 ключевых момента:

1. Грамотная расстановка приоритетов.
2. Распределение ресурсов, которые потребуются на достижение поставленных целей.
3. Оптимизация рабочего процесса.

Даже благодаря основам тайм менеджмента, можно научиться управлять не только рабочим временем, а также уделить внимание семье, заняться хобби и саморазвитием, да и просто – остановиться на мгновение и получить удовольствие.

Техника позволяет не только грамотно осуществлять поставленные задачи, но и заниматься любимыми делами.

Принципы тайм менеджмента

Амбиции некоторых людей – безграничны, а собственные ресурсы – всегда ограничены. Тайм менеджмент помогает правильно организовать и спланировать время, грамотно расставляя приоритеты, вычленяя важное и первостепенное, отбрасывая несрочное или факультативное.

Следует подчеркнуть, что для того, чтобы применять основные принципы тайм менеджмента на практике, необходимо отказаться от иллюзий насчет своей организованности. Если только человек считает, что способен успеть все на свете, он обречен на неудачу. Но если он умеет адекватно оценивать свои возможности и знает, что в сутках всего 24 часа (плюс нужно время на сон и отдых!) – он вполне сможет повысить свою продуктивность.

Тайм менеджмент и простые способы управления временем можно использовать как индивидуальный или коллективный навык. Для организации командной работы сначала нужно разобраться со своими мотивами и планами, а затем – помочь сделать это другим людям. Но не наоборот!

Правильная постановка целей

Большинство людей не знает, как правильно поставить перед собой цель. В результате чего, снижается активность и исчезает мотивация. Прежде всего, цель должна быть четкой, иметь конкретные сроки и осуществимой. Без этих критериев, она становится просто желанием человека и со временем перестает мотивировать.

Принцип Вильфредо Парето

Принцип Вильфредо Парето в тайм менеджменте заключается в определении жизненных приоритетов. Если другими словами, этот принцип еще называется закон 20 на 80. Смысл его в том, что если человеку необходимо достичь поставленных целей, то на 80% результат будет зависеть от 20% действий. Какие это будут действия, каждый решает для себя сам.

Рациональный подход к привычкам

Принцип подразумевает развитие правильных и полезных привычек. Они способствуют выполнению всех запланированных за день дел. Специалисты доказали, что для прививания хорошей привычки достаточно 3-х недель.

Здоровое, подтянутое и сильное тело – это не прихоть богатых людей, а насущная необходимость, инструмент, благодаря которому они могут справляться с высоким уровнем стресса, жить в быстром ритме и решать действительно сложные задачи.

Скажи мне, в чем твой план, и я скажу – кто ты

Грамотно управлять своим как рабочим, так и личным временем без ежедневного планирования просто невозможно. Под ним следует понимать перечень задач, которые нужно сделать за день.

Для этого человеку необходимо каждый вечер составлять план на следующий день, а вечером уже подводить итоги. Для работы удобно также использовать еженедельное, ежемесячное, ежеквартальное или ежегодное планирование. Есть те, кому нравится создавать планы на более длительный срок. Традиционным инструментом для эффективного планирования считается ежедневник, но помимо него можно пользоваться мобильными приложениями, многочисленными компьютерными программами или даже засечками на стене тюремной камеры.

По опыту бизнесменов и руководителей можно сказать, что никакой принципиальной разницы между бумажными или электронными планировщиками задач нет. А вот разница между теми, кто может, и кто не может создавать реалистичный план – есть.

С неудачей, торможением рабочего процесса и потерей мотивации непременно столкнется тот, кто нечестен с собой. Прежде, чем включать какой-либо пункт в свой график задач, следует внимательно прислушаться к себе и осознать свои мотивы. Быть в согласии с собой – это не менее важно, чем быть продуктивным.

Правила тайм менеджмента

Ни одна из методик не считается универсальной, которая подойдет абсолютно всем, даже тайм менеджмент. Однако, соблюдение правил тайм менеджмента помогает создавать свою индивидуальную систему управления временем, которая будет учитывать особенности и потребности человека.

Основные правила:

1. Личное время следует планировать, учитывая не только объективные факторы, но и субъективные, такие как настроение. Иметь вдохновение на какую-либо работу важно не только для представителей творческих профессий, но и для всех, кто хочет чувствовать себя счастливым, а не подавленным и опустошенным.
2. Если в списке дел на день много задач, нужно обязательно расставлять приоритеты, чтобы как можно раньше устранить муки совести. После того, как неотложные дела сделаны, можно либо продолжить действовать по плану, либо перенести остальное на другой день. Ни один человек не в состоянии круглосуточно быть безупречным и не отдыхать.
3. Очень поможет в правильном управлении временем использование в жизни принципа Парето. Необходимо найти те самые 20%, которые наиболее важны.
4. Человеку, который хочет изменить свою жизнь в лучшую сторону, следует носить список дел постоянно с собой и регулярно с ним сверяться, чтобы не упустить важные моменты.
5. При составлении списка дел необходимо учитывать индивидуальные биоритмы, ведь у каждого человека пики активности приходятся на разное время. В целом эндокринная система работает таким образом, что сложные дела проще всего делать до 12 часов дня. Но длительные привычки, например, многолетний опыт работы по ночам, тоже нужно учитывать.
6. Никогда не стоит работать отрывками, если браться за одно дело, лучше его довести до конца и только потом уже приступать к другому. Фокусироваться сразу на нескольких задачах гораздо сложнее, чем на одной.
7. Необходимо постоянно мотивировать себя, только не в коем случае не принуждать. Мотивация должна быть положительной. Обещание удовольствия, награды или облегчения работает лучше, чем давление, принуждение или шантаж.
8. Если для выполнения задания потребуется не более 10-ти минут, следует его выполнить сразу, не откладывая на потом.
9. Все запланированные дела должны быть выполнимыми и достаточно простыми. Большую задачу нужно дробить на множество более простых и понятных этапов.

Все правила необходимо корректировать по ситуации, рассматривать, как полезный совет, а не как аксиому. Спустя некоторое время планирование времени станет приятной привычкой.

Список дел, как считают психологи, лучше составлять в настоящем времени и от первого лица. Такая уловка будет мотивировать к действию.

Как управление временем влияет на жизнь?

Тайм менеджмент в жизни позволяет за короткие сроки реализовывать больше творческих проектов, зарабатывать больше денег и получать больше удовлетворения.

Современные приемы тайм менеджмента отличаются гибкостью и разрешением на отдых, ведь специалисты давно отказались от жесткой мотивации себя или других людей. Разрешение на отдых, как это ни парадоксально, повышает работоспособность человека, помогает обрести свежий взгляд на задачи и достичь своей цели более быстрым и изобретательным способом.

Применение в жизни правил тайм менеджмента дает больше осознанности в повседневных делах, позволяет увидеть, на что тратятся минуты, дни и годы, подвести некоторые итоги своих действий.

Воспользовавшись даже основными методами тайм менеджмента, человек вскоре станет замечать, как меняется жизнь. Кроме того, состояние здоровья заметно улучшится, так как в распоряжении будет больше времени для отдыха.

Противоречивые мотивы

С точки зрения психологии есть разные взгляды на проблему мотивации и организации времени. Но все профессионалы так или иначе рекомендуют сначала разбираться с мотивацией, и только после этого приступать к составлению плана.

Приступая к проекту или задаче, полезно ответить себе на следующие вопросы:

1. Зачем мне это нужно? Что конкретно я хочу получить от этого дела? Обычно люди хотят простых и понятных вещей: денег, удовольствия, повышения самооценки. Помимо этого, они хотят заботиться о других людях, о своих подчиненных, коллегах, детях и родственниках. Осознание мотива поможет расставить приоритеты.
2. Есть ли в этой задаче что-то, что мне сложно сделать? Есть ли что-то, что меня раздражает, смущает, отталкивает, что вызывает гнев или любое другое неприятное чувство? Отвечая на этот вопрос, человек поймет, какое состояние будет саботировать его деятельность, вставлять палки в колеса и устраивать неприятные сюрпризы. С чувством, которое удалось обнаружить, не обязательно что-то делать, но его обязательно назвать и заметить в себе самом.
3. После такого упрощенного анализа своей мотивации, можно в любой форме составить план, прописать реалистичные сроки, и в назначенный час приступить к действиям.

Глядя на успешных людей, сложно представить, что они тоже имеют дело с конфликтом между страхом и желанием, между неуверенностью и стремлением. Кажется, что эти люди – цельные и целеустремленные, и не знаю никаких сомнений и тревог.

Это не так. Любой, кто начнет делать что-то сложное, новое или ответственное, обязательно почувствует кризис мотивации в какой-то момент. Справиться с этим, и вернуться к проекту, поможет самоанализ или консультация психолога.

Бешеный ритм современной жизни часто приводит к постоянной нехватке времени. «Совещания, отчеты, планерки, встречи с клиентами, звонки, проекты, личная жизнь — кручусь как белка в колесе, а ничего не успеваю» — сетуют некоторые. Так в чем же причина того, что за один и тот же промежуток времени одни успевают гораздо больше, чем другие? Ответ очевиден — в управлении временем , в его грамотном планировании и рациональном использовании, что на выходе дает более высокую продуктивность.

Что такое тайм-менеджмент?

Тайм-менеджмент (англ. time management — управление временем) — это процесс организации и планирования собственного времени, который позволяет выполнять текущие задачи более эффективно и продуктивно. Хорошее управление временем позволяет вам работать в первую очередь рациональнее, а не усерднее — чтобы вы успевали завершить больше дел за меньшее количество времени, каким бы обширным не был список ваших задач. Неспособность управлять собственным временем не только наносит ущерб вашей эффективности, но и вызывает стресс из-за постоянных нарушений сроков выполнения задач.

Специалисты выделяют два вида тайм-менеджмента: личный и корпоративный. В широком понимании тайм-менеджмент как подвид представляет собой механизм управления временем компании. В корпоративном тайм-менеджменте основной акцент делается на управление рабочим временем всех сотрудников компании, а рациональное использование времени каждым конкретным сотрудником является результатом правильного построения корпоративной системы.

Тайм-менеджмент в узком смысле – это организация личного времени каждого человека. Он актуален в тех случаях и для тех категорий работников, которые обладают определенной свободой выбора и имеют гибкий график. Когда человек вынужден самостоятельно принимать решения и организовывать процесс своей работы, ему необходимо владеть технологиями организации личного времени.

Для чего нужен тайм-менеджмент?

Преимущества применения тайм-менеджмента огромны:

1. Повышается производительность и эффективность труда.
2. Улучшается профессиональная репутация.
3. Уменьшается уровень стресса (задачи выполнены в срок).
4. Расширяются возможности для продвижения по карьерной лестнице.
5. Большие возможности для достижения важных жизненных целей и целей карьеры.
6. Появляется больше личного времени для общения с родными и близкими.

В то же время неспособность эффективно управлять своим временем может иметь некоторые очень нежелательные последствия:

1. Нарушенные сроки выполнения (deadline) задач.
2. Неэффективный рабочий процесс.
3. Плохое качество работы.
4. Плохая профессиональная репутация и отсутствие карьерного роста.
5. Более высокие уровни стресса.

Этапы тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент включает в себя ряд этапов, в числе которых:

1. Постановка целей.
2. Планирование и распределение времени.
3. Делегирование задач и управление ресурсами.
4. Анализ затрат времени.
5. Фиксация времени.
6. Приоритизация.
7. Реализация задач.
8. Контроль достижения целей, выполнения планов, подведение итогов по результатам.

Основные правила тайм-менеджмента

1. Составьте список задач

Для начала необходимо определиться с перечнем всех задач, которые необходимо выполнить. Отразите в списке не только все рабочие задачи, но также и личные. Составьте список исходя из задач, которые необходимо выполнить в течение дня, недели, месяца, года. Не забывайте о личной жизни, встречах с друзьями, посещении поликлиники, отразите в списке время для саморазвития и не забудьте про отпуск.

2. Проведите хронометраж

После того как вы составили список задач, необходимо напротив каждой задачи написать ориентировочное время (минут, часов, дней), необходимое для ее выполнения. В последствии это вам пригодится при планировании распорядка дня.

3. Расставьте приориты

Как правило, задач всегда много и успеть все и сразу невозможно. Поэтому необходимо правильно расставлять приоритеты. Критерии расстановки приоритетов могут быть различными — это и личные мотивы, и финансовое вознаграждение. В качестве ориентира при расстановке приоритетов можно воспользоваться матрицей Эйзенхауэра.

Матрица дел Эйзенхауэра

Все задачи разделяются на 4 группы:

1. Срочные и важные — выполняются в первую очередь и в полном объеме (критические задачи).
2. Важные, но не срочные — выполняются во вторую очередь. Решение таких задач можно отложить на определенное время, но они также должны быть полностью решены.
3. Срочные, но не важные — это задачи, которые хоть и являются срочными, но они не критичны. Выполнение таких задач желательно делегировать другим лицам, а если это не возможно — то отложить, т.к. они «пожирают время» для решения критических задач.
4. Не срочные и не важные — это задачи, которые не имеют никакого значения в принципе и не несут никаких последствий при их невыполнении. Такие дела можно смело вычеркивать из вашего списка.

4. Составьте план действий (задач)

Имея на руках перечень задач, их приоритетность и хронометраж, можно составить расписание задач на день, неделю, месяц. Теперь, вместо того, чтобы переживать по поводу: «опять не успел сделать всю ту кучу дел», — вы понимаете, что вы выполнили все, что могли реально успеть, с учетом существующего в вашей жизни времени.

5. Фильтруйте информацию

В современном мире информационных потоков можно легко потеряться во времени. Поэтому научитесь отсеивать весь информационный шум и концентрируйтесь на обработке только той информации, которая вам действительно необходима.

6. Не распыляйтесь между задачами

Доведите начатую задачу до конца, не оставляйте ее нерешенной. Эксперты в области тайм-менеджмента отмечают, что неоднократное возвращение к решению «надоедливой задачи» снижает производительность человека в пять раз!

Также не беритесь за несколько дел одновременно (конечно, если вы не гуру многозадачности). Это займет больше времени по сравнению с выполнением всех задач отдельно и может снизить качество их выполнения.

7. Устраните «пожирателей времени»

Исключите все то, что понапрасну отнимает ваше время: просмотр социальных сетей, телевизионных передач, лишние кофе-брейки и разговоры с коллегами ни о чем и т.п. Если вы выполняете много рутинной работы (например, по сбору и обработке данных) — постарайтесь по-максимуму автоматизировать данный процесс.

8. Соблюдайте порядок

Наведите порядок на рабочем столе, систематизируйте документацию и разложите ее по полочкам, упорядочите информацию в вашем ПК, базах данных контактов и т.п. Все это существенно облегчит вам жизнь при поиске необходимой информации (документов) и сэкономит кучу времени.

9. Работайте в определенное время

У каждого человека есть собственные биоритмы, определите когда у вас пик активности. Именно в эти часы следует выполнять самые сложные задачи, т.к. максимальная концентрация позволит решать подобные задачи более эффективно и продуктивно.

10 . Не забудьте про отдых

Обязательно уделяйте время себе: сходите в спортзал, путешествуйте, не забывайте о хобби, проведите вечер в кругу семьи. Отдохнувший человек — эффективен и в работе!

Здравствуйте! Сегодня поговорим про тайм-менеджмент или эффективное управление временем и ответим на вопрос, как все успевать!

Человек является частью социума. У каждого из нас есть определенные обязанности перед самим собой, коллегами и родными. Порой кажется, что жизнь – это калейдоскоп одинаковых дней, с большим количеством задач, на решение которых постоянно не хватает времени. Если вы ассоциируете себя с белкой в колесе, тогда вам интересно будет узнать о том, что временем можно эффективно управлять.

Что такое тайм-менеджмент или управление временем

Взгляните на богатых и успешных людей. Они владеют большим бизнесом, руководят огромным количеством людей и находят время для отдыха и семьи. «Как все успевают успешные люди?» спросите вы. Да все потому, что они знают и владеют основами тайм-менеджмента.

Тайм-менеджмент – это умение рационально распределять свои временные ресурсы. В переводе с английского означает «управление временем». Конечно, люди не волшебники и не умеют возвращать время вспять, или останавливать его. Но мы можем научиться грамотно распределять каждую минуту, чтобы успевать выполнять все поставленные задачи.
Девизом успешных тайм-менеджеров можно считать выражение «Успевай больше, работая меньше».

Кому будет полезен тайм-менеджмент

Люди имеют разные потребности и разные обязанности. Не стоит думать, что проблема отсутствия свободного времени это проблема только руководителей и состоятельных людей. На самом деле учиться делать максимальное количество дел в определенный промежуток времени начинают с детства.

Давайте вспомним хотя бы распорядок дня ребенка. Наверняка у многих дома висел плакат «Расписание уроков и распорядок дня». Благодаря ему дети соблюдают режим дня и дисциплинируются.

Если вы задаетесь вопросами: «Как работать и успевать все делать по дому женщине с ребенком», «Как научиться быстрее все успевать и не уставать», значит данные вопросы для вас актуальны, особенно если вы молодая мама. Некоторые представительницы прекрасного пола успевают следить за тремя детьми, ухаживают за собой и мужем, а некоторые не могут справиться даже с одним ребенком.

Поэтому не стоит думать, что тайм-менеджмент – это бесполезная наука, которая в жизни вряд ли вам пригодится. На самом деле, если вы научитесь контролировать свое время, вы обретете счастье и гармонию во всех сферах жизнедеятельности.

История тайм-менеджмента

Люди с древних времен пытались максимально эффективно распределять свои трудовые ресурсы, поэтому еще в Древнем Риме философ Сенека начал распределять потраченное время, на то, которое он провел с пользой и бесполезное. Если известный мыслитель делал что-то полезное, то такое время считалось хорошим, бесполезное – плохим.

Позже Сенека начал записывать, что и когда он делал. После этого проводил анализ потраченного времени и оценивал его эффективность. Можно сказать, что он занимался построением системы эффективного тайм менеджмента.
В ΧV веке известный итальянский ученый Альберти утверждал, что люди, которые умеют с пользой управлять своим временем, всегда будут успешными.

Уже в ΧΧ веке был создан институт труда, где работало немало известных личностей. Например, биолог Любящев А.А. изобрел метод хронометража. Его успешно и сейчас применяют на большом количестве предприятий, анализируя рабочее время каждого специалиста.

Хронометраж позволяет проанализировать, сколько времени необходимо человеку для выполнения определенной задачи.

Основные составляющие тайм-менеджмента

Перед тем как приступить к изучению основных правил тайм-менеджмента, необходимо знать, из каких частей он состоит. То есть что необходимо будет делать, и благодаря чему вы научитесь распределять свое время:

• Строгий учет всего времени;
• Оптимизация рабочих временных ресурсов;
• Ежедневное планирование своего дня;
• Постоянная мотивация.

Управлять своим временем нужно не только в рабочие часы, но и в период отдыха. Это поможет лучше восстановить свои силы, а также даст возможность чувствовать себя счастливым, самодостаточным и успешным человеком.

Не каждый гражданин нашей страны вообще слышал о том, что своим временем можно умело управлять. Соответственно о существовании методики тайм-менеджмента многие даже не подозревают. Но в случае если человек все-таки заинтересовался и поверхностно ознакомился с минимальной информацией об этом искусстве, то он сразу становится заложником многих страхов.
Рассмотрим самые популярные страхи, связанные с тайм-менеджментом.

1. Никто не может управлять временем, поэтому жизнь шла, и будет идти своим чередом. Это неверное утверждение, ведь вы сами являетесь хозяевами своей судьбы. Только от вас зависит, насколько быстро будет выполнена работа и сколько останется времени для отдыха и общения с друзьями. Овладев полезными привычками, которые помогают сэкономить время, вы будете управлять не временем, а своей жизнью;
2. Благодаря тайм-менеджменту придется больше работать. Некоторые люди действительно боятся, того, что если у них появится свободное время, то придется выполнять больше незапланированной работы. На самом деле тайм-менеджмент позволяет оптимизировать все процессы, и вы вряд ли успеете сделать незапланированную работу;
3. Придерживаясь правил тайм-менеджмента, можно превратиться в робота. Многие думают о том, что если полностью распланировать свою жизнь, то можно лишиться всех человеческих радостей. На самом деле тайм менеджмент не забирает время, а наоборот помогает найти лишний час-два, который можно потратить на себя.

Принципы тайм-менеджмента или как все успевать

Искусство управления своим временем – это довольно сложная наука, на изучение которой может уйти не один год. Но мы постарались выделить основные принципы тайм-менеджмента, которые помогут правильно организовывать день каждого человека.

Планируйте каждый свой день

Каждый день перед сном старайтесь выделить несколько минут для того, чтобы в письменной форме составить план на следующий день. Сделать это можно на листке бумаги или на демонстрационной доске. Пропишите каждую минуту своего времени, не забывая об отдыхе и форс-мажорных обстоятельствах. Не забывайте достаточно времени уделять именно этим пунктам, ведь никто не застрахован от непредвиденных трудностей.

Свой план носите всегда с собой (если он записан в блокнот или ежедневник), периодически в него посматривайте и проверяйте, укладываетесь ли вы в отведенное время. Вычеркивайте или стирайте выполненные пункты. Так вы будете чувствовать самоудовлетворение от выполненной работы.

Ставьте перед собой цель

У каждого человека есть мечта, которая превращается в определенную цель. Людям, которые ставят перед собой определенные задачи и знают ради чего они работают, легче достичь желаемого.

Например, если вы обычный среднестатистический офисный работник, но ставите перед собой цель быть руководителем, тогда необходимо получить соответствующее образование, хорошо себя зарекомендовать перед начальством и качественно выполнять свою работу. В таком случае у вас есть большие шансы продвинуться по карьерной лестнице. Возможно, в будущем вы . И в идеале, введете стандарт корпоративного тайм-менеджмента в своей организации. Главное действительно этого хотеть и не сидеть сложа руки.

Немаловажно научиться правильно ставить цели. Для начала подумайте, чего именно вы хотите. Ваша цель должна быть конкретной, достижимой, актуальной, измеримой и ограниченной временными рамками. Не нужно мечтать о том, что живя в глубинке и работая на небольшом заводе, вы через пару лет сможете стать президентом. Ставьте перед собой реальные цели и идите к заветной мечте.

Научитесь фиксировать свой план действий

О важности составления планов вы уже знаете, теперь давайте вместе рассмотрим, как грамотно распланировать свои дела.

Поможет нам в этом Диаграмма Ганта. Это, на первый взгляд, тяжелый метод, с которым не каждый справится. Но на самом деле все довольно просто. Работу этого метода рассмотрим на примере.

Вам необходимо построить дом. Вы прописываете все этапы строительства (проектирование, заложение фундамента, наземные, отделочные работы и т. д.) После чего данные заносите в таблицу и указываете сроки и очередность их осуществления. Некоторые мелкие процессы, выполнение которых не влияет на качество работ, можно объединить, тем самым сократив время на их выполнение.

Составление такой диаграммы позволяет наглядно объяснить масштабность выполняемых работ, благодаря чему работники включаются в процесс быстрее.

Расставляйте приоритеты

Для достижения поставленной цели каждому человеку приходится выполнять ряд задач разной степени тяжести. Поэтому нужно научиться расставлять приоритеты и выделять самые важные процессы.

Для того чтобы правильно распланировать свой день, можно воспользоваться несложным принципом. Он называется способ «АБВГД».
Его суть заключается в следующем. Вы составляете план на день начиная с самых важных дел. То есть, под буквой «А» мы подразумеваем выполнение самого важного процесса, под «Б» — менее важного, «В» — не очень важное и т. д.

Выполнение самых сложных и важных задач необходимо запланировать наутро, или самый продуктивный для вас период. Дело в том, что если самую тяжелую задачу сразу не выполнить и постоянно откладывать ее решение на потом, то чувство невыполненного долга будет эмоционально на вас давить. Известный специалист в области активного тайм-менеджмента Б.Трейси советует подходить к решению подобных вопросов жестко и однозначно. Он является автором метода тайм-менеджмента «Позавтракай лягушкой», которым успешно пользуется огромно количество людей.

Его суть заключается в следующем. Вы выполняете самые тяжелые и трудоемкие задачи («лягушки») в первую очередь. Это необходимо для того, чтобы вы успели сделать все запланированные дела, а ваш эмоциональный фон, на протяжении всего дня, оставался в норме.

Логическим продолжением метода с лягушкой является принцип или закон Парето. Он гласит что, 20% всех приложенных нами усилий дают результат в 80%, а оставшиеся 80% усилий результативны только на 20%.

Именно поэтому основной задачей каждого является выявить наиболее эффективные 20% и сконцентрироваться на их выполнении.
Есть еще один метод, который помогает расставить все приоритеты. Называется он «Матрица Эйзенхауэра». Известный успешный политический деятель славился своей практичностью. Он разделяет все свои дела на 4 категории:

• Срочные и важные . Эти дела необходимо выполнять в первую очередь. Из-за своей важности их не стоит поручать другим. Если вы будете затягивать с выполнением таких задач, это может быть чревато негативными последствиями в будущем;
• Важные, но не срочные . Обратите внимание именно на этот пункт. Именно с этой категорий задач можно выполнять планирование. Но не стоит откладывать их выполнение надолго, т. к. эти дела могут перейти в пункт срочные и важные;
• Срочные, но не очень важные . Такие дела в основном забирают много времени, поэтому именно их можно делегировать, т. е. перепоручить кому-то;
• Неважные и несрочные . Их лучше вообще вычеркнуть из списка, чтобы не тратить свое время.
  Попробуйте и вы использовать эти методы, и уже через несколько дней поймете, насколько они действенны.

Фокусируйтесь на главном и научитесь делегировать

У каждого человека есть огромное количество дел, которые нужно сделать в течение дня. Некоторые из них могут занять у вас несколько минут, а некоторые требуют нескольких часов. Постарайтесь за все трудные и важные дела браться самостоятельно, а менее важные поручать другим людям.

Например, если в семье никто, кроме мамы, не умеет готовить борщ, а помимо обеда необходимо еще вытереть пыль и сложить игрушки, то рационально будет поручить уборку детям или папе, в то время когда мама будет готовить обед. При таком раскладе все накормлены, а квартира убрана.

Или другой пример, если вы ежедневно зарабатываете несколько тысяч рублей в день и у вас потек кран, то легче поручить ремонтные работы сантехнику и заплатить ему пару сотен, в то время как вы за это время заработаете в несколько раз больше.
Освойте принципы делегирования, т. е. не бойтесь перекладывать на других часть своих обязанностей.

Анализируйте прожитый период и создавайте свои личные правила тайм-менеджмента

Периодически оглядывайтесь назад и старайтесь анализировать прожитый период. Обращайте внимание на то, насколько рационально вы тратили время, как быстро достигли поставленной цели, какие трудности при этом встречались на вашем пути и т. д.
Регулярно анализируйте свою жизнь и отмечайте то, с какой скоростью она движется, полностью ли вы довольны своими действиями.
Опираясь на основные принципы тайм-менеджмента, создавайте свои правила, которые помогают вам оптимизировать временные ресурсы и чувствовать себя счастливым и успешным человеком.

Не забывайте отдыхать

Планируйте свой отдых как одну из главных задач. Именно от того, насколько хорошо вы восстановили свои силы, зависит качество и быстрота выполняемой работы. Не пренебрегайте сном. Сон взрослого человека должен составлять не менее 8 часов в сутки. Иначе депрессия и упадок сил вам гарантированы, а это главные враги продуктивной работы.

Не забывайте общаться с друзьями и близкими. Не забрасывайте свои хобби и увлечения. Приятное времяпровождение способствует расслаблению человека и делает его жизнь более яркой.

Распланируйте свой следующий день

Ложась спать, намечайте задачи, которые вы бы хотели завтра осуществить. Лучше записать все пункты, чтобы ничего не упустить, ведь человек не робот и ему свойственно забывать некоторые мелочи.

Планированием лучше заниматься в вечернее время. То есть вы вечером сегодняшнего дня продумываете следующий. Это позволяет существенно оптимизировать временные ресурсы, проще говоря, вы грамотно распределяете свое время.

Последний день

Старайтесь каждый день проживать как последний. Не откладывайте выполнение важных дел. Дела, на которые постоянно не хватает времени, иногда, так и остаются в планах, т. е. нереализованными. Поэтому по возможности максимально выкладывайтесь в течение каждого дня. Благодаря этому у вас не будет скапливаться масса рутинной и неинтересной работы.

Фильтруйте информацию

Изучая определенную информацию в интернете или печатных изданиях, старайтесь выделять главные аспекты статьи и «пробегать» взглядом именно по ним. Очень часто предоставляемая информация переполнена различной рекламой, или излишками рассуждений авторов, т. е. «водой». Научитесь читать «через строчку», это существенно сэкономит ваше время.

Пожиратели времени

Очень много времени современные люди тратят на просмотр абсолютно не нужной информации в соц. сетях и других интернет – ресурсах, а также на бесполезные разговоры по телефону.

А ведь время – это тот ресурс, который нельзя восполнить. Для того чтобы понять насколько оно вам дорого посчитайте, сколько примерно вы зарабатываете в течение часа. А теперь подумайте, сколько времени и денег вы напрасно теряете. Даже если не переводить все это в денежный эквивалент, задумайтесь, что вместо пустой болтовни по телефону можно было почитать книжку ребенку, или поиграть с ним. А это куда полезнее и принесет больше удовлетворения.

Конечно, изолироваться от всех и прекратить общение с друзьями это тоже не выход. Но попытайтесь минимизировать общение с действительно ненужными людьми. Научитесь им говорить «Нет».

Проанализируйте привычки и выявите именно своих «пожирателей времени». Постепенно избавляйтесь от них, учитесь .

Концентрация на выполнении одного дела

Постарайтесь не браться за выполнение нескольких дел одновременно. Так вы будете распылять свои силы, а внимание будет рассеянным. Вы дольше будете выполнять каждый процесс. Возьмите одно дело и выполните его полностью, после этого приступайте к следующему.

История знает некоторых людей, которые могли делать несколько дел одновременно (например, Юлий Цезарь), но они всего лишь исключение из правил.

Но есть такие процессы, которые можно и нужно совмещать. Например, езда в общественном транспорте у большинства людей занимает много времени. Почему бы в это время не заняться самообразованием. Ведь можно прослушать аудиокнигу, или прочитать интересный журнал.

Эксперты советуют не хвататься за все. Лучше медленно и уверенно идти к поставленной цели, качественно выполняя каждую задачу.

Изучите свои биологические часы

Ритм жизни у каждого человека индивидуален. У кого-то пик активности припадает на утренние часы, а кто-то спит до обеда, а к вечеру начинает работать. Только вы сами знаете, когда у вас подъем сил и наиболее высокая работоспособность. Именно в этот период и постарайтесь выполнять максимальный объем заранее спланированной работы. Делайте это в одно время.

Приведите в порядок рабочее место

У всех успешных людей можно заметить идеальный порядок на их рабочем месте. Это касается как обычного стола, так и рабочего стола ПК. Вы когда-нибудь замечали, сколько тратите своего времени на поиск какого-нибудь документа? Ученые подсчитали, что люди, имеющие беспорядок на своем рабочем месте, тратят 30% времени на поиск необходимого документа, инструмента и т. д.
Наведите порядок, утилизируйте ненужные бумаги, избавьтесь от мусора. Благодаря этому вы будете чувствовать себя комфортно, а работоспособность повысится.

Отдельное рабочее место

Если вы трудитесь в домашних условиях и считаете, что все жилище – это рабочее место, то вы глубоко заблуждаетесь. Пока вы работаете, вас может отвлекать масса мелочей. Постарайтесь обустроить свой уголок, где будут храниться все ваши вещи, необходимые для рабочего процесса.

Например, если вы занимаетесь пошивом одежды на дому, то не стоит разбрасывать швейные принадлежности по всей квартире. Поиск необходимой вещицы займет много времени. Обустроив свое рабочее место, вы избавите себя от дополнительных уборок и постоянных поисков.

Книги о тайм-менеджменте или управлении временем

Если вы всерьез решили изменить свою жизнь и хотите больше узнать о тайм-менеджменте, тогда вам будет полезно прочитать следующие книги. Они являются трудами известных специалистов в этой области и пользуются большой популярностью:

1. «Хозяин времени», автор Евгений Попов.
2. «Экстремальный тайм-менеджмент», авторы Николай Мрочковский и Алексей Толкачев.
3. «Как привести дела в порядок или Искусство продуктивности без стресса», автор Дэвид Ален.
4. «Тайм «Драйв», автор Глеб Архангельский.
5. «Результативный тайм-менеджмент», «Оставьте брезгливость, съешьте лягушку», «Управляйте своим Временем», автор Брайан Трейси.
6. «Время — деньги», автор Мэтью Эдлунг.
7. «Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью», автор Джулия Моргенстерн.
8. «Интегрированный тайм-менеджмент», автор Стив Прентис.
9. «Как успевать жить и работать», авторы Дон Аслетт и Кэрол Картаино.
10. «Ваше время – в Ваших руках», автор, Лотар Зайверт.
11. «Жесткий тайм-менеджмент», автор Дэн Кеннеди.
12. «Искусство успевать», автор Алан Лакейн.
13. «Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове», автор Реджина Лидс.
14. «Работай меньше, успевай больше. Программа персональной эффективности», автор Кэрри Глисон.

Заключение

Если вам кажется, что организовать свой день, используя советы тайм-менеджмента у вас не получится, то вы глубоко заблуждаетесь. Конечно, любое начинание требует дисциплины и самоконтроля, но вы быстро «втянетесь» в этот процесс и начнете получать от него удовольствие.

Главное, не бросать начатое. Постарайтесь продержаться 30 – 40 дней, после чего планирование дня превратится в хорошую привычку, без которой вы просто не сможете жить.

Научитесь правильно распределять свое время. Тогда вы будете успевать не только работать, но и отдыхать, общаться с близкими и развлекаться с друзьями.