Pracovné povinnosti vedúceho kancelárie spoločnosti. Náplň práce office manager - vzor (2016) Pracovné povinnosti manažéra predaja kancelárie

10 minút na čítanie. Zobrazenia 122 Zverejnené 11.11.2018

Každá veľká spoločnosť potrebuje špecialistov, ktorí prevezmú interné riadiace funkcie. Takíto zamestnanci sa zaoberajú prípravou primárnych dokumentov a riešia dôležité organizačné otázky. Spravidla je touto úlohou poverený vedúci kancelárie, ktorý si plní nielen svoje profesionálne povinnosti, ale aj povinnosti tajomníka. Je dôležité poznamenať, že na tohto zamestnanca môže dohliadať iba generálny riaditeľ spoločnosti. Osoba zastávajúca túto pozíciu prijíma kandidátov na túto pozíciu. V tomto článku navrhujeme zvážiť otázku, ako je zostavený popis práce vedúceho kancelárie s funkciami sekretárky.

Manažér kancelárie je „všetkým remeselníkom“, bez ktorého si prácu modernej spoločnosti len ťažko predstaviť

Office manager: podstata profesie

Pozícia office managera zahŕňa funkcie „pravej ruky“ vedenia spoločnosti a hlavného administrátora. Osoba zastávajúca túto funkciu patrí do riadiacej úrovne a je povinná zabezpečiť plynulý chod podniku. Osoby, ktoré chcú získať túto pozíciu, musia zodpovedne pristupovať k svojim pracovným povinnostiam a sústrediť sa na hlavné funkcie spoločnosti. Ako už bolo spomenuté vyššie, office manager je akýmsi zástupcom generálneho riaditeľa, ktorý je zodpovedný za riešenie všetkých organizačných záležitostí. To znamená, že na zaradenie uchádzača o voľné pracovné miesto medzi zamestnancov spoločnosti musí vedenie spoločnosti pripraviť príslušný akt. Na túto pozíciu má právo prijať nového zamestnanca len generálny riaditeľ.

Toto miesto môže získať len odborník so stredoškolským odborným vzdelaním. Mnohé firmy však chcú na tejto pozícii vidieť špecialistov, ktorí majú nielen vysokoškolské vzdelanie, ale aj odborné skúsenosti v tejto oblasti. Kancelársky manažér je spojovacím článkom medzi radovými zamestnancami a vedením spoločnosti. Medzi jeho zodpovednosti patrí plná kontrola interných aktivít spoločnosti a organizovanie rôznych podujatí.

Aký je rozdiel medzi manažérom kancelárie a sekretárkou

Zo všetkého uvedeného môžeme usúdiť, že pozícia office manažéra je úplne podobná pozícii sekretárky. Tento názor je však chybný, keďže prvý príspevok obsahuje oveľa viac rôznych funkcií. Zamestnanci zastávajúci túto funkciu musia podľa odborníkov vyriešiť podstatne väčšie množstvo organizačných záležitostí ako bežná sekretárka. Je dôležité poznamenať, že obsah popisov práce manažéra kancelárie závisí od smerovania činnosti spoločnosti. To znamená, že v niektorých oblastiach je táto pracovná pozícia úplne iná ako sekretárka.

Mnohí odborníci poznamenávajú, že manažéri kancelárií zaberajú vyššiu úroveň na kariérnom rebríčku. Tento názor podporuje širšia škála profesionálnych záväzkov. Taktiež títo zamestnanci majú vyššie zárobky v porovnaní so sekretárkou. Slušný plat sprevádzajú prísne požiadavky na kandidátov na tento post. Vo veľkých spoločnostiach, ktoré zahŕňajú niekoľko rôznych oddelení, je zodpovednosťou manažéra kancelárie koordinovať prácu sekretárok. V malých firmách, kde nie je personálne oddelenie, manažér kancelárie vyberá kandidátov na voľné pracovné miesta alebo robí konkurenčný výber uchádzačov. Často je tomuto zamestnancovi zverená zodpovednosť za školenie nováčikov.

Vlastnosti profesie

Zo všetkého uvedeného môžeme usúdiť, že predmetná profesia má jedinečné špecifiká. Nižšie navrhujeme diskutovať o hlavných črtách tejto špeciality.

Popis práce vedúceho kancelárie si vyžaduje seriózne spracovanie, pretože pracovné povinnosti vedúceho kancelárie zahŕňajú funkcie sekretárky, manažéra zásobovania, administrátora a často sa podieľa na riadení personálnych záznamov a primárneho účtovníctva.

Pracovisko vedúceho kancelárie

Zamestnanci veľkých organizácií majú v porovnaní so zamestnancami malých firiem podstatne viac organizačných úloh. To znamená, že každý veľký podnik by mal mať pozíciu office manažéra. . Dosluhujúci v tejto funkcii je zodpovedný za koordináciu činnosti celého úradu. Na základe tohto tvrdenia môžeme konštatovať, že odborníci zastupujúci túto profesiu sú na trhu práce veľmi žiadaní.

Personál veľkých holdingov zahŕňa niekoľko office manažérov, z ktorých každý dohliada na prácu konkrétnej divízie alebo pobočky. Funkčnosť spoločnosti a rýchlosť riešenia všetkých problémov súvisiacich s kancelárskou činnosťou závisí od gramotnosti špecialistov.

priemerná mzda

Ako sme uviedli vyššie, špecialisti zastupujúci túto oblasť profesionálnej činnosti sú veľmi žiadaní. Podľa odborníkov je v tejto oblasti vysoká konkurencia.Úroveň konkurencie sa podľa štatistík rovná šiestim uchádzačom na jedno voľné miesto. Takáto vysoká konkurencia sa vysvetľuje vysokými mzdami.

Plat nováčikov v tejto oblasti je viac ako dvadsať tisíc rubľov. S touto sumou môžu rátať len obyvatelia hlavného mesta. V iných regiónoch sa mzdy pohybujú od osem do pätnásť tisíc rubľov. Špecialisti s odbornou praxou a praxou môžu počítať s vyšším zárobkom. V Moskve skúsení manažéri zarábajú najmenej tridsaťtisíc rubľov. V iných mestách Ruska sa zárobky pracovníkov na tejto pozícii pohybujú od pätnásť do dvadsaťpäť tisíc rubľov.
Podstatne vyššie je ohodnotená práca pracovníkov s vyšším vzdelaním. Mnoho spoločností ponúka uchádzačom o voľné miesto plat viac ako šesťdesiat tisíc rubľov.

Požadované osobné vlastnosti

Po zvážení kľúčových funkcií office manažéra a problematiky odmeňovania je potrebné prejsť k rozhovoru o osobnostných kvalitách potrebných na získanie tejto pozície. Vopred treba poznamenať, že každý podnikateľ má svoje požiadavky na personál. Existuje však všeobecný zoznam osobných vlastností, ktoré vám pomôžu získať požadovanú pozíciu.

Tieto vlastnosti zahŕňajú komunikačné schopnosti, organizáciu a vytrvalosť. Práca s dokumentmi si vyžaduje schopnosť sústrediť sa na detail a vysokú mieru zodpovednosti. Na to, aby sme mohli kontrolovať prácu kancelárskych pracovníkov, nestačí byť odolný voči stresu. Okrem tejto kvality bude potrebná rozvinutá erudícia, koncentrácia a sebadisciplína. Vedúci kancelárie musí mať kreatívne myslenie a promptne vykonávať všetky príkazy od vedenia. Miesto lídra v tíme môžete zaujať iba kompetentnou komunikáciou s podriadenými a prejavením dobrej vôle.

Všetky vyššie uvedené vlastnosti výrazne zvyšujú vaše šance na získanie dobre platenej práce.

Popis úlohy sa vzťahuje na typ dokumentov, ktoré nie sú povinné na použitie, ale sú široko používané

Dôležité odborné zručnosti

Je dôležité poznamenať, že všetky vyššie uvedené osobné vlastnosti nestačia na to, aby zaručili prácu. Mnohí zamestnávatelia venujú zvýšenú pozornosť odborným schopnostiam uchádzačov. Osoba, ktorá chce zastávať príslušné miesto, musí poznať základné princípy účtovníctva a kancelárskej práce. Tento zamestnanec bude musieť uzatvárať zmluvy s potenciálnymi dodávateľmi a udržiavať primárnu dokumentáciu. Znalosť kancelárskych programov je jednou z nepochybných výhod uchádzača o zamestnanie. Okrem toho musíte mať zručnosti v práci s kancelárskym vybavením.

Špecialista, ktorý chce získať pozíciu office manager, musí poznať nielen pravidlá obchodnej etikety, ale aj všetky aktuálne hygienické normy, pravidlá bezpečnosti práce a požiarnej bezpečnosti. Na riadenie „života“ kancelárie budete potrebovať nasledujúce odborné zručnosti:

1. Znalosť pravidiel pre organizovanie súťažných podujatí s cieľom vybrať najlepšieho uchádzača zo všetkých žiadostí od ľudí, ktorí chcú obsadiť prázdne pracovisko.
2. Znalosť základných pravidiel psychológie zameraných na efektívnu interakciu s pracovnou silou.
3. Schopnosť využívať rôzne motivačné techniky na zvýšenie produktivity zamestnancov.
4. Schopnosť vytvárať a implementovať plány na optimalizáciu kancelárskych operácií.

Okrem vyššie uvedeného musí byť tento zamestnanec schopný samostatne riešiť dôležité organizačné záležitosti a byť zodpovedný za svoje činy.

Vedúci kancelárie: pracovné povinnosti

Pracovné povinnosti vedúceho kancelárie sa môžu líšiť v závislosti od oblasti, v ktorej spoločnosť pôsobí. Existuje však množstvo všeobecných povinností, ktoré si títo zamestnanci musia splniť. Súbor funkcií office manažéra spravidla zahŕňa nákup všetkého spotrebného materiálu potrebného pre plnohodnotnú prácu zamestnancov kancelárie. Spolu s tým musí zamestnanec vykonávať kontrolu prevádzkyschopnosti všetkých zariadení, ktoré má kancelária k dispozícii. V prípade poruchy počítačov a iných zariadení musí zamestnanec urýchlene kontaktovať technickú službu.

Okrem sledovania práce kancelárie musí manažér riadiť tok dokumentov. Všetky prichádzajúce dokumenty spravidla spracováva špecialista a postupuje sa na štrukturálne oddelenia. Mnohí odborníci v tejto oblasti odporúčajú začiatočníkom kontrolovať firemný e-mail niekoľkokrát počas dňa. Pri práci s korešpondenciou by ste si mali vybrať listy a prichádzajúce dokumenty, ktoré môžu zaujímať vedenie spoločnosti. Okrem práce s korešpondenciou musí manažér odpovedať na prichádzajúce hovory a prijímať návštevy firmy. Pri výkone takýchto funkcií je veľmi dôležité dodržiavať firemnú etiku a dodržiavať pravidlá obchodnej komunikácie.

Už vyššie sme uviedli, že vedúci kancelárie je jedným zo zástupcov vedenia spoločnosti. Medzi povinnosti tohto zamestnanca patria prípravné práce na rôzne podujatia. Zjednodušene povedané, manažér musí pripraviť nielen všetky potrebné kancelárske potreby a podklady, ale aj vydať písomné pozvánky na stretnutie alebo poradu. Vyhotovovaním protokolov a iných dokumentov súvisiacich s vyššie popísanými činnosťami sú poverení zamestnanci zastávajúci predmetnú pozíciu.

Pracovná náplň umožňuje oboznámiť zamestnanca so zoznamom funkcií v jeho kompetencii, ako aj s jeho právami a povinnosťami.

Okrem prípravy primárnych dokumentov a úplnej koordinácie toku dokumentov musí manažér zabezpečiť, aby ostatní zamestnanci spoločnosti dodržiavali príkazy administratívy. Mnoho manažérov má spravidla právo nezávisle hľadať spôsoby riešenia všetkých kancelárskych problémov a úloh. Jednou z dôležitých funkcií špecialistu je sledovať prácu všetkých zamestnancov pracujúcich v kancelárii. V prípade zistenia porušenia pracovnej disciplíny musí odborník vypracovať protokol, ktorý odovzdá vedeniu. Za účelom kontroly práce zamestnancov úradu sa vyhotovujú rôzne účtovné doklady, odhady a výkazy. V malých firmách manažéri sledujú odpracovaný čas kancelárskych pracovníkov. Na základe týchto informácií sú pripravené výpočty miezd zamestnancov.

Vedenie obchodnej korešpondencie je jednou z dôležitých povinností manažéra. Počas tohto procesu je potrebné dodržiavať všetky pravidlá obchodnej etikety. Od zamestnanca zastávajúceho vedúcu pozíciu sa vyžaduje, aby riešil konflikty a kontroverzné situácie, ktoré vznikajú v rámci tímu. Vedenie spoločnosti musí poznať situáciu vo vnútri kancelárie. Preto je veľmi dôležité, aby zamestnanec správne uviedol všetky informácie o práci administratívy spoločnosti.

Na základe vyššie uvedeného môžeme konštatovať, že vedúci kancelárie je povinný kontrolovať všetky interné procesy, disciplínu a dodržiavanie pravidiel internej charty spoločnosti. Zamestnanec musí pri plnení svojich povinností dodržiavať platné zákony a predpisy. V prípade neprítomnosti zamestnanca na pracovisku sú všetky uvedené funkcie pridelené jeho zástupcovi. Kandidatúru osoby na funkciu poslanca je potrebné dohodnúť s vedením a schváliť príslušný poriadok.

Zodpovednosť uložená

Vzhľadom na všetko uvedené môžeme logicky vyvodiť záver, že osoba zastávajúca funkciu vedúceho kancelárie je povinná dodržiavať pravidlá stanovené Zákonníkom práce. V tomto prípade je veľmi dôležité vziať do úvahy miestne právne akty platné v rámci podniku. Porušenie týchto pravidiel môže mať za následok sankcie vo forme napomenutia alebo pokarhania. Porušenie postupov stanovených v ústave a iných právnych aktoch môže mať za následok správne, občianske alebo trestné sankcie. Podobná zodpovednosť sa vzťahuje na zamestnancov, ktorí prezradia dôverné informácie alebo iným spôsobom spôsobia spoločnosti materiálne škody. Zamestnávateľ má právo nezávisle zvoliť sankciu pre tých zamestnancov, ktorí porušili:

1. Vnútorné pravidlá disciplíny a pracovné normy.
2. Predpisy o ochrane práce, bezpečnosti a požiarnej bezpečnosti.
3. Normy obchodnej etikety.
4. Použité nepravdivé informácie na osobný prospech.

Zoznam povinností by mal zodpovedať pracovnému času zamestnanca, nemal by byť preťažený alebo ponechaný príliš voľný

Závery (+ video)

V tomto článku sme sa pozreli na povinnosti office manažéra za životopis. Zamestnanci, ktorí spĺňajú všetky kritériá pre uchádzačov o túto pozíciu, sa môžu spoľahnúť na prestížnu a vysoko platenú prácu. Pri plnení pracovných povinností musí manažér prísne dodržiavať pravidlá uvedené v popise práce. Dôkladné preštudovanie tohto dokumentu minimalizuje riziko chýb, ktoré by mohli viesť k negatívnym dôsledkom pre celý úrad.

V kontakte s

Schválil som
CEO
Priezvisko I.O._________________
"________"_____________ ____ G.

1. Všeobecné ustanovenia

1.1. Kancelársky manažér patrí do kategórie špecialistov.
1.2. Vedúci kancelárie sa do funkcie vymenúva a odvoláva na príkaz generálneho riaditeľa spoločnosti.
1.3. Vedúci kancelárie je priamo podriadený generálnemu riaditeľovi.
1.4. Vodič, kuriér a upratovačka sa hlásia vedúcemu kancelárie.
1.5. Počas neprítomnosti vedúceho kancelárie prechádzajú jeho práva a povinnosti na iného úradníka, ako je uvedené v príkaze organizácie.
1.6. Do funkcie vedúceho kancelárie je ustanovená osoba, ktorá spĺňa tieto predpoklady: vzdelanie - vyššie, neukončené vyššie alebo stredné odborné vzdelanie, prax v obdobnej práci minimálne jeden rok, znalosť kancelárskej techniky (fax, kopírka, skener, tlačiareň) , programy Microsoft Office (Word, Excel), kancelárska práca.
1.7. Vedúci kancelárie sa pri svojej činnosti riadi:
- legislatívne akty Ruskej federácie;
- stanovy spoločnosti, interné pracovné predpisy a ďalšie predpisy spoločnosti;
- príkazy a pokyny vedenia;
- tento popis práce.

2. Pracovné povinnosti

2.1. Odpovedá na telefonáty, zaznamenáva a odovzdáva oficiálne informácie generálnemu riaditeľovi a zamestnancom spoločnosti.
2.2. Zabezpečuje firemný tok dokumentov: došlú a odoslanú korešpondenciu, evidenciu, účtovníctvo, skladovanie, archiváciu dokumentov.
2.3. V mene generálneho riaditeľa vykonáva kopírovacie a rozmnožovacie práce.
2.4. V mene generálneho riaditeľa pripravuje návrhy listov, žiadostí a iných dokumentov týkajúcich sa činnosti spoločnosti.
2.5. V mene generálneho riaditeľa tlačí oficiálne materiály a vedie databázu.
2.6. Pripravuje stretnutia a porady generálneho riaditeľa (materiálno-technické zabezpečenie, upovedomenie účastníkov o čase a mieste stretnutia, program).
2.7. Organizuje služobné cesty pre zamestnancov: objednáva letenky a lístky na vlak, rezervuje hotely.
2.8. Organizuje zásobovanie kancelárskych potrieb, spotrebného materiálu a iných inventárnych predmetov potrebných pre chod kancelárie. Organizuje ich príjem, účtovníctvo, skladovanie a vydávanie.
2.9. Monitoruje správny stav kancelárskeho vybavenia a komunikácie; Pri zisťovaní porúch kancelárskeho vybavenia a iného vybavenia vyzýva špecialistov, aby vykonali opravy a iné typy údržby.
2.9. Koordinuje a riadi prácu vodiča: (prijímanie žiadostí o auto a vypracovanie harmonogramu používania služobných vozidiel); kuriér (prijímanie žiadostí a vypracovanie harmonogramu); upratovačky.

3. Práva

3.1. Prijímať informácie vrátane dôverných informácií v rozsahu potrebnom na riešenie zadaných úloh.
3.2. Schvaľovať dokumenty riadiacej činnosti v rozsahu svojej pôsobnosti.
3.3. Predkladajte vedeniu návrhy na zlepšenie vašej práce a práce spoločnosti.
3.4. Požadovať od vedenia, aby vytvorilo normálne podmienky na plnenie služobných povinností a bezpečnosť všetkých dokumentov vytvorených v dôsledku činnosti spoločnosti.
3.5. Robte rozhodnutia v rámci svojej kompetencie.
3.6. Uplatňovať stimuly a postihovať zamestnancov podriadených vedúcemu kancelárie po dohode s generálnym riaditeľom.

4. Zodpovednosť

4.1. Za neplnenie a/alebo predčasné, nedbanlivé plnenie služobných povinností.
4.2. Za nedodržiavanie aktuálnych pokynov, príkazov a nariadení o zachovaní obchodného tajomstva a dôverných informácií.
4.3. Za porušenie interných pracovnoprávnych predpisov, pracovnej disciplíny, bezpečnostných a protipožiarnych pravidiel.

To, ako sa office manager líši od sekretárky a aké má manažérske funkcie, sa odráža v popise práce. Na čo sa pri jeho zostavovaní často zabúda, vám prezradíme v článku.

Z článku sa dozviete:

Je potrebné vypracovať popis práce pre office manažéra?

Keďže popisy práce nepatria medzi zákonom požadované dokumenty, nie všetci zamestnávatelia považujú za potrebné ich vypracovať. Vysvetľujú to tým, že pracovná funkcia zamestnanca môže byť podrobne špecifikovaná a .

Neprehliadnite: hlavný materiál mesiaca od popredných špecialistov ministerstva práce a Rostrud

Kompletný zoznam popisov práce pre všetky sektory činnosti.

Ako však ukazuje prax, je to popis práce, vypracovaný a schválený v súlade s požiadavkami zákona, je to regulačný dokument, pomocou ktorého môžete:

• vytvoriť konkrétny zoznam zodpovedností pre zamestnancov na určitej pozícii;
• určiť práva pre každú pozíciu a zodpovednosť za neplnenie stanovených pracovných povinností;
• rovnomerne rozložiť pracovné zaťaženie medzi zamestnancov a odstrániť duplicitu funkcií;
• stanoviť kritériá a požiadavky, podľa ktorých možno hodnotiť pracovnú činnosť každého zamestnanca;
• určiť, nakoľko sa zamestnanec na zastávanú pozíciu hodí a ak nezvláda svoje povinnosti, preradiť ho na inú pozíciu resp .

Ak je funkčnosť zamestnanca popísaná v pracovnej zmluve, akékoľvek zmeny si vyžadujú súhlas zamestnanca a uzavretie dodatočnej dohody. Dodatočnú dohodu so zamestnancom bude potrebné podpísať aj v prípade, ak je pracovná náplň vyhotovená ako príloha k pracovnej zmluve.

Poznámka! Je to v záujme zamestnávateľa office manager bol formalizovaný ako samostatný predpis, do ktorého je možné zaviesť aktuálne zmeny, ktoré si nevyžadujú dohodu so zamestnancom.

Vďaka popisu práce, ktorý musí byť vypracovaný s ohľadom na špecifiká nielen pozície, ale aj konkrétneho pracoviska, zamestnanec jasne pochopí:

• aké znalosti a zručnosti musí mať, aby sa kvalifikoval na danú pozíciu;
• čo presne patrí do jeho pracovných povinností;
• akými zákonmi a inými predpismi sa má pri svojej činnosti riadiť;
• aké práva má vo svojom postavení a ako ich môže využívať;
• akú zodpovednosť nesie za nedodržanie požiadaviek náplne práce.

Aké časti obsahuje popis práce office manažéra?

Pre lepšie vnímanie musí byť text každej pracovnej náplne štruktúrovaný. Tento dokument sa zvyčajne skladá z nasledujúcich častí:

1. Všeobecné ustanovenia;
2. Kvalifikačné požiadavky;
3. Zodpovednosť pozície;
4. Práva zamestnancov;
5. Zodpovednosť.

Zároveň zoznam kvalifikačných požiadaviek na danú pozíciu môže byť jednou z položiek v časti „Všeobecné ustanovenia“, alebo môže byť oddelený do samostatnej časti, to nie je dôležité.

V časti „Všeobecné ustanovenia“ je vhodné uviesť tie predpisy, ktoré by mali usmerniť zamestnanca zastávajúceho funkciu vedúceho kancelárie a určiť postup pri jeho menovaní.

Pri stanovovaní kvalifikačných požiadaviek môžete ako základ použiť jedinú kvalifikačnú príručku « Špecialista na organizačnú a dokumentačnú podporu riadenia organizácie.“ Vedúci kancelárie bude okrem všeobecných požiadaviek na prax a kvalifikáciu potrebovať najmä:

• znalosť základov kancelárskej práce, judikatúry, psychológie;
• schopnosť pracovať s dôvernými informáciami a uchovávať ich;
• vodcovské schopnosti;
• vyjednávacie schopnosti;
• schopnosť pracovať v podmienkach multitaskingu;
• odolnosť voči stresu a schopnosť riešiť konfliktné situácie;
• organizačné schopnosti, schopnosť delegovať právomoci.

Ale, samozrejme, hlavná časť office manager je popis jeho pracovných povinností.

Zodpovednosti vedúceho kancelárie

Pracovné povinnosti vedúceho kancelárie sa môžu líšiť v závislosti od potrieb konkrétnej organizácie. Office manager v malej firme bude s najväčšou pravdepodobnosťou vykonávať ako svoje vlastné úlohy pri riadení každodennej práce kancelárie, tak aj povinnosti sekretárky a. Vo veľkej firme sa office manager môže venovať len administratívnej podpore kancelárie, pričom sekretárske práce budú vykonávať jednotliví zamestnanci.

Preto pri vypracovaní popisu práce V prvom rade by ste sa mali rozhodnúť, ktoré úlohy sú relevantné prideliť manažérovi kancelárie vo vašej spoločnosti.

Kancelársky manažér tradične vykonáva tieto funkcie:

• zabezpečuje otváranie a zatváranie kancelárie v stanovených hodinách,
• distribuuje telefónne hovory,
• organizuje prijímanie návštev v kancelárii,
• zabezpečuje prípravu na kancelárske akcie (stretnutia, stretnutia, konferencie),
• koordinuje prácu kancelárie a jej zamestnancov,
• vykonáva operatívne riadenie administratívnych pracovníkov,
• kontroluje aktuálnu kancelársku prácu,
• v mene konateľa pripravuje listy, objednávky, robí zápisnice zo stretnutí,
• sleduje materiálne zabezpečenie kancelárie: kontroluje dostupnosť kancelárskych potrieb a spotrebného materiálu, pracovný stav zariadení, objednáva vodu atď.

Napriek absencii pozície office manager si z nej možno na želanie požičať konkrétne pracovné funkcie a úkony.

Pripomeňme, že pre danú pozíciu nie je používanie profesijného štandardu a uvádzanie pracovných názvov do súladu s ním povinné. Preto povinnosti vedúceho kancelárie môžu v prípade potreby zahŕňať rôzne zodpovednosti až po tie, ktoré súvisia s funkciami .

Stiahnite si dokumenty k téme

Popis práce pre Office Manager

Popis práce vedúceho kancelárie pozostáva z častí, ktoré sú zvyčajne zahrnuté v takomto dokumente:

• všeobecné ustanovenia, ktoré odrážajú:
• postup vymenovania do funkcie,
• podriadenosť vedúcemu kancelárie;
• kvalifikačné požiadavky (úroveň vzdelania, prax práca),
• zoznam dokumentov, ktorých znalosť je potrebná na obsadenie pozície;
• pracovné povinnosti, ktoré zahŕňajú:
• zoznam pracovných povinností zamestnanca,
• vedomosti, zručnosti a schopnosti potrebné na ich realizáciu;
• práva manažéra kancelárie;
• zodpovednosť zamestnanca.

Ak je to v organizácii akceptované, do popisu práce môžu byť zahrnuté ďalšie sekcie: komunikácia podľa pozície, interakcia so štrukturálnymi divíziami, postup pri revízii popisu práce a iné.

prideľovanie práce navyše zamestnancovi alebo prideľovanie funkcií tajomníka spôsobom (článok 60.2 Zákonníka práce Ruskej federácie).

Upozorňujeme, že pri výbere druhej možnosti bude musieť zamestnanec zriadiť dodatočnú platbu. Jeho veľkosť je určená dohodou so zamestnancom (článok 151 Zákonníka práce Ruskej federácie).

Výhodou tejto možnosti je však možnosť túto objednávku kedykoľvek odmietnuť, na čo stačí upozorniť zamestnanca 3 pracovné dni vopred. Pre rozvíjajúcu sa spoločnosť to môže byť výhodnejšie, pretože neskôr sa môže rozhodnúť o prijatí jednotlivého zamestnanca na pozíciu tajomníka.

Je možné dohodnúť aj internú brigádu. Na tento účel existuje samostatná .

Office Manager– „všetký remesiel“, bez ktorého si prácu modernej spoločnosti len ťažko predstaviť. Opis práce office managera si vyžaduje seriózne spracovanie, pretože pracovné povinnosti office managera zahŕňajú funkcie sekretárky, manažéra zásobovania, administrátora a často sa podieľa na riadení personálnych záznamov a primárneho účtovníctva. Ako nepremeškať kľúčové body a dôležité nuansy práce office manažéra? Ponúkame vám vzorový popis práce pre office manažéra s najtypickejšími zodpovednosťami a právomocami.

Popis práce pre Office Manager

Schválil som
CEO
Priezvisko I.O. _________________
"________"_____________ ____ G.

1. Všeobecné ustanovenia

1.1. Kancelársky manažér patrí do kategórie špecialistov.
1.2. Vedúci kancelárie sa do funkcie vymenúva a odvoláva na príkaz generálneho riaditeľa spoločnosti.
1.3. Vedúci kancelárie je priamo podriadený generálnemu riaditeľovi.
1.4. Vodič, kuriér a upratovačka sa hlásia vedúcemu kancelárie.
1.5. Počas neprítomnosti vedúceho kancelárie prechádzajú jeho práva a povinnosti na iného úradníka, ako je uvedené v príkaze organizácie.
1.6. Do funkcie vedúceho kancelárie je ustanovená osoba, ktorá spĺňa tieto predpoklady: vzdelanie - vyššie, neukončené vyššie alebo stredné odborné vzdelanie, prax v obdobnej práci minimálne jeden rok, znalosť kancelárskej techniky (fax, kopírka, skener, tlačiareň) , programy Microsoft Office (Word, Excel), kancelárska práca.
1.7. Vedúci kancelárie sa pri svojej činnosti riadi:
- legislatívne akty Ruskej federácie;
- stanovy spoločnosti, interné pracovné predpisy a ďalšie predpisy spoločnosti;
- príkazy a pokyny vedenia;
- tento popis práce.

2. Pracovné povinnosti vedúceho kancelárie

Vedúci kancelárie vykonáva tieto pracovné povinnosti:
2.1. Odpovedá na telefonáty, zaznamenáva a odovzdáva oficiálne informácie generálnemu riaditeľovi a zamestnancom spoločnosti.
2.2. Zabezpečuje firemný tok dokumentov: došlú a odoslanú korešpondenciu, evidenciu, účtovníctvo, skladovanie, archiváciu dokumentov.
2.3. V mene generálneho riaditeľa vykonáva kopírovacie a rozmnožovacie práce.
2.4. V mene generálneho riaditeľa pripravuje návrhy listov, žiadostí a iných dokumentov týkajúcich sa činnosti spoločnosti.
2.5. V mene generálneho riaditeľa tlačí oficiálne materiály a vedie databázu.
2.6. Pripravuje stretnutia a porady generálneho riaditeľa (materiálno-technické zabezpečenie, upovedomenie účastníkov o čase a mieste stretnutia, program).
2.7. Organizuje služobné cesty pre zamestnancov: objednáva letenky a lístky na vlak, rezervuje hotely.
2.8. Organizuje zásobovanie kancelárskych potrieb, spotrebného materiálu a iných inventárnych predmetov potrebných pre chod kancelárie. Organizuje ich príjem, účtovníctvo, skladovanie a vydávanie.
2.9. Monitoruje správny stav kancelárskeho vybavenia a komunikácie; Pri zisťovaní porúch kancelárskeho vybavenia a iného vybavenia vyzýva špecialistov, aby vykonali opravy a iné typy údržby.
2.9. Koordinuje a riadi prácu vodiča: (prijímanie žiadostí o auto a vypracovanie harmonogramu používania služobných vozidiel); kuriér (prijímanie žiadostí a vypracovanie harmonogramu); upratovačky.

3. Práva vedúceho kancelárie

Vedúci kancelárie má právo:
3.1. Prijímať informácie vrátane dôverných informácií v rozsahu potrebnom na riešenie zadaných úloh.
3.2. Schvaľovať dokumenty riadiacej činnosti v rozsahu svojej pôsobnosti.
3.3. Predkladajte vedeniu návrhy na zlepšenie vašej práce a práce spoločnosti.
3.4. Požadovať od vedenia, aby vytvorilo normálne podmienky na plnenie služobných povinností a bezpečnosť všetkých dokumentov vytvorených v dôsledku činnosti spoločnosti.
3.5. Robte rozhodnutia v rámci svojej kompetencie.
3.6. Uplatňovať stimuly a postihovať zamestnancov podriadených vedúcemu kancelárie po dohode s generálnym riaditeľom.

4. Zodpovednosť vedúceho kancelárie

Vedúci kancelárie je zodpovedný za:
4.1. Za neplnenie a/alebo predčasné, nedbanlivé plnenie služobných povinností.
4.2. Za nedodržiavanie aktuálnych pokynov, príkazov a nariadení o zachovaní obchodného tajomstva a dôverných informácií.
4.3. Za porušenie interných pracovnoprávnych predpisov, pracovnej disciplíny, bezpečnostných a protipožiarnych pravidiel.

1. VŠEOBECNÉ USTANOVENIA

1.1. Táto pracovná náplň vymedzuje funkčné povinnosti, práva a zodpovednosti vedúceho kancelárie [názov organizácie v prípade genitívu] (ďalej len Spoločnosť).

1.2. Vedúci kancelárie sa do funkcie vymenúva a z funkcie odvoláva spôsobom ustanoveným platnou pracovnoprávnou úpravou príkazom riaditeľa spoločnosti.

1.3. Vedúci kancelárie patrí do kategórie manažérov a je podriadený:

Sekretárka recepcie;

úradník;

Upratovačka.

1.4. Vedúci kancelárie je priamo podriadený [názov pozície priameho manažéra v datívnom prípade] Spoločnosti.

1.5. Do funkcie vedúceho kancelárie sa vymenúva osoba, ktorá má stredné odborné vzdelanie bez požiadaviek na prax alebo základné odborné vzdelanie a prax v odbore najmenej 2 roky.

1.6. Vedúci kancelárie je zodpovedný za:

Správna organizácia práce na zabezpečenie interakcie medzi divíziami spoločnosti;

Výkonná a pracovná disciplína riadiacich pracovníkov;

Bezpečnosť informácií (dokumentov) obsahujúcich informácie predstavujúce obchodné tajomstvo Spoločnosti, iné dôverné informácie vrátane osobných údajov zamestnancov Spoločnosti;

Zabezpečovanie bezpečných pracovných podmienok, udržiavanie poriadku, dodržiavanie pravidiel požiarnej bezpečnosti v priestoroch riadiaceho aparátu.

1.7. Pri praktických činnostiach sa manažér kancelárie musí riadiť:

Legislatíva, predpisy, ako aj miestne zákony a organizačné a administratívne dokumenty Spoločnosti upravujúce prácu na organizácii riadenia a činnosti riadiaceho aparátu;

Vnútorné pracovné predpisy;

Pravidlá bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci, zabezpečenie priemyselnej hygieny a požiarnej ochrany;

Smernice, príkazy, rozhodnutia a pokyny vedúceho Spoločnosti;

Tento popis práce.

1.8. Vedúci kancelárie by mal vedieť:

Legislatíva, predpisy o profile činnosti Spoločnosti;

Organizačná štruktúra podniku, systém riadenia a poriadok jeho fungovania, jeho profil a špecializácia, ako aj cieľ a stratégia rozvoja;

Súčasné a budúce potreby spoločnosti na hlavné druhy zdrojov potrebných na zabezpečenie jej každodenných činností;

Úlohy riadiaceho aparátu uspokojovať potreby spoločnosti, jej schopnosti riešiť tieto problémy;

Metódy komplexnej analýzy stavu v spoločnosti, princípy krízového manažmentu;

Moderné teórie riadenia;

Pokročilé domáce a zahraničné manažérske skúsenosti;

Zloženie a štruktúra riadiacej dokumentácie spoločnosti;

Manažment (v rozsahu potrebnom na efektívne riadenie riadiaceho aparátu), obchodná etiketa, pravidlá vedenia obchodnej korešpondencie o hlavných otázkach každodennej činnosti spoločnosti;

Počítačová technológia, komunikácia a komunikácia;

Pravidlá a predpisy na ochranu práce.

1.9. Počas dočasnej neprítomnosti vedúceho kancelárie sú jeho povinnosti pridelené [názov funkcie zástupcu].

2. FUNKČNÉ ZODPOVEDNOSTI

Vedúci kancelárie je povinný vykonávať tieto pracovné funkcie:

2.1. Viesť prácu na zabezpečení interakcie medzi divíziami spoločnosti, riadiacim aparátom a sebavedome riadiť jej aktivity.

2.2. Vytvárať optimálne podmienky pre včasné a kvalitné vykonávanie denných úloh, ktoré sú mu zverené riadiacim aparátom v prísnom súlade so schváleným pracovným postupom (predpismi) a schémou organizačnej interakcie.

2.3. Podieľať sa na práci na formulovaní stratégie rozvoja spoločnosti, určovaní jej hlavných smerov a kľúčových opatrení na jej implementáciu.

2.4. Zabezpečiť riadne vyhotovenie návrhov podkladov pre plánovanie činnosti Spoločnosti, ich predloženie na posúdenie a schválenie vedúcemu Spoločnosti a následné oznámenie podkladov príslušným predstaviteľom.

2.5. Zabezpečiť interakciu medzi riadiacimi pracovníkmi a oddeleniami podniku (vrátane pobočiek a zastúpení) prostredníctvom osobnej komunikácie s vedúcimi oddelení, vr. pomocou technických komunikačných prostriedkov.

2.6. Prijať opatrenia na organizáciu a udržiavanie na správnej úrovni informačnej a dokumentačnej podpory pre činnosti Spoločnosti, vrátane efektívnej obchodnej korešpondencie, bezpečného uloženia riadiacej dokumentácie, rýchleho spracovania dokumentov a žiadostí o informácie.

2.7. Riadiť prácu s cieľom zlepšiť a optimalizovať technológiu riadenia organizácie (podniku), a to aj v čase krízy.

2.8. Vykonávať osobne a prostredníctvom podriadených efektívnu kontrolu stavu činnosti úsekov Spoločnosti, ich výsledkov a pravidelne informovať vedúceho Spoločnosti o výsledkoch kontroly, požadovať od vedúcich úsekov odstránenie nedostatkov zistených pri kontrolnej činnosti.

2.9. Aktuálne a naliehavé otázky praktickej organizácie riadiacich činností konzultujte s vedúcim organizácie a vedúcimi oddelení.

2.10. Zabezpečiť racionálne využívanie materiálnych, technických a iných prostriedkov riadiaceho aparátu v záujme plnenia jeho zamýšľaných úloh.

2.11. Zabezpečiť spoľahlivú ochranu informácií (dokumentov) obsahujúcich informácie predstavujúce obchodné tajomstvo Spoločnosti, iné dôverné informácie, vrátane osobných údajov zamestnancov Spoločnosti.

2.12. Riadiť vzdelávanie podriadených, vytvárať im podmienky na zvyšovanie kvalifikácie, profesijný rast, rozvoj podnikateľskej kariéry a postup v zamestnaní v súlade s osobnými zásluhami a úrovňou kvalifikácie.

2.13. Monitorujte dodržiavanie pravidiel ochrany a bezpečnosti práce, priemyselnej hygieny a požiarnej ochrany zo strany podriadených.

2.14. Využite udelené práva vo vzťahu k podriadeným, aby ste ich povzbudili (aby boli zodpovední).

2.15. Vytvárať podmienky pre implementáciu a správne fungovanie pokročilých manažérskych technológií, ich následné zlepšovanie a optimalizáciu.

2.16. Riadiť plánovanie a podávanie správ o činnosti riadiacich pracovníkov.

2.17. Riadiť vypracovanie jednotných foriem dokumentov potrebných na zabezpečenie činnosti riadiaceho aparátu, ako aj vnútroorganizačných, regulačných a regulačných dokumentov k problematike riadenia.

2.18. Študovať, zovšeobecňovať a aplikovať pokročilé domáce a zahraničné manažérske skúsenosti v činnostiach riadiaceho aparátu.

2.19. Posúdiť návrhy na zabezpečenie ergonomických pracovných podmienok, racionalizáciu pracovísk riadiaceho aparátu a predložiť ich riaditeľovi spoločnosti na rozhodnutie.

2.20. Včas a v plnom rozsahu spracovať a predložiť hlásenia a inú dokumentáciu úradníkom s príslušnými právomocami.

Ak je to potrebné, môže sa vedúci kancelárie zapojiť do plnenia svojich úloh nadčas rozhodnutím vedúceho organizácie spôsobom ustanoveným pracovnoprávnymi predpismi.

Vedúci kancelárie má právo:

3.1. Vyžiadať a získať potrebné materiály a dokumenty súvisiace s problematikou jej činnosti.

3.2. Vstupovať do vzťahov s útvarmi tretích inštitúcií a organizácií pri riešení operatívnych otázok výrobných činností v rámci svojej pôsobnosti.

3.3. Vydávať príkazy a pokyny podriadeným zamestnancom a podnikať vhodné kroky na odstránenie príčin, ktoré vytvorili konfliktnú situáciu.

3.4. Predkladať vedeniu podniku (inštitúcii, organizácii) návrhy na zlepšenie práce súvisiacej s jeho funkčnými zodpovednosťami.

4. ZODPOVEDNOSŤ A HODNOTENIE VÝKONU

4.1. Vedúci kancelárie nesie administratívnu, disciplinárnu a materiálnu (av niektorých prípadoch ustanovenú právnymi predpismi Ruskej federácie aj trestnú) zodpovednosť za:

4.1.1. Nedodržanie alebo nesprávne plnenie oficiálnych pokynov od priameho nadriadeného;

4.1.2. Neschopnosť vykonávať alebo nesprávne vykonávať svoje pracovné funkcie a pridelené úlohy;

4.1.3. Nezákonné používanie udelených úradných právomocí, ako aj ich použitie na osobné účely;

4.1.4. Nepresné informácie o stave práce, ktorá mu bola pridelená;

4.1.5. Neprijatie opatrení na potlačenie zistených porušení bezpečnostných predpisov, požiarnej bezpečnosti a iných pravidiel, ktoré ohrozujú činnosť podniku a jeho zamestnancov;

4.1.6. Nezabezpečenie dodržiavania pracovnej disciplíny.

4.2. Hodnotenie práce vedúceho kancelárie sa vykonáva:

4.2.1. Bezprostredným nadriadeným - pravidelne počas každodenného výkonu pracovných funkcií zamestnanca;

4.2.2. Certifikačnou komisiou podniku - pravidelne, najmenej však raz za dva roky, na základe zdokumentovaných výsledkov práce za hodnotené obdobie.

4.3. Hlavnými kritériami hodnotenia práce vedúceho kancelárie sú kvalita, úplnosť a včasnosť plnenia úloh uvedených v týchto pokynoch.

5. PRACOVNÉ PODMIENKY

5.1. Pracovný režim vedúceho kancelárie je stanovený v súlade s vnútornými pracovnoprávnymi predpismi stanovenými v spoločnosti.

6. PODPISOVÉ PRÁVO

6.1. Na zabezpečenie svojej činnosti má vedúci kancelárie touto pracovnou náplňou právo podpisovať organizačné a administratívne dokumenty k otázkam v jeho pôsobnosti.

Prečítal som si pokyny _____ (_____) "__" _____ 20__