Докладная записка содержит сведения о квалификации сотрудника. Дисциплинарное взыскание за неисполнение должностных обязанностей

Знают все работодатели, но и у них бывают сложности при ее оформлении и вопросы, где взять образец.

Для чего составляется докладная записка

На практике при осуществлении трудовой деятельности могут быть разные обстоятельства. Бывает и такое, что приходится писать докладную записку, так как необходимо доложить руководству о тех или иных обстоятельствах, сложившихся на работе.

В докладной записке необходимо отразить четкую формулировку обозначенной проблемы, а также лаконично описать, что привело к этому и что может получиться в дальнейшем. Автору необходимо описать свои предложения для решения возникшей задачи.

Итак, докладная записка, написанная внутри предприятия или организации - это документ с отраженной в нем информацией о непосредственной связи с неприятными ситуациями, которые произошли на этом предприятии.

Подготавливается записка на листе 11 формата, на формализованном бланке, если он существует. А также необходимо принять во внимание, что следует указать четко адрес, куда направляется данная записка.

Все сведения, изложенные в ней, должны относиться к специфике производственной деятельности. Информация должна соответствовать поставленному вопросу, излагаться кратко и лаконично. При этом не нужно писать лишнее, так как содержание будет сложно восприниматься и суть из проблемы сложно будет увидеть.

1. Необходимо применять информационный стиль при изложении сведений. Не нужно описывать какие-либо чувства, а также на эмоциях объяснять, что произошло.
2. Все факты, которые излагаются, должны быть написаны по существу, а некоторые детали необходимо описывать довольно подробно.
3. К составлению документа должны быть применены определенные рекомендации. При обнаружении в бумаге какой-либо недостоверной информации или ошибок такой документ к рассмотрению руководством принят не будет.
4. Необходимо помнить, что грамотное изложение основных деталей и определяет изюминку информации документа, а также представляет некоторую ценность для руководителя.

Структура документа:

• необходимо подробно описать все факты, которые повлияли на события, такая часть называется констатирующей;
• описать, какие последствия возможны исходя из сложившейся ситуации, то есть аналитическая часть;
• предложить, какие советы или рекомендации могут последовать от написавшего докладную;
• перед тем как передать записку руководителю рекомендуется ее предварительно проверить.

Алгоритм составления

Сам текст записки состоит из следующих разделов:

1. Состояние самой излагаемой проблемы, явившейся поводом для составления документа. А также следует указать на результат проведенного анализа обнаруженной проблемы.
2. В основной части документа следует указать некоторые выводы и предложения по решению проблемы.
3. Завершить докладную следует выводом.

А также в бумаге указываются следующие данные:

• дата составления;
• подпись подготовившего записку лица;
• наименование адреса;
• инициалы и фамилия руководителя объекта;
• наименование документа или заголовок, касающийся текста;
• в тексте описываются факты, а также цифры и иные обозначения;
• человек, подготовивший документ, обязательно должен поставить подпись.

При обнаружении несоответствий или в подготовленном документе его могут признать недействительным, и вероятность этого события увеличивается. Если же, напротив, все написано грамотно, то можно рассчитывать на положительное решение руководства по рассмотрению документа.

Образец докладной

Чтобы понять, как правильно написать документ, особенно неопытному сотруднику, можно принять во внимание как пишется образец записки. К примеру, при нарушении регламента, при обнаружении факта опоздания или невыхода на работу предлагается оформить бумагу следующим образом.

В верхнем углу, справа следует указать адрес, а также отправителя. К примеру: «Директору ОАО ПМК Коновалову Н.Л. от организатора продаж Меньшикова Г.Д.»

После следует написать наименование документа, по центру пишется «Докладная», а после немного ниже, а также слева стоит обозначить дату, когда составлен документ.

В основной части следует описать проблему. К примеру: «Я, организатор продаж Меньшиков Г.Д., довожу до вас, что экономист по договорной работе Кочеткова Д.Т. не вышла на рабочее место 24.01.2015, то есть отсутствовала с 08.30 до 17.30. Данное нарушение считается прогулом на основании трудового законодательства. Причем от работницы не поступило никаких объяснений, и она отказалась писать объяснительную. Считаю уместным применение дисциплинарного наказания, а именно — увольнение с предприятия».

В конце докладной необходимо написать полностью должность, а также фамилию и инициалы, поставить подпись и число (подпись без даты недействительна).

В чем разница между докладными и служебными записками, смотрите в этом видео:

Форма для приема вопроса, напишите свой

Многим приходилось писать докладную записку, на не все понимают, что это такое, зачем она составляются, куда подаются, и чего можно ей добиться. В этой публикации будем разбираться.

После ее прочтения, Вы будете услышаны руководством. И для этого не нужно будет докрикиваться до высоких кабинетов.

Что такое докладная и зачем ее пишут

И хотя она называется запиской, во-первых это официальный документ. Она может быть направлена в следующие инстанции:

• Непосредственному начальнику.
• Начальнику смежного подразделения.
• Вышестоящему руководству.
• Руководителю главенствующего предприятия.

Как видно из списка, возможности у этого документа очень велики. Среди целей можно отметить несколько основных:

Пишется докладная, как по инициативе сотрудника, так и по требованию начальства. Это зависит от причин ее написания.

Исходя из преследованных целей записки, их можно разбить на три категории:

1. Инициационная.
2. Информативная.
3. Отчетная.

Первый тип преследует цель инициировать определенные действия и решения руководства. Поэтому она содержит предложения о выходе из ситуации или улучшении производственного процесса и быта на предприятии.

Второй тип сообщает о происшествии или разъясняет его обстоятельства. Отчетные докладные записки, как правило, пишутся регулярно и содержат итоги и текущее состояние описываемого процесса.

В зависимости от принадлежности адресата, докладные делятся на внутренние (адресат - сотрудник того же предприятия) и внешние (адресат - сотрудник ведущей организации).

Правила написания докладной

По форме, внешняя и внутренняя докладные записки немного отличаются друг от друга. Например, внутренняя пишется от руки на листе формата А-4, а внешняя - распечатывается на фирменном бланке. Внутреннюю подписывает составляющий сотрудник, а внешнюю - руководитель организации-отправителя.

По содержанию, все докладные обладаю схожим оформлением. Она содержит заголовок, текст и подпись. В заголовке указываются адресат и составитель. Текст состоит из двух частей: в первой описываются причины и предпосылки появления докладной, во второй - выводы и предложения составляющего записку.

Итогом подачи докладной записки является резолюция руководителя. На основании его решения производятся взыскания, поощрение, модернизация производственного процесса, возлагаются обязанности, вносятся изменения в быт коллектива.

Ниже расположен типовой бланк и образец докладной записки вариант которой можно скачать бесплатно.

Основной объем документов, обеспечивающих информационный обмен между организациями и структурными подразделениями, составляют: справки, докладные и объяснительные записки, сводки, отчеты, акты, письма, телефонограммы . Информация, содержащаяся в этих документах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению. Рассмотрим различия в составлении и оформлении докладных записок , служебных записок и справок .

Докладные и служебные записки — это, как правило, внутренние документы организации. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам. В Кратком словаре видов и разновидностей документов, разработанном Главархивом СССР, ВНИИДАД, ЦГАДА в 1974 году, даны определения этих документов, из которых следуют некоторые различия в их назначении:

• Докладная записка — документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.
• Служебная записка — записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому.

Докладная записка

Докладная записка (код унифицированной формы 0286041 по ОКУД) составляется с целью информировать руководство о сложившейся ситуации, имевших место фактах и т.п. и побудить к принятию определенного решения.

Докладные записки могут носить и чисто информационный характер. Такие записки содержат, как правило, информацию о ходе выполнения каких-либо работ. Отчетные докладные записки сообщают о выполнении заданий, планов, указаний, работ. Таким образом, докладные записки обеспечивают связь объектов управления на вертикальном уровне — снизу вверх, то есть направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему должностному лицу.

В зависимости от адресата докладные записки могут быть:

• внутренними , т.е. направляемыми руководителю структурного подразделения или учреждения, и
• внешними — адресуемыми в вышестоящие инстанции.

Внутренняя докладная записка

Внутренние докладные записки составляются на стандартном листе бумаги, но с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». К таким реквизитам относятся:

• наименование структурного подразделения;
• вид документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
• дата;
• регистрационный номер;
• заголовок к тексту;
• текст;
• адресат;
• подпись составителя (с указанием должности).

Текст любого информационно-справочного документа оформляется шрифтом Times New Roman, размер 14, через 1,5 интервала.

Предпочтительно при оформлении докладной записки пользоваться угловым расположением реквизитов заголовочной части (однако это требование не является жестким). Примеры расположения заголовочной части внутренней докладной записки двумя способами:

Во внутренней докладной записке в верхнем левом углу располагается наименование структурного подразделения — автора документа.

Наименование вида документа пишется прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) и может располагаться по центру или от границы левого поля (в зависимости от того, какой выбран способ расположения заголовочной части документа) через 2 межстрочных интервала.

Дата и индекс докладной записки пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами, например 02.02.2006, или буквенно-цифровым способом, например 02 февраля 2006 г. У внешней докладной записки она является датой подписания и, как правило, отправки. Датой внутренней докладной записки будет дата составления и подписания.

Регистрационный номер на внутренней докладной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения, в зависимости от постановки системы регистрации, которая действует в организации. При рассмотрении докладной записки заинтересованными лицами, на ней проставляются визы согласования, а после принятия решения — резолюция руководителя. Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки .

Докладная записка может иметь заголовок, который кратко раскрывает содержание документа. Заголовок докладной записки формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога «о» и отглагольного существительного в предложном падеже. Например: «о переводе Королевой О.В. в бухгалтерию».

В тексте докладной записки четко выделяются две части. В первой части сообщаются факты, послужившие поводом для составления документа, а во второй — излагаются конкретные выводы, просьбы и предложения. Текст докладной записки может состоять и из трех частей. В этом случае в первой части (констатирующей) будут излагаться причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части — анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, а в третьей — выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо предпринять, по мнению составителя докладной записки . Докладная записка может быть представлена в текстовом и табличном варианте или их сочетании.

Если имеется приложение, то отметка о нем делается до оформления подписи:

Внешняя докладная записка

Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке и подписывается руководителем организации. При этом полное или сокращенное наименование вышестоящей организации используется согласно уставу организации. Наименование организации-автора размещается ниже.

Служебная записка

В Общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД) отсутствует такой вид документа как «Служебная записка ». Однако данный вид документа широко используется в управленческой практике. В связи с чем предлагаем оформлять «Служебную записку » в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов» в целях единства оформления управленческой документации.

Служебные записки , в отличие от докладных записок , обеспечивают связь объектов управления на горизонтальном уровне , то есть составляются работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Следует помнить, что служебные записки направляются обычно от одного руководителя к другому или от одного сотрудника к другому только в случае их равнозначного должностного статуса, в противном случае это будет докладная записка .

Как правило, служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения. Служебные записки — это своего рода переписка между структурными подразделениями. Они обычно содержат определенную просьбу, предложение. Служебные записки оформляются так же, как и докладные.

Пример оформления служебной записки :

Справка

Информационные докладные записки часто заменяют таким документом, как справка, и наоборот, что является неправомерным. Справка — это документ, содержащий описания и подтверждения тех или иных фактов или событий, в том числе биографического или служебного характера; в отличие от докладных записок она не требует принятия каких-либо действий от руководителя .

В зависимости от целей составления справки могут быть:

• аналитические,
• отчетные или
• информационные.

Аналитические справки содержат информацию по вопросу или проблеме, требующей решения. Обычно аналитические справки имеют значительный объем текста (до 3-х страниц). Текст аналитической справки состоит из трех частей. В первой части излагается основание составления, во второй — анализ ситуации или вопроса, в третьей — выводы и предложения.

Отчетные справки содержат обобщающие итоговые сведения о результатах деятельности, поэтому заголовок отчетной справки включает указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения, например: Справка об объеме документооборота предприятия в 2006 г.

Справки информационного характера составляются с целью информировать руководство о положении дел и могут иметь, например, следующий заголовок: Справка о ходе выполнения работ по договору с ОАО «Луна». Они составляются по запросу и представляются в установленные сроки.

Справки, в зависимости от адресата, могут быть:

• внешними и
• внутренними.

Внешние справки оформляются на общем бланке организации, подписываются руководителем организации и содержат те же реквизиты, что и докладные записки.

Внутренние справки оформляются на стандартном листе бумаги аналогично внутренней докладной записке и подписываются руководителем структурного подразделения и/или специалистом-составителем.

Текст и информационной, и отчетной справки может быть оформлен в виде таблицы, включать разделы и подразделы (см. образец составления внутренней справки в Примере 6).

При подготовке проекта справки необходимо тщательно отредактировать ее содержание с точки зрения:

• полноты и достоверности фактов и сведений;
• правильности оформления средств обратной связи (адрес, телефон и т.п.);
• точности датирования;
• соблюдения уровня подписания.

Все это необходимо для того, чтобы справка не вызывала дополнительных вопросов и тем более последующей разъяснительной переписки .

Справки биографического или служебного характера служат для удостоверения каких-либо юридических фактов, например, о подтверждении занимаемой должности, о заработной плате, месте проживания и т.п. Если ситуации, по которым выдаются справки, являются типовыми, в организации создаются унифицированные трафаретные бланки.

Текст справки биографического характера начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором сообщаются сведения. В тексте любой справки не должно быть архаичных оборотов, содержащих ненужные слова типа «настоящая справка», «действительно работает» и т.д. В конце справки дается название учреждения, куда она представляется. Подписывают справку лица, ее составившие и несущие ответственность за представленные данные. В зависимости от назначения справки это могут быть руководитель организации и главный бухгалтер или руководитель организации и начальник отдела кадров. Такие справки обязательно заверяются печатью организации.
Пример оформления справки служебного характера :

Докладная записка, что это за документ, как правильно написать и оформить, на эти вопросы вы найдете ответ в статье.

Докладную записку могут подавать руководители чтобы сообщить о нарушениях работников: опозданиях, нарушениях режима труда и отдыха, не выполнении должностных обязанностей и других или вносить предложения, направленные на улучшение деятельности организации.

Докладная записка, что это за документ?

Докладная записка – документ, адресованный руководителю организации или вышестоящей организации и содержащий изложение какого-либо вопроса производственной деятельности с выводами и предложениями.

Докладная записка составляется в случае необходимости поставить руководителя в известность о каких-либо фактах, событиях и может содержать предложения составителя по вопросу.

Как правильно написать докладную записку?

Докладная записка содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, адресат, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись, резолюцию, отметку об исполнении документа.

В первой части текста излагаются факты или события послужившие поводом к написанию докладной записки. Вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях, которые по мнению составителя необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.

Датой докладной записки считается дата её подписания. Докладные записки по основной деятельности организации хранятся 5 лет.

• инициативные;
• информационные;
• отчётные.

Оформление докладной записка

Оформление докладной записки зависит от её адресата. Если она адресована руководителю организации, то считается внутренней, если направляется за пределы организации в вышестоящую организацию, то внешней. Внешние докладные записки оформляются на бланке и должны быть подписаны руководителем организации. Внутренние докладные записки оформляются на обычном листе бумаги.

Докладная записка – образец

Докладная записка, состоит из реквизитов, которые оформляем в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», с 01 июля 2018 года оформляет по ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

Докладная записка имеет такой реквизит, как дата, которая оформляется в верхнем левом углу цифровым способом 05.10.2018 или словесно-цифровым 5 октября 2017г.

Реквизит. Адресат. При адресовании документа должностному лицу инициалы указываем перед фамилией, а с 01 июля 2018 года после фамилии. Должность лица, которому адресован документ указываем в дательном падеже.

Реквизит. Заголовок к тексту. Включает краткое содержание документа и должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок к тексту может отвечать на вопросы: О чем? О ком? Заголовок к тексту может содержать не более 5 строк. Его располагают слева над текстом документа, отступив от надписей бланка 2-3 межстрочных интервала. Заголовок печатается через 1 интервал, точка в конце не ставится.

Реквизит. Тест документа. Текст документа печатают, отступив 2-4 интервала от реквизита «Заголовок к тексту», соблюдая 1,5 ный интервал.

Реквизит. Подпись. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке организации и сокращённое – на документе, оформленном на бланке),личная подпись и её расшифровка (инициалы, фамилия). Подпись располагают после текста, отступив 2-3 межстрочных интервала.

Докладная записка – образец ГОСТ 2003

Докладная записка – образец ГОСТ Р 7.0.97-2016 с 01 июля 2018 года

На любом предприятии отыщется сотрудник, не уважающий своих сослуживцев, подчиненных и иногда даже начальство. В отличие от дисциплинарных проступков и ненадлежащего исполнения своих обязанностей иногда бывает трудно наказать сотрудника за некорректное поведение, поскольку нормы о некорректном поведении практически не встречаются в ТК РФ (за исключением педагогических работников).

Поскольку понятие некорректного поведения, а также наказание за него не прописываются в основных законодательных актах, для того, чтобы иметь возможность квалифицировать некорректное поведение сотрудника, а также применить наказание за это, необходимо внести вышеуказанные понятия в локально-нормативные документы данной организации.

Например, в коллективный договор или в правила внутреннего трудового распорядка.

К некорректному (хамскому) поведению можно отнести следующие действия:

• оскорбительные высказывания в адрес сослуживцев или клиентов организации;
• использование ненормативной лексики в отношении людей или просто в разговорной речи;
• навязчивое и грубое поведение;
• неприличные жесты в адрес сослуживцев и клиентов организации и т.д.

Это только некоторые из основных признаков некорректного поведения сотрудника.

Данный список можно продолжать практически бесконечно, все зависит от корпоративной политики организации и сферы ее деятельности.

Какие обязанности должны быть у технического директора в компании? смотрите по ссылке.

Кроме вышеуказанных действий, сюда можно отнести множество других, вплоть до ношения откровенной одежды, если в компании присутствует строгий дресс-код.

Внесение пункта о некорректном поведении в один из локально-нормативных документов организации, а также ознакомление с ними работника необходимо для того, чтобы руководитель организации имел право наказать сотрудника, совершившего данный проступок.

Образец акта о непредоставлении объяснения для применения взыскания.

Кто составляет докладную записку о некорректном поведении?

Составить докладную записку о некорректном поведении сотрудника имеет право любой присутствовавший при этом сотрудник либо тот, в адрес кого данное поведение было направлено.

Расчёт алиментов от зарплаты – не самая простая процедура. Чтобы правильно рассчитать алименты на ребёнка посмотрите .

Помимо докладной записки может также составляться акт в присутствии комиссии о том, что данный сотрудник вел себя некорректно по отношению к работникам или деловым партнерам организации.

Зачастую некорректное поведение, в частности нецензурные высказывания в адрес кого-либо, сопутствует алкогольному опьянению. Так вот в этом случае за один, казалось бы, проступок можно наказать работника дважды.

За появление работника в нетрезвом состоянии и за некорректное поведение. Но только при условии, что нормы некорректного поведения и их запрет внесены в локально-нормативные документы организации.

В этом случае докладная записка или акт составляются комиссией, которая фиксирует факт нахождения работника в нетрезвом состоянии.

Образец докладной записки о хамском поведении сотрудника

Порядок составления документов о том, что работник позволил себе хамское поведение ничем не отличается от составления все прочих служебных записок и актов, с которых начинается служебное расследование.

Однозначного мнения по этому поводу нет в том, что касается служебного расследования. А вот если дело будет передано в суд, то тогда нужно указать и, более того, желательно иметь свидетелей.

Служебное расследование проводится в общем порядке с соблюдением требований законодательства.

Поскольку нормы поведения часто прописывают в правилах внутреннего трудового распорядка, то нарушение их можно отнести к дисциплинарным проступкам .

Ответственность работника

К работнику, позволившему себе некорректное (хамское) поведение, как правило, применяется дисциплинарное наказание. Обычно это, в зависимости от тяжести, – выговор или замечание.

Что такое доходные вложения в материальном балансе и в каких случаях они учитываются? Ответ на этот вопрос есть .

Уволить сразу за некорректное поведение нельзя, поскольку оно не относится к однократным тяжким.

Но если сотрудник уже умеет ранее наложенное дисциплинарное взыскание, сроком менее года, то увольнение вполне возможно применить, даже если предыдущее взыскание было наложена совсем за другой проступок.

Помимо наказания, согласно Трудовому Кодексу, в данном случае можно применить и нормы гражданского Кодекса , в части оскорбления личности и достоинства, клеветы.

В суд могут обратиться как пострадавшие сторонние граждане, которые подверглись оскорблению¸ так и непосредственно сотрудники данной организации.

Существуют прецеденты, когда в суд подавали иск не на конкретного работника, а на организацию в целом, в случае если лицо, позволившее себе некорректное (хамское поведение), занимало высокую должность.

Как документально оформить приём товара? Правила составления и смотрите по ссылке.

Также единственным выходом для сотрудников является обращение в суд в том случае, когда грубое и некорректное поведение позволил себе руководитель организации.

В любом случае, в настоящее время все больше компаний стали обращать внимание именно на эту часть общения сотрудников, как на важную составляющую делового имиджа предприятия.

Поэтому нормы для внутреннего общения сотрудников между собой, а также с клиентами организации все чаще прописываются в локальных документах, занимая там все больше места.

Хотя здесь тоже не следует увлекаться и зажимать работников в тесные рамки. Поскольку в действующем законодательстве могут быть ограничения. Это также уместно помнить при составлении дресс-кода для организации.

О том, как написать докладную на сотрудника за оскорбление, вы узнаете из этого видео: