Главная » Жкх » Справки при увольнении сотрудника по собственному желанию. Какие выдают справки при увольнении? Кадровые и бухгалтерские документы

Справки при увольнении сотрудника по собственному желанию. Какие выдают справки при увольнении? Кадровые и бухгалтерские документы

Помимо понимания того какие документы должен отдать на руки работодатель при увольнении важно также уложить данный процесс в рамки следующего алгоритма:

Подобный порядок действий можно по праву считать идеальным, и придерживаться его стоит, несмотря на то, какую должность занимал сотрудник, и какое основание для увольнения имеет место быть. Однако даже эта четкая последовательность действий в некоторых ситуациях может быть нарушена.

В некоторых случаях процесс осложняется теми или иными обстоятельствами, которые требуют корректного ответа на вопрос: Какие документы выдаются работнику при увольнении?

Так, например, в тупик может поставить ситуация, когда работник, для которого ваша организация – первое место работы, увольняется до того, как им получены документы из Пенсионного фонда.

И нужно ли передавать на руки документы об образовании и медицинские книжки, если они были получены за счет организации? Подобных тонкостей огромное количество…

Какие документы выдают при увольнении

Страховое пенсионное свидетельство

В процессе устройства на работу сотрудник предоставляет компании-работодателю перечень документов, среди которых в обязательном порядке должно быть свидетельство об обязательном пенсионном страховании (согласно требованиям статьи 65 ТК РФ). Если же работник впервые заключает трудовой договор, то комплекс мер по оформлению данного свидетельства ложиться на плечи работодателя. После того, как свидетельство оформлено и выдано Пенсионным Фондом, оно хранится у сотрудника. Страховое свидетельство содержит в себе персональную информацию о сотруднике: индивидуальный страховой пенсионный счет, дату регистрации сотрудника и его анкетные данные.

В процессе оформления страхового свидетельства вновь прибывшего сотрудника специалист отдела кадров обязан предоставить заполненную работником анкету в отделение Пенсионного Фонда не позднее, чем в течение двух недель. Оформление же страхового свидетельства в самом фонде, открытие лицевого счета занимает около трех недель.

Затем, в течение не более чем одной рабочей недели с момента получения документа, сотрудник отдела кадров обязан выдать его на руки работнику. Следовательно, период получения новым сотрудником страхового свидетельства укладывается в рамки четырех-шести недель с момента его трудоустройства в компанию. Если сотрудник увольняется в данный период, не стоит забывать, что его страховое свидетельство получить в Пенсионном Фонде все же придется.

В подобной ситуации необходимо будет связаться с сотрудником и уведомить его о возможности получить на руки готовый уже документ. Наиболее оптимальным способом известить его является письмо, отправленное по оставленному адресу с уведомлением о возможности получения пенсионного свидетельства.

Медицинская книжка

Вопрос «Какие документы должны выдать при увольнении работодатели?»зачастую становится камнем преткновения во многих организациях, связанных непосредственно с бытовым, коммунальным обслуживанием граждан, со сферой общественного питания или педагогической деятельностью. Дело в том, что подобные организации обязаны соблюдать четко установленные санитарно-эпидемиологические нормы.

Одним из главных требований при трудоустройстве в данные организации является наличие медицинской книжки, непосредственно в которую вносятся данные о регулярных обследованиях и осмотрах сотрудника. Соответственно, оформление её стоит денег. Оплата этих расходов, в соответствии со статьями 213 и 266 ТК РФ, ложиться на работодателя.

Что же следует знать о медицинской книжке? В первую очередь важно отметить, что этот документ хранится у работодателя, но может быть выдан на руки сотрудника по его требованию. После прекращения трудовых взаимоотношений между работодателем и сотрудником медицинская книжка остается у работника и переходит с ним на следующее место работы.

p style="text-align: left;">Посему, вне зависимости от затрат, понесенных организацией на оформление медкнижки, выдача ее на руки уволившемуся сотруднику – необходима.

Но, в том случае, если работодатель задерживает выдачу данного документа, он ничем не рискует. Претензии от бывших сотрудников о том, что без данного документа не возможно их дальнейшее трудоустройство, совершенно безосновательны.

Справки при увольнении

При увольнении сотрудник вправе потребовать получение документов, непосредственно связанных с работой. Для того, чтобы получить требуемые документы ему необходимо оформить письменное заявление о выдаче справок.

Работодатель обязан предоставить сотруднику заверенные должным образом копии документов на безвозмездной основе.

Перечень включает в себя:

При увольнении справки выдаются единоразово и получить их можно в период одного календарного года с момента увольнения. Копии всех выданных работнику справок сохраняются в рамках его личного дела, а выдача фиксируется в специализированном журнале. Выдаются же данные документы либо на руки сотруднику, либо почтой – посредством заказного письма.

Справка о доходах

Отдельного внимания заслуживает справка о доходах, которая выдается работнику за период последних 24 месяцев, проработанных на данном предприятии, предшествующих году увольнения. Также вкупе со справкой о доходах сотруднику предоставляется справка формы 2-НДФЛ, в которой зафиксированы налоговые, страховые и пенсионные отчисления. Естественно, обе эти справки должны быть заполнены без помарок и исправлений.

Справка о среднем заработке

Одним из тех документов, которые работодатель обязан выдать сотруднику в случае увольнения, является справка о среднем заработке. Выдается этот документ, как правило, непосредственно в день прекращения трудовой деятельности в организации.

В случае, если сотруднику начислялось пособие в связи с нетрудоспособностью, носящей временный характер (в частности в связи с беременностью и родами), при расчете учитывается средний доход за период 24 месяцев, предшествующих данному отпуску.

Чаще всего в процессе приема на работу сотрудники отдела кадров выдвигают необходимый список документов для приема на работу. Хотя предоставление справки о среднем заработке не регламентировано ТК РФ, оно может быть вполне оправдано и логично. В соответствии со статьей 65 ТК РФ при приеме на работу обязательный список состоит из следующих документов:

Трудовая книжка (необходима при трудоустройстве сотрудников всех мастей и рангов, за исключением совместителей и тех, кто впервые заключает трудовой договор);
Удостоверяющий личность документ – чаще всего паспорт;
Для мужчин призывного возраста и военнообязанных – военный билет;
Свидетельство об обязательном пенсионном страховании;
Справки об отсутствии судимостей, в случае приема на работу, несовместимую с какими бы то ни было нарушениями закона;
Документы об образовании: средне-специальном или высшем, а также дополнительном (повышении квалификации, наличии специальных знаний);

Таким образом, отсутствие у соискателя справки о среднем доходе с предыдущего места работы не является основанием, для отказа в вакансии.

Если сотрудник увольняется, необходимо оформить и выдать ему документы в соответствии с требованиями трудового законодательства. Читайте о том, какие документы работодатель должен выдать при увольнении в 2019 году и как это сделать.

Документы от работодателя при увольнении в 2019 году

Порядок расторжения трудовых отношений и обязательной выдачи работнику всех необходимых документов определяет статья 84.1 ТК РФ. Основанием для расторжения договора является, к примеру, заявление работника на увольнение по собственному желанию . В день прекращения трудового договора наниматель обязан выдать работнику трудовую книжку и полностью рассчитать его в соответствии со статьей 140 ТК РФ. Кроме того, по письменному заявлению работника он также обязан передать заверенные копии документов, связанных с его работой.

При увольнении сотрудника в 2019 году надо выдать следующие документы:

Трудовая книжка работника (а также медицинская книжка - при наличии);

Справка о заработке за два последних календарных года;

Копия раздела 3 расчета по страховым взносам.

Сведения из реестра застрахованных лиц по форме ДСВ-3 (в случае уплаты дополнительных взносов на накопительную часть пенсии)

Документы по заявлению сотрудника: 2-НДФЛ , копии приказов о приеме на работу, о переводах на другую должность, приказа о расторжении договора, справка о зарплате для центра занятости.

Теперь подробно расскажем о каждом документе, который надо выдать работнику.

Основной документ от работодателя при увольнении 2019

Трудовая книжка - основной документ, который наниматель выдает при уходе сотрудника. З апись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора надо вносить по формулировкам ТК РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт.

При расчете в трудовой необходимо заполнить все четыре столбца, которые содержит книжка:

Номер записи - номер определяют по количеству уже ранее внесенных в книжку записей, записывая порядковый номер текущей записи.
Дата увольнения - число и год расторжения договора;
Запись об увольнении с основанием по ТК РФ - необходимо указать основание, по которому расторгнуты трудовые отношения, прописать конкретную статью ТК РФ (без сокращений);
Реквизиты приказа - здесь пишут реквизиты (номер и дату) приказа о расторжении трудового контракта.

После получения трудовой книжки на руки работник должен расписаться о ее получении в журнале отдела кадров. По общему правилу книжку выдают работнику в день ухода. Однако, есть исключение. Например, в случае предоставления отпуска с последующим уходом. В этом случае книжку нужно выдать в последний день работы. Дожидаться окончания отпуска не следует.

Посмотрите рекомендации экспертов о том, как корректно внести запись в трудовую книжку об увольнении по собственному желанию в 2019 году.

Какие справки при увольнении должен выдать работодатель в 2019 году

Справка о заработке за два последних календарных года - основная информация. Форма утверждена приказом Минтруда России от 30.04.13 № 182н.

В форме четыре раздела:

Об организации или ИП;
О работнике;
Обо всех выплатах работнику со страховыми отчислениями в фонды (зарплата и другие вознаграждения). Эти выплаты указываются по годам с занесением в отдельную строку информации за каждый год.
О количестве дней нетрудоспособности (по каждому году в отдельной строке) с сохранением среднего заработка без страховых отчислений. Эти данные называются исключаемыми периодами.

Заполните форму на основе данных бухучета и отчетности в фонды. Основные разделы - 3 и 4.

В разделе 3 (сумма заработной платы, иных выплат и вознаграждений) укажите только те доходы работника, на которые были начислены страховые взносы в ФСС и ПФР. Для каждого отдельного года действует лимит, в пределах которого начисляются страховые взносы. Поэтому нельзя указывать сумму, превышающую максимальную для данного года.

В ПФР надо платить взносы с доходов в пределах лимита - по тарифу 22%, сверх лимита - по тарифу 10%, в ФСС - только с зарплаты, не превышающей предельную базу. Сверхлимитные доходы взносами в ФСС не облагаются.

В разделе 4 (количество дней нетрудоспособности) каждый исключаемый период:

заносится в отдельную строку;
должен иметь дату начала и дату конца;
количество календарных дней этого периода должно быть записано и цифрами, и прописью;
надо назвать каждый исключаемый период: "временная нетрудоспособность", "отпуск по беременности и родам", "отпуск по уходу за ребенком".

Заполнять форму можно вручную черной/синей шариковой ручкой или скачать бланк и подготовить его в электронном виде.

Справку 182н подписывают руководитель компании или обособленного подразделения и главбух. При этом руководитель на основании приказа может делегировать эти полномочия другим сотрудникам. Например, бухгалтеру или кадровику. Ссылка на приказ, на основании которого сотрудник визирует ее за руководителя и главбуха, не нужна.

Круглая печать компании на бланке не должна мешать прочтению фамилий лиц. А исправления не допустимы.

Справка 2-НДФЛ . Для получения 2-НДФЛ сотрудник должен написать заявление. Число обращений за справкой 2-НДФЛ к работодателю не ограничено. В случае ее утраты бывший сотрудник может повторно обратиться к бывшему работодателю. Отказать работнику в выдаче этой информации нельзя, возможен штраф.

Важные изменения с 2019 года

В 2019 году работодателям придется заполнять два бланка 2-НДФЛ: для инспекции и для сотрудников. Их потребуется уже оформлять при отчете за 2018 год. Подробнее смотрите в статье - 2-НДФЛ 2019>>

Есть и другие формы документов, копии которых сотрудник вправе получить по требованию: копии приказов о приеме на работу, о переводах на другую должность, приказа об увольнении, справка о зарплате для центра занятости.

Другие документы от работодателя при увольнении

Копия СЗВ-СТАЖ . В случае расторжения трудовых отношений всем работникам нужно выдавать копии СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ.

СЗВ-СТАЖ надо заполнять по-новому. Изменения вступили в силу в ноябре 2018 года.

Уволенному работнику надо выдать копию СЗВ-СТАЖ с типом "Исходная". Не имеет значения, вышел сотрудник на пенсию или нет. СЗВ-СТАЖ нужно выдать всем сотрудникам, которые покидают компанию. А также подрядчикам, с которыми прекратил действовать договор. Не важно, попросил сотрудник отчет или нет. Выдать документ нужно в день ухода или окончания договора.

Кстати, сотрудник в любое время вправе попросить, чтобы компания выдала ему индивидуальные сведения. В таком случае подготовьте их в течение 5 календарных дней с момента, когда получили заявление о выдаче.

СЗВ-СТАЖ на бумаге заполняйте чернилами или шариковой ручкой любых цветов, кроме красного и зеленого (п. 1.2 приложения 5 к постановлению Правления ПФР от 11.01.17 № 3п).

При уходе сотрудника надо подготовить и сдать в ПФР сведения о его страховом стаже. В 2019 году изменились форма и правила заполнения отчета (Постановление Правления ПФР от 06.12.2018 № 507п).

Срочно: Фонд требует корректировку в СЗВ‑СТАЖ, если вы не учли новые правила заполнения формы

Проверьте, как вы отразили отпуска сотрудников в отчетности.

Копия СЗВ-М . Когда сотрудник покидает компанию, надо подготовить индивидуальную копию отчета СЗВ-М - она может понадобиться работнику в дальнейшем. Форма СЗВ-М утверждена постановлением правления ПФР от 01.02.2016 № 83п.

Обратите внимание!

Копию полного отчета СЗВ-М с данными обо всех работниках, который компания сдает в Пенсионный фонд, выдавать на руки работнику не нужно, так как это персональные данные, являющиеся тайной и разглашать их нельзя (ст. 7 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Копия раздела 3 расчета по страховым взносам . Подготовьте копию раздела 3 расчет по страховым взносам на увольняющегося сотрудника. Укажите данные о работнике, которому начислялись выплаты (ИНН, СНИЛС, Ф.И.О., дату рождения, гражданство, пол, серию и номер паспорта), признак застрахованного лица.

Сведения из реестра застрахованных лиц по форме ДСВ-3 . Форма утверждена постановлением Правления ПФР от 09.06.2016 № 482п. Выдать ее надо при уплате дополнительных взносов на накопительную часть пенсии.

Штрафы за нарушения работодателем порядка выдачи документов при увольнении в 2019 году

Если не выдать сотруднику положенное в расчетный день, то трудовая инспекция может оштрафовать и организацию, и руководителя. Штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ составит:

для организации - от 30 000 до 50 000 рублей
для должностных лиц - от 1 000 до 5 000 рублей;
для ИП - от 1 000 до 5 000 рублей.

За повторное нарушение сумма штрафа увеличивается:

для организации - от 50 000 до 70 000 рублей;
для должностных лиц - от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет (статья 5.27 КоАП РФ);
для ИП - от 10 000 до 20 000 рублей.

Все документы надо выдать в день увольнения . Если не выдать хотя бы одну справку, то на проверке трудовая инспекция оштрафует. Суммы штрафов определены статьей 5.27 КоАП РФ.

Процесс увольнения работника – мероприятие, которое требует соблюдения значительного числа формальностей. Работодатель обязан издать приказ об увольнении, произвести все необходимые выплаты, а также заполнить и выдать на руки сотруднику заполненную трудовую книжку. Однако, на этом процесс отнюдь не заканчивается. Для дальнейшего трудоустройства работнику могут потребоваться и иные бумаги, которые руководство компании обязано ему предоставить.

Как правило, если необходимость в таких документах существует, то работник представляет в кадровый отдел соответствующее заявление. В течение трех дней с момента его регистрации в журнале входящей корреспонденции работодатель обязан предоставить сотруднику по его запросу копии приказов о приеме на работу, переводах, увольнении, а также выписки из личного дела, справки о зарплате и премиальных выплатах, сведения о взносах на социальное страхование и др. При этом работник имеет право не указывать целей использования этих бумаг (ст. 62 ТК РФ).

О том, какие документы при увольнении обычно просят выдать сотрудники и каковы особенности их выдачи пойдет речь в данной статье.

Формы справок

Многие сотрудники кадровых отделов предприятий задаются вполне закономерным вопросом: что нужно выдать работнику при увольнении? Сведения о тех бумагах, которые может запросить увольняемый содержатся не только в трудовом, но также в гражданском и налоговом законодательстве РФ. В этом процессе важно ориентироваться на несколько важных правил:

Во-первых, все документы предоставляются сотруднику строго под роспись;
Во-вторых, бумаги должны быть выданы даже в том случае, если работник еще не вернул компании все принадлежащее ей имущество и не передал отделу кадров заполненный должным образом обходной лист;
В-третьих, процедура по предоставлению документов должна быть завершена в течение трех дней;
В-четвертых, если даже работник не смог лично посетить отдел кадров работодателя, то по истечении трехдневного срока все документы пересылаются ему заказным письмом с приложением их описи.

Более того, заявление на выдачу документов и их копий, которое представляет в отдел кадров работник, а также сами справки оформляются в свободной форме. Дело в том, что российским законодательством предписаны особые унифицированные бланки.

Что касается полного перечня документов, которые работодатель оформляет по запросу сотрудника при увольнении, то в него входят:

Справка 2-НДФЛ

Этот документ содержит сведения о размере дохода, который работник получал на протяжении года, а также о величине налоговых отчислений в бюджет. Работодатель выдает справку 2-НДФЛ при увольнении только в том случае, если работник указал ее в своем заявлении (ст.230 НК РФ).

Для чего лицу может потребоваться эта бумага? Именно она обеспечивает его право на получение стандартного налогового вычета на протяжении всего года.

Справка для расчета пособий от ФСС

Данная справка (форма 4н) выдается работнику в обязательном порядке, вне зависимости от того, написал он соответствующее заявление или нет. Она содержит сведения о совокупном размере заработка увольняемого за последние два года, а также информацию о величине отчислений по социальному страхованию (Ст. 4.1 №255-ФЗ).

Кроме того, здесь прописывают количество календарных дней, на протяжении которых работник пребывал на больничном, в отпуске по уходу за ребенком и др., что привело к получению им неполного заработка. В некоторых случаях выдаются две справки: одна – относительно годового дохода и размера отчислений в ФСС, вторая – касательно числа календарных дней, характеризующихся уплатой неполного заработка.

Справка для центра занятости

Если сразу после увольнения работник собирается зарегистрироваться в центре занятости населения, то ему следует запросить у работодателя справку о его среднем заработке за последние три месяца его трудовой деятельности. Оформляется этот документ строго на основании заявления увольняемого сотрудника в отдел кадров организации (ст. 3 №1032-1 ФЗ).

Каким образом исчисляется средний заработок? Все сведения об этом содержит Постановление Минтруда РФ №62 от 12.08.2003. Сама справка оформляется в произвольном виде.

Документы учета в ПФР

Пенсионный фонд РФ ведет персонифицированный учет всех работников. При этом в день увольнения любой из них должен получить от своего работодателя справку, содержащую сведения об объеме денежных отчислений на страховые взносы в ПФР. Этот документ обязателен к выдаче, и потому представляется работнику даже без соответствующего заявления от него (ст.11 №27-ФЗ)

Остается добавить, что выдаются все перечисленные документы при увольнении по собственному желанию и по инициативе работодателя. Отказ в их выдаче влечет за собой административную ответственность работодателя – приостановление деятельности на срок до 3 месяцев, а также штраф в размере:

От 1 000 до 5 000 – для ИП и должностных лиц;
От 30 000 до 50 000 – для юридических лиц.

Обязательная справка

В течение трех дней после увольнения работника работодатель выдает своему сотруднику на руки обязательные справки. Их представление не требует написания сотрудником заявления. Итак, что должны выдать при увольнении работника компании в обязательном порядке? Безусловно, справку о сумме заработка за два последних календарных года . Ее форма утверждена в Приказе Минтруда РФ №182н (№255-ФЗ). Этот документ работник передает своему новому работодателю.

Обязательная справка о доходах при увольнении выдается без заявления работника в течение трех дней с момента увольнения. Ее оформление также обязательно, как и внесение соответствующей записи в трудовую книжку.

Справки при увольнении по письменному запросу работника

Помимо обязательной справки существуют и такие документы, которые предоставляются работникам только на основании их письменного заявления (ст. 84.1 ТК РФ). В числе таких бумаг можно упомянуть справки:

о зарплате;
о начисленных и уплаченных страховых взносах в ПФР;
о сроке работы в рамках данной организации.

По запросу работника предоставляется также документ 2-НДФЛ. При этом отказать работнику работодатель не имеет права: эти бумаги связаны с трудовой деятельностью конкретного лица и содержат частную информацию, касающуюся только его.

Важно учитывать особенности выдачи документов на базе письменного запроса работника:

Во-первых, все документы и их копии оформляются строго на безвозмездной основе в течение трех дней;
Во-вторых, справку о страховых взносах при увольнении, о зарплате и 2-НДФЛ готовит бухгалтерия, и лишь только справку о сроке деятельности в данной компании – кадровый отдел. Если в организации нет кадрового отдела, то подготовка всех документов – обязанность бухгалтера.

Стоит добавить, что справка в Пенсионный фонд при увольнении в обязательном порядке содержит сведения персонифицированного учета. Это без лишних трудностей позволяет подложить накопление пенсионных отчислений работника после его трудоустройства на новом месте.

Обязанность компании в день увольнения

Ранее упоминалось, что все справки при увольнении работника, как обязательные, так и по запросу увольняемого, оформляются в течение трех дней с момента расторжения трудовых отношений или представления соответствующего заявления в кадровый отдел. Однако, существует информация, которую следует предоставить сотруднику непосредственно в день прекращения трудовых отношений. К ней относятся данные персонифицированного учета сотрудника в системе пенсионного страхования (ст.11 №27-ФЗ).

Как в этом случае оформляются документы при увольнении от работодателя?

Во-первых, эти сведения в произвольном виде отражаются в отдельном документе;
Во-вторых, работник готовит письменное подтверждение передачи этой информации.

По своему составу сведения персонифицированного учета включают информацию, касающуюся:

Информации об объеме начисленных и уплаченных страховых взносов;
Данных о страховом стаже сотрудника;
Сведений о специальных взносах работодателя в пользу накопительной пенсии сотрудника и иных дополнительных взносах.

Выдача такой информации предусматривает оперирование частными данными, следовательно, работник не обязан писать заявление на их предоставление. Однако, работодатель имеет право выдавать такие сведения строго под роспись работника.

Как оформить сведения

Согласно требованиям российского законодательства, любая организация обязана не только регулярно передавать отчетность в ПФР, но и предоставлять самому работнику копию касающихся его индивидуальных сведений (ст.11 №27-ФЗ).

В отличие от многих других справок, которые оформляются при увольнении работника, сведения об отчислениях в ПФР представляются на базе строго определенных в законодательстве форм, а именно:

С3В-6-1, С3В-6-4 – для сведений о пенсионных отчислениях за период до 2014 года;
РСВ-1 (6-й раздел), в том случае, если речь идет об информации, включаемой в отчеты для ПФР после 2014 года.

Почему речь идет о столь ранних датах – в частности о периоде времени до 2014 года? Дело в том, что большинство организаций игнорируют необходимость регулярного предоставления сведений из отчетов по отчислениям в Пенсионный фонд работников. Именно поэтому во время увольнения им приходится делать копии таких документов за все предшествующие отчетные периоды.

Журнал учета выданных справок

Все предоставляемые работнику справки выдаются строго под роспись увольняемого сотрудника. Для чего это делается? Для того, чтобы избавить работодателя от нападок работника в будущем, а также обезопасить его от длительных и затратных судебных разбирательств.

Письменное подтверждение работника может быть оформлено в нескольких формах:

Расписка в получении документа;
Роспись на оригинале документа, который останется в организации (например, форма РСВ-1);
Роспись в журнале учета выданных справок.

Последний вариант признается большинством кадровых работников в качестве самого удобного и эффективного, поскольку:

Сквозная нумерация документов позволяет в любой момент выяснить, сколько именно бумаг уже было предоставлено работникам;
Сведения о любой справке можно найти в одном конкретном журнале, а не перебирать всю картотеку компании;
Документ не получится зарегистрировать задним числом или изъять какие-либо сведения из журнала.

В России нет унифицированной формы журнала регистрации справок, выданных работникам. Однако наиболее распространенной его формой представляется таблица с такими столбцами:

Номер по порядку;
Дата представления документа;
Ф.И.О. заявителя;
Вид документа (справка, копия и др.);
Краткое содержание справки;
Роспись сотрудника-получателя.

Обычно журнал регистрации ведется кадровым отделом предприятия, однако такая обязанность может быть возложена и на специалиста по делопроизводству.

Подводя итог следует подчеркнуть особо, что часть справок при увольнении сотрудника выдается в обязательном порядке, а часть – строго на основании заявления работника. При этом все документы предоставляются в трехдневный срок с момента расторжения трудового договора или представления заявки в кадровый отдел, причем строго под роспись увольняемого сотрудника.

15.03.2020 Внимание! Документ устарел! Новая версия этого документа

Уволить работника можно только при наличии документов, подтверждающих основание увольнения, например (ст. ст. 78, 79, 80 ТК РФ):

заявления об увольнении (см. образец 1), если работник увольняется по собственному желанию;
соглашения о расторжении трудового договора (см. образец 2), если вы расстаетесь с работником по соглашению сторон;
уведомления об истечении срока действия трудового договора (см. образец 3), если работник трудился по срочному трудовому договору.

Издать приказ об увольнении (форма N Т-8 или Т-8а) (см. образец 4). В этом приказе обязательно указываются:
- основание увольнения;
- пункт, часть и статья ТК РФ, в соответствии с которой работник увольняется.
На приказе работник должен поставить свою подпись о том, что он с ним ознакомлен.
На основании приказа надо сделать запись об увольнении в трудовой книжке работника.
Оформить записку-расчет (форма № Т-61) с указанием всех причитающихся работнику выплат.
Сделать запись об увольнении в личной карточке работника (форма N Т-2) и ознакомить работника с внесенными в нее данными под роспись (ст. 84.1 ТК РФ).

В деятельности любого работодателя наступает момент, когда сотрудник увольняется. И нередко в небольших компаниях ответственность за все кадровые документы ложится на плечи бухгалтера. Полный список документов при увольнении-2017 разбираем в этой статье.

Расчетный лист

При окончательном расчете работодатель обязан выдать расчетный лист, в котором отражаются начисления, удержания и сумма к выплате (статья 136 ТК РФ РФ).

Трудовая книжка

Необходимость выдачи трудовой книжки закреплена в статье 80 ТК РФ РФ. В трудовой книжке делают запись об увольнении, соответствующую всем требованиям ТК РФ.

В Личной карточке и в Книге учета трудовых книжек и вкладышей к ним сотрудник расписывается о получении трудовой книжки.

Напомним, что компания не вправе задерживать у себя трудовую книжку ни на один день. В случаи задержки трудовой книжки работодателем, сотрудник имеет полное право обратиться в суд и работодатель будет обязан возместить работнику материальный ущерб, причиненный в результате незаконного лишения его возможности трудиться (статья 234 ТК РФ).

Может получиться так, что сотрудник в день увольнения отсутствует на работе или уклоняется от получения трудовой книжки. В таком случае необходимо составить уведомление и направить его сотруднику. В уведомлении пишут, что сотруднику надо явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправку ее почтой.

Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки (статья 84.1 ТК РФ).

Медицинская книжка

Если для исполнения трудовых обязанностей работнику была необходима медицинская книжка, то работодатель также должен ее вернуть.

Справка о сумме заработной платы

Справка имеет чудное краткое название: «Справка о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений, и текущий календарный год, на которую были начислены страховые взносы, и о количестве календарных дней, приходящихся в указанном периоде на периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, период освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы в соответствии с законодательством Российской Федерации, если на сохраняемую заработную плату за этот период страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации не начислялись».

Спасибо, что дочитали!

Итак, справка выдается в день прекращения работы. Если это невозможно, сотруднику надо направить уведомление о необходимости явиться за ней либо дать согласие на отправление ее по почте. Так же, как с трудовой книжкой.

Необходимость выдачи справки определена пунктом 3 части 2 статьи 4.1 Федерального закона «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» от 29 декабря 2006 г. №255-ФЗ.

С февраля 2017 г. форма справка была изменена. Какие конкретно изменения произошли, «Клерк» писал в .

СЗВ-СТАЖ

Несмотря на то, что СЗВ-СТАЖ впервые будет сдаваться только в 2018 г., при увольнении сотрудника в 2017 г. необходимо выдать ему выписку из данного отчета. В отчет должны попасть данные только по уволенному сотруднику.

С более подробной информацией о СЗВ-СТАЖ можно ознакомиться в .

Расчет по страховым взносам

В разделе 3 расчета по страховым взносам отражаются персонифицированные сведения о застрахованных лицах.

В день увольнения работодатель обязан выдать выписку из этого раздела с данными по уволенному сотруднику.

За период до 2017 г. данные представляются из 6 раздела формы РСВ-1 ПФР «Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений и страховом стаже застрахованного лица» .

Штраф за невыдачу документов

Если сотруднику не будут выданы документы в день увольнения, то штраф грозит как организации, так и руководителю.

Для организации размер штрафа составит от 30 000 до 50 000 рублей, а для руководителя - от 1000 до 5000 рублей.

За повторное нарушение размеры штрафа увеличатся и составят:

для организации - от 50 000 до 70 000 рублей;
для руководителя - от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет (статья 5.27 КоАП РФ).