Главная » Права потребителей » Учет топлива при служебных командировках. Командировка на личном транспорте: какие документы? Как правильно оформить командировку на личном автомобиле

Учет топлива при служебных командировках. Командировка на личном транспорте: какие документы? Как правильно оформить командировку на личном автомобиле

Вопрос от читател ьницы Клерк.Ру Аллы (г. Тверь)

Директор использовал свою машину для командировки. При этом он осуществил расходы на бензин. Правильно ли я понимаю, что чеки нужно оформить авансовым отчетом по командировке и с приложением командировочного удостоверения, приказа и служебного задания + путевой лист?

В соответствии со статьей 167 Трудового кодекса РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.
В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику в том числе расходы по проезду (ст. 168 ТК РФ).

На основании п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.

Размеры расходов, связанных с командировкой, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Подпункт 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ относит к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией, расходы организации на командировки, в частности на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.

Таким образом, ни трудовое, ни налоговое законодательство не конкретизируют, каким именно транспортом командированный сотрудник вправе добираться к месту командировки и обратно. Из чего можно заключить, что работник (в том числе и директор) может отправиться в служебную командировку и на собственном автомобиле. Подтверждает сказанное и арбитражная практика (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 17.02.2006 по делу N А66-7112/2005).

При этом основанием для возмещения расходов на проезд командированному работнику должен служить локальный нормативный акт организации. В Вашем случае в нем должно быть определено, что при следовании в командировку на собственном автомобиле работнику в составе командировочных расходов возмещаются расходы на проезд, сумма которых складывается из расходов на ГСМ.

В минимальный набор документов для возмещения затрат работника на ГСМ во время командировки должны войти стандартные документы, оформляемые при командировках, и чеки на бензин. Что же касается путевого листа, то анализ судебной практики показывает, что его наличие в данной ситуации не обязательно.

Так, в Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 17.02.2006 по делу N А66-7112/2005 указано, что выписывать путевой лист работнику, направленному в командировку на личном легковом автомобиле, и не являющемуся водителем организации общество не обязано. Аналогичный вывод сделан судом в Постановлении ФАС Центрального округа от 25.05.2009 г. по делу № А62-5333/2008. Проанализировав требования нормативных документов, суд решил, что путевые листы применяются организациями в целях учета работы принадлежащего им автотранспорта и не предназначены для учета поездок работников на своих личных автомобилях, даже если эти поездки осуществляются в служебных целях. В Постановлении ФАС Московского округа от 24.06.2009 г. № КА-А40/4219-09 также отмечено, что для признания того факта, что поездка работником осуществлена в служебных целях, наличие оформленного путевого листа не является обязательным условием.

Скорее всего, при проверке, налоговики путевой лист все же с Вас затребуют для подтверждения факта использования личного автомобиля директора в служебных целях, а также количества израсходованного при командировке бензина. Поэтому во избежание лишних споров с проверяющими, путевой лист к авансовому отчету все же лучше приложить.

В данном случае можно пойти и другим путем, и вместо возмещения расходов на проезд выплатить директору компенсацию за использование им личного автомобиля в служебных целях (ст. 188 Трудового кодекса РФ). Напомню, что условия и порядок выплаты такой компенсации установлены Письмом Минфина России от 21.07.92 N 57 "Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок", зарегистрированном в Минюсте России от 22.07.92 N 13.

В соответствии с указанным Письмом основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личные легковые автомобили для служебных поездок, является приказ руководителя предприятия, организации и учреждения, в котором предусматриваются размеры этой компенсации. В размерах компенсации работнику должно быть учтено возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля (сумма износа, затраты на горюче - смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт).

Для получения компенсации работники представляют в бухгалтерию предприятия, учреждения, организации копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке.
Компенсационные суммы можно учесть в составе прочих расходов (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ) в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92. Естественно, что в данном случае компенсация должна быть выплачена лишь за то время, когда автомобиль директора использовался для командировки.

Получить персональную консультацию Светланы Скобелевой в режиме онлайн очень просто - нужно заполнить . Ежедневно будут выбираться несколько наиболее интересных вопросов, ответы на которые вы сможете прочесть на нашем сайте.

«Российский налоговый курьер», 2004 год, №12

Нередко организации направляют сотрудников в командировки на служебном транспорте. Как правильно учесть расходы на топливо, приобретенное во время командировки по России и за рубежом? Этому вопросу посвящена данная статья.

Согласно ст.166 ТК РФ "служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются". Поэтому не являются служебными командировками поездки, к примеру, водителей транспортных организаций, осуществляющих грузовые и пассажирские перевозки.

Когда сотрудник едет в командировку, ему возмещаются расходы по проезду, по найму жилого помещения, а также дополнительные расходы, связанные с его проживанием вне места постоянного жительства (суточные), и иные расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя. Об этом сказано в ст.168 ТК РФ.

Порядок возмещения работнику расходов, связанных с командировкой, регламентирован Инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР". Следует отметить, что оплата стоимости приобретенного во время командировки топлива этим документом не предусмотрена. Тем не менее стоимость топлива, необходимого для проезда до места командировки и обратно, можно включить в состав командировочных расходов как расходы на проезд.

Обеспечение топливом в командировке

Отправляя сотрудника в командировку на служебном транспорте, организация вместо оплаты стоимости проезда выдает ему средства для приобретения необходимого количества топлива и других горюче-смазочных материалов. Чаще всего это наличные деньги.

При поездках по территории России сотрудник получает наличные рубли в пределах сумм, причитающихся на эти цели. Если сотрудник едет в зарубежную командировку, ему выдается иностранная валюта. Такие выплаты осуществляются в соответствии с Положением о порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов. Документ утвержден Банком России 25.06.1997 N 62.

Иногда вместо наличных денег командированному сотруднику выдается банковская корпоративная или специализированная топливная карта. В последнее время безналичная форма оплаты на автозаправочных станциях (АЗС) получила широкое распространение не только за рубежом, но и в России. Преимущества такой системы оплаты очевидны. Во-первых, работник не получает на руки наличные деньги, а во-вторых, организация при использовании топливных карт полностью контролирует приобретение топлива.

При использовании корпоративных банковских карт организация должна руководствоваться Положением о порядке эмиссии кредитными организациями банковских карт и осуществления расчетов по операциям, совершаемым с их использованием. Оно утверждено Банком России 09.04.1998 N 23-П.

Топливные карты или талоны на ГСМ организация приобретает по договору с владельцем сети АЗС. Выдавая карту или талоны командированному сотруднику, организация тем самым обеспечивает ему возможность заправки автомобиля во время командировки. Преимущество такой системы оплаты в том, что у организации - покупателя топлива возникает меньше проблем с вычетом НДС, уплаченного поставщику (этот вопрос рассмотрим ниже). А недостатком является то, что командированный сотрудник может приобрести топливо только на определенных автозаправочных станциях.

И, наконец, сотруднику можно выдать необходимый запас топлива, залив его в бак автомобиля и в канистры. Если этого топлива будет недостаточно, командированный сотрудник может приобрести дополнительное количество за наличные деньги, а также по банковской или топливной карте.

Документальное подтверждение расходов на ГСМ

Для целей налогообложения прибыли все расходы должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены. Об этом гласит п.1 ст.252 НК РФ.

Любая командировка должна быть экономически целесообразна, то есть она должна быть направлена на получение организацией дохода. Служебная командировка оформляется соответствующими документами, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. Это унифицированные формы первичных документов по командировкам: N Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку", N Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку", N Т-10 "Командировочное удостоверение" и N Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении". Содержащиеся в них сведения являются доказательством экономической обоснованности служебной командировки.

Подтверждением тому, что топливо, приобретенное во время командировки, израсходовано в производственных целях, служит путевой лист. Формы путевых листов для грузовых и легковых автомобилей утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78. В путевом листе обязательно проставляют его порядковый номер, дату выдачи, печать организации, которой принадлежит автомобиль. Также в нем указывают марку автомобиля, место назначения (поездки автомобиля), марку и количество горючего при выезде и возвращении, расход горючего (по норме и фактический), а также показания спидометра при выезде и возвращении в гараж. На основании данных путевых листов организация определяет количество и стоимость израсходованного во время командировки топлива.

По возвращении из командировки сотрудник должен представить вместе с авансовым отчетом первичные документы на приобретение топлива. Эти документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательства. Такими документами являются кассовые чеки и отчеты АЗС по заправленному в бак топливу. В случае зарубежной командировки документы, составленные на иностранном языке, должны иметь построчный перевод на русский язык. Таково требование п.9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н. Перевести документы можно своими силами или привлечь сторонних переводчиков. Расходы на перевод будут уменьшать налогооблагаемую прибыль.

Признание расходов на топливо при командировках

Датой признания в налоговом учете расходов по потребленному во время командировки топливу является день утверждения авансового отчета. Это установлено пп.5 п.7 ст.272 НК РФ. Количество и стоимость израсходованного топлива рассчитываются по путевому листу. На основании этих данных организация в пределах установленных норм расхода ГСМ учитывает стоимость израсходованного топлива в составе расходов.

Рассмотрим вопрос о нормах расхода ГСМ подробнее. На сегодняшний день действуют Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте (Руководящий документ Р3112194-0366-03). Они утверждены Минтрансом России 29 апреля 2003 г. Но они обязательны для применения только предприятиями, подведомственными Минтрансу России. Для остальных организаций эти нормы носят рекомендательный характер. Налоговый кодекс не содержит ограничений на признание топлива в составе расходов. Однако если топливо израсходовано в размерах, превышающих нормативы, установленные Минтрансом России, налогоплательщикам придется подтвердить экономическую обоснованность таких расходов.

На основании Руководящего документа Минтранса России организации могут утвердить собственные нормы расхода топлива. Это позволит организации надлежащим образом организовать внутренний контроль за расходованием топлива, планировать предстоящие расходы на ГСМ и осуществлять иные управленческие задачи. Расчет собственных норм расхода ГСМ производится только на основании контрольных заездов и соответствующих расчетов. Разработанные нормы утверждаются приказом руководителя.

Возможна ситуация, когда количество израсходованного во время командировки топлива превысило установленные организацией нормы. В этом случае организация должна выявить причину перерасхода топлива и определить его стоимость и количество. Если установлено, что топливо потрачено на личные нужды сотрудника, то руководство организации должно принять меры к возмещению сотрудником стоимости израсходованного топлива. Сумма полученного возмещения признается доходом организации.

Обратите внимание: при налоговой проверке такую операцию налоговые органы будут расценивать как услугу по предоставлению физическому лицу транспортного средства в пользование. Поэтому использование работником автомобиля для личных нужд должно быть оформлено соответствующими документами и отражено в учете в том порядке, который применяется в случае реализации услуг. Затраты на содержание автомобиля (включая стоимость потраченного топлива) организация списывает на расходы.

А возникает ли при этом объект налогообложения по НДС? Да, возникает. Проанализируем эту операцию. Автомобиль, принадлежащий организации, предоставляется сотруднику в личное пользование. Во время личных поездок сотрудник использует топливо, приобретенное организацией. Сумма возмещения, которую получает организация, это не что иное, как оплата сотрудником услуги по предоставлению транспортного средства в пользование. Как видим, происходит возмездное оказание услуг одним лицом другому лицу. То есть налицо все признаки реализации, указанные в ст.39 НК РФ. А реализация товаров (работ, услуг) на территории России признается объектом налогообложения по НДС в соответствии с п.1 ст.146 Кодекса. Поэтому организация должна предъявить сотруднику к возмещению не только расходы на содержание автомобиля (включая стоимость топлива, израсходованного им в личных интересах), но и начислить на эту сумму НДС.

Если же сотрудник не возместит организации расходы на содержание автомобиля, в том числе на топливо, истраченное для личных нужд, то для целей налогообложения прибыли эти затраты не могут быть признаны расходом. Здесь налицо безвозмездная передача имущества, стоимость которого в соответствии с п.16 ст.270 НК РФ не признается расходом, уменьшающим налогооблагаемую прибыль.

Теперь об НДС. Если сотрудник не возместил организации расходы на содержание автомобиля, значит, он пользовался им безвозмездно. В целях применения гл.21 НК РФ это признается реализацией (пп.1 п.1 ст.146 НК РФ). Поэтому организация должна начислить НДС на стоимость ГСМ и других расходов с учетом требований п.2 ст.154 НК РФ. Что касается "входного" НДС по ГСМ и прочим расходам на содержание автомобиля, то этот налог можно принять к вычету.

А если перерасход является следствием поломки автомобиля? В этом случае организация должна принять меры для устранения неисправностей во избежание дальнейшего перерасхода ГСМ. Налогооблагаемую прибыль на стоимость фактически израсходованного топлива в данной ситуации уменьшить можно, если организация документально подтвердит причину его перерасхода.

Особенности признания расходов при зарубежных командировках

Перед зарубежными командировками сотрудники получают под отчет наличную валюту либо корпоративную валютную банковскую карту. Следовательно, у организации возникают расходы в иностранной валюте.

Согласно п.5 ст.252 Кодекса расходы налогоплательщика в иностранной валюте учитываются в совокупности с рублевыми расходами. Их пересчет организация производит в зависимости от выбранного метода признания доходов и расходов для целей налогообложения.

Если организация применяет метод начисления, то расходы в иностранной валюте пересчитываются в рубли по официальному курсу, установленному Банком России на дату признания соответствующего расхода. Об этом сказано в п.10 ст.272 НК РФ. Обратите внимание: в случае загранкомандировки суммы иностранной валюты, указанные в первичных документах, представленных сотрудниками, должны быть переведены в рубли по курсу Банка России не на день приобретения топлива, указанный в чеке АЗС, а на день утверждения авансового отчета (пп.5 п.7 ст.272 НК РФ). Организации, применяющие кассовый метод, пересчитывают расходы в иностранной валюте на дату утверждения авансового отчета, если командированный сотрудник отчитался по суммам, выданным ему перед командировкой. В случае возникновения задолженности организации перед сотрудником она сможет признать стоимость топлива в составе расходов только на дату погашения этой задолженности. Следовательно, пересчет расходов в иностранной валюте происходит по курсу Банка России на дату погашения задолженности организации перед сотрудником по приобретенному топливу (п.3 ст.273 НК РФ).

В связи с пересчетом расходов, выраженных в иностранной валюте, может возникнуть курсовая разница. Налоговым кодексом установлено, что положительная курсовая разница включается в состав внереализационных доходов (п.11 ст.250), а отрицательная - в состав внереализационных расходов организации (п.5 ст.265).

Особенности налогового учета ГСМ при командировках

На первый взгляд, порядок налогового учета расходов на топливо, израсходованное во время командировок, не вызывает особых проблем. На самом деле это не так. Порядок учета ГСМ зависит от вида деятельности организации, от цели поездки, от содержания хозяйственной операции. Покажем это на конкретных примерах.

Начнем с транспортных организаций, основным видом деятельности которых являются грузовые и (или) пассажирские перевозки. Бухгалтерам этих предприятий следует быть очень внимательными. Дело в том, что в транспортных организациях ГСМ являются основным производственным ресурсом, без которого услуги по перевозке осуществить невозможно. Поэтому ГСМ, потребленные в процессе основной деятельности, учитываются в транспортной организации в составе материальных расходов как затраты на приобретение сырья и материалов (пп.1 п.1 ст.254 НК РФ). Как известно, эти затраты относятся к прямым расходам.

Если поездка сотрудника транспортной организации (водителя, экспедитора и т.п.) связана с осуществлением основной деятельности организации - оказанием услуг по грузовым и (или) пассажирским перевозкам в интересах заказчиков, то служебной командировкой она не является. В этом случае затраты на ГСМ учитываются как прямые материальные расходы (пп.1 п.1 ст.254 НК РФ). Иная картина складывается, если руководитель транспортной организации едет в командировку, например, с целью заключения договора на служебном автомобиле. Эта поездка отвечает всем признакам служебной командировки. Затраты на топливо, израсходованное во время командировки, включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, как командировочные расходы (пп.12 п.1 ст.264 НК РФ).

В торговых организациях существует своя специфика. Стоимость потребленного топлива относится к транспортным расходам. А в торговых организациях транспортные расходы на доставку покупных товаров до склада налогоплательщика - покупателя товаров признаются прямыми (ст.320 НК РФ). Это означает, что транспортные расходы (в состав которых включена и стоимость ГСМ) распределяются на остатки товаров на складе и на стоимость реализованных товаров. Если, к примеру, менеджер торговой организации едет в командировку с целью приобретения и доставки товаров, то стоимость израсходованного во время командировки топлива нельзя списывать как командировочные расходы. Ее надо учитывать как прямые затраты по статье транспортных расходов. В случае служебной командировки, не связанной с приобретением товаров и иных материальных ценностей, затраты на топливо списываются в обычном порядке.

А что такое "обычный порядок"? Существует ли какое-то общее правило списания ГСМ? Да, ответят многие бухгалтеры. Обычно стоимость ГСМ списывается в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, как расходы на содержание служебного транспорта на основании пп.11 п.1 ст.264 НК РФ. Если же топливо израсходовано во время командировки, такие затраты на ГСМ включаются в состав командировочных расходов и списываются в соответствии с пп.12 п.1 этой же статьи Кодекса. В данном случае расходы на топливо являются косвенными и в полной сумме включаются в затраты текущего периода.

В этом ответе все верно, кроме одного: такой порядок учета нельзя назвать единственным. Бухгалтеры должны квалифицировать затраты на топливо в зависимости от цели командировки. Специфику учета топлива во время командировки, предпринятой с целью покупки товаров, мы уже показали. Следует также отметить особенности учета ГСМ при командировке, связанной с приобретением основных средств или материалов. Как в бухгалтерском, так и в налоговом учете действует правило: в первоначальную стоимость приобретенных объектов основных средств и материалов включаются затраты по приобретению этих материальных ценностей, в том числе и расходы на их доставку (п.2 ст.254, п.1 ст.257 НК РФ). Если командировка была предпринята с целью приобретения основных средств или материалов, то командировочные расходы (в том числе и расходы на израсходованное во время командировки топливо) нельзя списать на затраты текущего периода по нормам пп.12 п.1 ст.264 НК РФ. Их нужно включить в первоначальную стоимость приобретенных материальных ценностей.

Как видим, существует много вариантов учета топлива, затраченного во время командировки. Поэтому бухгалтеру следует быть очень внимательным и прежде всего правильно квалифицировать поездку (является ли она служебной командировкой), а также определить, с какой целью она предпринимается.

НДС по приобретенному топливу

Теперь поговорим про НДС. Командированные сотрудники приобретают ГСМ за наличные деньги или по банковской корпоративной или специализированной топливной карте. В каких случаях организация сможет принять к вычету НДС?

Если сотруднику выданы под отчет наличные деньги или банковская карта, по возвращении из командировки он представит в бухгалтерию кассовые чеки АЗС. При этом счетов-фактур, как правило, нет. АЗС как организации, оказывающие платные услуги населению, счета-фактуры не выставляют (п.7 ст.169 НК РФ). Из-за отсутствия счета-фактуры при наличной оплате или оплате банковской картой НДС принять к вычету нельзя (п.1 ст.172 НК РФ).

Существует еще один нюанс. Если в кассовом чеке АЗС налог отдельной строкой не выделен, топливо учитывается в полной стоимости расходов. Хуже, если НДС в чеке выделен отдельной суммой или просто указана процентная ставка. Этот налог организация не сможет ни принять к вычету, ни уменьшить на эту сумму облагаемую базу по налогу на прибыль.

Обратите внимание: несмотря на то что расходы на приобретение топлива во время командировки относятся к расходам на проезд, на них не распространяется положение п.1 ст.172 НК РФ о возможности применения налоговых вычетов на основании "иных документов". Для принятия к вычету НДС по приобретенному топливу счет-фактура необходим, поскольку кассовый чек АЗС не является бланком строгой отчетности.

Топливные карты приобретаются, как правило, в безналичном порядке. Причем покупает их не сотрудник, а организация. Поэтому проблем с вычетом НДС при приобретении ГСМ по топливным картам обычно не возникает. Вычет производится на основании счетов-фактур топливной компании.

Андрей Викторович Комаров
Директор АКФ «ЦФО»

Н. В.Иволгина
Эксперт журнала «Российский налоговый курьер»

Нередко на предприятиях возникает необходимость направить сотрудника в командировку на его личном транспорте. Это особенно удобно, когда планируется поездка на небольшое расстояние. Кроме того, для работодателя – это хорошая возможность уменьшить расходы на содержание служебного автомобиля.

При этом направление трудящегося в командировку на собственном автомобиле не освобождает руководство фирмы от компенсации расходов, связанных с проездом до места временного нахождения и обратно. Однако в данной ситуации может возникнуть ряд вопросов касающихся оформления такой служебной поездки и оплаты, сопряженных с ней трат.

Регулирует вопросы, связанные организацией командировок, Глава 24 ТК РФ. В её нормах закреплены:

Гарантии, которые предусмотрены для сотрудников, направляемых в служебные поездки;
Правила возмещения расходов, возникших в процессе реализации задач, поставленных перед командированным трудящимся.

Основные правила направления трудящихся в служебные поездки установлены в Постановлении Правительства РФ №749 от 29.07.2008г. В последние годы были внесены существенные изменения в данный нормативный акт, что привело к возникновению немалого количества вопросов, касающихся их применения на практике.

Комплект документов для оформления командировки

До внесения изменений в 2014 году перечень документов, необходимых для оформления командировки был достаточно внушительным. В первую очередь составляли служебное задание для трудящегося. В него вносили всю информацию, касающуюся служебной поездки:

Лица, направляемые в командировку;
Цели, которые перед ними ставятся;
Место направления сотрудников (страна, область, населенный пункт).
Продолжительность поездки.
Иные нюансы, касающиеся служебной поездки.

На основании данного документа оформлялся приказ и командировочное удостоверение, вносились записи в журнал учета служебных поездок, выдавался аванс, ставились отметки в табеле рабочего времени.

Изменения, внесенные в Постановление №749, существенно уменьшили количество обязательных документов, необходимых для направления работников в командировку. Теперь работодателю достаточно оформить приказ, а сотруднику своевременно сдать авансовый отчет по итогам завершения поездки. Также сохранилась необходимость ведения журнала учета убывающих и прибывающих командированных сотрудников.

Однако законодатель не запрещает работодателю использовать иные документы для направления трудящихся в служебную поездку. В данном случае, необходимость оформления дополнительных бумаг должны быть зафиксирована в локальных актах организации. Это касается и вопросов связанных с использованием личного транспорта в командировке, как оформить эту процедуру работодатель решает самостоятельно.

На многих предприятиях сохраняется необходимость оформления служебных записок, так как в них отображается необходимая информация о той или иной поездке. Если во время командировки сотрудник использует собственный автомобиль, то для него зачастую оформляют путевой лист, в котором проставляются отметки о дате его прибытия и отъезда с места временного нахождения.

Этот документ используется для определения срока пребывания работника в поездке вместе с бумагами, подтверждающими использование личного транспорта при проезде до места командирования. Также путевой лист, вместе с расходными документами, прикрепляется к авансовому отчету в качестве подтверждения совершенных трат и расхода авансовых средств. Сдаются эти документы в бухгалтерию в течение 3-х дней после возвращения из командировки.

Касаемо оформления приказа о направлении сотрудника в командировку, то работодатель также вправе использовать унифицированную форму данного документа – №Т-9 или разработать собственную. Во втором случае такой бланк также должен быть закреплен в локальных нормативных актах предприятия.

Вне зависимости от используемой формы документа, в нем должна быть отражена следующая информация:

Наименование фирмы;
Дата оформления приказа;
Лицо, направляемое в командировку (в том числе наименование структурного подразделения, в котором он работает и его должность);
Пункт назначения, куда направляется служащий;
Поставленные цели и задания;
Продолжительность командировки, дата её начала и окончания;
При необходимости, может указываться лицо, временно выполняющее обязанности командированного сотрудника.

Если оплата командировочных расходов возложена на контрагента или иную сторону, то данный факт также следует указать в приказе.

Надлежащим образом оформленный приказ визируется руководителем. После этого с документом под роспись должен быть ознакомлен сотрудник, направляемый в служебную поездку. При этом работник не имеет права отказаться от командировки без уважительных причин.

«Налоговые» палки в колесах

Согласно действующим правилам, налоговые вычеты взымаются из суммы прибыли за вычетом трат, которые понесло предприятие, в том числе компенсируя командировочные расходы. При этом следует учитывать, что из налоговой базы вычитаются только суммы в рамках установленных законодательством норм. Все средства, выделенные свыше, не расцениваются как расходы предприятия.

Из средств, начисляемых сотруднику в качестве компенсации командировочных трат, не высчитывается НДФЛ и иные соц. взносы, так как данные суммы не расцениваются в качестве прибыли трудящегося. Однако из-за того, что ряд норм выплат носят рекомендательный характер, а в некоторых нормативно-правовых актах отсутствуют четкие формулировки, это может привести к возникновению спорных ситуаций.

Касаемо оплаты расходов сотрудника на ГСМ при использовании в командировке личного транспорта, то работодатель может пойти двумя путями. В первом случае он заключает со служащим соглашение об использовании его автомобиля в качестве служебного. Данный документ предусматривает выплату сотруднику определенной компенсации. Кроме того, в соглашении может быть закреплено, что траты свыше установленной суммы оплачиваются на основании предоставленных подтверждающих бумаг.

Следует учитывать, что при расчете налоговой базы в данном случае будут использоваться установленные законодательством нормы в размере:

1200р. в месяц – для легкового автомобиля с объём двигателя до 2 тыс. куб. см.;
1500р. в месяц – для транспорта с объемом двигателя свыше 2 тыс. куб. см.

Так как суммы указаны на месяц командировки, то при расчете величины компенсации, она будет определяться пропорционально продолжительности поездки. Все суммы, выплаченные выше установленного максимума, согласно Письму Минфина №03-03-06/1/39239 РФ от 23.09.2013г., влиять на налоговую базу нее будут.

Этот вариант с точки зрения законодательства является наиболее правильным, но предусматривает увеличение расходов предприятия, так как значительная часть трат, связанных с командировочными компенсациями не учитываются при расчёте налога на прибыль фирмы.

Есть и другой вариант. Соглашение на использование транспорта сотрудника в качестве служебного автомобиля не заключается и все расходы, подтверждённые соответствующими документами, компенсируются в полном объеме. В данном случае расходы на ГСМ расцениваются как обычные командировочные траты, компенсация которых считается расходами на проезд до пункта назначения и обратно.

Так как оформить авансовый отчет по командировке на личном автомобиле – это обязанность сотрудника, и она предусматривает предоставление всех документов, подтверждающих командировочные траты, то он имеет полное право отнести к ним и расходы на ГСМ. При этом из суммы компенсации начисляемой работнику не будут вычитаться гос. сборы, а вот в базу для расчета налога на прибыль работодателя они будут учитываться в полном объеме.

Это позволит существенно уменьшить расходы при уплате налогов. Однако используя данный вариант расчета, работодатель, сознательно идет на риск. При проведении налоговой проверки такие действия с большой долей вероятности привлекут внимание сотрудников ФНС, что может вызвать ряд проблем.

«Зарплатные расходы» на проезд

С точки зрения современного трудового законодательства вопрос использования личного транспорта трудящегося при командировке решается непосредственно работодателем. Если работник изъявил такое желание, то он обязан согласовать его с руководителем, принимающим решение о его направлении в поездку. В противном случае работодатель может не компенсировать расходы на ГСМ, так как они не были предусмотрены при оформлении командировки.

Работодатель вправе самостоятельно определить порядок компенсации и нормы оплаты расходов на проезд своих сотрудников, которые должны быть закреплены в локальных актах фирмы. Также могут использоваться нормы, установленные действующим законодательством.

При использовании личного транспорта в интересах работодателя, если это будет зафиксировано соответствующими документами, сотрудник согласно трудовому законодательству имеет право на получение компенсации его затрат. Для этого ему необходимо будет предоставить работодателю копию техпаспорта на автомобиль и расходные документы.

Также с сотрудником, часто использующим личный транспорт во время командировок, руководитель предприятия может заключить договор аренды автомобиля.

Сотрудник ездил в командировку на личном автомобиле. По возвращению, он предоставил следующие документы: чеки на бензин 15.06 и 17.06, чек на проживание в гостинице с 18.00 ч. 15.06.2016г. по 12.00 ч. 17.06.2016г. Достаточно ли этих документов и служебной записки для компенсации командировочных расходов? На основании каких документов рассчитываются суточные? Необходим ли путевой лист на личный автомобиль? Что в данном случае является "личным автомобилем",нужны ли подтверждающие документы право собственности, или иные документы на автомобиль, например технический паспорт? и может ли сотрудник поехать в командировку не на собственном автомобиле?

В командировку можно поехать на транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц (по доверенности). Прямого указания запрашивать документы на машину в законодательстве нет. Но будет не лишним приложить копию техпаспорта. Если автомобиль не в собственности работника, приложите копии техпаспорта и доверенности.

служебную записку . К ней он прикладывает оправдательные документы, подтверждающие использование личного транспорта для проезда к месту командирования и обратно. Нужен путевой лист и документы, подтверждающие расходы (счета, квитанции, кассовые чеки). Об этом сказано в пункте 7 положения, утвержденного .

Обоснование

1. ПОСТАНОВЛЕНИЕ ПРАВИТЕЛЬСТВА РФ от 13.10.2008 № 749

7. Фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из командировки.

В случае проезда работника на основании письменного решения работодателя к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц (по доверенности), фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из командировки работодателю с приложением документов, подтверждающих использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта).

В случае отсутствия проездных документов фактический срок пребывания работника в командировке работник подтверждает документами по найму жилого помещения в месте командирования. При проживании в гостинице указанный срок пребывания подтверждается квитанцией (талоном) либо иным документом, подтверждающим заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, содержащим сведения, предусмотренные Правилами предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации , утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 25 апреля 1997 года № 490 "Об утверждении Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации" .

Какие документы оформить, если сотрудник едет в командировку на личном автомобиле

Сотрудник, который был в командировке на личном транспорте – легковом автомобиле или мотоцикле, – должен сдать в бухгалтерию служебную записку . Таково требование пункта 7 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 .

При этом в данном постановлении не конкретизировано содержание служебной записки. В официальном документе сказано лишь то, что в записке надо зафиксировать фактический срок поездки.

Не перегружайте записку лишними сведениями. Ведь это не тот документ, который подтверждает использование автомобиля.

В то же время служебная записка нужна для начисления суточных и подтверждения соответствующих расходов. А значит, должна содержать обязательные для первичного документа реквизиты (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). К ним относятся наименование и дата составления документа, название организации, содержание хозяйственной операции, величина натурального измерения – количество дней поездки, подпись сотрудника. Также рекомендуем привести сведения, которые обычно содержатся в любом проездном документе: время и место отправления и прибытия.

По возвращении из командировки сотрудник сдает работодателю служебную записку . К ней он прикладывает оправдательные документы, подтверждающие использование личного транспорта для проезда к месту командирования и обратно. Например, путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др. Об этом сказано в пункте 7 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 .

3. Служебная записка сотрудника, который едет в командировку на личном транспорте

Когда понадобится: если сотрудник едет в командировку (возвращается из нее) на личном автомобиле или мотоцикле.

Служебная записка

Сообщаю, что я отправился в командировку 22 января 2015 г. в 10 ч. 00 мин. из г. Москвы в г. Тверь, используя собственный транспорт:

Таким образом, продолжительность поездки составила 9 календарных дней.

Приложение:

Путевой лист.

Если сотрудник едет в командировку на собственной машине, обязательно ли оформлять договор аренды или достаточно будет приказа о возмещении расходов на бензин на основании служебной записки?

Ответ

Ответ на вопрос:

Договор аренды транспортного средства заключать не обязательно.

Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 168 ТК РФ).

По общему правилу при направлении сотрудника в командировку оформлять служебную записку не нужно. Но если руководство организации сочтет составление таких записок целесообразным, это правило можно закрепить локальным документом ( положения, утвержденного ). Например, приказом директора или Положением о командировках. Разработка таких документов не запрещена. Служебную записку можно составить в .

Служебную записку необходимо оформить, только если:

сотрудник едет в командировку или обратно на личном, арендованном или служебном транспорте. В такой ситуации фактический срок пребывания в месте командирования необходимо указать в , которую сотрудник по возвращении из командировки представляет работодателю вместе с оправдательными документами, подтверждающими использование транспорта: путевым листом, счетами, квитанциями, кассовыми чеками и т. д.;
по возвращении из командировки у сотрудника нет вообще никаких документов, подтверждающих проезд и проживание в командировке. В этом случае сотрудник оформляет служебную записку по возвращении из командировки, которая должна содержать подтверждение принимающей стороны о сроке прибытия сотрудника к месту командирования и выбытия обратно. К ней он прикладывает документ, в котором принимающая организация подтверждает, что он находился в это время по месту командирования.

Итак, трудовое законодательство не ограничивает виды транспорта, которыми работник компании может добираться до места командирования. Следовательно, поехать в командировку работник фирмы может и на личном автомобиле, если с этим согласен его работодатель.

В силу ст. ст. 167 и 168 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ) организация обязана возместить своему командированному работнику расходы на проезд, в том числе и на личном транспорте. Причем сделать это можно с помощью двух вариантов - посредством выплаты работнику компенсации за использование им собственного автомобиля (ст. 188 ТК РФ) или же путем заключения с работником договора аренды.

Использование работником личного автомобиля в служебных целях можно оформить гражданско-правовым договором аренды транспортного средства:

1. С экипажем . По поводу возможности заключения такого договора с сотрудником организации единой точки зрения не сложилось. Согласно ГК РФ (п. 2 ст. 635 ГК РФ), при аренде транспортного средства с экипажем лица, управляющие этим транспортным средством и обеспечивающие его техническую эксплуатацию, должны состоять с арендодателем в трудовых отношениях. Это прямо предусмотрено в ст. 635 ГК РФ.

2. Без экипажа . С владельцем автотранспортного средства можно заключить договор аренды автомобиля без экипажа (примерную форму договора см. в доп. материалах).

В таком случае проведение медосмотра будет обязательным .

Если в трудовую функцию работника управление транспортным средством не входит, то работнику нужно оформить совмещение по должности водителя с установлением доплаты. Для этого нужно ввести должность водителя (если в штатном расписании ее нет).

Вместо заключения договора аренды можно включить в трудовой договор условие об использовании личного автомобиля работника и о выплате работнику компенсации . Данное условие может быть оформлено как дополнительное соглашение к трудовому договору (образец см. в доп. материалах). Если функции по управлению автомобилем не входят в трудовую функцию работника, то эту дополнительную работу также, как было указано выше, нужно оформить как по должности водителя. Но в любом случае работник должен будет пройти медосмотр, проходить .

Медицинские осмотры для водителя обязательны при любом оформлении трудовых отношений. Путевые листы также нужны.

За нарушение порядка проведения обязательных предрейсовых и послерейсовых медосмотров водителей организация и ее должностные лица могут быть оштрафованы (ст. 11.32 КоАП РФ). Кроме того, административная ответственность предусмотрена за допуск к работе водителя, не прошедшего соответствующий обязательный медосмотр (ч. 3 и 5 ст. 5.27.1 КоАП РФ).

За нарушение трудового законодательства (в том числе в случае не оформления дополнительной работы должным образом) работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 ТК РФ.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Ситуация: Как в трудовом договоре закрепить условие о возмещении расходов сотруднику за пользование имуществом в служебных целях?

Использовать личное имущество сотрудника (телефон, компьютер, факс и т. д.) можно не только на основании договора аренды, но и выплачивая специальную денежную компенсацию. Такая возможность предусмотрена Трудового кодекса РФ.

При использовании сотрудником имущества в служебных целях ему выплачивается компенсация, а также возмещаются расходы, связанные с использованием данного имущества.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон в письменной форме.

Таким образом, организация вправе предусмотреть выплату компенсации в руководителя. При этом подпись сотрудника об ознакомлении с приказом расценивается как письменное соглашение между сотрудником и организацией. Есть примеры судебных решений, подтверждающих такую точку зрения (см., например, постановления ФАС , ). Аналогичный вывод следует из .

Кроме того, выплата сотруднику компенсации за использование его личного имущества может быть предусмотрена в трудового договора или в дополнительном соглашении к нему.

Помимо компенсации за использование личного имущества, Трудового кодекса РФ обязывает организацию возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией (например, приобретение расходных материалов). Порядок и размер возмещения этих расходов тоже можно установить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему).

Компенсацию начисляйте ежемесячно в твердой сумме независимо от количества календарных дней в месяце. За время, когда сотрудник не использовал имущество в работе (находился в отпуске, командировке или болел), компенсацию не выплачивайте. Об этом сказано в . Несмотря на то что это письмо посвящено компенсациям за использование личного автомобиля сотрудника, такие требования справедливы и в отношении компенсаций за использование другого имущества сотрудника.

Иван Шкловец,

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

2. Формы: Дополнительное соглашение об использовании личного автомобиля работника

Дополнительное соглашение

к трудовому договору

г. Москва 14.06.2012

«Альфа» (работодатель) и гр. А.С. Кондратьевым (работник) стороны договорились о

нижеследующем.

автомобиль ВАЗ-2109 с объемом двигателя 1500 куб. см, регистрационный номер – К 406 КН 97,

номер паспорта технического средства – 50 МТ 798305, цвет – «мокрый асфальт»,

принадлежащий ему на праве собственности согласно паспорту технического средства.

2. За использование личного автомобиля для служебных поездок ЗАО «Альфа»

ежемесячно выплачивает А.С. Кондратьеву компенсацию в размерах, предусмотренных

2011 г. № 20. Соглашение составлено в двух экземплярах, один из которых хранится у

работодателя, второй у работника. Оба экземпляра имеют равную юридическую силу.

Подписи сторон:

Работодатель:

Генеральный директор ЗАО «Альфа» А.В. Львов

Работник: А.С. Кондратьев

3. Формы: Приказ о назначении компенсации за использование личного автомобиля работника

Закрытое акционерное общество «Альфа»

ПРИКАЗ № 19

о назначении компенсации за использование личного автомобиля сотрудника

г. Москва	31.05.2013

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Назначить менеджеру А.С. Кондратьеву ежемесячную компенсацию за

использование его личного легкового автомобиля марки Ford Focus с объемом двигателя

2500 куб. см, регистрационный номер – К 406 КН 97, номер паспорта технического средства

2. Утвердить сумму ежемесячной компенсации в размере 3000 руб. (согласно

расчету, приведенному в приложении 1 к настоящему приказу).

4. Формы: Договор аренды транспортного средства

ДОГОВОР АРЕНДЫ

ТРАНСПОРТНОГО СРЕДСТВА БЕЗ ЭКИПАЖА N__

г. _____________ "__" ________ ____ г.

Именуем___ в дальнейшем "Арендодатель, с одной стороны, и ______________, именуем__ в дальнейшем "Арендатор", в лице ____________, действующ___ на основании ________, с другой стороны, именуемые вместе "Стороны", а по отдельности "Сторона", заключили настоящий договор (далее - Договор) о нижеследующем.

1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА

1.1. Арендодатель предоставляет Арендатору во временное владение и пользование транспортное средство (далее - Транспортное средство) без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации.

Основные характеристики Транспортного средства:

Регистрационный знак _________________________________;

Идентификационный номер (VIN) ________________________;

Марка, модель ________________________________________;

Год выпуска __________________________________________;

________________________________________________________.

1.2. Передаваемое в аренду Транспортное средство является собственностью Арендодателя на основании (выбрать нужное)

Договора купли-продажи N ___ от "_____" _________________ 20__ г.

N ___ от "_____" _________________ 20__ г. (указывается иной правоподтверждающий документ).

1.3. Транспортное средство передается Арендатору со следующими принадлежностями: _________________________ (указываются наименование и количество передаваемых Арендатору принадлежностей)

(п. 1.4 включается в Договор, если обязанность осуществить страхование гражданской ответственности владельцев транспортных средств возложена на Арендодателя (при выборе соответствующего условия в рамках п. 2.1.4 Договора)/в ином случае п. 1.4 следует удалить, последующую нумерацию пунктов изменить)

1.4. Гражданская ответственность владельцев транспортного средства застрахована по договору обязательного страхования гражданской ответственности владельцев транспортных средств от "_____" _________________ 20__ г., что подтверждается страховым полисом серия ______ N ___________________ (далее - полис ОСАГО). Копия полиса ОСАГО прилагается (Приложение N 1).

1.5. Арендодатель передает Арендатору Транспортное средство со всеми документами, необходимыми для его эксплуатации, в том числе:

Свидетельство о регистрации транспортного средства серия ___ N ________, выданное "_____" _________________ 20__ г. Копия Свидетельства о регистрации транспортного средства прилагается (Приложение N 2);

(следующий абзац включается в Договор, если обязанность осуществить страхование гражданской ответственности владельцев транспортных средств возложена на Арендодателя (при выборе соответствующего условия в рамках п. 2.1.4 Договора)/в ином случае абзац следует удалить)

Полис ОСАГО.

Заключение о соответствии Транспортного средства обязательным требованиям безопасности транспортных средств содержится в Диагностической карте, регистрационный номер ________________________ со сроком действия до "_____" _________________ 20__ г. Копия Диагностической карты прилагается (Приложение N 3).

1.6. Транспортное средство предназначено для _________________________________ (указывается цель использования Транспортного средства Арендатором).

1.7. Арендодатель гарантирует, что на момент заключения Договора Транспортное средство в споре или под арестом не состоит, не является предметом залога и не обременено другими правами третьих лиц.

2. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН

2.1. Арендодатель обязан:

2.1.1. Подготовить Транспортное средство к передаче, включая составление Акта приемки-передачи транспортного средства по форме, согласованной в Приложении N 4.

2.1.2. Передать Транспортное средство в техническом состоянии, соответствующем требованиям, установленным нормативно-правовыми актами для допуска в эксплуатацию Транспортного средства. Передаваемое Транспортное средство не должно иметь недостатков и неисправностей, при наличии которых в соответствии с нормативно-правовыми актами эксплуатация Транспортного средства запрещена.

2.1.3. Передать Арендатору Транспортное средство вместе со всеми принадлежностями и документацией по Акту приемки-передачи транспортного средства (выбрать нужное)

В месте нахождения Арендатора по адресу: _______________________________

В месте нахождения Арендодателя по адресу: _____________________________

По адресу: ______________________________________________________________

в срок до "_____" _________________ 20__ г.

Акт приемки-передачи транспортного средства, подписанный Сторонами, является неотъемлемой частью Договора.

2.1.4. Нести расходы по страхованию (выбрать нужное/если обязанности по страхованию соответствующего вида возложены на Арендодателя/если обязанности по всем видам страхования возложены на Арендатора, данный пункт следует удалить)

Гражданской ответственности владельцев транспортных средств (ОСАГО) в установленном законом порядке.

Транспортного средства (каско) и гражданской ответственности владельцев транспортных средств (ОСАГО) в установленном законом порядке.

2.2. Арендатор (выбрать нужное)

Не вправе

без согласия Арендодателя сдавать арендованное Транспортное средство в субаренду на условиях договора аренды транспортного средства с экипажем или без экипажа.

2.3. Арендатор обязан:

2.3.1. Перед подписанием Акта приемки-передачи транспортного средства осмотреть Транспортное средство и проверить его состояние.

2.3.2. Вносить арендную плату в размере, сроки и в порядке, предусмотренные Договором.

(если п. 5.1 не предусмотрен последующий выкуп Транспортного средства/в ином случае следует выбрать другую редакцию п. 2.3.3)

2.3.3. Вернуть Транспортное средство с тем количеством топлива в баке Транспортного средства, с которым Арендатор его получил в момент передачи Арендодателем Транспортного средства.

В случае возврата Транспортного средства с меньшим количеством топлива Арендатор обязан оплатить Арендодателю стоимость недостающего количества топлива по цене ___ руб. (в том числе НДС_____ руб.) за 1 литр в момент возврата. Количество топлива указывается в Акте приемки-передачи транспортного средства и в Акте возврата транспортного средства.

(если п. 5.1 предусмотрен последующий выкуп Транспортного средства/в ином случае следует выбрать другую редакцию п. 2.3.3)

2.3.3. Оплатить в течение ____ календарных дней с момента выставления Арендодателем счета стоимость топлива, находящегося в баке, по цене ___ руб. (в том числе НДС ___ руб.) за 1 литр. Количество топлива указывается в Акте приемки-передачи транспортного средства.

2.3.4. Поддерживать надлежащее состояние Транспортного средства, включая осуществление его текущего и капитального ремонта.

2.3.5. Арендатор обязуется использовать Транспортное средство в целях, определенных в п. 1.6 Договора.

2.3.6. Нести расходы по страхованию (выбрать нужное/если обязанности по страхованию соответствующего вида возложены на Арендатора/если обязанности по всем видам страхования возложены на Арендодателя, данный пункт следует удалить)

Транспортного средства (каско).

Гражданской ответственности владельцев Транспортного средства в установленном законом порядке (ОСАГО).

Транспортного средства (каско) и гражданской ответственности владельцев Транспортного средства в установленном законом порядке (ОСАГО).

2.4. Доходы, полученные Арендатором в результате использования Транспортного средства в соответствии с Договором, являются его собственностью.

3. УЛУЧШЕНИЯ АРЕНДОВАННОГО ИМУЩЕСТВА

3.1. Произведенные Арендатором отделимые улучшения Транспортного средства являются собственностью (выбрать нужное)

Арендатора.

Арендодателя.

3.2. Арендатор вправе с согласия Арендодателя производить неотделимые улучшения Транспортного средства. После прекращения Договора (выбрать нужное)

Арендодатель обязан возместить Арендатору стоимость неотделимых улучшений.

Стоимость неотделимых улучшений Арендатору не возмещается.

4. РАЗМЕР, СРОКИ И ПОРЯДОК ВНЕСЕНИЯ АРЕНДНОЙ ПЛАТЫ

4.1. Арендная плата за пользование Транспортным средством устанавливается в размере _____ руб., в том числе НДС _____ руб., за __________ (указывается расчетный период: месяц, квартал и т.д.).

4.2. Арендная плата вносится (выбрать нужное)

Не позднее _____ дней по истечении очередного __________ (указывается расчетный период: месяц, квартал и т.д.).

Не позднее _____ дней до начала очередного __________ (указывается расчетный период: месяц, квартал и т.д.).

В следующем порядке: _____ процентов арендной платы, установленной п. 4.1 Договора, что составляет _____ руб., в том числе НДС _____ руб., - не позднее _____ дней до начала очередного __________ (указывается расчетный период: месяц, квартал и т.д.), _____ процентов арендной платы, установленной п. 4.1 Договора, что составляет _____ руб., в том числе НДС _____ руб., - не позднее _____ дней по истечении очередного __________ (указывается расчетный период: месяц, квартал и т.д.).

В соответствии с Графиком платежей, являющимся неотъемлемой частью Договора (Приложение N 5).

Датой уплаты арендной платы по Договору считается дата зачисления денежных средств на расчетный счет Арендодателя, указанный в п. 11.3 Договора.

5. ПОСЛЕДУЮЩИЙ ВЫКУП АРЕНДОВАННОГО ИМУЩЕСТВА

5.1. Арендатор (выбрать нужное)

Вправе выкупить Транспортное средство по истечении срока аренды или до его истечения.

Не имеет права на последующий выкуп Транспортного средства.

(п. п. 5.2 - 5.4 включаются в Договор, если в рамках п. 5.1 Договора Стороны предусмотрели право Арендатора на выкуп Транспортного средства, в противном случае п. п. 5.2 - 5.4 следует удалить)

5.2. При выкупе Транспортного средства по истечении срока аренды выкупная цена составляет _____ руб., в том числе НДС _____ руб.

5.3. При выкупе Транспортного средства до истечения срока аренды выкупная цена, обусловленная п. 5.2 Договора, увеличивается на сумму арендных платежей за период с момента выкупа до окончания установленного срока аренды.

5.4. После внесения выкупной цены в соответствии с п. 5.2 или п. 5.3 Договора, а также при условии уплаты арендной платы за весь период пользования Транспортное средство переходит в собственность Арендатора.

6. ВОЗВРАТ ИМУЩЕСТВА АРЕНДОДАТЕЛЮ

6.1. Арендатор обязан за свой счет подготовить Транспортное средство к возврату Арендодателю, включая составление Акта возврата транспортного средства по форме, согласованной в Приложении N 6.

6.2. Арендатор обязан вернуть Арендодателю Транспортное средство вместе со всеми принадлежностями и документами в том состоянии, в котором он его получил, с учетом нормального износа. Возврат Транспортного средства осуществляется (выбрать нужное)

В месте нахождения Арендатора по адресу: ______________________________.

В месте нахождения Арендодателя по адресу: ____________________________.

По адресу: _____________________________________________________________.

Акт возврата транспортного средства, подписанный Сторонами, является неотъемлемой частью Договора.

6.3. В случае несвоевременного возврата Транспортного средства Арендодатель вправе потребовать от Арендатора внесения арендной платы за все время просрочки. В случае когда указанная плата не покрывает причиненных Арендодателю убытков, он может потребовать их возмещения сверх суммы штрафа, установленного п. 7.3 Договора.

7. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН

7.1. Сторона, не исполнившая или ненадлежащим образом исполнившая обязательства по Договору, обязана возместить другой Стороне причиненные убытки.

7.2. За несвоевременное перечисление арендной платы Арендодатель вправе требовать с Арендатора уплаты неустойки (пени) в размере _____ процентов от неуплаченной суммы за каждый день просрочки.

7.3. За несвоевременную передачу Транспортного средства Сторона, нарушившая Договор, обязана будет уплатить другой Стороне штраф в размере _____ руб.

7.4. Взыскание неустоек и процентов не освобождает Сторону, нарушившую Договор, от исполнения обязательств в натуре.

7.5. Во всех других случаях неисполнения обязательств по Договору Стороны несут ответственность в соответствии с действующим законодательством РФ.

8. ФОРС-МАЖОР

8.1. Стороны освобождаются от ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств по Договору, если надлежащее исполнение оказалось невозможным вследствие непреодолимой силы, то есть чрезвычайных и непредотвратимых при данных условиях обстоятельств, под которыми понимаются: _________________________ (запретные действия властей, гражданские волнения, эпидемии, блокада, эмбарго, землетрясения, наводнения, пожары или другие стихийные бедствия).

8.2. В случае наступления этих обстоятельств Сторона обязана в течение _____ дней уведомить об этом другую Сторону.

8.3. Документ, выданный _________________________ (Торгово-промышленной палатой, уполномоченным государственным органом и т.д.), является достаточным подтверждением наличия и продолжительности действия непреодолимой силы.

8.4. Если обстоятельства непреодолимой силы продолжают действовать более _____, то каждая сторона вправе расторгнуть Договор в одностороннем порядке.

9. РАЗРЕШЕНИЕ СПОРОВ

9.1. Все споры, связанные с заключением, толкованием, исполнением и расторжением Договора, будут разрешаться Сторонами путем переговоров.

9.2. В случае недостижения соглашения в ходе переговоров, указанных в п. 9.1 Договора, заинтересованная Сторона направляет претензию в письменной форме, подписанную уполномоченным лицом. Претензия должна быть направлена с использованием средств связи, обеспечивающих фиксирование ее отправления (заказной почтой, телеграфом и т.д.) и получения, либо вручена другой Стороне под расписку.

9.3. К претензии должны быть приложены документы, обосновывающие предъявленные заинтересованной Стороной требования (в случае их отсутствия у другой Стороны), и документы, подтверждающие полномочия лица, подписавшего претензию. Указанные документы представляются в форме надлежащим образом заверенных копий. Претензия, направленная без документов, подтверждающих полномочия лица, ее подписавшего, считается непредъявленной и рассмотрению не подлежит.

9.4. Сторона, которой направлена претензия, обязана рассмотреть полученную претензию и о результатах уведомить в письменной форме заинтересованную Сторону в течение ___ (_____) рабочих дней со дня получения претензии.

9.5. В случае неурегулирования разногласий в претензионном порядке, а также в случае неполучения ответа на претензию в течение срока, указанного в п. 9.4 Договора, спор передается в арбитражный суд по месту нахождения ответчика в соответствии с действующим законодательством РФ.

10. СРОК ДЕЙСТВИЯ ДОГОВОРА

10.1. Срок окончания аренды "_____" _________________ 20__ г.

10.2. Срок Договора может быть продлен Сторонами по взаимному согласию путем заключения дополнительного соглашения к Договору.

10.3. Все изменения и дополнения к Договору действительны, если совершены в письменной форме и подписаны обеими Сторонами. Соответствующие дополнительные соглашения Сторон являются неотъемлемой частью Договора.

10.4. Договор может быть досрочно расторгнут по соглашению Сторон либо по требованию одной из Сторон в порядке и по основаниям, предусмотренным действующим законодательством РФ.

11. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

11.1. Договор составлен в двух экземплярах, по одному для каждой из Сторон.

11.2. К Договору прилагаются:

Копия полиса ОСАГО серия ___ N ______________________ (Приложение N 1) (указывается, если п. 1.4 Договора предусмотрена передача копии полиса ОСАГО/в ином случае данное приложение следует исключить, последующую нумерацию приложений изменить);

Копия свидетельства о регистрации транспортного средства серия ___ N ________, выданного "_____" _________________ 20__ г. (Приложение N 2);

Копия Диагностической карты, регистрационный номер ______________________ (Приложение N 3);

Форма Акта приемки-передачи транспортного средства (Приложение N 4);

График платежей (Приложение N 5) (при выборе соответствующего условия в рамках п. 4.2 Договора/в ином случае данное приложение следует исключить, последующую нумерацию приложений изменить);

Форма Акта возврата транспортного средства (Приложение N 6);

- ________________________________ (указываются иные документы, передаваемые вместе с Транспортным средством).

11.3. Адреса, реквизиты и подписи Сторон:

Арендодатель Арендатор

приема-передачи арендованного имущества

г. Москва 05.02.2013

Закрытое акционерное общество «Альфа» в лице генерального директора Львова Александра

Владимировича, действующего на основании Устава (далее – Арендодатель), с одной стороны, и

передаточный акт о нижеследующем.

Арендодатель передает, а Арендатор принимает следующее транспортное средство:

– марка – ВАЗ-21102;

– регистрационный знак – Т543НЕ99;

– идентификационный номер (VIN) – ХТА211020Х0325409;

– тип – легковой;

– год выпуска – 2000;

– двигатель – № Х02395409;

– цвет – белый;

– мощность двигателя (кВт/л. с.) – 51/70.

Арендодатель передает, а Арендатор принимает следующие документы:

– паспорт транспортного средства серии 62АС № 776059, выданный РЭО ГИБДД г. Москвы

– свидетельство о регистрации транспортного средства серии 45 ЕХ № 062540, выданное МРЭО

Размер арендной платы составляет 5900 (Пять тысяч девятьсот) руб. ежемесячно.

Стороны подтверждают, что на момент приема-передачи транспортное средство находится в

технически исправном состоянии, явных повреждений нет.

Адреса и подписи сторон:

С уважением и пожеланием комфортной работы, Светлана Горшнева,

эксперт Системы Кадры

В Трудовом кодексе о должностной инструкции нет ни единого упоминания. Но кадровикам этот необязательный документ просто необходим. В журнале «Кадровое дело» вы найдете актуальную должностную инструкцию для кадровика с учетом требований профстандарта.

Проверьте ваши ПВТР на актуальность. Из-за изменений 2019 года положения вашего документа могут нарушать закон. Если ГИТ найдет устаревшие формулировки, то оштрафует. Какие правила убрать из ПВТР, а что добавить - читайте в журнале «Кадровое дело».

В журнале «Кадровое дело» вы найдете актуальный план, как составить безопасный график отпусков на 2020 год. В статье все новшества в законах и практике, которые теперь надо учитывать. Для вас - готовые решения ситуаций, с которыми при подготовке графика сталкиваются четыре компании из пяти.

Готовьтесь, Минтруд снова меняет Трудовой кодекс. Всего поправок шесть. Узнайте, как поправки отразятся на вашей работе и что сделать уже сейчас, чтобы изменения не застали врасплох, узнаете из статьи.