Organizacijski in upravni dokumenti. Organizacijski in upravni dokument: opis, vrste, zahteve in značilnosti Registracija in registracija organizacijskih in upravnih dokumentov

Glavne (upravne) funkcije upravljanja izvaja sistem organizacijske in upravne dokumentacije (ARD), sistem ORD pa vključuje:

Organizacijski dokumenti (listine, predpisi, navodila, pravila itd.).

Upravni dokumenti (ukazi, odredbe, navodila, odločbe itd.)

Referenčni informativni dokumenti (pisma, akti, protokoli, beležke in pojasnila, potrdila, povzetki, izjave, načrti, poročila itd.).

Sestava in izvedba glavnih vrst dokumentov

Kot smo že omenili, bi morale v vsakem podjetju obstajati tri vrste oblik organizacijskih in upravnih dokumentov:

Obrazec za registracijo vseh vrst ODS, razen pisma („enojni“ obrazec);

Obrazec pisma;

Obrazci posebnih vrst dokumentov.

Organizacijski dokumenti

Organizacijski dokumenti predstavljajo niz medsebojno povezanih dokumentov, ki urejajo strukturo, naloge in funkcije podjetja, organizacijo njegovega dela, pravice, dolžnosti in odgovornosti vodstvenih delavcev in strokovnjakov podjetja.

Najpogostejše vrste organizacijskih dokumentov so listine, predpisi, vključno s strukturnimi enotami, navodili, pravili, pogodbami, pogodbami itd.

Listina - niz pravil, ki urejajo delovanje organizacij, institucij, društev in državljanov, njihov odnos z drugimi organizacijami in državljani, pravice in obveznosti na določenem področju vlade, poslovanja ali drugih dejavnosti.

Splošne zahteve za postopek njegovega sestavljanja, oblikovanja in vsebine so podane v prvem delu Civilnega zakonika Ruske federacije.

Struktura besedila listine se razlikuje glede na njegovo raznolikost. Ustanovitev organizacije vključuje:

Splošne določbe

Cilji,

Dejavnosti

Lastnost,

Nadzor,

Reorganizacija in likvidacija.

Statut delniške družbe vsebuje oddelke:

Splošne določbe

Lastniški kapital

Vrstni red dejavnosti

Nadzor,

Računovodstvo in poročanje,

Razdelitev dobička, druge akumulacije,

Prenehanje dejavnosti.

Povelje podjetij, institucij, organizacij potrdijo višji organi (ministrstva, uprava sestavnih organov zveze), statut pravne osebe potrdijo njeni ustanovitelji (udeleženci) in je predmet državne registracije na predpisan način. Listina se nanaša na obvezne ustanovne dokumente pri ustanavljanju nevladnih trgovinskih organizacij.

Uredba - pravni akt, ki določa vrstni red, pravni status, pravice, obveznosti, organizacijo dela ustanove, strukturne enote (službe). Uredba o organizaciji vključuje oddelke:

Splošne določbe;

Glavni cilji;

Funkcije

Pravice in obveznosti;

Vodstvo;

Odnos in komunikacija;

Nadzor, preverjanje in revizija dejavnosti;

Reorganizacija in likvidacija.

Besedilna uredba o strukturni enoti (službi) ni natančno določena. Na podlagi praktičnih izkušenj je bila razvita naslednja struktura uredbe o enotah:

Splošne določbe;

Glavni cilji;

Funkcije

Pravice in obveznosti;

Odgovornost;

Razmerje.

Ločeno skupino določb sestavljajo določbe, ki urejajo celotno organizacijsko, delovno in drugo razmerje glede določenega vprašanja. Na primer: Uredba o upravljavski dokumentaciji.

Navodilo je pravni akt, ki vsebuje pravila, ki urejajo organizacijske, znanstvene, tehnične, tehnološke, finančne ali druge posebne vidike dejavnosti institucij, organizacij, podjetij, njihovih oddelkov, služb, uradnikov. Takšne vrste dokumentov, kot so pravila, predpisi itd., So poučne. Prvi del priročnika je razdelek „Splošne določbe“, ki navaja namen publikacije, področja razširjanja, uporabe in druge splošne informacije. Besedilo navodila mora vsebovati jasno besedilo z administrativnimi besedami, kot so "naj", "naj", "potrebno", "ima pravico", "ni dovoljeno", "priporočeno", "prepovedano" itd. Besedilo navodila je predstavljeno od tretje osebe ("izvajalec mora predložiti dokumente za podpis skupaj z gradivi, na podlagi katerih so bili pripravljeni") ali v brezčloveški obliki ("rok uporabe dokumentov določa seznam").

Okvirni opis dela pomočnika sekretarja je naveden v dodatku 1.

Sporazum - dogovor dveh ali več oseb (strank) o ustanovitvi, spremembi, prenehanju državljanskih pravic, obveznostih, kakršnih koli odnosih. Pogodba se izvaja na listih papirja A4.

Da bi pogodba bila veljavna (imela pravno veljavo), mora vsebovati naslednje podatke:

Ime vrste dokumenta

Datum dokumenta

Registrska številka dokumenta

Besedilo dokumenta

Pravni naslovi strank, s katerimi so sklenjeni sporazumi

Podpisi uradnikov vsake stranke

Tesnila vsake strani; - dokument o odobritvi vizuma.

Število izvodov je določeno s številom strank v pogodbi, vendar ne manj kot dvema izvodoma (po en za vsako stranko).

V poslovni praksi je običajno uporabljati izraz "pogodba" za sporazume, ki formalizirajo odnose med strankami znotraj države.

Sporazumi, sklenjeni med strankami iz različnih držav, se običajno imenujejo pogodbe. Vsebina pogodbe je bolj zapletena kot pogodba. Poleg tega vključuje članke, ki odražajo vprašanja mednarodne transakcije (pogoji za prehod meja z blagom, carine itd.).

Podrobnosti pogodbe bodo obravnavane v tretjem oddelku tečaja.

Med številnimi dokumenti, ki krožijo v vsaki organizaciji, posebno mesto zasedajo organizacijsko-administrativni, ki določajo odločitve upravnih in organizacijskih vprašanj, pa tudi vprašanja interakcije, podpore in urejanja dejavnosti državnih organov Ruske federacije, subjektov Ruske federacije, lokalnih vlad, organizacij, pravnih in posamezniki ne glede na lastništvo.

Organizacijska in upravna dokumentacija vključuje organizacijsko, upravno, informacijsko in referenčno dokumentacijo, dokumentacijo kolegialnih organov, kadrovske dokumente. S tega seznama nas bo zanimala le ena skupina organizacijske in upravne dokumentacije - upravni dokumenti. V tem članku bomo poskušali ugotoviti, kateri dokumenti so del upravne dokumentacije, kako se med seboj razlikujejo, v kakšnih situacijah je potrebno pripraviti naročilo ali naročilo in v katerih na primer navedbo.

Pravni razlogi za oblikovanje upravnih dokumentov v organizaciji so:

• normativni pravni akti, vključno s sklepi vlade Ruske federacije, sklepi organov;
• posebna navodila višjih organov;
• izvajanje izvršnih in upravnih dejavnosti za izpolnjevanje nalog organizacije, ki so ji dodeljene v skladu s svojo pristojnostjo;
• potrebo po pravni ureditvi aparata za upravljanje.

Sestava upravne dokumentacije

Upravna dokumentacija vključuje:

• predpisi;
• rešitve;
• naročila;
• naročila;
• navodila.

Odlok - pravni akt, ki ga sprejme najvišji in nekaj osrednjih kolegialni organi upravljanja da bi se rešili najpomembnejše in temeljnejše naloges katerimi se soočajo ti organi in vzpostavitev stabilnih norm, pravil ravnanja.

Odločba - pravni akt kolegialna ali svetovalna organi ministrstev, oddelkov, odborov, javnih organizacij, znanstvenih svetov raziskovalnih inštitutov, univerz in upravni odbori podjetij za reševanje najpomembnejša vprašanja njihovega delovanja.

Naročilo - pravni akt, ki ga izda vodja vladnega organa (njegove strukturne enote) na podlagi enotnosti poveljevanja, da bi se rešili glavne in operativne naloges tem telesom. V nekaterih primerih se lahko nanaša na širok spekter organizacij in uradnikov, ne glede na podrejenost.

Naročilo - izdan pravni akt enotno Vodja večinoma kolegialnega vladnega organa za reševanje operativna vprašanja. Praviloma ima omejen čas in velja za ožji krog organizacij, uradnikov in državljanov.

Opomba - pravni akt, ki ga javni organ izda predvsem v informacijska in metodološka vprašanja, pa tudi o vprašanjih, povezanih z organizacijo izvrševanja ukazov, navodil in drugih aktov tega organa in višjih organov upravljanja.

Po analizi funkcionalnih značilnosti vsakega dokumenta, ki je vključen v kompleks upravne dokumentacije, lahko vidite, da se njihove glavne razlike nanašajo na:

1) postopek za reševanje vprašanj, ki jih obravnavajo;

2) seznam vprašanj, ki jih obravnavajo.

Upoštevajte te razlike podrobneje.

■ Razlike v upravnih dokumentih glede postopka za reševanje vprašanj, ki jih obravnavajo (temeljijo na kolegialnosti ali enotnosti poveljevanja). Pojasnimo, kaj predstavlja interese organizacije in deluje v njenem imenu v odnosih z drugimi podjetji, pa tudi z državnimi institucijami, izvršnim organom. Pooseblja voljo ustanoviteljev (udeležencev), vodi tekoče dejavnosti pravne osebe. Poleg tega so lahko:

• edini, v katerem je vodja organa upravljanja (podjetje, ustanova ali organizacija) ena oseba, pooblaščena za sprejemanje pravno zavezujočih odločitev (na primer generalni direktor);
• kolegialno, pri katerem vodenje izvaja skupina ljudi z enakimi odgovornostmi in pravicami pri reševanju vprašanj iz pristojnosti tega organa (na primer upravni odbor).

V ustanovnih dokumentih organizacije je določeno, katere pravice ima generalni direktor (direktor) ali upravni odbor (uprava), tam je tudi naveden postopek odobritve (podpisovanja) dokumentov, ki so v pristojnosti ustreznega izvršilnega organa. Zato morate za razumevanje pravice do podpisovanja naročil v podjetju natančno prebrati ustanovne dokumente. Na primer, dajemo naslednje besedilo listine:

8.5. Generalni direktor podjetja:

izdaja naročila in daje navodila zavezujoča za vse zaposlene v podjetju ...

Poleg tega se pravica do podpisa organizacijskih in upravnih dokumentov, ki jih izda edini izvršilni organ, odraža v zakonih o ustreznih pravnih oblikah pravnih oseb.

Pridobivanje

iz zveznega zakona z dne 26. decembra 2005 št. 208-FZ „O delniških družbah“

(kakor je bila spremenjena 28. 12. 2010)

69. člen Vodja delniške družbe

2. [...] Edini izvršilni organ družbe (direktor, generalni direktor) v imenu podjetja deluje brez pooblastila, vključno z zastopanjem njegovih interesov, v imenu podjetja opravlja transakcije, potrjuje države, izdaja naročila in daje navodila, ki so zavezujoča za vse zaposlene v podjetju .

Pridobivanje

od Zvezni zakon z dne 14. novembra 2002 št. 161-FZ

„O državnih in občinskih enotnih podjetjih“

(kakor je bila spremenjena dne 2. 7. 2010)

Oddelek 21. Vodja enotnega podjetja

1. Vodja enotnega podjetja (direktor, generalni direktor) je edini izvršilni organ enotnega podjetja. [...]

Vodja enotnega podjetja deluje v imenu enotnega podjetja brez pooblastila, vključno z zastopanjem njegovih interesov, v imenu enotnega podjetja na določen način opravi transakcije, potrdi strukturo in osebje enotnega podjetja, zaposli zaposlene v takšnem podjetju, sklene z njimi, jih spremeni in preneha pogodbe o zaposlitvi, izdaja odredbe, izda pooblastila na način, ki ga določa zakon. [...]

Splošna klasifikacijska shema upravnih dokumentov, odvisno od postopka za reševanje vprašanj, ki jih obravnavajo.

■ Razlike v upravnih dokumentih glede seznama vprašanj, ki jih obravnavajo.

Odločbe, odloki in odredbe izdana v vseh primerih, ko je treba sprejeti normativni ali posamični akt o ključnih vprašanjihpristojnosti organizacije (odstavek 2.1.4 GSDOU). Glavna vprašanja pristojnosti organizacije vključujejo vprašanja, povezana z glavno dejavnostjo, ne glede na to, ali gre za proizvodnjo ali prodajo, naložbe ali gradbeništvo, zavarovanje ali opravljanje drugih storitev, vprašanja v zvezi s financiranjem, pripravo poročanja podjetij, izvajanje načrtovalne funkcije, upravljanje s kadri, razvoj znanstvenih in tehnična osnova.

Naročila, navodila so objavljeni o operativnih vprašanjih in za organizacijo izvrševanja odločb, odločb in odredb(odstavek 2.1.4 GSDOU) ). Operativna vprašanja vključujejo vprašanja obvladovanja tekočih dogodkov, in sicer: operativno načrtovanje, operativno računovodstvo, operativni nadzor, usklajevanje.

Kako so stvari z upravnimi dokumenti v praksi?

V dejavnosti komercialnih organizacij se uporabljajo upravni dokumenti, ki jih je sprejel edini izvršilni organ: sklepi, ukazi, navodila (praviloma navodila izdajajo državni organi, vendar imajo tudi vodje podjetij pravico objaviti tovrstni dokument). Včasih, čeprav zelo redko, se izda upravni dokument, kot je odločba kolegialnega izvršilnega organa. Sklep kot akt o upravljanju, ki ga izdajo najvišji izvršni in upravni organi državne oblasti, ne zanima gospodarskih organizacij. Kljub temu je treba upoštevati, da lahko o glavnih vprašanjih svojih dejavnosti sprejemajo odločitve ne le na državni ravni, temveč tudi voditelji kolegialnih teles javnih organizacij.

Kdaj se naročilo izda?

Če se predsednik družbe, generalni direktor, direktor podjetja ali drug edini izvršilni organ organizacije odloči, da bo izdal pravni akt o glavni dejavnosti, potem bo v tem primeru treba pripraviti ukaz . Naročilo odraža najpomembnejša vprašanja, povezana z osnovno dejavnostjo organizacije. Namen naloga je rešiti poseben problem, s katerim se sooča organizacija.

Z odredbo so odobreni lokalni predpisi, nomenklature, seznami (na primer seznam oseb, ki so upravičeni do uporabe mobilnih komunikacij, z navedbo omejitev za vsako delovno mesto), razvojni načrti proizvodnje, načrti za uporabo različnih predmetov, ceniki, poročila, organizacijske strukture in osebje časovni razpored, računovodske usmeritve podjetja, standardne oblike dokumentov.

Ne smemo pozabiti, da dokument lahko potrdi ne le po naročilu, ampak tudi uradna (tj. Edini izvršilni organ), upravni odbor (kolegialni izvršilni organ). Včasih lahko način, kako dokument odobri (kolegialni izvršni organ ali edini izvršilni organ), določi z zakonom. Na primer, zvezni zakon o delniških družbah določa skupščino delničarjev, da odobri interne dokumente, ki urejajo delovanje organov družbe, letna poročila, letne računovodske izkaze, vključno z izkazi poslovnega izida (izkaz poslovnega izida) družbe, pa tudi delitev dobička (vključno z izplačilom (prijavo) dividend, razen dobička, razdeljenega kot dividende glede na rezultate prvega četrtletja, šest mesecev, devet mesecev poslovnega leta) in izgube družbe glede na rezultate poslovnega leta.

V praksi obstajata dve vrsti odobritev (po nalogu in izvršni organi), vendar se odobritev pogosto uporablja po naročilu, saj omogoča ne samo odobritev katerega koli dokumenta, ampak tudi navajanje, ko ta dokument začne veljati.

Nalog potrjuje sestavo različnih komisij (za vodenje popisa, uničenje tiska, odpis osnovnih sredstev itd.), Delovnih skupin (na primer o razvoju glavnih usmeritev strateškega razvoja podjetja).

Z odredbo je dodeljena pravica podpisovanja kakršnih koli dokumentov, pooblastila se prekličejo (prekličejo), ustavi se proizvodnja kakršnih koli vrst izdelkov, opreme (ustavi), uvedejo se nove vrste izdelkov, določijo se ukrepi v zvezi s civilno zaščito (na primer izvajanje usposabljanja osebja na področju civilne obrambe ), izvajanje različnih inšpekcijskih pregledov (vključno s podružnicami), izdelava pečatov, izvajanje letne revizije podjetja, prehod na centralizirano nabavo in dobavo nekaterih vrst surovin, ukrepov požarne varnosti in krepitev varnosti v prazničnih dneh, priprava načrtov itd. (Primeri 1, 2 )

Kdaj se naročilo izda?

Če se vodja podjetja odloči, da bo izdal pravni akt o operativnih in tekočih vprašanjih organizacije, bo treba pripraviti naročilo. Nalog je v nasprotju z odredbo izdan z namenom reševanja določenih (ozkih, specifičnih) vprašanj, ki so potrebna za izvajanje določenih nalog podjetja. Torej, če je bilo z odredbo odobren načrt za popravilo proizvodnih zmogljivosti podjetja (tj. Določene so bile glavne faze, časovni potek procesa posodobitve proizvodnih zmogljivosti podjetja) (glej primer 2), potem je bilo vprašanje priprave delavnice št. 2 za popravila rešeno (primer 3 ), tj. To je ločeno vprašanje v okviru splošne naloge posodobitve proizvodnih zmogljivosti podjetja.

Naročilo praviloma zadeva ozek krog delavcev in ni dolgoročen dokument.

Naročilo se lahko izda pri vprašanjih, kot so zagotovitev kopij dokumentov (na primer pogodb, računov, tovornih listov itd.), Zagotavljanje in odobritev urnikov počitnic, poročanja o gradivu itd.

Lahko se pripravi tudi sklep o vprašanjih, povezanih z organizacijo izvrševanja ukazov, navodil in drugih aktov tega organa in višjih organov vodenja.

Kdaj morate pripraviti navodilo?

Navodila običajno izda vlada, vendar lahko vodja komercialne organizacije izda tudi takšen upravni dokument. Navodila se lahko izdajo o vprašanjih operativne, informacijske, metodološke, upravne narave ali o vprašanjih, povezanih z organizacijo izvajanja naročil, navodil, navodil. Če se organizacija odloči za uporabo direktive, je treba v navodilih za dokumentacijo jasno razlikovati namen naročil, navodil in navodil.

Značilnost zasnove takega regulativnega dokumenta kot navedba to je, da se namesto besede "NAROČUJEM" uporabljajo besede "obvezujem" ali "PONUDBA" (primer 4).

Kdaj se uporablja raztopina?

Če je treba objaviti sklep kolegialnega organa (upravnega odbora, upravnega odbora, upravnega odbora), se uporabi takšen dokument kot odločba (primer 5). Rešitev se nanaša na glavno vprašanje podjetja, v našem primeru - sprostitev opreme.

Upoštevati je treba naslednjo posebnost izvršitve odločbe: besedilo odločbe, pa tudi druge upravne listine, je sestavljeno iz izjave in upravnih delov. Na upravnem delu se v velikih vrsticah v posebni črki navede ime kolegialnega organa, ki sprejema odločitev, in beseda "ODLOČEN".

Opomba

V praksi organizacije običajno uporabljajo dve vrsti upravnih dokumentov: odredbo in odredbo. Poleg tega ni nobenih normativnih aktov, ki bi urejali uporabo te ali one upravne dokumentacije v gospodarskih organizacijah. Zato je treba uporabo katerega koli upravnega dokumenta predvideti v navodilih za pisarniško delo organizacije, hkrati pa je treba upoštevati zahteve, določene v ustanovnih dokumentih vaše organizacije.

Na primer, moskovski župan ne more izdati ukazov, ampak samo odloke in ukaze.

Pridobivanje

odPredpisi vlade Moskve

3.1.2. Odloki in ukazi moskovskega župana

Moskovski župan o vprašanjih, ki so v njegovi pristojnosti, izda odloke in ukaze, ki so zavezujoči na celotnem ozemlju mesta Moskve. [...]

Naročila lahko nato izdajo vodja kabineta župana in vlada Moskve, ministri vlade Moskve (odstavek 3.1.1 Pravilnika Moskve).

Značilnosti priprave in izvrševanja upravnih dokumentov

■ Pravica do podpisa upravnih dokumentovima edini izvršilni organ - generalnega direktorja (direktor, predsednik) v skladu z ustanovnimi dokumenti. V nekaterih primerih lahko v ustanovnih dokumentih navedejo položaje upraviteljev, ki lahko skupaj s edinim izvršnim organom podpišejo naročila. Vendar je v praksi to redko. Najpogosteje se pravica do podpisovanja naročil o temeljnih dejavnostih prenese na podlagi odredbe o podelitvi pravice do podpisa določenemu uradniku ali je določena v odredbi o razdelitvi nalog, v kateri niso navedena samo pooblastila posameznih upravljavcev, temveč tudi tisti dokumenti, ki jih lahko podpišejo v okviru svojih pooblastil ( Primer 6).

Upoštevajte: priprava pooblastila je povezana samo s tistimi dokumenti, ki bodo poslani tretjim organizacijam, pooblastilo za podpisovanje notranjih dokumentov se ne izda. Torej bo v našem primeru pooblastilo pripravljeno za namestnika generalnega direktorja za splošna vprašanja S. Petrov s pravico podpisovati sporazume v zvezi z gospodarsko podporo družbe. Upravni dokument kolegialnega organa - sklep - podpišeta predsednik in tajnik kolegialnega organa.

■ Dokumenti so lahko skupni, tj. pripravile organizacije, ki v obliki objave identičnih dokumentov rešujejo kakršna koli vprašanja skupne dejavnosti.

■ Upravni dokument je sestavljen iz izjave in upravnih delov, slednje lahko razdelimo na odstavke, ki navajajo, kdo naredi, kaj dela in kako dolgo, na primer:

3. komercialni direktor Abramov P.E. pripravi prodajni načrt za leto 2012 in ga do 1. oktobra 2011 predloži upravnemu odboru.

4. Namestnik komercialnega direktorja Epifanov AK v III četrtletju 2011 pripravi poročilo o prodaji izdelkov po sklenjenih državnih pogodbah in ga do 15. oktobra 2011 predloži generalnemu direktorju.

5. Namestnik generalnega direktorja za gospodarstvo in finance Proškin V.V. predložiti poročilo o terjatvah po pogodbah o dobavi izdelkov podjetij, sklenjenih med 11. januarjem 2011 in 30. junijem 2011 do 1. oktobra 2011.

■ Izvršni dokument začne veljati na dan podpisa ali na datum, ki je neposredno naveden v samem dokumentu. Na primer, odredba o odobritvi predpisov za odpis terjatev lahko vsebuje naslednje besedilo:

2.1. Sprejeti načrt za odpis terjatev do OJ Sintez in začeti veljati 1. julija 2011.

Naročilo bo z dne 20. junija 2011, začelo bo veljati s tem datumom, vendar bodo predpisi, odobreni s tem sklepom, začeli veljati šele 1. julija 2011.

■ Upravni dokument je lahko dolgotrajen ali je enkraten tistih. zadevajo izvajanje posameznih vprašanj.

■ Izvršni dokument mora vsebovati klavzulo o predložitvi tega dokumenta izvajalcem,tistih. kdo in v kakšnem časovnem obdobju in komu naj prinese upravno listino. Na primer glede dolgotrajnih upravnih dokumentov je glavna težava pri vročanju izvršiteljem ta, da lahko upravni dokument velja več let (na primer odredba o ustanovitvi komisije za odpis osnovnih sredstev) in postopek oddaje naročila novo najetim zaposlenim ni ustrezno registriran. Tako se včasih izkaže, da je uslužbenec član komisije, podpisuje dokumente in z naročilom ni seznanjen, saj je bil najet eno leto po podpisu naročila.

6. Vodja službe za upravljanje pisarne Avdeeva AK to naročilo predloži vsem članom komisije v treh delovnih dneh od dneva podpisa in to naročilo seznani z novo najetimi zaposlenimi, ki so člani komisije za odpis osnovnih sredstev v treh delovnih dneh od datuma, ko so bili najeti.

Običajno organizacija oblikuje ločeno mapo z dolgoročnimi administrativnimi dokumenti, s katerimi je treba seznaniti novo najete zaposlene. Poleg tega lahko v dolgoročnih naročilih priporočamo, da navedete le delovna mesta zaposlenih, ne da bi pri tem navedli priimek, ime ali ime. Če se administrativni dokument pripelje omejenemu krogu zaposlenih, jih je mogoče dati neposredno v samem vrstnem redu; če je na seznamu veliko zaposlenih, lahko priporočamo, da sestavite poštni seznam, v podjetju pa so lahko standardni (na primer poštni seznam za vodje oddelkov, direktorje podružnic itd.) ali individualni (sestavljen posebej za vsak administrativni dokument).

■ Rok za izvršitev upravnega dokumenta (njegovih posameznih odstavkov)se lahko označi z obdobjem v običajnih koledarskih dneh, v delovnih dneh ali ima takšen dokument določen datum izvršitve. To pravilo ne velja za trajne dokumente. Možne so naslednje formulacije:

3. Vodja pravne službe za pripravo pooblastila za namestnika generalnega direktorja Ivanov A.V. do 1. avgusta 2011.

To besedilo ne postavlja vprašanja o roku.

4. Vodja pisarniške pisarne Penkina A.D. to naročilo seznanite z vsemi zaposlenimi v podjetju v treh delovnih dneh od dneva podpisa naročila.

Če je bilo naročilo podpisano 17. junija 2011, ga je potrebno izvajalcem prinesti 21. junija 2011, tj. v treh delovnih dneh, razen vikendi od roka - 18. in 19. junija.

5. Vodja pisarniške pisarne Penkina A.D. to naročilo seznanite z vsemi zaposlenimi v podjetju v treh dneh od dneva podpisa naročila.

Če je bilo naročilo podpisano 17. junija 2011, ga je potrebno izvajalcem prenesti od 17. do 19. junija 2011, tj. v treh koledarskih dneh, vendar glede na to, da sta 18. in 19. junij prosti dnevi, je treba naročilo sporočiti izvršiteljem v enem dnevu - 17. junija 2011.

■ Izvršni dokument se lahko prekliče (spremeni)) drug upravni dokument organizacije. Spremembe naročila se na primer izvedejo s pripravo ustreznega naloga za spremembo prej izdanega naročila. Če je dejanje katerega koli naročila preklicano, je treba v ustreznem vrstnem redu o preklicu predhodno obstoječega naročila navesti, od katerega datuma je naročilo preklicano, in navesti tudi njegovo številko, datum, ime, na primer:

1. Za preklic odredbe OJSC "Sinteza" z dne 20. julija 2010 št. 365 od 1. julija 2011 o ustanovitvi komisije za odpis osnovnih sredstev.

Treba je opozoriti, da lahko ustrezni pristojni organi dejanja upravnega dokumenta začasno ustavijo.

■ Za računovodstvo in jasno organizacijo dela z upravnimi dokumenti jih je treba registrirati.Registrska številka je serijska številka, dodeljena v koledarskem letu, ki jo je včasih mogoče dopolniti z alfanumeričnimi oznakami. Tako so naročila razdeljena v dve skupini: po glavni dejavnosti in po osebju. Za vsako skupino se lahko uporabijo lastne črke: številka naročila za osebje - št. 267 l / s, za osnovne dejavnosti - št. 534 o / d.

V nadaljevanju so za osnovo vzete opredelitve iz »Kratkega slovarja vrst in vrst dokumentov« (Glavna arhivska uprava pri Svetu ministrov ZSSR, Vseslovenski znanstvenoraziskovalni inštitut za dokumentacijo in arhivsko zadevo, Centralni državni arhiv starodavnih aktov. M., 1974).

Državni sistem dokumentacijske podpore. Glavne določbe. Splošne zahteve za storitve podpore dokumentov in dokumentacije (odobril kolegij Glavarčiva ZSSR dne 27.4.1988; odredba Glavarčiva ZSSR z dne 25. maja 1988, št. 33)

Dokument, ki ga odobri edini izvršilni organ, se uveljavi z dnem odobritve. Če pa je organizacija dovolj velika, z mrežo podružnic, bo potreben čas, da se ta dokument predstavi izvajalcem. Poleg tega bodo izvajalci potrebovali čas, da se seznanijo s tem dokumentom, in če ta dokument zadeva katero koli področje dejavnosti, potem bo potreben tudi čas za prestrukturiranje dela. Čas za seznanitev z dokumentom se bo pojavil, če je potrjen z naročilom, saj lahko v vrstnem redu določite datum začetka veljavnosti dokumenta, ki se bo razlikoval od datuma naročila. Poleg tega bo z odredbo o odobritvi dokumenta mogoče imenovati osebo, odgovorno za oddajo naročila izvajalcem, in navesti, kako hitro je treba to storiti.

Med najrazličnejšimi dokumenti podjetij in organizacij, vključenih v te skupine, organizacijska in upravna dokumentacija za upravljanje (ARD) zavzema sredinski oder.

ARD je del drugih tako imenovanih posebnih sistemov (osebje, računovodska dokumentacija itd.). Na žalost v mnogih primerih različne skupine dokumentov delujejo po svojih pravilih, ki jih ne združujejo enotna načela. Opredeliti je treba nekatere skupine dokumentov, ki so vključene v predlagano klasifikacijo, in upoštevati pravila za obdelavo različnih vrst dokumentov.

Organizacijski dokumenti - listine, predpisi, navodila, osebje itd.

Organizacijski dokumentiizvajati norme upravnega in civilnega prava, so pravna podlaga zavoda in so strogo zavezujoče. Ti dokumenti nujno vodijo postopek odobritve neposredno s strani vodje z žigom o odobritvi ali upravnim dokumentom (odločba, sklep, odredba ali odredba) ali kolegialnim sestankom in veljajo, dokler niso odobreni novi. V primeru reorganizacije zavoda se pripravijo novi organizacijski dokumenti.

Listina –pravni akt, ki določa vrstni red izobraževanja, usposobljenost organizacije, njene funkcije, naloge, delovni nalog . Vsebina listine v skladu z zakonodajo Republike Belorusije mora vključevati:

ime ustanove, organizacije, podjetja, vrste;

lokacija (poštni naslov);

predmet in namen dejavnosti;

postopek oblikovanja premoženja (ali odobrenega kapitala, izdaje in razdelitve delnic itd.);

postopek delitve dobička;

postopek za ustanovitev institucije (organizacije, podjetja);

postopki upravljanja in prenehanja;

organi upravljanja (notranja organizacijska struktura).

Glede na vrsto organizacije (ustanove) se lahko v listino dodajo druge informacije:

za banke - seznam operacij, ki jih banka izvaja, in njenih funkcij;

za delniške družbe - podatki o kategoriji izdanih delnic, pogojih za njihovo pridobitev, velikosti delnic vsakega udeleženca itd.

Besedilo listine lahko vsebuje naslednje razdelke:

Splošne določbe

Osnovni kapital (odobreni kapital).

Vrstni red dejavnosti.

Nadzor.

Računovodstvo in poročanje, razdelitev dobička.

Druge akumulacije.

Prenehanje dejavnosti.

Listina je sestavljena na skupnem obrazcu z navedbo podrobnosti:

ime vrste dokumenta - CHARTER;

registrska številka, kraj objave (mesto);

žig odobritve (če je podjetje zasebno, navedite, kdo je registriran);

Določbe –pravni akti, ki opredeljujejo vrstni red izobraževanja, pravni status, pravice, obveznosti, organizacija dela zavoda, strukturne enote (službe).

Določbe so lahko tipičnoin posameznik. Vzorčne določbe so razvite za organizacije iste vrste in se uporabljajo pri razvoju posameznih. Določbe o organizacijah, strukturnih oddelkih, kolegialnih in svetovalnih organih ter začasnih organih (sestanki, komisije, sveti) se razlikujejo.

Besedilo določbe in njena oblika sta poenotena v USORD. Na splošnem okencu organizacije se pripravijo določbe s podrobnostmi: ime organizacije, strukturne enote, vrsta dokumenta, pa tudi datum in registrska številka, žig odobritve, kraj objave, naslov besedila, besedilo, podpis, žig odobritve ali vizuma.

Besedilo določbe vključuje naslednje razdelke:

Splošne določbe;

Cilji;

• Pravice in obveznosti;

  Vodstvo;

  Odnosi z drugimi enotami.

Predpise podpišejo uradniki, ki so neposredni razvijalci (na primer vodja strukturne enote, namestnik vodje), pravna služba (odvetnik) potrdi, vodja odobri. Določba začne veljati po odobritvi.

Navodila –pravni akt, ki vsebuje pravila, ki urejajo organizacijske, znanstvene, tehnične, tehnološke, finančne in druge vidike dejavnosti institucij, organizacij, podjetij (njihovih strukturnih oddelkov), uradnikov.

Navodila so izdana za pojasnitev uporabe zakonodajnih aktov, upravnih dokumentov za shranjevanje in hranjenje dokumentov (na primer računovodstvo, poročanje itd.).

Navodila se izvajajo na splošnem okencu organizacije in morajo vsebovati podrobnosti: ime organizacije; ime vrste dokumenta; datum; kraj objave; naslov besedila; besedilo; podpis; žig odobritve; žig odobritve ali vizuma. Besedilo navodila je razdeljeno na odseke, ki so oštevilčeni z arabskimi številkami, število razdelkov pa določijo razvijalci. Navodilo podpiše vodja enote, ki ga je razvila, potrdi pa vodja organizacije ali poseben upravni dokument.

Navodila so na primer opisi delovnih mest; o varnosti pri delu itd. Opisi delovnih mest določajo funkcije, pravice in obveznosti zaposlenih v organizaciji in so pripravljeni za vsa delovna mesta, predvidena s kadrovsko tabelo.

Besedilo opisa opravila je sestavljeno iz naslednjih razdelkov:

Splošne določbe;

Delovne odgovornosti;

• Odgovornost;

  Razmerje.

Kadrovsko osebje –dokument, ki določa uradnika in število zaposlenih, ki navaja plačo . Obrazec za osebje je poenoten z USORD in sestavljen na skupnem okencu organizacije s podrobnostmi: ime organizacije; ime vrste dokumenta; datum; kraj objave; žig odobritve; besedilo; Vize podpis; tisk. Besedilo je sestavljeno v obliki preglednice, naveden je seznam delovnih mest, podatki o številu osebja, uradnih plačah, nadomestilih in mesečnem plačnem skladu. Kadrovski seznam potrdi glavni računovodja, odvetnik, podpiše ga vodja oddelka za osebje ali namestnik vodje, potrdi vodja organizacije, katerega podpis je potrjen s pečatom.

Struktura in osebje –dokument, ki zagotavlja imena vseh strukturnih oddelkov, delovnih mest in število enot osebja za vsako delovno mesto organizacije (institucije). Izdelana je na splošnem podjetju z navedbami: ime organizacije, ime vrste dokumenta, datum, kraj objave, žig odobritve, vizum, podpis, žig. Besedilo je sestavljeno v obliki tabele. Dokument podpiše vodja oddelka za kadre ali namestnik vodje, potrdi vodja organizacije. Koordinirajte ga z glavnim računovodjem in odvetnikom. Podpis glave na žigu odobritve potrdi pečat.

Predpisi –dokument, ki določa vrstni red dejavnosti vodstvenega, kolegialnega ali svetovalnega organa organizacije. Pravila dela kolegialnega ali posvetovalnega organa določajo:

stanje kolegialnega ali svetovalnega telesa;

postopek načrtovanja dela;

postopek priprave gradiva za obravnavo na seji;

predložitev gradiva v obravnavo;

postopek obravnave gradiva in sprejemanje odločitev na sestanku;

vodenje zapisnika seje;

izvrševanje odločb kolegialnega ali posvetovalnega organa;

postopek odločanja izvajalcev;

logistika sestankov.

Predpisi so sestavljeni na splošni obliki ustanove. Obvezni podatki: ime ustanove (organizacije); vrsta dokumenta; naslov besedila (ime kolegialnega ali posvetovalnega organa); vrsta dokumenta; datum; kraj sestavljanja; žig odobritve; besedilo; podpis.

Predpisi se v postopku priprave razpravljajo na sestankih kolegialnega organa in se dogovorijo s pravno službo, ki jo podpiše vodja organizacije ali vodja kolegialnega organa, in jih potrdijo kolektivno.

Registracija upravnih dokumentov. Pogoste vrste upravnih dokumentov so odločbe, odločbe, ukazi, odredbe, navodila.

Vsi upravni dokumenti morajo biti v skladu z GOST R 6.30-2003 „Poenoteni sistemi organizacijske in upravne dokumentacije. Zahteve za papirologijo. " Izvršni dokumenti se izdajajo na podlagi zakonov, odredb in odredb višjih organov ali v okviru pristojnosti in pristojnosti predstojnika.

Priprava upravnih dokumentov je zapleten postopek. Lahko je zaupano enemu od uradnikov ali delovni skupini.

Priprava upravnih dokumentov lahko vključuje naslednje faze:

• Študij predmeta;
• Priprava osnutka upravnega dokumenta;
• Odobritev dokumenta;
• Podpis dokumenta.

Za odločitve in odločitve kolegialnega telesa (upravni odbor, sindikalni odbor) se doda faza razprave in sprejetja teh dokumentov na seji kolegialnega telesa.

Naročite, kako pravilno sestaviti

Naročilo - pravni akt, ki ga izda vodja za reševanje operativnih organizacijskih, kadrovskih in drugih vprašanj notranjega dela iz njegove pristojnosti.

Naročilo se izvrši na obrazcu in vsebuje naslednje podatke: ime organizacije, ime vrste dokumenta, datum, registracijsko številko, kraj sestavljanja, naslov besedila, besedilo, podpis. Nalog začne veljati z dnem, ko ga je vodja podpisal, če v besedilu ni drugače določeno.

Po dogovoru se naročila razdelijo na naročila glede na glavno dejavnost in osebje.

Besedilo sklepa je praviloma sestavljeno iz dveh delov: potrditvenega in upravnega. Ugotavljajoči del odraža cilje in cilje predpisanih ukrepov, razloge za izdajo naročila ter daje povezavo do dokumenta, ki je bil podlaga za pripravo naročila. Upravni del vsebuje predpisane ukrepe, imena uradnikov, odgovornih za njihovo izvajanje, in roke. Upravni del je ločen od potrditvene besede "naročim", ki je natisnjena z velikimi črkami in je vstavljena dvopičje. Upravni del besedila sklepa je praviloma razdeljen na odstavke, ki so v arabskih številkah oštevilčeni s pikami. V vsakem odstavku izvršitelj (uradna oseba) navede predpisano dejanje in rok izvršitve. Izvajalec je naveden v dativnem primeru. Lahko določite in povzamete na primer: predsednike sindikalnih organizacij. Vsak odstavek upravnega dela se začne z navedbo posebnega dejanja, ki ga glagol izrazi v nedoločeni obliki - "pripraviti", "organizirati", "zagotoviti", "razviti" in drugo.

Na primer:

RUSKA FEDERACIJA

Sindikalna organizacija KSPU

NAROČILO

04.03.2000 № 3

Krasnojarsk

O uvedbi Navodila za vodenje evidence

Da bi izboljšali delo z dokumenti in zagotovili njihovo varnost, izvedite sklep predsedstva odbora sindikatov z dne 02.03.2010

NAROČAM:

1. Odobriti Navodilo o vodenju evidenc v sindikalni organizaciji.

2. Izvajati Navodila za papirologijo z dne 03.10.2010

odgovoren: specialist N.A. Nalimova

3. Voditi jih morajo vsi predsedniki sindikalnih organizacij strukturnih oddelkov pravila za delo z dokumenti, ki so zapisana v Navodilih za klerikalno delo.

4. Zagotovite specialista N.A. Gotovinsko pošiljanje navodil o papirologiji in nakazilo vsem sindikalnim organizacijam zavodov, fakultet do 03.10.2010.

5. Nadzor nad izvajanjem tega sklepa je dodeljen namestniku predsednika E. N. Belovi

Naslov naročila je treba oblikovati jasno, jedrnato, izraziti glavno vsebino dokumenta in odgovoriti na vprašanje "Kaj?". Naslov lahko zasede največ 5 vrstic, natisnjen je na levem robu, po 1 intervalu.

Registracija naročil je dodelitev serijskih številk v koledarskem letu.

Naročila za osebje se sestavijo na podlagi standardiziranih obrazcev primarne računovodske dokumentacije za obračun dela in njegovega plačila, odobrenih z Resolucijo št. 1 Goskomstata Rusije z dne 6. aprila 2004 in delovnim zakonikom Ruske federacije. Naročila o osebju so osnova za vpise v delovne knjižice, osebne izkaznice za kadrovske evidence, nagrade in druge dokumente in so shranjena 75 let.

Naročite, kako pravilno sestaviti

Naročilo - administrativni dokument, ki ga za določena dela, prireditve izda vodja ali namestnik. Pravno sta naročilo in naročilo enakovredna. Razlika med njima je, da se naročila sprejemajo v splošnih zadevah, naročila pa v zasebnih zadevah.

Zato se glede na sestavo podrobnosti in njihovo lokacijo vrstni red ne razlikuje od naročila, vendar pogosto ne vsebuje navedbe dela. Besedilo upravnega dela se začne z besedami "ponudba" ali "obveznost".

na primer:

TRGOVINA ZDRUŽENJA DELAVCEV JAVNEGA IZOBRAŽEVANJA IN ZNANOSTI

RUSKA FEDERACIJA

Krasnojarska teritorialna (regionalna) organizacija

Sindikalna organizacija KSPU

NAROČILO

14.05.2012 № 12

Krasnojarsk

O konkurenci

umetniško in ustvarjalno

univerzitetni delavci

V zvezi s sklepom predsedstva sindikalnega odbora z dne 20.04.2012 o izvedbi natečaja likovnih in ustvarjalnih del OBVEZUJEM:

1. Potekati natečaj za likovno in ustvarjalno delo zaposlenih na univerzi. Odgovorni V.I. Tikhomirova, rok je 25. 5. 2012.

2. Nadzor nad izvajanjem natečaja umetniškega in ustvarjalnega dela zaposlenih je dodeljen namestniku predsednika E.V. Ivanu

Predsednica Sofronova O.G. Sofronova

Navedba pravilne zasnove

Opomba - pravni akt, ki ga izda vodja ali namestnik o vprašanjih informativne in metodološke narave, o vprašanjih izvrševanja ukazov, predpisov, navodil.

Navodila o sestavi podrobnosti se ne razlikujejo od vrstnega reda, njegov administrativni del pa se začne z besedami "predlagam", "menim, da je potrebno", "priporočam".

Na primer:

TRGOVINA ZDRUŽENJA DELAVCEV JAVNEGA IZOBRAŽEVANJA IN ZNANOSTI

RUSKA FEDERACIJA

Krasnojarska teritorialna (regionalna) organizacija

Sindikalna organizacija KSPU

OPOMBA

03.06.2002 № 26

Krasnojarsk

Na temo usposabljanja sindikalnih aktivistov

Za izvajanje sklepa predsedstva sindikalnega odbora z dne 20.04.2012 "o kadrovskem programu"

PONUDBA:

1. Predsedniki sindikalnih organizacij inštitutov in fakultet bi morali odboru sindikatov predložiti predlagane teme za usposabljanje sindikalnega premoženja do 20. 6. 2012.

2. Organizacijsko-množična komisija sindikalnega odbora sestaviti načrt usposabljanja za sindikalno premoženje in ga predložiti v odobritev predsedstvu sindikalnega odbora do 01.07.2012. Odgovorni - specialist N.A. Nalimova

3. Nadzor nad izvajanjem tega navodila je dodeljen namestniku predsednika E.V. Ivanu.

Predsednica Sofronova O.G. Sofronova

Protokol, kako izdati

Protokol - dokument, v katerem je zabeležen potek razprav o vprašanjih in odločanje na sestankih, sestankih, sestankih, konferencah. Zato je na eni strani protokol lahko informativni dokument (vsebuje podatke o poteku razprave o vodstvenih vprašanjih), na drugi strani pa je upravni dokument, ker vsebuje operativni del.

Protokol dokumentira delovanje stalnih kolegialnih organov, kot je sindikalni odbor. Ne pozabite voditi protokola na poročevalskih in volilnih sestankih, konferencah, seminarjih, sestankih. Odgovornost za pripravo protokola in za pravilnost vnosov v protokol nosi tajnik. Zapisnik mora biti sestavljen najpozneje v 5 dneh od dneva sestanka. Vse vrste protokolov so sestavljene na skupnem obrazcu, ki vključuje naslednje podrobnosti: ime organizacije, ime vrste dokumenta (protokola), datum in številka protokola, kraj sestavljanja protokola, naslov besedila, besedilo, podpisi. Protokol mora odražati vsebino sestanka, sestanka, izpolnjevati zahteve glede popolnosti in zanesljivosti informacij. Številčenje zapisnikov sej, sej odbora sindikatov poteka v koledarskem letu.

Naslov besedila protokola je ime dogodka, ki se beleži (sestanek, sestanek, sestanek) in ime kolegialnega organa, katerega delo se beleži. Besedilo protokola je sestavljeno iz dveh delov: uvodnega in glavnega.

Uvodni del besedila protokola mora vsebovati naslednja vprašanja:

• kdo vodi posneti dogodek;
• kdo je vodil protokol;
• kdo se je udeležil sestanka (sestanek, sestanek);
• kdo je bil povabljen (če je potrebno) na sestanek;
• o katerih vprašanjih so razpravljali na seji.

Podatki o predsedniku, tajniku, prisotnih in gostih vključujejo imena in začetnice uradnikov. Poleg tega je za povabljene na sejo označeno stališče. Na sestankih, kjer je veliko udeležencev, ni našteti navzočih v vodnem delu, zato je sestavljen ločen seznam navzočih na sestanku, v oddelku "udeleženi" pa je navedeno skupno število navzočih s sklicevanjem na priloženi seznam.

Odločitev, kako pravilno sestaviti

Odlok - normativni akt, ki ga sprejme kolegialni organ za obravnavo najpomembnejših vprašanj dejavnosti. Odločitve so običajno napisane na pismih in imajo naslednje podatke: ime organa upravljanja, vrsto dokumenta, datum sprejetja, kraj objave, naslov besedila. V upravnih dokumentih kolegialnih organov je besedilo navedeno v tretji osebi ednine "odloči", "odloči". Besede "odloči", "odločil", "odloči", "odločeno" so natisnjene z velikimi ali malimi črkami, tj. so vidno ločeni in to ločuje ugotavljajoči del dokumenta od upravnega dela.

Besedilo sklepa je sestavljeno iz dveh delov: potrditvenega in izvršnega. V ugotovitvenem delu so navedeni razlogi za objavo in cilji, ki jih je treba doseči pri njenem izvajanju. Če je odločba izdana na podlagi upravnega dokumenta višjega organa, se v potrditvenem delu navede sklic nanjo. Upravni del odločbe se začne z imenom organa, ki ga prejme. Upravni del je praviloma sestavljen iz več točk, v katerih je naveden izvršitelj - uradnik, komisija, predpisana akcija in rok. V zadnjem odstavku odločbe je poklicana oseba, ki ji je zaupan izvršilni nadzor. Odločitve in sklepi imajo dva podpisa - predsednika in tajnika kolegialnega organa.

Če so se informacije izkazale za koristne, pustite komentarje, delite povezavo do tega članka na svojih družbenih omrežjih. Hvala!