Opíšte vyššie uvedené dokumenty. Systém administratívnych dokumentov

Systém administratívnych dokumentov zahŕňa nielen objednávky. Čím je organizácia väčšia a staršia, tým častejšie používa iné typy administratívnej dokumentácie: vyhlášky, rozhodnutia, príkazy, pokyny. Budeme charakterizovať všetky tieto typy dokumentov a na základe príkladov vezmeme do úvahy vlastnosti dizajnu a ukladania každého z nich.

REGULAČNÁ DOKUMENTÁCIA

Na rozdiel od napríklad informačných a referenčných dokumentov, z ktorých každý má svoje vlastné ciele a ciele, sa všetky administratívne dokumenty vydávajú s jediným cieľom: priniesť vôľu vedenia k exekútorom.

Rozdiel medzi nimi je iba v „hodnosti“ samotného administratívneho dokumentu: každý z nich stojí na svojej vlastnej priečke hierarchického rebríka a akýkoľvek pohyb v tejto hierarchii je úplne vylúčený (obr. 1).

Definujme účel každého z týchto dokumentov. Zdrojom všetkých definícií je Slovník typov a odrôd modernej dokumentácie riadenia (VNIIDAD, M., 2014).

■ Rozhodnutie

Autormi väčšiny rozhodnutí sú štátne orgány Ruskej federácie alebo jej subjekty. Značný počet týchto dokumentov prijímajú aj kolektívne riadiace orgány organizácie.

Vyhláška je najvyšším dôležitým administratívnym dokumentom, čo znamená, že v mimoriadne dôležitých prípadoch je vydávaný najvyšším orgánom kolektívnej správy.

Uznesenie môže teda formalizovať rozhodnutie valného zhromaždenia o reorganizácii akciovej spoločnosti, o jej likvidácii alebo o zmene organizačnej štruktúry (príklad 1).

■ rozhodnutie

Druhá možnosť nás nezaujíma, pretože sa nevzťahuje na všeobecnú kancelársku prácu organizácie.

Vo väčšine prípadov postačujú rozhodnutia, aby výkonné a poradné kolektívne orgány organizácie zdokumentovali svoje manažérske činnosti (príklad 2).

■ objednať

Objednávka je nepochybne najbežnejšou zo všetkých správnych dokumentov. Aj najmenšia organizácia má požadované minimum objednávok (na rozdiel od iných typov administratívnej dokumentácie).

Príkazy vydáva generálny riaditeľ a iba on: v definícii dokumentu sa nachádza slovo „sám“.

Právo podpisovať príkazy môže generálny riaditeľ delegovať na zástupcu alebo na iných vrcholových manažérov, je však potrebné zohľadniť tieto body:

Prevod tohto práva musí byť formálne potvrdený písomne \u200b\u200b(opäť sa vydá príkaz alebo sa vystaví plnomocenstvo);

Počas prevodu je prísne stanovené funkčné obdobie a aké typy príkazov môže každý konkrétny vrcholový manažér podpísať.

Najbežnejšia možnosť: zástupca má takéto práva, ak generálny riaditeľ nie je prítomný. Hneď ako sa manažér vráti z pracovnej cesty alebo dovolenky, oprávnenie končí.

Existujú nasledujúce typy objednávok:

Podľa hlavnej činnosti;

Administratívne a hospodárske činnosti (AHD);

Personál.

Ten spravuje oddelenie ľudských zdrojov a nebudeme ich brať do úvahy. Objednávky na hlavné a administratívne a hospodárske činnosti majú rôzne doby uchovávania: „trvalé“ a 5 rokov.

Rozsah tém týkajúcich sa administratívnych a ekonomických činností je načrtnutý v jedinom zdroji - Zoznam typických administratívnych archívnych dokumentov vytvorených v priebehu činnosti štátnych orgánov, miestnych orgánov a organizácií, s vyznačením lehôt uchovávania (schválený uznesením Ministerstva kultúry Ruska z 25.08.2010 č. 558, ďalej - Zoznam 2010). Na základe týchto informácií možno dospieť k záveru, že objednávky v rámci AHD zahŕňajú objednávky týkajúce sa:

Dodržiavanie pravidiel vnútorného poriadku činnosti;

Údržba budov a priestorov;

Dopravná služba, intercom;

Zabezpečenie bezpečnosti organizácie.

Neuvádzame príklad rozkazu: každá organizácia má ich dostatočný počet.

■ objednať

Poradie, hoci sa považuje za „mladšieho brata“ rádu, ktorý je z hľadiska účelu blízky pokynu, v regulačných a metodických dokumentoch o kancelárskej práci sa vždy riadi poradím v zátvorkách: napríklad v Pokynoch na vypracovanie pokynov na kancelársku prácu vo federálnych výkonných orgánoch (schválených uznesením spoločnosti Rosarkhiv z 23. decembra 2009 č. 76, ďalej len „Usmernenia pre federálne výkonné orgány; príloha 15) alebo v zozname 2010 (článok 19).

Vedúci organizácie môže vydať rozkaz spolu s rozkazom a môže tiež udeliť trvalé právo vydávať rozkazy vrcholovým manažérom v oblastiach. Každá objednávka bude navyše pôsobiť v rámci hraníc smeru: riaditeľstvo, oddelenie, manažment (príklad 3).

■ indikácia

Inštrukcia je dokument, ktorý bol nedávno vytvorený výlučne na úrovni vrcholových manažérov. Rovnako ako príkaz, príkaz môže vydať vedúci štrukturálnej jednotky s tým rozdielom, že si to nevyžaduje zvláštne povolenie od generálneho riaditeľa.

Hranica medzi pokynmi a rozkazom sa stále viac rozmazáva a postupne sa stávajú administratívnymi dokumentmi toho istého poriadku (príklad 4).

SPOLOČNÉ ORGÁNY

Kolégiálnymi orgánmi v organizácii sú skupiny ľudí, ktorí organizáciu riadia alebo v nej vykonávajú úlohy.

Akýkoľvek stály kolegiálny orgán je prísne organizovaný: existuje dokument o jeho vytvorení, nariadenia o kolektívnom orgáne, ako aj vlastný riadiaci aparát, ktorý sa skladá z predsedu a tajomníka.

Kolegiálny orgán sa pri svojej činnosti zvyčajne riadi vypracovaným a schváleným plánom. Stretnutia kolegiálneho orgánu sa striktne zaznamenávajú.

Kolegiálne orgány sú rozdelené na riadiace orgány, výkonné a poradné orgány.

■ Kolegičné riadiace orgány, ako už názov napovedá, riadi organizáciu na najvyššej úrovni: stretnutie akcionárov, stretnutie zakladateľov spoločnosti atď.

Ak má organizácia kolegiálny riadiaci orgán, potom je mu podriadený generálny riaditeľ, správy mu a na základe rozhodnutia tohto orgánu môžu byť nahradené.

Kolegiálny riadiaci orgán môže ovplyvňovať činnosť organizácie na globálnej úrovni až do prijatia rozhodnutí o reorganizácii a likvidácii.

■ Kolegiálne výkonné orgány vykonávať priame riadenie organizácie. Môže to byť napríklad predstavenstvo, ktoré zahŕňa všetkých vedúcich pracovníkov.

V stanovách organizácie sa uvádza, že generálny riaditeľ (jediný výkonný orgán) nemá právo rozhodovať bez súhlasu kolektívneho výkonného orgánu.

■ Kolegiálne poradné orgány konať pod vedením organizácie. To sú všetky druhy provízií a rád. Nemôžu nejakým spôsobom ovplyvniť riadenie organizácie, ale môžu generálnemu riaditeľovi v rámci svojich kompetencií ponúknuť, vysvetliť a odporučiť niečo.

Pozoruhodným príkladom z oblasti kancelárskych prác je odborná komisia, ktorá v organizácii neustále pôsobí. V pravidlách o archívnych záležitostiach sa priamo uvádza, že ide o „poradný orgán pod vedením organizácie“ (článok 4.8 Pravidiel pre organizáciu uchovávania, získavania, účtovania a používania dokumentov z Archívneho fondu Ruskej federácie a iných dokumentov vo vládnych orgánoch, miestnych vládach a organizáciách; schválené uznesením Ministerstva kultúry Ruska z 31. marca 2015 č. 526).

Regulačné dokumenty, ktoré môžu vydávať kolektívne orgány - vyhlášky a rozhodnutia.

Napríklad základné pravidlá pre archívy organizácií, ktoré sú dobre známe tajomníkom a úradníkom, boli schválené rozhodnutím poradného orgánu - kolégia Rosarkhiv zo dňa 06.02.2002. V akciových spoločnostiach fungujú rady alebo stretnutia akcionárov.

OBJEDNÁVKA PRÁCE S OBJEDNÁVKOVÝMI DOKUMENTMI

Postup pri práci s administratívnym dokumentom závisí od toho, ako sa dokument vytvára: z hľadiska kolegiality alebo riadenia jedného človeka.

Kolegiálne orgány musia pred prijatím akéhokoľvek rozhodnutia o ňom diskutovať na stretnutí.

■ Poradie práce na uznesení a rozhodnutí obsahuje:

1. Diskusia o tejto otázke na schôdzi kolegiálneho orgánu.

2. Registrácia zápisnice zo schôdze kolegiálneho orgánu.

3. Uverejnenie administratívneho dokumentu.

Ako vidíte, samotná príprava rozhodnutia a rozhodnutia si vyžaduje minimum času. Kľúčovým bodom je diskusia o tejto otázke. Prijaté rozhodnutie sa zaznamená v protokole a na základe protokolu sa potom pripraví administratívny dokument.

■ Postup práce na objednávke, objednávke, pokyne

V podmienkach riadenia jedného človeka nie sú potrebné žiadne predbežné opatrenia: generálny riaditeľ sa rozhodne vydať administratívny dokument a poverí tajomníka prípravou projektu, potom ho podpíše.

Je možné, že projekt prejde schvaľovacím postupom pred príslušnými úradníkmi organizácie.

Všetky vyššie uvedené - aké administratívne doklady vydáva kto - môžu byť predložené vo forme blokovej schémy (obr. 2).

REGISTRÁCIA PODROBNÝCH ÚDAJOV O RIADENÍ DOKUMENTOV

■ Požiadavky administratívnych dokumentov, ako aj všetka organizačná a administratívna dokumentácia, sú vypracované v súlade s GOST R 6.30-2003 „Systémy zjednotenej dokumentácie. Zjednotený systém organizačnej a administratívnej dokumentácie. Požiadavky na papierovanie “.

Ako vidíte v príkladoch 1-4, povinnýpodrobnosti o administratívnych dokumentoch sú:

Názov spoločnosti;

Názov typu dokladu;

Registračné číslo dokladu;

Dátum dokumentu;

Miesto vydania dokumentu;

Názov textu;

podpis;

Poznámka pre exekútora - pre objednávky, pokyny a pokyny.

voliteľný(voliteľné) atribúty sa môžu posudzovať:

Logo organizácie (logo) (umiestnené, ak je v organizácii bežné označovať všetky dokumenty vrátane interných);

Ochranná známka (ak je k dispozícii);

Vízové \u200b\u200bvyrovnanie (ak sa vyžaduje).

Regulačné dokumenty nevyžadujú žiadne odchýlky od pravidiel registrácie podrobností stanovených v GOST R 6.30-2003 a metodických odporúčaní5.

■ Všeobecné pravidlá na vykonávanie textov administratívnych dokumentov nájdete v Metodických odporúčaniach pre federálne výkonné orgány a v mnohých inštrukciách pre kancelárske práce.

Všeobecné pravidlá formátovania textov administratívnych dokumentov sú uvedené v tabuľke.

Funkcie návrhu náležitostí administratívnych dokumentov vrátane textu v obchodných organizáciách by sa mali opísať v ich miestnych pokynoch pre kancelársku prácu. Je to tak, že sú regulované písma a riadkovanie, poradie písania slov „dekrét“ alebo „príkaz“ (v riadku alebo veľkými písmenami) a ich umiestnenie (v strede riadku alebo od ľavého okraja textového poľa).

Metodické odporúčania pre federálne výkonné orgány nie sú normatívnym dokumentom pre mimovládne organizácie. Nezakazuje to však ako základ na zostavenie vašich vlastných pokynov: všetky potrebné informácie sú uvedené v dodatkoch 14 a 15 k tomuto dokumentu.

SKLADOVANIE REGULAČNÝCH DOKUMENTOV

Uchovávanie administratívnych dokumentov sa vykonáva všeobecne. Sú formované do prípadov podľa druhov a poddruhov: nielen rozhodnutia, príkazy a pokyny sa ukladajú oddelene, ale príkazy pre zamestnancov sa nevyhnutne uchovávajú oddelene od objednávok na hlavné a administratívne činnosti.

Obdobia uchovávania sú stanovené podľa zoznamu 2010 (oddiel 1 „Organizácia systému riadenia“):

Uznesenia: neustále (vety „b“ - „d“ článok 18);

Rozhodnutia: neustále (vety „b“ - „d“, článok 18);

Objednávky na hlavnú činnosť: neustále (bod „a“, článok 19);

Objednávky v administratívnych a ekonomických záležitostiach: 5 rokov (položka „c“ článok 19);

Objednávky: podobné objednávkam;

Pokyny: Zoznam v roku 2010 takýto dokument neobsahuje, preto je doba uchovávania pokynov stanovená odbornou komisiou organizácie.

Nezabúdajme: doba uchovávania „trvalo“ pre organizácie, ktoré nie sú zdrojom získavania štátnych (obecných) archívov, nesmie byť kratšia ako 10 rokov.

Pokiaľ ide o vyhlášky, rozhodnutia, ako aj príkazy na hlavné činnosti týchto organizácií, pri ich likvidácii môžu byť uvedené dokumenty akceptované na uloženie v štátnom archíve, ak prejdú preskúmaním hodnoty a sú uznané za hodné. Administratívne dokumenty v nomenklatúre záležitostí organizácie sú tieto (príklad 5).

Možno žiadny aspekt riadenia kvality nespôsobuje toľko nenávisti a podráždenia zamestnancov a vedúcich oddelení ako správa dokumentov.

Dôvody tohto nepriateľstva sú celkom pochopiteľné - existuje veľa dokumentov, ktoré musíte nasledovať, stráviť veľa času písaním, monitorovaním používania a tieto dokumenty sú cieľom každej kontroly práce oddelenia a / alebo zamestnanca.

Prečo napriek podráždeniu svojich kolegov bojujú odborníci na kvalitu tak tvrdo za tieto najviac nenávidené kúsky papiera?

Aby sme pochopili dôležitosť dokumentácie, začnime definovaním - čo je dokumentácia?

Múdri odborníci mi môžu odpustiť za jednoduché vysvetlenie:

„Dokumentácia je opis toho, ako robíme našu prácu.“

Prečo potrebujete dokumentáciu?

Samotní pracovníci potrebujú dokumentáciu pre správnu koordináciu ich práca. Dokumentácia je nástroj pre správu, je potrebná vedúcipokiaľ ich osobne neovláda výkon práce podriadenými.

Kedy potrebujete dokumentáciu?

Ak chceme koordinovať našu prácu, je potrebná dokumentácia.

Všeobecným pravidlom je spýtať sa niekoľkých zamestnancov, ako vykonávajú určitú prácu. Ak sa vysvetlenia líšia, musíte napísať pokyn alebo nariadenie, presne popisujúce vykonanie tejto práce.

Koľko dokumentácie je potrebných?

Čím jednoduchšie, tým lepšie, ak splníme hlavný účel vytvorenia dokumentu - vysvetliť čitateľovi, ako nedokončená práca. To znamená, že účelom každého dokumentu je presne a jednoznačne opísať aktivitu. Jednoduché texty sa však ľahšie pochopia a zapamätajú, takže akákoľvek dokumentácia je kompromisom medzi ľahkosťou asimilácie a dostatočným množstvom informácií na opis práce.

Správa dokumentov je ako starať sa o veci. Niektoré majú oblečenie ležiace na hromádach na podlahe, iné úhľadne zložené v skrini na určitých policiach. Sloboda stráca čas v osobnom živote av podnikaní - peniaze a čas spoločnosti.

Nedostatok potrebnej dokumentácie alebo jej nesprávne použitie vedie k chybám a stratám v práci organizácie.

Existujú rôzne typy a typy dokumentácie, pokúsim sa ich vysvetliť jednoduchým spôsobom.

Druhy dokumentácie

Normy organizácie (podniku) - zvyčajne ide o veľké dokumenty popisujúce dôležité činnosti, veľké procesy. Sú základom pre dokumentáciu systému kvality. V ideálnom prípade by všetky informácie, ktoré sa v nich zhromažďujú, mali plne opísať, ako organizácia funguje.

Príkladmi takýchto noriem sú norma na vybavovanie reklamácií, výrobná norma, norma riadenia dodávok, norma činnosti skladu atď.

Upozorňujeme, že riadenie kvality zamerané na procesy, a nie na oddeleniach, tak štandard obvykle popisuje proces, v ktorom môže pôsobiť viacero oddelení.

Predpisy -dokumenty popisujúce konkrétny proces. Zvyčajne sú menšie ako štandardy a úzko sa zameriavajú na proces. Z historického hľadiska boli nariadenia viazané na výrobu, preto sa často nazývajú „technologické predpisy“, „bankové nariadenia“ atď.

V niektorých organizáciách často dochádza k nedorozumeniam a podobné dokumenty sa v niektorých organizáciách nazývajú štandardy a v iných predpisoch. Nevidím veľký zmysel pri stanovovaní jasných kritérií na pomenovanie tohto alebo tohto dokumentu. Preto pre jednoduchosť nazývam veľký dokument (viac procesov) normou, menším dokumentom a svojou povahou viazaný na výrobu - nariadenie.

Inštrukcie - toto je zvyčajne menší dokument ako norma / nariadenie. Inštrukcia popisuje konkrétnu operáciu (malý proces).

Existuje niekoľko typov inštrukcií

• úradnéopisujú povinnosti, povinnosti a práva zamestnanca
• prevádzka zariadeniapopisujúci spôsob použitia zariadenia (nástroja)
• pracovníci / technologicképopisujúce, ako vykonať konkrétnu operáciu

Takmer všetky predchádzajúce formy dokumentov opisujú procesy. Existujú aj iné typy organizačných dokumentov, ktoré sa nezameriavajú na procesy.

Divízne predpisy - dokumenty podobné opisom práce, ale opisujúce práva, povinnosti a vzájomné pôsobenie oddelení. Úlohou takého dokumentu je čitateľovi jasne vysvetliť, aké procesy sú v oblasti zodpovednosti jednotky, aké práva má jednotka a ako interaguje s ostatnými jednotkami.

Záznamy (časopisy, správy, zápisnice, zošity) -informačné nosiče, dokumenty, ktoré ukladajú informácie o rôznych operáciách v organizácii.

Hlavný rozdiel medzi záznamami a normami, pokynmi a predpismi - záznamy opisujú konkrétne výsledky činností, zatiaľ čo pokyny, nariadenia, normy opisujú, ako by sa mala činnosť vykonávať.

Externá dokumentácia -organizácia často využíva pri svojich činnostiach, ktoré sa vyvíjajú a vytvárajú, externú dokumentáciu zvonkaorganizácie (príručky, časopisy, technická literatúra atď.). Napriek svojmu vonkajšiemu pôvodu si takáto dokumentácia vyžaduje aj účtovníctvo, kontrolu primeranosti, správne používanie a uchovávanie.

Všetky vyššie uvedené dokumenty sú prvkami dokumentačného systému.

Ako každý iný systém, aj dokumentačný systém vyžaduje pokyny na použitie. Takýto dokument sa zvyčajne nazýva príručka kvality. Stručne popisuje hlavné dokumentačné procesy a dokumenty, ktoré poskytujú podrobnejší popis systému procesov v organizácii.

Bežné prvky dokumentu systému kvality (z čoho dokument pozostáva?)

Názov dokumentu, číslo revízie a jeho číslo v účtovnom systéme dokumentácie. Označte originál alebo kópiu, číslo kópie.

Prečo to potrebujete? - Každý dokument musí byť identifikovaný (odlišný) od ostatných. Názov problému a číslovanie tento problém riešia.

Predslov / úvod - v skratke, kto po zavedení vypracoval nový dokument alebo nahradil starý dokument.

Prečo to potrebujete? - Vedieť, kto vyvinul, aký iný dokument / stará verzia bola pred aktuálnou verziou.

Prečo to potrebujete? - rovnako ako v prípade každej knihy niekedy chceme rýchlo nájsť konkrétnu sekciu.

2. Schválenie - podpis zodpovednej osoby, ktorá dokument schválila, dátum schválenia.

Prečo to potrebujete? - Niekto má právo / povinnosť skontrolovať dokument a povoliť jeho použitie. Táto osoba je zodpovedná za všetky aspekty súvisiace s používaním dokumentu.

3. Rozsah - stručne popisuje, čo dokument popisuje a ktoré oblasti / zamestnancov ovplyvňuje.

5. Vymedzenie pojmov - Ak v dokumente používame interný pojem alebo odborný výraz, napríklad „test odbornej spôsobilosti“, malo by sa to vysvetliť v časti „definície“.

6. Skratky a skratky - záhadná skratka KFI, ktorá sa opakovane používa v texte dokumentu, by sa mala rozlúštiť do zodpovedajúcej časti „Skratky a skratky“. V tomto prípade hovoríme znova o kvalifikačných testoch.

7. Všeobecné informácie / úvod - stručne popisuje štruktúru dokumentu a procesy, ktoré popisuje.

8. Telo dokumentu - podrobný opis činnosti, pre ktorú bol dokument vytvorený, rozdelený na

• oddiely
• stránky
• odseky

9. Zmena kontroly - popisuje, kto, ako a kedy môže vykonať zmeny v dokumente

Prečo to potrebujete? - vyhnúť sa zmätkom. Vždy môžete skontrolovať, či máte k dispozícii novú alebo starú verziu. Zistite, kto zmenu vykonal, a opýtajte sa ich, prečo. Nájdite starú verziu a skontrolujte, ako bola práca vykonaná v období vášho záujmu.

10. Ukladanie dokumentov - opisuje, ako, kto, v akých kópiách a ako dlho sa dokument uchováva.

Prečo to potrebujete? - Samotný dokument je papier.

Získava hodnotu iba v čase vývoja a používania. Je veľmi dôležité stanoviť jasné poradie toho, koľko, ako a kde je dokument uložený. V tejto časti definujeme, kto a ako bude dokument čítať (ten, kto dokument uloží, buď ho prečíta sám, alebo poskytne prístup iným zamestnancom).

11. Podpisy tvorcov dokumentov a podpisy schvaľujúcich zamestnancov / manažérov.

Prečo to potrebujete? - Podpisy sú dôkazom súhlasu s dokumentom. Signatár súhlasí s touto verziou dokumentu a so všetkými činnosťami, ktoré dokument popisuje.

12. Aplikácie - schémy operácií, tabuľky s údajmi atď.

Prečo to potrebujete? - Vizuálne vnímanie informácií je omnoho jasnejšie ako text, preto namiesto zdĺhavých vysvetlení vždy odporúčam kreslenie jednoduchých schém.

Je pohodlnejšie meniť diagramy a tabuľky ako aplikáciu - nemusíte meniť a zosúlaďovať celý dokument, ale iba aplikáciu.

Sú tiež pohodlné extrahovať - \u200b\u200bje ľahšie vytlačiť a zavesiť na stenu v kancelárii aplikáciu podľa normy, ktorá má číslo a značku, že ide o aplikáciu, ako nejaká neznáma tabuľka, vytlačená odnikiaľ.

13. Zmena registračného hárku - tu zaznamenávame vykonané zmeny a dátum ich vykonania.

Prečo to potrebujete? - Rovnaká kontrola zmien, aké som uviedol v odseku 11, je tu zaregistrovaná.

Niekoľko dôležitých objasnení o prvkoch dokumentu:

Nie všetky vyššie uvedené prvky dokumentu sa vyžadujú v každom dokumente. Čím je však dokument zložitejší, tým vyššia je potreba vyššie uvedených prvkov.

Niektoré prvky sú potrebné. Každý dokument musí obsahovať minimálne názov dokumentu, schválenie dokumentu, telo dokumentu a dohodu.

Ostatné požiadavky možno splniť kontrolou a registráciou v dokumentoch tretích strán (napríklad požiadavky na uchovávanie formulárov možno opísať v samostatnom štandarde pre správu záznamov).

Životné fázy dokumentu

Život dokumentu v organizácii je podobný životu živého organizmu. Narodil sa, žije a zomiera, chodí do archívu a / alebo recykluje.

Tvorba dokumentov (vývoj)

Keďže dokument definuje postup vykonávania práce, môžu tieto dokumenty vypracovať zamestnanci, ktorí majú právo / zodpovednosť za vypracovanie dokumentácie. Dokument je zvyčajne vyvinutý niekým, kto je oboznámený s procesom, ktorý bude opísaný v dokumente.

V niektorých spoločnostiach dokumentáciu pripravujú oddaní ľudia. Odporučil by som však rozdeliť vývojové práce takto: ten, kto pozná proces, je zodpovedný za obsah dokumentu, za formu dokumentu je zodpovedný špecialista na dokumentáciu.

Nadmerné excesy v rozdelení práce na vývoji sú neprijateľné. Nesprávne naformátovaný dokument povedie k chybám pri jeho používaní. Nesprávne opísaný proces povedie k chybám v práci opísanej v dokumente.

Schválenie dokumentu

Dokument veľmi často ovplyvňuje prácu rôznych zamestnancov a oddelení. Preto je potrebné koordinovať činnosti opísané v dokumente s týmito ľuďmi. Dokument často vyvoláva polemiku a námietky, preto je potrebné koordinovať zavádzanie zmien v procese schvaľovania, stretnutí a diskusií. Inými slovami, je potrebné mať niekoho zodpovedného za schvaľovanie dokumentu, ktorý vedie od šéfa k šéfa, vyhladzuje spory, navrhuje kompromisy, urovnáva zmätok atď.

Schválenie dokumentu

Takže za sporom a dohodou je dokument pripravený. Ale v každej spoločnosti, ktorá sa hlási k princípu riadenia jedného človeka, je za schválenie každého dokumentu určitej pozície zodpovedný jeden manažér. Preto musí niekto prevziať zodpovednosť a autorizovať dokument na použitie.

Registrácia dokumentu do všeobecného zoznamu dokumentácie

Toto nie je iba formalita! Už som povedal, že dokument je koordináciou práce. To znamená, že každý nový dokument je súčasťou celého systému koordinácie práce v organizácii.

Napríklad - v príslušnej norme riadenia zariadení by sa mal uviesť nový pokyn. Malo by sa to uviesť v príručke kvality vo všeobecnom zozname pokynov pre zariadenie. Je potrebné určiť podmienky jeho skladovania a osoby zodpovedné za jeho použitie. Všetky tieto dôležité činnosti sa začínajú registráciou nového dokumentu v systéme.

Distribúcia dokumentu organizácii

Dokumenty sa zvyčajne vytvárajú na koordináciu práce rôznych zamestnancov a oddelení.

Preto je to nevyhnutné

• určiť, kto bude dokument používať
• kto bude zodpovedný za jeho uloženie (je rozdiel, napríklad pracovníci používajú pokyny, predávajúci zodpovedá za uloženie)
• vymeniť starú verziu dokumentu (starú verziu, v prípade výmeny)
• odstrániť zastarané dokumenty
• distribuovať kópie nového dokumentu určeným zamestnancom (originál sa musí uchovávať v centre dokumentov spolu s ostatnými originálmi)

Inštrukcie / školenia

Vytvorí sa akýkoľvek dokument na čítanie. Prekvapivo táto bežná myšlienka chýba v činnosti mnohých organizácií. Tam sa dokumenty jednoducho vytvárajú a ukladajú na poličku, čo zdôvodňuje odvodenú definíciu „papierne“ podľa ISO 9001. V iných organizáciách končí všetko napoly opatreniami - „zapnuté, čítajte si vo svojom voľnom čase“ a dokument spadne na zaprášenú poličku po minúte preklopenia.

Len málo organizácií má postup „čítania a zdieľania obsahu“ na kontrolu znalostí po oboznámení sa s novým dokumentom, čo zaručuje skutočné oboznámenie sa s novým dokumentom.

zmena

Postupom času sa organizácia mení, mení sa práca, menia sa aj dokumenty.

Je veľmi dôležité kontrolovať správne zavádzanie zmien do dokumentu. Nesmieme zabúdať, že akákoľvek zmena môže ovplyvniť prácu nielen iniciátora zmeny, ale aj ostatných zamestnancov.

Preto je to dôležité

• dohodnúť sa na zmene so všetkými zainteresovanými zamestnancami
• po schválení schváliť zmenu zodpovedným manažérom
• nahradiť zastaraný originál a kópie novou revíziou dokumentu (najčastejšia chyba v správe dokumentov)

Pravidelná aktualizácia

Napriek prísnej kontrole zavádzania (a nie zavádzania) zmien sa hromadia. A čas od času musíme pravidelne (napríklad raz ročne) kontrolovať zhodu toho, čo je napísané s tým, čo sa skutočne deje.

V prípade rozdielov existujú dva spôsoby, ako ich napísať alebo zmeniť dokument.

Archivácia (vyradenie z používania)

Okamžik nastane, keď sa dokument prestane používať a je presunutý do archívu alebo recyklácie.

Aj keď je proces opisovania práce v dokumente zastaraný, plody tohto diela môžu existovať, takže dokumenty sa zvyčajne uchovávajú určitý čas v archíve. Je dôležité pamätať na vymazanie všetkých zastaraných kópií, inak to môže viesť k zmätkom a chybám.

Priemerný vedúci oddelenia v každej organizácii sa zaoberá množstvom dokumentov. Je povinný dodržiavať pravidlá správy dokumentov. Vo väčšine organizácií sú tieto pravidlá opísané v zdĺhavých dokumentoch o hrúbke desiatok strán. Je ťažké očakávať, že sa zaneprázdnení šéfovia učia tieto pravidlá srdcom.

Skúsenosti s veľkým počtom zamestnancov v rôznych organizáciách mi ukázali, že je oveľa efektívnejšie používať kontrolné zoznamy na kontrolu dokumentov.

Príklad takéhoto oznámenia:

Pripomienka správy dokumentov v oddelení

1. Vytvorte a schválte zoznam dokumentácie (Príručka kvality, Podnikové normy a predpisy, Predpisy a pokyny, Externá dokumentácia) používanú vo vašom oddelení. Ponechajte ho v jednotke.
2. Požiadajte kvalitnú službu o dobu uchovávania každého dokumentu (ak ste nedostali odpoveď, uschovajte ju 3 roky).

   Dokumenty musia byť opečiatkované ako „registrovaná kópia“. Ak váš dokument nemá túto pečať, obráťte sa na kvalitnú službu.

3. Rozhodnite, kto bude dokument používať, kde bude uložený? Pamätajte na to, že všetky dokumenty musia byť k dispozícii zamýšľaným zamestnancom a zamestnanci musia vedieť, kde sú tieto dokumenty uložené.
4. Keď dostanete kvalitný servis nový alebo aktualizovaný dokument, skontrolujte ho. Ak máte akékoľvek otázky, ihneď kontaktujte kvalitný servis. Ak ste dokument prijali bez pripomienok, vykonajte ho. Zničte všetky staré kópie.
5. V dokumente nemôžete nič zmeniť. Ak nie ste s niečím spokojní, zabezpečte zmenu prostredníctvom kvalitných služieb.
6. Poučte zamestnancov. Potrebujú vedieť, čo je v dokumente napísané. Uistite sa, že poznajú obsah dokumentu.
7. Akýkoľvek výňatok z dokumentu (schéma, tabuľka, obrázok, stĺpec s údajmi) - opakovane použiteľný dokument musí byť schválený podpisom príslušného vedúceho alebo musí obsahovať záznam, že ide o výpis z príslušného dokumentu, v ktorom je uvedené číslo a názov dokumentu a podpis osoby, ktorá vyhotovila dokument tento extrakt.
8. Ak dokumentáciu uložíte do priečinkov, priečinok musí byť podpísaný. Ak priečinok obsahuje heterogénne dokumenty, musí tento priečinok obsahovať register dokumentácie.
9. Dodatky k memorandu obsahujú tieto formuláre:

   Príloha A „Formulár zoznamu dokumentácie použitej v jednotke“ s príkladmi vyplnenia.
   Ak vo svojej práci alebo v práci oddelenia používate externú dokumentáciu (GOST, príručky, časopisy, učebnice atď.), Zaobchádza sa s nimi rovnako ako s bežnou dokumentáciou. Zaistite tiež prítomnosť pečate, zápis do zoznamu, pravidelnú aktualizáciu.

10. Každoročne aktualizujte (kontrolujte platnosť) všetkej dokumentácie v oddelení. Skontrolujte všetku dokumentáciu s uloženou kvalitou služby. Skontrolujte súlad zoznamu a dokumentov.
11. Pri prijímaní nového zamestnanca na katedre sa uistite, že je oboznámený so všetkou potrebnou dokumentáciou proti podpisu.
12. Ak zistíte rozpor alebo rozpor v rôznych dokumentoch, obráťte sa na kvalitnú službu. Ak potrebujete konať okamžite, prijmite dokument s najvyššou hierarchiou na vykonanie.

1. kvalitná ponuka
2. Normy a nariadenia
3. predpisy a pokyny
4. záznamy

1. Opíšte funkcie dokumentu: informačné, komunikačné, historické, manažérske, právne, účtovnícke, funkcia dokumentu ako historického zdroja.

Funkcia -toto je zamýšľaný účel dokumentu, ktorý je v ňom obsiahnutý. Neexistujú žiadne dokumenty, ktoré majú len jednu konkrétnu funkciu. Dokument, ktorý je nevyhnutným prvkom riadiacej činnosti, je prostriedkom práce a jeho výsledkom. Dokumenty zaberajú také miesto kvôli svojej multifunkčnosti, t.j. dostupnosť rôznych funkcií.
Funkcie dokumentov možno zhruba rozdeliť do troch blokov:

informačné funkcie (informačné, spoločenské, politické, komunikačné);
funkcie, ktoré zabezpečujú proces riadenia (riadenie, právne, účtovníctvo);
funkcie kultúrnej a historickej povahy (kultúrna, funkcia historického zdroja).

informácie funkcie je určený potrebou konsolidovať informácie, aby sa uchovali a preniesli v čase a priestore, t.j. jeho zhmotnenie. Charakteristickým rysom informačnej funkcie je, že je obsiahnutá vo všetkých dokumentoch bez výnimky, bez ohľadu na spôsob ich výroby a pamäťové médium, pretože potreba opraviť informácie je dôvodom objavenia sa akéhokoľvek dokumentu. Informačná funkcia má zložitú štruktúru. Zahŕňa potlačenie (fixovanie) informácií, ukladanie informácií, ich prenos v čase a priestore. To všetko umožňuje použitie (prístupnosti) informácií.
Pri vykonávaní informačnej funkcie majú dokumenty určitú informačnú kapacitu (informačný potenciál), t.j. charakterizované určitým množstvom a kvalitou informácií. Informačnú kapacitu dokumentu určujú také ukazovatele, ako sú úplnosť, optimálnosť a relevantnosť informácií.
Dôležitá funkcia dokumentu je sociálnej , t.j. stanovenie informácií o procesoch prebiehajúcich v spoločnosti (sociálne informácie). Nasledujúce vedy sú založené na štúdiu tejto funkcie dokumentu: história, sociológia, zdrojové štúdie. Takmer každý dokument je spoločensky významný Vyplýva to z jednej alebo druhej sociálnej potreby. Malo by sa však poznamenať, že význam dokumentov, ktoré vykonávajú sociálnu funkciu, sa môže líšiť. Administratívne dokumenty sú preto dôležitejšie ako osvedčenie o práci vydané občanovi. Štátne normy pre papierovanie plnia tiež sociálnu funkciu, keďže Zamerané na použitie určitých prostriedkov spracovania dokumentov naznačujúcich určitú fázu technického rozvoja krajiny (priemyslu). Dokumenty preto nemôžu odrážať len procesy prebiehajúce v spoločnosti, ale môžu tiež ovplyvňovať sociálny rozvoj.
Každý dokument môže poskytnúť predstavu o určitej oblasti činnosti, charakteristike sociálnych vzťahov. Je potrebné povedať, že spoločenská a presná informovanosť sa zvyšuje, ak sa jeden dokument porovnáva s inými skupinami rovnakého typu dokumentov, ktoré sa týkajú jednej oblasti činnosti, jedného časového obdobia a priestoru.
Sociálna funkcia sa môže prejaviť aj v charakteristikách osobnosti v jej sociálnych aspektoch (reflexia činnosti, miesta, úlohy konkrétnej osoby v určitej sociálnej štruktúre).
Sociálne informácie môžu byť obsiahnuté v konečnej podobe alebo vo forme, ktorá ich umožňuje extrahovať iba na základe analýzy.
S touto funkciou úzko súvisí falzifikát Dokumenty. Aj keď je dokument sfalšovaný, informácie, ktoré obsahuje, neprestávajú byť spoločenskými. V tomto prípade je jasné, iba akou spoločenskou potrebou bolo toto falšovanie spôsobené. To vám umožní znovu sa pozrieť na povahu spoločnosti, danej inštitúcie, skupiny ľudí a dokonca aj jednotlivca.
Politická funkcia. Táto funkcia úzko súvisí so sociálnou. Dokumenty, zaznamenávanie a uchovávanie informácií o politickom procese, t. o domácej a zahraničnej politike štátu, o činnosti politických strán, opozície, vodcov, vykonávajúcich politickú funkciu.
Komunikačná funkcia - funkcia prenosu informácií v čase a priestore. Vďaka tejto funkcii sa udržiavajú prepojenia medzi jednotlivcom a spoločnosťou, rôznymi prvkami spoločenských štruktúr. Existuje niekoľko pokynov na pohyb dokumentov:

jednostranné, keď sú dokumenty orientované jedným smerom: zhora nadol, t.j. od zákonodarcu po kohokoľvek. Tento druh pohybu zahŕňa také dokumenty, ako sú zákony, vyhlášky, vyhlášky, nariadenia. Jednosmerná prevádzka môže byť nasmerovaná zdola nahor, t. od účinkujúceho.
dkh-sided sa vyskytuje pomocou dokumentov, ktoré spolu úzko súvisia (zmluvy, úradná korešpondencia).
multilaterálna, keď sa výmena informácií uskutočňuje pomocou dokumentov určených na informovanie celej spoločnosti (dekréty, vyhlásenia, kódexy, zákony).

S príchodom počítačových technológií, internetu, e-mailu, ktorý viedol k zvýšeniu rýchlosti prenosu informácií a okruhu jeho používateľov, sa zvýšili komunikačné schopnosti dokumentov.
Riadiaca funkcia. V tejto funkcii dokument slúži ako prostriedok riadiacej činnosti. Riadiaca funkcia sa vykonáva prostredníctvom dokumentov vytvorených na účely riadenia a v procese jeho implementácie, aby sa zabezpečil proces implementácie riešenia. Dokumenty s touto funkciou sú hlavným zdrojom informácií a zohrávajú dôležitú úlohu pri podpore informácií o riadení, t. plní funkciu organizovania informácií. Dokumenty o riadení v špecifickej podobe odrážajú fázy, prepojenia a cykly riadenia a samotné majú dopad na oblasť riadenia.
IN právna funkcia dokument slúži ako regulátor rôznych aspektov činnosti spoločnosti, štátu, inštitúcie, podniku, organizácie. Táto funkcia je vyjadrená pri upevňovaní, konsolidácii a uplatňovaní právnych noriem a právnych vzťahov.
Dokumenty s touto funkciou sa dajú rozdeliť do dvoch skupín:

dokumenty, ktoré ho pôvodne vlastnili;
dokumenty, ktoré ste si na chvíľu kúpili.

IN najprv skupina dokumentov zahŕňa dokumenty, ktoré zakladajú, konsolidujú, menia a dopĺňajú právne normy a právne vzťahy alebo ukončujú ich platnosť, ako aj dokumenty, ktoré majú právne následky. Patria sem právne akty zastupujúcich a správnych orgánov, t. všetky právne akty štátnych orgánov (zákony, vyhlášky, uznesenia), súdne, prokuratúry, notárske, akty o riadení rozhodcovských konaní vydané organizáciami, inštitúciami, podnikmi, ktoré spôsobujú určité právne následky (nariadenia, nariadenia, nariadenia, štatúty, pokyny, pravidlá), ako aj dôkaz o postupoch pri presadzovaní práva. Patria sem aj zmluvné dokumenty; dokumenty, ktoré nemajú znaky právnych aktov, ktoré priamo spôsobujú alebo ukončujú právne vzťahy, ale majú určité právne postavenie (rodné listy, pasy, diplomy, osvedčenia, osvedčenia o voľnej prírode), ako aj podporné finančné dokumenty (akty, faktúry, platobné príkazy).
na druhý skupina obsahuje dokumenty, ktoré možno predložiť ako dôkaz na súde, vyšetrovacích orgánoch, prokurátoroch, notároch, rozhodcovských a riadiacich orgánoch.
Nelegislatívna dokumentácia sa používa ako základ pre prijímanie právnych aktov. Plánovacia dokumentácia tak môže byť základom pre prijatie administratívneho dokumentu, ktorým sa schvaľuje.
Na základe dokumentov s právnou funkciou vznikajú určité právne vzťahy - administratívne, pracovné.
Účtovná funkcia ... Pomocou tejto funkcie dokument charakterizuje kvantitatívnu stránku informácií obsiahnutých v dokumente. Účtovné informácie prezentované vo formalizovanej digitálnej podobe systematizuje a odráža všetky javy hospodárskej činnosti štátu, jeho orgánov a správy. Pre dokumenty, ktoré vykonávajú účtovnú funkciu, bola vyvinutá špecifická štruktúra na predkladanie informácií. Takéto dokumenty majú jednotné formuláre schválené vládnymi agentúrami.
Existujú tieto typy účtovníctva:

štatistická;
účtovníctva;
funkčné.

Odrážajú sa v štatistických, finančných a ekonomických, plánovacích, spravodajských a niektorých informáciách a referenčných dokumentoch.
Je potrebné poznamenať, že účtovníctvo je potrebné nielen na vyjadrenie kvantitatívnych charakteristík, ale aj na analýzu, kontrolu a preukázanie pravdy.
Účtovné doklady je možné rozdeliť do dvoch skupín:

primárny;
zhrnutie.

Kultúrna funkcia ... V tomto prípade dokument slúži ako prostriedok na zjednotenie a prenos kultúrnych tradícií. Dokument môže byť prezentovaný ako kultúrny objekt, ktorý zachytáva informácie rôznymi spôsobmi: písanie, film, fotografie, zvukové nahrávky.
Kultúrnu funkciu dokumentu najúčinnejšie vykonávajú veľké komplexy dokumentov, ktoré charakterizujú určitú oblasť činnosti (technológia, veda, maľovanie).
Jednou z najdôležitejších funkcií, ktorú dokumenty vykonávajú, je funkciu dokumentu ako historického zdroja ... Dokument sa stáva historickým prameňom od okamihu jeho vzniku, a nie vtedy, keď sa prenesie do archívu na uloženie. Túto funkciu dokumentu študuje taká veda, ako sú: source studies. Dokument skúma prostredníctvom analýzy jeho formy, obsahu, pôvodu, autorstva, jazyka, materiálu, na ktorom je dokument vyhotovený.
Dokument teda kombinuje niekoľko funkcií súčasne, ktoré sú vzájomne prepojené, ale úloha každej z nich je iná. Úloha funkcií dokumentu sa môže časom zmeniť, keď informácie v ňom stratené, stratia svoju účinnosť a relevantnosť a premenia sa na retrospektívne a účinnosť, normatívny a regulačný význam sa stratí. Niektoré funkcie sú nahradené inými.
Funkcie operačného charakteru, ktorých trvanie je obmedzené (politická, komunikatívna, manažérska, právna, účtovná), sú nahradené funkciami stáleho charakteru (informačný, kultúrny, sociálny, historický zdroj).

2. Uveďte opis utajenia dokumentov: podľa spôsobu výroby, pôvodu, obsahu, názvu, miesta zostavenia, pravosti, počtu odrážaných otázok, podľa naliehavosti, stupňa zverejnenia, účelu, právnej sily, doby uchovávania.

1. Klasifikácia dokumentov Je distribúcia dokumentov do tried, tried podľa najbežnejších znakov podobnosti a rozdielnosti.
podľa metóda fixácie informácie (reprodukčná technika) dokumenty sú rozdelené do:
písané (na papieri), grafické, filmy, fotografie, soundtrack, strojom čitateľné dokumenty, elektronické dokumenty. Patria sem aj technotronické dokumenty (dokumenty vytvorené pomocou technických prostriedkov) a virtuálne dokumenty.
podľa obsah dokumenty sú rozdelené na organizačné a administratívne, účtovné a finančné, dodávateľské, predajné, personálne atď.
podľa názov typu dokumentu rozlíšiť veľké množstvo dokumentov. Sú to objednávky, protokoly, dokumenty, listy, osvedčenia, atď.
podľa typy dokumenty sú typické, vzorové, individuálne a šablóny.
Vzorové dokumenty vypracovávajú vyššie orgány pre podriadené organizácie s homogénnymi funkciami a sú povinné. Približné dokumenty vypracúvajú aj vyššie orgány pre organizácie svojho systému, sú však iba orientačné a približné. Jednotlivé dokumenty vypracovávajú osobitné organizácie na interné použitie. V šablónových dokumentoch sa stála časť textu tlačí počas výroby (na počítači alebo v tlačiarni) a zostáva priestor pre variabilný text.
podľa stupeň zložitosti rozlíšiť medzi jednoduchými dokumentmi obsahujúcimi jednu otázku a zložitými dokumentmi obsahujúcimi niekoľko otázok. Odporúča sa vypracovať jednoduché dokumenty ako Je ľahšie ich rozlíšiť, pretvárať na podnikanie, spracovať ich.
podľa miesto prípravy dokumentov klasifikované na interné a externé. Interné - dokumenty, ktoré sa vytvárajú v inštitúcii v procese dokumentácie s cieľom vyriešiť ich problémy a neprekračujú rámec inštitúcie. Externá - prichádzajúca a odchádzajúca korešpondencia.
podľa termíny dokumenty sú rozdelené na naliehavé a nie naliehavé.
podľa pôvod dokumenty sú úradné a úradné - osobné. V tomto prípade sú úradné dokumenty rozdelené na všeobecné a špeciálne (plánovanie, účtovníctvo, menová dokumentácia).
podľa stupeň glasnosti prideliť bežné, tajné dokumenty a dokumenty pečiatkou „Na úradné použitie“ (DSP).
podľa právna sila rozlišovať medzi pravými a falšovanými dokumentmi. Dokumenty vydané v súlade so zavedeným postupom v súlade so všetkými pravidlami sa považujú za autentické. autentický Je dokumentom, ktorého informácie o mieste a čase vytvorenia, ktoré v ňom sú obsiahnuté, zodpovedajú realite. Kované dokumenty sú dokumenty, ktorých dizajn alebo obsah nezodpovedá pravde. Autentické dokumenty sú rozdelené na platné a neplatné. Dokument sa stáva neplatným, ak sa stal neplatným z akéhokoľvek dôvodu, napríklad uplynutím platnosti.
podľa etapy tvorby (metódy overovania) dokumenty sú rozdelené na originály (originály) a kópie.
originál - je to originálny, originálny, originálny dokument., tj. je to dokument, ktorý bol prvýkrát vytvorený ktorýmkoľvek individuálnym alebo kolektívnym autorom. Originál môže mať niekoľko vydaní, volieb. Originály môžu mať formu konceptu, prázdneho dokumentu, kópie napísanej strojom. Originály vytvorené vo viacerých kópiách sa nazývajú vynásobený ... Niekedy sa „originál“ používa ako synonymum pre „originál“, hoci „originál“ má trochu iný význam ako „originál“. Pôvodné zvažuje sa prvá alebo kvalitná kópia úradného dokumentu. skript - toto je originál, ktorý je osvedčený v predpísanej forme. Inými slovami, má atribút „podpis“. Aby sa originál stal originálom, musí byť vyhotovený na hlavičkovom papieri, podpísaný a opečiatkovaný.
kópie Je toho veľa. Existujú nasledujúce typy kópií:
výťažok - jedná sa o kópiu časti dokumentu (výpis z objednávok, protokoly).
Dovolenka list - kópiu odoslaného dokumentu, t. listy. Je vyhotovená s uhlíkovou kópiou na prázdnom liste papiera a zostáva v organizácii. Zároveň dostáva právnu silu.
Viacnásobné kópie - kópie z kópie. Dvojité kópie - vtedy sa vytvoria dva dokumenty: na prenos a samotný dokument. Tieto dokumenty sa svojím charakterom nezhodujú.
Vznik novej reprodukčnej techniky (reprodukcie) viedol k vzniku automatický (fax) kópie. Tieto kópie sa prijímajú súčasne s originálom. Pojem „fax“ je s touto kópiou úzko spojený. faksimile - automaticky prijatý podpis. To znamená, že keď sa reprodukuje celý dokument vrátane podpisu. Takéto kópie sa tiež nazývajú faksimile originály ... Tu je podpis uznávaný ako originál a nevyžaduje žiadnu certifikáciu. Príkladom faxovej kópie je fax.
Existujú tiež typy kópií, ako sú fotokópie a svetlé kópie. Ich charakteristickým znakom je presná reprodukcia originálu.

Podľa spôsobu certifikácie sa kópie rozdelia na:
úradne osvedčené;
jednoduché osvedčenie;
notársky;
neoverené.
Úradne overená kópia - ak súlad s polinnikom potvrdí iný úradník a sú sprevádzané formalitami (úradník je opečiatkovaný a podpísaný).
Jednoduchá overená kópia - ak sa potvrdí súlad s originálom bez dodržania stanovených formalít (bez pečate).
Notársky overená kópia - ak súlad s originálom potvrdí úradná osoba, notár.
Neoverená kópia - sú to kópie, ktoré nemajú potvrdenie o súlade s originálom.
Podľa právnej sily sa kópie delia na:
duplikáty;
diplomatické kópie.
duplikát Je to kópia, ktorá má právoplatnosť originálu. Toto nie je druhá kópia originálu, môže sa od nej líšiť.
Diplomatická kópia - kópia, ktorá reprodukuje dokument so všetkými funkciami (staré pravopis, chyby, interpunkcia).
podľa životnosť dokumenty sú rozdelené do troch hlavných skupín:
trvalá trvanlivosť;
doba dočasného skladovania nad 10 rokov;
dočasné uskladnenie do 10 rokov.
podľa formulár dokumenty sú rozdelené do:
určitá forma;
voľná forma.
V určitej forme sa úradné doklady vyhotovujú av ľubovoľnej forme doklady osobného pôvodu. Formy dokumentov sú objemné, plošné (kresby, plagáty), lineárne (film, zvitok), karty a kódy.
podľa nosiče dokumenty sú rozdelené na papierové dokumenty a dokumenty na špeciálnych nosičoch.
podľa techniky záznamu dokumenty sú: jednoduché, doslovne a šifrované.
podľa aktivity dokumenty sú rozdelené na organizačné, administratívne, informačné a referenčné dokumenty.
podľa stupeň záväzku rozlišovať medzi priamym a informačným. Politické dokumenty sú dokumenty, ktoré vydávajú orgány a vykonávajú riadiacu funkciu. Informatívne dokumenty zahŕňajú dokumenty súčasnej povahy.

3. Uveďte pojem „forma“, druhy foriem, ich účel, zloženie údajov.

Dokument je prázdny - štandardný list papiera s podrobnosťami reprodukovanými na ňom, obsahujúci trvalé informácie a miesto vyhradené pre premennú. Používanie formulárov znižuje náklady na výrobu dokumentu, znižuje počet chýb pri jeho príprave a vykonávaní a umožňuje zjednotenie formulárov dokumentov. Okrem toho použitie hlavičkového papiera uľahčuje čítanie dokumentu a zlepšuje jeho vzhľad. Správne vyplnená forma je vizitkou organizácie.
Požiadavky na vývoj, použitie a uchovávanie polotovarov dokladov sú formulované v týchto nariadeniach:
STB 6.38-2004 „Zjednotené formy dokumentácie. Systém organizačnej a administratívnej dokumentácie. Požiadavky na papierovanie “;
„Pokyny pre kancelársku prácu v štátnych orgánoch a organizáciách Bieloruskej republiky“;
Vyhláška prezidenta Bieloruskej republiky z 28. júna 2000 č. 357 „O úprave vyhotovovania a používania formulárov s vyobrazením štátneho znaku Bieloruskej republiky“;
Uznesenie Rady ministrov Bieloruskej republiky z 31. júla 2000 č. 1172 „O schválení nariadenia o postupe pri vyhotovovaní a používaní formulárov so štátnym znakom Bieloruskej republiky ao zmene a doplnení rezolúcie Kabinetu ministrov Bieloruskej republiky zo 7. augusta 1995 č. 424“.
Všeobecné požiadavky na formuláre sú formulované v STB 6.38-2004. Norma stanovuje jednotné pravidlá na prípravu OSA, ako aj formy použité pri ich navrhovaní.
Formy dokumentov sú vyhotovené vo formátoch A4 (210x297 mm) a A5 (148x210 mm). Aby ste šetrili papier, odporúča sa jeho výroba. Používajú sa pri príprave malých dokumentov, napríklad sprievodných listov.
Formulár musí mať okraje: ľavý - 30 mm, pravý - 8-10 mm, horný a dolný - 20 mm, zatiaľ čo použitie okrajov alebo ich limitných značiek na tlačive je nepovinné.
STB 6.38-2004 zaviedla tieto typy formulárov ORD: formulár pre literatúra a všeobecná forma... Prvý formulár sa používa výlučne na návrh listov bez ohľadu na ich typ. Preto na ňom nie je potrebné uvádzať názov typu dokumentu. Na internete záhlavie namiesto atribútu „Názov typu dokladu“ existujú podrobnosti „poštová adresa odosielateľa“ a „obchodné a komunikačné údaje“ a namiesto atribútu „miesto zostavenia alebo uverejnenia dokumentu“ sa uvádza atribút „odkaz na dátum a číslo prichádzajúceho dokumentu“. Na všeobecných formulároch sa vypracúvajú administratívne dokumenty organizácie (príkazy, príkazy, uznesenia), ako aj organizačné (ustanovenia, pokyny) a referenčné dokumenty (akty, protokoly, osvedčenia, memorandá atď.). Je povolené vytvárať na základe všeobecného formulára osobitné formuláre pre konkrétny typ dokumentu, napríklad formulár pre objednávky, formulár pre protokoly. Podľa vzoru pokynov na prácu v kancelárii sa výroba špeciálnych formulárov podľa druhov dokumentov považuje za primeranú, ak sa v organizácii ročne vytvorí viac ako 200 takýchto dokumentov.
Pri vytváraní hlavičkových papierov sa používajú tieto podrobnosti:

poštová adresa odosielateľa;
komunikačné a obchodné údaje;
reštriktívne značky náležitostí „Dátum“, „Registračný index“, „Odkaz na registračný index a dátum prichádzajúceho dokumentu“ a „kontrolná značka“.

Medzné značky sa môžu použiť aj na prispôsobenie atribútov „nadpis k textu“ a „adresáta“. Odporúča sa uviesť tieto podrobnosti a značky na tlačive, ak sa papierovanie v organizácii vykonáva pomocou písacieho stroja. Používanie výpočtovej techniky spôsobuje, že nie je potrebné ich používať vo formulári.
Na všeobecnom formulári uveďte:

Štátny znak Bieloruskej republiky
znak alebo ochranná známka (servisná známka) pre neštátne organizácie;
organizačný poriadok podľa OKOGU (OKRB 004-2001 „Orgány štátnej moci a riadenia“ pre štátne orgány) a OKYL (OKRB 018-2003 „Právnické osoby a podnikatelia“);
názov materskej organizácie;
úplný a skrátený názov organizácie;
názov štrukturálnej jednotky;
miesto zostavenia alebo uverejnenia dokumentu;
obmedzujúce značky a riadky pre „dokumentový kód podľa OKUD“, „dátum“, „registračný index“, „kontrolná značka“.

Je možné použiť všeobecnú formu obmedzujúcich ochranných známok pre náležitosti „Názov k textu“, „adresát“ alebo „pečiatka schválenia“. Vo všeobecnom formulári je voľný priestor pre premennú „Názov typu dokumentu“.
Formy dokumentov je možné tlačiť v tlačiarni a pri použití počítača je možné formulár vložiť do pamäte počítača a automaticky zobraziť pri tlači dokumentu. Bez ohľadu na to, ako je formulár vyrobený, musí byť vytlačený na bielom papieri.
Na výrobu hlavičkových papierov inštitúcií typografickou metódou je potrebné vypracovať rozloženie (kreslenie) hlavičkového papiera, ktoré je vybudované na základe stavebnej mriežky. Výkres by mal byť vyhotovený atramentom v mierke 1: 1 presne v súlade s rozmermi uvedenými v STB 6.38-2004 a mal by presne vyjadrovať budúcu formu dokumentu. Výkres by mal obsahovať:

formát formulára;
veľkosť polí;
plocha každého stojana.

Na formulár sa vzťahujú stále podrobnosti v súlade so stanovenými rozmermi a pravidlami registrácie podrobností označenými vo forme rohov alebo línií umiestnenia niektorých variabilných údajov, ktoré by sa mali nachádzať v hornej časti (záhlavie) dokumentu, ako aj podrobnosti použité v dolnej časti formulára.
K výkresu je pripojená vysvetľujúca poznámka, ktorá označuje typ a farbu papiera, farbu tlačiarenskej farby, názov písma, veľkosť špendlíkov (pre skupinu potrieb), zoznam potrieb vykonaných typografickým spôsobom.
Pri vytváraní hlavičkových papierov by ste mali používať typografické písma s veľkosťou od 6 do 16 bodov literárnych, bežných a novinových písiem. Názov inštitúcie je možné písať rukou písaným písmom s veľkosťou od 6 do 24 bodov. Malo by sa pamätať na to, že v rámci jednej formy by sa použité fonty nemali výrazne líšiť vo veľkosti.
Pri vytváraní formulárov tlačou alebo pomocou počítača sa údaje vždy vydávajú centricky.
STB 6.38-2004 definuje všeobecné požiadavky na navrhovanie tlačív dokladov. Za účelom zefektívnenia výroby a používania formulárov s obrazom štátneho znaku Bieloruskej republiky bol vydaný prezidentský dekrét č. 357 z 28. júna 2000 (ďalej len prezidentský dekrét).
Uznesením prezidenta bolo právo umiestniť obraz štátneho znaku na formy dokumentov iba štátnym orgánom a iným štátnym organizáciám. V súlade s nariadeniami o štátnom znaku Bieloruskej republiky, schválenými dekrétom prezidenta Bieloruskej republiky zo 7. júna 1995 č. 213, pre tieto organizácie je povinná reprodukcia štátneho znaku vo forme dokumentov. Súčasne by štátne orgány a iné štátne organizácie mali umiestniť obraz štátneho znaku Bieloruskej republiky na hlavičkové papiere a na všeobecné tlačivá, ako aj na formuláre konkrétneho typu dokumentu.
Vzorky odtlačkov pečiatok boli schválené prezidentským dekrétom:
- pre všetky typy ORD v bieloruskom a ruskom jazyku s pozdĺžnym usporiadaním detailov;
- pre listy v bieloruskom a ruskom jazyku s pozdĺžnymi údajmi.
Všetky vyrazené formuláre v súlade so schválenými vzorkami sú vyhotovené v bieloruskom a ruskom jazyku.
V tomto prípade nie je povolená možnosť rohu.Prezidentský dekrét vyžaduje zabezpečenie prísneho dodržiavania legislatívnych aktov Bieloruskej republiky upravujúcich postup vypracovávania a vydávania OSA.
Prezidentský dekrét zakazuje hlavám a iným úradníkom štátnych orgánov a iným štátnym organizáciám vytvárať a používať úradné tlačivá s obrazom štátneho znaku Bieloruskej republiky. STB 6.38-2004 nestanovuje takúto požiadavku ako „Označenie postavenia osoby, ktorá dokument vydala.“
Právo umiestniť obraz štátneho znaku Bashkortostanu na formách dokumentov iných organizácií, s výnimkou tých, ktoré sú uvedené vyššie, ako aj na úradné formy dokumentov vedúcich predstaviteľov, iných úradníkov štátnych orgánov a iných organizácií, môže udeliť prezident Bieloruskej republiky alebo ním ustanovený spôsob. Objednávka nebola v tomto okamihu stanovená.
Štátne organizácie, tí, ktorí nepoužívajú obraz štátneho znaku ako náležitosti formulára, sa pri vyhotovovaní dokumentov riadia požiadavkami 6.38-2004. V takom prípade musia byť hlavičkové papiere vyhotovené v dvoch jazykoch (Zodpovedajúce rozhodnutie prijal Ústavný súd Bieloruskej republiky v apríli 2000). Všeobecné tlačivá a osobitné tlačivá pre konkrétne typy dokumentov sa môžu vyhotovovať v jednom zo štátnych jazykov. Detaily všetkých typov tvarov môžu byť umiestnené uhlové aj pozdĺžne. Malo by sa však pamätať na to, že STB 6.38-2004 odporúča umiestniť podrobnosti formulára, zostaveného v dvoch jazykoch pozdĺžnym spôsobom.
Na základe prezidentského dekrétu sa uznesením Rady ministrov z 31. júla 2000 č. 1172 prijalo nariadenie o postupe pri vyhotovovaní a používaní prázdnych dokumentov s vyobrazením štátneho znaku Bieloruskej republiky.
V súlade s týmto nariadením sa formuláre so štátnym znakom Bieloruskej republiky musia predkladať výlučne tlačou. Použitie fotokópií týchto formulárov pri vytváraní dokumentov nie je povolené.
Známky podliehajú povinnej registrácii... Na tento účel sa sériové čísla registrácie umiestňujú na formulároch typografickým spôsobom alebo čitateľom. Tieto čísla sa môžu pripevňovať na spodný ľavý okraj prednej strany alebo na zadnú stranu formulára. Najracionálnejším spôsobom je usporiadať poradové čísla na zadnej strane, pretože to vám umožní využiť voľné miesto na prednej strane na pripevnenie rôznych servisných značiek (registračná pečiatka prichádzajúcich dokumentov, značky na vyhotovení dokumentu a jeho odoslanie do puzdra).
Registrácia opečiatkovaných formulárov, keď ich organizácia dostane, sa vykonáva osobitne podľa typu v registračnom formulári (karta alebo denník) podľa týchto podrobností:
názov pečiatkového formulára (všeobecný, hlavičkový, formulár pre konkrétny typ dokumentu);
dátum prijatia, dátum, index sprievodného dokladu, organizácia - dodávateľ formulárov (je uvedený dátum a číslo listu tlačiarenskej spoločnosti, ktorá tlačivá vyrobila, jej názov);
počet prijatých kópií, séria a čísla opečiatkovaných formulárov, názov štrukturálnej jednotky štátneho orgánu (organizácie), iniciály, priezvisko úradníka, ktorý dostal opečiatkované formuláre, potvrdenie o prijatí, známky zničenia.
Osoba osobne zodpovedná za vedenie účtovníctva, používanie a uchovávanie opečiatkovaných formulárov sa určuje na základe príkazu (objednávky) vedúceho. Vyrazené formuláre vydáva priamo štrukturálnym jednotkám (výkonným umelcom).
Osoba zodpovedná za účtovanie, používanie a uchovávanie opečiatkovaných formulárov vedie ďalší registračný formulár (denník alebo kartu) na vydávanie týchto šnúr priamym exekútorom. Zaznamenáva:
názov typu vydaných tlačív (všeobecné, hlavičkové, tlačivo pre konkrétny typ dokumentu);
príjemca formulárov (názov štrukturálnej jednotky alebo dodávateľa);
postavenie, priezvisko alebo iniciály príjemcu tlačív;
počet kópií;
dátum prijatia;
prijatie potvrdenia;
čísla a série prijatých formulárov;
značka zničenia.
V organizácii s malým objemom pracovných postupov je povolené viesť jeden registračný formulár na prijímanie a vydávanie opečiatkovaných formulárov.
Pri registrácii odchádzajúcich dokumentov pripravených na opečiatkovaných formulároch sa odporúča uviesť stĺpec „Séria a číslo formulára“ v príslušnom registračnom formulári.
Formuláre s vyobrazením štátneho znaku Bieloruskej republiky sa ničia podľa zákona so značkou v časopise (karta).
Na tento účel sa na základe príkazu vedúceho vymenuje komisia, ktorá najmenej raz ročne skontroluje dostupnosť, použitie a uchovávanie tlačív, o ktorých sa v registračnom formulári po poslednom zápise zaznamená poznámka.
Ak je dokument vyhotovený na opečiatkovanom formulári určený na zaslanie poštou, môže sa replikovať prostredníctvom prevádzkovej tlače. Každá kópia zaslaného dokumentu je navyše overená pečaťou. Poštový index sa uloží do súboru spolu s originálnym dokumentom alebo kópiou poštového listu.
Formuláre dokladov s vyobrazením štátneho znaku Bieloruskej republiky sa musia uchovávať v organizáciách a v bezpečne uzamknutých a zapečatených skriniach (trezoroch).

4. Rozviňte pojem „podrobnosti dokumentu“. Opíšte trvalé a variabilné náležitosti, požadované a ďalšie náležitosti, vzájomne zameniteľné náležitosti.

rekvizity Je povinný informačný prvok úradného dokumentu. Rôzne dokumenty pozostávajú z odlišného súboru detailov. Počet podrobností, ktoré tvoria dokumenty, je určený ich typom, účelom a inými faktormi. Zloženie náležitostí pre určité druhy dokladov vydávaných štátnymi orgánmi a verejnou správou (napríklad pasy, pracovné záznamy, diplomy, rodné listy) je ustanovené v legislatívnych a regulačných aktoch.
Ako už bolo uvedené, nazýva sa súbor podrobností úradného písomného dokumentu usporiadaného v určitom poradí formulár dokumentu ... Vzorové tlačivo stanovuje 32 požiadaviek. Toto zloženie auditov je stanovené v STB 6.38-2004.
1 - Štátny znak Bieloruskej republiky;
2 - znak organizácie alebo ochrannej známky;
3 - kód organizácie podľa OKOGU alebo OKULP;
4 - kód dokumentu OKUD;
5 - meno. vynikajúca organizácia;
6 - meno. org-vanie;
7 - meno. struct. divízia;
8 - poštová adresa odosielateľa;
9 - komunikácia (telegrafická adresa, tel., Fax, teletyp, telex, e-mail) a obchodné údaje (číslo účtu, názov banky);
10 - názov typu dokumentu;
11 - dátum;
12 - registračný index;
13 - odkaz na registračný index a dátum prichádzajúceho dokumentu;
14 - miesto zostavenia alebo uverejnenia dokumentu;
15 - bar pre obmedzenie prístupu k dokumentu;
16 - adresát;
17 - pečiatka schválenia;
18 - rozlíšenie;
19 - názov textu;
20 - značka o kontrole;
21 - text;
22 - známka o prítomnosti prihlášky;
23 - podpis;
24 - aplikačná pečiatka;
25 - schvaľovacia pečiatka;
26 - víza;
27 - tlač;
28 - priezvisko výkonného umelca a jeho telefónne číslo;
29 - značka na overenie kópie;
30 - známka o vykonaní dokumentu a jeho smerovaní v prípade;
31 - vstupná značka (registračná pečiatka prichádzajúcich dokumentov);
32 - značka prenosu údajov na strojové médium;
Dokument charakterizujú požiadavky. Účel detailov je nejednoznačný. Niektoré podrobnosti obsahujú informácie o dokumente, ktoré sú jeho povinnými atribútmi (podpis, dátum, číslo). Niektoré podrobnosti charakterizujú javy opísané v dokumente.
Podrobnosti charakterizujúce samotný dokument, miesto, kde dokument zaberá v priestore a čase. Takže podrobnosti o názve organizácie, adresátovi, uznesení, pečiatke schválenia, komunikačných a obchodných údajoch, poštovej adrese označujú polohu dokumentu v priestore, jeho geografickú polohu, hierarchickú polohu, označujú cestu, ktorou dokument už prešiel alebo ktorým musí prejsť.
Pozícia dokumentu v čase je charakterizovaná takými údajmi, ako je dátum. Ukazuje, kedy bol dokument vytvorený. Dátum je doplnený o ďalšie podrobnosti, t. sú datované: pečiatka schválenia, schválenie, víza, značka vykonania a smeru v prípade, rozlíšenie, značka prijatia. Dátum je jedným z hlavných detailov, pretože dokumentu dáva právnu silu.
Zamýšľaný účel dokumentu je charakterizovaný takými podrobnosťami, ako sú typ dokumentu, názov textu, rozlíšenie, text, kódy pre OKUD a OKOGU a OKULP.
Náležitosti, značka osvedčovania kópie, podpis, pečiatka schválenia, pečať potvrdzujú pravosť dokladu.
Podrobnosti môžu komunikovať o dokumente a niektoré informácie o dokumente. Známka prítomnosti v prílohe označuje, že tento dokument alebo nemá všetku potrebnú úplnosť informácií a mal by sa študovať spolu s ostatnými dokumentmi, ktoré sú k nemu priložené.
Prítomnosť požadovaného „textu“ naznačuje, že hovoríme o veľmi špecifickom dokumente, ktorý je prostriedkom prenosu a uchovávania informácií.
Požiadavky použité pri návrhu OSA sú trvalé, variabilné a vzájomne sa vylučujúce (vzájomne zameniteľné).
TO stály môžete zahrnúť také podrobnosti, ktoré sú v dokumente neustále prítomné v nezmenenom význame, a ktoré sa preto dajú vopred použiť na hlavičkový papier organizácie. Sú to také podrobnosti ako:

Štátny znak Bieloruskej republiky (ak organizácia má právo na vyobrazení znaku erbu), znak organizácie alebo ochranná známka (ak existuje),
naim. org-vanie,
komunikácia (telegrafická adresa, tel., fax, teletyp, telex, e-mail) a obchodné údaje (číslo účtu, názov banky),
organizačný kód pre OKOGU a OKULP,
kód dokumentu OKUD.
Keď sa tieto podrobnosti zmenia, vytvoria sa nové formy.
tak môžeme povedať, že trvalé náležitosti sú náležitosti používané pri výrobe jednotnej formy dokumentu alebo formulára.
TO premenlivý podrobnosti, ktoré závisia od konkrétnych okolností. Napríklad atribút „dátum“ závisí od toho, kedy sa dokument vytvorí, atribút „text“ závisí od toho, čo sa v dokumente uvedie, t. obsah záležitosti, na ktorú sa dokument vzťahuje. Inými slovami, variabilné atribúty sú atribúty použité pri zostavovaní dokumentu.
Význam variabilných detailov bude teda vždy odlišný v závislosti od okolností prípravy a typu dokumentu, ale ich umiestnenie v dokumente a pravidlá pre ich dizajn zostanú nezmenené.
Vzájomne sa vylučujúce (zameniteľné) podrobnosti sú podrobnosti, pre ktoré je rovnaká oblasť na šablóne pridelená. Nezobrazujú sa v tom istom dokumente. Medzi tieto náležitosti patrí:
poštovú adresu odosielateľa a názov typu dokumentu;
adresát a pečiatka schválenia;
odkaz na dátum a číslo prichádzajúceho dokumentu a miesto prípravy alebo uverejnenia dokumentu.

Požiadavky možno tiež rozdeliť na povinné a voliteľné.
povinné podrobnosti poskytujú právnu silu dokumentu a sú vždy prítomné na akomkoľvek type OSA. Tie obsahujú:

naim. org-vanie;
dátum;
index dokumentov;
nadpis k textu;
text;
podpis;
tlačiť.

dodatočný podrobnosti sa nemusia týkať všetkých typov dokumentov (napríklad znak, kontrolná značka). Ďalšie podrobnosti môžu charakterizovať štádiá spracovania dokumentov (napríklad oznámenie o prijatí, uznesenie, meno dodávateľa a jeho telefónne číslo, známka o vyhotovení dokumentu a jeho zaslanie do prípadu). Absencia ďalších podrobností o dokumente nemôže ovplyvniť právnu silu dokumentu.

5. Opíšte postup na prípravu a vykonávanie administratívnych dokumentov prijatých na základe kolegiality a spoločných administratívnych dokumentov.

administratívne dokumenty.



predpisy,
objednávky,
riešenie,
smery,
objednávky.
Právny úkon

V niektorých manažérskych situáciách je potrebné vydať spoločný administratívny dokument dvoch alebo viacerých organizácií. Ak majú tieto organizácie právo vydávať rovnaký typ administratívneho dokumentu, spoločný dokument sa vydáva vo forme tohto typu. Ak organizácie vydávajú rôzne druhy administratívnych dokumentov, spoločný správny dokument sa vydáva ako spoločné rozhodnutie.


štúdium podstaty problému;




Prvou fázou vypracovania návrhu administratívneho dokumentu je určenie rozsahu otázok, ktoré sa v ňom musia zohľadniť. Vyžaduje si to zhromaždenie potrebných informácií o podstate skúmanej záležitosti. Až potom môžete začať s prípravou administratívneho dokumentu.




Návrhy regulačných dokumentov prijaté kolegiálnymi orgánmi sa prerokúvajú a schvaľujú na zasadnutiach. Počas diskusie môžu byť doplnené a zmenené. Revidované návrhy dokumentov sa predložia na schválenie na nasledujúcej schôdzi.

Administratívny dokument sa vyhotovuje na spoločnom tlačive A4. Tento typ administratívneho dokumentu sa ako rozhodnutie smie predkladať nie na tlačive.



- názov spoločnosti;
- názov typu dokumentu;
- dátum;
- index dokumentov;
- miesto zostavenia alebo uverejnenia dokumentu;
- názov;
- text;
- víza;
- podpis.
Nadpis administratívneho dokumentu začína predložkou „O“ („O spoločnosti“) a je formulovaný pomocou slovného podstatného mena („O vymenovaní ...“, „O prepustení ...“ O úvode…, „O udelení ...“) alebo podstatného mena označujúceho, že , z dôvodu zverejnenia („O opatreniach ...“, „O výsledkoch ...“).
Text administratívneho dokumentu sa najčastejšie skladá z dvoch vzájomne závislých častí - vyhlásenie a administratívne.
Zisťovacia časť predstavuje úvod do podstaty problému a uvádza dôvod zverejnenia dokumentu, je možné uviesť všetky skutočnosti alebo uviesť hodnotenie. Táto časť textu sa začína slovami: „S cieľom ...“, „V prevedení ...“.
V zisťovacej časti sa často udeľuje vypovedanie aktu vyššieho orgánu, na základe ktorého sa vydáva tento administratívny dokument. V takom prípade sa uvedie druh aktu, autor, dátum a číslo dokumentu a úplný názov dokumentu. Ak nie je potrebné objasnenie, potom môže byť zistená časť neprítomná.
Hlavné zaťaženie nesie administratívna časť, ktorá je vždy uvedená v imperatívnej podobe. Administratívna časť textu začína administratívnym slovom, ktoré je vytlačené veľkými písmenami z nulovej polohy tabelátora na samostatnom riadku tak, aby vyčnievalo od všeobecného textu. Za príkazovým slovom sa vytlačí dvojbodka. Text administratívneho dokumentu je uvedený v jednotke prvej osoby. h) (dokument prijatý jednotlivo) alebo od jednotky tretej strany. h (dokument vydávaný kolegiálnym orgánom).
Po príkazovom slove z nového riadku, od 1. pozície tabulátora, sa odpisuje operatívny text. Znenie tejto časti textu by malo byť jasné a jasné. Znenie s rôznymi výkladmi nie je povolené. Nemali by ste používať nejasné výrazy („vylepšiť“, „zvýšiť“, „posilniť“ atď.).
Administratívna časť textu sa spravidla delí na odseky. Každá položka je očíslovaná arabskými číslicami, vytlačená z prvej pozície tabelátora a zostavená podľa schémy:
vykonávateľ(pozícia, celé meno, štruktúrna jednotka v prípade dátumu) - chovať – lehota na vykonanie.
1. vedúcemu personálneho oddelenia ALC „Pramen“ Ivanov I.I. vypracovať rozvrh dovolenky pre zamestnancov.
Termín výkonu je 02.01.2007.
Termín realizácie musí byť skutočný, musí zodpovedať objemu navrhovanej práce. V takom prípade by sa mal vziať do úvahy čas, keď sa informácie poskytujú konkrétnym účinkujúcim.
Objednávkový dokument môže mať spoločný termín pre všetkých vykonávateľov (ak ich je viac). Dátum splatnosti sa však zvyčajne stanovuje pre každú úlohu osobitne.
Na konci textu administratívneho dokumentu sa môže uviesť zoznam listín, ktoré sa stali neplatnými alebo zmenili v súvislosti s uverejnením tohto aktu. V takom prípade by sa mal použiť stabilný obrat: „Považuje sa za neplatný ... od ... Nie ...“.
Posledný bod v administratívnych dokumentoch obvykle označuje osobu, ktorá je poverená kontrolou ich výkonu. Ak táto osoba nie je uvedená, má sa za to, že kontrolu nad vykonaním dokumentu vykonáva samotný vedúci:
5. Pridelte kontrolu nad vykonaním príkazu na ....
Dokumenty smernice môžu obsahovať prílohy, pokyny k nim sú uvedené v texte, ale požadované označenie známky prítomnosti sa nevypracuje.
Do administratívneho dokumentu by sa nemalo zahrnúť toto ustanovenie: „Na príkaz by sa malo upozorniť ...“. Oddelenia a úradníci, ktorým sa dokument doručuje, sú uvedené v zozname adresátov pripojenom k \u200b\u200bnávrhu dokumentu.
Toto ustanovenie sa neuplatňuje, ak je potrebné oboznámiť všetkých zamestnancov organizácie s obsahom dokumentu. V tomto prípade je povinná položka „Informovať všetkých zamestnancov“.
Rozhodnutie Je právny akt prijatý kolektívne štátnymi orgánmi a správou. V Bieloruskej republike rezolúcie vydáva Rada ministrov, komory Národného zhromaždenia Bieloruskej republiky, ministerstvá, oddelenia, predsedníctva súdov a iné orgány kolektívnej správy (výbory, komisie).
Uznesenia sú vypracované v súlade s STB 6.38-2004, právnym dôvodom na ich uverejnenie môžu byť zákony Bieloruskej republiky a ďalšie normatívne právne akty alebo potreba vykonávať svoje vlastné výkonné alebo administratívne činnosti, ako aj potreba právnej regulácie práce svojich vlastných riadiacich prístrojov (v prípade, že uznesenia sa vydávajú z iniciatívy organizácie).

Podrobnosti objednávky zahŕňajú:
- podrobnosti o všeobecnom formulári (názov typu dokumentu PASTANOVA a UZNESENIE).
- názov textu;
- text;
- podpis;
- víza;
- dátum;
- index.
Znenie uznesenia pozostáva z dvoch častí: uvádzania a administratívy. Zisťovacia časť môže niekedy chýbať.
Administratívna časť začína príkazovým slovom ROZHODNUTIA: pred ktorým je uvedený názov kolegiálneho orgánu.
Administratívna časť je zostavená podľa bodov, v ktorých je každý pokyn označený, je označený exekútor, sú uvedené termíny. Uznesením môžu byť schválené aj ďalšie dokumenty, zvyčajne organizačné. Poznámka o prítomnosti takýchto príloh by sa mala uviesť v texte, v odseku, v ktorom je dokument schválený, bezprostredne za odsekom.
1. Schváliť nariadenie o postupe osvedčovania pedagogických a riadiacich zamestnancov štátnych vzdelávacích inštitúcií (príloha 1).
Ak je jeden dokument schválený, text odseku vyzerá takto:
1. Schváliť priložené nariadenie dňa ...
Samotný pripojený dokument je označený
Dodatok 1
k uzneseniu
Rada ministrov
od 00.00.0000 č. 00
Výnos zákonodarných a výkonných orgánov podpisuje vedúci kolegiálneho orgánu. Rezolúcie kolégia ministerstva, riadiaceho orgánu verejnej organizácie, majú spravidla dva podpisy - vedúceho kolegiálneho orgánu a výkonného tajomníka.
Uznesenia Rady ministrov nadobudnú účinnosť až po ich registrácii a úradnom uverejnení.
Dátum rozhodnutia bude dátum zasadnutia kolegiálneho orgánu.
Číslo je sériové číslo od začiatku úradného roka.
rozhodnutie - právny akt prijatý kolektívne výkonnými a správnymi orgánmi, ako aj kolektívnymi orgánmi s poradnými funkciami. Rozhodnutia môžu vydávať ministerstvá, odbory, akademické rady, verejné organizácie.
Vypracované na bežnom formulári A4.
Potrebné riešenia zahŕňajú:
- podrobnosti o všeobecnom formulári (názov typu dokumentu RASHENNE a ROZHODNUTIE).
- názov textu;
- text;
- podpis;
- víza;
- dátum;
- index.
Text rozhodnutia pozostáva z dvoch častí: zisťovania a poučenia. Zisťovacia časť môže niekedy chýbať.
Administratívna časť začína príkazovým slovom DECIDED: (DECIDED:, DECIDED :), pred ktorým je uvedený názov kolegiálneho orgánu.
Ak je to potrebné, rozhodnutie schvaľuje vedúci oddelenia, ktorý pripravil návrh rozhodnutia, právny poradca, úradníci zodpovední za jeho vykonávanie.
Rozhodnutie podpisuje vedúci kolegiálneho orgánu a výkonný tajomník.
Číslo rozhodnutia bude poradové číslo od začiatku výrobného roku a dátum bude dátum zasadnutia kolektívneho orgánu.
Spoločné akty štátnych orgánov a správy sa prijímajú vo forme uznesení. Spoločné akty miestnych zastupiteľstiev, výkonných a správnych orgánov sa prijímajú vo forme rozhodnutí. Spoločné administratívne dokumenty iných organizácií, ktoré vydávajú (prijímajú) rovnaké druhy dokumentov (príkazy, uznesenia atď.), Sa vydávajú (prijímajú) v príslušnej forme. Spoločné administratívne dokumenty organizácií vydávajúcich rôzne typy dokumentov sa prijímajú vo forme rozhodnutia, ktoré má právnu silu administratívneho dokumentu pre každú organizáciu, ktorá tento dokument prijala.
Tieto rozhodnutia formalizujú aj spoločné administratívne dokumenty prijaté dvoma alebo viacerými organizáciami, ktoré vydávajú rôzne druhy administratívnych dokumentov.
Spoločné rozhodnutia sa vypracovávajú na prázdnom liste papiera. Časť nadpisov obsahuje názvy všetkých organizácií vydávajúcich tento dokument.
Číslo rozhodnutia je poradové od začiatku cirkevného roka, počet organizácií je oddelený lomkou: 35/98/40.
Dátumom spoločného dokumentu bude dátum zasadnutia.
Text spoločného rozhodnutia je predložený prvej osobe na pl. Čísla.
Podpisy sú umiestnené na jednej úrovni, pod textom pod názvom organizácie.

6. Opíšte postup na prípravu a vykonávanie administratívnych dokumentov prijatých na základe riadenia jedného človeka (príkazy, príkazy a pokyny).

Najdôležitejšiu úlohu v riadení podnikov a organizácií zohráva administratívne dokumenty.Sú určené podriadeným podriadeným úradníkom alebo organizáciám. Hlavným účelom administratívnych dokumentov je regulovať činnosti, pomocou ktorých sa vykonávajú funkcie a úlohy pridelené organizácii bez ohľadu na povahu a obsah činností organizácie, jej organizačnú a právnu formu a ďalšie faktory.
Zlepšovanie organizačnej štruktúry inštitúcie, obsahu, metód a prostriedkov vykonávania hlavnej činnosti, zabezpečovanie organizácie všetkými typmi zdrojov nastáva pomocou administratívnych dokumentov. Všetky vznikajúce problémy a situácie sa riešia pomocou ich pomoci.
Regulačné dokumenty obsahujú právne záväzné pokyny subjektov výkonnej moci, ktorých adresátmi sú konkrétne organizácie, štrukturálne oddelenia, úradníci alebo zamestnanci.
Administratívne dokumenty zahŕňajú:
predpisy,
objednávky,
riešenie,
smery,
objednávky.
Všetky tieto dokumenty sú právne akty. Právny úkon - dokument obsahujúci úradné úradné rozhodnutie prijaté výkonným orgánom alebo úradníkom jednostranne av súlade so zavedeným postupom v konkrétnej záležitosti v rámci jeho právomoci, vyhotovené vo forme predpísanej zákonom, ktorá má právne následky.
Z hľadiska rozhodovania sú administratívne dokumenty rozdelené do dvoch skupín.

V kolektívnom prostredí sa spoločne diskutuje o najdôležitejších a najzložitejších otázkach organizácie, priemyslu atď. Rozhodnutie, ktoré bolo vyjadrené vo forme administratívneho dokumentu, sa tiež prijíma spoločne. Na základe kolegiality pôsobia Rada ministrov Bieloruskej republiky, štátne komisie a štátne výbory, kolégiá ministerstiev, ministerstiev a najvyššie riadiace orgány SPS. V riadiacich orgánoch pôsobiacich na základe kolegiality majú ich vedúci predstavitelia právo robiť individuálne rozhodnutia iba v pomerne úzkom okruhu otázok a vydávať ďalšie druhy administratívnych dokumentov v rámci svojej právomoci. Napríklad Rada ministrov Bieloruskej republiky vydáva uznesenia a predseda vlády vydáva rozkaz.
V podmienkach riadenia jedného človeka patrí právo rozhodovať o akejkoľvek otázke riadenia vedúceho organizácie, čo zvyšuje efektívnosť riadenia a osobnú zodpovednosť za prijaté rozhodnutia. V podmienkach vedenia jedného človeka fungujú ministerstvá, orgány a výkonná moc organizácií, inštitúcií, podnikov a firiem.
V niektorých manažérskych situáciách je potrebné vydať spoločný administratívny dokument dvoch alebo viacerých organizácií. Ak majú tieto organizácie právo vydávať rovnaký typ administratívneho dokumentu, spoločný dokument sa vydáva vo forme tohto typu. Ak organizácie vydávajú rôzne druhy administratívnych dokumentov, spoločný správny dokument sa vydáva ako spoločné rozhodnutie.
Všetky administratívne dokumenty musia byť prísne v súlade so zákonom.
Príprava všetkých druhov administratívnych dokumentov sa vykonáva podľa podobných pravidiel. Rozlišujú sa tieto fázy tohto procesu:
štúdium podstaty problému;
príprava návrhu dokumentu, jeho schválenie a podpísanie. V prípade administratívnych dokumentov vydaných kolegiálnymi orgánmi sa pridáva fáza diskusie a prijatia týchto dokumentov na zasadnutí kolegiálneho orgánu.
Je vhodné opísať postup vypracovania a vydávania distribučných dokumentov v organizácii v pokynoch pre kancelársku prácu.
Príprava návrhov regulačných dokumentov môže byť zverená štrukturálnej jednotke alebo úradníkovi. Hlavnou podmienkou je spôsobilosť tých, ktorí projekt pripravujú.
Základom pre vypracovanie administratívneho dokumentu môže byť vydanie normatívneho aktu orgánmi alebo správou, pokyn vyššiemu orgánu alebo potreby samotnej organizácie.
Prvou fázou vypracovania návrhu administratívneho dokumentu je určenie rozsahu otázok, ktoré sa v ňom musia zohľadniť. Vyžaduje si to zhromaždenie potrebných informácií o podstate skúmanej záležitosti. Až potom môžete začať s prípravou administratívneho dokumentu.
Najskôr by sa mali sformulovať hlavné ustanovenia dokumentu a potom by sa mali objasniť jeho pomocné časti a koordinovať ich s hlavou a inými kompetentnými osobami.
Poslednou fázou práce s návrhmi regulačných dokumentov je ich schválenie a podpísanie. Návrh dokumentu je koordinovaný so všetkými zainteresovanými inštitúciami, štrukturálnymi oddeleniami, úradníkmi, ktorých sa tento administratívny dokument týka. Zmierenie sa vykonáva uvedením potrebného „víza“ alebo „schválenia“. Schvaľuje ho úradník, ktorý vypracoval návrh dokumentu, exekútorov uvedených v projekte, úradník zodpovedný za vykonanie administratívneho dokumentu ako celok, právny poradca. Regulačné dokumenty, ktorých vykonanie si vyžaduje finančné zabezpečenie, sa musia dohodnúť s finančnými orgánmi alebo službami.
Vízum právneho poradcu potvrdzuje súlad dokumentu so zákonmi a predpismi.
Koordináciu vykonáva štrukturálna jednotka alebo osoba, ktorá pripravila návrh administratívneho dokumentu. Požiadavky „Víza“ a „Schválenie grifu“ sa zvyčajne uvádzajú na prvej kópii projektu. V prípade nezhody s projektom sa vypracuje motivované vyhlásenie.
Návrhy regulačných dokumentov prijaté kolegiálnymi orgánmi sa prerokúvajú a schvaľujú na zasadnutiach. Počas diskusie môžu byť doplnené a zmenené. Revidované návrhy dokumentov sa predložia na schválenie na nasledujúcej schôdzi.
Úplne pripravené návrhy dokumentov sa predložia na podpis. Objednávky a príkazy podpisuje vedúci alebo jeho zástupca. Rozhodnutie a rozhodnutia majú dva podpisy - predseda a tajomník (vedúci) kolektívneho orgánu. Podpíše sa prvá kópia dokumentu vyhotovená vo formulári. Administratívne dokumenty nadobúdajú účinnosť od ich podpísania alebo oznámenia exekútorovi. V niektorých prípadoch je v ňom uvedený dátum účinnosti a doba platnosti dokumentu.
Administratívny dokument sa vyhotovuje na spoločnom tlačive A4. Tento typ administratívneho dokumentu sa ako rozhodnutie smie predkladať nie na tlačive.
Povinné údaje o administratívnom dokumente zahŕňajú:
- štátny znak (znak alebo ochranná známka);
- názov materskej organizácie;
- názov spoločnosti;
- názov typu dokumentu;
- dátum;
- index dokumentov;
atď.................

1. Úspešný americký podnikateľ M. Small na základe svojich vlastných skúseností sformuloval päť pravidiel na dosiahnutie podnikateľského cieľa (myšlienky). Možno vám tiež pomôžu:
   • Urobte rozhodnutie: „Môžem zarobiť peniaze.“ V našej dobe, v našej krajine, sa človek môže stať bohatým.
   • Ak chcete zarobiť peniaze, musíte o nich neustále premýšľať - pri jedle, chôdzi a dokonca aj v noci, keď spíte.
   • Existuje veľa oblastí, v ktorých môžete byť úspešní. Vyhľadajte a nájdete ich.
   • Budete sa mýliť. Ale nenechajte sa odradiť. Učte sa z vlastných a iných chýb. Začnite od bodu, kde ste narazili. Choď dopredu!

1. Keď zastavíte nejaký nápad, neustále ho premýšľajte, rozvíjajte a nenechajte ho, kým nedosiahnete cieľ.
2. K uvedeným tipom sa oplatí pridať ešte jednu radu: nezabudnite na právne normy upravujúce obchodnú činnosť, postupujte podľa zmien v legislatíve. Je to skutočne dôležité pre úspešný rozvoj vášho podnikania: chyba v právnych záležitostiach podnikania môže vás príliš stáť.

Dokumenty

Článok 14.1. Podnikanie bez štátnej registrácie alebo bez osobitného povolenia (licencia)

1. Vykonávanie podnikateľskej činnosti bez štátnej registrácie ako samostatného podnikateľa alebo bez štátnej registrácie ako právnickej osoby - má za následok uloženie správnej pokuty vo výške päť až dvadsaťnásobku minimálnej mzdy.<...>

Článok 171. Nelegálne podnikanie

1. Vykonávanie podnikateľských činností bez registrácie alebo v rozpore s pravidlami registrácie, ako aj predloženie orgánu, ktorý vykonáva štátnu registráciu právnických osôb, dokladov obsahujúcich úmyselne nepravdivé informácie alebo vykonávanie podnikateľských činností bez osobitného povolenia (licencie) v prípadoch, keď takéto povolenie (povolenie) ) je povinné alebo je v rozpore s licenčnými požiadavkami a podmienkami, ak tento čin spôsobil veľké škody občanom, organizáciám alebo štátu alebo je spojený s ťažbou príjmov vo veľkom meradle *, - sa bude ukladať pokuta vo výške tristo až päťstonásobku minimálnej mzdy ... alebo povinný pracuje na dobu sto osemdesiat až dvesto štyridsať hodín ... alebo odňatia slobody až na tri roky.

* Veľký príjem sa vykazuje ako príjem, ktorého výška prevyšuje dvesto násobok minimálnej mzdy.

Otázky a úlohy k dokumentu

1. Opíšte predložené dokumenty.
2. Prečo existujú rôzne právne dôsledky pre ten istý trestný čin (podnikanie bez registrácie)?
3. Uveďte príklad, ktorý by bol v súlade s článkom 14.1 Kódexu správnych deliktov Ruskej federácie.
4. Uveďte príklad, ktorý by bol v súlade s článkom 171 Trestného zákona Ruskej federácie.

Otázky týkajúce sa autotestu

1. Uveďte definíciu podnikateľského právneho vzťahu. Aké zákony upravujú obchodné právne vzťahy?
2. Čo bráni rozvoju priemyselného podnikania?
3. Aké sú základné zásady obchodného práva? Prosím, komentujte ich.
4. Čo sa myslí odôvodnením podnikateľského nápadu? Skúste konkrétny príklad.
5. Čím sa odlišujú stanovy spoločnosti od zakladateľskej zmluvy?
6. Čo je to licencia? Aký je účel licencovania?
7. Čo znamená podnikateľská činnosť bez štátnej registrácie?

úlohy

1. Vyplňte porovnávaciu tabuľku organizačných a právnych foriem podnikateľskej činnosti.
2. Zamyslite sa nad tým, aký druh podnikania by ste mohli začať. Na základe materiálu v odseku vyberte organizačnú a právnu formu podnikateľskej činnosti. Zdôvodnite svoj výber.
3. Vytvorte poznámku „Pre nového podnikateľa“. Uveďte, aké dokumenty musíte zhromaždiť, kde sa zaregistrovať, aby ste mohli začať podnikať.
4. Nikolay R. a Peter S. sa rozhodli podnikať - vytvoriť si vlastnú bezpečnostnú agentúru. Mladí ľudia uzavreli ústavnú dohodu medzi občanmi Nikolajom R. a Petrom S. o vytvorení komanditnej spoločnosti, ktorej registrácia bola zamietnutá. Čo nezohľadnili budúci podnikatelia?
5. Dnešný americký ekonóm P. Drucker napísal: „To, čo si firma myslí o svojich výrobkoch, nie je najdôležitejšia vec, najmä pre budúce podnikanie alebo pre jeho úspech. Čo si spotrebiteľ myslí o svojom nákupe, čo považuje za jeho hodnotu - to je to, čo je rozhodujúce, určuje podstatu podnikania, jeho zameranie a šance na úspech. ““ Prosím, komentujte vyhlásenie vedca.

Myšlienky múdrych

„Podnikateľ je osoba, ktorá využíva každú príležitosť na maximálny úžitok.“

P. Drucker, moderný americký vedec

Článok 14yu1yu vykonávajúci podnikateľskú činnosť bez štátnej registrácie ako samostatného podnikateľa alebo bez štátnej registrácie ako právnickej osoby - má za následok uloženie správnej pokuty vo výške 5 až 20-násobku minimálnej mzdy.
Z Trestného zákona Ruskej federácie.
Článok 171. Nelegálne podnikanie
Vykonávanie podnikateľských činností bez registrácie alebo v rozpore s pravidlami registrácie a dokonca aj predloženie orgánu, ktorý vykonáva štátnu registráciu právnických osôb, dokladov obsahujúcich úmyselne nepravdivé informácie alebo vykonávanie podnikateľských činností bez osobitného povolenia.
(licencie) v prípadoch, keď je takéto povolenie (licencia) povinné alebo je v rozpore s licenčnými požiadavkami a podmienkami, ak tento akt spôsobil občanom, organizáciám alebo štátu veľké škody alebo je spojený s ťažbou príjmov vo veľkom rozsahu, - sa trestá pokutou vo výške 300 až 500 minimálnych miezd ... buď povinná práca na 180 až 240 hodín ... alebo väzenie na tri roky.
OTÁZKY A ÚLOHY K DOKUMENTU:
1. Opíšte predložené dokumenty. 2. Prečo existujú rôzne právne následky pre ten istý trestný čin (vykonávanie podnikateľskej činnosti bez registrácie)? 3. Uveďte príklad, ktorý by bol v súlade s článkom 14.1 Kódexu správnych deliktov RF. 4. Uveďte príklad, ktorý by bol v súlade s článkom 171 Trestného zákona Ruskej federácie.

1.Pri porušení musíte zaplatiť a ak máte doklad o podnikaní, obnoví sa dôvera zákazníkov a istá ochrana pre seba.
2. podnikateľ môže byť zapojený do iného druhu podnikania, a teda aj do iného trestu. že bude nezákonné predávať morské plody s obratom 1 000 - 100 000 r za deň alebo predávať ropu s obratom 100 000 a nekonečne za deň.
3. Podnikateľ otvoril autoopravovňu a nazýva sa oficiálnym predajcom a všetci veria, ale zrazu sa dostane do krízy a prestane poskytovať služby a berie peniaze. ak by mal licenciu, mohol by si vziať pôžičku za nízku úrokovú sadzbu na obnovu a klienti by sa neobávali, ale nemá registráciu a je mu poskytnutá pôžička s vysokou úrokovou sadzbou, a má tiež možnosť ísť do väzenia za nelegálne podnikanie, keď si požičiava.