Poradie pohybu dokumentov vo vládnych orgánoch. Skúška: Organizácia kancelárskych prác vo verejných orgánoch a miestnej samospráve
VZDELÁVACIA INŠTITÚCIA VLÁDY
VYSOKÉ ODBORNÉ VZDELÁVANIE
KUZBASSOVÝ INŠTITÚT HOSPODÁRSTVA A PRÁVA
FAKULTA PRÁVA
ODDELENIE HUMANITÁRNYCH DISCIPLÍN
skúška
Podľa disciplíny: „Dokumentovanie riadiacich činností“
K téme "Organizácia kancelárskej práce v orgánoch" štátna moc a miestna vláda»
Ukončené: študent skupiny 303
Panshina E.Yu.
skontrolovaná:
Kemerovo, 2010
Úvod ………………………………………………………………… ..… .3
1. Tok dokumentov ako základ pre činnosti orgánu ………… ...… .5
2. Ruský model kancelárskej práce vo verejných orgánoch a miestnej samospráve ……………………………………………….… ..7
3. Výber prístupu k automatizácii toku dokumentov ……………………… 10
4. Systémy organizujúce tok elektronických dokumentov …………….… ..12
5. Tok dokumentov úradných dokumentov ………………………… ..… ..14
6. Automatizácia výmeny dokumentov medzi orgánmi ……… ...… 18
7. Systémy EDD pre orgány rôznych úrovní ……………………… ... 20
8. Riešenie pre miestnu samosprávu ………………………… .... 21
Záver ……………………………………………………………… ...… 23
Zoznam použitej literatúry ………………………………………… ..25
Úvod.
Potreba automatizácie kancelárskej práce a organizácia toku elektronických dokumentov dnes uznávajú štátne a miestne orgány takmer vo všetkých predmetoch Ruská federácia... Spolu s pochopením tejto potreby však vyvstáva množstvo otázok bez toho, aby sme dostali odpovede, na ktoré nie je možné prejsť k praktickej realizácii projektov.
Kde by ste mali začať implementovať systém? Ako rozdeliť celý projekt do etáp tak, aby bol efekt implementácie zjavný po prvej etape a rástol s každou ďalšou etapou? Ktoré z dostupných technických prostriedkov by sa mali najskôr aktualizovať a ktoré môžu čakať? Aké finančné zdroje by sa mali naplánovať v rozpočte s rozdelením podľa rokov podľa skutočností konkrétneho regiónu?
V skutočnosti sa všetky tieto otázky týkajú výstavby príslušného plánu na realizáciu projektu na niekoľko rokov dopredu, berúc do úvahy plánované financovanie, výrobné potreby, technické vybavenie a plánovanú modernizáciu technického parku.
Práca inžinierov, dizajnérov, vedúcich výroby
Veľa času sa venuje štúdiu, analýze a zostavovaniu rôznych
Dokumentácia. Obzvlášť veľké ťažkosti vznikajú spravidla, keď
Vypracovanie výrobnej dokumentácie, ktorá je spôsobená predovšetkým nedostatkom odborných znalostí kompilátorov. Eliminácia plytvania času v procese navrhovania a používania dokumentov si vyžaduje primeranú kombináciu formalizácie a kreativity, čo podľa autorov vyžaduje na jednej strane
Najviac sa oboznámiť s tvorcami všeobecné zákony na druhej strane vnímanie dokumentov, a to je hlavná úloha - formulácia a systematizácia všeobecné pravidlá a normy na prípravu základných dokumentov.
Účel kontrolná práca je štúdium teoretických základov organizácie kancelárskej práce vo verejných orgánoch a miestnej samospráve.
Podľa účelu kontroly boli v práci stanovené nasledujúce úlohy:
Definujte pojem workflow;
Zvážte ruský model kancelárskej práce vo vláde a miestnych úradoch;
Identifikujte systémy GIE pre rôzne úrovne verejnej správy;
Zvážte automatizáciu výmeny dokumentov medzi orgánmi.
1. Tok dokumentov ako základ pre činnosti orgánu.
Kancelárska práca vo federálnom výkonnom orgáne sa vykonáva v súlade s Pravidlami kancelárskej práce vo federálnych výkonných orgánoch schválenými vládou Ruskej federácie z 15. júna 2009 č. 477.1. Na základe týchto pravidiel je federálny výkonný orgán po dohode s federálnym výkonným orgánom v oblasti archivácie pokyny pre kancelársku prácu. Tieto pravidlá sa nevzťahujú na organizáciu práce s dokumentmi, ktoré obsahujú štátne tajomstvo.
Dokumenty sa vyhotovujú na tlačivách (štandardné listy papiera A4 alebo A5) alebo vo forme elektronických dokumentov a musia mať zavedený súbor podrobností, ich umiestnenie a vzhľad. Vzorky formulárov sa schvaľujú na príkaz vedúceho výkonného orgánu.
Všetky dokumenty sú rozdelené na prichádzajúce, odchádzajúce a interné. Prichádzajúce dokumenty podliehajú počiatočnému spracovaniu, registrácii, predbežnému posúdeniu v kancelárskej riadiacej službe, sa prevedú na správu za úhradu a potom sa dostanú k účinkujúcim. Po vykonaní sa dokumenty uložia do súborov.
Každý orgán tvorí svoj vlastný dokumentárny fond. Nomenklatúra záležitostí orgánu je koordinovaná s odbornou revíznou komisiou príslušného archívu federálneho štátu. Prípady trvalého a dočasného (nad 10 rokov) uchovávania sa prenášajú do archívu. Uznesenie stanovuje postup pre prácu s elektronickými dokumentmi.
Termín „pracovný postup“ sa v súčasnosti používa veľmi široko a nachádza sa v popise takmer každého informačného systému. Automatizáciu pracovných postupov implementuje mnoho systémov a každý z nich tvrdí, že ide o „integrovaný prístup k automatizácii pracovných postupov“. Rôznorodosť systémov je zároveň najširšia: od systémov účtovníctva skladu po softvér na riadenie technologických procesov.
V tejto práci pojmy „tok dokumentov“, „kancelárske práce“ atď. sa posudzujú výlučne v súvislosti s organizáciou práce orgánov verejnej moci a miestnej samosprávy. Výrazy sa preto vykladajú výlučne s použitím vnútroštátnych normatívnych aktov, ktoré sa uplatňujú na prácu orgánov.
Podľa definície (GOST R 51141–98) je tok dokumentov „pohyb dokumentov v organizácii od okamihu ich vytvorenia alebo prijatia až po dokončenie vykonania alebo odoslania“, to znamená celý životný cyklus všetkých súborov dokumentov v organizácii až do ich archivácie alebo zničenia.
Správa záznamov alebo „riadiaca dokumentácia“ podľa toho istého zdroja znamená „odvetvie činnosti, ktoré poskytuje dokumentáciu a organizáciu práce s úradnými dokumentmi.“ To znamená, že kancelárska práca je súbor organizačných mechanizmov na udržiavanie a kontrolu pracovného toku úradných dokumentov. Avšak v „Vzorových pokynoch o kancelárskej práci vo federálnych výkonných orgánoch“ z 27. novembra 2000 sa funkcie kancelárskej práce už neobmedzujú iba na reguláciu iba úradného toku dokumentov. To nám umožňuje tvrdiť, že systémy automatizácie kancelárií by mali kontrolovať nielen obrat registrovaných (oficiálnych) dokumentov, ale aj návrhy dokumentov.
2. Ruský model kancelárskej práce vo vláde a miestnej samospráve.
V Rusku sa na celoštátnej úrovni vyvinula jednotná technológia pre prácu s manažérskymi dokumentmi, tzv. Štátny systém manažérskych dokumentácií (GS DOU). Ruská kancelárska práca nemá v iných krajinách obdoby ani z hľadiska podrobného spracovania technológie pre prácu s dokumentmi, ani z hľadiska distribúcie. Ak vývoj automatizácie kancelárií na Západe stimuluje rozvoj technológií pracovných postupov, v Rusku sa spravidla jedná o automatizáciu tradične zavedenej technológie kancelárskych prác.
Aké sú znaky „ruského modelu“ kancelárskej práce? Existujú tri najvýraznejšie výhody: 2
Kontrola nad dokumentom od okamihu jeho prijatia;
Centralizácia kontrolných funkcií;
Jednotné normy toku dokumentov.
Na rozdiel od západných metód práce s dokumentmi je v ruskej praxi dokument pod kontrolou v čase jeho prijatia úradom. Interné alebo výstupné dokumenty prichádzajú do zorného poľa kontroly bezprostredne po „narodení“ - to znamená po schválení. Zároveň sa monitoruje spojenie dokumentov - v prípade, že sa jeden dokument objavil v dôsledku vykonávania rozhodnutia prijatého na inom dokumente. To všetko umožňuje zaručiť sledovanie postupu každého dokumentu, ktorý dostal štátny úrad a miestna samospráva, - koniec koncov, ani jeden zaregistrovaný dokument nemôže zmiznúť bez stopy.
Maximálna centralizácia kontroly nad tokom dokumentov predpokladá, že dokument musí byť najskôr nahlásený manažmentu a až potom, keď je zarastený uzneseniami v súlade s hierarchiou služieb, ide o priamych exekútorov.
Ďalším dôležitým znakom „ruského modelu“ je prítomnosť jednotných a podrobných pravidiel pre prácu s manažérskymi dokumentmi v organizáciách bez ohľadu na oblasť ich činnosti. Všetky činnosti služieb správy kancelárií - expedície, kancelárie, kontrolné skupiny - sa riadia pravidlami pre vyplňovanie registračných kníh, kartových súborov a formulárov na podávanie správ.
Vzhľadom na existenciu takejto podrobnej regulácie toku dokumentov vo vládnych orgánoch je implementácia bez prispôsobenia zásadne zásadná nová technológia tento alebo ten cudzí softvér je nereálny. V tomto prípade môžeme hovoriť o automatizácii tradičnej kancelárskej práce pomocou moderných informačných technológií.
Tradičné kancelárske práce zahŕňajú údržbu mnohých časopisov a / alebo kartoték slúžiacich na papierové dokumenty. A práve údržba týchto súborov kariet je primárnym objektom automatizácie kancelárií. Zároveň nič nebráni zahrnutiu schopnosti prepojiť kartu s elektronickým obrázkom samotného dokumentu (text a dokonca aj obrázok, zvuk a video) do automatizovaného systému. Vytvárajú sa tak technologické podmienky pre prechod na tok elektronických dokumentov. Prechod na elektronickú správu dokumentov zase vytvára predpoklady na vytváranie elektronických archívov s účinnými mechanizmami pre referenčnú a analytickú prácu na rôznych dokumentoch v rôznych formách prezentácie.
Na druhej strane použitie počítačovej siete vytvára podmienky na decentralizáciu výkonu rôznych funkcií kancelárskej práce pri súčasnom zachovaní centralizovanej kontroly obehu dokumentov. Môžete napríklad povoliť oddeleniam a dokonca aj jednotlivým zamestnancom, aby sa sami zaregistrovali a zároveň centrálne kontrolovali ich prechod. Okrem toho prítomnosť siete spájajúcej geograficky vzdialené úrady umožňuje centralizovanú kontrolu obehu dokumentov, ktorú nie je možné implementovať v rámci čisto papierovej technológie.
Ruský model toku dokumentov je nielen plne kompatibilný s modernými prístupmi k procesom riadenia, ale tiež výrazne prevyšuje západné modely výstavby toku dokumentov. V ruskom modeli sa strata dokumentov môže skutočne vyskytnúť iba v dôsledku priameho porušenia pokynov na prácu v kancelárii.
3. Výber prístupu k automatizácii pracovných postupov.
Potreba automatizovať pracovný tok orgánov verejnej moci a miestnych samospráv je teraz zrejmá pre každého.
Papierovanie pomocou papierových časopisov a kartoték je nezlučiteľné s požiadavkami na zvýšenie efektívnosti štátnych zamestnancov z niekoľkých dôvodov.
Informácie o dokumentoch a priebehu ich vykonávania sú distribuované v súborovom systéme organizácie a jeho štrukturálne jednotky... Získanie informácií o práci s dokumentmi v podniku si preto vyžaduje vyhľadávanie a spracovanie údajov z heterogénnych a decentralizovaných kartoték.
Súbory dokumentov sú zvyčajne oddelené od exekútorov. Obsahujú neúplné a nefunkčné informácie o stave dokumentov.
Reprodukcia a pohyb veľkého počtu papierových dokumentov, údržba početných a duplikovaných časopisov a kartových súborov vedie k veľkým nákladom na neproduktívne náklady na prácu.
Kardinálne, revolučné prístupy k toku dokumentov štátnych orgánov a miestnej samosprávy sú však veľmi nebezpečné. To môže viesť nielen k oneskoreniu pri implementácii, ale aj k vážnym problémom pri riadení.
Microsoft spolu s partnermi ponúka dve krokové softvérové \u200b\u200ba metodologické riešenia v oblasti organizácie toku dokumentov medzi orgánmi verejnej správy a miestnymi samosprávami: 3
Automatické papierovanie pre prácu s papierom;
Elektronická správa dokumentov a kancelárska práca.
Takýto postupný prístup hladko zlepší efektívnosť vládneho orgánu a vylúči možnosť dezorganizácie jeho činnosti. Automatizované papierovanie pre papierové pracovné postupy je v čo najkratšom čase hlavným prístupom k automatizácii pracovných postupov v orgánoch štátnej správy a samosprávy.
Dokumenty spracované orgánom vrátane tých, ktoré boli prevedené pri použití finančných prostriedkov výpočtová technológia, majú dve formy - tradične papierovú a elektronickú. Táto symbióza je dôsledkom skutočnosti, že moderné vybavenie - príprava dokumentov znamená elektronickú formu uchovávania dokumentov a - normatívny základ a zavedené pravidlá obehu - papier. Najdôležitejším argumentom v prospech uchovávania dokumentov na papieri je tiež neprekonateľná výhoda práce s nimi. Pravidlá a návyky sa menia oveľa pomalšie ako schopnosti moderných informačných technológií.
V štátnych orgánoch a miestnej samospráve sa zdá, po dlhú dobu, pri spracovávaní dokumentov v elektronickej podobe, operácie, ktoré si vyžadujú vytvorenie ich papierových kópií. Manažéri spravidla uprednostňujú prácu s papierovými dokumentmi. Okrem toho prebieha výmena úradných dokumentov medzi orgánmi a ich odovzdávanie do štátnych archívov aj v papierovej podobe.
Elektronická správa dokumentov a administratívna práca (EDD) sú technologickou reakciou na moderné požiadavky súčasnej politickej a hospodárskej situácie na účinnosť ruskej vlády a miestnych orgánov. Skúsenosti s jeho implementáciou v západných vládnych orgánoch a príklady využívania vo veľkých progresívnych ruských obchodných štruktúrach tiež hovoria v prospech EDD.
4. Systémy, ktoré organizujú správu elektronických dokumentov.
Ako je uvedené vyššie, elektronická správa dokumentov je kombináciou nových technológií pre prácu s dokumentmi. Použité technológie umožňujú organizovať „bezproblémovú“ interakciu systémov zabezpečujúcich rôzne operácie spracovania dokumentov. V prvom rade tieto technológie zahŕňajú: 4
Technológie rozpoznávania textu, ktoré transformujú papierové prichádzajúce dokumenty na plne elektronickú prezentáciu;
Elektronický analóg vlastnoručného podpisu;
Prostriedky na prenos údajov;
Prostriedky na uchovávanie elektronických informácií.
Vyššie uvedené technológie umožňujú subsystémom vykonávajúcim rôzne funkcie sa navzájom organicky dopĺňať. Takáto interakcia môže dramaticky zvýšiť efektívnosť štátnych zamestnancov pri práci s dokumentmi.
Elektronický tok dokumentov umožňuje vytvorenie jednotného informačného priestoru vo vládnom orgáne, integráciu všetkých dokumentárnych systémov do informačného centra. Integrácia sa vykonáva bez straty kvality práce s dokumentmi pri zachovaní tradícií ruskej kancelárskej práce. Základom takejto integrácie je spoľahlivé uloženie dokumentov a systémy správy dokumentov, ktoré s nimi interagujú. Všetky spracované dokumenty sú uložené v jednom úložisku, čo umožňuje optimálne vyhľadávanie a výber informácií pri príprave materiálov. Momentálne je vo väčšine úradov a miestnych samospráv veľa operácií vykonávaných pomocou počítačovej technológie. Úlohou automatizačného systému je zorganizovať efektívnu kolektívnu prácu na textoch dokumentov a poskytnúť každému štátnemu zamestnancovi bohatý informačný priestor na podporu činností.
5. Tok dokumentov úradných dokumentov.
Hlavným cieľom pri vývoji technológií správy elektronických dokumentov bolo dosiahnutie maximálnej kontinuity pravidiel a techník správy dokumentov v papierovej podobe a kancelárskej práce v súboroch, čo umožňuje bezbolestný prechod z tradičných technológií na moderné.
Systém kancelárskej práce spracúva dokumenty uložené v jedinom úložisku dokumentov úradu. To vám umožní zahrnúť dokumenty spracované tokom oficiálnych dokumentov do jedného informačného priestoru orgánu.
Technológia elektronickej správy dokumentov je podporovaná nasledujúcimi funkciami systému: 5
Automatická registrácia prichádzajúcich dokumentov prenášaných e-mailom alebo prostredníctvom internetového portálu vrátane dokumentov vybavených elektronickým digitálnym podpisom (EDS) a krypto- ochranou;
Skenovanie a rozpoznávanie papierových dokumentov pomocou vstavanej technológie OCR;
Pripevnenie elektronického obrazu dokumentu k registračnej karte (RK) vo forme súboru (súborov) ľubovoľného formátu;
Diferenciácia prístupových práv k priloženým súborom obrázka elektronického dokumentu;
Poskytovanie každého úradníka - účastníka papierového procesu - jeho osobnou virtuálnou kanceláriou, ktorá zabezpečuje prístup úradníka iba k dokumentom týkajúcim sa jeho kompetencie;
Zabezpečenie procesu schvaľovania (schvaľovania) návrhov dokumentov;
Plnotextové a atribútové vyhľadávanie elektronických dokumentov vrátane diaľkového fulltextového vyhľadávania;
Posielanie e-mailových správ alebo publikovanie autority elektronických odchádzajúcich dokumentov na internete prostredníctvom akéhokoľvek e-mailu, ktorý podporuje MAPI, chránené digitálnym podpisom a šifrovaním pomocou certifikovaných prostriedkov;
Tvorba a vybavovanie prípadov, t. zoskupovanie vykonaných dokumentov do prípadov v súlade s nomenklatúrou prípadov a systematizácia dokumentov v prípade;
Archívne uchovávanie elektronických dokumentov, záležitosti úradu.
Hlavnou účtovnou jednotkou v systéme je RK dokumentu, ktorého úplnosť podrobností poskytuje schopnosť vytvárať štatistické a analytické správy pre rôzne informačné sekcie, ľahké vyhľadávanie.
V tomto prípade sa môže hlavný súbor detailov RK rozšíriť o ľubovoľný súbor dodatočných detailov, definovaných pre každú skupinu dokumentov. Ak chcete získať ďalšie podrobnosti o Kazašskej republike, môžete pri generovaní správ spolu s hlavnými údajmi vyhľadávať a vyberať údaje. Po prijatí elektronického prichádzajúceho dokumentu sa jeho registrácia vykonáva v automatizovanom režime. V prípade dokumentu prijatého na základe výmeny medzi dvoma systémami EDD sa väčšina detailov RK vygeneruje automaticky. Elektronický obrázok dokumentu je pripojený k RK. Súčasne sa overuje totožnosť dokumentu vybaveného EDS a kryptografiou. Ak prichádzajúci dokument príde v papierovej podobe, systémové prostredie volá balík OCR a po prijatí jeho elektronického obrázka sa vráti do systému kancelárskych prác so súčasným pripojením dokumentu k RK. Používateľ systému, ktorý priložil súbor dokumentu, nastavuje prístupové práva k súboru na úrovni pečiatky utajenia, ako aj ochranu (zrušenie ochrany) pred úpravami.
Ak je potrebné preložiť pomerne veľký objem papierových dokumentov určených na vykonanie a uloženie v elektronickej podobe, navrhuje sa použiť možnosť „Registrácia toku“. V takom prípade užívateľ automatizovanej pracovnej stanice (AWP) toku údajov po zadaní registračných údajov o dokumente do RK vytlačí na prvý hárok čiarového kódu, ktorý zodpovedá internému číslu systému, ktoré systém zaregistroval. Potom sa dokumenty v náhodnom poradí z rôznych pracovných staníc in-line registrácie odosielajú na skenovacie pracovisko vybavené vysokorýchlostným skenerom. Naskenované elektronické obrázky dokumentov vstupujú do databázy a vďaka technológii extrakcie čiarových kódov sú pripojené k zodpovedajúcim registračným kartám dokumentov.
Po registrácii sa RK s priloženým dokumentom pošle cez sieť úradníkovi zodpovednému za rozhodnutie o vykonaní dokumentu a potom exekútorom dokumentu v súlade s podrobnosťami vydaného uznesenia. Navyše, každý vedúci alebo výkonný umelec je obdarený určité práva, ktoré nám umožňujú zabezpečiť organizáciu práce s dokumentmi čo najbližšie k tradičnej práci pri stole, na ktorej sú dokumenty, ktoré sú v kompetencii iba tohto zamestnanca a ktoré čakajú na začiatok vykonávania (v priečinku Prijaté), alebo ich zamestnanec akceptuje na vykonanie (v priečinku Po spustení), alebo sa prevedú na podriadených s uvedením termínu (v priečinku Na kontrolu).
V priebehu práce s elektronickými dokumentmi je zabezpečené kombinované fulltextové a atribútové vyhľadávanie požadovaného dokumentu, a to aj pomocou webového prístupu k dokumentárnej databáze systémov.
K RK sú tiež priložené štandardné technológie súbory s textami (obrázkami) odchádzajúcich a interných dokumentov. Odchádzajúci dokument spolu s údajmi o Kazašskej republike možno chrániť prostredníctvom EDS, šifrovať a preniesť na adresáta.
Spolu s možnosťou registrácie dokumentov prijatých prostredníctvom komunikačných liniek je tak zabezpečený tok podnikových elektronických dokumentov. Vyhotovené doklady sa formujú do prípadov a prenášajú do archívne úložisko.
6. Automatizácia výmeny dokumentov medzi orgánmi.
V súčasnosti už mnoho štátnych orgánov používa dedičstvo automatizované systémy správa dokumentov. Sú postavené na rôznych softvérových a hardvérových základniach. Niektoré z nich dodávané partnermi spoločnosti Microsoft (vrátane vyššie opísaného systému Delo spoločnosti Electronic Office Systems) sú implementované na základe moderné technológie... Značný počet systémov predchádzajúcich generácií založený na MS DOS a iných platformách je stále v prevádzke. Zjednotenie systémov vo všetkých štátnych orgánoch v dohľadnej budúcnosti nie je možné tak z politického hľadiska (práva subjektov federácie a orgánov miestnej samosprávy), ako aj z praktických dôvodov. Implementácia, a najmä výmena prevádzkovaných systémov, je pomerne dlhý, náročný a nákladný proces.
V tejto situácii je prirodzeným riešením vyvinúť taký prostriedok medzirezortnej výmeny dokumentov, ktorý by sa dal ľahko prispôsobiť rôznym formátom prichádzajúcich / odchádzajúcich správ a ktorý by umožňoval pripojenie rôznych systémov.
Výmena elektronických dokumentov musí byť riadne zabezpečená. Dokumenty musia byť vybavené elektronickým podpisom, ktorý zaručuje autorstvo a nemennosť obsahu dokumentu, ako aj individuálne prípady - uzavreté kryptografickými prostriedkami pred neoprávneným prístupom.
Každá organizácia má mnoho korešpondenčných organizácií, s ktorými si môžu vymieňať dokumenty, a všetky môžu mať rôzne formáty správ a dokonca aj siete. Nie je vhodné zaťažovať systémy jednotlivých organizácií funkciou neustálej podpory servisných informácií potrebných na organizovanie výmeny. Je logické budovať výmenu dokumentov nie podľa zásady „každý s každým“, ale podľa zásady „hviezd“ - na základe stredísk výmeny dokumentov (DPC).
Dátové centrá môžu vykonávať túto skupinu funkcií: 6
Konverzia a koordinácia formátov prichádzajúcich a odchádzajúcich dokumentov;
Podpora databáz adries a výpočtu trás doručovania dokumentov;
Garantované doručovanie dokumentov;
Dodatočné archivovanie dokumentov;
Podpora a synchronizácia adresárov.
Centrá správ môžu tiež prevziať úlohu CA, ktoré podporujú infraštruktúru súkromného a verejného kľúča, postupy overovania pre organizácie, ktoré sa zúčastňujú na výmene.
Pre integráciu s dátovým centrom môžu byť staré podnikové systémy v prípade potreby doplnené špeciálnymi modulmi rozhrania, ktoré poskytujú postupy predbežnej konverzie formátu a výmeny s dátovým centrom.
.
7. EDD systémy pre rôzne úrovne verejnej správy.
Riešenie pre obecné a iné orgány s malým objemom obehu dokumentov Túto kategóriu možno podmienečne priradiť k štruktúram správy obcí s malým objemom obehu dokumentov, ktoré nemajú dostatočný technický základ na implementáciu plnohodnotného systému EDD. Pre nich je možné odporučiť riešenie pre jedného používateľa, vybavené prostriedkami na bezpečnú výmenu elektronických dokumentov s nadriadenou organizáciou - priamo alebo prostredníctvom dátového centra. Užívateľom takéhoto riešenia je obvykle zamestnanec zodpovedný za kancelársku prácu organizácie. Súčasne sa pracuje s papierovými dokumentmi, ale systém vedie evidenciu prichádzajúcich / odchádzajúcich dokumentov, záznamy uznesení o dokumentoch, dokumenty odpísané veci a archivované. S veľkým počtom zamestnancov je možné udržať aj pohyb papierových originálov. Dokumenty prijaté v elektronickej podobe od materskej organizácie sa okamžite zaregistrujú, vytlačia a začnú sa vykonávať pred príchodom papierových originálov. Materská organizácia sa automaticky upozorní, že dokument bol zaregistrovaný. Toto riešenie umožňuje: 7
Urýchliť výmenu prichádzajúcich / odchádzajúcich dokumentov s materskou organizáciou;
Znížte počet „stratených“ dokumentov, ktorých umiestnenie nie je známe.
8. Rozhodnutie pre miestnu samosprávu.
Táto kategória môže podmienečne zahŕňať riadiace štruktúry obcí s priemerným objemom pracovných tokov od 3 000 do 10 000 dokumentov za rok, úrad alebo sekretariát ako štrukturálne samostatnú jednotku a pracovať nielen s dokumentmi od organizácií, ale aj s listami a odvolaniami od občanov a podnikov. Takéto organizácie majú zvyčajne dostatočný počet osobných počítačov pripojených k miestnej sieti. Pre nich je možné odporučiť viacužívateľské riešenie s počtom pracovísk od 5 do 20, vybavené bezpečnou výmenou elektronických dokumentov s vyššími a nižšími organizáciami (priamo alebo prostredníctvom dátového centra), odkaz na portál na informovanie a prijímanie žiadostí od občanov a organizácií a možnosť vzdialeného internetu prístup k údajom systému EDD. Systém by mal zabezpečovať registráciu prichádzajúcich / odchádzajúcich dokumentov, účtovanie uznesení o dokumentoch, dokumenty odpísané prípadu a archivované. Pohyb papierových originálov by sa mal tiež zachovať.
Užívateľmi takéhoto riešenia sú zvyčajne nielen administratívni pracovníci, ale aj počet zamestnancov funkčných jednotiek. Pretože väčšina zamestnancov takýchto organizácií má osobné počítače, v rámci takéhoto riešenia je možné už s časťami dokumentov zorganizovať prácu, hlavne alebo výlučne v elektronickej podobe. Prichádzajúce papierové dokumenty môžu byť digitalizované a všetka ďalšia práca s nimi už môže byť vykonaná v elektronickej podobe. Proces vykonávania dokumentov (ukladanie a vykonávanie uznesení) sa môže organizovať aj elektronicky.
Ak má organizácia neustále prístupný internetový kanál, vzdialený prístup k systému EDD sa môže organizovať prostredníctvom webového rozhrania, ktoré umožňuje úradníkom, ktorí sú mimo kancelárie, a vyšším organizáciám sledovať postup práce.
Toto riešenie umožňuje: 8
Urýchliť výmenu dokumentov s vyššími a nižšími organizáciami;
Znížiť zaťaženie administratívnych pracovníkov presunutím časti funkcií na oddelenia;
Zvýšiť efektívnosť kontroly vykonávania dokumentov;
Organizovať efektívny systém ukladania súvisiacich dokumentov;
Skráťte čas vyhľadávania požadované dokumenty;
Znížte počet „stratených“ dokumentov, ktorých umiestnenie nie je známe;
Urýchliť a zefektívniť prácu zamestnancov pri vykonávaní dokumentov;
Znížiť náklady na prácu so žiadosťami občanov a organizácií predložených v elektronickej forme (prostredníctvom portálu);
Zabezpečiť kontrolu nad vykonávaním dôležitých dokumentov vyššími organizáciami.
Na vývoj a podporu portálu, ako aj na organizovanie vzdialeného prístupu na internet k údajom systému EDD je možné použiť sadu internetových technológií od spoločnosti Microsoft (internetové informačné služby, technológia ASP, Microsoft Index Server) a API, ktoré poskytuje systém Delo-Enterprise na publikovanie dokumentov. priamo zo základne.
Záver.
Úradnou prácou a pracovným tokom vo verejných orgánoch alebo miestnych samosprávach ako systém podpory dokumentácie pre riadenie je stopercentná reflexia riadiacich procesov v dokumentárnej forme. Z tohto dôvodu sa procesy kancelárskej práce a workflow stávajú sebestačnými a vyžadujú si vlastný systém riadenia.
V súčasnosti proces zavádzania výpočtovej techniky a sietí v roku 2007 vládne agentúrya v mnohých z nich úroveň, ktorá sa doteraz dosiahla, je dostatočná na zavedenie moderných technológií pre prácu s dokumentmi. Ale okrem počítačov a sietí si to vyžaduje súbor moderných softvérových riešení.
Ruská federácia si je plne vedomá dôležitosti tejto oblasti, ktorá sa odráža vo federálnom cieľovom programe „Elektronické Rusko“ ako celku a vo viacerých jeho konkrétnych činnostiach.
Konečný výsledok administratívnych činností štátneho aparátu závisí od mnohých medziľahlých väzieb, z ktorých jedným je deloorizmus, ktorý umožňuje zabezpečiť efektívnosť a flexibilitu pri rozhodovaní. Prípadová výroba koordinuje všetky fázy práce - od návrhu až po praktickú implementáciu riešení. Kontrolný proces zahŕňa nasledujúce základné typické zdokumentované operácie:
Zhromažďovanie a spracovanie dokumentárnych informácií; príprava rozhodnutia;
Rozhodovanie a dokumentovanie rozhodnutia; oznamovanie rozhodnutí exekútorom;
Vykonanie rozhodnutia; kontrola vykonávania; zhromažďovanie informácií o výkone;
Prenos informácií prostredníctvom vertikálnych a horizontálnych spojení; ukladanie a získavanie informácií.
Administratívny aparát implementuje svoje funkcie najmä prostredníctvom univerzálnych a splnomocnených organizačných a administratívnych dokumentov vytvorených v obehu bez ohľadu na špecifiká aktivít vo všetkých odvetviach národného hospodárstva a kontrolovaná vládou... Vzhľadom na to, že v riadiacich aparátoch je zamestnaných viac ako 14 miliónov ľudí a ročný obeh dokumentov v krajine predstavuje asi 60 miliárd listov a stále rastie, nie je pochýb o tom, že účinná regulácia tohto procesu je veľmi dôležitá. Jedným z prostriedkov regulácie tokov dokumentov sú štátne normy pre dokumenty, klasifikátory všetkých zväzov a systémy zjednotenej dokumentácie. Tieto a ďalšie normy sú uznávané tak, že stabilizujú tok dokumentov v krajine počas celého technologického cyklu a vytvárajú optimálnu technológiu pre správu správy dokumentov pre každú z nich.
Riadiaca jednotka.
Zoznam použitej literatúry:
1. M. I. Basakov. Kancelárska práca. cvičenie pre študentov vzdelávacie inštitúcie stredné odborné vzdelanie. [Text] / Basakov M.I. Vydavateľstvo: Marketing, 2002. - 336s.
2. Borodin V.V. Kancelárske práce v systéme verejnej správy. [Text] / V. V. Borodin. Vydavateľstvo: RAGS, 2008. - 376 s.
3. Kirsanova M.V. Kancelárske práce vo vláde a miestnej samospráve: učebnica. príspevok [Text] / MV Kirsanova. -Vydavateľstvo: Infra-M:, 2004 .-- 256 p. - (Vysokoškolské vzdelávanie)
4. Kuznetsov I.N. Manažérska dokumentácia a kancelárske práce. [Text] / IN Kuznetsov. - M.: Yurayt, 2008. - 576 s.
5. Spivak V. A. Dokumentovanie riadiacich činností. [Text] / V.А. - vydavateľstvo: Peter, 2008. - 256s.
Štátny systém dokumentačná podpora riadenia. Všeobecné požiadavky dokumentačným a dokumentačným službám. - M., 1991
(v červenej farbe. Uznesenia vlády Ruskej federácie z 07.09.2011 č. 751 z 26.04.2016 č. 356)
Na účely týchto pravidiel sa používajú nasledujúce pojmy a definície:
(v červenej farbe. Uznesenia vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356)
„Dokumentácia“ - predpísaným spôsobom opraviť informácie na hmotných nosičoch;
„Kancelárske práce“ - činnosti, ktoré zabezpečujú vytváranie úradných dokumentov a organizáciu práce s nimi vo federálnych výkonných orgánoch;
„Dokument“ - úradný dokument vytvorený štátnym orgánom, orgánom miestnej samosprávy, právnickou osobou alebo fyzickou osobou, vypracovaný v súlade so stanoveným postupom a zahrnutý do toku dokumentov federálneho výkonného orgánu;
„Pracovný postup“ - pohyb dokumentov od ich vytvorenia alebo prijatia až po ukončenie vykonávania, umiestnenie v prípade a (alebo) odoslanie;
„Podrobnosti o dokumente“ - prvok dokumentu potrebný na jeho registráciu a organizáciu práce s ním;
(v červenej farbe. Uznesenia vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356)
„Originálny dokument“ - prvá alebo jediná kópia dokumentu;
„Kópia dokumentu“ - dokument, ktorý plne reprodukuje informácie pôvodného dokumentu a jeho vonkajších prvkov, ktorý nemá právnu silu;
„Registrácia dokumentu“ - priradenie registračného čísla dokumentu, vkladanie informácií o dokumente do registračného a účtovného formulára;
(v červenej farbe. Uznesenia vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356)
„Nomenklatúra prípadov“ - systematizovaný zoznam záhlaví prípadov s uvedením času ich uchovávania;
(v červenej farbe. Uznesenia vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356)
„Prípad“ - súbor dokumentov alebo samostatný dokument týkajúci sa jedného čísla alebo oblasti činnosti federálneho výkonného orgánu;
„Kancelárske práce“ - štrukturálna jednotka poverená funkciami údržby kancelárskych prác, ako aj osoby zodpovedné za vykonávanie kancelárskych prác v iných štrukturálnych odboroch;
(v červenej farbe. Uznesenia vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356)
„Elektronická kópia dokumentu“ - kópia dokumentu vytvoreného v elektronickej forme;
(v červenej farbe. Uznesenia vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356)
odsek už nie je platný. - ;
„Systém elektronickej správy dokumentov“ - automatizovaný informačný systém, ktorý zabezpečuje vytváranie elektronických dokumentov a elektronických kópií dokumentov, ich správu, uchovávanie a prístup k nim, ako aj registráciu dokumentov;
(v červenej farbe. Uznesenia vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356)
„Elektronický tok dokumentov“ - tok dokumentov pomocou informačného systému.
()
Ostatné pojmy použité v týchto pravidlách zodpovedajú pojmom definovaným v právnych predpisoch Ruskej federácie.
(odsek bol zavedený uznesením vlády Ruskej federácie zo dňa 07.09.2011 č. 751)
III. Vytváranie dokumentov vo federálnom výkonnom orgáne
Dokumenty vytvorené vo federálnom výkonnom orgáne sú vyhotovené na tlačivách, na štandardných listoch papiera A4 (210 x 297 mm) alebo A5 (148 x 210 mm) alebo vo forme elektronických dokumentov a musia mať zavedený súbor detailov, ich umiestnenie a vzhľad.
Formy federálneho výkonného orgánu sa vyvíjajú na základe uhlového alebo pozdĺžneho variantu umiestnenia detailov. V prípade možnosti rohu sú náležitosti formulára umiestnené v ľavom hornom rohu listu. V pozdĺžnej verzii sú detaily formy umiestnené v strede listu pozdĺž horného okraja.
Pri vytváraní elektronických dokumentov v systéme elektronickej správy dokumentov sa používajú šablóny elektronických dokumentov.
(v červenej farbe. Uznesenia vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356)
Každý list dokumentu vyhotovený na hlavičkovom papieri aj na štandardnom liste papiera musí mať okraje najmenej 20 mm - vľavo, 10 mm - vpravo, 20 mm - hore a 20 mm - dole.
Vzorky formulárov a elektronické vzory dokumentov schvaľuje vedúci federálneho výkonného orgánu.
(s. 8 v znení zmien a doplnení. Uznesenia vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356)
Náležitosti dokladov vytvorených v priebehu činnosti federálneho výkonného orgánu sú:
a) štátny znak Ruskej federácie;
b) názov federálneho výkonného orgánu;
c) názov štrukturálnej jednotky federálneho výkonného orgánu;
d) pracovné miesto;
e) referenčné údaje o federálnom výkonnom orgáne;
f) názov typu dokumentu;
g) dátum dokladu;
h) registračné číslo dokladu;
j) miesto zostavenia (uverejnenia) dokumentu;
k) pečiatka obmedzujúca prístup k dokumentu;
l) adresát;
m) pečiatka schválenia dokumentu;
o) pokyny na vykonanie dokumentu (uznesenie);
o) nadpis k textu;
p) text dokumentu;
c) kontrolná značka;
r) ochranná známka;
y) podpis;
t) značka na elektronickom podpise;
x) pečiatka schválenia dokumentu;
h) tlač;
w) značka na overení kópie;
y) známka o výkonnom umelcovi;
e) známka o vyhotovení dokumentu a jeho smerovaní v prípade;
y) známka pri prijatí dokumentu;
(s. 9 v znení zmien a doplnení. Uznesenia vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356)
Zloženie podrobností dokumentu je určené jeho typom a účelom.
Schválenie dokumentu vo federálnom výkonnom orgáne sa formalizuje vízom oprávneného úradníka federálneho výkonného orgánu. Schválenie dokumentu vytvoreného vo federálnom výkonnom orgáne s inými vládnymi orgánmi a organizáciami je formalizované schvaľovacou pečiatkou (listom), protokolom alebo schvaľovacím listom.
IV. Požiadavky na organizáciu toku dokumentov vo federálnom výkonnom orgáne
V toku dokumentov federálneho výkonného orgánu sa rozlišujú tieto toky dokumentov:
a) prichádzajúca dokumentácia (prichádzajúca);
b) zaslaná dokumentácia (odoslaná);
c) interná dokumentácia.
Vo federálnom výkonnom orgáne sa doručovanie a odosielanie písomností uskutočňuje prostredníctvom poštových komunikácií, kuriérskych komunikácií a telekomunikácií.
Dokumenty, ktoré federálny výkonný orgán dostane, sa podrobia prvotnému spracovaniu, registrácii, predbežnému posúdeniu, postúpeniu vedeniu za úhradu v kancelárskej správe, odovzdajú sa výkonným umelcom a po vykonaní sa uložia do spisov.
Primárne spracovanie prijatých dokumentov zahŕňa kontrolu správnosti doručenia dokumentov a dostupnosti dokumentov a príloh k nim, ako aj distribúciu dokumentov do registrovaných a neregistrovaných.
Registrácia prijatých a vytvorených dokumentov sa vykonáva v deň prijatia, vytvorenia (podpísania alebo schválenia) alebo v nasledujúci pracovný deň, pokiaľ právne predpisy Ruskej federácie nestanovujú inak.
(s. 16 v znení zmien a doplnení. Uznesenia vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356)
Zrušený. - Uznesenie vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356.
Registrované dokumenty prevádza kancelária pre správu za protihodnotu vedúcemu federálneho výkonného orgánu alebo, na základe rozhodnutia vedúceho federálneho výkonného orgánu, ďalším úradníkom federálneho výkonného orgánu.
Dokumenty alebo ich kópie s pokynmi na vykonanie (uznesenia) prevádza kancelária riadenia služieb exekútorom.
(strana 18 v znení zmien a doplnení. Uznesenia vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356)
Originál dokumentu sa zašle štrukturálnej jednotke federálneho výkonného orgánu zodpovedného za vykonanie dokumentu. Ak existuje niekoľko výkonných umelcov, originál dokumentu sa prenesie do štrukturálnej jednotky, ktorá je zodpovedným umelcom, zvyšné jednotky dostanú kópiu dokumentu.
Ak je dodávateľ schopný získať prístup k elektronickej kópii dokumentu v elektronickom systéme správy dokumentov, pôvodný dokument môže zostať v klerikálnej službe, ak je to stanovené administratívnymi pokynmi federálneho výkonného orgánu.
(odsek bol zavedený uznesením vlády Ruskej federácie z 26.04.2016 č. 356)
Dokumenty sa po ich podpísaní vedúcim federálneho výkonného orgánu alebo inej oprávnenej osoby odovzdajú úradu pre správu kancelárie na registráciu a odoslanie.
(str. 20 v znení zmien a doplnení. Uznesenia vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356)
Úrad kontroluje správnosť dokladu, úplnosť dokladu a korešpondenciu počtu kópií dokladu do zoznamu adresátov. Nesprávne vyhotovené dokumenty sa vrátia dodávateľovi.
Dokumenty musia byť zaslané v deň ich registrácie alebo nasledujúci pracovný deň.
Prenos dokumentov medzi štruktúrnymi jednotkami federálneho výkonného orgánu sa uskutočňuje prostredníctvom kancelárskej práce.
Vo federálnom výkonnom orgáne služba správy kancelárií vedie záznamy o prichádzajúcich, vytvorených a odosielaných dokumentoch. Údaje o počte dokumentov sú zhrnuté, analyzované úradom pre správu kancelárií a predkladané vedúcemu federálneho výkonného orgánu spôsobom, ktorý stanovil.
Na zaznamenávanie a vyhľadávanie dokumentov v elektronickom systéme správy dokumentov federálneho výkonného orgánu sa používajú povinné informácie o dokumentoch podľa prílohy. V elektronickom systéme správy dokumentov federálneho výkonného orgánu sa môžu použiť ďalšie informácie o dokumentoch.
V. Zbierka listín federálneho výkonného orgánu
Federálny výkonný orgán:
a) vytvára svoj dokumentárny fond z dokumentov vytvorených počas svojej činnosti;
b) po dohode s federálnym výkonným orgánom v oblasti archivácie vypracúva a schvaľuje zoznam dokumentov vytvorených v priebehu jeho činnosti, ako aj v procese činnosti organizácií, ktoré sú jej podriadené, s uvedením období uchovávania;
c) pripravuje a schvaľuje album šablón pre zjednotené formy dokumentov vytvorených federálnym výkonným orgánom.
(nn. „C“ bol zavedený uznesením vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356)
Zriadenie dokumentárneho fondu federálneho výkonného orgánu vykonáva úrad riadenia služieb zostavením nomenklatúry prípadov, formovaním a registráciou prípadov, zabezpečením ich bezpečnosti, zaznamenávaním a prenosom prípadov do archívu federálneho výkonného orgánu.
Nomenklatúra prípadov federálneho výkonného orgánu:
a) je zostavená službou riadenia úradu na základe nomenklatúry prípadov štrukturálnych oddelení;
b) po dohode s ústrednou odbornou komisiou federálneho výkonného orgánu ju schváli vedúci federálneho výkonného orgánu najneskôr do konca bežného roka a účinnosť nadobúda 1. januára nasledujúceho roka;
c) raz za 5 rokov sa koordinuje s odbornou a overovacou komisiou federálneho štátneho archívu, do ktorej sa dokumenty vytvorené v priebehu činnosti federálneho výkonného orgánu odovzdávajú na trvalé uloženie Archívny fond Ruská federácia;
d) v prípade zmeny funkcií a štruktúry federálneho výkonného orgánu podlieha dohode s odbornou revíznou komisiou federálneho štátneho archívu.
Názvy oddielov nomenklatúry záležitostí federálneho výkonného orgánu sú názvy štruktúrnych oddielov federálneho výkonného orgánu.
Prípady sa formujú v súlade s nomenklatúrou prípadov, ako aj v súlade so zásadami systematizácie dokumentov a ich distribúcie (zoskupovania) pre prípady trvalého, dočasného (nad 10 rokov) uchovávania vrátane prípadov pre zamestnancov a pre dočasné prípady (do 10 rokov) vrátane).
Prípady odo dňa ich vzniku až do ich odovzdania do archívu federálneho výkonného orgánu alebo na zničenie sa ukladajú v štrukturálnych oddieloch v mieste ich vzniku.
Prípady sa vydávajú na dočasné použitie zamestnancom štrukturálnych odborov na obdobie určené vedúcim federálneho výkonného orgánu a po jeho uplynutí sa môžu vrátiť.
Ostatné štátne orgány a organizácie sa vydávajú prípady na základe ich písomnej žiadosti so súhlasom vedúceho federálneho výkonného orgánu alebo jeho zástupcu zodpovedného za kancelársku prácu.
Stiahnutie dokumentov zo spisov trvalé skladovanie je povolený vo výnimočných prípadoch a vykonáva sa so súhlasom vedúceho federálneho výkonného orgánu, pričom v prípade, ak ide o kópiu dokumentu, overenú v súlade so zavedeným postupom a zákon o dôvodoch vydania originálu.
Prípady trvalého a dočasného (nad 10 rokov) obdobia uchovávania sa prenášajú do archívov federálneho výkonného orgánu najskôr jeden rok a najneskôr 3 roky po ukončení prípadov úradnou cestou. Prenos prípadov do archívov federálneho výkonného orgánu sa uskutočňuje na základe súpisov prípadov trvalého a dočasného (nad 10 rokov) obdobia uchovávania a spisov o pracovníkoch vytvorených v štrukturálnych oddieloch federálneho výkonného orgánu. Prípady s dočasným skladovaním (do 10 rokov vrátane) sa neprenášajú do archívu federálneho výkonného orgánu a po uplynutí doby uchovávania sú zničené v súlade so zavedeným postupom.
(s. 34 v znení zmien a doplnení. Uznesenia vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356)
Základom na zostavovanie súpisov prípadov trvalého a dočasného skladovania (nad 10 rokov) je nomenklatúra prípadov.
Poznámka.
Otázky týkajúce sa zostavenia nomenklatúry prípadov a zoznamov prípadov, tvorby a registrácie prípadov, ako aj zničenia súborov dočasného uchovávania, pozri „Základné pravidlá pre archívy organizácií“ (schválené rozhodnutím kolégia Rosarkhiv zo dňa 6. 2. 2002), Pravidlá úradnej práce vo federálnych výkonných orgánoch. , schválené Vyhláška vlády Ruskej federácie z 15.06.2009 č. 477, Schválené pravidlá organizovania uchovávania, získavania, účtovania a používania dokumentov z Archívneho fondu Ruskej federácie a iných archívnych dokumentov vo vládnych orgánoch, miestnych samosprávach a organizáciách. Vyhláška Ministerstva kultúry Ruska z 31. marca 2015 č. 526.Postup zostavenia nomenklatúry prípadov a zoznamov prípadov, ich formovania a registrácie, ako aj zničenia prípadov dočasného uskladnenia vo federálnom výkonnom orgáne určuje federálny výkonný orgán v oblasti archivácie.
Vi. Funkcie práce s elektronickými dokumentmi vo federálnom výkonnom orgáne
(v červenej farbe. Uznesenia vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356)Elektronické dokumenty sa vytvárajú, spracúvajú a ukladajú v elektronickom systéme správy dokumentov federálneho výkonného orgánu.
Elektronický dokument sa musí vyhotoviť podľa všeobecné pravidlá kancelárske práce a mať stanovené náležitosti pre podobný dokument v papierovej forme, s výnimkou požadovaného štátneho znaku Ruskej federácie.
Federálny výkonný orgán používa elektronické dokumenty (bez predbežnej dokumentácie na papieri) a elektronické kópie dokumentov.
Zloženie elektronických dokumentov vytvorených vo federálnom výkonnom orgáne je stanovené zoznamom dokumentov, ktorých vytváranie, uchovávanie a používanie sa pri organizácii uskutočňuje výlučne vo forme elektronických dokumentov. interné aktivity federálny výkonný orgán, vyvinutý na základe odporúčaní Federálnej archívnej agentúry.
Zoznam dokumentov, ktorých tvorba, uchovávanie a používanie sa pri organizácii vnútorných činností federálneho výkonného orgánu vykonáva výlučne vo forme elektronických dokumentov, schvaľuje vedúci tohto federálneho výkonného orgánu po dohode s Federálnou archívnou agentúrou.
Elektronické dokumenty zasielané orgánom verejnej moci a miestnym orgánom sa podpisujú posilneným kvalifikovaným elektronickým podpisom úradníka federálneho výkonného orgánu v súlade so spolkovým zákonom o elektronických podpisoch.
V systéme správy elektronických dokumentov federálneho výkonného orgánu sa môžu použiť metódy potvrdzovania úkonov s elektronickými dokumentmi, pri ktorých sa používajú iné typy elektronických podpisov v súlade s federálnym zákonom „o elektronických podpisoch“.
Prijímanie a odosielanie elektronických dokumentov sa vykonáva prostredníctvom správy úradu.
Po prijatí elektronických dokumentov podpísaných elektronickým podpisom úrad úradu skontroluje platnosť elektronického podpisu.
Po zahrnutí elektronických dokumentov do systému elektronickej správy dokumentov sa vytvoria registračné a účtovné údaje o dokumente, ktoré zabezpečujú správu dokumentov vrátane ich vyhľadávania, prístupu k dokumentu, kontroly, uchovávania, použitia a ďalších údajov.
Dokumenty vytvorené vo federálnom výkonnom orgáne a (alebo) prijaté federálnym výkonným orgánom v papierovej podobe sú registrované v systéme správy elektronických dokumentov s vytvorením elektronickej kópie takéhoto dokumentu v ňom.
Evidencia a účtovanie elektronických dokumentov sa vykonáva v systéme správy elektronických dokumentov federálneho výkonného orgánu.
Elektronické dokumenty sa formujú do elektronických súborov v súlade s nomenklatúrou prípadov.
Nomenklatúra prípadov označuje, že prípad sa vedie v elektronickej podobe, čo je uvedené v názve prípadu alebo v stĺpci „Poznámka“.
Po ich vyhotovení alebo odoslaní sa elektronické dokumenty uchovávajú v súlade so zavedeným postupom v informačných systémoch federálneho výkonného orgánu v lehotách stanovených pre podobné dokumenty v papierovej podobe.
Po uplynutí podmienok stanovených na uchovávanie elektronických dokumentov podliehajú ich zničeniu na základe aktu schváleného vedúcim federálneho výkonného orgánu.
I. Všeobecné ustanovenia
Tieto pravidlá ustanovujú jednotný postup pre kancelársku prácu vo federálnych výkonných orgánoch.
Tieto pravidlá sa nevzťahujú na organizáciu práce s dokumentmi, ktoré obsahujú štátne tajomstvo.
Federálny výkonný orgán na základe týchto pravidiel, berúc do úvahy podmienky a špecifiká svojich činností, vypracúva pokyn na kancelárske práce, schválený vedúcim federálne telo výkonná moc po dohode s federálnym výkonným orgánom v oblasti archivácie.
II. Pojmy a definície
()
prihláška
k rokovaciemu poriadku
vo federálnych orgánoch
výkonná moc
Zoznam požadovaných informácií o dokumentoch,
dokumenty používané na účtovníctvo a vyhľadávanie
v systémoch elektronickej správy dokumentov
federálne výkonné orgány
(v červenej farbe. Uznesenia vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356)
Pozícia, priezvisko a iniciálky osoby, ktorá dokument podpísala
Názov typu dokumentu
Dátum dokladu
Registračné číslo dokladu
Dátum prijatia dokumentu
Registračné číslo prichádzajúceho dokumentu
Informácie o súvisiacich dokumentoch (názov typu dokladu, dátum, registračné číslo, typ pripojenia)
Názov textu (zhrnutie dokumentu)
Zoznam prípadov podľa nomenklatúry jednotlivých prípadov
O odovzdávaní dokumentov
Počet listov hlavného dokumentu
Značka aplikácie (počet aplikácií, celkový počet listov aplikácií)
Pokyny na vykonanie dokumentu (exekútor, príkaz, dátum vyhotovenia)
Kontrolná značka
Lišta obmedzenia prístupu
Informácie o elektronickom podpise
Overovanie elektronického podpisu
Oddelenie - zodpovedný vykonávateľ dokumentu
ÚVOD
1.1 Koncepcia podpory dokumentácie pre orgány riadenia a samosprávy
1.2 Funkcie podpory dokumentácie pre vedenie v mestských úradoch
1.3 Charakteristiky organizácie toku dokumentov samospráv
KAPITOLA 2. ORGANIZÁCIA OBCHODNEJ VÝROBY OBCOVSKÝCH ORGÁNOV SPRÁVY BOLKOVSKÉHO OBDOBIA
2.1 Historické pozadie vytvorenia správy bolšhovského regiónu
2.2 Organizácia práce s dokumentmi Správy bolšhovského regiónu
2.3 Klasifikácia úradných dokumentov Správy Bolkhovského regiónu
2.4 Vývoj na zlepšenie kancelárskej práce
ZÁVER
ZOZNAM POUŽITÝCH LITERATÚR
PRÍLOHY
ÚVOD
Relevantnosť: Dokumenty zaznamenávajú každý krok nášho života, počnúc okamihom narodenia, prijatím do školy, potom po špeciálne stredné alebo vyššie vzdelávacia inštitúcia, pracovať. Zaznamenávajú manželstvo a rozvod, odchod osoby zo života. Príprava, vyhotovovanie dokumentov a organizácia práce s nimi sú upravené legislatívnymi a regulačnými a metodickými zákonmi, ktorých znalosti a implementácia je povinná pre všetkých, ktorí sa zaoberajú dokumentmi.
Organizácia a riadenie kancelárskej práce si vyžaduje odborné znalosti a zručnosti. Dokumenty odrážajú a zohľadňujú činnosť inštitúcií. Preto je uchovávanie mnohých dokumentov predpísané zákonom. Pri kontrole práce inštitúcie, ktorá vykonáva audit, predovšetkým kontrolujú dokumenty, v ktorých sú zaznamenané činnosti organizácie. Pracovná práca s dokumentmi je veľmi dôležitá: zaregistrujte sa načas, predložte manažmentu na zváženie, získajte jasné rozlíšenie, okamžite ho odovzdajte exekútorovi, organizujte kontrolu, vyberte potrebné informácie. Všetky tieto jednoduché kroky moderné podmienky trhové vzťahy a hospodárska súťaž sa môžu stať rozhodujúcimi pri nadväzovaní obchodných vzťahov s inými organizáciami a inštitúciami. Takmer všetci odborníci v oblasti riadenia sa zaoberajú prípravou a spracovaním dokumentov. Požiadavky na prípravu a vykonávanie úradných dokumentov by preto mali byť známe každému manažérovi.
Preto dnes zlepšenie riadenia výrobných a ekonomických systémov, zvýšenie úrovne organizácie a efektívnosti riadiacej práce vo veľkej miere závisí od toho, ako racionálne je organizovaná kancelárska práca v miestnych samosprávach.
Predmetom záverečnej kvalifikačnej práce je kancelárska práca obecných úradov správy bolkhovského regiónu.
Predmetom výskumu sú zvláštnosti kancelárskej práce na obecných úradoch na príklade miestnych samospráv v bolšhovskom regióne.
Účel štúdie a analýzy organizácie podpory dokumentácie pre správu v obecných úradoch správy bolkhovského regiónu.
Námi stanovený cieľ predstavuje tieto úlohy:
1. Analyzovať pojmy „riadiaca dokumentácia“ a „obecné úrady“.
2. Odhaľte vlastnosti podpory dokumentácie pre vedenie v obecných úradoch.
3. Zvážte klasifikáciu dokumentov miestnej samosprávy.
4. Opíšte organizáciu toku dokumentov orgánov miestnej samosprávy.
Organizácia kancelárskej práce v obecných úradoch spĺňa všeobecné požiadavky a štandardy kancelárskej práce. Kancelárska práca všeobecne a konkrétne v orgánoch miestnej samosprávy nestojí v pokoji, ale každý deň sa zlepšuje a mení normy a metódy organizácie.
V práci je regulačný a metodický rámec prezentovaný vo forme:
1. Zákony: „O všeobecných zásadách organizácie miestnej samosprávy v Ruskej federácii“; Ústava Ruskej federácie; "O účtovníctve".
2. Štátne normy: GOST R51141-98 „Kancelárske práce a archivácia. Pojmy a definície"; OST 2479 - 2481 - Obchodné listy OST 1780 - telefónne správy OST 1781 - zápisnice zo stretnutí OST 1782 - oznámenia o stretnutiach; Jednotný štátny systém kancelárskych prác: základné ustanovenia; GOST R 6.30-2003 Zjednotený systém organizačnej a administratívnej dokumentácie: Požiadavky na papierovanie; Štátny systém podpory dokumentácie pre správu. Základné ustanovenia. Všeobecné požiadavky na dokumenty a dokumentačné služby.
3. Štátne pokyny, nariadenia, pravidlá: Štandardné nariadenia o vykonávaní kancelárskej práce na návrhoch, žiadostiach a sťažnostiach občanov vo vládnych agentúrach, podnikoch, inštitúciách a organizáciách; Základné pravidlá pre archívy organizácií; Základné pravidlá pre prácu štátneho archívu ZSSR; Základné pravidlá práce štátneho archívu Ruskej federácie; Poučenie o účtovníctve v rozpočtových inštitúciách; Vzorový pokyn pre kancelársku prácu v orgánoch miestnej samosprávy na území Altaj; Charta, papierové pokyny a popisy práce Správy Zudilovskej dediny v okrese Pervomaisky na území Altaj.
Systém zásad, vedecké metódy a rôzne, charakterizujúce jednotlivé etapy práce s dokumentmi, znaky (skupiny - pri registrácii dokumentov, kategórie - keď sa vykonávajú) tvoria vedecký základ modernej organizácie podpory dokumentácie pre správu v obecných úradoch. Vedecký základ tejto práce je uvedený vo forme:
Metodický rámec výskum je princípom historizmu, ktorý pomáha sledovať zmeny v priebehu práce s dokumentmi v minulosti, súčasnosti a začiatkoch budúcnosti.
V metodike výskumu dizertačnej práce bol použitý štruktúrno-funkčný prístup, ktorý umožnil študovať štruktúru a fungovanie dokumentačnej podpory pre vedenie v obecných úradoch. Typologická metóda je tiež metódou skúmania údajov o dizertačných prácach. V dôsledku typologizácie sa vytvorili štatisticky stabilné skupiny prvkov, ktoré vytvárajú model na organizovanie kancelárskej práce v oblasti samosprávy.
Empirickým základom je pozorovanie a analýza organizácie kancelárskych prác v správe Bolkhovského regiónu. To znamená, že databáza obsahuje dokumenty vydané správou Bolkhovského regiónu: organizačné (charta, opisy pracovných miest, pokyny pre kancelársku prácu); administratívne (vyhlášky, príkazy, rozhodnutia); informácie a referencie (osvedčenia, listiny, listy, telegramy, telefónne správy a faxy).
Výskumné metódy: Zovšeobecnená analýza, syntéza, porovnávacia metóda, pozorovanie.
výskum:
1. Uskutočnila sa komplexná analýza organizácie podpory dokumentácie v mestských úradoch. Zohľadňujú sa definície obecných úradov a dokumentačná podpora manažmentu, ako aj systém organizácie dokumentačnej podpory manažmentu v obecných úradoch.
2. Zverejnili povahu a vlastnosti kancelárskej práce v miestnej samospráve. Je opísaná klasifikácia kancelárskej práce a charakteristika organizácie toku dokumentov v orgánoch miestnej samosprávy.
3. Študovali teoretické a praktické údaje o príklade správy bolšhovského regiónu. Popísaná je štruktúra správy obecnej rady a sú popísané znaky organizácie podpory dokumentácie pre správu Bolkhovského regiónu.
tézy pozostáva z úvodu, troch kapitol, šiestich odsekov, záveru, bibliografie a aplikácií. Celkové množstvo práce je ………… .. strojom napísané stránky.
KAPITOLA 1. PODPORA DOKUMENTÁCIE V OBLASTI RIADENIA V OBECI OBCHODOV
1.1 Pojem obecné úrady a riadiaca dokumentácia
Mestské úrady sú priamo volené obyvateľstvom a (alebo) tvoreným zastupiteľským orgánom mestská formácia nadané telá vlastné právomoci riešiť problémy miestneho významu.
Mestské samosprávy možno definovať ako miestne samosprávy.
Orgány miestnej samosprávy sú orgány samosprávnych územných celkov, ktoré sú v skutočnosti obcami. Tieto orgány sú tvorené priamo obyvateľstvom alebo zástupcami obyvateľstva (zastupiteľský orgán) a sú zodpovedné za nesprávne uplatňovanie svojich právomocí, predovšetkým voči obyvateľom obce. Majú osobitné miesto v demokratickom systéme riadenia spoločnosti a štátu a je to determinované predovšetkým skutočnosťou, že prítomnosť orgánov samosprávy zabezpečuje takú decentralizáciu systému riadenia, ktorá robí tento systém najvhodnejším na zabezpečenie záujmov obyvateľstva na miestnej úrovni, berúc do úvahy historické a iné miestne tradície. S pomocou orgánov miestnej samosprávy sú organizované miestne orgány, nezávislé rozhodnutie občania otázok miestneho života, organizačné oddelenie riadenia miestnych záležitostí v systéme riadenia spoločnosti a štátu.
Miestne vlády nie sú časť mechanizmus riadenia štátu. Podľa Ústavy Ruskej federácie (článok 12) nie sú začlenené do systému orgánov verejnej moci, a preto predstavujú nezávislú formu ľudí, ktorí vykonávajú svoju moc. Miestne samosprávy, ktoré nie sú vládnymi orgánmi, zároveň vykonávajú činnosti, ktoré majú zásadný charakter, pretože sú jednou z foriem uplatňovania moci ľudí. Preto sú rozhodnutia, ktoré prijímajú v rámci svojich právomocí, záväzné na území miestnej samosprávy pre všetky organizácie, úradníkov, občanov, verejné združenia. Poverenie orgánov miestnej samosprávy určitými štátnymi právomocami sa vykonáva iba federálnym zákonom a zákonmi subjektov federácie. Taktiež určujú podmienky, ako aj postup štátnej kontroly nad výkonom určitých štátnych právomocí orgánmi miestnej samosprávy. Zároveň nie je povolený výkon miestnej samosprávy štátnymi orgánmi a vládnymi úradníkmi. Rozhodnutia orgánov miestnej samosprávy môžu zrušiť orgány, ktoré ich prijali, alebo na základe súdneho rozhodnutia vyhlásiť za neplatné.
V súlade s čl. 131 Ústavy Ruskej federácie je štruktúra orgánov miestnej samosprávy určená obyvateľstvom nezávisle. Obyvateľstvo môže schváliť štruktúru orgánov miestnej samosprávy pri miestnom referende. O štruktúre orgánov miestnej samosprávy môže rozhodovať zastupiteľský orgán obecného zastupiteľstva a zakotvený v listine obecného zastupiteľstva. Federálny zákon z 28. augusta 1995 „o všeobecných zásadách organizácie miestnej samosprávy v Ruskej federácii“ ustanovil iba jeden povinný orgán miestnej samosprávy, ktorý by mal byť v každej obecnej organizácii: zastupujúci orgán miestna vláda. Federálny zákon zo 6. októbra 2003 „O všeobecných zásadách organizácie miestnej samosprávy v Ruskej federácii“ rieši otázku prítomnosti povinných orgánov v štruktúre orgánov miestnej samosprávy novým spôsobom a venuje oveľa väčšiu pozornosť právnej úprave zakladania a fungovania orgánov miestnej samosprávy ako federálny zákon. Zákon z roku 1995
Štruktúru orgánov miestnej samosprávy tvorí zastupiteľský orgán obecného zastupiteľstva, vedúci obecného zastupiteľstva, miestna správa, kontrolný orgán mestského zastupiteľstva, ďalšie orgány miestnej samosprávy ustanovené v listine obecného zastupiteľstva, ktoré majú vlastné právomoci na riešenie otázok miestneho významu. Postup zriaďovania, právomoci, funkčné obdobie, zodpovednosť, kontrolovateľnosť orgánov miestnej samosprávy, ako aj ďalšie otázky organizácie a činnosti týchto orgánov určuje štatút obce. Účasť orgánov verejnej moci a ich úradníkov a vytváranie orgánov miestnej samosprávy, menovanie a odvolanie úradníkov miestnej samosprávy je povolené iba v prípadoch a spôsobom predpísaným zákonom. Zmeny v štruktúre orgánov miestnej samosprávy sa uskutočňujú iba zmenou a doplnením charty obecného úradu. Rozhodnutie zastupiteľského orgánu obce o zmene štruktúry orgánov miestnej samosprávy nadobudne účinnosť najskôr po uplynutí funkčného obdobia zastupiteľského orgánu obce, ktorý toto rozhodnutie prijal. Financovanie výdavkov na údržbu orgánov miestnej samosprávy sa realizuje výlučne z vlastných príjmov rozpočtov príslušných obcí.
Funkcie miestnej samosprávy sú určené jej povahou, miestom v systéme demokracie, úlohami a cieľmi na dosiahnutie smerovania aktivít obce. Funkcie miestnej samosprávy sa chápu ako hlavné smery komunálnych aktivít. Funkcie miestnej samosprávy sa vyznačujú určitou stabilitou a stabilitou, pretože prejavujú stály, zmysluplný vplyv obyvateľstva, miestnych orgánov na vzťahy obcí s cieľom čo najefektívnejšie vyriešiť otázky miestneho významu. Spoločne ukazujú možnosti a efektívnosť systému miestnej samosprávy, charakterizujú sociálny účel miestnej samosprávy (náležitý) a proces jej implementácie (existujúci). Berúc do úvahy úlohu miestnej samosprávy pri organizovaní a výkone moci ľudí, úlohy riešené v procese komunálnych aktivít a právomoci miestnej samosprávy, možno rozlíšiť tieto hlavné funkcie:
1. zabezpečenie účasti obyvateľstva na riešení otázok miestneho významu;
2. správa komunálneho majetku, finančné zdroje miestnej samosprávy;
3. zabezpečenie integrovaného rozvoja územia obce;
4. zabezpečenie uspokojenia potrieb obyvateľstva v sociálno-kultúrnych, komunálnych a iných životne dôležitých službách;
5. ochrana verejného poriadku;
6. zastupovanie a ochrana záujmov a práv miestnej samosprávy zaručená ústavou Ruskej federácie a federálnymi zákonmi.
Podľa ústavy Ruskej federácie sa miestna samospráva v Ruskej federácii vykonáva v rôznych organizačných formách (článok 130). Celkovo tieto formy tvoria systém miestnej samosprávy v rámci príslušných obcí, prostredníctvom ktorého je zabezpečené riešenie problémov miestneho významu a miestneho života. Jednota systému miestnej samosprávy je spôsobená tým, že je založená na demokratických zásadách organizovania miestnej samosprávy v Ruskej federácii, je budovaná s ohľadom na úlohu a funkcie miestnej samosprávy v spoločnosti a štáte, ako aj na historické a iné miestne tradície a je nezávisle určovaná obyvateľstvom príslušných obcí. Jednota tohto systému sa prejavuje v ohraničení subjektov jurisdikcie a právomocí medzi rôznymi formami jeho vykonávania, ako aj v skutočnosti, že všetky jeho organizačné formy sú úzko prepojené, vzájomne prepojené a vzájomne závislé. V rámci tohto vzťahu a vzájomnej závislosti sú niektoré formy odvodené od iných alebo sú prepojené vzťahmi vodcovstva, zodpovednosti a zodpovednosti alebo zodpovednosti a zodpovednosti. Federálny zákon stanovuje formy interakcie mestského obvodu s mestskými a vidieckymi sídlami, ktoré sú súčasťou mestského obvodu; umožňuje vytvorenie zastupiteľského orgánu mestského obvodu zo zástupcov príslušných orgánov miestnej samosprávy sídiel. Federálne právo zabezpečuje rozvoj medzimestskej spolupráce. Obce môžu vytvárať medzimestské združenia, zakladať podnikateľské subjekty a iné medzimestské organizácie. Pojem „systém miestnej samosprávy“ sa používa na charakterizáciu verejnej mocenskej organizácie a foriem činnosti obyvateľstva, orgánov nimi vytvorených na riešenie problémov miestneho významu v obci.
Zákon ustanovuje niekoľko skupín organizačných foriem, prostredníctvom ktorých sa vykonáva miestna samospráva v Ruskej federácii.
Prvá skupina obsahuje formuláre priama implementácia Priama demokracia v systéme miestnej samosprávy sa uskutočňuje prostredníctvom rôznych foriem priameho vyjadrenia vôle obyvateľstva alebo jeho jednotlivých skupín žijúcich v hraniciach okresov, miest, okresov v mestách, okresoch, vidieckych sídlach, v ktorých sa uplatňuje miestna samospráva. Pri jeho vykonávaní zohráva osobitnú úlohu, ktorá je podmienená predovšetkým skutočnosťou, že prostredníctvom takých foriem priamej demokracie, ako sú voľby, stretnutia obyvateľstva a množstvo ďalších, je zabezpečená tvorba a fungovanie všetkých najdôležitejších väzieb systému miestnej samosprávy - jej orgánov. V tejto súvislosti môžeme povedať, že v praxi miestnej správy sú formy priamej a reprezentatívnej demokracie vzájomne prepojené a vzájomne sa dopĺňajú. Úloha priamej demokracie pri implementácii miestnej samosprávy je navyše determinovaná skutočnosťou, že niektoré jej formy (miestne referendá, zhromaždenia občanov a iné) sú súčasťou systému miestnej samosprávy ako jej neoddeliteľná súčasť.
Druhú skupinu tvoria orgány a úradníci miestnej samosprávy, ktorí sú zodpovední za hlavnú každodennú prácu na implementácii miestnej samosprávy na území príslušných obcí. Orgány miestnej samosprávy pôsobia ako jeden zo základov demokratického systému sociálnej správy vecí verejných, ktorý umožňuje demokratizáciu administratívneho aparátu a riešenie miestne problémy omnoho efektívnejšie ako centralizovaný kontrolný systém; zabezpečiť, aby sa pri vykonávaní verejnej politiky zohľadňovali záujmy malých spoločenstiev; optimálne kombinovať záujmy a ľudské práva a záujmy regiónov a štátu ako celku.
Tretia skupina zahŕňa formy účasti obyvateľstva na miestnej samospráve, ústrednom mieste, na ktorom je obsadená územná verejná samospráva. Početné rôzne formy účasti obyvateľstva na implementácii miestnej samosprávy slúžia ako masívna podpora miestnej samosprávy, posilňujú jej väzby s obyvateľstvom. Pri ich činnosti sa prejavuje priama občianska iniciatíva obyvateľstva, ktorú živia stabilné záujmy rôznych sociálnych skupín. Tieto záujmy a tradície transformujú na aktívne občianske správanie a praktickú prácu.
Právna úprava miestnej samosprávy v Rusku patrí do právomoci subjektov federácie. Spoločná jurisdikcia Federácie a orgánov Ruskej federácie, ktoré ju tvoria, zahŕňa iba stanovenie všeobecných zásad systému miestnej samosprávy. V súlade s týmto má Federácia právo vydávať zákony o všeobecných zásadách miestnej samosprávy a robí tak. Miestna samospráva je podrobne upravená zákonmi zakladajúcich subjektov Ruskej federácie a chartami samotných obcí. Právna regulácia sa neobmedzuje len na zásady. Právny základ miestnej samosprávy je kombináciou rôznych normatívnych právnych aktov a jednotlivých právnych noriem upravujúcich otázky miestnej samosprávy. Právny rámec miestnej samosprávy v Rusku zahŕňa predovšetkým niektoré medzinárodné právne normy obsiahnuté v aktoch medzinárodného práva, ktoré sú všeobecne uznávanými zásadami a normami medzinárodného práva, ako aj medzinárodné zmluvyratifikovaný štátom. Právny rámec miestnej samosprávy v Rusku obsahuje aj ustanovenia obsiahnuté v iných právnych aktoch. Toto je ústava Ruskej federácie (článok 12 kapitola 8 atď.); základné zákony (ústavy, štatúty) zakladajúcich subjektov Ruskej federácie; rámcové federálne zákony (o všeobecných zásadách organizácie miestnej samosprávy, 1995); federálne zákony vydané pri vývoji rámcových zákonov a regulujúce základ jednotlivých strán miestnej samosprávy na federálnej úrovni (na finančných základoch miestnej vlády, 1997, na komunálna služba, 1998 atď.); vyhlášky prezidenta Ruskej federácie (napríklad o schválení hlavných ustanovení štátnej politiky v oblasti rozvoja miestnej samosprávy, 1999); uznesenia vlády Ruskej federácie (napríklad o federálnom registri obcí, 1998); rozhodnutia Ústavného súdu Ruskej federácie (súd napríklad uviedol, že subjekty federácie nemajú právo nahradiť orgány miestnej samosprávy vytvorením miestne orgány štátna moc subjektu federácie); zákony zakladajúcich subjektov federácie o miestnej samospráve (tieto zákony alebo zákony s podobným názvom sa prijímajú vo všetkých zakladajúcich jednotkách Ruskej federácie); listiny obcí; niektoré ďalšie právne akty konkrétnej obce. Právny rámec miestnej samosprávy môže obsahovať ustanovenia federálnych právnych aktov a aktov orgánov tvoriacich súčasť Ruskej federácie, ktoré sa všeobecne týkajú iných oblastí regulácie, ale zahŕňajú určité normy ovplyvňujúce otázky miestnej samosprávy (napríklad zákony o vzdelávaní, o knihovníctve, o postupe). privatizácia štátneho a obecného majetku, podložia a ďalších). Mimoriadne miesto medzi zdrojmi miestne právo okupujú listiny obcí a Európsku chartu miestnej samosprávy z roku 1985. Charta je základným dokumentom mestskej formácie, ktorá je pre túto formáciu komplexná, ktorá je základom tvorby komunálnych pravidiel a vyznačuje sa osobitným (komplikovaným) postupom pre prijatie a zmenu.
Charta je hlavným zákonom upravujúcim otázky miestnej samosprávy v rámci jednej obce. Prijíma sa buď zastupiteľským orgánom, alebo miestnym referendom. V súlade so zákonmi zakladajúcich subjektov Ruskej federácie by charta obce mala odrážať: hranice a zloženie územia; miestne otázky súvisiace s jurisdikciou obce; postup účasti miestneho obyvateľstva na riešení týchto otázok; štruktúra a postup vytvárania orgánov miestnej samosprávy a ich úradníkov; mená zvolených orgánov a úradníkov; ich funkčné obdobie; typy, postup prijímania a nadobudnutia účinnosti regulačných právnych aktov miestnych samospráv; záruky práv, dôvodov a druhov zodpovednosti orgánov a úradníkov (zrušenie, prejavenie nedôvery, predčasné ukončenie právomocí atď.); otázky komunálnych služieb; postup pre vlastníctvo, používanie a nakladanie s komunálnym majetkom; znaky organizácie miestnej samosprávy v oblastiach s kompaktným pobytom etnických skupín, kozákov, berúc do úvahy historické a iné tradície. Charty obcí podliehajú štátnej registrácii. Okrem charty obsahuje právny rámec konkrétnej mestskej formácie normatívne právne akty prijaté orgánmi a úradníkmi miestnej samosprávy. Môže ísť o nariadenia týkajúce sa práce miestnych zastupiteľských orgánov, rozhodnutia zastupiteľských orgánov miestnej samosprávy (napríklad o zavedení miestnych daní a poplatkov), ustanovenia o územnej verejnej samospráve v obciach. Pri regulácii právomocí obecných orgánov sa používa zásada subsidiarity, pričom pri aplikácii na diferenciáciu subjektov jurisdikcie štátu (RF) a štátnych útvarov (subjekty Ruskej federácie) na jednej strane a obcí na strane druhej to znamená: problémy, ktoré je možné riešiť na najnižšej úrovni , by sa nemali prenášať do hornej úrovne; mestské orgány sú delegovanými úlohami, ktoré nemôžu občianske združenia riešiť prostredníctvom samoorganizácie a iných foriem priamej demokracie.
Koncepcia právomocí miestnej samosprávy charakterizuje jej schopnosti a zodpovednosti v každej z oblastí jurisdikcie. Témy jurisdikcie a právomocí tvoria v úplnosti právomoci miestnej samosprávy.
Subjekty, nositelia právomocí sú orgány miestnej samosprávy, ich úradníci a určitá kategória občanov - voličov. Každý z týchto troch prvkov má svoju vlastnú kompetenciu (napríklad zastupiteľský orgán - v oblasti rozpočtu, vedúci obce - v oblasti riadenia, občania - určujúci zloženie zvolených alebo predčasných odvolaní), ale keď sa kombinujú, pri zohľadnení predmetu právomoci vzniká nová kvalita, nie súčasťou každého z prvkov osobitne, právomoci obce. Zoznam kompetencií uvedený vyššie ukazuje, že miestna samospráva má významné kompetencie v rôznych oblastiach. Predmet a autorita sa zlúčia do konkrétnej udalosti, ktorá v tomto prípade predstavuje kompetenciu miestnej samosprávy a špecifickejšiu kompetenciu orgánu (napr. Vedúceho správy obecnej formácie) vykonávajúceho úlohu. Všeobecné ustanovenia o predmetoch právomoci mestskej formácie dostávajú konkretizáciu v právomociach, ktoré tvoria spolu s prvou právomocou mestskej formácie, ktorá sa rozvíja v právomociach jej orgánov a funkcionárov.
Kancelárska práca je oblasť činnosti, ktorá poskytuje dokumentáciu a organizáciu práce s úradnými dokumentmi. V priebehu činnosti akéhokoľvek podniku, organizácie alebo inštitúcie sa riadiace rozhodnutia prijímajú v rôznych záležitostiach. V takom prípade sa informácie potrebné na prijímanie rozhodnutí a samotné rozhodnutia môžu predkladať vo forme dokumentov. Preto sa kancelárska práca nazýva aj riadiaca dokumentácia. Účinnosť riadenia, efektívnosť, efektívnosť, kultúra práce riadiacich pracovníkov závisí od organizácie kancelárskej práce. Vývoj nových informačných technológií v oblasti riadenia, nové kancelárske programy sa uskutočňuje na základe tradičných pravidiel kancelárskej práce. Kancelárske práce pozostávajú z dvoch neoddeliteľne prepojených komponentov: dokumentácie a organizácie práce s dokumentmi.
Všetky operácie s dokumentmi sa riadia regulačnou a metodologickou základňou kancelárskej práce. Reguluje:
- pravidlá administratívy;
- pravidlá pre prácu s dokumentmi;
- zaistenie bezpečnosti dokumentov;
- postup prenosu dokumentov do archívneho skladu;
- práca v kancelárii (funkcie, štruktúra);
- zavedenie nových informačných technológií;
- práca s dokumentmi, ktoré majú pečiatku obmedzenia prístupu;
- právne aspekty týkajúce sa dokumentov a iných otázok.
Problémy s dokumentáciou o riadení upravuje:
- zákony Ruskej federácie;
- štátne a priemyselné normy;
- všetkých ruských klasifikátorov;
- vládne a priemyselné smernice pre kancelársku prácu;
- pokyny pre kancelársku prácu konkrétnej organizácie.
Podpora dokumentácie pre správu vykonáva množstvo nasledujúcich funkcií.
Zriadenie formulárov a podrobností o dokumentoch. Po zostavení textu dokumentu musí byť dokument správne naformátovaný právna sila... Postup pri formalizovaní úradných dokumentov je stanovený v GOST R6.30-2003 Požiadavky na papierovanie, ktoré stanovuje pravidlá pre navrhovanie každého detailu dokumentu. Dokument pozostáva z niekoľkých podstatných prvkov, ktoré sa nazývajú podrobnosti. Odkedy sa objavil odborný výraz rekvizity, odhalíme jeho obsah. V GOST 351141-98, pokiaľ ide o termíny a definície, sa podrobnosti dokumentu nazývajú „ požadovaný prvok registrácia úradného dokumentu ". Rôzne dokumenty pozostávajú z odlišného súboru detailov. Počet podrobností charakterizujúcich dokumenty je určený cieľmi vytvorenia dokumentu, jeho účelom, požiadavkami na obsah a formu tohto dokumentu, spôsob dokumentácie. Okrem podrobností možno dokument charakterizovať aj znakmi, ako je originalita a číslo kópie, pravosť a falšovanie, fyzický stav dokumentu, formát papiera, spôsob výroby dokumentu. Veľa dokumentov má prísne obmedzený počet detailov. Neprítomnosť alebo nesprávna indikácia akýchkoľvek náležitostí v servisnom doklade spôsobuje neplatnosť dokumentu. V prípade viacerých dokumentov vydávaných štátnymi orgánmi a štátnou správou je zloženie náležitostí dokumentov stanovené v legislatívnych a regulačných aktoch. Dokumenty, ktorých forma nie je uvedená, musia obsahovať tieto povinné údaje:
a) názov dokumentu;
b) dátum vyhotovenia dokladu;
c) názov organizácie, v mene ktorej bol dokument vyhotovený;
d) obsah obchodnej transakcie;
e) meracie nástroje obchodnej transakcie vo fyzickom a peňažnom vyjadrení;
f) mená pozícií osôb zodpovedných za vykonávanie obchodnej transakcie a správnosť jej registrácie;
g) osobné podpisy týchto osôb.
Súbor podrobností, ktoré tvoria dokument, sa nazýva formulár dokumentu. Forma, ktorá je typická pre konkrétny typ dokumentu, napríklad príkaz, akt, sa nazýva štandardná forma. Štandardný formulár je charakterizovaný určitým počtom detailov umiestnených v prísnom poradí. Keď sa v 20. rokoch 20. storočia v našej krajine začalo pracovať na zjednotení a štandardizácii dokumentov, vypracovali sa prvé štátne normy pre dokumenty týkajúce sa ich formy a umiestnenia detailov. Tieto normy boli platné až do začiatku 40. rokov 20. storočia. Práca na štandardizácii dokumentov pokračovala opäť v 60. rokoch. V rokoch 1965-1975. boli vyvinuté štandardy, ktoré stanovujú požiadavky na jednotlivé dokumentačné systémy používané v oblasti riadenia (zahraničný obchod, obchod, organizačné a administratívne, primárne, účtovníctvo).
Pošlite svoju dobrú prácu v databáze znalostí je jednoduché. Použite nasledujúci formulár
Študenti, absolventi vysokých škôl, mladí vedci, ktorí vo svojich štúdiách a práci využívajú vedomostnú základňu, vám budú veľmi vďační.
Podobné dokumenty
Občianskeho zákonníka Ruskej federácie, ktorá určuje právny základ pre činnosť právnických osôb a jej dokumentáciu. Normatívna a metodická regulácia kancelárskej práce (alebo dokumentárna podpora riadenia), nedostatky v právnych predpisoch.
seminárna práca, pridané 02/12/2014
Koncepcia, zásady a funkcie systému miestnej samosprávy v Rusku. Regulačné právne akty miestnej samosprávy ako subjekt presadzovania práva. Normatívne právne akty na federálnej úrovni, subjekty Ruskej federácie a systémy miestnej samosprávy.
semester, pridané 11/12/2008
Koncepcia a vývoj právneho rámca miestnej samosprávy. Ústava Ruskej federácie, federálne zákony, právne akty štátnych orgánov v systéme regulačných právnych aktov o miestnej samospráve. Základné princípy miestnej samosprávy Ruskej federácie.
abstrakt, pridané 06/02/2008
Pojem a podstata miestnej samosprávy. Právny a regulačný rámec pre miestnu samosprávu. Základné dokumenty upravujúce jurisdikciu spoločenstiev. Charakteristiky samosprávy vo vidieckych oblastiach. Orgány miestnej samosprávy vidieckeho sídla.
semestrálny príspevok, pridané 24. 12. 2011
Postavenie miestnej samosprávy v štátnej štruktúre krajiny a politický systém spoločnosti, jej regulačný rámec. Legislatívny základ miestnej samosprávy v MO GO „Mesto Juzno-Sachalinsk“. Spôsoby, ako vyriešiť problém miestneho rozpočtu.
semestrálny príspevok, pridané 13. 3. 2009
Správna organizácia podpory dokumentácie pre vedenie v štátnych orgánoch. Proces riadenia v orgánoch vnútorných záležitostí (ATS). Hlavné prvky, obsah, typy a úlohy kancelárskej práce na ministerstve vnútra, jej právna úprava.
semestrálny príspevok, pridané 27/11/2011
Oficiálne a verejné uznanie miestnej samosprávy ako inštitúcie demokracie. Problémy miestnej samosprávy, otázky miestneho významu, právomoci štátu. Problémy spojené s vykonávaním funkcií miestnej samosprávy.
populárne
- Výrobná inštrukcia
- Pravidlá vydávania osvedčení pre stredisko zamestnanosti
- Súdne konanie. Súdne konanie. Ako podať žalobu bez chýb
- Medzinárodný študentský vedecký bulletin Normatívne akty regulujúce výrobné a hospodárske činnosti
- Podmienky vedenia konkurzného konania v prípade bankrotu Musím platiť pri predĺžení konkurzného konania
- Ťažkosti s uzavretím priateľskej dohody vo fáze výkonu súdneho rozhodnutia Podmienky mimosúdnej dohody v exekučnom konaní
- Materský kapitál: čo zmení zmeny, ktoré pripravujú ministerstvo práce Ruska
- Ministerstvo práce odmietlo zníženie výdavkov na materský kapitál
- Zjednotené formy základnej dokumentácie pre účtovníctvo práce
- Právo prevádzkovej správy nehnuteľností - postup registrácie