Stanovenie skladovacích podmienok podľa zoznamu dokumentov. Ako určiť dobu uchovávania dokumentu? Uchovávanie riadiacich dokumentov

Každý deň rastie archív údajov akejkoľvek organizácie. Niektoré dokumenty majú trvalú informačnú hodnotu, zatiaľ čo iné rýchlo strácajú svoju praktickú hodnotu.

Ako dlho a aké dokumenty je potrebné uchovávať, aký spôsob zneškodnenia sa poskytuje pre určité druhy dokumentov? Tieto a ďalšie otázky sú jednoznačne posúdené a objasnené existujúcimi právnymi predpismi. Výber dokumentov podliehajúcich štátnemu uloženiu alebo stanovenie podmienok ich uchovávania sa zakladá na údajoch odborného posúdenia dokumentov.

Všeobecná doba skladovania

Pre rôzne typy dokumentácie boli vyvinuté určité doby uchovávania:

• dočasný - do 10 rokov;
• dlhodobé - viac ako 10 rokov;
• konštantný.

Prípady dlhodobého a trvalého uchovávania sa po dokončení prevedú na špeciálne jednotky na uskladnenie (2 roky na referenčné účely). Potom prechádzajú do sekcie archívnych dokumentov.

Obdobie uchovávania údajov nezávisí od nosiča údajov (elektronický, papierový). Hodnota dokumentu je ovplyvnená informáciami, ktoré obsahuje.

Je vymenované osobitné preskúmanie, ktoré určuje potrebu ďalšieho použitia prípadu. Označte dokumenty, ktoré sa dajú použiť v záujme (alebo proti) štátu, spoločnosti, vedy, jednotlivcov atď.

Hlavné ciele preskúmania hodnoty dokumentov

Pri kancelárskych prácach organizácie alebo podniku sa v štátnych archívoch nedá obísť bez špecializovaného odborného posúdenia dokumentov.

Hlavný účel skúšky:

1. Určenie alebo zmena doby ďalšieho uloženia dokumentu.
2. Výber dokumentov, ktoré sa majú zničiť, ktoré nemajú žiadnu hodnotu alebo praktický obsah informácií v nich, stratil svoj význam.
3. Stanovenie doby uchovávania dokumentov, ktoré nemajú vedeckú alebo historickú hodnotu, ale majú praktickú hodnotu.
4. Hodnotenie dokumentácie, ktorá má:
   • politické;
   • hospodársky;
   • vedecký;
   • kultúrna a iná hodnota

Otázky uchovávania, personálneho obsadenia, účtovníctva a ďalšieho menovania dokumentov upravuje zákon o archívoch.

V priebehu odbornej činnosti bol zostavený a schválený zoznam 12 oddielov štandardných dokumentov (s jasným uvedením doby ich uchovávania), ktoré sa objavili ako výsledok funkčných aktivít štátnych štruktúr, inštitúcií, podnikov atď.

I a IV

Z ustanoveného zoznamu sú veľmi zaujímavé oddiely I a IV. Vedenie záznamov a ich uchovávanie v oboch oblastiach spolu úzko súvisia. Ďalšie poplatky za vedenie účtovníctva skutočne závisia od správneho návrhu a zachovania personálnych záležitostí.

Účtovanie osobných dokladov (I)

Originály a kópie personálnych dokumentov organizácie sa uchovávajú.

Obdobie uchovávania dokladov:

1. 1 rok:
   • časopisy odrážajúce účtovanie pracovných hodín (cestovné poriadky, časové rozvrhy);
   • údaje o najatých osobách;
   • prázdninové plány.
2. 3 roky:
   • doklady potvrdzujúce zamestnanie a odpracované roky zamestnanca;
   • záznamy pracovnej disciplíny;
3. 5 rokov:
   • zákony, nariadenia, správy o bezpečnostných opatreniach;
   • výňatky o zlepšovaní pracovných podmienok a bezpečnosti;
   • dokumenty potvrdzujúce zoznámenie, školenie, certifikáciu zamestnancov o bezpečnostných opatreniach a ich dodržiavanie;
   • údaje o obchodných cestách;
4. 75 rokov:
   • charakteristiky a osobné karty zamestnancov;
   • pracovné zmluvy zamestnancov;
5. 50 rokov (na žiadosť majiteľa):
   • osobné doklady, originály (osvedčenia, diplomy, pracovné knihy, osvedčenia, atď.);
6. neustále:
   • kolektívne zmluvy;
   • osobné spisy vodcov.

Účtovné doklady (IV)

Na účtovné doklady štátnej štruktúry sa vzťahujú osobitné podmienky skladovania.

Primárna dokumentácia, údaje účtovných registrov, zostatky, správy po spracovaní sa nevyhnutne ukladajú v špeciálnej miestnosti (uzavretá skriňa), až kým sa neprenesú do archívu organizácie. Formy prísnej zodpovednosti sú uložené v trezoroch alebo kovových skriniach. Osoba poverená hlavným účtovníkom je zodpovedná za bezpečnosť spisov.

V prípade straty, poškodenia, neoprávneného prenosu účtovných dokladov musí vedúci podniku informovať orgány činné v trestnom konaní.

K stiahnutiu (najmä zničeniu) dokumentácie dochádza v súlade s požiadavkami stanovenými platnými právnymi predpismi.

Všeobecne prijaté obdobia skladovania:

• primárne dokumenty, formuláre - najmenej 3 roky;
• hotovostné doklady podliehajúce finančnému monitorovaniu (informácie o finančných transakciách) - 5 rokov;
• zúčtovanie a mzdy - 75 rokov (ak neexistuje osobný účet).

Zabavenie prípadov na konci skladovacieho obdobia nie je povolené bez auditu zo strany daňovej správy za stanovené obdobie.

Rozhodnutie zničiť alebo preniesť súbory do archívnej sekcie prijíma osobitná komisia.

Podrobné údaje týkajúce sa každej položky zoznamu štandardných dokumentov je možné podrobne preskúmať vo vytvorenej a schválenej tabuľke.

Druh dokumentu	Obdobie skladovania	Poznámka
Objednávky, objednávky; dokumenty (odkazy, súhrny, informácie, správy atď.):
podľa hlavnej činnosti	nepretržite	zasielané pre informáciu - pokiaľ to nie je potrebné
personálom	75 rokov	EPK. Poskytovanie pravidelných a vzdelávacích dovoleniek, povinností, sankcií, krátkodobých domácich pracovných ciest v Rusku - 5 rokov
o správnych veciach	5 rokov
Súvahy a správy; dokumenty (prílohy k súvahe, vysvetlivky, špeciálne formuláre) k nim:
konsolidovaný ročný	nepretržite
výročný	nepretržite
štvrťročné	5 rokov
mesačník	1 rok	v neprítomnosti štvrťročne - neustále
prenos, delenie, likvidačné zostatky; prílohy, vysvetlivky im	nepretržite
analytické dokumenty (tabuľky, poznámky, správy) k ročnému zostatky a správy	nepretržite
korešpondencia schválenia a objasnenie zostatkov a správ	5 rokov
dokumenty (protokoly, akty, závery) o posúdení a schvaľovanie zostatkov a výkazov	nepretržite	štvrťročne - 5 rokov
správy (dôkazy) o registrácia s daňou orgány	5 rokov po zrušení registrácie
správy o prevode hotovosti sumy pre štát a súkromné \u200b\u200bpoistenie (dôchodok, lekársky, sociálne, zamestnanosť)	nepretržite
Daňové správy:
výročný	nepretržite
štvrťročné	5 rokov	v neprítomnosti letničiek - neustále
mesačník	1 rok	v neprítomnosti štvrťročne - 5 rokov
dokumenty (výpočty, osvedčenia, tabuľky, informácie) o vzniknutých údajoch a uvedené sumy daní v roku 2007 rozpočty všetkých úrovní. Korešpondencia o nezhodách týkajúcich sa daňové záležitosti, výber spotrebných a iných daní	5 rokov	EPK
dokumenty (výpočty, informácie, vyhlásenia, rozhodnutia, zoznamy, vyhlásenia, korešpondencia) o oslobodenie od platby dane, výhody, pôžičky, odložené platby alebo odmietnutie dane, spotrebná daň a ďalšie poplatky	5 rokov	EPK
doklady o pripísaní daní príjmy do rozpočtov rôznych úroveň a mimorozpočtové fondy, nedoplatky na nich	5 rokov
Správy o vykonávaní odhadu nákladov:
konsolidovaný ročný	nepretržite
výročný	nepretržite
štvrťročné	5 rokov	v neprítomnosti letničiek - neustále
Iná dokumentácia na vykonávanie výrobných a ekonomických činností
syntetický, analytický, materiálne účty účtovníctva	5 rokov
dokumenty (plány, správy, protokoly, akty, osvedčenia, memorandá, korešpondencia) o vykonávanie auditov dokladov finančné a ekonomické aktivity, kontrolné a audítorské práce, v roku 2007 vrátane kontroly pokladnice, správny výber daní a DR.	5 rokov	v prípade sporov, nezhôd, vyšetrovacích a súdnych konaní - zostať až do konečného rozhodnutia
účtovné knihy (kniha, objednávka časopisov vývojové tabuľky atď.)	5 rokov
primárne dokumenty a prílohy im, ktorým sa stanovuje skutočnosť obchodná transakcia a ktoré boli základom účtovné záznamy (hotovosť, bankové dokumenty, pahýly bankové šekové knižky, príkazy, časové rozvrhy, bankovky a prekladateľské požiadavky, zákony o prevzatie, dodanie, odpis majetku a materiály, príjmy, pne faktúram, nákladným listom a predbežné správy atď.). Dokumenty o prijatí boli dokončené práce (akty, osvedčenia)	5 rokov	s výhradou dokončenia revízie (kontrola). V prípade sporov, sporov, vyšetrovacích a súdnych sporov zostávajú až do konečného rozhodnutia
dokumenty (akty, informácie, korešpondencia) o vzájomnom vyrovnaní a prepočty medzi organizáciami	5 rokov
korešpondencia o finančné a ekonomické činnosti (o účtovníctve fondov, o ukladanie pokút, pokút, prijatie, doručenie, odpis materiálne hodnoty atď.)
korešpondencia pri vydávaní a návrate úvery	5 rokov
dokumenty (osvedčenia, akty, povinnosti, korešpondencia) o pohľadávky a záväzky dlh, nedostatok, odpad, sprenevera	5 rokov
záručné listy	5 rokov
dokumenty (protokoly, akty, výpočty, závery) z precenenia investičný majetok, definujúci odpisy dlhodobého majetku, ocenenie hodnota majetku organizácie	nepretržite
dokumenty (výkazy, objednávky, pomocná grafika, akty) o platbe, výmene, prijímanie a prevod účtov	nepretržite
zmluvy, dohody (úver, ekonomický, prevádzkový), majetkové zmluvy poistenie, s audítormi (audítorské spoločnosti)	5 rokov po uplynutí platnosti zmluvy (dohoda). EPK
dohody o zodpovednosti	5 rokov po prepustení materiálne zodpovednej osoby
dokumenty (zápisnice zo schôdzí) inventárne provízie, výkazy) o inventári dlhodobý majetok, majetok, budovy a stavby, položky inventára	5 rokov	s výhradou dokončenia revízie (kontrola). V prípade sporov, sporov, vyšetrovacích a súdnych sporov zostávajú až do konečného rozhodnutia
dokumenty (faktúry, certifikáty, korešpondencia atď.) o financiách charitatívne aktivity	5 rokov	EPK
Pre osobné záznamy, mzdy atď.
osobné účty zamestnancov	75 rokov	EPK
ustanovenia o platbách bonusov	5 rokov	EPK. Tieto dokumenty sa uchovávajú päť rokov po ich nahradení novými.
dokumenty (konsolidované vyrovnanie (mzdové) výkazy (tabulagramy) na vydanie mzdy, výhody, - poplatky, materiálnu pomoc a - iné platby; splnomocnenie pre prijímanie peňažných súm a položky inventára, v vrátane zrušenia splnomocnenie)	5 rokov	Skladovateľnosť je 5 rokov, s výhradou ukončenia revízie (kontrola). V prípade sporov, sporov, vyšetrovacích a súdnych sporov zostávajú až do konečného rozhodnutia. Kedy v prípade neexistencie osobných účtov sa tieto dokumenty (okrem plnomocenstva) uchovávajú 75 rokov
korešpondencia miezd platne; informácie, informácie o súčte príjem zamestnancov za rok a platba daní; informácie o zúčtovaní finančných prostriedkov, limity mzdy a kontrola nad nimi distribúcia, o výpočtoch pre prekročenie nákladov a nedoplatky mzdy, odpočítané od mzdy z fondov sociálne poistenie, oh platba dovolenky a dní voľna prínosy; dokumenty (kópie správ, výkazy, zoznamy zamestnancov, osvedčenia, výpisy zo zápisnice, závery) o vyplácaní dávok, výplata pracovnej neschopnosti	5 rokov
dokumenty (vyhlásenia, rozhodnutia, certifikáty, korešpondencia) o platbe študijná dovolenka	kým nie je potreba, ale nie menej ako 5 rokov
Knihy, časopisy, účtovnícke karty:
cenné papiere	nepretržite
investičný majetok (budovy, stavby)	5 rokov po likvidácii dlhodobého majetku, s výhradou ukončenia kontroly (revízie)
bloček doklady (faktúry, platba inštrukcie)
ekonomické vlastníctvo; pomocné, ovládacie (preprava, náklad, hmotnosť a pod.)	5 rokov po ukončení auditu (revízia)
uložená mzda poplatky	5 rokov po ukončení auditu (revízia)
predaj tovaru, prác, zdaniteľné a nezdaniteľné služby daň z pridanej hodnoty
vkladatelia vkladu čiastky; plnomocenstvo	5 rokov od dátumu posledného zápisu, s výhradou ukončenia auditu (revízia)

V tomto článku sa dozviete, ako určiť trvanie vedenia obchodných dokladov v spoločnosti. Stiahnite si tabuľku, aby ste určili doby uchovávania základných účtovných, finančných a personálnych dokumentov.

Ktoré regulačné dokumenty upravujú dobu uchovávania dokumentov v organizácii

Čas potrebný na uloženie dokumentu závisí od jeho typu a typu. Poradie a podmienky skladovania na štátnej úrovni sú stanovené:

• zákon „o účtovníctve“;
• zákon „o archívoch“;
• Daňový zákon Ruskej federácie;
• iné legislatívne normatívne akty.

Lehoty uchovávania dokumentov v kancelárskej práci vrátane personálu sa stanovujú v súlade so „Zoznamom štandardných administratívnych archívnych dokumentov vytvorených v priebehu činnosti orgánov štátnej správy miestnej samosprávy a organizácií s vyznačením lehôt uchovávania“, schválených Uznesením Ministerstva kultúry Ruskej federácie z 25. augusta 2010 č. 558... Tento dokument bol aktualizovaný v roku 2016.

V roku 2017 boli vykonané zmeny a doplnenia federálneho zákona o archívnych veciach v Ruskej federácii z 22. októbra 2004, č. 125-FZ. Zákon bol doplnený článkom, ktorým sa upravila lehota na uchovávanie dokladov o pracovníkoch. Teraz sa dokumenty, ktoré boli uzavreté pred 1. januárom 2003, musia uchovávať 75 rokov a zvyšok - 50 rokov.

Obchodné podniky môžu sledovať “ Základné pravidlá pre archívy a organizácie", Schválené rozhodnutím Rosarkhiv zo dňa 06.02.2002.

Spoločnosť môže zmeniť obdobia uchovávania dokumentov vytvorených na federálnej úrovni, ale iba smerom nahor. Takáto potreba môže vzniknúť, ak má dokument osobitný význam. Zamestnávatelia sa preto môžu sami rozhodnúť, ako dlho si budú dokumenty uchovávať. Miestne normy musia byť konsolidované do samostatného aktu - nariadenia alebo Pokynu pre kancelársku prácu.

Pri určovaní postupu a doby uchovávania obchodných dokladov zvážte právnu formu spoločnosti. Obdobie uchovávania dokumentov LLC je stanovené v súlade s vyššie uvedenými predpismi. Pre akciové spoločnosti, ktorých činnosť súvisí s cennými papiermi, boli stanovené osobitné požiadavky. Upravuje ich vyhláška Federálnej komisie pre trh s cennými papiermi č. 03-33 / ps „O schválení nariadenia o postupe a načasovaní dokumentov akciových spoločností“.

Poznámka: obdobia uchovávania archívnych dokumentov

Čo určuje čas uloženia dokumentov

Lehoty uchovávania dokumentov sa stanovujú s prihliadnutím na ich dôležitosť bez ohľadu na predpisy. Napríklad, ak sa v samotnej spoločnosti vyvinul miestny regulačný akt, personálny stôl alebo opis práce, ich doby uchovávania sa stanovia ako konštantné. Dokumenty, ktoré boli vyvinuté v inom podniku, sa uchovávajú iba tri roky. To platí aj pre osobné veci. Spoločnosť je teda povinná viesť osobné záznamy vedúceho osobne a osobné záznamy zamestnancov - po dobu 75 rokov.

Ešte jeden príklad -. Obdobia uchovávania štandardných dokumentov sú spravidla stanovené na 5 rokov. V odvetviach s ťažkými, škodlivými alebo nebezpečnými pracovnými podmienkami sa však časové výkazy a časopisy, v ktorých sledujú pracovný čas, uchovávajú 75 rokov.

Obdobie uchovávania dokumentov v organizácii závisí od stupňa spracovania dokumentov. Ak sa tieto dokumenty stále používajú v referenčných a informačných službách pre výkonných umelcov a pre riadenie, musia sa ponechať v aktuálnom úložisku v oddeleniach. Aktuálne obdobie skladovania je obmedzené. Po dokončení práce s dokumentom sa dokument presunie do archívneho úložiska.

Kódy od odborníkov na „Personálne systémy“: podmienky uchovávania osobných dokladov v spoločnosti

Podmienky uchovávania dokumentov v divíziách organizácie

Organizácia má právo stanoviť časy uchovávania pre samotné dokumenty, regulačné dokumenty, ktorými sa riadi - pokyny alebo. Bežné obdobie uchovávania je spravidla obmedzené na jeden rok, berúc do úvahy, že dokumenty sa prenášajú do archívu raz ročne. Počas tejto doby stráca väčšina dokumentov svoj význam a informačnú hodnotu, takže s nimi prestávajú pracovať.

Po skončení kalendárneho roka sa dokumenty, ktoré sú v súčasnosti uložené v oddeleniach, vytvárajú a ukladajú do prípadu v súlade s nomenklatúrou schválenou v podniku. Každý prípad je priečinok, v ktorom sú uložené dokumenty rovnakého typu alebo súvisiace s jedným vydaním, smerom činnosti spoločnosti. Každá takáto zložka obsahuje súpis veci - zoznam dokumentov, ktoré sú do nej vložené.

Skupiny prípadov podľa doby použiteľnosti a čo s nimi robiť: tip od odborníkov časopisu „Secretary's Guide“

Vytvárajú sa prípady a zohľadňuje sa doba uchovávania dokumentov. Do samostatných priečinkov sa ukladajú dokumenty s krátkodobou trvanlivosťou až päť rokov a tie, ktoré sú uložené dlhodobo a trvalo.

Súčasné skladovanie sa vykonáva do okamihu, keď sa prípad dokončí výrobou. V niektorých prípadoch to môže byť pri vykonávaní v jednotke dlhšie, ako je stanovené v pokynoch. Napríklad, keď sa dokumenty týkajú zdĺhavej právnej bitky, ktorú spoločnosť vedie. Ak sa uložením dokumentov porušia lehoty na uchovávanie prípadov z dôvodu nedokončenia, tieto dokumenty sa nabudúce prenesú do archívu v súlade so stanoveným harmonogramom.

Obdobia uchovávania archívnych dokumentov v organizácii

Dokončené prípady, ktoré sú v aktuálnom úložisku, sa prenesú do archívu v súlade s harmonogramom. Spravidla sa to robí raz na začiatku kalendárneho roka. Podmienky uchovávania dokumentov v archíve sú uvedené v nomenklatúre prípadov a určujú sa v súlade s archívnou legislatívou a Predpismi o kancelárskej práci podniku. Lehota uchovávania dokumentov v archíve organizácie sa týka povinných údajov, ktoré sú uvedené na obálke každého prípadu.

Vzorka od odborníkov časopisu „Secretary's Guide“: obálka prípadu sa presunula do archívneho skladu

Obchodné podniky sú povinné uchovávať dokumenty s trvalým uložením v archívoch až do likvidácie. Tieto dokumenty, v súvislosti s ktorými bol stanovený dátum skončenia platnosti, sa vyradia po preskúmaní ich osobitnej komisie.

Postup a podmienky uchovávania účtovných a daňových účtovných dokladov, personálnych dokladov

Akákoľvek organizácia, bez ohľadu na jej druh činnosti, objem výroby, veľkosť zamestnancov, nevyhnutne čelí požiadavkám právnych predpisov týkajúcich sa zdokumentovania finančných a hospodárskych transakcií, pracovných vzťahov. Táto požiadavka je spôsobená nielen potrebou zefektívnenia výrobného procesu, ale aj potrebou štátnej kontroly nad činnosťou hospodárskych subjektov. Právne predpisy stanovujú určité požiadavky na zloženie, formu dokumentov, ktoré formalizujú výrobný proces, ako aj požiadavky na podmienky a postup uchovávania a likvidácie týchto dokumentov.

Požiadavky na obdobie uchovávania účtovných a daňových účtovných dokladov

Zákony o účtovníctve a daňovom účtovníctve, o archívnom obchode stanovujú rôzne požiadavky na dobu uchovávania účtovných a daňových účtovných a výkazníckych dokumentov. Rozdiel v lehotách uchovávania dokladov je spôsobený dôležitosťou dokladu, potrebou účtovníctva, výpočtom a platením daní.

Daňový zákon Ruskej federácie tak stanovuje štvorročné maximálne obdobie uchovávania účtovných a daňových účtovných dokladov, ktoré sú potrebné na výpočet a zaplatenie daní. Toto obdobie je v súlade s doložkami 8 s. 1 čl. 23 daňového zákonníka Ruskej federácie sa vzťahuje aj na doklady potvrdzujúce príjem, realizáciu výdavkov (pre organizácie a jednotlivých podnikateľov), ako aj platby (zrážky) daní.

V právnych predpisoch o účtovníctve sa stanovuje minimálne päťročné obdobie uchovávania údajov z účtovníctva a vykazovania. Ďalšie obdobia uchovávania v závislosti od typu dokumentu sú stanovené v právnych predpisoch o archivácii. Podľa čl. 17 spolkového zákona z 21.11.96, č. 129-FZ „o účtovníctve“ (ďalej len - zákon č. 129-FZ), sú organizácie povinné viesť primárne účtovné doklady, účtovné registre a účtovné závierky za obdobia zostavené v súlade s pravidlami organizácie štátna archivácia, najmenej však päť rokov.

Doteraz boli požiadavky štátneho archívneho spisu na uchovávanie dokumentov obsiahnuté v Zozname typických riadiacich dokumentov vytvorených pri činnosti organizácií s vyznačením doby uchovávania, schválenej Federálnou archívnou službou Ruska dňa 6. októbra 2000. V súlade s rozkazom Rosarkhiv zo dňa 26. augusta 2010 č. 63, uvedený Zoznam vypršala. V súčasnosti existuje zoznam štandardných administratívnych archívnych dokumentov vytvorených v rámci činnosti štátnych orgánov, miestnych samospráv a organizácií s vyznačením doby uchovávania, schválený uznesením Ministerstva kultúry Ruska z 25.08.10, č. 558 (ďalej len „zoznam“). Tento zoznam stanovuje konkrétne typy účtovných a výkazníckych dokumentov s uvedením ich doby uchovávania.

Vo všeobecnosti sa dokumenty podľa doby uchovávania delia na tieto skupiny: dokumenty s obmedzenou lehotou uchovávania (1 rok, 3 roky, 5 rokov atď.), Dokumenty trvalého uchovávania; skladovanie, kým už nie je potrebné; ukladanie do výmeny za nové dokumenty. Napríklad analytické dokumenty (tabuľky, správy) pre ročné finančné výkazy by sa mali uchovávať 5 rokov; osobné karty, účty zamestnancov - 75 rokov. Prevod, rozdelenie, likvidačné zostatky, prílohy, vysvetlivky k nim, osvedčenia o registrácii sa musia uchovávať trvale. Vykonávacie zoznamy pracovníkov - pokiaľ to nie je potrebné. Formy štatistických výkazov v organizáciách, ktoré nie sú ich vývojármi - pokiaľ nie sú nahradené novými, atď.

Doklady potvrdzujúce výpočet a vyplatenie poistného do mimorozpočtových fondov sa musia uchovávať 6 rokov (článok 6, časť 2, článok 28 federálneho zákona č. 212-FZ z 24.07.09).

Retenčné obdobia pre dokumentáciu ľudských zdrojov

Obdobia uchovávania personálnej dokumentácie sú definované v zozname pre:

• dokumenty formalizujúce pracovné vzťahy, najmä:
• organizácia pracovných a servisných činností;
• prideľovanie pracovných síl, tarify, mzdy;
• bezpečnosť a ochrana zdravia pri práci;
• dokumenty, ktoré formujú personálne zabezpečenie, najmä:
• najímanie, sťahovanie, prepúšťanie a prepúšťanie zamestnancov;
• určenie kvalifikácie zamestnancov;
• ďalšie vzdelávanie zamestnancov;
• obohacujúce.

Vo všeobecnosti sa dokumenty podľa obdobia uchovávania delia na tieto skupiny: dokumenty s obmedzeným časom uchovávania, dokumenty trvalého uchovávania; skladovanie, kým už nie je potrebné; ukladanie do výmeny za nové dokumenty. Do dokumentov HR bola pridaná skupina úložísk - na požiadanie.

Personálna dokumentácia v zozname obsahuje oddiely 7 „Pracovné vzťahy“ a 8 „Personálne obsadenie“. Napríklad pracovné zmluvy (zmluvy o službách), pracovné zmluvy, pracovné zmluvy, ktoré nie sú zahrnuté v osobných spisoch, sa uchovávajú 75 rokov; osobné karty zamestnancov vrátane dočasných pracovníkov sa uchovávajú 75 rokov; charakteristika, životopisy zamestnancov, ktorí nie sú zahrnutí v osobných spisoch, sa uchovávajú 5 rokov atď. podľa zoznamu; originálne osobné dokumenty (pracovné knihy, diplomy, osvedčenia, licencie, osvedčenia) sa uchovávajú na požiadanie a nevyžiadané po dobu 75 rokov.

Postup vedenia účtovných dokladov

Na účely uchovávania dokumentov organizácia vytvára archívy (časť 2 článku 13 federálneho zákona z 22.10.04, č. 125-FZ „O archívoch v Ruskej federácii“). Podľa Nariadenia o dokumentoch a pracovných postupoch v účtovníctve schváleného Ministerstvom financií SSSR č. 105 z 29. júla 1983, primárne dokumenty, účtovné registre, účtovné výkazy a zostatky podliehajú povinnému prenosu do archívu. Zároveň je práca organizovaná v súlade so Základnými pravidlami pre archívy organizácií (schválenými rozhodnutím kolégia Rosarkhiv zo dňa 6. februára 2002).

Primárne dokumenty, účtovné evidencie, účtovné výkazy a zostatky musia byť pred prevodom do archívu podniku inštitúcie uložené v účtovnom oddelení v osobitných miestnostiach alebo uzamykateľných skriniach, za ktoré zodpovedajú osoby poverené hlavným účtovníkom. Formy prísnej zodpovednosti by sa mali uchovávať v trezoroch, kovových skriniach alebo špeciálnych miestnostiach, aby sa zaistila ich bezpečnosť.

Postup ukladania primárnych a výstupných dokumentov na strojom čitateľné médiá je definovaný v príslušných regulačných dokumentoch upravujúcich účtovníctvo v podmienkach jeho mechanizácie (automatizácie).

Ručne spracované primárne dokumenty aktuálneho mesiaca súvisiace s konkrétnym účtovným registrom sú vyplnené v chronologickom poradí a je k nim priložený certifikát pre archív. Peňažné záruky, predbežné správy, bankové výpisy a súvisiace dokumenty sa musia vyberať v chronologickom poradí a vzájomne prepojené. Niektoré typy dokumentov (pracovné príkazy, správy o smene) môžu byť uložené bez obmedzenia, ale môžu sa ukladať do priečinkov, aby sa zabránilo ich strate alebo zneužitiu.

Ministerstvo financií Ruska v liste zo dňa 07.24.08, č. 03-02-07 / 1-314 poznamenáva, že uchovávanie primárnych dokumentov, účtovných dokladov a daňového účtovníctva sa môže vykonávať v elektronickej forme, pokiaľ právne predpisy Ruskej federácie neustanovujú inak. Zároveň by sa ich uchovávanie na počítačových médiách malo vykonávať v súlade s federálnym zákonom č. 1-FZ č. 1-FZ „O elektronickom digitálnom podpise“ s použitím elektronického digitálneho podpisu rovnocenného vlastnoručnému podpisu v dokumente na papierových nosičoch.

Bezpečnosť primárnych dokumentov, účtovných registrov, účtovných výkazov a zostatkov, ich návrh a prevod do archívu zabezpečuje hlavný účtovník podniku, inštitúcie. Vydávanie primárnych dokladov, účtovných registrov, účtovných výkazov a zostatkov z účtovného oddelenia az archívu podniku, inštitúcie zamestnancom iných štrukturálnych odborov podniku, inštitúcie, je spravidla zakázané av niektorých prípadoch sa môže vykonať iba na príkaz hlavného účtovníka.

Zhabanie primárnych dokumentov, účtovných registrov, účtovných správ a zostatkov podnikov, inštitúcií môžu vykonávať iba vyšetrovacie orgány, predbežné vyšetrovanie, prokurátori a súdy na základe rozhodnutia týchto orgánov v súlade s uplatniteľnými právnymi predpismi v trestnom konaní. Odstúpenie od zmluvy sa vyhotoví v protokole, ktorého kópia sa odovzdá proti potvrdeniu príslušnému úradníkovi podniku alebo inštitúcie. Príslušní úradníci podniku, inštitúcia môže so súhlasom a za prítomnosti zástupcov orgánov, ktoré zabavujú, vyhotoviť kópie zaistených dokumentov s uvedením dôvodov a dátumu ich zaistenia. Ak sa zabaví neúplný objem dokumentov (nezaeviduje sa, nečísluje sa atď.), Potom so súhlasom a za prítomnosti zástupcov orgánov vykonávajúcich zaistenie môžu príslušní úradníci podniku tieto objemy vyplniť (urobiť súpis, číselné listy, čipky, pečať) , potvrdiť svojím podpisom, pečať).

Postup ukladania HR dokumentácie

Personálne dokumenty môžu byť uložené v personálnom oddelení alebo v archíve organizácie. Postup uchovávania osobných záznamov sa riadi osobitnými ustanoveniami pracovnoprávnych predpisov vo vzťahu k rôznym typom dokumentácie.

Napríklad v čl. 87 Zákonníka práce Ruskej federácie stanovuje povinnosť zamestnávateľa zabezpečiť bezpečnosť osobných údajov zamestnanca. Osobné údaje zamestnanca sú informácie, ktoré zamestnávateľ potrebuje v súvislosti s pracovnými vzťahmi a týkajú sa konkrétneho zamestnanca (článok 85 Zákonníka práce Ruskej federácie). Osobné údaje zahŕňajú informácie obsiahnuté v osobnom súbore.

Postup uchovávania osobných údajov zamestnancov stanovuje zamestnávateľ v súlade s požiadavkami Zákonníka práce Ruskej federácie a iných federálnych zákonov (článok 87 Zákonníka práce Ruskej federácie). Zamestnávateľ musí preto vydať primeraný miestny regulačný akt, ktorý reguluje uchovávanie a používanie osobných údajov, ako aj zabezpečuje ich ochranu pred zneužitím alebo stratou.

Právne predpisy nestanovujú osobitné požiadavky na vybavenie priestorov, v ktorých by sa mali osobné údaje uchovávať. Medzitým, aby sa zabránilo neoprávnenému prístupu k osobným údajom zamestnancov, odporúča sa vybaviť miestnosť, v ktorej sú takéto údaje uložené, uzamykateľnými skrinkami na uchovávanie informácií na papieri. Zamestnávateľ musí v miestnom regulačnom akte ustanoviť požiadavky na priestory, v ktorých sú uložené osobné údaje zamestnancov, a podmienky ich uchovávania. Malo by sa tiež pamätať na to, že osobné údaje zamestnanca sa uchovávajú v zdokumentovanej forme, ktorej povahu určuje aj zamestnávateľ.

Na ukladanie formulárov pracovných záznamov sa ukladajú osobitné požiadavky. Formy pracovného zošitu a jeho príloha ako formy prísneho ohlasovania musia byť uložené v trezoroch, kovových skriniach alebo špeciálnych miestnostiach, aby bola zaistená ich bezpečnosť (bod 42 pravidiel pre vedenie a uchovávanie pracovných kníh, bod 6.2 predpisov o dokumentoch a postupoch pri účtovaní, schválené Ministerstvo financií ZSSR 07/29/83, č. 105).

Druhy dokumentov a podmienky ich uchovávania

V súlade s odsekom 4 čl. 89 Daňového poriadku Ruskej federácie v rámci daňového auditu na mieste možno overiť obdobie nepresahujúce tri kalendárne roky predchádzajúce roku, v ktorom bolo prijaté rozhodnutie o vykonaní auditu. Toto obdobie zodpovedá obdobiu uchovávania dokumentov, ktoré je stanovené tr. 8 s. 1 čl. 23 daňového poriadku, - štyri roky.

Je dôležité, aby chýbajúce doklady od daňovníka z dôvodu porušenia bezpečnostných požiadaviek dávali daňovému inšpektorátu právo určiť výšku dane, ktorá sa má zaplatiť do rozpočtu výpočtom. Toto právo podlieha ustanoveniam písm. 7 s. 1 čl. 31 daňového poriadku. V súlade s právnym postavením Ústavného súdu Ruskej federácie, stanoveným vo vyhláške č. 307.05, č. 301-O, nemôže byť vypočítaný spôsob výpočtu daní, ak je odôvodnený v jeho žiadosti, považovaný za porušenie práv daňovníkov. Správnosť tohto prístupu potvrdil aj Najvyšší arbitrážny súd Ruskej federácie v definícii z 31. marca 10, č. VAS-5/10.

Pokiaľ ide o obdobie inšpekcií štátneho inšpektorátu práce, treba poznamenať, že nariadenia, ktorými sa riadi vykonávanie takýchto inšpekcií, nestanovujú časové obdobie, počas ktorého je možné kontrolovať činnosť organizácie z hľadiska dodržiavania pracovných zákonov. V tejto súvislosti môžeme dospieť k záveru, že overovacie obdobie by malo korelovať s trvanlivosťou dokumentácie.

Strata dokladov

Strata dokumentov v organizácii môže nastať z rôznych dôvodov: v prípade požiaru, krádeže, straty atď.

V prípade úmrtia alebo straty primárnych dokumentov vedúci organizácie určí príkaz na vyšetrenie dôvodov straty, úmrtia, na ktoré sú podľa potreby prizvaní zástupcovia orgánov vyšetrovania, bezpečnostného dozoru a štátneho požiarneho dozoru (§ 68 Nariadenia o správe dokladov a dokumentácie v účtovníctve schváleného ministerstvom financií ZSSR). 29. júla 83, č. 105).

V súlade s odsekom 2 čl. 12 zákona č. 129-FZ v prípade prírodnej katastrofy, požiaru alebo iných mimoriadnych udalostí spôsobených extrémnymi podmienkami je inventarizácia povinná. Výsledky vykonaného súpisu sú základom pre zohľadnenie strát v účtovníctve.

Postup vykonania inventarizácie a spôsob vykazovania výsledkov sú stanovené v Metodických pokynoch pre inventarizáciu majetkových a finančných záväzkov schválených nariadením Ministerstva financií Ruska z 13.06.95 č. 49. Vedúci organizácie musí okrem toho prijať opatrenia na obnovu tých primárnych dokumentov, ktoré sa musia obnoviť a uložiť v počas obdobia stanoveného zákonom. Napríklad kópie výpisov o peňažných tokoch z bankových účtov je možné požadovať od bánk, v ktorých sú otvorené účty organizácie; zmluvy, úkony, faktúry je možné požadovať od protistrán atď. (list od UMNS RF v Moskve zo dňa 13.09.02, č. 26-12 / 43411).

Zničenie dokumentov

Ničenie dokumentov v organizácii sa vykonáva v súlade s požiadavkami základných pravidiel pre prevádzku archívov v organizácii (schválených rozhodnutím kolégia Rosarkhiv 6. februára 2002). Dokumenty, ktorých doba použiteľnosti uplynula, sa spravidla ničia.

Dokumenty na zničenie vyberá odborná komisia. V takom prípade odborná komisia vypracuje zákon o prideľovaní dokumentov na zničenie. K zákonu je pripojený súpis prípadov s dočasným uskladnením na určité časové obdobie. Záznamy a konania o prípadoch musí posudzovať odborná komisia v jednom komplexe a musia byť schválené vedúcim organizácie. Prípady zahrnuté v schválenom zákone o prideľovaní dokumentov na zničenie sa oddelia od ostatných prípadov a uložia sa na osobitne určené miesto. Dokumenty vybrané na zničenie a obsiahnuté v aktoch sa odovzdajú na zničenie.

Poskytuje sa nasledujúci postup na zničenie organizačných dokumentov. Priečinky s dokumentmi (súbormi), ktoré sa majú zničiť, sa prenášajú na spracovanie (zneškodnenie). Pred dodaním sú priečinky s dokumentmi zabalené av prípade potreby zapečatené.

Prípady, ktoré sa majú zničiť, sa prenášajú na recykláciu (zneškodnenie). Prevod prípadov je vyhotovený s dodacím listom, v ktorom je uvedený dátum prevodu, počet predložených vecí a hmotnosť odpadového papiera. Nakladanie a vyberanie na zneškodnenie sa vykonáva pod dohľadom zamestnanca zodpovedného za zaistenie bezpečnosti archívnych dokumentov.

Odborná komisia musí zaznamenať skutočnosť zničenia všetkých dokladov (prevod na spracovanie) a vypracovať ďalší akt o likvidácii dokladov. K zákonu je priložená faktúra, podľa ktorej boli dokumenty prevedené na spracovanie. Tento zákon schvaľuje aj vedúci organizácie. Zákon o prideľovaní dokumentov na zničenie spolu s evidenciou prípadov, zákon o likvidácii dokumentov sa ukladá do archívu spoločnosti vo vytvorenom spise.

Zodpovednosť za bezpečnosť dokumentov

Vo vzťahu k účtovným a výkazníckym dokumentom sa v právnych predpisoch ustanovuje administratívna zodpovednosť za porušenie doby uchovávania dokumentov na základe čl. 15.11 Správny poriadok Ruskej federácie. Podľa tejto normy znamená hrubé porušenie pravidiel účtovníctva a predkladania účtovnej závierky, ako aj postupu a podmienok uchovávania účtovných dokladov uloženie administratívnej pokuty úradníkom vo výške od dvoch do troch tisíc rubľov.

V takom prípade zodpovednosť za organizáciu uchovávania primárnych účtovných dokladov, účtovných registrov a finančných výkazov v organizácii nesie vedúci organizácie (časť 3 článku 17 zákona č. 129-FZ).

Porušenie postupu uchovávania dokumentov, ktoré spôsobilo ich stratu, môže okrem toho viesť k daňovej povinnosti organizácie podľa čl. 120 alebo 126 daňového poriadku Ruskej federácie.

Norma Čl. 120 Daňového poriadku Ruskej federácie stanovuje daňovú povinnosť za hrubé porušenie pravidiel účtovníctva príjmov a (alebo) výdavkov a (alebo) predmetov zdanenia organizáciou. Zároveň za hrubého porušenia pravidiel účtovania príjmov a výdavkov a predmetov zdanenia na účely čl. 120 daňového poriadku Ruskej federácie znamená neexistenciu primárnych dokladov alebo chýbajúcich faktúr alebo účtovných registrov. Trestom za toto porušenie je 5 000 až 15 000 rubľov. v závislosti od trvania porušenia. Ak by porušenie malo za následok nezaplatenie dane, výška pokuty bude 10% zo sumy nezaplatenej dane, najmenej však 15 000 rubľov.

Uplatňovanie sankcií podľa čl. 120 daňového poriadku Ruskej federácie je oprávnená, ak porušenie postupu uchovávania písomností spôsobilo stratu, čo potvrdzujú aj rozhodcovské súdy.

Napríklad Federálna protimonopolná služba severozápadného okresu vo svojom rozhodnutí zo dňa 4.08.04 vo veci A13-4401 / 03-11 naznačuje zákonnosť uloženia pokuty podľa čl. 120 daňového poriadku Ruskej federácie z dôvodu, že spoločnosť nezabezpečila bezpečnosť a reštaurovanie primárnych účtovných dokladov zničených požiarom. Podobné stanovisko zastáva Federálna protimonopolná služba v moskovskom okrese vo svojom uznesení z 23. septembra 2008 č. KA-A40 / 8513-08-2 v prípade č. A40-52908 / 07-115-325.

Norma čl. 126 daňového poriadku Ruskej federácie stanovuje zodpovednosť za nepredloženie potrebných dokladov daňovej kontrole daňovému úradu. Trestom za toto porušenie je 50 rubľov. za každý nezastúpený dokument.

Malo by sa však poznamenať, že uplatnenie zodpovednosti podľa čl. 120 a 126 daňového poriadku Ruskej federácie závisí od viny páchateľa. Preto v situácii, keď k strate dokumentov došlo bez zavinenia daňovníka, by bolo uplatnenie opatrení zodpovednosti neoprávnené.

Pokiaľ ide o porušenie pravidiel uchovávania dokumentácie personálu, potom vo vzťahu k úradníkom organizácie zodpovednosť podľa čl. 13.20 správneho poriadku Ruskej federácie. Podľa tejto normy znamená porušenie pravidiel uchovávania, zhromažďovania, účtovníctva alebo používania archívnych dokumentov varovanie alebo uloženie administratívnej pokuty úradníkom - od 300 do 500 rubľov.

, Organizácia ukladania vykonaných dokumentov. Pojem papierovanie zahŕňa okrem dokumentácie informácií a organizovania pracovného toku aj ukladanie a používanie dokumentov v bežných činnostiach podniku.

Tento typ úložiska sa nazýva operačné úložisko, zatiaľ čo prevádzkové úložisko možno rozdeliť na dva poddruhy:

uchovávanie dokumentov v procese ich vykonávania;

ukladanie vykonaných dokumentov.

Dokumenty počas ich vykonávania musia byť uložené u dodávateľa v osobitných priečinkoch so slovami „Naliehavé“, „Na vykonanie“, „Na podpis“ atď. V priečinkoch je tiež uvedené priezvisko, iniciály, telefónne číslo účinkujúceho.

Vyhotovené dokumenty sa musia uložiť a uložiť do spisov v súlade s nomenklatúrou prípadov. Podľa GOST R 51141-98 „Vedenie záznamov a archivácia. Pojmy a definície“ je prípad súbor dokumentov alebo dokumentov týkajúcich sa jedného čísla alebo oblasti činnosti, ktorý je umiestnený na samostatnom obale a nomenklatúra prípadov je systematický zoznam mien prípadov uložených v organizácii. , s uvedením podmienok ich skladovania predpísaným spôsobom.

Požiadavky na nomenklatúru prípadov sú stanovené v časti 3.4 Základných pravidiel pre fungovanie archívov organizácií, schválených rozhodnutím kolégia Rosarkhiv zo 6. februára 2002 č.

Zoskupovanie vykonaných dokumentov do prípadu v súlade s nomenklatúrou prípadov a systematizácia dokumentov v rámci prípadu sa nazýva formovanie prípadu.

Prípady sa vytvárajú v organizáciách s centralizovaným vedením záznamov - službou dokumentácie pre riadenie (DOU), decentralizovaným - štrukturálnymi jednotkami (osobami zodpovednými za DOW) a službou DOE.

Pri formovaní skriniek sa musia dodržiavať tieto základné požiadavky:

dokumenty trvalého a dočasného uloženia musia byť zoskupené do samostatných súborov;

zahrnúť do súboru jednu kópiu každého dokumentu;

zoskupiť dokumenty do jedného kalendárneho roka do prípadu (výnimkou sú: prevoditeľné prípady; súdne prípady; osobné spisy, ktoré sa tvoria počas celého obdobia práce danej osoby v organizácii; dokumenty vzdelávacích inštitúcií, ktoré sa tvoria počas akademického roka atď.);

spis nesmie obsahovať viac ako 250 listov s hrúbkou nepresahujúcou 4 cm.

Podrobnejšie je postup pri formovaní prípadov opísaný v časti 3.5 Základných pravidiel pre archívy organizácií

Okrem vytvorenia prípadu sa ustanovuje aj proces jeho vykonania, ktorý by sa mal vykonávať podľa pravidiel stanovených v časti 3.6 základných pravidiel pre prácu archívov organizácií.

Prípady trvalého a dlhodobého skladovania (nad 10 rokov) vrátane osobných dokladov sa musia preniesť na archiváciu do organizácie najneskôr tri roky po ich ukončení v kancelárskych prácach. V takom prípade sa odovzdávanie vecí uskutočňuje podľa harmonogramu vypracovaného archívom, dohodnutého s vedúcimi štruktúrnych odborov, ktoré odovzdávajú dokumenty do archívu a schváleného vedúcim organizácie. Podrobnejšie je postup pri vypĺňaní archívu organizácie a odovzdávaní prípadov do organizácie opísaný v častiach 3.1, 3.2, 3.3 a 3.7 Základných pravidiel pre činnosť archívov organizácií.

Prípady dočasného skladovania (do 10 rokov vrátane) sa spravidla neprenášajú do archívu organizácie: ukladajú sa v divíziách a po uplynutí skladovacích období sa musia zničiť.

V posledných rokoch začalo mnoho organizácií spolu s ukladaním dokumentov (na papieri) vytvorených v podnikaní používať elektronické archívy. Vytvorenie týchto úložísk vám umožňuje zjednodušiť používanie dokumentov v súčasných činnostiach, pretože niekoľko zamestnancov môže pracovať s dokumentom súčasne a prístup k dokumentu sa vykonáva v priebehu niekoľkých sekúnd v súlade s právami zamestnanca. Z toho môžeme vyvodiť záver, že použitie archívov elektronických dokumentov môže zlepšiť efektívnosť úloh a pracovných povinností.

Je lepšie vytvárať takéto archívy elektronických dokumentov iba v tých organizáciách, ktoré nepoužívajú automatizačné systémy na podporu správy dokumentov a ich implementácia sa neplánuje. Z väčšej časti systémy, ktoré automatizujú predškolské vzdelávacie inštitúcie, umožňujú pri registrácii dokumentu uložiť súbor s jeho obrázkom do špeciálneho úložiska.

45. Hlavné požiadavky regulačných dokumentov upravujúcich túto fázu toku dokumentov. Zodpovednosť za bezpečnosť dokumentov.

46. \u200b\u200bHlavné etapy prenosu dokumentov do archívu alebo zničenia: prípravné (odôvodnenie výberu metódy uchovávania alebo zničenia vykonaním preskúmania hodnoty dokumentov), \u200b\u200bhlavné (príprava prípadov na odovzdanie do archívu), konečné (odovzdanie do archívu alebo zničenie).

, Aký je postup prenosu dokumentov do archívu na uloženie?

Spisy na trvalé a dočasné uloženie (nad 10 rokov), ako aj personálne záležitosti, sa odovzdajú do archívu.

Prenos dokumentácie sa vykonáva prísne podľa príslušných záznamov. Prípady dlhodobého a trvalého skladovania sa prenášajú do archívu ihneď po uplynutí jedného roka od skončenia ich používania v kancelárskych prácach.

Ale splniť všetky formality je len „polovica problémov“. Obtiažnosť spočíva v nasledujúcom - postup prenosu dokumentov do archívu na uloženie hovorí: Najprv musí každý papier prejsť úplným archivačným spracovaním. A toto je séria časovo náročných etáp a celý rad formálnych opatrení.

Najprv spočítajú obdobie nepoužívania dokumentov v papierovaní, systematizujú ich podľa obsahu, viažu prípad, číslovajú listy av niektorých prípadoch tvoria tzv. „Svedecký list“ prípadu.

Ďalším krokom pri príprave prenosu dokumentov do archívu na uloženie je preskúmanie ich hodnoty.

Tento postup vám umožňuje vybrať najcennejšie dokumenty na ukladanie. Ak dokumenty majú osobitnú hodnotu, k príprave dokumentov sa pripája zobrazenie ich obsahu po jednotlivých listoch.

V takom prípade sa na všetkých kópiách súpisu zaznamená poznámka o ich prítomnosti a skutočnom množstve. Potom sa kontroluje súlad počtu prípadov zahrnutých v zozname s počtom prípadov uvedených v nomenklatúre organizácie.

Poslednou a najdôležitejšou fázou je samotná archivácia dokumentov.

Prenos a prijímanie dokumentov do archívu na uloženie sa zaznamenáva vo viacerých kópiách súpisu. A až potom je možné uviesť zodpovednú osobu a uložiť dátum odovzdania veci do archívu.

A to je iba krátko. A koľko nepredvídaných ťažkostí môže narušiť postup prenosu dokumentov do archívu na uloženie.

Ako vidíte, príprava dokumentov na archiváciu je dlhá a náročná práca, ktorá si vyžaduje dokonalé dodržiavanie pravidiel.

Fázy prípravy dokumentov prispievajú k jednému časovo náročnému a starostlivému procesu.

A samotný postup prenosu dokumentov do archívu na uloženie je pravidlom, ktoré nemožno „pokrčiť plecami“. A ešte viac - ignorovať alebo odložiť „na neskôr“.

Akákoľvek kontrola rýchlo odhalí najmenší neporiadok v archíve spoločnosti, čo ohrozuje podnikateľa vážnymi problémami.

Okrem toho sa pri príprave prenosu dokumentov do archívu na ukladanie často robia vážne metodické a praktické chyby.