Domov » Zdravotná starostlivosť » Organizácia referenčných a informačných prác. Organizácia práce s dokumentmi

Organizácia referenčných a informačných prác. Organizácia práce s dokumentmi

T. V. Kuznecovová, L. V. Sankina, T. A. Byková a ďalšie. Kancelárska práca (Organizácia a technológia dokumentárneho manažmentu): Učebnica pre univerzity
stiahnuť (3143 kb.)
Dostupné súbory (1):

n1.doc

3143 kB.

08.07.2012 01:05

stiahnuť ▼

T.V. Kuznecovová (ed.), Sankina L.V., Bykova T.A. a ďalšie. Kancelárska práca. Organizácia a technológia dokumentačnej podpory riadenia (Dokument)
Kuznecovová T.V., Sankina L.V., Bykova T.A. a ďalšie. Kancelárska práca (Organizácia a technológia dokumentačnej podpory riadenia) (Dokument)
T.V.Siganova Kancelárska práca a pracovný tok (dokument)
Ekhlakov Yu.P. Metódy a technológie na dokumentačnú podporu rozhodnutí manažmentu (Dokument)
T.V. Kuznecovová Kancelárska práca (dokumentárna podpora riadenia) (Dokument)
Saak A.E., Pakhomov E.V., Tyushnyakov V.N. Správa informačných technológií (dokument)
Saak A.E., Pakhomov E.V., others. Management Information Technologies (dokument)
Arlyapova E.V. Podpora dokumentácie pre riadenie sociálnych a kultúrnych služieb a cestovného ruchu (dokument)
Zotov V.B., Makasheva Z.M. Systém správy a riadenia obcí (dokument)
Mišin V.M. Výskum systémov riadenia (dokument)
Vzdelávacie plagáty - Organizácia elektrickej bezpečnosti (dokument)
Grekul. Návrh informačných systémov (dokument)

n1.doc

11. Informačné a referenčné práce na dokumentoch

Jedným z hlavných účelov registrácie je vytvorenie databázy dokumentov inštitúcie. Na základe toho je administratívna služba povinná odpovedať na dva typy otázok v priebehu niekoľkých minút:

Kto, kde, v ktorej fáze práce je akýkoľvek dokument;

V ktorých dokumentoch nájdete informácie o konkrétnom vydaní.

Na zodpovedanie týchto otázok musí systém získavania informácií pokrývať celú škálu dokumentov inštitúcie.

Držanie celého súboru informačných a dokumentačných zdrojov je najdôležitejšou úlohou služby kancelárskej práce. A v prvom rade, na vykonanie tejto úlohy sú všetky údaje o dokumentoch zaznamenané v registračných formulároch.

Informačné a referenčné práce, ako aj samotný registračný systém je možné vykonávať v tradičnej podobe pomocou referenčných súborov aj v automatizovanom režime.

Zoznam referenčných kariet pozostáva z registračných kariet. Kartotéka potrebuje dlhú škatuľu alebo niekoľko škatúľ, pretože na rozdiel od kontrolného súboru s termínom sa karty budú hromadiť po celý rok.

Oddeľovačmi v referenčnom súbore sú zvyčajne názvy štruktúrnych jednotiek (ak existujú) alebo obchodné odvetvia v inštitúcii. V týchto častiach je pohodlnejšie umiestňovať karty v abecednom poradí podľa korešpondentov alebo otázok týkajúcich sa činnosti (tovar, výrobky atď.). Pre odvolania občanov (návrhy, vyjadrenia, sťažnosti) sa vedie samostatný spis. Je zostavená abecedne podľa mien autorov odvolaní. Je tiež vhodné mať samostatný kartový index pre legislatívne, regulačné a administratívne dokumenty, ktorý je tvorený na tematickom základe. Pre vykonané a nevykonané dokumenty sa často uchovávajú samostatné registračné skrinky.

Počet kartoték nie je obmedzený. Môžu byť zostavené podľa ľubovoľného indikátora zadaného v registračnej karte. Pri zmiešanej organizácii práce v kancelárii je možné uchovávať kartové súbory v kancelárii aj na oddeleniach. V prevádzkových prácach existujú registračné skrinky pre súčasný a minulý rok. Všeobecný termín skladovanie kariet - tri roky. V kartotéke zákonných a administratívne dokumenty karty zostávajú, kým sa dokumenty nevymenia za nové.

Všeobecne pred zavedením počítačových technológií do sféry riadenia boli informačné a referenčné práce na dokumentoch organizácie slabou časťou práce kancelárskych služieb.

Možnosti informačných a referenčných služieb sa významne rozšírili zavedením automatizovaného registračného systému.

Moderné systémy na správu databáz vám umožňujú pýtať sa na akúkoľvek kombináciu údajov uvedených v registračnej karte dokumentu.

Osvedčenie je možné vydať:

Pre konkrétny dokument: kde sa nachádza; prípravná fáza; výsledok exekúcie; skladovanie.

Podľa témy (obsahu): konkrétny dokument; skupina dokumentov.

Podľa regiónu: krajina; oblasť; mesto;

Ak chcete vyhľadať dokument alebo skupinu dokumentov, môžete určiť nasledujúce podrobnosti:

Prichádzajúce, odchádzajúce interné dokumenty (vyhľadávanie je možné vykonať ako samostatne pre každú kategóriu, tak aj pre všetky tri skupiny dokumentov);

Typ dokumentu (list, objednávka, zmluva atď.);

Približný chronologický rozsah vyhľadávania (podľa dátumu prijatia alebo interného - podpisu dokumentu, od a do);

Región, ktorý chcete vyhľadať (krajina, región);

Organizácia (korešpondent / adresát);

Pri hľadaní informácií o konkrétnom dokumente je možné priamo určiť číslo dokumentu.

Vyhľadávanie dokumentov je možné vykonať podľa nevykonaných dokumentov, vykonaných dokumentov (s dátumom vyhotovenia a značkou umiestnenia v prípade), v celej operatívnej databáze (dokumenty aktuálneho kancelárskeho a pracovného roka) a podľa potreby aj prostredníctvom archívnej databázy (dokumenty z minulých rokov).

Pri vydávaní informácií o konkrétnom dokumente sa zobrazí registračný formulár, ktorý sa v prípade potreby vytlačí. Pri vyhľadávaní skupiny dokumentov sa výsledky vyhľadávania zobrazia a vytlačia v tabuľkovej forme.

Výsledkom hľadania nevykonaného dokumentu sú informácie o tom, ktorý dodávateľ má dokument v súčasnosti. Ak bol dokument už vykonaný, na obrazovke sa zobrazia informácie, v takom prípade sa dokument nachádza.

Fulltextové databázy dokumentov inštitúcie významne rozširujú možnosti vyhľadávania. Táto forma práce s elektronickými kópiami dokumentov sa v poslednom čase stáva čoraz rozšírenejšou. V takom prípade sa k registračnej karte na dokumente automaticky pripojí súbor obsahujúci text samotného dokumentu (prichádzajúci - prijatý e-mailom, faxom alebo zadaný skenovaním a následným rozpoznaním papierového dokumentu, odchádzajúci alebo interný - pripravený pomocou textového editora, tabuľky atď.) .).

Takéto fulltextové systémy umožňujú vyhľadávať nielen podľa podrobností zadaných na karte dokumentu, ale aj podľa obsahu dokumentu, t. vyhľadávať dokumenty, v ktorých texte sa nachádzajú určité slová alebo frázy. Napríklad, ak chceme nájsť dokumenty súvisiace s nákupom papiera od spoločnosti „Voskhod“, potom sa vyhľadávanie uskutoční pomocou slov „paper“ a „Voskhod“.

Počítačové technológie umožnili mnohonásobne skrátiť čas potrebný na vyhľadanie potrebných informácií o dokumentoch a samotných dokumentoch, čo významne ovplyvnilo kvalitu prijímaných rozhodnutí manažmentu a textu vytvorených dokumentov.

Kontrolné otázky

1. Aký význam majú informačné a referenčné práce pri organizácii podpory dokumentácie pre riadiace činnosti?

2. Ako súvisia informácie a referenčné práce s registráciou dokumentov?

3. V akých formách môžu byť organizované informácie a referenčné práce v inštitúcii?

4. Aké sú najtypickejšie typy žiadostí o dokumenty.

5. Ako je zostavený index informačných a referenčných kariet v tradičnej podobe, ich rozdeľovače?

6. Aká je výhoda vykonávania informácií a referenčných prác v automatizovanom režime?

7. Aké informácie o dokumente je možné použiť na pomoc v automatizovanom režime?

12. Kontrola vykonávania dokumentov

12.1. Dôležitosť a typy kontroly

Kontrola vykonávania úloh je jednou z funkcií riadenia. Účelom kontroly je zabezpečiť včasné a kvalitné vykonanie príkazov a riešenie problémov. Je možné rozlíšiť kontrolu nad zásluhami emisie a kontrolu nad načasovaním pridelenia.

Vecná kontrola - toto je hodnotenie toho, ako správne, úspešne a úplne sa problém vyriešil. Kontrolu vecnej stránky vykonania príkazu, vyriešenie záležitosti vykonáva vedúci (inštitúcia alebo útvar) alebo osobitne oprávnená osoba. Zodpovednosť za správne a včasné riešenie problémov premietnutých do dokumentov nesú vedúci štruktúrnych útvarov a zamestnanci, ktorí sú poverení vykonaním dokumentu. Výkonný umelec je spravidla uvedený v uznesení vedúceho k dokumentu alebo je určený v súlade s rozdelením zodpovedností v organizácii (firme). Ak je v uznesení vedúceho označených niekoľko exekútorov, osoba uvedená ako prvá v uznesení je zodpovedná za vyhotovenie dokumentu a podľa toho organizuje jeho vyhotovenie.

Kontrola načasovania vykonávania dokumentov vedie službu dokumentácie riadenia a v malej firme - sekretárka. AT Štátny systém V dokumentačnej podpore manažmentu sa uvádza, že „Kontrola výkonu zahŕňa kontrolu, kontrolu včasného doručenia písomnosti exekútorovi, predbežnú kontrolu a reguláciu priebehu výkonu, zaznamenávanie a sumarizáciu výsledkov kontroly vykonávania dokumentov, informovanie vedúceho. Organizácia kontroly vykonávania musí zabezpečiť včasné a kvalitné vyhotovenie dokumentov. “*

* Štát systém dokumentácie riadenia. Základné ustanovenia. Všeobecné požiadavky na dokumentačné a dokumentačné služby. - M., 1991, s. 47-48.
Technológiu na sledovanie načasovania vykonávania dokumentov možno rozdeliť do nasledujúcich postupov:

Oprava všetkých dokumentov, pokynov, objednávok, úloh manažmentu pod kontrolou (vykonaných počas procesu registrácie);

Kontrola včasného doručenia dokumentu dodávateľovi;

Oprava údajov na kontrolovaných dokumentoch pri zmene termínu vyhotovenia, odovzdanie dokumentu zo zhotoviteľa dodávateľovi, z oddelenia na útvar (vyplnenie časti „Priebeh vykonávania“);

Pripomienka exekútorom a vedúcim odborov o prítomnosti nevyplnených dokumentov a príkazov;

Informovanie manažérov (oddelení a organizácií) o stave a priebehu vybavovania dokumentov;

Zadávanie údajov o vykonaní dokumentov;

Analýza stavu vecí a úrovne výkonnej disciplíny v organizácii ako celku podľa štruktúrnych oddelení, špecialistov, druhov dokumentov a ďalších aspektov.

Vzhľadom na to, že výkonná disciplína v našej krajine ešte nie je na správnej úrovni, je potrebné dostať pod kontrolu všetky dokumenty vyžadujúce prijatie manažérskeho rozhodnutia alebo vykonanie akýchkoľvek opatrení, prípravu odpovede alebo iného dokumentu. V prípade administratívnych dokumentov, napríklad objednávok, sú predmetom kontroly rozhodnutia, ktoré sú v nej obsiahnuté. V súlade s tým je každá položka, každá úloha alebo objednávka obsiahnutá v administratívnom dokumente pod kontrolou.

Lehoty na vybavenie dokumentov môžu určiť právne predpisy, napríklad na vybavenie žiadostí občanov.

V dokumentoch prijatých od vyšších organizácií a obsahujúcich akúkoľvek objednávku je zvyčajne uvedené obdobie. V administratívnych dokumentoch a rozhodnutiach kolegiálnych orgánov je termín uvedený pre každú položku. Na dokumentoch, ktoré prednosta posudzuje, je lehota na ich vyhotovenie obsiahnutá v uznesení. Na vyriešenie opakujúcich sa problémov v inštitúcii by sa mali ustanoviť štandardné podmienky vykonávania týchto dokumentov a zohľadniť v pokynoch.

V prílohe k „Štátnemu systému podpory dokumentácie pre riadenie“ je uvedený zoznam typických lehôt na vyhotovenie dokumentov, ktoré je potrebné dodržať pri vypracúvaní pokynov pre kancelársku prácu konkrétnej inštitúcie.

Pre dokumenty obsahujúce zložitú úlohu je možné stanoviť dlhé termíny (niekoľko mesiacov, šesť mesiacov, rok). V takom prípade je potrebné rozdeliť zákazku na etapy a kontrolovať vykonávanie úlohy po etapách.

V pojme kontrola možno rozlíšiť prúdovú kontrolu, preventívnu a konečnú kontrolu.

Hlavnými typmi kontroly sú rutinná a preventívna kontrola.

Pod prúd kontrola rozumie každodennej príprave informácií o dokumentoch, ktorých termín dnes končí. Aktuálna kontrola sa vykonáva dennou kontrolou priebehu dokumentu a pripomenutím zhotoviteľa o uplynutí lehoty a potrebe dokončenia práce na dokumente. Osoby zodpovedné za sledovanie vykonávania (v malej firme - sekretárka) každý deň, spravidla na začiatku pracovného dňa, identifikujú a vypracujú zoznam dokumentov, ktorých konečný termín uplynie dnes.

Monitorovanie pomáha plánovať prácu na deň. Okamžite ukáže, čo by sa malo dnes dokončiť (riešenie problému na schôdzi, podpísanie dokumentu, odoslanie faxu atď.). Preto je kontrola načasovania vykonávania dokumentov funkciou, ktorá je nevyhnutne poskytnutá v popis práce tajomník hlavy. Tajomník každý deň, keď identifikuje dokumenty, ktoré majú vypršať, zistí možnosť včasného riešenia problému a v prípade nedodržania termínu to oznámi vedúcemu.

Počas preventívne kontroly sa zostavujú súhrny a výkonní umelci sú varovaní podľa podkladov, ktorých termín končí o 2 - 3 dni. Zamestnanec má ešte čas na vyriešenie problému.

Forma kontroly je veľmi dôležitá. Iba orientácia kontroly na pomoc zamestnancom pri organizácii ich práce, a nie na zisťovanie nedostatkov, chuť pomáhať, pripomínať a nechytať sa, môže zabezpečiť najväčšiu efektívnosť kontrolnej služby.

Systematická kontrola výkonu, šikovne a správne vykonaná zamestnancom, ktorý taktne pripomína, že dokument je potrebný včas, že prosperita spoločnosti závisí od včasného riešenia problému atď., Zdôrazňuje potrebu tohto zamestnanca a jeho práce. Okrem toho súbor s kartami termínov pomáha pri plánovaní pracovného dňa manažéra, pretože odráža všetky aktivity a úlohy k danému dátumu.

Ak po prijatí písomnosti alebo počas vyhotovenia písomnosti exekútor zistí nemožnosť jej včasného vyhotovenia, oznámi sa to vedúcemu oddelenia (vedúcemu, ktorého uznesenie je na písomnosti alebo kto poveril exekútora), ktorý má právo na posunutie lehoty na vyhotovenie písomnosti. Ak vedúci pracovník predĺži termín, tajomník v súlade s jeho pokynmi vstúpi do registračného preukazu nový termín exekúcia.

Otázka posunutia termínu na vykonanie dokumentu musí byť nastolená najneskôr jeden deň pred uplynutím kontrolného dátumu. Spätné posunutie termínu splatnosti nie je povolené a v automatizovaných systémoch to spravidla nie je možné.

Pri dokumentoch s dlhou (niekoľko mesiacov) dobou vykonania, napríklad pri zmluvách, je možné sledovať medzistupne vykonávania zadaním informácií o priebehu vykonávania do poľa „Priebeh vykonávania“ registračnej karty dokumentu.

Riešenie problému často vyžaduje postupnú prácu na dokumente niekoľkými výkonnými umelcami alebo koordináciu dokumentu s niekoľkými oddeleniami. Napríklad návrh zmluvy musí byť dohodnutý s právnou službou, s účtovným oddelením atď. V týchto prípadoch by sa mala kontrolovať doba uchovávania dokumentu u každého dodávateľa. Pri prenose dokumentu sa skutočnosť prenosu nevyhnutne zaznamená. Registráciu zvyčajne vykonáva tajomník podoblasti, ktorý dokument prenáša. Pohyb dokumentu a dátum jeho prenosu sa odráža v časti registračnej karty „Pohyb dokumentu“.

Keď sa objavia dokumenty s dátumom skončenia platnosti, ich zoznam sa vytlačí v ten istý deň a oznámi sa vedúcemu.

Ak správne. registrácia dokumentov môže byť poskytnutá širokému okruhu zamestnancov, potom zmeny v registračnom preukaze spravidla vykonáva iba jeden zodpovedný zamestnanec, pomocný sekretár alebo vedúci kancelárie.

Odstránenie dokumentu z kontroly sa vykonáva až po úplnom vykonaní dokumentu: splnenie uznesenia vedúceho, príprava dokumentu s odpoveďou, prijatie odpovede na odchádzajúci dokument a ďalšie doložené potvrdenie o skutočnosti vykonania. Výsledok vykonania dokumentu musí byť zaznamenaný v registračnom preukaze. Napríklad: bola odoslaná pozvánka, podpísaná zmluva, zaslaný list so špecifikáciou produktu atď.

Registračná karta obsahuje aj informácie o dátume vyhotovenia dokumentu a uvádza číslo prípadu podľa nomenklatúry, v ktorej je vyhotovený dokument uložený.

TO finálny kontrola sa týka analytickej práce zovšeobecňovania vykonávanie disciplíny a výsledky práce zamestnancov jednotky alebo organizácie ako celku. Konečnú kontrolu vykonávajú zamestnanci (služba) zodpovední za kontrolu exekúcie alebo tajomník spoločnosti v stanovenej frekvencii (týždenne, mesačne, štvrťročne). V skutočnosti ide o analytické zovšeobecnenie pracovného toku, vykonávanie disciplíny v organizácii (firme) a jej štruktúrnych jednotkách, dáva predstavu o práci organizácie ako celku. Výsledky následnej kontroly sa premietajú do konečných kvantitatívnych a zoznamových súhrnov stavu plnenia úloh, teda kontrolovaných dokumentov. Konečná kontrola je v povinnej kombinácii s preventívnou kontrolou prostriedkom na zabezpečenie riešenia výrobných a obchodných problémov a zároveň stimulačným faktorom pri zlepšovaní disciplíny zamestnancov.

Formou kontroly je pravidelné zostavovanie súhrnných správ o dokumentoch organizácie (firmy). Toto umožňuje manažmentu vedieť, čo konkrétny zamestnanec (oddelenie) robí a ako sa veci majú v konkrétnej oblasti činnosti (riešenie konkrétneho problému).

Formulár kontrolného výkazu

Táto tabuľka je základom pre záverečnú kontrolu.

Registrácia prichádzajúcich, odchádzajúcich a interné dokumenty a vykonávanie informačných a referenčných prác na dokumentoch.

Samotným registračným procesom je odstránenie (prenos) ukazovateľov (detailov) z dokumentu a ich vloženie do konkrétneho registračného formulára (denník, kartový index, počítač), ktorý umožňuje vytvoriť databázu dokumentov inštitúcie. V procese registrácie je teda zavedený systém vyhľadávania informácií pre všetky dokumenty inštitúcie. To je základ pre ďalšie fázy práce s dokumentmi, ktoré riadia načasovanie ich vykonania, a informačné a referenčné práce na dokumentoch.

Informácie a referenčné práce na dokumentoch

Všeobecne pred zavedením počítačových technológií do riadiacej sféry boli informačné a referenčné práce na dokumentoch organizácie slabou časťou práce kancelárskych služieb.

Úloha a miesto informačnej a dokumentačnej podpory v práci riadiaceho aparátu histórie organizácie kancelárskych prác v predrevolučnom Rusku a v Sovietskom zväze vládne agentúry moderná technológia a organizácia kancelárskych prác, úlohy a funkcie predškolskej vzdelávacej inštitúcie, úradní a technickí zamestnanci zamestnancov, funkčné zodpovednosti, regulačný rámec upravujúci organizáciu a technológiu informačnej a dokumentačnej podpory činnosti inštitúcie; organizácia toku dokumentov, registrácia a kontrola vykonávania dokumentov v inštitúcii; informačný a referenčný systém dokumenty inštitúcie, vlastnosti práce s odvolaniami občanov; organizácia súčasného uchovávania dokumentov; nomenklatúra prípadov, formovanie prípadov, organizácia a preskúmanie hodnoty dokumentov; zničenie dokumentov; príprava dokumentov na prenos do rezortného skladu.

Účtovníctvo (častejšie sa používa pojem registrácia) otvorených dokumentov je primárne zamerané na zahrnutie dokumentu do referenčného informačného systému na účely referencie a pátracia práca o dokladoch a kontrole plnenia príkazov a úloh obsiahnutých v doklade.

Registračné a kontrolné karty (RCC) vám umožňujú rýchlejšie vykonávať informačné a referenčné práce a monitorovať vykonávanie dokumentov bez opätovnej registrácie. Typicky sa RKK za dokument vytlačí v niekoľkých kópiách, čo vám umožní vytvoriť a udržiavať niekoľko kartových súborov zoradených podľa rôznych kritérií podľa typu činnosti, podľa korešpondenta, účinkujúceho, podľa dátumu atď. Forma registračnej a kontrolnej karty je uvedená na obr. 7.6.

Systém audítorského asistenta pre audit služieb je profesionálny informačný a referenčný systém integrovaný do systému na vyhľadávanie informácií Codex (ISS). Je určený pre audítorské spoločnosti, súkromných audítorov, ako aj spoločnosti a podniky, ktoré sa usilujú zvýšiť efektívnosť vnútorného auditu a finančných a ekonomických služieb. Kvôli integrácii do kódexu ISS vám asistent audítora umožňuje vyhľadávať potrebné materiály všetkými možnými metódami, ktoré sú v ňom implementované (tematické vyhľadávanie, kontextové vyhľadávanie, vyhľadávanie podľa názvu, typu a typu dokumentu atď.).

Centralizovaná forma predpokladá koncentráciu všetkých technologických operácií na prácu s dokumentmi v pôsobnosti jedného špecializovaného štruktúrneho celku (kancelária, všeobecné oddelenie) alebo jedného zamestnanca (tajomník inštitúcie). Na tomto oddelení (alebo týmto zamestnancom) sa uskutočňuje celý cyklus technologických operácií na spracovanie dokumentov od okamihu ich prijatia alebo vytvorenia až po odovzdanie do archívu, príjem a spracovanie prichádzajúcich dokumentov, ich registrácia, kontrola nad vykonaním, referenčné a informačné práce, systematizácia a ukladanie dokumentov, zasielanie dokumenty, spracovanie dokumentov na ich prenos do archívu.

Fondy asociatívnej pamäte (FAP) ako formy ukladania údajov sa líšia v tom, že štrukturálna jednotka je v nich samotným indikátorom a nie nijaká medzičlánok typu dokumentu alebo záznamu (karty) v registri. Ukazovatele sa kombinujú do polí podľa ich spoločných zmysluplných znakov, to znamená podľa blízkosti ekonomického významu. To poskytuje schopnosť vyhľadávať priamo na množine zmysluplných funkcií (asociatívne vyhľadávanie). Od používateľa sa súčasne nevyžaduje alebo sa vyžaduje veľmi malé množstvo špeciálneho indexovania (kódovania) požadovaných údajov, čo robí FAP obzvlášť efektívnym pre prácu v režime informačných a referenčných služieb, čo poskytuje užívateľovi najväčšie pohodlie.

Musí poznať výnosy, nariadenia, nariadenia, iné riadiace a normatívne dokumenty vyšších a iných orgánov týkajúce sa právnych činností organizácie; platná legislatíva; občianske, pracovné, finančné, správne právo; technické prostriedky mechanizácie a automatizácie referenčných a informačných prác na legislatíve a regulačných aktoch; príprava správ o hospodárskej a finančnej činnosti organizácie postup pri uzatváraní a plnení ekonomických dohôd na základe ekonomiky, organizácie a riadenia práce legislatíva práce a ochrany práce Ruskej federácie vnútorné pracovnoprávne predpisy a predpisy ochrany práce, bezpečnosti, priemyselnej hygieny a požiarnej ochrany.

Je pripravený súbor regulačných a metodických dokumentov, ktoré upravujú hlavné typy informačných a reklamných aktivít v oblasti získavania CIF, referenčných a informačných služieb, kontrolných a analytických činností, prác na zbere, analýze a hodnotení vedeckej a technickej dokumentácie a softvéru pre priemyselné organizácie, súvisiace odvetvia a podniky pôsobiace v oblasti premeny, publikačná činnosť a pod.

Účtovná dokumentácia a kontrola. Aj najbežnejšia nákupná operácia vyžaduje úplné účtovníctvo a určitú systematickú kontrolu. V priebehu každodennej práce sa vypracúvajú základné účtovné doklady, ktoré obsahujú žiadosti, zoznamy materiálov a preberacie listy. Nákupné oddelenia ukladajú množstvo informačných materiálov prijatých od dodávateľov. Patria sem katalógy dodávateľov a cenové zoznamy, technické brožúry, letáky a listy. Oddelenia verejného obstarávania zvyčajne majú aj niekoľko všeobecných príručiek, napríklad adresáre priemyselných firiem v celej krajine alebo konkrétnych regiónoch, špecializované adresáre pre jednotlivé priemyselné odvetvia alebo hlavné skupiny výrobkov, všeobecné adresáre, technické adresáre, vládne publikácie, obchodné a vedecké periodiká. ... Takéto materiály sú neoceniteľné pri identifikácii a výbere dodávateľov.

Príručka popisuje podrobnú technológiu, kontrolu nad vykonaním dokumentov z časového hľadiska a z hľadiska podstaty problému, a to aj v automatizovanom režime, ako aj organizáciu vyhľadávacieho a referenčného prístroja ako mobilného prostriedku na rýchle získanie potrebných informácií o kontrole a stave disciplíny výkonu. Určité miesto sa venuje otázkam organizačnej a informačnej podpory AKS, ako aj práci s listami občanov ako dosť objemnej dokumentačnej úrovni riadiacej činnosti. Uvádza sa približný klasifikátor kategórií a otázok odvolaní občanov v oblasti organizácie pracovného procesu.

Mnoho faxových prístrojov potvrdzuje prijatie správy a počet strán v nej, alebo uvedie dôvody, prečo správa neprešla. Všetky tieto informácie sa odrážajú v automaticky generovanom denníku, ktorý po 20 prenosoch alebo prijatiach dokumentov stroj vytlačí (pozri obr. 13). Listy tohto časopisu sú archivované, slúžia ako referencia a informačné práce a v prípade potreby môžu byť predložené klientovi alebo protistrane v sporných situáciách.

Počet kópií vyplnených registračných preukazov určuje inštitúcia. Spravidla sú vyplnené minimálne dve takéto karty. Po vyplnení karty je jeden z nich umiestnený v indexe karty termínov, druhý v informačnom a referenčnom súbore a dokument je odovzdaný dodávateľovi, aby s ním mohol pracovať. Častejšie sú ale vyhotovené tri kópie preukazu. Dva z nich sa vložia do kartotéky (referenčné a kontrolné) a tretia kópia sa prenesie s dokumentom výkonnému umelcovi. Ak sú súbory referenčných kariet zostavované podľa rôznych kritérií, napríklad korešpondentmi, regiónmi alebo otázkami, potom sa počet kariet primerane zvýši, takže pre každý index karty bude dostatok kópií. V takom prípade sa počet kópií preukazu vo veľkých inštitúciách zvýši na päť alebo šesť. Prirodzene, vytváranie a údržba veľkých kartoték je namáhavá práca a dodávali ju iba v jednotlivých inštitúciách s dobre organizovanou kancelárskou službou. Zavedenie výpočtovej techniky umožnilo zbaviť sa ťažkopádnych registračných skríň a organizovať informácie a referencie náročné na prácu takmer v každej inštitúcii.

Jednou z dôležitých etáp práce s odvolaniami občanov je organizácia informačných a referenčných prác na nich. Súčasne s umiestnením jednej kópie registračnej a kontrolnej karty do indexu karty termínov sa ďalšia kópia karty umiestni do indexu referenčnej karty zostaveného v abecednom poradí mien žiadateľov. Pomocou tohto kartového lístka môžete kedykoľvek odpovedať na žiadosť občana alebo inštitúcie o stave posúdenia konkrétneho odvolania. Je oveľa pohodlnejšie vykonávať referenčné práce s automatizovaným systémom, ktorý umožňuje vyhľadávať akékoľvek podrobnosti dokumentu.

Pracovná náplň. Vyvíja bahno a podieľa sa na vývoji dokumentov právna povaha... Poskytuje metodické usmernenie legálna práca v organizácii a poskytuje právnu pomoc jej štruktúrnym jednotkám. Podieľa sa na príprave odôvodnených odpovedí na zamietnutie reklamácií. Za účasti divízií organizácie pripravuje materiály o sprenevere, odpadoch, nedostatku, výrobe neštandardných, neštandardných a neúplných výrobkov a iných trestných činoch na ich postúpenie rozhodcovským, vyšetrovacím a súdnym orgánom, eviduje a ukladá tieto údaje vo výrobe a po ukončení súdnych a rozhodcovských konaní Podieľa sa na vývoji a implementácii opatrení na posilnenie nákladového účtovníctva, zmluvnej, finančnej a pracovnej disciplíny, zaistenie bezpečnosti majetku organizácií, boj proti plytvaniu a sprenevere. Analyzuje a sumarizuje výsledky posudzovania nárokov v súdnych a rozhodcovských veciach a tiež študuje prax uzatvárania a plnenia zmlúv s cieľom vypracovať vhodné návrhy na odstránenie zistených nedostatkov a zlepšenie ekonomických a finančných aktivít organizácie. V súlade s ustanoveným postupom vypracúva podklady o dovolaní zamestnancov k disciplinárnej a hmotnej zodpovednosti. Podieľa sa na prácach na uzatváraní zmlúv, príprave stanovísk k ich právoplatnosti, posudzovaní problematiky pohľadávok a záväzkov. Kontroluje včasnosť predkladania osvedčení, výpočtov, vysvetlení a iných materiálov na prípravu odpovedí na reklamácie. Pripravuje spolu s ďalšími oddeleniami návrhy na zmenu existujúcich alebo zrušených objednávok a ďalšie nariadenia vydané v organizácii, ktoré sa stali neplatnými. Vykonáva referenčné a informačné práce o legislatíve a predpisoch pomocou technických prostriedkov, ako aj účtovníctva platná legislatíva a ďalšie normatívne akty, robí si poznámky o ich zrušení, zmenách a doplnkoch. Podieľa sa na príprave stanovísk k právnym otázkam vyplývajúcim z:

Kto, kde, v ktorej fáze práce je akýkoľvek dokument;

V ktorých dokumentoch nájdete informácie o konkrétnom vydaní.

Na zodpovedanie týchto otázok musí systém získavania informácií pokrývať celú škálu dokumentov inštitúcie.

Informačné a referenčné práce, ako aj samotný registračný systém je možné vykonávať v tradičnej podobe pomocou referenčných súborov aj v automatizovanom režime.

Počet kartoték nie je obmedzený. Môžu byť zostavené podľa ľubovoľného indikátora zadaného v registračnej karte. Pri zmiešanej organizácii práce v kancelárii je možné uchovávať kartové súbory v kancelárii aj na oddeleniach. V prevádzkových prácach existujú registračné skrinky pre súčasný a minulý rok. Všeobecná doba uchovávania kariet je tri roky. V kartovom indexe legislatívnych, regulačných a administratívnych dokumentov karty zostávajú, kým nebudú dokumenty nahradené novými.

Všeobecne pred zavedením počítačových technológií do sféry riadenia boli informačné a referenčné práce na dokumentoch organizácie slabou časťou práce kancelárskych služieb.

Možnosti informačných a referenčných služieb sa významne rozšírili zavedením automatizovaného registračného systému.

Moderné systémy na správu databáz vám umožňujú pýtať sa na akúkoľvek kombináciu údajov uvedených v registračnej karte dokumentu.

Osvedčenie je možné vydať:

Pre konkrétny dokument: kde sa nachádza; prípravná fáza; výsledok exekúcie; skladovanie.

Podľa témy (obsahu): konkrétny dokument; skupina dokumentov.

Podľa regiónu: krajina; oblasť; mesto;

Ak chcete vyhľadať dokument alebo skupinu dokumentov, môžete určiť nasledujúce podrobnosti:

Prichádzajúce, odchádzajúce interné dokumenty (vyhľadávanie je možné vykonať ako samostatne pre každú kategóriu, tak aj pre všetky tri skupiny dokumentov);

Typ dokumentu (list, objednávka, zmluva atď.);

Približný chronologický rozsah vyhľadávania (podľa dátumu prijatia alebo interného - podpisu dokumentu, od a do);

Región, ktorý chcete vyhľadať (krajina, región);

Organizácia (korešpondent / adresát);

Pri hľadaní informácií o konkrétnom dokumente je možné priamo určiť číslo dokumentu.

Kontrolné otázky

1. Aký význam majú informačné a referenčné práce pri organizácii podpory dokumentácie pre riadiace činnosti?

2. Ako súvisia informácie a referenčné práce s registráciou dokumentov?

3. V akých formách môžu byť organizované informácie a referenčné práce v inštitúcii?

4. Aké sú najtypickejšie typy žiadostí o dokumenty.

5. Ako je zostavený index informačných a referenčných kariet v tradičnej podobe, ich rozdeľovače?

6. Aká je výhoda vykonávania informácií a referenčných prác v automatizovanom režime?

7. Aké informácie o dokumente je možné použiť na pomoc v automatizovanom režime?

Vývoj príležitostí na dosah
Výhody automatizované systémy:

úplnosť vyhľadávania
rýchlosť
distribuovaný prístup
ďalšie možnosti informačných služieb

Informačné a referenčné práce na dokumentoch organizácie sú jednou z najdôležitejších úloh predškolskej vzdelávacej inštitúcie. Efektívnosť a úplnosť prezentácie informácií potrebných na prípravu rozhodnutia manažmentu, tvorba dokumentov do veľkej miery určuje kvalitu práce riadiaceho aparátu ako celku. Jednou z hlavných úloh pri vytváraní moderného automatizovaného systému registrácie dokumentov je práve potreba vytvorenia databázy všetkých dokumentov organizácie pre následné informačné a referenčné práce.

Spočiatku, keď sa používali systémy archivácie časopisov, boli možnosti informačnej a referenčnej práce výrazne obmedzené. Pokiaľ nebolo známe sériové číslo, pod ktorým bol dokument zaevidovaný v denníku, alebo aspoň presný dátum registrácie dokumentu, bolo potrebné prehľadať významnú časť denníka. Prehliadka bola samozrejme veľmi namáhavá a bola vykonaná v prípade urgentnej potreby.

S príchodom systémov registrácie kariet sa schopnosť vyhľadávania dokumentov trochu rozšírila, niekoľko kópií registračnej karty vytlačených pod karbónovou kópiou umožnilo vytvorenie 2–3 tematických indexov kariet. Teraz je možné vyhľadávať napríklad podľa abecedy korešpondentov alebo podľa témy dokumentu. Boli však obmedzené aj možnosti vyhľadávania v registračnom systéme. Pretože pri hľadaní každého vyhľadávacieho atribútu (korešpondent, predmet, geografický znak atď.) Bolo potrebné vytvoriť samostatný kartový index a počet kartových indexov bol obmedzený (bolo možné vytlačiť 3–4 kópie karty pre kópiu, kartotéky zaberali veľa miesta) , potom boli možnosti vyhľadávania obmedzené na tieto 2–3 kritériá vyhľadávania. Okrem toho takýto kartotékový lístok, ktorý sa nachádzal v predškolskej vzdelávacej inštitúcii, vyžadoval použitie centralizovaného systému registrácie dokumentov, keď všetky dokumenty predškolská vzdelávacia inštitúcia centrálne prijala, zaevidovala a potom preniesla na oddelenia. Vo veľkých organizáciách sa pri použití decentralizovaného systému registrácie dokumentov, keď sa dokumenty registrovali priamo v divíziách, oddeleniach, všeobecných referenčný systém podľa dokumentov organizácie v zásade absentovala.

Zavedením moderných automatizovaných systémov účtovania dokumentov (systémy elektronického vedenia záznamov, EDMS) sa schopnosti informačnej a referenčnej práce posunuli na kvalitatívne novú úroveň.

Je možné rozlíšiť nasledujúce charakteristické črty práce pri získavaní informácií v automatizovaných systémoch (EDMS).

1. Schopnosť vyhľadávať ľubovoľné vyhľadávacie kritériá a kombináciu viacerých vyhľadávacích kritérií súčasne. Môžeme teda prehľadávať napríklad dokumenty prijaté od konkrétneho korešpondenta za určité časové obdobie; buď dokumenty určitého typu, pripravené na niektorom oddelení, alebo správy pripravené zamestnancami obchodného oddelenia za február - máj 2007; dokumenty schválené zamestnancom v decembri 2007 a pod.

2. Možnosť fulltextového vyhľadávania. Keďže takmer všetky dokumenty sa dnes vytvárajú na počítači, prichádza k nim čoraz viac dokumentov elektronickej podobe buď naskenované v predškolskej vzdelávacej inštitúcii, respektíve podiel fulltextového EDMS rýchlo rastie, to znamená systémy, ktoré uchovávajú nielen informácie o dokumente (registračná karta), ale aj samotný dokument vo forme súboru pripojeného ku karte alebo súboru súborov rôznych formátov (obrázok dokumentu a znenie dokumentu alebo dokumentu a jeho príloh). Možnosti vyhľadávania sú výrazne rozšírené. Teraz môžeme vyhľadávať nielen súbor náležitostí alebo kľúčových slov (nadpisov), ale aj akékoľvek slová, ktoré sa môžu v texte dokumentu vyskytnúť.

3. Pokročilé vyhľadávanie. Rýchle zlepšenie vyhľadávače na internete, prispôsobený textovým dotazom formulovaným v bežnom jazyku, umožnil použitie podobných mechanizmov, ktoré umožňujú vyhľadávanie vo všetkých dokumentoch organizácie zahrnutých do EDMS s prihliadnutím na tvaroslovie, slovníky synoným atď. Takzvaný „jazyk vyhľadávacích dopytov“ vám umožňuje určiť, že hľadané slová by sa mali nachádzať v blízkosti, v jednej vete, v jednom odseku. Ak chcete zúžiť rozsah výsledkov vyhľadávania, môžete určiť, ktoré slová by sa v texte nemali nachádzať, napríklad hľadáme výraz „Bush“, ale bez slova „senior“ atď.

4. Tematické hľadanie. Fulltextové vyhľadávanie vám umožňuje ľahko vykonávať tematické zbierky dokumentov vrátane zložité dokumentyo mnohých otázkach, ktoré sa nemusia výslovne prejaviť ani v názve dokumentu. Výsledkom žiadosti môže byť navyše výber dokumentov aj „stlačenie“ - výňatky z dokumentov na položená otázka s uvedením zdroja vo forme: názov, dátum a číslo dokumentu, text k tejto problematike. A už na základe takéhoto výberu sa používateľ rozhodne objednať niektoré celé dokumenty.

5. Jediný EDMS vám umožňuje vykonávať komplexné vyhľadávanie v dokumentoch o súčasnej kancelárskej práci, dokumentoch dokončených v kancelárskej práci a archívne dokumenty... S aktualizáciou indexu elektronických kariet bude EDMS obsahovať čoraz viac dokumentov. Ak sa dokumenty súčasnej kancelárskej práce nakoniec prenesú do rezortného archívu, potom samotné elektronické karty elektronických dokumentov môžu byť naďalej uložené v systéme. Je však potrebné mať na pamäti, že niektoré programy neumožňujú end-to-end vyhľadávanie vo všetkých ročných oddieloch, pretože každá ročná časť je samostatnou databázou. Takéto systémy spôsobujú najväčšie nepríjemnosti na začiatku roka, keď sú obzvlášť časté volania na stále nevyplnené dokumenty za posledný rok a je potrebné neustále prepínať medzi súčasnou základňou a základňou dokumentov za posledný rok. A ak rok dokumentu nie je presne známy alebo je potrebné nájsť dokumenty pre rôzne roky, potom je v takom prípade potrebné vykonať niekoľko opakovaných vyhľadávaní - podľa počtu ročných častí v systéme. Pretože niektoré EDMS obsahujú dokumenty na desať a viac rokov, výrazne to komplikuje vyhľadávanie. Preto sa od týchto programov postupne upúšťa od prechodu na systémy, ktoré umožňujú komplexné prehľadávanie vo všetkých ročných sekciách, a to v dokumentoch súčasnej kancelárskej práce aj v dokumentoch prenesených do archívu.

6. Distribuovaný prístup. Informácie a referenčné práce tradične vykonávala predškolská vzdelávacia inštitúcia. To znamená, že ak bolo potrebné nájsť akýkoľvek dokument alebo dokumenty - vedenie, zamestnanci sa obrátili na zamestnancov predškolskej vzdelávacej inštitúcie a tí už pomocou časopisov alebo kartových indexov určili, kde a kto mal ten či onen dokument. Vytvorenie automatizovaného systému umožňuje distribuovaný vzdialený prístup k EDMS z ktoréhokoľvek pracoviska, a to v rámci lokálnej siete kancelárie, ako aj zo vzdialenej kancelárie, pobočky a na základe vhodných bezpečnostných opatrení odkiaľkoľvek na svete prostredníctvom internetu, napríklad zo strany manažmentu alebo zamestnancov, byť na služobnej ceste, doma atď. Účinnosť získavania informácií o dokumentoch všetkými zamestnancami organizácie sa tak prudko zvyšuje.

Dnes sa práca s EDMS stáva každodennou operáciou takmer každého zamestnanca riadiaceho aparátu. Rovnako ako sa rozšírilo používanie legálnych databáz ako „Garant“, „Kodeks“, „ConsultantPlus“ atď., Pri príprave akéhokoľvek dokumentu sa zamestnanec najskôr obráti na EDMS a vyhľadá existujúce dokumenty. v tej či onej otázke. Na jednej strane teda nie je zbytočne míňaný čas na prípravu dokumentov o predtým vyriešených problémoch a pravdepodobnosť duplikácie v práci zamestnancov sa výrazne znižuje. Napríklad bežná manažérska situácia, keď zamestnanci dvoch oddelení pripravujú dokumenty, ktoré si navzájom odporujú ... Na druhej strane, keď majú k dispozícii celú základňu dokumentov a vedomostí o organizácii, aj zamestnanci, ktorí do spoločnosti nedávno vstúpili, môžu pripraviť oveľa kvalitnejšie dokumenty.

7. Ochrana pred neoprávneným prístupom. Implementácia EDMS je nevyhnutne sprevádzaná vymedzením rozsahu dokumentov, ktoré sú k dispozícii zamestnancom organizácie, v závislosti od rozdelenia povinností a pôsobnosti. Informačné a referenčné služby musia nájsť rovnováhu medzi potrebou čo najúplnejšieho prístupu zamestnancov ku všetkým informáciám potrebným na efektívnu prácu a ochranou dôverných informácií pred neoprávneným prístupom. Spravidla sa ustanovujú tri stupne prístupu k dokumentu: prezeranie karty a dokumentu k nej pripojeného, \u200b\u200bprístup na kartu bez možnosti prezerania samotného dokumentu a odmietnutie prístupu. V závislosti na nastaveniach a konkrétnom programe užívateľ buď dostane informáciu, že nemá prístupové práva k dokumentu, alebo sa informácie o dokumente vôbec nezobrazia vo výsledkoch dotazu a ak v dotaze priamo zadáte číslo uzavretého dokumentu, program zobrazí správu, že taký dokument nie je existuje.

8. Rozšírená informačná služba. Pretože informačná a dokumentačná služba administratívnych pracovníkov je jednou z hlavných úloh predškolskej vzdelávacej inštitúcie, zavedenie EDMS môže významne zvýšiť úplnosť a kvalitu a zaviesť nové formy informačnej a dokumentačnej služby. Napríklad aj napriek možnosti priameho prístupu do systému nie všetci zamestnanci ovládajú jazyk vyhľadávacích dotazov. Ak hľadanie konkrétneho dokumentu spravidla nespôsobuje ťažkosti, zložité tematické vyhľadávanie už môže spôsobiť ťažkosti. Preto, najmä v prvej fáze, budú zamestnanci naďalej kontaktovať predškolskú vzdelávaciu inštitúciu so žiadosťou o výber dokumentov k konkrétnej problematike. V takom prípade má zmysel poskytnúť zamestnancovi nie skutočnú zbierku dokumentov, ale uložený formulár žiadosti, na základe ktorého zamestnanec dostane zo systému zoznam potrebných dokumentov. Ďalej má zmysel, aby predškolská vzdelávacia inštitúcia nečakala na príchod konkrétnej žiadosti, ale po analýze potrieb zamestnancov vytvorila súbor typických požiadaviek, ktoré môžu zamestnanci potrebovať, a priniesla ich každému spotrebiteľovi. Používanie dotazov v porovnaní so zbierkami dokumentov má výhodu v tom, že ak sa v systéme objavia nové dokumenty, ktoré vyhovujú kritériám dotazu, potom po spustení dotazu zamestnanec dostane úplný zoznam, vrátane novoobjavených dokumentov. Niektoré programy majú funkciu predplatného, \u200b\u200bktorá umožňuje zamestnancovi dostávať oznámenia o všetkých nových dokumentoch, ktoré sa objavia v systéme a spĺňajú jedno alebo druhé kritérium, napríklad týkajúce sa konkrétnej organizácie atď.

9. Samostatnou referenčnou knihou rozširujúcou informácie a referenčné schopnosti EDMS je adresár. AT obchodné organizácie dnes čoraz častejšie nejde ani o modul EDMS, ale o samostatný program, ktorým je celá trieda programov - CRM systém, teda systém riadenia vzťahov so zákazníkmi (CRM). Takto vysoko rozšírený adresár obsahuje informácie o všetkých organizáciách, s ktorými táto spoločnosť udržiava vzťahy: ich adresy, bankové údaje, priezviská, mená, priezviská, kontaktné čísla a ďalšie referenčné informácie vrátane informácií o dodávkach, uzavretých zmluvách, rokovaniach atď. p. Prítomnosť takýchto informácií v systéme umožňuje nezávislejšiu prácu s firemnými klientmi od konkrétneho manažéra a minimalizuje riziká strát v prípade odchodu zamestnanca.

10. Ďalšie referenčné materiály. Predškolská vzdelávacia inštitúcia dnes vykonáva nielen informačné a referenčné práce na dokumentoch organizácie, ale môže zhromažďovať aj všetky potrebné informácie o predmete práce organizácie, sledovať publikácie v tlači, na internete, odchádzajúce tlačené publikácie a ďalšie informácie potrebné pre prácu zamestnancov organizácie. Všetky tieto informácie sa zhromažďujú každý deň, pridávajú sa do systému a v danej frekvencii, napríklad raz týždenne, sú zamestnanci informovaní o nových príležitostiach, a to kruhovým zasielaním e-mailov alebo zverejňovaním informácií na internom podnikovom webe.

Okrem toho je možné informačné a referenčné služby vykonávať nielen na základe automatizovaného systému na vedenie elektronických záznamov (EDMS), ale aj na základe ďalších špecializovaných informačných systémov, napríklad právnych systémov, systémov na prácu s projektovou dokumentáciou (systémy riadenia životného cyklu) atď. p. Niekedy sa automatizácia práce s dokumentmi realizuje na základe integrovaného systému riadenia podniku (ERP-systém). Je však potrebné mať na pamäti, že ERP systémy, rovnako ako mnoho iných podnikových informačné systémy (CIS) sa spravidla vyznačujú výrazne vyššími nákladmi na každé pracovisko, a čo je najdôležitejšie, primárne sa zameriavajú na prácu nie s dokumentmi, ale s ukazovateľmi, číslami a nemôžu účinne poskytovať informácie a referenčné práce. podľa dokladov organizáciami.

Na záver je potrebné zdôrazniť, že použitie moderných automatizovaných systémov umožňuje preniesť informácie a referenčné práce na novú úroveň, a preto výrazne zvýšiť efektivitu práce riadiacich pracovníkov všeobecne, akejkoľvek organizácie, inštitúcie, spoločnosti bez ohľadu na profil, rozsah činnosti a formu vlastníctva.

Jedným z hlavných účelov registrácie je vytvorenie databázy dokumentov organizácie. Od služby dokumentácie pre správu (alebo tajomníka v malej organizácii) založenej na tejto databáze sa vyžaduje, aby odpovedala na dva typy otázok:

kto, kde, v ktorej etape práce je akýkoľvek dokument;
v ktorých dokumentoch nájdete informácie o konkrétnom vydaní.

Hlavnou úlohou predškolskej vzdelávacej inštitúcie je vlastníctvo celého súboru informačných a dokumentačných zdrojov. Najskôr sa pri vykonaní tejto úlohy zaznamenajú všetky údaje o dokumentoch do registračných formulárov. Informačné a referenčné práce, ako aj samotný registračný systém je možné vykonávať tradičnou formou (hlavne pomocou kartového indexu), ako aj automatizovaným spôsobom.

Z registračných kariet je zostavený súbor referenčnej karty. Oddeľovačmi v referenčnom súbore sú názvy štruktúrnych jednotiek alebo oblastí činnosti organizácie. Do týchto častí je najpohodlnejšie umiestniť karty v abecednom poradí podľa korešpondentov alebo otázok týkajúcich sa činnosti (tovar, výrobky atď.). V čase registrácie dokumentu sú vyhotovené dve karty: jedna je vložená do súboru s kontrolnými kartami termínu, druhá do referenčnej. Po vykonaní dokumentu sa karta z časového rámca, ktorá je úplnejšia a má všetky známky riešenia problému uvedeného v dokumente, preskupiť do indexu referenčnej karty a podobná karta z indexu referenčnej karty sa zničí alebo sa použije na vytvorenie dodatočného indexu referenčnej karty na vyhľadávanie dokumentov podľa iného kritéria vyhľadávania.

Keď už hovoríme o informačných a referenčných prácach na dokumentoch organizácie, je potrebné poznamenať, že jednou z hlavných výhod používania automatizovaných systémov na podporu správy dokumentov v porovnaní s tradičnými technológiami je zníženie času stráveného hľadaním dokumentov a zostavovaním súhrnov a správ, ako aj zvyšovanie efektívnosti vyhľadávania a kvalita súhrnov a správ.

Pomocou automatizovaného systému podpory dokumentácie pre správu môžete rýchlo vyhľadať dokument alebo dokumenty podľa hodnoty a kombinácie akýchkoľvek podrobností registračnej a kontrolnej karty a podľa textov samotných dokumentov (súborov).

Použitie automatizovaného systému podpory dokumentácie pre správu prenáša informácie a referenčné práce na novú úroveň. Prístup do systému z pracovísk všetkých zamestnancov pracujúcich s dokumentmi, a to nielen služba dokumentácie riadenia, ako aj schopnosť rýchlo vyhľadávať akékoľvek dokumenty, či už v súčasnej kancelárskej práci, alebo v posledných rokoch, môžu výrazne zlepšiť kvalitu vypracovania dokumentov, vylúčiť opätovnú kompiláciu podobných dokumentov alebo príprava protichodných dokumentov rôznymi zamestnancami alebo oddeleniami a v konečnom dôsledku vedie k významnému zvýšeniu efektívnosti riadiaceho aparátu ako celku.

Druhy nomenklatúry prípadov. Schéma klasifikácie stavieb

Po vykonaní sú dokumenty uložené na určitý čas v organizácii. Na ich rýchle nájdenie a použitie je potrebné systemizovať vykonávané dokumenty, t.j. ich zoskupenie do prípadov.

Správne formulovať prípady a zabezpečiť ich použitie potrebné informácie, dokumenty sú klasifikované: sú rozdelené do skupín s rôznymi dobami uchovávania. Špeciálna príručka o klasifikácii, ktorá vám umožňuje určiť postup distribúcie dokumentov do prípadov, je nomenklatúra prípadov.

Nomenklatúra prípadov je systematizovaný zoznam mien prípadov vynesených v organizácii s uvedením podmienok ich uchovávania vypracovaný predpísaným spôsobom.

Nomenklatúra prípadov je multifunkčný dokument používaný na rôzne účely:

nomenklatúra sa používa ako klasifikačná schéma na distribúciu a zoskupovanie vykonaných dokumentov do prípadov (priečinkov). Hlavičky puzdra, ktoré sú v ňom pripevnené, sa potom prenesú na kryty puzdra;
každý prípad zahrnutý v nomenklatúre obsahuje údaj o období uchovávania dokumentov v ňom uvedených. S jeho pomocou teda načrtávajú približný čas ukladania dokumentov, čo je prvá etapa skúmania hodnoty dokumentov;
nomenklatúra prípadov sa používa pri budovaní systému vyhľadávania informácií založeného na podnikových dokumentoch. Pri registrácii dokumentov je index registrov podľa nomenklatúry často zahrnutý do registra. Okrem toho je možné klasifikačnú schému nomenklatúry použiť pri tvorbe indexu referenčných kariet pre vyhotovené dokumenty;
nomenklatúra prípadov sa namiesto inventúry používa ako účtovný doklad pri ukladaní prípadov s lehotami skladovania do 10 rokov vrátane. Slúži tiež ako základ pre zostavovanie zásob pre prípady s dobami skladovania nad 10 rokov a trvalými;
nomenklatúra má referenčnú hodnotu pri štúdiu štruktúry inštitúcie, organizácie, podniku.

Všeobecné požiadavky na nomenklatúru. Nomenklatúra prípadov ako jeden z hlavných nástrojov na organizáciu kancelárskej práce musí spĺňať určité požiadavky, z ktorých najdôležitejšie sú:

pokrytie všetkých dokumentov prijatých a vytvorených v priebehu činnosti organizácie;
samostatné zoskupenie dokumentov s trvalou a dočasnou dobou uloženia do súborov;
konkrétne a jasné znenie názvu veci, ktoré v plnej miere odráža zloženie a obsah dokumentov v nej a vylučuje možnosť zahrnúť do veci také dokumenty, ktoré nezodpovedajú jej obsahu a dobe uchovávania;
systematizácia prípadov v rámci oddielov nomenklatúry podľa stupňa dôležitosti a doby uchovávania dokumentácie.

Druhy nomenklatúr... Rozlišujte medzi typickou, približnou a špecifickou nomenklatúrou prípadov.

Typická nomenklatúra prípady sa zostavujú pre organizácie, ktoré sú svojou povahou svojich činností a štruktúry homogénne, ustanovuje pre ne štandardné zloženie prípadov, jednotnú indexáciu týchto prípadov a je normatívnym dokumentom.

Približná nomenklatúra Prípady stanovuje približné zloženie prípadov pre organizácie, ktoré majú homogénny charakter svojich činností, ale majú odlišnú štruktúru a majú poradný charakter.

Bez ohľadu na existenciu štandardnej a približnej nomenklatúry by každá organizácia mala vypracovať svoju vlastnú špecifickú (individuálnu) nomenklatúru prípadov.

V malých organizáciách, ktoré nemajú štrukturálne rozdelenie, sa vypracúva jedna nomenklatúra, ktorá je systematickým zoznamom mien všetkých prípadov, ktoré sa v organizácii vyskytli počas kalendárneho roka. Vo veľkých inštitúciách a organizáciách sa nomenklatúra zostavuje pre každú štrukturálnu jednotku a potom sa kombinuje do konsolidovanej nomenklatúry.

Ak je k dispozícii štandardná položka, hlavičky puzdier sa úplne prenesú na konkrétnu položku. Z približnej nomenklatúry prípadov sa pri zostavovaní konkrétneho vyberú názvy tých prípadov, ktoré sa tvoria v danej organizácii. Zároveň je možné niektoré prípady ustanovené v približnej nomenklatúre kombinovať alebo oddeľovať v závislosti od objemu dokumentácie alebo špecifík práce organizácie. Retenčné obdobia pre prípady ustanovené v štandardnej alebo približnej nomenklatúre sa prenášajú do konkrétnej nomenklatúry prípadov bezo zmien. Prítomnosť štandardnej alebo približnej nomenklatúry teda výrazne uľahčuje vytvorenie nomenklatúry prípadov pre konkrétnu organizáciu.

Vypracovanie nomenklatúry... Zostaveniu nomenklatúry predchádza štúdia zloženia, obsahu a počtu dokumentov generovaných v procese inštitúcie (organizácie), ktorá vykonáva svoje úlohy. Študujú sa charty a nariadenia o inštitúcii a jej štruktúrnych členeniach, personálny stôl, klasifikátory, referenčné karty, nomenklatúry prípadov za minulé roky, zoznamy prípadov trvalého a dlhodobého skladovania, registračné a účtovné formuláre (časopisy, kartové spisy). Hlavným zdrojom sú však samotné dokumenty organizácie. Pri určovaní doby použiteľnosti sú hlavnými výhodami štandardné a rezortné zoznamy dokumentov s uvedením doby ich uchovania, ako aj zoznamy dokumentov, ktoré sú predmetom prijatia na štátne uloženie.

Do postupu pri vypracúvaní nomenklatúry prípadov je potrebné zapojiť vedúcich a popredných špecialistov organizácie, ktorí pomôžu určiť zloženie úloh, ktoré budú v priebehu roka riešené oddeleniami, ako aj zloženie dokumentov. Mimovládne organizácie archívne inštitúcie môžu poskytovať metodickú pomoc na zmluvnom základe.

Nomenklatúra prípadov na nasledujúci rok sa vypracúva v poslednom štvrťroku predchádzajúceho roka a po schválení vedúcim je účinná od 1. januára. Mal by sa každoročne prehodnocovať a revidovať, najmenej však raz za päť rokov, alebo pri zmene funkcií a štruktúry organizácie, by sa mal znovu zostaviť a odsúhlasiť.

Vývoj nomenklatúry prípadov pozostáva z niekoľkých etáp:

stanovenie rozsahu dokumentov na zaradenie do nomenklatúry;
kompilácia nadpisov (mien) puzdier;
vývoj schémy klasifikácie nomenklatúry, t.j. poriadok;
stanovenie podmienok uchovávania puzdier;
definovanie indexovacieho systému a stanovenie indexov prípadov;
registrácia a potvrdenie nomenklatúry prípadov.

Stanovenie rozsahu dokumentov, ktoré sa majú zahrnúť do nomenklatúry. Hlavnou požiadavkou na nomenklatúru je pokrytie všetkých dokumentov generovaných v priebehu činnosti organizácie. V takom prípade by sa mala brať do úvahy dokumentácia vytvorená v organizácii samotnej a získaná od iných organizácií a osôb vrátane registračných kariet, účtovných denníkov a rôznych kartoték.

Nomenklatúra by mala obsahovať aj dokumenty dočasných provízií, skupiny vytvorené na riešenie konkrétneho problému, dokumenty verejných organizácií.

Nomenklatúra prípadov zahŕňa aj dokumenty, ktoré nie sú ukončené kancelárskymi prácami a ktoré pochádzajú od iných organizácií s cieľom pokračovať alebo ukončiť riešenie problému; prípady týkajúce sa problémov trvajúcich viac ako jeden rok (tzv. priebežné prípady). Sú zahrnuté v nomenklatúre každého roku počas celého obdobia riešenia problému. V priebehu roka možno nomenklatúru doplniť prípadmi, ktoré vznikli po začiatku roka v dôsledku nových problémov v činnosti organizácie. V takýchto prípadoch je na konci každej časti nomenklatúry uvedených niekoľko rezervných čísel.

Tlačené publikácie (zbierky, príručky atď.) Nie sú zahrnuté v nomenklatúre.

Vypracovanie klasifikačnej schémy... Po zostavení záhlaví prípadov sú systematizované, t.j. poradie, v akom sú usporiadané hlavičky v nomenklatúre prípadov. Je založený na zohľadnení organizačnej a štrukturálnej štruktúry riadiaceho aparátu a funkcií, ktoré vykonáva.

V nomenklatúre prípadov malej organizácie, ktorá nemá štruktúrne členenie, ako aj v nomenklatúre prípadov štruktúrnej jednotky veľkej organizácie sú prípady systematizované podľa stupňa ich dôležitosti s prihliadnutím na vzťah dokumentov.

Prvými sú prípady vrátane organizačných a administratívnych dokumentov smerničných a vyšších orgánov, potom - prípady obsahujúce organizačnú dokumentáciu súvisiacu s činnosťou organizácie ako celku (listina, nariadenia) alebo štruktúrneho celku, ak je vypracovaná nomenklatúra prípadov štrukturálneho celku. Ďalej existujú prípady s administratívnou dokumentáciou samotnej inštitúcie alebo organizácie (príkazy, príkazy, rozhodnutia kolegiálnych orgánov). Po tejto skupine prípadov nasledujú prípady s plánovacími a vykazovacími dokumentmi (ročné, štvrťročné, mesačné), korešpondenciou a inými dokumentmi.

V rámci každej z týchto skupín sú prípady zoradené podľa stupňa dôležitosti, napríklad prvé ročné plány, potom štvrťročné a po nich mesačné. Obdobne sú systematizované aj prípady s účtovnými dokladmi. Prípady korešpondencie sú usporiadané v tomto poradí: po prvé - korešpondencia so smernicami a vyššími orgánmi, potom - s nepodriadenými organizáciami a na konci - s podriadenými organizáciami, ak existujú, s ich pobočkami a zastúpeniami.

Ak existuje veľké množstvo homogénnych korešpondentov, prípady môžu byť usporiadané v abecednom poradí podľa mien korešpondenta alebo geografických mien.

Nomenklatúra prípadov organizácie sa zostavuje na základe nomenklatúry prípadov štruktúrnych jednotiek. V tomto prípade budú oddielmi konsolidovanej nomenklatúry prípadov názvy štruktúrnych jednotiek, ktoré sa nachádzajú v súlade so schválenou štruktúrou a personálny stôl organizáciami. Prvá časť nomenklatúry bude vždy administratívnou službou (napríklad kanceláriou). Posledné oddiely sú verejné organizácie alebo subjekty pôsobiace na dobrovoľnom základe.

V organizáciách bez štruktúrneho rozdelenia alebo s nestabilnou štruktúrou sú sekciami nomenklatúry manažérske funkcie alebo hlavné oblasti činnosti, napríklad: manažment, plánovanie, účtovníctvo, logistika, personál, podpora dokumentácie.

Poradie záhlaví prípadov v nomenklatúre organizácie by malo byť stabilné a rovnaké pre všetky štrukturálne členenia, pretože iba v takom prípade sa dosiahne rýchle vyhľadanie konkrétneho prípadu a potrebných dokumentov.

Požiadavky na zostavenie názvov prípadov nomenklatúry. Prvky hlavičky.

Toto je najťažšia časť práce pri zostavovaní nomenklatúry prípadov.

Názov veci by mal v zovšeobecnenej podobe stručne, zreteľne a jednoznačne odrážať hlavný obsah dokumentov komplexu, pretože v týchto dokumentoch sa pátra. Nadpis obsahuje údaj o druhu podnikania (prípad, dokumenty, korešpondencia) alebo názov typu dokumentu (objednávky, úkony atď.), V ktorom sú uvedené údaje o obsahu dokumentov, korešpondentoch, dátumoch, ako aj údaj o pravosti, kópiách atď. V názvoch prípadov sa nepoužívajú formulácie ako „Rôzne materiály“, „Všeobecná korešpondencia“ atď.

Miera konkretizácie, podrobnosti mien prípadov by sa mala určiť v každom konkrétnom prípade a poskytnúť najvýhodnejšie podmienky pre prácu s dokumentmi v kancelárskej práci a rýchle vyhľadanie potrebných informácií.

Pojem prípad sa používa v nadpisoch súdnych, vyšetrovacích, osobných, arbitrážnych a iných prípadov obsahujúcich dokumenty rôzneho druhu súvisiace s postupnosťou konania o jednej konkrétnej otázke. Napríklad: „Prípad pridelenia finančných prostriedkov na opravu miestneho múzea histórie v meste Bologoye“; „Prípad organizácie preduniverzitného vzdelávania na MSTU„ Stankin “.

Pri zostavovaní osobných spisov je v nominatívnom prípade uvedené priezvisko, meno a priezvisko osoby, ktorej sa prípad podáva.

Pojem dokumenty sa používa v záhlaví prípadov obsahujúcich dokumenty o rovnakej otázke, ktoré však nesúvisia so sledom rozhodnutia, ani dokumenty, ktoré sú prílohou iného dokumentu. V takom prípade sú hlavné typy dokumentov uvedené v zátvorkách na konci nadpisu. Napríklad: „Dokumenty o výstavbe novej akademickej budovy univerzity (schválené odhady nákladov, pracovné plány, finančná správa, memorandá, preberacie listy)“; „Dokumenty k zápisnici zo zasadnutia rady za I. štvrťrok 2000 (návrhy rozhodnutí, osvedčenia, preskúmania, plány)“.

Používanie pojmov materiály a dokumentárne materiály je nezákonné, pretože nie sú ustanovené štátnou terminologickou normou. *

V názvoch prípadov obsahujúcich korešpondenciu sa uvádza, s kým a o akom vydaní sa vedie. Pri zadávaní výrazu „korešpondent však vezmite do úvahy nasledovné:

Ak sa korešpondencia vedie s jedným korešpondentom, je to uvedené v názve prípadu, napríklad: „Korešpondencia s firmou GERMED o plnení zmluvy o dodávke diabetických liekov.“

Ak je v prípade, že je korešpondencia s homogénnymi korešpondentmi zoskupená, ich názov v záhlaví prípadu je uvedený zovšeobecneným spôsobom, napríklad: „Korešpondencia s továrňami na konzervovanie mlieka o dodávkach a používaní nádob.“

Ak sa homogénni korešpondenti nachádzajú na jednom konkrétnom území (región, región, okres), je vhodné to uviesť v nadpise, napríklad: „Korešpondencia so školami severovýchodného okresu o účasti na matematickej olympiáde.“

V prípade korešpondencie s rôznymi korešpondentmi nie sú zahrnutí do záhlavia prípadu, ale je uvedená iba otázka, napríklad: „Korešpondencia o organizácii medzinárodnej konferencie„ Ženy a podnikanie “.

Záhlavie prípadov obsahujúcich administratívnu, plánovaciu a spravodajskú dokumentáciu majú svoje vlastné charakteristiky.

Pri zoskupovaní v prípade administratívnych dokumentov a zápisníc je v nadpise uvedený typ dokumentu, autor a rok, napríklad: „Príkazy rektora univerzity na pedagogické práce na rok 1999“, „Zápisnica zo zasadnutí správnej rady za rok 1999“.

Nadpisy prípadov obsahujúcich plánovacie alebo vykazovacie dokumenty musia obsahovať údaj o druhu a povahe dokumentov, ich frekvencii, napríklad: „Výročná správa o výskumných činnostiach ústavu“, „Mesačné správy o preprave tovaru“.

V názve prípadu obsahujúceho štatistické formuláre, názvy formulárov, ich počet alebo symbol (kód): „Výročná správa o vybraných ukazovateľoch finančné činnosti podniky (organizácie) (f. 10-f) “.

Nadpisy pozostávajú z nasledujúce prvky :

- označenie druhu podniku (prípad, dokumenty, korešpondencia) alebo názov typu dokumentu (objednávky, úkony, protokoly atď.);

- meno adresáta (organizácia alebo osoba, ktorej sú dokumenty určené) alebo korešpondenta (organizácia alebo osoba, od ktorej boli dokumenty prijaté);

- zovšeobecnené zhrnutie doklady k prípadu (problémy, ktoré sú zohľadnené v súbore dokladov);

- údaj o umiestnení korešpondenčných organizácií alebo prijímajúcich organizácií (územné celky, lokalita);

- obdobie (dátumy), na ktoré sa vzťahujú dokumenty týkajúce sa prípadu;

- údaj o počte kópií (kópií dokumentov) prípadu.

Nadpisy puzdier budú obsahovať rôzne prvky. Všetko závisí od toho, aké dokumenty sa v prípade skombinujú. Všetky nadpisy však budú mať ako minimálnu povinnú sadu prvkov nasledovné:

- názov typu prípadu alebo typu dokumentu;

- údaj o prítomnosti kópií, napríklad „Objednávky na pedagogické práce. Kópie“. Upozorňujeme, že názov neobsahuje údaj o pravosti dokumentov prípadu.

Zlepšenie toku dokumentov. Spôsoby a metódy.

V súčasnosti vynikajú medzi metódami zameranými na zlepšenie toku dokumentov dve skupiny : zdokonalenie technológie pracovného toku a zníženie objemu pracovného toku.

TO prvá skupina zahrnúť všetky postupy pre odovzdávanie dokumentov v inštitúcii: vytváranie modelov pracovného toku v kancelárii, vypracovanie máp technologického procesu, vývoj racionálnych schém pracovných tokov, vypracovanie operogramov a dokumentogramov, diagramy toku dokumentov atď.

Medzi spôsoby, ako efektívne zdokonaliť technológiu správy dokumentov, patrí optimalizácia postupov na prípravu a vykonávanie dokumentácie, racionalizácia zaťaženia dokumentácie v čase, aby bola rovnomernejšia.

Zníženie objemu pracovného toku komunikuje s reguláciou dokumentácie, znižovaním počtu interných dokumentov, racionalizáciou dokumentácie, tvorbou zjednotené systémy dokumentácia (USD), vývoj jednotných požiadaviek na texty, ako aj použitie odkazov bez dokumentov v papierovej podobe.

Hlavnou podmienkou zníženia objemu dokumentov je usporiadanie ich vzhľadu. Hlavnou metódou na zefektívnenie procesu dokumentácie je zjednotenie, ako jednotlivé skupiny dokumentov, tak celý systém kancelárskej práce. V praxi sa to prejavuje vytváraním rôznych dokumentačných systémov, ktoré striktne stanovujú zloženie použitých dokumentárnych formulárov a pravidlá ich používania. Počas zjednocovania sú nepotrebné odkazy, dokumenty, ktoré nespĺňajú požiadavky, odstránené z dokumentárnych reťazcov dnes a stvorené len zo zvyku. Použité jednotné formuláre sa nahradia jedným. Napríklad po zjednotení organizačnej a administratívnej dokumentácie sa počet použitých formulárov znížil až štvornásobne. Zrušenie vydania cestovného príkazu by tiež pomohlo znížiť objem dokumentácie. Zloženie jednotné formy opravený v liste dokumentov, ktorý schvaľuje vedúci a má normatívny charakter. Na vysvedčení môžu byť uvedené: názov formulára dokumentu, kód podľa OKUD alebo klasifikátora odvetvia, frekvencia prípravy, adresovania, víza, miesto registrácie, spôsob vyplnenia, dátum splatnosti, ročná potreba, doba použiteľnosti. Môžu byť zavedené ďalšie stĺpce, napríklad dátum predloženia atď. Časový rozvrh sa každoročne kontroluje a robia sa v ňom príslušné úpravy, ktoré odrážajú zmeny vo funkciách a úlohách inštitúcie.

Zjednotenie vám teda umožní zefektívniť tvorbu dokumentov a tým znížiť objem pracovného toku. Stanovenie ročnej požiadavky každého formulára na vysvedčení obmedzuje výrobu formulárov.

Implementácia systému elektronickej správy dokumentov ako spôsobu zlepšenia správy dokumentov.V súvislosti s rozvojom elektronickej výpočtovej techniky a zavedením automatizovaných riadiacich systémov je možné využívať elektronickú správu dokumentov.

Štandardizácia papierovania... Normalizácia sa všeobecne vzťahuje na proces stanovovania a uplatňovania noriem. Výsledky štandardizácie:

Právna sila zdokumentované informácie;
Rýchle a kvalitné prevedenie, prehľadávanie dokumentov;
Efektívne automatizované spracovanie dokumentov.

Vďaka štandardizácii a zjednoteniu formulárov a textov dokumentov na ceste k zdokonaleniu dokumentácie riadiacich činností organizácií je možné dosiahnuť nepriame (zlepšenie kvality riadenia) a priame (zníženie mzdových nákladov pri práci s dokumentmi, spotreba materiálu na ich výrobu).

Postup vypracovania, odsúhlasenia a schválenia nomenklatúry prípadov.

Nomenklatúru záležitostí organizácie (inštitúcie) na nasledujúci kalendárny rok vypracúva služba riadiacej dokumentácie v poslednom štvrťroku predchádzajúceho roka v predpísanom tvare Príloha na základe nomenklatúry záležitostí štrukturálnych členení organizácie (inštitúcie).

Názvy oddielov nomenklatúry vecí organizácie (inštitúcie) sú názvy štruktúrnych útvarov nachádzajúcich sa v súlade so schválenou štruktúrou a tabuľkou s počtom zamestnancov organizácie (inštitúcie). Prvá časť nevyhnutne obsahuje službu dokumentácie riadenia ( spoločné oddelenie), pretože Zhromažďuje sa organizačná, právna a organizačná a administratívna dokumentácia, ktorá charakterizuje činnosť organizácie. Verejné organizácie sú uvedené na konci nomenklatúry názvov prípadov podľa štruktúrnych rozdelení. Umiestnenie rezov v nomenklatúre prípadov je určené indexom štruktúrnej jednotky.

Nomenklatúra vecí organizácie (inštitúcie) je viacstranový dokument. Prvý list nomenklatúry prípadov je vypracovaný na hlavnom hlavičkovom papieri organizácie vo formáte A4. Stránky sú očíslované arabskými číslicami v strede horného okraja hárka.

Nomenklatúra vecí organizácie (inštitúcie) sa vytlačí a potom replikuje v požadovanom počte kópií. Prvá kópia je uložená v službe dokumentácie pre správu, druhú používa služba správy kancelárie ako pracovnú kópiu, tretia je uložená v archíve organizácie ako účtovný doklad a štvrtá je v štátnom archíve.

Pri vypracúvaní nomenklatúry prípadov ju schvaľuje vedúci archívu organizácie (inštitúcie), podpisuje ju vedúci útvaru správy kancelárií a po schválení odbornou komisiou organizácie je zaslaný na schválenie odbornej posudkovej komisii príslušnej archívnej inštitúcie, po čom ju schvaľuje vedúci organizácie (inštitúcie).

Nomenklatúra prípadov dohodnutých s archívnymi inštitúciami je konkretizovaná, dotlačená, schválená vedúcou organizácie (inštitúcia) na konci každého roka a nadobúda účinnosť 1. januára nasledujúceho kalendárneho roka.

S názvoslovím prípadov sa archívne inštitúcie dohodnú najmenej raz za 5 rokov. V prípade reorganizácie podlieha opätovnej kompilácii, dohode a schváleniu bez ohľadu na obdobie jej dohody.

Po schválení nomenklatúry prípadov vedúcim organizácie (inštitúcie) pre štrukturálne divízie a verejné organizácie sa vypracúvajú výpisy z príslušných častí na použitie pri práci.

Nomenklatúra vecí organizácie (inštitúcie) je dokument trvalé skladovanie a ako samostatný prípad podlieha účtovníctvu podľa nomenklatúry prípadov služby kancelárskej práce.

V organizáciách, ktoré neprenášajú dokumenty do štátneho skladu, sa vypracovaná nomenklatúra prípadov každoročne posudzuje na zasadnutí odbornej komisie organizácie. Po schválení odbornou komisiou nomenklatúru prípadov schvaľuje vedúci organizácie. Ich doba použiteľnosti je minimálne 10 rokov.

Organizácia referenčných a informačných prác. Organizácia práce s dokumentmi

n1.doc

11. Informačné a referenčné práce na dokumentoch

Kontrolné otázky

12. Kontrola vykonávania dokumentov

12.1. Dôležitosť a typy kontroly

Formulár kontrolného výkazu

Populárne