Zabezpečenie bezpečnosti dokumentov archívu organizácie. Zabezpečenie bezpečnosti dokumentov v štátnych archívoch

Úvod. 3

1. Poskytovanie štandardných podmienok skladovania archívne dokumenty. 5

1. 1 Vytvorenie optimálnych podmienok na ukladanie dokumentov. päť

1. 2 Ukladanie dokumentov do úložiska. Topografie. desať

2. Aplikácia špeciálne prostriedky uchovávanie a pohyb dokumentov. 12

2.1 Postup pri vydávaní prípadov od depozitárov. 12

2. 2 Kontrola existencie a stavu. 15

2.3 Vytvorenie poisťovacieho fondu pre zvlášť cenné dokumenty a fondu na použitie 18

3. Zabezpečenie fyzického a chemického uchovávania archívnych dokumentov. 21

3. 1 Kontrola fyzického stavu dokumentov. 21

3. 2 Fyzikálne, chemické a technické spracovanie archívov. 23

dokumenty. 23

Záver. 26

Referencie .. 27

Relevantnosť témy semestrálnej práce. Archívár je v súčasnosti prvý, kto sa zaoberá informáciami vytvorenými v minulosti. Je povinný ho vziať a uschovať. Archív však nie je skladom, ale vedeckou inštitúciou, ktorá plní úlohu formovania dlhodobej spoločenskej pamäte spoločnosti.

Štátne orgány, orgány miestnej samosprávy, organizácie a občania zapojení do podnikateľskej činnosti bez vzdelania právnická osoba, sú povinní zaistiť bezpečnosť archívnych dokumentov vrátane dokumentov o pracovníkoch počas období uchovávania stanovených federálnymi zákonmi, inými regulačnými právnymi aktmi Ruskej federácie, ako aj zoznamov stanovených dokumentov. Federálne právo „O archívnych záležitostiach v Ruskej federácii“ z 22. októbra 2004 č. 125 FZ.

Úlohou archivárov zostáva uchovávať dokumenty odrážajúce zvláštnosti činností určitých organizácií a podnikov. Môže ísť napríklad o jedinečnosť činnosti, novosť výrobkov, prácu, spoločenské tradície, účasť na medzinárodných a regionálnych programoch, prácu v experimentálnych podmienkach.

Zabezpečenie uchovávania dokumentov je hlavnou úlohou štátnych archívov. Obtiažnosť riešenia problému je daná skutočnosťou, že nikto nikdy nevytvoril dokumenty na „večné“ uloženie. Zároveň sa archívy každoročne dopĺňajú o nové fondy a možnosti obnovenia zostávajú skromné. Moderný prístup k riešeniu tohto problému je založený na zásade postupného prechodu na diferencovaný, selektívny princíp zabezpečenia bezpečnosti archívnych dokumentov, berúc do úvahy ich hodnotu a fyzický stav.

Diferencovaný prístup spočíva v alokácii tzv. Prioritných objektov na úrovni fondov, častí fondov a jednotlivých dokumentov z celkového objemu dokumentov uložených v archíve. Základom pre pridelenie priority sú dve kritériá: hodnota dokumentov a známky fyzického stavu, ktoré ohrozujú ich bezpečnosť (nízka potenciálna životnosť)

Bezpečnosť archívnych dokumentov v archíve zabezpečuje súbor opatrení na vytvorenie regulačných podmienok, dodržiavanie regulačných režimov a riadnu organizáciu uchovávania archívnych dokumentov, bez ich odcudzenia a straty a zabezpečenia ich údržby v normálnom fyzickom stave.

Regulačné podmienky pre ukladanie archívnych dokumentov sú stanovené:

Výstavba, rekonštrukcia a renovácia archívnych budov;

Vytváranie optimálnych (normatívnych) požiarnych, bezpečnostných, teplotných a vlhkostných, svetelných a hygienických a hygienických režimov v budove a priestoroch archívu;

Používanie špeciálnych prostriedkov na ukladanie a premiestňovanie archívnych dokumentov.

Hlavným cieľom práce je študovať problém zabezpečenia bezpečnosti archívnych dokumentov ako jednej z hlavných oblastí práce archívov. Fyzický stav a možnosť ich použitia na najrôznejšie účely závisia od toho, ako správne bola zvolená stratégia uchovávania dokumentov.

Na dosiahnutie tohto cieľa je potrebné vyriešiť tieto úlohy:

1. Zvážiť opatrenia na zabezpečenie regulačných podmienok na uchovávanie dokumentov.

2. Odhaliť postup používania osobitných prostriedkov uchovávania a premiestňovania archívnych dokumentov.

3. Preskúmať metodiku na zabezpečenie fyzického a chemického uchovávania dokumentov.

1. Ustanovenie regulačných podmienok pre uchovávanie archívnych dokumentov

1.1 Vytvorte optimálne podmienky pre ukladanie dokumentov

Optimálne skladovacie podmienky pre dokumenty zabezpečujú: výstavba, rekonštrukcia a oprava archívnych budov; vybavenie skladovacích zariadení hasiacimi prostriedkami, bezpečnostnými a požiarnymi poplachovými systémami; použitie technických prostriedkov na vytvorenie optimálneho režimu skladovania teploty a vlhkosti, na vykonávanie hygienických a hygienických opatrení v skladovacích priestoroch; použitie špeciálnych úložných priestorov na dokumenty (stojany, skrinky, trezory, schránky, priečinky atď.).

Budovy pre štátne archívy je možné budovať účelovo alebo prevádzať z iných priestorov. Musia byť odstránené priemyselné podnikyznečisťovanie ovzdušia (agresívne plyny, cementový prach atď.), z predmetov a štruktúr, ktoré sú nebezpečné z hľadiska požiaru (nádrže na skladovanie ropy, benzínové pumpy, parkoviská, garáže atď.), ako aj v súlade s požiadavkami stavebných predpisov ...

Vhodnosť umiestnenia archívu sa určuje so zreteľom na závery hasičského zboru a hygienickej a epidemiologickej stanice o miere znečistenia ovzdušia.

Výstavba a rekonštrukcia archívnej budovy sa vykonáva v súlade s právnymi predpismi, ktoré obsahujú požiadavky na objekty technického predpisu a projektovú dokumentáciu dohodnutú s príslušným oprávneným výkonným orgánom v oblasti archivácie. Budova archívu je komplexom hlavných a pomocných priestorov určených na plnenie úloh archívu pri ukladaní, spracovaní, použití archívnych dokumentov a úloh administratívneho, technického a rodinného charakteru, aby sa splnili požiadavky racionálneho usporiadania priestorov.

Zloženie, umiestnenie, vybavenie hlavných priestorov by malo zaistiť bezpečnosť archívnych dokumentov vo všetkých oblastiach práce s nimi, dodržiavanie požiadaviek na pracovnú technológiu, ochranu práce, bezpečnosť a ochranu osobných údajov. priemyselná hygiena, ako aj racionálnu interakciu častí archívu.

Archív je vybavený archívmi, čitárňou, pracovňami, priestormi pre automatizovanú knižnicu vymeniteľných elektronických médií, serverom a komunikačným vybavením.

Priestory v upravených budovách určených na ukladanie archívnych dokumentov musia byť izolované od zvyšku budovy. Nie je dovolené umiestňovať archívne dokumenty do priestorov budovy, v ktorej sú prevádzkované stravovacie služby, sklady potravín, organizácie skladujúce nebezpečné a agresívne látky požiaru alebo využívajúce chemické a chemické technológie nebezpečné pre oheň.

Archívy sú očíslované arabskými číslicami v hrubom poradí a nachádzajú sa oddelene od laboratória, výroby, skladovacích zariadení spojených s použitím (skladovaním) chemikálií, potravín a elektronický archív - zo zdrojov elektromagnetického žiarenia a silových polí.

Odporúča sa umiestniť skladovacie zariadenia v budovách s oknami na sever. Prirodzené osvetlenie je povolené iba pri povinnej ochrane dokumentov pred priamym slnečným žiarením. Difúzne osvetlenie je povolené pomocou žalúzií, ochranných filtrov, záclon alebo maľovaného skla na oknách. Na umelé osvetlenie sa používajú žiarovky v uzavretých odtieňoch alebo žiarivky so zníženou ultrafialovou časťou spektra žiarenia.

Archívne dokumenty sa uchovávajú v tme. Ochrana dokumentov pred pôsobením svetla je zabezpečená ukladaním dokumentov do krabíc, priečinkov a väzieb, použitím nepriehľadných a svetlo rozptyľujúcich závesov na oknách atď. Dokumenty na elektronických médiách sa ukladajú v podmienkach bez priameho vystavenia svetlu a sú predmetom dodatočnej ochrany pred agresívnymi nečistotami vo vzduchu. (oxid siričitý, sírovodík, pary ortuti, oxidy dusíka, amoniak), vplyv elektromagnetickej ionizácie (žiarenia).

Ochrana archívnych dokumentov pred ničivými účinkami prírodných a prírodných zdrojov umelé svetlo vykonávané vo všetkých izbách archívu pre akúkoľvek prácu s archívnymi dokumentmi.

K dispozícii sú archívy moderné prostriedky hasiace, bezpečnostné a požiarne poplachy. Všeobecné a podlahové spínače sú umiestnené mimo archívov. Budovy archívov sú vybavené prívodom požiarnej vody, hasiacimi prístrojmi s oxidom uhličitým, bezpečnostnými a požiarnymi poplachami.

Ukladanie archívov v suterénoch, polosuterénoch a suterénoch nie je povolené. Plynovody, voda a kanalizácia by nemali prechádzať archívom.

Bezpečnostný režim archívu je zabezpečený súborom opatrení na zabezpečenie technickej a technickej sily, vybavenie budovy (miestnosti) archívu bezpečnostnými poplachmi, usporiadanie bezpečnostných stanovísk, zapečatenie priestorov, pozorovanie zariadenia a režimy prístupu vo vnútri zariadenia a uloženie kľúčov do kancelárskych priestorov.

Archívy a priestory, v ktorých sa archívne dokumenty uchovávajú natrvalo alebo dočasne, ako aj materiálne hodnoty, núdzové a núdzové východy z archívnej budovy, hlavný vchod bez nepretržitej strážnej služby, podliehajú povinnému vybaveniu bezpečnostnými výstrahami a zapečatením.

Archívy a iné priestory, v ktorých sú archívne dokumenty trvalo alebo dočasne uložené, sú vybavené dverami so zvýšenou technickou pevnosťou proti možnému vlámaniu a vybavené bezpečnostnými zámkami.

Odstránenie archívnych dokumentov z archívu, materiálne hodnoty a knihy vedeckej a referenčnej knižnice, ako aj vedecké referenčné prístroje sú povolené iba so špeciálnymi preukazmi vydanými v súlade s ustanoveným postupom.

Ukladanie dokumentov sa vykonáva v podmienkach, ktoré zabezpečujú štandardné parametre svetla, teploty a vlhkosti a hygienických a hygienických režimov.

V archívoch vybavených klimatizačnými systémami sa na ukladanie dokumentov udržiavajú nasledujúce optimálne podmienky teploty a vlhkosti:

1) papierové médiá - teplota +17 - + 19 ° C, relatívna vlhkosť vzduchu 50 - 55 percent;

2) čiernobiele filmové médiá - teplota + 15 ° C, relatívna vlhkosť 40 - 55 percent;

3) farebné filmové médiá - teplota +2 - + 5 °, relatívna vlhkosť vzduchu 40 - 55 percent;

4) elektronické médiá - teplota +15 - + 25 ° C, relatívna vlhkosť 40-60 percent.

V archívoch s nekontrolovanou klímou sa vykonáva racionálne vykurovanie, vetranie budovy a zvlhčovanie (odvlhčovanie) vzduchu. Nie sú povolené prudké kolísania (sezónne a do jedného dňa) teploty (+5 ° C) a relatívnej vlhkosti vzduchu (+10%).

Podmienky teploty a vlhkosti sa monitorujú pravidelným meraním teploty a relatívnej vlhkosti vzduchu v interiéri a exteriéri súčasne: v klimatizovaných izbách - najmenej 1krát týždenne; v archívoch s neregulovanou klímou - 2-krát týždenne; v prípade porušenia režimu - 1 krát denne.

Kontrolné a meracie zariadenia pre teplotu a vlhkosť (teplomery, psychrometre, vlhkomery) sú umiestnené mimo vykurovacích a ventilačných systémov. Odčítané hodnoty kontrolných a meracích zariadení sa zaznamenávajú do osobitných registračných denníkov, ktoré odrážajú aj overenie správnosti odčítania údajov zo zariadení a opatrenia prijaté na normalizáciu režimu teploty a vlhkosti v prípade jeho porušenia.

Skladovacie zariadenia by sa mali udržiavať v exemplárnom poradí a čistote, aby sa zabránilo hromadeniu plesní, hmyzu, hlodavcov a prachu. V archíve je zabezpečená voľná cirkulácia vzduchu, čo vylučuje vytváranie neventilovaných zón stabilnej mikroklímy. Nie je dovolené umiestňovať archívne dokumenty na podlahu, parapety, do nerozložených balíkov.

Hlavnými prostriedkami na uchovávanie dokumentov sú stacionárne alebo pohyblivé kovové police, drevené police, ošetrené retardérmi horenia. Ako pomocné alebo špeciálne vybavenie sa môžu použiť kovové skrinky, trezory, policové skrinky, ako aj stacionárne skrinky s kovovými priečkami a policami.

Filmové dokumenty, kotúčové mikrofilmy sa ukladajú horizontálne v kovových alebo plastových škatuliach na stojanoch z rybej kosti alebo na stojanoch. Nehorľavé filmy na báze triacetátu sa skladujú vo voľne utesnených kovových alebo plastových škatuliach s otvormi, aby sa zabránilo hromadeniu pár kyseliny octovej zo spodnej časti filmu vo vnútri škatule. Video dokumenty sa ukladajú vertikálne v pôvodnom obale.

Ukladanie archívnych dokumentov na nosičoch s magnetickou pracovnou vrstvou na feromagnetických kovových stojanoch nie je povolené; oceľové stojany sa môžu používať vo výnimočných prípadoch iba za podmienky demagnetizácie a uzavretia kontúr stojana (spojenie kovových častí stojana elektrickým vodičom a ich účinné uzemnenie).

Každá jednotka uchovávania audiovizuálneho alebo elektronického dokumentu je zabalená v neuzatvorenom samostatnom obale. V takom prípade by sa mal vylúčiť voľný pohyb archívneho dokumentu vo vnútri balenia.

Archívne dokumenty v papierovej podobe sa ukladajú do políc, do kovových skriniek vodorovne alebo zvisle do škatúľ alebo iného primárneho pamäťového média (priečinky, skrinky atď.). Nie je dovolené umiestňovať dokumenty na podlahu, parapety, schodiská alebo do nerozložených balíkov.

Úložné priestory sú inštalované kolmo na steny s okennými otvormi. Nemali by byť umiestnené v blízkosti vonkajších stien budovy a zdrojov tepla.

Usporiadanie skladovacích zariadení sa vykonáva v súlade s nasledujúce normy: vzdialenosť medzi ich radmi je 120 cm; skladovacie zariadenia - 75 cm; vonkajšia stena budovy a skladovacie zariadenia rovnobežné s ňou - 75 cm; stena a koniec skladovacieho zariadenia - 45 cm; podlaha a spodná polica na skladovanie - 15 cm.

1. 2 Ukladanie dokumentov do úložiska. topografie

Ukladanie dokumentov do archívov by malo byť racionálne. Dokumenty by sa mali umiestňovať v súlade s účtovnými dokladmi v poradí, ktoré zabezpečuje ich rýchle vyhľadávanie.

Ak chcete rýchlo vyhľadať dokumenty v archíve, a vedecké referenčné prístroje archivovať dokumenty:

Zoznamy prípadov a názvoslovie prípadov, ktoré ich nahrádzajú;

Indexy predmetových, tematických kariet;

Personálne súbory;

ukazovatele;

Historické odkazy;

Prieskumy dokladov.

Dokumenty trvalé skladovanie sú umiestnené oddelene od dokladov o dlhodobom (nad 10 rokov) uchovávaní a dokladov o osobách.

Postup umiestňovania prostriedkov do archívu je určený plánom (schémou) ich umiestnenia. Schéma umožňuje distribúciu komplexov finančných prostriedkov prostredníctvom skladovacích zariadení, pričom v prípade potreby uvádza počet finančných prostriedkov pre každý skladovací regál.

Jedno archívne úložisko môže pojať archívne dokumenty iný druh, ale vyžadujúce rovnaké režimy ukladania (napríklad archívne dokumenty na magnetických páskach a diskové médiá s magnetickou vrstvou; archívne dokumenty na filmoch a mikroformách atď.).

Všetky miestnosti archívu (budovy, budovy, podlahy, poschodia, izby), ako aj regály, skrinky a police sú očíslované. Úložné médiá sú očíslované nezávisle zľava doprava od vstupu do archívneho skladu, ich police sú očíslované zhora nadol zľava doprava.

S cieľom zabezpečiť miesto uloženia a vyhľadania dokumentov v úložisku sa vypracujú topografické indexy zásob a pozárok. Sú zostavené na kartách. Karta topografického indexu fondu sa zostavuje osobitne pre každý fond, tieto karty sú usporiadané v poradí podľa čísel archívnych fondov. Označuje názov fondu, číslo fondu, budovu, podlahu (úroveň), archívne úložisko, miestnosť, inventárne číslo, prípady od čísla po číslo, stojan Č., Číslo skrinky, číslo police, poznámky (pozri dodatok 1).

Karty topografického indexu postele sú umiestnené na každom stojane a sú usporiadané v poradí podľa čísel stojanov v samostatnej miestnosti. Jedna kópia topografických indexov je vedená zamestnancom (zamestnancami) zodpovedným za vedenie záznamov o archívnych dokumentoch, druhá - v archívnom sklade.

Údržba topografických ukazovateľov sa môže vykonávať na papieri alebo v automatizovanom režime v súlade so stanovenými požiadavkami. Zmeny v umiestňovaní dokumentov sa včas prejavia vo všetkých kópiách, ako aj v schéme prideľovania finančných prostriedkov.

2. Používanie špeciálnych prostriedkov na uchovávanie a pohyb dokumentov

2.1 Postup pri vydávaní prípadov od depozitárov

Prípady sa kontrolujú z archívov:

Na použitie (pre používateľov v čitárni, pre zamestnancov archívu v pracovných priestoroch, pre inštitúcie a organizácie v dočasnom uskladnení);

Vykonávať archívne práce s dokumentmi.

Archívne dokumenty sa vydávajú z archívov na obdobie: do jedného mesiaca - používateľom v čitárni a zamestnancom archívu (s výnimkou zvlášť cenných dokumentov vydaných na obdobie nepresahujúce dva týždne); až tri mesiace - pre tvorcov fondov; do šiestich mesiacov - súdnym orgánom, orgánom činným v trestnom konaní a iným oprávneným orgánom.

Vydávanie archívnych dokumentov z archívov na vystavovanie sa vykonáva po dobu stanovenú dohodou o držaní výstavy.

Vydávanie vecí od depozitárov sa vypracúva prostredníctvom príslušných dokumentov a zaznamenáva sa do osobitných kníh. Vydávanie archívnych dokumentov z archívu a ich spätné prevzatie, vrátane podrobnej kontroly prítomnosti a stavu archívnych dokumentov pred ich vydaním z archívu a po návrate, vykonáva zamestnanec archívu. Zamestnanec študovne vykonáva listovú kontrolu prítomnosti a stavu archívnych dokumentov vrátených používateľmi v študovni.

Povinná kontrola dostupnosti a stavu jednotlivých listov pred vydaním archívnych dokumentov z archívov a po ich vrátení podlieha: jedinečným dokumentom a najmä cenným dokumentom; archívne dokumenty, ktoré majú v dizajne alebo k nim pripojené drahokamy a kovy; voľné archívne dokumenty; prípady, ktoré neboli predtým vydané z archívu a nemajú certifikačné listy; prípady obsahujúce autogramy, grafické dokumenty, poštové a úradné značky, pečiatky, pohľadnice, obálky s adresami, pečiatky a iné archívne dokumenty, ktoré by mohli byť pre zberateľov zaujímavé.

Zloženie ostatných prípadov, ktoré podliehajú kontrole podľa jednotlivých listov, určuje vedenie archívu na základe rozhodnutia odbornej metodologickej komisie.

Na miesto úložných jednotiek a skladových zásob vydaných z archívov sa umiestni náhradná karta.

Archívne dokumenty vydané z archívov musia mať archívny kód, očíslované listy, atestačný list a hárok použitia dokumentov.

Príprava archívnych dokumentov na vydanie z archívu zahŕňa: zaistenie archívnych dokumentov; zladenie archívnych šifier a titulov (anotácií) so súpisom (účtovná kniha a opis) prípadov, dokumentov; kontrola archívnych súborov po jednotlivých listoch - v stanovených prípadoch.

Zosúladenie archívnej šifry archívnych dokumentov so súpisom (účtovná kniha a opis) prípadov a dokumentov zahŕňa kontrolu správnosti obalu a titulnej strany prípadu, primárnych prostriedkov uchovávania audiovizuálneho dokumentu, elektronického dokumentu, správnosti názvu a šifry pamäťovej jednotky. Ak dôjde k väčším opravám, nahradí sa titulná strana a titulná strana, v prípade potreby sa stará obálka ponechá.

Pri príprave na vydanie jednotlivých archívnych dokumentov vybratých zo spisov v archívoch sa na zadnú stranu každého hárku umiestni pečiatka s archívnym kódom mimo textu archívneho dokumentu.

Za účelom kontroly bezpečnosti archívnych dokumentov kontroluje útvar zodpovedný za uchovávanie archívnych dokumentov bezpečnosť archívnych dokumentov vydaných z archívu. Kontroly sa vykonávajú plánovaným spôsobom alebo podľa potreby po dohode s vedením archívu.

Ak sa archívne dokumenty vracajú do archívov, predpísaným spôsobom sa vykonáva kontrola ich fyzického stavu po jednotlivých listoch. V knihe na vydávanie archívnych dokumentov sa uvádza poznámka o vrátení archívnych dokumentov v prítomnosti pracovníkov archívu alebo tvorcu fondu, ktorí ich vrátili. Ak dôjde k odhaleniu poškodenia vrátených archívnych dokumentov, vyhotoví sa zákon v akejkoľvek podobe, ktorý podpíše zamestnanec archívu a osoba, ktorá archívne dokumenty vracia, a predkladá sa na posúdenie manažmentu archívu.

Pri preprave archívnych dokumentov na ľubovoľnú vzdialenosť sa prijímajú opatrenia na ich ochranu a ochranu pred vystavením škodlivé faktory životné prostredie pomocou špeciálnych typov obalov na ochranu archívnych dokumentov pred zrážkami, ľahkým a mechanickým poškodením.

Preprava archívnych dokumentov sa vykonáva s ich hustým balením, čo vylučuje možnosť premiestňovania archívnych dokumentov vo vnútri balenia, nárazmi a rôznymi otrasmi, zatiaľ čo fotografické dokumenty sa balia vo zvislej polohe do škatúľ s pevnou štruktúrou vhodnej veľkosti a sú zabalené do tkaniny odolnej proti vlhkosti. Ostatné audiovizuálne a elektronické dokumenty, grafické a veľkoformátové súbory a dokumenty sa prepravujú iba v obale, v ktorom sú uložené, alebo spôsobom osobitne navrhnutým na ich pohyb.

Na presun archívnych dokumentov v archíve sa používajú mobilné vozíky a iné dopravné prostriedky.

Vnútroštátna preprava archívnych dokumentov sa vykonáva v uzavretých vozidlách s povinným sprievodom zamestnanca archívu. Preprava archívnych dokumentov na veľké vzdialenosti sa vykonáva v zabalenej forme v zakrytom vozidle v súlade s pravidlami pre prepravu hodnotného tovaru stanovenými pre zodpovedajúci druh prepravy.

2. 2 Kontrola existencie a stavu

Účelom kontroly dostupnosti a stavu v archívoch je zistiť, či existuje skutočná existencia prípadov s popisnými článkami a konečnými záznamami v súpisoch; identifikovať poškodené súbory obsahujúce dokumenty s vyblednutými textami, ktoré vyžadujú obnovenie, väzbu, dezinfekciu, preklopenie na druhú stranu a podobne.

Kontroly dostupnosti a stavu archívnych dokumentov sa vykonávajú plánovaným spôsobom a súčasne (výnimočne).

V štátnom archíve, múzeu, knižnici, archíve Ruskej akadémie vied sa vykonáva pravidelná cyklická kontrola dostupnosti a stavu:

Jedinečné dokumenty - ročne;

Obzvlášť cenné papierové dokumenty - raz za 10 rokov (v štátnej knižnici - raz za 5 rokov);

Audiovizuálne a elektronické dokumenty - raz za 5 rokov;

Filmové dokumenty na báze Nitrosu - raz za 2 roky.

Cyklická frekvencia kontroly dostupnosti iných archívnych dokumentov sa určuje na základe rozhodnutia odbornej a metodickej komisie (alebo iného poradného orgánu) archívu, v závislosti od intenzity použitia a stavu účtovania archívnych dokumentov, najmenej však raz za 25 rokov (v štátnej knižnici - raz za 15 rokov). ).

V mestskom archíve, múzeu, knižnici sa pravidelne každých 10 rokov vykonáva pravidelná cyklická kontrola dostupnosti archívnych dokumentov.

V prípade prírodných katastrof, hromadného vysídľovania a iných okolností, počas ktorých sa môžu dokumenty stratiť, sa vykonávajú mimoriadne jednorazové kontroly na prítomnosť a stav všetkých archívnych fondov alebo jednotlivých súborov materiálov.

Kontrola dostupnosti a stavu vecí vykonáva skupina zamestnancov vo výške najmenej 2 osôb.

Pred začatím práce sa zisťuje úplnosť účtovných dokladov pre auditovaný fond, účtovné doklady sa dôkladne overujú, to znamená, že sa zisťuje, či sa čísla prípadov skutočne uvedené podľa súpisu správne premietnu do konečných záznamov. Kontrola sa vykonáva kontrolou skutočnej dostupnosti prípadov so súpisom. Zároveň sa skontroluje číslo prípadu, index prípadu, názov, konečné termíny pre dokumenty prípadu, počet listov uvedených v súpise s opisom prípadu na jeho obálke. Fyzický stav je určený vizuálnou kontrolou prípadu.

Všetky nedostatky zistené počas kontroly (neprítomnosť prípadov, technické chyby v počítaní, chyby v popise, fyzické poškodenie) sa zapíšu do kontrolného hárku na zistenie prítomnosti a stavu. Kontrolný list je vyplnený priamo pri kontrole každého inventára osobitne, kontrolné listy sú očíslované v číselnom poradí a podpísané dodávateľom.

Pri kontrole dostupnosti a stavu vecí je potrebné: zachovať poradie usporiadania puzdier na policiach, v škatuliach, priečinkoch; umiestniť na svoje miesta, zistené pri kontrole, nesprávne falošné prípady iných finančných prostriedkov; zabaviť prípady, ktoré nie sú zahrnuté v zozname; informovať vedúceho archívu o prípadoch infikovaných biologickými škodcami kvôli ich okamžitej izolácii. Prípady, ktoré nie sú uvedené v súpise, sú umiestnené na konci fondu. Počas auditu je zakázané zapisovať do evidencie nezapočítaných prípadov.

Na konci kontroly dostupnosti a stavu vecí na konci súpisu sa pripojí pečiatka „skontrolované“, dátum, funkcia a podpis.

Na základe súhrnných záznamov v kontrolných listoch (hárkoch) sa vypracuje akt kontroly dostupnosti a stavu vecí, ktorý uvádza číslo, názov a kategóriu fondu, dátum kontroly, ako aj celkové údaje nasledujúce po výsledkoch kontroly: počet prípadov uvedených v súpise, počet prípadov, nie k dispozícii, počet písmen označených písmenom, ktoré nie sú uvedené v súpise, zmeškané čísla, ako aj počet dostupných prípadov. Zákon taktiež uvádza počet prípadov vyžadujúcich registráciu, dezinfekciu a dezinsekciu, reštaurovanie, reštaurovanie zanedbaných textov (pozri prílohu).

Súčasne s inšpekčným zákonom, ak je to potrebné, osvedčenia o technických chybách pri výpočtoch, zistení nezistených prípadov, skutkoch nenapraviteľnej škody na prípadoch atď.

Ak počas inšpekcie neboli zistené žiadne porušenia v podmienkach uchovávania dokumentov fondu, inšpekčné materiály sa uložia do spisu fondu a údaje o prípadoch vyžadujúcich dezinfekciu, väzbu, reštaurovanie sa prenesú do laboratória na mikrokopírovanie a reštaurovanie dokumentov.

Môžu sa vyskytnúť prípady, keď sa počas kontroly dostupnosti zistí neprítomnosť prípadov. Znamená to porušenie bezpečnosti dokumentov a vyžaduje si to naliehavé opatrenia. V takom prípade musí archív začať s prácou na vyhľadávaní prípadov do jedného roka od dátumu ukončenia kontroly.

Pri vyhľadávaní je potrebné:

Preskúmať účtovné doklady na vydávanie prípadov zo skladovania;

Skontrolujte správnosť konečného záznamu v súpise, podľa ktorého sú nezistené prípady uvedené, pretože pri poradovom číslovaní prípadov môžu existovať technické chyby a pri zostavovaní konečných záznamov sa nezohľadnili chýbajúce a písmená;

Analyzujte názvy nezistených prípadov v súpisoch prípadov, ktoré umožnia identifikovať prípady, ktoré sú zahrnuté v zozname dvakrát alebo sú zahrnuté v inom zozname tejto organizácie, ale pod iným počtom;

Študovať staré zoznamy prípadov, ktoré predtým prešli vedeckým a technickým spracovaním, porovnať ich s inventárom, na ktorom sa kontrola vykonala;

Zorganizovať vyhľadávanie prípadov, ktoré sa nenašli pri inšpekcii v príslušných organizáciách, v ktorých činnosti boli zistené nezistené prípady a ktoré predtým preskúmali svoje súpisy;

Skontrolujte akty prijímania a prenosu prípadov do archívu od organizácií;

Študovať akty o prideľovaní prípadov a dokumentov na zničenie, akty vydávania prípadov na dočasné použitie.

Pri súboroch nájdených pri vyhľadávaní sa vystaví certifikát, ktorý podpíše vedúci archívu. V osvedčení musí byť uvedené miesto zistenia prípadov, ktoré sú uvedené ako nezistené (boli vydané na dočasné použitie bez vypracovania príslušného dokumentu, nájdeného v organizácii, kombinovaného s inými prípadmi atď.). Zistené prípady sa zaviedli. Záznam „nájdený“ sa zaznamená na karte pre registráciu nezistených prípadov a uvedie sa dátum a referenčné číslo. Karta je vytiahnutá zo súboru nezistených prípadov, usporiadaná za súborom karty a uložená do uplynutia platnosti.

V prípadoch, ak ich absencia nie je opodstatnená, sa vystaví osvedčenie o výsledkoch prehliadky s odkazom na dokumenty potvrdzujúce dôvody ich neprítomnosti (prevedené na trvalé uloženie, pridelené na zničenie, ale neboli okamžite vymazané z registra, atď.).

Pre chýbajúce dokumenty, ktorých vyhľadávacie cesty sú vyčerpané, je dokument o nezistení prípadov a podrobný certifikát o prehliadkovej práci. Kontrola dostupnosti a stavu sa považuje za dokončenú po vykonaní zmien v účtovných dokumentoch kontrolovaného fondu.

2.3 Vytvorenie poisťovacieho fondu pre zvlášť cenné dokumenty a fondu pre použitie

Poisťovací fond je zbierka poistných kópií obzvlášť cenných archívnych dokumentov. Poistná kópia dokumentu v papierovej podobe je negatívnou mikrofilmom prvej generácie vyrobeným z vhodného typu fotografického filmu priamym fotografovaním dokumentu a následne označovaného ako „mikrofilm poisťovacieho fondu“.

Poisťovňa je vytvorená s cieľom uchovávať cenné dokumentárne informácie v prípade straty alebo poškodenia originálnych dokumentov. Poisťovací fond je nedotknuteľný a územne sa uchováva, okrem originálov dokladov, z ktorých boli vyhotovené poistné kópie, v osobitných archívoch (skladovacie stredisko poisťovacieho fondu sa nachádza v Jalutorovsku v Tyumenskom regióne).

Poradie kopírovania poistenia sa určuje s ohľadom na fyzický stav jedinečných dokladov a najmä cenných dokladov a intenzitu ich odkazu. Spomedzi nich sú prioritne kopírované tie najintenzívnejšie používané, ktoré poškodzujú nosič materiálu a dokumentárne informácie.

Kopírovanie poistenia sa vykonáva v súlade so systematizáciou úložných jednotiek v súpise prípadov, dokumentov, ktoré sa kopírujú pred úložnými jednotkami. Všetky archívne dokumenty obsiahnuté v úložnej jednotke podliehajú kopírovaniu poistenia.

Pri kopírovaní poistenia sa prípady spravidla nevzťahujú. Vo výnimočných prípadoch sú súbory viazané dohodou so správou archívu, keď je úplne nemožné kopírovať viazaný súbor. Na konci práce prípad preloží laboratórium alebo organizácia - výrobca poistných kópií znova.

Poistenie kópií jedinečných dokumentov a najmä cenných dokumentov sa vykonáva v súlade s technologickými predpismi a inými platnými regulačnými a technickými dokumentmi.

Poistná kópia archívneho dokumentu v papierovej podobe je negatívna mikroforma (mikrofilm alebo mikrofiška) 1. generácie, ktorá sa zhotoví na fotografickom filme halogenidu strieborného zodpovedajúceho typu optickým fotografovaním dokumentov.

Poistná kópia filmového dokumentu je prvá kombinovaná kópia originálu vyhotovená na filme zodpovedajúceho typu kontaktnou tlačou. Poistená kópia fotografického dokumentu je prvá kópia originálu vyhotovená na filme vhodného typu reprodukciou alebo kontaktnou tlačou. Poistená kópia phono dokumentu je prvou kópiou originálu vytvoreného moderným záznamovým systémom. Poistná kópia video dokumentu je prvou kópiou originálu vyhotoveného v pôvodnom formáte záznamom zvuku na magnetickú pásku.

Postupne sa vytvára súbor kópií archívnych dokumentov vyhotovených na rôznych nosičoch materiálu a určených na použitie na zaistenie bezpečnosti originálov archívnych dokumentov (ďalej len „fond použitia“) súčasne s vytvorením poisťovacieho fondu, ako aj cieľový poriadok pre najpoužívanejšie archívne dokumenty. iné diela (odtajnenie archívnych dokumentov, organizácia ich použitia).

Využívací fond, ktorý sa vytvára súčasne s poisťovacím fondom, sa vytvára v povinnom súbore, ktorý zahŕňa:

Pre archívne dokumenty na papierovom základe - jedna mikroforma 2. generácie na halogenidovom striebornom filme (negatívna alebo pozitívna), vyrobená z negatívnej mikroformy 1. generácie a jedna mikroforma 3. generácie, vyrobená z mikroformy druhej generácie;

Pre fotografické dokumenty - jeden pozitívny fotografický výtlačok a jeden dvojitý negatív;

Pre filmové dokumenty - jedna pozitívna kombinovaná kópia, jeden stredne pozitívny obrázok a jeden prototyp typu zvukového záznamu (pre zvukové filmové dokumenty). Pozitívna kópia a stredne pozitívny obrázok musia byť súčasťou súboru filmových dokumentov prijatých na trvalé uloženie. Je povolená dodatočná tvorba fondu na použitie filmových dokumentov vo forme videozáznamov vo formátoch Betacam a VHS;

pre fono dokumenty - jedna kópia na magnetickej páske;

pre video dokumenty - jedna kópia vo formáte VHS.

Zaradenie kópií archívnych dokumentov do fondu použitia, a to aj na elektronických médiách vytvorených v priebehu iných prác, zabezpečuje archív nezávisle.

Zbierka obsahuje kópie úplne skopírovaných úložných jednotiek. Kópie jednotlivých archívnych dokumentov možno zahrnúť do fondu použitia ako súčasť tematických zbierok archívnych dokumentov.

3. Zabezpečenie fyzického a chemického uchovávania archívnych dokumentov

3.1 Kontrola fyzického stavu dokumentov

Vykonáva sa kontrola fyzického stavu dokumentov s cieľom zistiť všeobecný obraz o stave archívnych fondov a identifikovať dokumenty so špecifickými škodami, ktoré si vyžadujú neodkladné alebo plánované špeciálne spracovanie. V ideálnych podmienkach by organizácia práce na kontrole fyzického stavu a identifikácii poškodených dokumentov mala byť podriadená úlohe postupného výpočtu vypočítaného pre budúcnosť, vytvoreniu databázy údajov o fyzickom stave dokumentov.

Fyzické vyšetrenie je tiež založené na diferencovanom prístupe. Prioritné môžu byť tieto fondy: tie, ktoré obsahujú jedinečné a obzvlášť cenné dokumenty, ktoré boli vystavené extrémnym vplyvom (vysoké teploty pri požiari, voda, pena pri hasení požiaru atď.), Kategórie I a II, ktoré sú medzi výskumníkmi a zamestnancami archívu najžiadanejšie a ktoré obsahujú doklady o extrémnych obdobiach práce v domácnosti (prvá svetová vojna, Veľká Vlastenecká vojna atď.)

Kontrola fyzického stavu dokumentov sa vždy vykonáva prezretím listov s prípadmi. Je to časovo náročná práca, ktorá sa musí plánovať na ďalšie roky, sledovať a analyzovať jej pokrok, zabezpečiť povinné školenie zamestnancov (odborníkov) a kontinuitu ich práce.

Existujú tri spôsoby, ako posúdiť fyzický stav veľkých objemov dokumentov:

1) úplná kontrola všetkých predmetov študovaného súboru (napríklad všetkých dokumentov fondu). Výhodou tejto metódy je, že poskytuje úplné informácie o stave všetkých dokumentov fondu. Nevýhodou je, že je časovo náročný;

2) selektívna metóda, keď je z celého objemu poľa (náhodná malá vzorka) vybraná iba malá časť a podľa toho sa posudzuje stav celého poľa (fondu). 2% vzorka z celého poľa je dostatočná na zobrazenie stavu poľa ako celku. Výhoda - náklady na čas sú oveľa nižšie ako pri pevnej vzorke. Nevýhoda - poskytuje spriemerované informácie o stave celého súboru bez osobitného posúdenia stavu dokumentov, ktoré neboli zahrnuté do vzorky;

3) náhodná identifikácia dokumentov s papierovými a textovými chybami všetkými zamestnancami archívu pri výkone ich úradných povinností (ak sú ich povinnosti spojené s prehliadkou prípadov po jednotlivých listoch). V takom prípade je vhodnejšie zakódovať fyzický stav dokumentov zamestnancami jedného oddelenia - oddelenia pre zaistenie bezpečnosti dokumentov. Výhodou je najmenej času strávený. Nevýhodou je, že výsledky náhodnej identifikácie dokumentov s chybami v mnohých fondoch neumožňujú vyvodiť závery o fyzickom stave každého jednotlivého archívneho fondu, zhrnúť výsledky v štatistických tabuľkách.

Fyzický stav dokumentov sa posudzuje na základe absencie alebo prítomnosti typických chýb papiera alebo textu. Prítomnosť a typ chyby papiera a textu sa určuje vizuálne počas skenovania jednotlivých dokumentov po jednotlivých listoch. Je potrebné venovať pozornosť „veku“ dokumentu (rok jeho vytvorenia), ktorý pomáha posudzovať povahu príspevku a textu. Pri hodnotení textu sa venuje pozornosť spôsobu jeho aplikácie, farbe textu, miestnej alebo všeobecnej povahe poškodenia v celom hárku.

Kontrola a hodnotenie fyzického stavu dokumentov je spojené s identifikáciou kvalitatívnych charakteristík (stupeň vyhynutia, farba, spôsob písania textu, sila papiera atď.), A nie s kvantitatívnymi ukazovateľmi (hmotnosť, dĺžka, počet atď.) Toto určuje určitú subjektivitu odborné posudky. Preto je pripravenosť odborníka mimoriadne dôležitá. Musí vypracovať techniku \u200b\u200bskúšky na modeloch. Znalec by nemal prehliadnuť chyby, aj keď sú rovnakého typu.

Fyzický a technický stav archívnych dokumentov v papierovej podobe sa zaznamenáva v: osvedčení; list a akt kontroly prítomnosti a stavu archívnych dokumentov; záznamová karta archívnych dokumentov s poškodením médií; účtovná karta pre archívne dokumenty s poškodením textu; kartový index (kniha) na účtovanie fyzického stavu archívnych dokumentov.

Fyzický a technický stav audiovizuálnych dokumentov sa zaznamenáva na: karte na zaznamenanie technického stavu filmového dokumentu; karta na zaznamenanie technického stavu fotografického dokumentu; karta na zaznamenanie technického stavu fono dokumentu; karta na zaznamenanie technického stavu video dokumentu.

Na vedenie dokladov Archívneho fondu Ruskej federácie, ktoré sú v nevyhovujúcom fyzickom stave, sa vedie osobitná kniha. Zodpovedajúce známky sú uvedené aj v iných dokumentoch na zaznamenávanie fyzického a technického stavu archívnych dokumentov.

Zúčtovanie fyzického a technického stavu archívnych dokumentov možno vykonať na papieri alebo automatizovaným spôsobom v súlade so stanovenými požiadavkami kontrolných a účtovných dokladov.

3.2 Fyzikálne, chemické a technické spracovanie archívu dokumenty

Fyzikálne, chemické a technické spracovanie archívnych dokumentov sa vykonáva s cieľom: odstrániť príčiny zrýchleného starnutia a zničenia archívnych dokumentov; obnova ich majetku, technické vlastnosti, trvanlivosť; rozmnožovanie dokumentárnych informácií na stabilnejších médiách.

Hlavnými typmi tohto spracovania archívnych dokumentov v papierovej podobe sú:

Dezinfekcia, dezinsekcia, deratizácia archívov ako súbor opatrení na účely bioprofylaxie, biologickej bezpečnosti a ničenia biologických škodcov v archívoch a archívnych dokumentoch;

Obnova (spracovanie obnovy a zachovania) ako komplex prác a technologických operácií na obnovenie vlastností a životnosti pôvodných archívnych dokumentov;

Rozmnožovanie archívnych dokumentov za účelom vytvorenia poisťovacieho fondu pre kópie jedinečných dokumentov a najmä cenných dokumentov a fondu na použitie; fotografická obnova archívnych dokumentov s vyblednutým textom a textom s nízkym kontrastom; výmena originálov médiami s krátkou životnosťou alebo zničenými kópiami za účelom uchovania dokumentárnych informácií atď .;

Viazanie archívnych dokumentov;

Odpúšťanie archívnych dokumentov;

Spracovanie archívnych dokumentov v režime záchranných operácií vrátane použitia prostriedkov a metód sušenia, dezinfekcie, dezinsekcie, zmrazenia, obnovy, reprodukcie, dekontaminácie a iných druhov cieleného spracovania.

Audiovizuálne a elektronické dokumenty sa v závislosti od fyzickej povahy média podrobujú týmto reštaurátorským a konzervačným a preventívnym údržbárskym prácam:

a) archívne dokumenty na magnetickej páske:

Čistenie povrchu od prachu a nečistôt pomocou špeciálneho čistiaceho zariadenia;

Výmena suchých a zdeformovaných lepidiel;

Registrácia kotúčov magnetickej pásky s ochrannou magnetickou páskou na oboch stranách 2 až 2,5 m;

Prevíjanie, aby sa zmiernilo vnútorné napätie v kotúčoch magnetických pások, ktoré vznikli v dôsledku zmien teploty a vlhkosti počas skladovania a prepravy archívnych dokumentov;

b) archívne dokumenty na diskových médiách: odprášenie; utieranie antistatickým prostriedkom;

c) filmové a fotografické dokumenty, mikroformáty a zvukové stopy pre filmy:

odprášenie;

Odstraňovanie vosku, mastnoty a iných nečistôt;

Spevňovanie lepidiel a rezov;

Oprava perforácie;

Zmena drsných, zdeformovaných náplastí a lepidiel;

Oprava poškodených polí rámu.

Gramatické finálne dokumenty sa podrobujú elektrochemickému čisteniu.

Práce na fyzikálnom, chemickom a technickom spracovaní archívnych dokumentov sú rozdelené na plánované a neplánované.

Plánované spracovanie archívnych dokumentov sa vykonáva na základe výsledkov kontroly ich stavu v poradí priority stanovenom v archíve, pri zohľadnení ich príslušnosti k rôznym hodnotovým skupinám, vlastností fyzického stavu archívnych dokumentov. odlišné typy a možnosti archivácie. Uprednostňujú sa jedinečné dokumenty a dokumenty osobitnej hodnoty.

Neplánovaná práca zahŕňa prácu vykonávanú v núdzových situáciách spojených s miestnym alebo hromadným zničením archívnych dokumentov ohňom, vodou, chemickými alebo rádioaktívnymi látkami.

Naliehavé opatrenia na izoláciu, izoláciu, dezinfekciu archívnych dokumentov a miesta ich uloženia sa tiež prijímajú, ak sú archívne dokumenty poškodené biologickými škodcami.

Nomenklatúra, postup a technológia práce pri fyzickom, chemickom a technickom spracovaní archívnych dokumentov sú určené priemyselnými regulačnými a metodickými dokumentmi.

Účel štúdia predmetu sa dosiahol implementáciou úloh.

Na základe výskumu na tému „Organizácia archívneho fondu Ruskej federácie“ je možné vyvodiť niekoľko záverov:

Na zaistenie bezpečnosti dokumentov v archíve by sa malo vykonať toto:

Súbor opatrení na organizovanie ukladania, zabezpečujúcich vytvorenie materiálovej a technickej základne na ukladanie dokumentov (budovy a skladovacie zariadenia, skladovacie priestory dokumentov, bezpečnostné vybavenie a zabezpečenie úložiska, klimatizácia, prostriedky na kopírovanie a obnovu poškodených dokumentov atď.);

Súbor opatrení na vytvorenie a dodržiavanie štandardných podmienok uchovávania dokumentov (teplota a vlhkosť, svetlo, sanitárne a hygienické, bezpečnostné režimy uchovávania).

Systém opatrení na organizovanie uchovávania by mal zaistiť bezpečnosť dokumentov a kontrolu ich fyzického stavu, keď sa dokumenty dostanú do archívu pred ich prenosom do trvalého skladu.

Na zaistenie bezpečnosti archívnych dokumentov v archívoch by sa mali vykonať tieto súbory vzájomne súvisiacich prác:

Vytvorenie optimálnych podmienok pre ukladanie dokumentov;

Ukladanie dokumentov do skladov, topografia;

Dodržiavanie postupu vydávania prípadov zo skladu;

Kontrola dostupnosti a stavu vecí;

Vytvorenie poisťovacieho fondu pre zvlášť cenné dokumenty a fondu na použitie;

Zabezpečenie fyzickej a chemickej bezpečnosti dokumentov.

Bibliografický zoznam literatúry

zdroje

1. Federálny zákon o archívnych veciach v Ruskej federácii z 22. októbra 2004 č. 125 FZ (zmenený a doplnený federálnym zákonom č. 202-FZ zo 4. decembra 2006).

2. Vyhláška ministerstva kultúry a masových komunikácií Ruskej federácie
z 18. januára 2007 č. 19 „Po schválení Pravidiel pre organizovanie uchovávania, získavania, účtovania a používania dokumentov z Archívneho fondu Ruskej federácie a iných archívnych dokumentov v štátnych a obecných archívoch, múzeách a knižniciach, organizáciách Ruskej akadémie vied.“

3. Rozhodnutie Správnej rady Ministerstva kultúry a masovej komunikácie Ruskej federácie z 28. marca 2005 č. 5 „O zabezpečení bezpečnosti a usporiadaní archívnych dokumentov federálne orgány výkonná moc, zrušená dekrétom prezidenta Ruskej federácie z 9. marca 2004, č. 314 „O systéme a štruktúre federálnych výkonných orgánov“.

4. GOST 7.48-2002 SIBID. Uchovávanie dokumentov. Základné pojmy a definície.

5. Základné pravidlá pre archívy organizácií. Schválené rozhodnutím kolégia Rosarkhiv z 6. februára 2002 - Moskva: VNIIDAD, 2002.

literatúra

6. Banasyukevich V.D. Aktuálne vedecké problémy týkajúce sa zabezpečenia uchovávania archívnych dokumentov // Domáce archívy. -2001. - č. 2

7. Vláda prerokúva otázky uchovávania a používania archívov // Domáce archívy. - 2001.- č. 1.

8. Popova E.N. Zabezpečenie bezpečnosti dokumentov Archívneho fondu Ruskej federácie v roku 2007 moderná legislatíva Ruská federácia a jej subjekty // Bulletin archivára. - 2000.- č. 1.

9. Privalov V.F. Zabezpečenie uchovávania dokumentárneho dedičstva v roku 2007 moderné podmienky // Domáce archívy. - 1999. - č. 2.

prihláška

Forma aktu o kontrole prítomnosti a stavu

Súhlasím

Úradný názov Funkcia

nadriadený orgán vedúceho organizácie

dekódovanie

Úradný názov (osobný podpis) podpisu

Dátum organizácie

ACT N___

Miesto prípravy

Kontrola dostupnosti a stavu archívneho fondu N____

Tento akt bol vypracovaný komisiou pozostávajúcou z _____________________

(Úplné mená predsedu a členov komisie) v súvislosti s

_______________________________________________.

(Báza)

Bolo overené, že:

1. Celkovo je uvedený podľa súpisov _______________ prípadov, vrátane častí súhrnných zoznamov prípadov schválených ________________________________

2. Celkovo neboli k dispozícii __________________ prípady, a to aj podľa oddielov súhrnných zoznamov prípadov schválených v _____________________________________________ __________________ prípadoch

(Úradný názov autorizovaný orgán) (v číslach a slovách)

3. Nesprávne umiestnené prípady týkajúce sa iných archívnych fondov, _________________ prípady.

4. Ukázalo sa, že je k dispozícii pre daný prípad archívneho fondu ____________.

5. Existujú neopísané prípady ________________.

6. Celkovo sú k dispozícii archívne fondy ________________,

1) __________________ prípady vyžadujúce dezinfekciu;

2) prípady vyžadujúce dezinsekciu __________________;

3) __________________ prípady vyžadujúce obnovenie;

4) __________________ prípady vyžadujúce väzbu a podanie;

5) ____________ prípady vyžadujúce obnovenie vyblednutých textov;

6) nenapraviteľne poškodené prípady ___________________;

7) vydané na dočasné použitie __________________ prípady.

7. __________________________________________________________

(Všeobecná charakteristika stavu a podmienok uchovávania dokumentov. _________________________________________________________________.

Hlavné negatívne javy v stave a podmienkach uchovávania dokumentov)

Kontrolu vykonal:

Predseda Komisie _________________ Prepis

(osobný podpis) podpisy

Členovia Komisie _________________ Prepisy

(osobné podpisy) podpisy

Poskytujú sa optimálne podmienky uchovávania dokumentov:

• - zabezpečenie priestorov pre archív útvarov a vykonávanie plánovanej preventívnej údržby priestorov;
• - vybavenie archívnej miestnosti hasiacimi prostriedkami, bezpečnostnými a požiarnymi poplachami;
• - použitie špeciálneho vybavenia na uchovávanie dokumentov (stojany, trezory, schránky atď.);
• - vytvorenie optimálnej teploty, vlhkosti a svetelných podmienok v archívnej miestnosti, vykonávanie hygienických a hygienických opatrení.

V súlade s objemom a zložením uložených spisov je archív oddelenia vybavený samostatnou budovou (alebo jej časťou), špeciálne postavenou a vybavenou alebo upravenou na ukladanie dokumentov.

Vybudovanie špeciálnej budovy odborového archívu je možné realizovať podľa štandardných návrhov stavieb štátnych archívov, ako aj podľa individuálnych projektov dohodnutých so zainteresovanými organizáciami.

Pri výstavbe administratívnych budov pre organizácie, v štruktúre ktorých archívny útvar funguje, by sa mali zabezpečiť osobitné priestory pre archívny útvar. Ak nie je k dispozícii špeciálna miestnosť pre archív útvarov, je v administratívnych budovách organizácií vyhradená vhodná miestnosť.

Medzi optimálne podmienky na ukladanie dokumentov a prácu s nimi patrí zabezpečenie týchto priestorov pre archív útvarov:

• - úložisko na uchovávanie dokumentov Osobitné cenné dokumenty sa uchovávajú v osobitných miestnostiach so zvýšenou bezpečnosťou a režimom požiarnej ochrany;
• - priestory na príjem, dočasné uloženie, aklimatizáciu dokumentov;
• - priestory pre výskumných pracovníkov (čitáreň);
• - pracovné miestnosti pre zamestnancov archívu.

Pracovné miestnosti pre zamestnancov a miestnosti pre výskumných pracovníkov (čitáreň) by mali byť izolované od skladovacích priestorov.

Úložné priestory, ktoré nemajú priečky z pracovných miestností, sú izolované osobitne nainštalovanými priečkami. Neoprávnené osoby môžu vstupovať do trezorov len so súhlasom vedúceho odborového archívu a za prítomnosti zamestnanca archívu.

Úložné priestory archívnych oddelení by sa mali odstraňovať z laboratórií, výroby, skladov a domácnosti, ktoré sú spojené so skladovaním alebo používaním potravín alebo chemikálií, a nemali by mať s nimi spoločné vetracie kanály.

Úložné priestory archívnych oddelení musia byť protipožiarne, zabezpečené proti povodniam a musia mať núdzový východ.

Skladovacie priestory by nemali mať plyn, vodu, kanalizáciu a iné hlavné potrubia. Zapojenie potrubí iného ako hlavného charakteru je povolené za predpokladu, že sú izolované v špeciálnych ochranných zariadeniach, ktoré vylučujú prenikanie emisií z nich do zásobníka.

Vonkajšie dvere archívnej miestnosti oddelenia musia byť čalúnené plechom a musia mať silné svorníky. Sú zapečatené alebo zapečatené mimo pracovnej doby. Pečať alebo tesniaca hmota sa spolu s kľúčmi uložia u osoby v službe v organizácii alebo na internete stanovené pravidlami vnútorné predpisy miesta.

Priestory archívu katedier sú vybavené poplašnými zariadeniami proti vlámaniu. Na oknách, ktorých umiestnenie umožňuje prístup zvonka, sú namontované kovové pánty s kĺbmi so zámkami utesnené tesniacim prostriedkom.

O umiestnení archívu oddelení pred umiestnením dokumentov v ňom rozhoduje komisia, ktorá je menovaná vedúcim organizácie. V komisii by mali byť zástupcovia štruktúrneho útvaru, ktorý zahŕňa odborový archív, odborovú organizáciu, príslušnú inštitúciu štátnej archívnej služby, hasičský zbor a sanitárnu a epidemiologickú stanicu.

Komisia kontroluje použiteľnosť technického zariadenia v areáli a stav teplotných a vlhkostných podmienok v skladovacích zariadeniach, na základe ktorých je vypracovaný zákon. Zákon schvaľuje vedúci organizácie. Kontrola stavu priestorov archívu odborov sa vykonáva v budúcnosti na žiadosť vedúceho archívu, najmenej však raz za päť rokov.

V priestoroch depozitárov ministerstva sa ukladá skryté elektrické vedenie; elektrické vedenie v plynovodoch je povolené. Používajú sa polohermetické svietidlá. Svietidlá, elektrické panely a rozvádzače musia byť zatvorené. Úložné priestory sú vybavené odpínačmi. Rozvádzače, poistky a ističe sa inštalujú iba mimo skladovacích zariadení.

Na účely požiarnej ochrany je všetky elektrické zariadenia vybavené uzemnením.

podľa nebezpečenstvo ohňa archívy sa kategorizujú ako „B“. Skladovacie zariadenia musia byť umiestnené v budovách, ktoré nie sú nižšie ako druhý stupeň požiarnej odolnosti.

Hlavným hasiacim prístrojom archívov sú hasiace prístroje s oxidom uhličitým najnovších návrhov, ktoré sú inštalované v pomere najmenej jeden na každých 50 štvorcových metrov. metre plochy, ale nie menej ako dva za každú samostatnú miestnosť.

Archívna miestnosť je vybavená protipožiarnym zdrojom vody. Požiarne hydranty sú inštalované v schodiskách. Každý požiarny hydrant musí mať pogumovanú hadicu siahajúcu až do krajného bodu skladu.

Obchody a miestnosti na prácu s dokumentmi musia byť vybavené požiarnou signalizáciou.

V archíve na nápadnom mieste sú zverejnené: pokyny k opatreniam požiarna bezpečnosť, zoznam hasičov a plán evakuácie dokumentov a majetku v prípade požiaru. Hasičský zbor zahŕňa všetkých zamestnancov archívu, s ktorými sa občas, ale najmenej raz za štvrťrok, organizujú kurzy požiarnej bezpečnosti a praktické opatrenia počas požiaru.

V prípade požiaru sa všetci zamestnanci podieľajú na jeho odstránení a vykonávajú predtým pridelené povinnosti.

V skladovacích zariadeniach je zakázané:

• - fajčenie;
• - používanie elektrických vykurovacích zariadení;
• - skladovanie potravín, horľavých látok a výbušných predmetov.

Aby sa zlepšil režim skladovania v skladovacích priestoroch s neregulovanou klímou, odporúča sa vetranie, inštalácia ďalšie zdroje zvlhčovanie vzduchu alebo prídavných zariadení na sušenie miestností atď.

Teplotné a vlhkostné podmienky skladovania dokumentov sa regulujú meraním klimatických parametrov vzduchu najmenej dvakrát týždenne súčasne.

Hodnoty kontrolných meracích zariadení (teplomer, vlhkomer, psychrometer) sa zaznamenávajú v osobitných registračných časopisoch (dodatok 1). Protokoly v stĺpci „Poznámka“ odrážajú aj overenie správnosti čítania prístrojov a opatrení prijatých na normalizáciu režimu zásobníkov v prípade, že sa odchýlia od stanovených noriem.

Inštalácia meracích prístrojov sa vykonáva v hlavných uličkách na stojanoch, mimo vykurovacích a vetracích systémov. Zariadenia vo vzdialenosti 1,4 ± 0,1 metra od podlahy sú namontované na jednom ovládacom paneli.

Kontrolné a meracie zariadenia sú inštalované v každom úložisku: v miestnom systéme - jeden prístrojový panel na izbu; s viacvrstvovými - jedna na vrstvu.

Meracie zariadenia sa kontrolujú aspiračným psychrometrom najmenej raz za 3 mesiace s povinným nastavením a výmenou chybných.

Teplota vzduchu a vlhkosť vzduchu v uzavretých skriniach a trezoroch sú ovládané zapisovačmi.

Uzatvorené skrinky a trezory na uschovanie dokumentov sú vetrané najmenej raz týždenne.

Osvetlenie úložného priestoru môže byť prirodzené alebo umelé.

Neosvetľujte dokumenty priamym slnečným žiarením.

S cieľom chrániť dokumenty pred škodlivými účinkami slnečného žiarenia by sa skladovacie zariadenia mali nachádzať v budove s oknami na severnú stranu.

Ochrana dokumentov pred svetlom zabezpečuje:

• - uchovávanie dokumentov v škatuliach, priečinkoch a spojivách, ako aj v skrinkách a na policiach uzavretého typu;
• - na oknách používať rozptyľovače svetla, ochranné filtre atď.

Žiarovky v uzavretých odtieňoch s hladkým vonkajším povrchom sa používajú ako zdroje umelého osvetlenia, je tiež možné používať žiarivky so zníženou ultrafialovou časťou spektra.

Ochrana dokumentov pred ničivými účinkami prírodného a umelého svetla by sa mala zabezpečiť nielen v skladovacích zariadeniach, ale aj vo všetkých miestnostiach pre akýkoľvek druh práce.

Archívne miestnosti musia byť udržiavané v exemplárnom poradí a čistote, s vylúčením možnosti nahromadenia plesní, hmyzu, hlodavcov a prachu (nie viac ako 0,15 mg / m3).

Na ochranu dokumentov pred prachom musíte:

• - zabezpečiť maximálnu možnú tesnosť skladovacích priestorov a vybaviť ich zariadeniami, ktoré čistia vzduch od prachu a škodlivých plynných nečistôt;
• - minimálne raz ročne, odprašovacie boxy s dokumentmi, stojanmi a skladmi s použitím elektrického vysávača alebo tampónov z bavlny (gázy) navlhčených roztokom formalínu;
• - vykonávať systematické mokré čistenie skladovacích zariadení: najmenej raz mesačne utrite podlahy, podlahové lišty, parapety vodným roztokom príslušných chemikálií;
• - monitorovať stav podlahových dosiek, aby nemali praskliny a boli natreté olejovou farbou;
• - skladovacie miestnosti pravidelne vetrajte. O otázke vhodnosti vetrania sa rozhoduje s ohľadom na absolútnu vlhkosť vonkajšieho a vnútorného vzduchu.

Ak sa v sklade nájde hmyz alebo hlodavce, okamžite sa prijmú opatrenia na ich zničenie. Dokumenty napadnuté hmyzom sú izolované a dezinfikované.

Ak je hmyz poškodený značný počet dokumentov a nájdený na rôznych miestach skladovania: na policiach, v štrbinách pod podlahou, pod podlahovými doskami atď. - je potrebná dezinsekcia celého skladu.

Ak sa v skladovacích priestoroch nachádzajú dokumenty a debny postihnuté plesňou, mali by sa okamžite prijať opatrenia na spracovanie dokumentov, skladovacích zariadení, priestorov. Dokumenty ovplyvnené plesňou sa izolujú a odosielajú na dezinfekciu. Police, skrinky, škatule, v ktorých sa uchovávajú dokumenty ovplyvnené plesňou, sa utierajú vodným roztokom formalínu (3 - 5%) a sušia sa; v prípade rastu plesní stien, podláh, stropov sa vykonáva povrchová úprava postihnutých oblastí formalínovým roztokom (3 - 5%).

Na vykonávanie sanitárnych a hygienických prác v skladovacom zariadení (odprášenie, premiestnenie prípadov atď.) Sa v pracovnom pláne archívu ministerstva ustanovujú hygienické dni (najmenej raz mesačne).

Úložné priestory musia byť vybavené stacionárnymi regálmi v súlade s poradím ich umiestnenia určeným pre archív:

• - šírka hlavných uličiek (medzi radmi regálov) - 120 cm;
• - šírka uličiek medzi policami - 75 cm;
• - vzdialenosť medzi stenou a stojanom rovnobežne so stenou je 75 cm;
• - vzdialenosť medzi policami vo výške - 40 cm;
• - vzdialenosť medzi stenou a koncom stojana je 45 cm;
• - vzdialenosť od podlahy po spodnú policu stojana je najmenej 15 cm av suterénnych podlahách najmenej 30 cm.

Je dovolené vybaviť sklad drevenými regálmi za predpokladu, že sú ošetrené retardérmi horenia.

Dizajn a rozmery políc, ako aj skriniek na dokumenty špeciálneho formátu (noviny, mapy, plány, krabice s mikrofilmami atď.) Sú určené rozmermi týchto dokumentov.

Stojany sú inštalované kolmo na steny s oknami a prvkami vykurovacieho systému tak, aby vzdialenosť od okien a zdrojov tepla bola najmenej 0,6 m.

Ak má skladovaciu plochu výšku viac ako 4 m, sú regály inštalované v dvoch úrovniach na racionálne využitie priestoru. Súčasne sa vyrábajú silné medzipodlažné podlahy a pohodlné schody, ktoré sú oplotené ľahkými kovovými zábradlím, aby bola zaistená bezpečná práca.

Výkresy a pauzovacie papiere sa môžu ukladať v skriniach so zásuvkami rozloženými alebo v zložkách. Mikrofilmy a filmové dokumenty - na policiach DZhE. 4.393.001 (na skladovanie filmových škatúľ). Na karty sa odporúča zavesené uloženie na teleskopických koľajniciach.

Trezory alebo kovové skrinky sa používajú na ukladanie tajných, najmä cenných prípadov a účtovných dokladov archívu ministerstva, pričom pri veľkom množstve týchto druhov dokumentov sú pre ne vyčlenené samostatné skladovacie zariadenia alebo samostatná izolovaná časť skladovacieho zariadenia.

Sú inštalované kartotéky na umiestnenie referenčných súborov na dokumenty do skladu alebo do pracovnej miestnosti.

Knižničné vozíky (TB-1) a ľahké stabilné rebríky sa používajú na presúvanie dokumentov do skladu a na prácu v regáloch.

Priestory archívu sú vybavené tak, aby zabezpečili racionálnu organizáciu pracovísk zamestnancov archívu a vytvorili všetky potrebné podmienky pre ich produktívnu prácu. Pracovné miestnosti sú vybavené telefónom, kancelárskym nábytkom, písacím strojom a iným kancelárskym vybavením odporúčaným Unified State Statistics Service.

Ak existuje fond na použitie v archívoch katedier, v čitárni je nainštalovaný prístroj na čítanie mikrofilmov.

Elektrický vysávač pre domácnosť je možné použiť na odstránenie prachu z krabíc a priečinkov s dokumentmi, policami a priestormi archívu ministerstva.

V prípade mimoriadnych udalostí (požiar, povodeň, odhalenie škodlivého vstupu do archívu neoprávnených osôb atď.) Sa prijímajú opatrenia na záchranu a ochranu dokumentov.

O incidente sa vypracuje zákon s účasťou príslušných orgánov (požiarna ochrana, polícia, technický dozor atď.).

Vedúci organizácie vymenoval komisiu, aby zistila príčiny nehody, určila fyzický stav dokumentov a skontrolovala ich dostupnosť. Výsledky práce komisie sú formalizované zákonom.

Archív ministerstva vypracúva akčný plán na evakuáciu a ochranu dokumentov v prípade mimoriadnych udalostí, ktorý by mal zabezpečiť:

• - poradie a miesto evakuácie a ochrana dokumentov;
• - zoznamy a počet dokumentov, ktoré sa majú evakuovať a chrániť v 1., 2., 3. etape;
• - zoznamy pracovníkov zodpovedných za evakuáciu a prístrešie;
• - Opatrenia na ochranu dokumentov v miestach evakuácie a prístrešia.

Plán evakuácie a prístrešia dokladov v prípade núdze musí byť dohodnutý s príslušnými službami a schválený vedúcim organizácie.

Všetci zamestnanci archívu musia byť oboznámení s plánom evakuácie a uchovávania dokumentov.

Prípady straty, poškodenia, zničenia dokumentov, ako aj výskyt situácií, ktoré k nim môžu viesť, sa považujú za mimoriadnych a vedúci organizácie je o nich okamžite informovaný.

GOST R 51141.

Slovník prednášok

Prednáškový plán

ORGANIZÁCIA SKLADOVANIA DOKUMENTOV (PRÍPAD).

1. Zabezpečenie bezpečnosti dokumentov ako jednej z hlavných oblastí práce zamestnancov predškolských vzdelávacích inštitúcií a archivárov. Pojem „súbor opatrení na organizáciu ukladania dokumentov a spisov“. Prevádzkové a archívne uchovávanie dokumentov.

2. Komplex technologických operácií pre účtovníctvo, racionálne umiestňovanie, vydávanie na dočasné použitie a kontrolu dostupnosti dokumentov v procese ich prevádzkového skladovania.

3. Základné požiadavky na uchovávanie a uchovávanie dokumentov.

4. Prostriedky technického uchovávania spisov (dokumentov), \u200b\u200bich prevádzkové charakteristiky. Charakteristiky režimov dočasného ukladania súborov (dokumentov).

5. Funkcie organizácie ukladania dokumentov v systéme Windows 7 štrukturálne jednotky.

6. Súčasné a archívne uloženie ED, BD.H.

99) zabezpečenie bezpečnosti dokumentov: Zabezpečenie fyzickej a chemickej bezpečnosti dokumentov a ich účtovníctva

100) zabezpečenie fyzického a chemického uchovávania dokumentov: vývoj, tvorba a praktické uplatňovanie vedeckých a technických prostriedkov a metód uchovávania, reštaurovania, uchovávania, biochemickej ochrany a reprodukcie dokumentov

101) režim uchovávania archívnych dokumentov: Súbor teplôt, vlhkosti a hygienických a hygienických podmienok vytvorených v archívoch na zaistenie bezpečnosti dokumentov a kontroly ich vykonávania.

107) uchovávanie archívnych dokumentov: Zabezpečenie racionálneho ukladania a bezpečnosti dokumentov

108) štátne uchovávanie archívnych dokumentov: trvalé ukladanie archívnych dokumentov vykonávané archívmi, rukopisné oddelenia knižníc a múzeí

109) oddelenie archívnych dokumentov: ukladanie archívnych dokumentov v archívoch oddelení, ktoré vykonáva štát a komunálne organizácie počas stanoveného obdobia predpisy

110) úschova dokumentov: Uchovávanie v archíve, múzeu, knižnici archívnych dokumentov Archívneho fondu Ruskej federácie za podmienok určených dohodou medzi vlastníkom dokumentov a príslušným archívom, múzeom, knižnicou, pričom majiteľ si ponecháva vlastníctvo archívnych dokumentov.

111) Trvalé uloženie dokumentov: trvalé uloženie dokumentov v archívnom ústave, štátnom múzeu, knižnici

112) dokument trvalého uloženia: dokument, ktorý bol v súlade s regulačnými dokumentmi a inými právnymi aktmi zriadený na neurčité uloženie

113) doklad o dočasnom uskladnení: dokument so stanovenou dobou uchovávania, po ktorej bude uložený na zničenie

114) premlčacia doba pre tajné uchovávanie archívnych dokumentov: Obdobie utajenia utajovaných skutočností legislatívne akty, pri ktorej je zakázaný voľný prístup k dokumentom štátnej časti Archívneho fondu Ruskej federácie, ktoré obsahujú tajomstvo chránené zákonom

117) jednotka uchovávania archívnych dokumentov: účtovná a klasifikačná jednotka, ktorá je fyzicky samostatným dokumentom alebo skupinou dokumentov, ktoré majú samostatný význam

124) kontrola prítomnosti prípadov: stanovenie súladu skutočného počtu pamäťových jednotiek so záznamami v záznamoch archívu, ako aj identifikácia prípadov a dokumentov vyžadujúcich zlepšenie fyzického stavu, obnovenie, dezinfekcia

Zabezpečenie bezpečnosti dokumentov je jednou z hlavných oblastí práce zamestnancov predškolských vzdelávacích inštitúcií a archivárov. Fyzický stav a možnosť ich použitia na najrôznejšie účely závisia od toho, ako správne bola zvolená stratégia uchovávania dokumentov.

V súlade s GOST R 51141 „zabezpečenie bezpečnosti dokumentov - zabezpečenie fyzickej a chemickej bezpečnosti dokumentov a ich účtovníctva.

Bezpečnosť dokumentov je zabezpečená prostredníctvom súboru opatrení na ich vedenie a uchovávanie.

Na druhej strane uchovávaním archívnych dokumentov sa rozumie zabezpečenie racionálneho ukladania a bezpečnosti dokumentov.

Organizácia ukladania dokumentov zahŕňa racionálne umiestnenie doklady, kontrola ich pohybu a fyzického stavu, kopírovanie dokladov s cieľom vytvoriť poisťovací fond a fond na použitie, reštaurovanie (reštaurovanie) originálu alebo v blízkosti pôvodných nehnuteľností a vonkajšie znaky poškodených alebo zničených dokladov.

V súlade s požiadavkami GOST R ISO 15489-1-2007. dokumenty by sa mali uchovávať na nosičoch, ktoré zabezpečujú ich vhodnosť na použitie, spoľahlivosť, autentickosť a uchovávanie po stanovenú dobu (pozri 8.2). Otázky týkajúce sa uchovávania, zaobchádzania a používania dokumentov by sa mali riešiť počas celého obdobia ich životnosti. Dokumenty si vyžadujú skladovacie podmienky a technológie, ktoré zohľadňujú ich špeciálne fyzikálne a chemické vlastnosti.

Hodnotné dokumenty vyžadujú lepšie skladovanie a údržbu, s cieľom zachovať ich, kým nestratia svoju hodnotu. Podmienky a technológie uchovávania dokumentov by mali byť navrhnuté tak, aby chránili dokumenty pred neoprávneným prístupom, stratou alebo poškodením, ako aj pred krádežou a mimoriadnymi udalosťami.

Pravidlá upravujúce v súlade s súčasná legislatíva, postup pri výbere a prenose dokumentov na následné uloženie alebo zničenie by sa mal uplatňovať systematicky a predpísaným spôsobom v rámci bežných obchodných činností. S výberom a prenosom dokumentov na následné uloženie alebo zničenie by sa nemalo podniknúť žiadne kroky bez istoty, že určitý dokument už nie je potrebný, práca s ním je dokončená a nebude sa požadovať ako dôkaz.

Na zabezpečenie bezpečnosti dokumentov v organizácii by sa malo vykonať toto:

1. Súbor opatrení na organizovanie skladovania, zabezpečenie tvorby

Materiálno-technická základňa na ukladanie dokumentov (budovy a sklady,

· Prostriedky na uchovávanie dokumentov (stacionárne alebo mobilné: skrine, trezory, stojany. Inštalačné normy - oddiel 4.4. Základné pravidlá),

Bezpečnostné a skladovacie zariadenia,

Zariadenia na reguláciu klímy,

Prostriedky kopírovania a obnovy poškodených dokumentov atď.);

2. súbor opatrení na vytvorenie a dodržiavanie regulačných podmienok na uchovávanie dokumentov (teplota a vlhkosť, svetlo, sanitárne a hygienické, režimy bezpečného skladovania), ako aj na organizovanie umiestňovania dokumentov do skladovacích a skladovacích zariadení, topografia a organizácia postupu vydávania dokumentov.

Pri organizovaní skladovania a vytváraní skladovacích podmienok je potrebné brať do úvahy špecifiká druhového zloženia dokumentov typických pre konkrétny archív.

Mal by sa zabezpečiť systém opatrení na organizovanie skladovania bezpečnosť dokumentov a kontrola ich fyzického stavu:

V procese kancelárskej práce

Po prijatí dokumentov v archíve

· Počas ukladania a prenosu dokumentov na trvalé uloženie.

Pri fyzickom ničení dokumentov, ktoré stratili svoju praktickú a vedeckú hodnotu, by sa mali dodržiavať tieto zásady:

• - zničenie musí byť vždy povolené;
• - dokumenty týkajúce sa budúcich alebo súčasných súdnych konaní
• konania a vyšetrovania by sa nemali ničiť;
• - zničenie dokumentov by sa malo vykonať takým spôsobom, ktorý sa zachová
• dôvernosť všetkých informácií, ktoré obsahujú;
• - všetky kópie dokumentov oprávnených na zničenie vrátane dôverných,
• poistenie a zálohy by sa mali zničiť.

Uchovávanie dokumentov pred vyšetrením ich hodnoty a prenos do archívneho skladu pri ruskej praxi práce s dokumentmi volal prevádzkové .

Prevádzkové skladovanie rozdelené na ukladanie dokumentov v procese ich vykonávania a ukladanie už vykonaných dokumentov.

Organizácia operatívneho ukladania dokumentov je v právomoci bezprostredného vedúceho štrukturálnej jednotky alebo je ustanovená jednotne pre celú kanceláriu v pokynoch pre kancelársku prácu.

Priame ukladanie drvivej väčšiny dokumentov, ktoré prichádzajú do kancelárie zvonku a vytvárajú sa v procese , na určitú dobu vykonanév štrukturálnych členeniach. Ak oddelenie nemá zamestnanca zodpovedného za kancelárske práce (tajomník oddelenia), je zostavovanie a uchovávanie prípadov zverené jednému zo zamestnancov alebo priamo exekútorovi.

V malej firme je za vedenie spisov zodpovedný tajomník riaditeľa alebo jeden zo zamestnancov sekretariátu.

Zabezpečenie bezpečnosti dokumentov ako najdôležitejšej oblasti činnosti štátneho archívu:

OSD - súbor opatrení na vytvorenie optimálnych skladovacích podmienok; dodržiavanie regulačných režimov; správna organizácia uchovávania archívnych dokumentov a ich účtovníctvo.

1. Vytvorenie optimálnych skladovacích podmienok: výstavba, rekonštrukcia a oprava archívnych budov; zariadenia s hasiacimi prostriedkami, signalizácia. Archív by mal byť umiestnený v budove alebo miestnosti špeciálne postavenej alebo prispôsobenej na ukladanie dokumentov. Budova musí byť odstránená z požiarnych a priemyselných zariadení. Je potrebné uzavrieť hygienické a epidemiologické stanice o stupni znečistenia ovzdušia a uzavrieť protipožiarnu službu. Budova archívu predstavuje komplex hlavných priestorov: sklad, pracovné priestory zamestnancov; na príjem a dočasné uloženie dokumentov; na odprášenie; väzbu; reštaurovanie; microphotocopying; na ukladanie účtovných dokladov; čitáreň; metodické miestnosti; predvádzacej miestnosti; vedecká referenčná knižnica.

2. Regulačné režimy ukladania:

· Teplota a vlhkosť (+ 17 - 19 ° C, 50 - 55% pre papier; pre film na čiernobielej báze -\u003e + 10 ° C, na farebnej báze - nie\u003e 5 ° C, pre fotografické dokumenty - + 15 až 20 ° C);

· Svetlo (skladovanie by sa malo vykonávať v tme + prirodzené osvetlenie (rozptýlené svetlo: záclony, žalúzie) alebo umelé (žiarovky v uzavretých odtieňoch);

· Hygienické a hygienické: systematické mokré čistenie najmenej raz ročne (vysávacie stojany, skrinky s vysávačom, umývanie podlahy antiseptickým roztokom); 2x ročne by sa malo vykonať entologické vyšetrenie na zistenie biologických škodcov a mykologické vyšetrenie (zistenie húb) - na začiatku a na konci vykurovacej sezóny; Ak bola huba nájdená, odstráňte ju, zabalte ju do fólie alebo papiera a izolujte ju v samostatnej miestnosti. Miesto utrite antiseptikom.

3. Organizácia uchovávania dokumentov:je to zložitá udalosť, ktorá zahŕňa:

· Racionálne umiestňovanie dokumentov: skladovacie priestory sú vybavené stacionárnymi kovovými stojanmi, trezormi, je možné použiť kovové skrinky. Vzdialenosť medzi radmi regálov (hlavná ulička) je 1,2 metra; medzi policami - 75 cm; medzi podlahou a spodnou poličkou - 15 cm; Všetky police a police sú očíslované zhora nadol a zľava doprava. Na určenie miesta uloženia a hľadania dokumentu sa na kartách vypracujú indexy zásob a poštových indexov (môže existovať topografický index); Usporiadanie finančných prostriedkov je určené schémou (plán umiestnenia). Jedno úložisko môže pojať dokumenty jedného fyzického druhu (materiálne médium), to znamená rovnaký režim ukladania;

· Kontrola pohybu dokumentov a fyzického stavu: kontrola dostupnosti a stavu dokumentov sa vykonáva: pre jedinečné - ročne, zvlášť cenné - raz za 10 rokov. Okrem toho sa vykonávajú jednorazové kontroly, či sa prípady presunuli do iných priestorov a po mimoriadnej udalosti. Počas inšpekcie sa zistí skutočná dostupnosť dokumentov, zistia sa a zistia sa nedostatky v účtovaní dokladov; identifikujú sa dokumenty, ktoré si vyžadujú obnovenie, zachovanie, preventívne a technické ošetrenie. Na konci kontroly existencie a stavu vecí, na konci každej inventúry sa po schvaľujúcom zápise urobí zápis „skontrolovaný“, dátum a podpis. Ak existuje nedostatok - vyhľadajte chýbajúce prípady. Je vyhotovený akt, ku ktorému je priložené osvedčenie o prehliadke. Overenie sa považuje za ukončené po vykonaní zmien v účtovných dokumentoch kontrolovaného fondu.

· Založenie poisťovacieho fondu: Základné pravidlá pre fungovanie archívu odborov ustanovujú, že poistenie podlieha všetkým dokumentom: všetky dokumenty vyvážané do zahraničia (výstavy, reštaurovanie); jedinečné dokumenty, ktoré sa poskytujú na výstavy v krajine. Poistenie spočíva vo vytvorení poistných kópií pre zvlášť cenné a jedinečné dokumenty - poisťovací fond (jedná sa o zbierku obzvlášť cenných a jedinečných dokumentov uložených na mikrofilmoch v osobitne chránených zariadeniach).

· Obnova a konzervácia zahŕňa množstvo prác: dezinfekcia, dezinsekcia (od hmyzu), deratizácia (od potkanov a myší); obnovenie - komplexná práca na obnove vlastností a trvanlivosti originálov; rozmnožovanie dokumentov: vytvorenie poisťovacieho fondu a fondu na použitie; reštaurovanie fotografií; výmena originálov autorizovanými kópiami médií; viazanie dokumentov; Robia to laboratóriá na mikrofilmovanie a reštaurovanie dokumentov;

Úprava problematiky OSD v Základnom poriadku pre činnosť štátneho archívu (2002):

Začiatkom roku 1934 bola vytvorená LDDK av roku 1939 špeciálna komisia na chemickom oddelení Akadémie vied ZSSR. V roku 1940 boli vydané odporúčania: t + 14 - 18 ° C, bol zaznamenaný vplyv vlhkosti. V roku 1966 bol vytvorený VNIIDAD, ktorý vypracoval odporúčania o trvanlivosti farebných guľôčkových pier, vedeckých a metodických príručiek (Odhaľovanie dokumentov s poškodenými médiami a textom). Až do 70. rokov sa problém OSD považoval za miestnu pobočku a od roku 1972 (7. medzinárodný kongres archívistov) sa riešil komplexne. Zmeny v politike, Ek., Social. sféry ovplyvnili aj priemyselný archív - problém bezpečnosti archívnych fondov sa zhoršil. V prvom rade sú to právne problémy OSD. V Základy legislatívy o AF RF a archívoch z roku 1993 je zakotvených niekoľko ustanovení týkajúcich sa OSD: povinnosť vlastníkov archívnych dokumentov zabezpečiť bezpečnosť a vytvárať kópie poistenia pre zvlášť cenné a jedinečné; o štáte. účtovníctva; o zodpovednosti za porušenie právnych predpisov o AF; zákaz vývozu archívnych dokumentov štátu. časti RF AF a jedinečné a obzvlášť cenné negos. časti mimo Ruskej federácie. V právnych predpisoch viacerých subjektov sa nenachádza článok o povinnosti vlastníkov zabezpečiť bezpečnosť dokladov, ani článok o zriadení poisťovacej spoločnosti, ktorý znižuje právnu bezpečnosť dokladov.

OSD v rokoch 1990 - 2000: V deväťdesiatych rokoch 20. storočia čelili archivári mnohým problémom: vlastníctvo archívnych dokumentov, delimitácia subjektov s právomocou v oblasti AD medzi FAS (FAA) a subjektmi, právne postavenie archívy privatizovaných podnikov v konkurze. Bolo vydané nariadenie prezidenta a vlády, ktoré upravovalo organizáciu odtajnenia dokumentov, organizáciu dokumentov privatizovaných podnikov (o štátnom tajomstve, o obchodnom tajomstve, o informáciách, informatizácii a ochrane informácií). Na druhom mieste je problém s materiálnou a technickou základňou. Zlý stav budov, archívy, nedostatok voľného miesta. Problém uchovávania dokumentov v oddelení: iba 35% inštitúcií - zdroje obstarania majú priestory, iba 5% sú zamestnanci na plný úväzok. V roku 2000 bol schválený cieľový program „Kultúra Ruska: 2001 - 2005“, ktorý obsahuje podprogram „Archívy Ruska“ s oddielom OSD. Hlavná úloha: vykonávanie opatrení na zvýšenie bezpečnosti archívov, vykonávanie komplexných prác na zlepšení fyzického stavu osobitne cenných a jedinečných dokumentov, vytvorenie automatizovaného štátneho systému. účtovníctva.

Problém vytvárania podmienok na uchovávanie, reštaurovanie a reprodukciu dokumentov:

Poistný fond archívnych dokumentov je súčasťou Jednotného poisťovacieho fondu Ruskej federácie. V 50. rokoch. Počas studenej vojny vydala vláda ZSSR dekrét o vytvorení poisťovacieho fondu pre obranné dokumenty. V roku 1991 bolo v podstate dokončené vytvorenie skladovacích zariadení a špeciálnych laboratórií pre mikrofilmy. V roku 1995 uznesenie o zjednotenom ruskom poisťovacom fonde. V archívoch niektorých dokumentov, ktoré sa intenzívne používajú, sa finančné prostriedky na použitie vytvárajú mikrofilmom, kopírovaním a elektronickými médiami.

V dôsledku zvládnutia materiálov tejto kapitoly musí študent: vedieť

• hlavné formy a smery činnosti archívov na zaistenie bezpečnosti dokumentov;
• hlavné faktory vedúce k poškodeniu dokumentov;
• základné parametre ukladania dokumentov na rôzne médiá;
• základné metódy reštaurovania a uchovávania dokumentov; byť schopný
• dodržiavať pravidlá a predpisy na zaistenie bezpečnosti dokumentov pri ich používaní;

vlastný

Základné metódy zabezpečenia bezpečnosti archívnych dokumentov.

Jednou z najdôležitejších úloh archívov na celom svete bolo, je a bude aj naďalej ukladanie dokumentov v nich uložených. Preto zásady a metódy uchovávania dokumentov zaujímajú jedno z popredných miest v oblasti archívnej vedy (archívne vedy) a v regulačných a metodických dokumentoch, ktoré by mali riadiť archívy pri ich každodenných činnostiach a v právnych predpisoch o archívoch a archívnych záležitostiach.

Na rozdiel od myšlienok o archívoch, ktoré existujú na každodennej úrovni, však uchovávanie v archívoch nie je iba pasívnym sledovaním dokumentov v nich obsiahnutých, ale veľmi aktívnou činnosťou zameranou na zabezpečenie bezpečnosti dokumentov.

Zabezpečenie bezpečnosti dokumentov- vytváranie a udržiavanie optimálnych podmienok na uchovávanie archívnych dokumentov, odstraňovanie faktorov prispievajúcich k ich strate, ako aj vytváranie kópií najcennejších dokumentov v prípade straty originálov.

Pre štátne archívy ukladajúce dokumenty Archívu AF RF, t. dokumenty, ktoré si z dôvodu svojej hodnoty zaslúžia trvalé (večné) skladovanie, zaistenie bezpečnosti podľa definície znamená vytvorenie podmienok pre tieto dokumenty, ktoré sa majú uchovať navždy.

Pre archívy ministerstiev a pre súčasné administratívne práce však nie je relevantná požiadavka zabezpečiť podmienky vylučujúce stratu dokumentov v procese ich dočasného uloženia.

Hlavný faktory, čo vedie k strate a poškodeniu dokumentovsú:

• - krádež a úmyselné zničenie dokumentov („ľudský faktor“);
• - požiare, povodne a iné prírodné katastrofy, ako aj vojny;
• - nepriaznivé účinky fyzikálnych a chemických faktorov;
• - nepriaznivé účinky biologických faktorov, biologické poškodenie;
• - prirodzené starnutie nosičov dokumentov;
• - amortizácia dokumentov v procese ich použitia.

Krádež dokumentov (ako aj knihy a výstavy múzeí) sprevádzali archívy, knižnice, múzeá počas celej svojej existencie. Takéto krádeže boli a sú vykonávané tak za účelom zisku, ako aj za účelom monopolného držania cenných historických dokumentov a ich zhromažďovania. V niektorých prípadoch môže byť príčinou krádeže pokus o skrytie nežiaducich informácií (napríklad o ohrození konkrétnej osoby alebo organizácie). Úmyselné ničenie dokumentov sa môže uskutočniť ako vandalizmus, ako pokus o ukrytie dôkazov. Mnoho ďalších dokumentov však bolo zničených v dôsledku nekvalifikovaných odborných znalostí, napríklad „kampane o odpade“. Aby sa zabránilo takémuto zničeniu dokumentov, existuje systém získavania a preskúmania vrátane regulačných a metodických požiadaviek na výber dokumentov na trvalé uloženie a na prideľovanie cenných dokumentov na zničenie. Tento systém umožňuje ukladať najcennejšie dokumenty jednotlivcov a jednotlivcov a mimovládnych inštitúcií a organizácií.

Prírodné katastrofy sprevádzajú archívy aj počas existencie ľudskej civilizácie. Existuje systém požiarnej bezpečnosti, hasenia požiaru a evakuácie ohrozených (aspoň najcennejších) materiálov proti požiarom. Proti povodniam, zemetraseniam a podobným prírodným katastrofám sa požiadavky zameriavajú na umiestňovanie archívov mimo vedome ohrozených zón, na seizmologickú stabilitu archívnych budov atď. Katastrofálne následky vojen, ktoré viedli k zničeniu mnohých archívov v pravý čas, sa dajú zmierniť (alebo do veľkej miery eliminovať) evakuáciou najcennejších dokumentov na bezpečné miesta, posilnením protipožiarnych opatrení a vyhotovením kópií najcennejších dokumentov.

Nepriaznivé fyzikálne a chemické faktory je eliminovaný (alebo do značnej miery obmedzený) vytvorením optimálnych skladovacích podmienok vrátane výstavby špeciálnych budov pre archívy, ktoré takéto podmienky poskytujú, špeciálneho vybavenia pre archívy a, samozrejme, neustáleho monitorovania skladovacích podmienok.

Nepriaznivé účinky biologických faktorov (bio-poškodenie- niya) eliminované ničením organizmov škodlivých pre dokumenty a neustálym biologickým monitorovaním archívov a dokumentov.

Prirodzené starnutie nosičov dokumentovbohužiaľ nevyhnutné. Toto starnutie sa však môže spomaliť vytvorením optimálnych skladovacích podmienok, špeciálnym spracovaním dokumentov s cieľom stabilizácie a pre najcennejšie dokumenty je možné (a mali by) vytvoriť ich poistné kópie, čo vám umožní zachovať základné informácie o týchto dokumentoch.

V procese používania dokumentov, či už ide o listovanie v puzdre na papieri, sledovanie filmu alebo počúvanie zvukových nahrávok, je nevyhnutné odpisy dokumentov. Hlavným a nenapraviteľným rozporom spojeným s celou činnosťou archívov je rozpor medzi potrebou použitia dokumentov (bez ktorých je ich uchovávanie bezvýznamné) a nevyhnutnosťou negatívnych dopadov tohto použitia na bezpečnosť dokumentov (bez ktorých sa nakoniec použitie samo osebe stane nemožným). Dôsledky tohto rozporu sú zmiernené po prvé dodržiavaním pravidiel pre zabezpečenie bezpečnosti dokumentov počas ich používania používateľmi (archívnymi zamestnancami aj výskumnými pracovníkmi) a po druhé ich nahradením kópiami pri použití originálov. Napríklad je zakázané ukladať archívy na miestach, ktoré sú predmetom pravidelných povodní, ukladať archívne dokumenty v suterénoch ohrozených povodňami. V Petrohrade bol tento zákaz pred výstavbou priehrady obzvlášť dôležitý.

Nie je náhoda, že na celom svete sa masívne poistenie kopírovania archívnych dokumentov začalo po druhej svetovej vojne, v čase, keď bola tretia hrozba celkom naliehavá.