Kancelárska práca a kancelária

Pravidlá organizačného archívu 2015

Jevgenija Kozhanová 15. februára 2016 13:58

Od septembra 2015 nadobudol platnosť výnos Ministerstva kultúry Ruskej federácie z 31. marca 2015 č. 526. Schválil „Pravidlá organizácie ukladania, získavania, účtovníctva a používania dokumentov Archívny fond Ruská federácia a ďalšie archívne dokumenty v orgánoch štátna moc, orgány miestna vláda a organizácie “. Ďalej v texte článku ich pre stručnosť budeme nazývať „ Pravidlá 2015».

Stojí za zmienku, že zverejnením Pravidiel-2015 nedošlo v archivácii k nijakej revolúcii. Je to, že nové pravidlá sú šetrnejšie k elektronickým dokumentom ... O stave nových a starých pravidiel archivácie hovoríme v tomto článku. Tu si môžete tiež stiahnuť prevádzkové pravidlá podnikových archívov z roku 2015.

Pripomeňme si, aké to bolo predtým, ako objednávka vstúpila do platnosti: organizácie pracovali na dvoch dokumentoch.

Prvým z nich sú Základné pravidlá pre činnosť rezortných archívov (schválené uznesením Hlavného archívu ZSSR z 5. septembra 1985 N 263). Toto bol jediný normatívny (tj. Povinný) dokument o archivácii v Rusku do 09.21.15.

V liste Federálnej archívnej agentúry z 18. septembra 2015 N 2/2133-A sa uvádza, že od nadobudnutia účinnosti nariadenia č. 526 „Základné pravidlá pre prácu rezortných archívov nepodliehajú aplikácii.“ “ Už sa nemôžu používať.

Druhým sú Základné pravidlá pre archívy organizácií (schválené rozhodnutím Rosarkhivského kolégia zo dňa 06.02.2002). Toto je metodický (voliteľný, ale informatívny) dokument, ktorý nebol zrušený, ale môžete a dokonca ho musíte použiť, pretože v pravidlách z roku 2015 zostalo v zákulisí veľa otázok týkajúcich sa praktických krokov pri ukladaní dokumentov v organizáciách.

Ostávajú nám teda dva pracovné dokumenty: pravidlá z roku 2015 a základné pravidlá. Majú úplne odlišné postavenie:

Základné pravidlá - metodický dokument. Nie je potrebné ho používať, aj keď v tomto prípade je vytvorenie archívu v organizácii veľmi ťažké. Základné pravidlá boli práve schválené rozhodnutím Rosarkhiv Collegium, čo znamená, že ich stav je oveľa nižší ako v prípade pravidiel z roku 2015.

Stiahnite si Pravidlá organizácie ukladania, získavania, účtovníctva a používania dokumentov z Archívneho fondu Ruskej federácie a ďalších archívnych dokumentov vo vládnych orgánoch, miestnych samosprávach a organizáciách (PDF, 4,02 Mb).

21. septembra 2015 nadobudlo právoplatnosť nariadenie Ministerstva kultúry Ruskej federácie z 31. marca 2015 č. Schválil „Pravidlá organizácie ukladania, získavania, účtovníctva a používania dokumentov archívneho fondu Ruská federácia a ďalšie archívne dokumenty vo vládnych orgánoch, miestnych samosprávach a organizáciách “. Ďalej v texte článku ich pre stručnosť budeme nazývať „Pravidlá-2015“.

Stojí za zmienku, že zverejnením Pravidiel-2015 nedošlo v archivácii k nijakej revolúcii. Je to, že nové pravidlá sú šetrnejšie k elektronickým dokumentom ... O stave nových a starých pravidiel archivácie hovoríme v tomto článku. Tu si môžete tiež stiahnuť prevádzkové pravidlá podnikových archívov z roku 2015.

Pred a po

Pripomeňme si, aké to bolo predtým, ako objednávka vstúpila do platnosti: organizácie pracovali na dvoch dokumentoch.

Prvým z nich sú Základné pravidlá pre činnosť rezortných archívov (schválené uznesením Hlavného archívu ZSSR z 5. septembra 1985 N 263). Toto bol jediný normatívny (tj. Povinný) dokument o archivácii v Rusku do 09.21.15.

V liste Federálnej archívnej agentúry z 18. septembra 2015 N 2/2133-A sa uvádza, že od nadobudnutia účinnosti nariadenia č. 526 „Základné pravidlá pre prácu rezortných archívov nepodliehajú aplikácii.“ “ Už sa nemôžu používať.

Druhým sú Základné pravidlá pre archívy organizácií (schválené rozhodnutím Rosarkhivského kolégia zo dňa 06.02.2002). Toto je metodický (voliteľný, ale informatívny) dokument, ktorý nebol zrušený, ale môžete a dokonca ho musíte použiť, pretože v pravidlách z roku 2015 zostalo v zákulisí veľa otázok týkajúcich sa praktických krokov pri ukladaní dokumentov v organizáciách.

Ostávajú nám teda dva pracovné dokumenty: pravidlá z roku 2015 a základné pravidlá. Majú úplne odlišné postavenie:

Pravidlá-2015 je normatívny dokument. Je povinný pre všetky organizácie bez ohľadu na oblasť ich činnosti a formu vlastníctva. Schválené bolo nariadením ministerstva kultúry.

Základné pravidlá - metodický dokument. Nie je potrebné ho používať, aj keď v tomto prípade je vytvorenie archívu v organizácii veľmi ťažké. Základné pravidlá boli práve schválené rozhodnutím Rosarkhiv Collegium, čo znamená, že ich stav je oveľa nižší ako v prípade pravidiel z roku 2015.

Kancelárska práca a kancelária

Pravidlá organizačného archívu 2015

Jevgenija Kozhanová 15. februára 2016 13:58

Od septembra 2015 nadobudol platnosť výnos Ministerstva kultúry Ruskej federácie z 31. marca 2015 č. 526. Schválil „Pravidlá organizácie ukladania, získavania, účtovníctva a používania dokumentov z Archívneho fondu Ruskej federácie a ďalších archívnych dokumentov vo vládnych orgánoch, miestnych samosprávach a organizáciách“. Ďalej v texte článku ich pre stručnosť budeme nazývať „ Pravidlá 2015».

Stojí za zmienku, že zverejnením Pravidiel-2015 nedošlo v archivácii k nijakej revolúcii. Je to, že nové pravidlá sú šetrnejšie k elektronickým dokumentom ... O stave nových a starých pravidiel archivácie hovoríme v tomto článku. Tu si môžete tiež stiahnuť prevádzkové pravidlá podnikových archívov z roku 2015.

Pripomeňme si, aké to bolo predtým, ako objednávka vstúpila do platnosti: organizácie pracovali na dvoch dokumentoch.

Prvým z nich sú Základné pravidlá pre činnosť rezortných archívov (schválené uznesením Hlavného archívu ZSSR z 5. septembra 1985 N 263). Toto bol jediný normatívny (tj. Povinný) dokument o archivácii v Rusku do 09.21.15.

V liste Federálnej archívnej agentúry z 18. septembra 2015 N 2/2133-A sa uvádza, že od nadobudnutia účinnosti nariadenia č. 526 „Základné pravidlá pre prácu rezortných archívov nepodliehajú aplikácii.“ “ Už sa nemôžu používať.

Druhým sú Základné pravidlá pre archívy organizácií (schválené rozhodnutím Rosarkhivského kolégia zo dňa 06.02.2002). Toto je metodický (voliteľný, ale informatívny) dokument, ktorý nebol zrušený, ale môžete a dokonca ho musíte použiť, pretože v pravidlách z roku 2015 zostalo v zákulisí veľa otázok týkajúcich sa praktických krokov pri ukladaní dokumentov v organizáciách.

Ostávajú nám teda dva pracovné dokumenty: pravidlá z roku 2015 a základné pravidlá. Majú úplne odlišné postavenie:

Základné pravidlá - metodický dokument. Nie je potrebné ho používať, aj keď v tomto prípade je vytvorenie archívu v organizácii veľmi ťažké. Základné pravidlá boli práve schválené rozhodnutím Rosarkhiv Collegium, čo znamená, že ich stav je oveľa nižší ako v prípade pravidiel z roku 2015.

Stiahnite si Pravidlá organizácie ukladania, získavania, účtovníctva a používania dokumentov z Archívneho fondu Ruskej federácie a ďalších archívnych dokumentov vo vládnych orgánoch, miestnych samosprávach a organizáciách (PDF, 4,02 Mb).

admin 20.05.2019 0 komentárov

Na čo sa teraz v teréne spoľahnúť nariadenia a metodická podpora archivácia?

Po prvé, k súčasnému dokumentu, ktorý má normatívny charakter: Pravidlá organizácie ukladania, získavania, účtovníctva a používania dokumentov z Archívneho fondu Ruskej federácie a ďalších archívnych dokumentov v orgánoch štátnej správy, samosprávy a organizácií (schválené uznesením Ministerstva kultúry Ruska zo dňa 03.31.2015. Č. 526), \u200b\u200bktorý nadobudol účinnosť koncom septembra minulého roka. Ďalej v článku ho budeme nazývať Pravidlá-2015.

A po druhé, k súčasnému dokumentu, ktorý má metodický charakter: Základné pravidlá pre činnosť archívov organizácií (schválené rozhodnutím Rosarkhivského kolégia zo dňa 06.02.2002, ďalej len - základné pravidlá). Mnoho praktických otázok, ktorých sa dotýkajú iba pravidlá z roku 2015, je tu podrobne zdôraznených, napríklad postup vypracovania nomenklatúry prípadov.

Základné pravidlá pre prácu rezortných archívov (schválené nariadením ZSSR Glavarkhiv č. 263 z 5.9.1985), ktoré vzhľadom na svoj vek dlho neboli celkom pracovným dokumentom, boli nakoniec zaslané na zaslúžený odpočinok a nepodliehajú aplikácii na území Ruskej federácie od okamihu nadobudnutia účinnosti pravidiel -2015 (Rosarkhivov list z 18. septembra 2015 č. 2/2133-A).

Musím si uschovať dokumenty?

Čo je archívny dokument? Prečítajte si článok „Pre ktoré organizácie sú potrebné nové pravidlá archivácie? A kto má dokumenty Archívneho fondu RF? “

Musíte si uschovať dokumenty. Napriek tomu, že pravidlá z roku 2015 hovoria, že „organizácie majú právo (s dôrazom autora) na vytváranie archívov na ukladanie archívnych dokumentov vytvorených v rámci ich činnosti ...“, pri bližšom skúmaní sa toto právo mení na skutočnú povinnosť.

Po prvé, ak existuje organizácia, potom existujú zamestnanci, čo pre každého z nich znamená kompletný súbor dokumentov o pracovníkoch.

Po druhé, ak existuje organizácia, existuje aj jej daňové účtovníctvo predložené tiež v papierovej alebo elektronickej podobe.

Po tretie, prinajmenšom všetky uvedené dokumenty musia byť uchované v stanovených časových lehotách. Zdroje trvanlivosti - špeciálne zoznamy:

• Zoznam typických administratívnych archívnych dokumentov vytvorených v rámci činnosti štátnych orgánov, miestnych orgánov a organizácií s uvedením lehôt (schválený uznesením Ministerstva kultúry Ruskej federácie z 25. 8. 2010 č. 558);
• Zoznam typických archívnych dokumentov generovaných pri vedeckých, technických a produkčných činnostiach organizácií s uvedením období uchovávania (schválený uznesením Ministerstva kultúry a hromadných komunikácií Ruskej federácie z 31. júla 2007 č. 1182).

Tieto zoznamy sú povinné1 na použitie vládnymi aj mimovládnymi organizáciami. Ukázalo sa teda, že každá, aj tá najmenšia a najskromnejšia spoločnosť, má sadu dokumentov archívne úložisko... A pre nich musia byť vytvorené podmienky, ktoré vyhovujú novému regulačnému dokumentu: Rules-2015. Nedostatok štrukturálne jednotky pod názvami „archív“, „kancelária“ táto povinnosť nijako neovplyvňuje.

Uchovávanie elektronických dokumentov

Inováciou, ktorú si všimli všetci špecialisti na kancelársku prácu a archiváciu, je dlho očakávaný postup ukladania elektronických dokumentov uvedený v Pravidlách-2015. Týka sa to oddielov 2.30–2.33. Prechod na elektronické dokumenty v Pravidlách 2015 sa uskutočňuje pomerne náhle, bez akýchkoľvek nadpisov, bezprostredne po správe, že je zakázané byť v archíve v špinavých topánkach.

2.30. Povinné podmienky pre uchovávanie elektronických dokumentov sú:

prítomnosť v archíve organizácie najmenej dvoch kópií každej jednotky na ukladanie elektronických dokumentov (hlavná a pracovná kópia musia byť na rôznych fyzické zariadenia);

dostupnosť hardvéru a softvéru určeného na reprodukciu, kopírovanie, prepisovanie elektronických dokumentov, kontrolu fyzického a technického stavu;

zabezpečenie režimu ukladania elektronických dokumentov s výnimkou straty, neoprávneného šírenia, zničenia alebo skreslenia informácií.

Ďalšou významnou novinkou je definícia formátu pre archiváciu elektronických dokumentov v pravidlách z roku 2015:

Fragment dokumentu CollapseShow Pravidlá organizácie, uchovávania, získavania, účtovníctva a používania dokumentov z Archívneho fondu Ruskej federácie a ďalších archívnych dokumentov v štátnych orgánoch, miestnych orgánoch a organizáciách (schválené uznesením Ministerstva kultúry Ruska zo dňa 03.31.2015 č. 526, účinnosť nadobudlo 09.21.2015)

2.31. Prenos textových elektronických dokumentov na uloženie do archívu organizácie, ktorý je zdrojom získavania štátnych a obecných archívov, sa vykonáva vo formáte PDF / A.

PDF je nepopierateľne univerzálny formát. PDF / Archives (PDF / A) je variácia tohto formátu špeciálne navrhnutá pre dlhodobú archiváciu. ukladanie dokumentov a zakotvené v norme ISO 19005-1: 2005 / Cor.2: 2011 „Správa dokumentov. Formát súborov elektronických dokumentov na dlhodobé ukladanie “. Ale ako všetko univerzálne, PDF nie je dokonalé. Dokumenty o správe sa v tomto formáte cítia vynikajúco, ale organizácie nepoužívajú iba Microsoft Office. Napríklad výkresy vytvorené vo formáte .dwg sa teda nesprávne prevedú po prevedení do formátu .pdf. Správanie sa elektronického digitálneho podpisu pri prevode dokumentu do formátu .pdf tiež prináša odborníkom veľa otázok.

Postup prenosu elektronických súborov a dokumentov je popísaný v časti 4.34 pravidiel. Z textu vyplýva:

• po prvé, elektronické dokumenty je možné preniesť do archívu a uložiť ich na samostatných fyzických nosičoch aj „prostredníctvom informačnej a telekomunikačnej siete“,
• po druhé, súpis elektronických súborov a dokumentov je napriek tomu zostavený v papierovej podobe (to znamená, že aj keď vytvoríme archív v EDMS, inventár bude musieť byť osobne doručený archivárovi),
• po tretie, „pri prijatí do archívneho skladu sú elektronické súbory certifikované elektronický podpis vedúci organizácie alebo ním splnomocnený zástupca úradník„. U papierových dokumentov sa nevyžaduje nič podobné. Ako splniť túto požiadavku pre organizácie, ktoré vytvárajú elektronické dokumenty, ale nepoužívajú EDS, pravidlá z roku 2015 mlčia.

Napokon „pre rýchly prístup k elektronickým dokumentom na účely referencie a vyhľadávania sa v archíve vytvorí fond na používanie elektronických dokumentov“ (bod 2.33). Zároveň nie je zverejnená koncepcia fondu používania.

Účtovníctvo dokladov

Fragment dokumentu CollapseShow Pravidlá organizácie, uchovávania, získavania, účtovníctva a používania dokumentov z Archívneho fondu Ruskej federácie a ďalších archívnych dokumentov v štátnych orgánoch, miestnych orgánoch a organizáciách (schválené uznesením Ministerstva kultúry Ruska zo dňa 03.31.2015 č. 526, účinnosť nadobudlo 09.21.2015)

3.5. V archíve organizácie sa vedú hlavné (povinné) a pomocné účtovné doklady. Zloženie a formy hlavných účtovných dokladov sa určujú v súlade s týmito pravidlami. Zloženie a formy pomocných účtovných dokladov určuje archív organizácie samostatne.

Základné pravidlá vysvetlili, prečo sú archívne dokumenty evidované a aký je systém účtovných dokladov, pričom jasne formulovali jeho účel. Tieto definície z pravidiel z roku 2015 zmizli. Pripomeňme si ich, aby sme pochopili, prečo sa budeme zaoberať účtovníctvom:

• Účtovníctvo dokladov v archíve organizácie je stanovenie ich počtu a zloženia v zriadených účtovných jednotkách a fixácia (registrácia) príslušnosti každej účtovnej jednotky k určitému komplexu a ich celkový počet v účtovných dokladoch2.
• Systém účtovných dokladov archívu je komplexom vzájomne prepojených účtovných dokladov a databáz odrážajúcich počet a zloženie dokumentov archívu organizácie a ich zmien, zložka systém štátnej registrácie dokumentov Archívneho fondu Ruskej federácie 3.

A hlavná zmena: zoznam účtovných dokladov archívu sa v roku 2015 znížil o viac ako polovicu, z 11 na 5 pozícií. Ostáva iba:

• kniha na zaznamenávanie príjmu a likvidácie prípadov, dokumentov;
• zoznam fondov;
• list fondov;
• zoznam prípadov, dokladov;
• register zásob.

Postup zostavovania a vedenia účtovných formulárov, aj keď mierne, je opísaný v bodoch 3.7-3.11 Pravidiel-2015.

Zvyšok je na uvážení organizácie. Ak je zdrojom získania štátneho (mestského) archívu, musí byť vypracovaný ďalší cestovný pas organizácie (bod 3.12 pravidiel z roku 2015). Existuje tiež poznámka pod čiarou k nariadeniam o štátnej registrácii dokumentov Archívneho fondu Ruskej federácie z roku 1997, ktoré schvaľujú formu archívneho pasu. Upozorňujeme, že základné pravidlá navrhujú formu, aj keď takmer totožnú, ale stále „čerstvejšiu“ ako vyššie uvedené nariadenie. Minimálne chronológia v ňom začala od dvetisíciny, a nie od deväťdesiatych rokov.

Preskúmanie hodnoty dokumentov

Pravidlá z roku 2015 nepriniesli do postupu ročného preskúmania hodnoty dokumentov nič zásadne nové. Iba odsek 4.12 si zaslúži pozornosť:

Fragment dokumentu CollapseShow Pravidlá organizácie, uchovávania, získavania, účtovníctva a používania dokumentov z Archívneho fondu Ruskej federácie a ďalších archívnych dokumentov v štátnych orgánoch, miestnych orgánoch a organizáciách (schválené uznesením Ministerstva kultúry Ruska zo dňa 03.31.2015 č. 526, účinnosť nadobudlo 09.21.2015)

4.12. Organizácie, v ktorých činnostiach nie sú vytvorené dokumenty Archívneho fondu Ruskej federácie, vytvárajú inventúry prípadov podľa personálu a inventáre dočasných (nad 10 rokov) skladovacích období a zaisťujú ich bezpečnosť.

Toto ustanovenie sa týka rozhovoru, že bez ohľadu na prítomnosť v organizácii archívu a jeho príslušnosť k počtu zdrojov získavania štátnych (mestských) archívov je povinný nakladať s jeho dokumentmi minimálne. Možno len veľmi málo ľudí bude skutočne schopných zostaviť zoznam prípadov dočasných (nad 10 rokov) období skladovania bez toho, aby najskôr vypracovali nomenklatúru prípadov.

Názvoslovie prípadov

Pozri článok „Nové pravidlá pre archívy o nomenklatúre prípadov“

O nomenklatúre prípadov, ktorú pravidlá z roku 2015 nazývajú "hlavný účtovný dokument odrážajúci zloženie a organizáciu dokumentárny fond organizácie “, hovoria veľmi zdržanlivo a ani im neposkytujú žiadnu zrozumiteľnú definíciu. Z textu dokumentu iba vyplýva, že (body 4.14–4.18):

• „Nomenklatúra prípadov fixuje klasifikáciu (zoskupenie) vykonaných dokumentov do prípadov (elektronických súborov)“;
• nomenklatúra prípadov sa zostavuje podľa priloženého formulára;
• nomenklatúra prípadov organizácie sa vypracúva na základe nomenklatúr prípadov štruktúrnych rozdelení (formulár je priložený, podľa obsahu ho však nebude možné nájsť: obsahuje dva dodatky s názvom „Nomenklatúra prípadov“; medzi štrukturálne rozdelenia patrí č. 26);
• nomenklatúra záležitostí organizácie sa vypracúva na základe štandardných, rezortných a iných zoznamov dokumentov označujúcich doby uchovávania, iných regulačných právnych aktov, ako aj štandardných a približných názvosloví prípadov;
• organizácie - zdroje získavania štátnych (mestských) archívov súhlasia s „príslušným EIC alebo so štátnym (mestským) archívom v súlade s právomocami, ktoré mu boli udelené“;
• organizácie, ktoré nie sú zdrojmi získavania štátnych (mestských) archívov, koordinujú svoju nomenklatúru prípadov nezávisle.

Pravidlá z roku 2015 neobsahujú žiadne ďalšie praktické informácie o vývoji a udržiavaní nomenklatúry záležitostí organizácie. Malo by sa povedať jednoznačné: bez základných pravidiel to obyčajný úradník, najmä prvýkrát, nedokáže vypracovať.

Evidencia prípadov

Fragment dokumentu CollapseShow Pravidlá organizácie, uchovávania, získavania, účtovníctva a používania dokumentov z Archívneho fondu Ruskej federácie a ďalších archívnych dokumentov v štátnych orgánoch, miestnych orgánoch a organizáciách (schválené uznesením Ministerstva kultúry Ruska zo dňa 03.31.2015 č. 526, účinnosť nadobudlo 09.21.2015)

4.19. Prípady trvalého a dočasného (nad 10 rokov) obdobia skladovania, ktoré dokončia kancelárske práce vrátane personálu, po skončení kalendárneho roka, v ktorom boli podané, sú pripravené na prenos do archívu organizácie a podliehajú registrácii a popisu.

V závislosti na dobe uchovávania sa vykonáva úplná alebo čiastočná registrácia prípadov. Prípady trvalého a dočasného (nad 10 rokov) obdobia skladovania a personálu podliehajú úplnej registrácii.

Papiere prípadov zahŕňajú:

ukladanie alebo väzba dokumentov k prípadu (neformátované dokumenty sú uložené v uzavretých pevných priečinkoch alebo v škatuliach);

číslovanie listov puzdra;

vystavenie osvedčenia o prípade (príloha č. 8);

vypracovanie internej inventúry dokladov k prípadu (príloha č. 27);

dizajn krytu puzdra (príloha č. 28).

Príprava elektronických súborov na prenos do archívu organizácie predpokladá zostavenie súpisu elektronických súborov, dokumentov (prílohy č. 17, 18).

Čo zahŕňa čiastočnú registráciu prípadov a ako to závisí od času uchovávania dokumentov, sa nehlási.

Pokiaľ bol interný inventár zostavený skôr "v" nevyhnutné prípady„(Základné pravidlá, odsek 3.6.3.), Táto fráza bola potom z pravidiel z roku 2015 odstránená. Názov inventarizačného formulára uvedený v prílohe 27 neuvádza žiadne odkazy na čas použiteľnosti.

Nemali by byť opísané všetky elektronické súbory, ale iba tie, ktoré majú dočasné (nad 10 rokov) a trvalé úložné obdobie (formy súpisov sú v prílohách 17 a 18).

Žiadosti: formuláre dokumentov

Pravidlá z roku 2015 sa tradične končia súborom aplikácií - formulárov dokumentov sprevádzajúcich určité procesy ukladania dokumentov.

Všeobecne treba povedať, že po prvé, v pravidlách z roku 2015 je menej formulárov ako v základných pravidlách, a po druhé, medzi nimi sú dve aplikácie s rovnakými názvami, čo je veľmi nepohodlné, a po tretie, nachádzajú sa v poradie zmienky v texte (a nie podľa dôležitosti alebo logickej postupnosti, ako v základných pravidlách). Niektoré aplikácie zmenili názvy, iné mierne zmenili tvar. Všeobecné odporúčanie by znelo takto: ak je potrebné vypracovať akýkoľvek dokument o archivácii, mal by archivár v prvom rade hľadať jeho formu v Pravidlách 2015, až keď sa v nich požadovaná forma nenachádza, odkazovať na Základné pravidlá.

Ďalej sú uvedené 3 zoznamy. Prvý (vo forme tabuľky) sú prílohy k pravidlám z roku 2015 a zodpovedajúce formuláre k základným pravidlám. Druhou sú novinky vo formách predstavené v roku 2015. Tretie sú tlačivá zo základných pravidiel, ktoré nespadali do pravidiel z roku 2015, ale ani neboli zrušené (ako sa hovorí, používajú sa pre zdravie).

Súlad formulárov pravidiel-2015 a základných pravidiel

CollapseShow

Znovu objavené a schválené Pravidlami 2015:

• Inventár elektronických spisov, dokumenty dočasne (nad 10 rokov) uložené;
• Dodatok k súpisu elektronických súborov s dočasnými (nad 10 rokov) dobami uchovávania;
• Akt prijatia a prenosu archívnych dokumentov na uloženie (z organizácie do organizácie - poznámka autora)
• Inventarizácia prípadov;
• Inventarizácia elektronických vecí, dokumenty s prílohou k súpisu elektronických vecí, dokumenty.

Posledné dva formuláre slúžia na nahradenie dodacích listov a v skutočnosti predstavujú akty prijatia a prenosu dokumentov na uloženie v archíve organizácie.

• Inventarizácia prípadov trvalého, dočasného (nad 10 rokov) skladovania a personálu štruktúrneho celku organizácie (príloha 12 základných pravidiel);
• Záverečný záznam a certifikačný nápis (dodatok 13);
• Titulná strana súpisu dokladov o trvalom uložení (príloha 14);
• Príkaz (požiadavka) na vydanie dokladov (dodatok 17);
• Kniha vydávania dokladov (dodatok 19);
• Súpis obzvlášť cenných prípadov (príloha 23);
• Účtovná kniha pre príjem a predaj fondu poistenia a fondu používania (príloha 27);
• Súpis poistného fondu (príloha 28);
• Cestovný pas archívu organizácie uchovávajúcej riadiacu dokumentáciu (príloha 29);
• Cestovný pas organizácie, ktorá uchováva dokumenty priemyselného fondu (príloha 30);
• Registračný preukaz účtovnej jednotky elektronického dokumentu (ED) (dodatok 31);
• Zákon o migrácii a prepisovaní elektronických dokumentov (príloha 32);
• Register príjmu a likvidácie elektronických dokumentov (príloha 33);
• Register migrácií a prepisov elektronických dokumentov (príloha 34);
• Akt opisu dokumentov osobného pôvodu (príloha 38);
• Zákon o vytvorení spoločného archívneho fondu (príloha 39);
• Register vydaných kópií, výpisov, osvedčení, tematických materiálov (príloha 44);
• Register návštev používateľov čitárne (príloha 45);
• Ročný plán práce archívu (príloha 46);
• Registračný preukaz pre prácu s organizáciou (príloha 47);
• Potvrdenie o prijatí pri zmene hlavy archívu (príloha 48).

Pravidlá z roku 2015 sú samozrejme určené pre vyškoleného čitateľa. Ale v mnohých prípadoch sa, bohužiaľ, administratívnou prácou a archiváciou v organizácii zaoberajú buď sekretárky, alebo (ak je to potrebné) zamestnanci rôznych oddelení: účtovníci, personalisti, ochrana práce, právnici atď. Pre týchto nevinných ľudí bude veľmi ťažké pochopiť, čo sa od nich vyžaduje v oblasti uchovávania dokumentov.

Pravidlá-2015 poskytujú absolútne minimum opatrení na zabezpečenie ukladania dokumentov v organizácii. Čitatelia pravidiel budú musieť hľadať informácie o tom, ako toto minimum v praxi implementovať, svojpomocne v metodických zdrojoch. V kanceláriách teda budú vyžadované Základné pravidlá pre archívy organizácií, aj napriek ich voliteľnému stavu, s príchodom Pravidiel 2015. ruské organizácie ešte silnejšie ako predtým.

Poznámky pod čiarou

CollapseShow

Rozhodnutie Najvyššieho arbitrážneho súdu Ruskej federácie z 21. februára 2012 č. 14589/11. vráť sa

Oddiel 6.1.1. Základné pravidlá. vráť sa

Oddiel 6.3.1. Základné pravidlá. vráť sa

Zadarmo 1 číslo časopisu

„Základné pravidlá pre archívy organizácií“ (schválené rozhodnutím Rosarkhivského kolégia zo dňa 06.02.2002)

Schválené
rozhodnutie
Collegiums of Rosarkhiv
zo dňa 06.02.2002

ZÁKLADNÉ PRAVIDLÁ
ARCHÍVY PRÁCE S ORGANIZÁCIAMI

ÚVOD

Základné pravidlá fungovania archívov organizácií sú normatívno-metodický dokument, ktorý určuje ich činnosť. Pravidlá vychádzajú z aktuálneho právny rámec v oblasti informačnej, dokumentačnej podpory riadenia a archívnych vecí syntetizovať skúsenosti z domáceho archívnictva, zohľadňovať moderné výdobytky v aplikácii technické prostriedky a informačných technológií pri práci s dokumentmi.

Právo a povinnosť vytvárať archívy organizácií na dočasné ukladanie dokumentov z Archívneho fondu Ruskej federácie klasifikovaných ako majetok štátu, ustanovený Základy právnych predpisov Ruskej federácie o archívnom fonde Ruskej federácie a archívoch (1993), nariadenia o archívnom fonde Ruskej federácie (1994) a nariadenia o Federálnej archívnej službe Ruska (1998), zodpovedajúce nariadenia subjekty Ruskej federácie.

Tieto pravidlá sa vzťahujú na archívy vládne organizácie, ako aj povinné pre všetky mimovládne organizácie z hľadiska zaistenia bezpečnosti, popisu, účtovníctva a použitia dokumentov z Archívneho fondu Ruskej federácie klasifikovaných ako majetok štátu.

Archívy organizácií ukladajúcich filmové, foto, pozadie a videodokumenty (audiovizuálne), vedecké a technické, kartografické, telemetrické dokumenty sa riadia týmito pravidlami z hľadiska organizácie, plánovania, podávania správ, metodickej práce s dokumentmi správy uloženými v archívoch; vo všetkých ostatných záležitostiach sa práca s týmito dokumentmi riadi príslušnými pokynmi a pravidlami.

Pravidlá sa nevzťahujú na dokumenty, ktorých prácu upravuje zákon Ruskej federácie z 21. júla 1993 N 5485-1 „Dňa štátne tajomstvá„A výnos prezidenta Ruskej federácie z 30. novembra 1995 N 1203„ O schválení zoznamu informácií klasifikovaných ako štátne tajomstvá. ““

Štátne organizácie, ktoré nie sú zahrnuté v skladbe zdrojov získavania štátnych archívov, ako aj mimovládne organizácie sa môžu týmito pravidlami riadiť pri organizovaní a údržbe svojich archívov.

Formuláre dokumentov zabezpečujúcich archiváciu sú pripojené k Pravidlám.

Základné pravidlá fungovania archívov organizácií pripravila pracovná skupina Rosarkhiv a VNIIDAD v zložení: V.A. (vedúci skupiny), Albrecht B.V., Banasyukevich V.D., Gavlin M.L., Kiselev I.N., Krasavin A.S., Larin M.V., Meshcherina T.A., Privalov V. F., Smoglo I.A., Sokova A.N., Solobay N.M., Stepanova L.A.

Zoskupovanie správnych aktov

Práce archívnych kancelárií zahŕňajú systemizáciu odlišné typy informačné nosiče. Patria sem okrem iného správne akty. Sú zoskupené podľa typu a chronológie s prílohami:

1. Nariadenia, schválené stanovy správne akty, konať ako ich príloha. Sú zoskupené. Ak boli ustanovenia, pokyny, stanovy schválené ako samostatné akty, sú usporiadané do samostatných prípadov.
2. Objednávky vyšších štruktúr a rozhodnutia o ich implementácii sú zoskupené podľa pracovných oblastí podniku.
3. Objednávky týkajúce sa personálu sú systematizované podľa období skladovania. Pri veľkom množstve informačných materiálov je vhodné zoskupiť akty týkajúce sa rôznych aspektov práce spoločnosti osobitne.
4. Objednávky pre kľúčovú oblasť činnosti sú systematizované oddelene od úkonov voči personálu. Napríklad objednávka na prácu archívneho úradu je zahrnutá v jednom priečinku a podľa menovania vedúceho zodpovedného oddelenia v inom priečinku.
5. Schválené limity, správy, odhady, zoznamy titulov, plány atď. sú zoskupené oddelene od nich.
6. Usporiadanie dokumentov v osobných spisoch sa vykonáva v poradí podľa ich prijatia.
7. Osobné mzdové účty zamestnancov sú usporiadané do samostatných priečinkov. Sú zoradené v abecednom poradí.
8. Sťažnosti, návrhy, vyjadrenia občanov týkajúce sa činnosti podniku, dokumentácia na ich zváženie a implementáciu sú zoskupené osobitne od žiadostí jednotlivcov o osobné záležitosti.
9. Systematizácia korešpondencie sa zvyčajne vykonáva za kalendárne obdobie v chronologickom poradí. V takom prípade sú odpovede umiestnené za otázkami. V prípade obnovenia korešpondencie na samostatnú tému začatej v predchádzajúcom roku sú dokumenty zaradené do priečinka aktuálneho obdobia. Zároveň je uvedený index prípadu za minulý rok.

Nuansy

Archívna kancelárska práca je druh činnosti, pri ktorej špecialisti zabezpečujú nielen bezpečnosť informačných nosičov, ale aj schopnosť pracovať s nimi, ak to bude potrebné. Za týmto účelom sú úkony, ktoré tvoria priečinky, zošité do štyroch prepichnutí v kartónovom obale. Je tiež dovolené ich zaviazať, berúc do úvahy schopnosť čítať texty, uznesenia, dátumy, víza vo všetkých príspevkoch.

Pri príprave zväzovania sú odstránené všetky kovové spojovacie prvky. Materiály určené na trvalé uloženie, ktoré pozostávajú z obzvlášť cenných alebo neformátovaných dokumentov, sú obsiahnuté v uzavretých priečinkoch s tromi chlopňami s väzbami alebo v špeciálnych škatuliach.

Ak sa v prípade nachádzajú nevyžiadané osobné doklady ( pracovné knihy, osvedčenia, vojenské preukazy atď.) sú vložené do samostatnej obálky a sú do nej prišité k zvyšku materiálov. Na konci priečinkov by mal byť prázdny certifikačný list. Na začiatku priečinka je formulár pre interný inventár olemovaný. Kvôli zaisteniu bezpečnosti a poriadku usporiadania papierov je každý hárok očíslovaný arabskými číslicami. Toto pravidlo sa nevzťahuje na stránku certifikácie a formulár pre inventár. Číslo je vložené jednoduchou ceruzkou do pravého horného rohu.

Interná inventúra

Je vytvorený na ukladanie a zaznamenávanie informačných materiálov dočasného (viac ako 10 rokov) a trvalého obsahu. Interný súpis sa zostavuje aj pre prípady vytvorené druhmi dokumentov, v názvoch ktorých nie je zverejnený ich obsah. Formulár musí obsahovať údaje o poradových číslach aktov v priečinku, indexoch, hlavičkách, dátumoch a číslach strán.

K internej inventúre je priložený súhrnný záznam. Označuje počtom a slovami počet dokumentov v nej zahrnutých, ako aj počet hárkov, ktoré ju tvoria. Interný inventár je schválený kompilátorom. Ak je priečinok zviazaný alebo lemovaný bez hlavičkového papiera, potom je zostavený list nalepený na vnútornej strane predného obalu.

Zmeny v zložení materiálov v priečinku by sa mali prejaviť v poli „Poznámky“. Týka sa to najmä zaistenia, výmeny papierov za kópie, zaradenia ďalšie dokumenty do priečinka. Zároveň sa odkazuje na príslušné akty. V prípade potreby je možné na hárok interného inventára sformovať nový zovšeobecňujúci záznam a potvrdzujúci nápis do priečinka.

21. septembra začali fungovať Pravidlá organizácie ukladania, získavania, účtovníctva a použitia dokumentov z Archívneho fondu Ruskej federácie a ďalších archívnych dokumentov v štátnych orgánoch, miestnych samosprávach a organizáciách (schválené uznesením Ministerstva kultúry Ruska z 31. marca 2015 č. 526; ďalej len „nové pravidlá“).

Čím ste sa riadili pred vydaním nových pravidiel?

Archívy štátnych orgánov, VÚC, organizácií (ďalej len archívy organizácií) sa pred schválením nového poriadku riadili pri svojej práci Základným poriadkom archívov organizácií a v niektorých archívoch organizácií bol použitý veľmi starý dokument - Základné pravidlá fungovania rezortných archívov. Oba dokumenty neboli normatívnymi dokumentmi, definovali však ich stav ako normatívny a metodický dokument. Zároveň mali Základné pravidlá z roku 1985 skutočne štatút normatívneho dokumentu, pretože boli schválené uznesením Glavarkhiva a Základné pravidlá z roku 2002 neboli schválené Rosarchivom, preto nemali štatút normatívneho dokumentu.

Z akého dôvodu bolo za prítomnosti základných pravidiel z roku 2002 nevyhnutné vypracovať nový, navyše normatívny dokument na organizáciu ukladania dokumentov do archívov organizácií?

Faktom je, že v roku 2004 bol prijatý federálny zákon č. 125-FZ z 22. októbra 2004 „O archívnych veciach v Ruskej federácii“ (ďalej len „federálny zákon č. 125-FZ“), ktorý priniesol veľa inovácií v organizácii archivácie v krajine. :

Načítava sa

z Federálny zákon Č. 125-FZ

Článok 13. Vytváranie archívov

1. Štátne orgány, orgány miestnej samosprávy mestského obvodu a mestského obvodu sú potrebné na vytvorenie archívov na ukladanie, získavanie, účtovníctvo a použitie archívnych dokumentov vytvorených pri výkone ich činnosti.

2. Organizácie a občania má právo na vytváranie archívov na účely ukladania archívnych dokumentov vytvorených pri výkone ich činnosti, a to aj na účely uchovávania a používania archívnych dokumentov, ktoré nepatria do majetku štátu alebo obce.

Článok 17. Povinnosti štátnych orgánov, orgánov miestnej samosprávy, organizácií a občanov zapojených do podnikateľská činnosť bez vzdelania právnická osoba, na zaistenie bezpečnosti archívnych dokumentov

1. Štátne orgány, orgány miestnej samosprávy, organizácie a občania zaoberajúci sa podnikateľskou činnosťou bez vytvorenia právnickej osoby sú povinní zaistiť bezpečnosť archívnych dokumentov vrátane dokumentov o zamestnancoch počas období uchovávania stanovených federálnymi zákonmi, inými regulačnými predpismi právne úkony Ruská federácia, ako aj zoznamy dokumentov [...]

Tento federálny zákon zaviedol aj koncept vlastníctva archívnych dokumentov (dokumenty môžu byť v štátnom (federálny, majetok subjektov Ruskej federácie), mestskom a súkromnom majetku (mimovládne organizácie a jednotlivci)).

Vyhláškou Ministerstva kultúry Ruska z 18. januára 2007 č. 19 boli okrem toho schválené Pravidlá organizácie skladovania, získavania, účtovníctva a používania dokumentov z Archívneho fondu Ruskej federácie a ďalších archívnych dokumentov v štátnych a obecných archívoch, múzeách a knižniciach, organizáciách Ruskej akadémie vied (ďalej len „Pravidlá“). 2007).

Tieto dve okolnosti, ako aj skutočnosť, že Základné pravidlá nemali štatút normatívneho dokumentu, nás prinútili obrátiť sa na vývoj normatívneho dokumentu definujúceho postup ukladania dokumentov do archívov organizácií.

„Čo sú to za komentáre?“

Počas vypracovania návrhu nových pravidiel sa o dokumente medzi archivármi diskutovalo dvakrát:

• po prvýkrát - zamestnancami orgánov pre správu archívov vo ustanovujúcich subjektoch Ruskej federácie, štátnych a mestských archívov;
• druhýkrát - zamestnancami federálnych orgánov výkonná moc.

Len zo štátnych a obecných archívov prišlo viac ako 400 pripomienok. Všetky obdržané pripomienky boli starostlivo zvážené av konečnej fáze dočasnou pracovnou skupinou, v ktorej boli odborníci z Rosarkhivu a VNIIDADU. Je potrebné poznamenať, že veľa pripomienok bolo vyvolaných vôľou archivárov čo najpodrobnejšie opísať jednotlivé procesy archívnych technológií používaných pri zabezpečovaní uchovávania, účtovníctva, získavania a používania dokumentov v archívoch organizácií, ktoré sa v zásade vzhľadom na status nových Pravidiel ako normatívu nedali uskutočniť. dokument.

Niektoré poznámky mali zároveň zásadný charakter, napríklad poznámka, že v časti „Nadobúdanie“ návrhu nových pravidiel nebola dôsledne uvedená otázka preskúmania hodnoty dokumentov, a to najmä z dôvodu vylúčenia ustanovení týkajúcich sa nomenklatúry prípadov. Vzhľadom na to, že v súčasnosti je podoba nomenklatúry záležitostí organizácie a postup jej vývoja uvedená iba v metodickom dokumente - Metodické odporúčania pre vypracovanie pokynov pre prácu v kancelárii vo federálnych výkonných orgánoch, pri finalizácii návrhu nových pravidiel bolo rozhodnuté o jej zaradení do časti „Akvizícia“. základné ustanovenia o nomenklatúre prípadov vrátane formy nomenklatúry prípadov (súhrnná a štruktúrna jednotka).

Vymenovanie nových pravidiel

Nové pravidlá sú určené orgánom verejnej moci, orgánom miestnej samosprávy, organizáciám, ktoré vytvárajú archívy na ukladanie, získavanie, evidenciu a použitie archívnych dokumentov vytvorených v rámci ich činnosti.

Nevzťahujú sa na organizáciu ukladania, získavania, účtovníctva a použitia dokumentov z Archívneho fondu Ruskej federácie a iných archívnych dokumentov obsahujúcich informácie tvoriace štátne tajomstvo.

Nové pravidlá sú normatívnym dokumentom. Ich regulačný štatút definuje prísnejšie požiadavky na ich obsah. Predtým publikované pravidlá (pozri vyššie) zahŕňali nielen normy (pravidlá, požiadavky), ale aj odporúčania a metódy, ako by sa tieto normy mali uplatňovať. Všetky ustanovenia odporúčacieho, metodického a popisného charakteru sú z nových pravidiel vylúčené. Práve v tejto časti bol návrh týchto pravidiel počas diskusie kritizovaný archivármi, ktorí neustále tvrdili, že pravidlá by mali byť podrobné a obsahovať nielen samotné pravidlá, ale aj mechanizmus ich implementácie.

Štruktúra a obsah nových pravidiel

Nové pravidlá pozostávajú zo siedmich častí:

1. Všeobecné ustanovenia.
2. Organizácia ukladania dokumentov Archívneho fondu Ruskej federácie a iných archívnych dokumentov v organizácii.
3. Účtovanie dokumentov archívneho fondu Ruskej federácie a ďalších archívnych dokumentov v organizácii.
4. Doplnenie archívu o dokumenty z Archívneho fondu Ruskej federácie a ďalšie archívne dokumenty.
5. Organizácia použitia dokumentov z Archívneho fondu Ruskej federácie a iných archívnych dokumentov organizácie.
6. Prenos dokumentov organizácie na uloženie do štátneho (mestského) archívu.
7. Prenos dokumentov pri reorganizácii alebo likvidácii organizácie, zmena vedúceho archívu organizácie.

Prílohy k novým pravidlám obsahujú účtovné a iné formy dokumentov používaných v archívoch organizácií.

Postupnosť hlavných častí týchto pravidiel je v súlade s federálnym zákonom č. 125-FZ a pravidlami z roku 2007, aj keď, ako poznamenali mnohí odborníci v diskusnej fáze, bolo by logickejšie začať s akvizíciou a končiť s ich používaním.

Sekcie nových pravidiel odrážajú hlavné funkcie archívu organizácie:

• organizácia ukladania dokumentov z Archívneho fondu Ruskej federácie a iných archívnych dokumentov;
• registrácia dokumentov;
• doplnenie archívu organizácie o dokumenty;
• organizácia použitia archívnych dokumentov;
• presun dokumentov na uloženie do štátneho (mestského) archívu.

Nové pravidlá navyše obsahujú časť „Prenos dokumentov pri reorganizácii alebo likvidácii organizácie, zmena vedúceho archívu organizácie“.

Poznámka

Na rozdiel od základných pravidiel z roku 2002 pravidlá č. 526 neobsahujú ustanovenia týkajúce sa organizačných aspektov samotného archívu (zámery a ciele archívu, jeho funkcie, práva atď. Nie sú definované). Ich hlavným účelom je ustanoviť požiadavky na organizáciu procesov archívneho ukladania dokumentov od získania archívu organizácie s dokumentmi až po organizáciu použitia dokumentov.

Zvážme časti podrobnejšie.

Oddiel I. Všeobecné ustanovenia

Definuje právny základ rozsahu a rozsahu dokumentu a obsahuje aj ustanovenia, ktoré niektoré definujú organizačný rámec činnosti archívu organizácie.

Nové pravidlá sa vzťahujú na verejné orgány, miestne samosprávy a organizácie - zdroje získavania štátnych a obecných archívov, pri ktorých procese sa formujú dokumenty Archívneho fondu Ruskej federácie (ďalej len „organizácie“). Ustanovenia tohto poriadku môžu využiť aj ďalšie štátne a neštátne organizácie, v ktorých činnosti sa netvoria dokumenty Archívneho fondu Ruskej federácie.

Na základe ustanovení federálneho zákona č. 125-FZ nové pravidlá stanovujú, že štátne orgány, orgány miestnej samosprávy mestskej časti, mestskej časti a medzimestskej časti sú povinné vytvárať archívy na ukladanie, získavanie, účtovníctvo a použitie archívnych dokumentov, ktoré sa vytvorili pri výkone ich činnosti. Úlohy a funkcie archívu (centrálny archív) vládny orgán, orgán územnej samosprávy, organizácia - zdroj nadobudnutia štátu, mestský archív určuje nariadenie schválené vedúcim organizácie.

Poznámka

Nové pravidlá sa nevzťahujú na organizáciu ukladania, získavania, účtovníctva a používania dokumentov z Archívneho fondu Ruskej federácie a iných archívnych dokumentov obsahujúcich informácie tvoriace štátne tajomstvo.

Oddiel II. Organizácia ukladania dokumentov Archívneho fondu Ruskej federácie a iných archívnych dokumentov v organizácii

Definuje pojem archívny fond organizácie a druhy archívnych fondov organizácie.

Archívny fond organizácie je súčasťou dokumentačného fondu, ktorý obsahuje dokumenty Archívneho fondu Ruskej federácie, dokumenty o pracovníkoch a dokumenty o dočasných (nad 10 rokov) skladovacích dobách zahrnuté v účtovných dokumentoch archívu. Archívny fond je predmetom uloženia v archíve organizácie.

Druhy archívnych fondov organizácie:

• archívny fond organizácie, ktorý pozostáva z dokumentov z Archívneho fondu Ruskej federácie a iných archívnych dokumentov;
• zjednotený archívny fond pozostávajúci z dokumentov Archívneho fondu Ruskej federácie a iných archívnych dokumentov vytvorených v rámci činnosti dvoch alebo viacerých organizácií, ktoré medzi sebou majú historicky a / alebo logicky určené súvislosti;
• archívna zbierka pozostávajúca zo samostatných archívnych dokumentov rôzneho pôvodu, spojených jednou alebo viacerými charakteristikami (tematická, autorská, druhová, predmetová a pod.).

Skladovanie papierových dokumentov. Ustanovenie 2.9 nových pravidiel zdôrazňuje: archívne dokumenty sú systematicky uložené v archívnom fonde. Jednotkou systemizácie dokumentov archívneho fondu v archíve organizácie je pamäťová jednotka. Pravidlá určujú aj znaky systematizácie pamäťových jednotiek archívneho fondu:

• štrukturálne (príslušnosť pamäťových jednotiek k štruktúrnym divíziám organizácie);
• chronologicky (podľa období alebo dátumov, ku ktorým patria pamäťové jednotky);
• funkčné, odvetvové, tematické, predmetové otázky (s prihliadnutím na funkcie organizácie, témy alebo problémy, ktoré sa týkajú obsahu pamäťových jednotiek);
• nominálne (podľa papierovania - typy a typy dokladov);
• korešpondent (organizáciami v dôsledku korešpondencie, s ktorou sa vytvorili skladovacie jednotky);
• geografické (podľa určitých území, osady a ďalšie geografické objekty spojené s obsahom dokumentov, ich autori, korešpondenti);
• autorské (podľa mien organizácií alebo mien občanov, ktorí sú autormi dokumentov).

Stanovujú sa požiadavky na zaistenie bezpečnosti dokumentov (štandardné (optimálne) podmienky uchovávania dokumentov; racionálne umiestnenie dokumenty v archíve; kontrola dostupnosti a stavu dokumentov, postup pri vyhľadávaní dokumentov), \u200b\u200bvrátane funkcie ukladania elektronických dokumentov

Uchovávanie elektronických dokumentov. Pravidlá definujú povinné podmienky uchovávanie týchto dokumentov:

• prítomnosť v archíve organizácie najmenej dvoch kópií každej jednotky ukladania elektronických dokumentov (hlavná a pracovná kópia musia byť na rôznych fyzických zariadeniach);
• dostupnosť hardvéru a softvéru určeného na reprodukciu, kopírovanie, konverziu a migráciu elektronických dokumentov, kontrolu ich fyzického a technického stavu;
• zabezpečenie režimu ukladania elektronických dokumentov s výnimkou straty, neoprávneného šírenia, zničenia alebo skreslenia informácií.

Formát textových elektronických dokumentov prenesených na uloženie do archívu organizácie - zdroj získania štátneho a mestského archívu - PDF / A.

Pravidlá stanovujú, že v prípade zmeny v softvérovom a hardvérovom prostredí a straty používania počítačových formátov, poškodenia médií vedie archív organizácie práce na prevod elektronických dokumentov do nových formátov a / alebo na nové médiá.

Okrem posudzovaných ustanovení táto časť ustanovuje postup kontroly prítomnosti a stavu archívnych dokumentov (bod 2.39-2.43), organizáciu vyhľadávania nezistených dokumentov (bod 2.44), postup vydávania dokumentov z archívu (bod 2.45-2.48), ako aj postup zaistenie bezpečnosti archívnych dokumentov, keď núdzové situácie (s. 2.49).

Kontrola dostupnosti a stavu dokumentov na serveri papierové médiá ... Vykonáva ju v archíve organizácie komisia alebo najmenej dvaja zamestnanci najmenej raz za 10 rokov, elektronické dokumenty - najmenej raz za 5 rokov.

Podľa bodu 2.11.5 postupu z roku 2007 sa vykonávajú mimoriadne jednorazové kontroly prítomnosti a stavu všetkých dokumentov archívu organizácie alebo ich jednotlivých častí (skupín):

• kedy prírodné katastrofyhromadné pohyby a iné okolnosti, v dôsledku ktorých môže dôjsť k strate alebo poškodeniu archívnych dokumentov,
• pri zmene vedúcich archívov.

Na základe výsledkov kontroly sa vypracúvajú tieto akty:

• kontrola dostupnosti a stavu archívnych dokumentov (príloha č. 3);
• o technických chybách v účtovných dokladoch (ak sa nájdu) (príloha č. 4);
• o odhaľovaní dokumentov (nesúvisí s tento fond, nezarátané) (príloha č. 5).

Postup pri vydávaní dokumentov z archívu. Doklady sa vydávajú na základe písomného súhlasu vedúceho archívu organizácie alebo jeho zástupcu (ak je archívom inštitúcia), vedúceho štruktúrneho útvaru organizácie (ak je archív štruktúrnym útvarom):

• zamestnanci štrukturálnych divízií organizácie;
• súdne, vymáhanie práva a iné oprávnené orgány o stanovený poriadok;
• ostatným používateľom na základe písomnej žiadosti.

Lehota na vydanie dokumentov z archívu by nemala presiahnuť:

• jeden mesiac - na použitie zamestnancami organizácie a ďalšími používateľmi;
• šesť mesiacov - súdnym orgánom, orgánom činným v trestnom konaní a iným oprávneným orgánom.

Poskytuje sa možnosť predĺženia lehoty na vydávanie dokladov - so súhlasom vedúceho organizácie na základe písomného potvrdenia používateľa o uchovaní / zabezpečení dokladov.

Elektronické dokumenty sa vydávajú z archívu vo forme elektronických kópií alebo kópií na papieri.

Doklady z archívu sa nevydávajú:

1. ak existuje fond na používanie;
2. byť v nevyhovujúcom fyzickom stave.

Oddiel III. Účtovanie dokumentov archívneho fondu Ruskej federácie a ďalších archívnych dokumentov v organizácii

Venované otázkam od niekoľko dokumentov z Archívneho fondu Ruskej federácie a ďalších archívnych dokumentov v organizáciami.

Ako sa ustanovuje v ustanovení 3.1 nových pravidiel, účtovníctvo sa týka všetkých dokumentov uložených v archíve organizácie vrátane dokumentov o pracovníkoch, kópií dokumentov fondu využívania (ak existujú) a zoznamu prípadov, dokumentov.

Hlavné účtovné jednotky pre archívne dokumenty sú:

Každá úložná jednotka má pridelené číslo účtu, ktoré je súčasťou archívnej šifry.

Náš slovník

Archívna šifra - označenie použité v ľavom dolnom rohu na každú pamäťovú jednotku na zabezpečenie účtovníctva a identifikácie - pozostáva z: čísla archívneho fondu; čísla inventára prípadov, dokladov; čísla pamäťových jednotiek.

Archívna šifra elektronických dokumentov uložených na samostatných elektronických médiách je uvedená na prílohe priloženej k obalu na médiá. Archívna šifra elektronických dokumentov uložených v systéme Windows informačný systém archív, je súčasťou meta popisu ( požadovaný prvok popisy) kontajnera na elektronické dokumenty.

Informácie o účtovných jednotkách archívu sú premietnuté do účtovných dokladov. Novým ustanovením pravidiel v organizácii účtovníctva dokladov je ustanovenie o pridelení dvoch skupín účtovných dokladov v archíve organizácie: základnej (povinnej) a pomocnej.

Medzi hlavné (povinné) účtovné doklady archívu organizácie patria:

• kniha na zaznamenávanie príjmu a vyraďovania prípadov, dokumentov (príloha č. 11);
• zoznam fondov (príloha č. 12);
• list s fondom (príloha č. 13);
• zoznam prípadov, dokumentov (príloha č. 14-16);
• register zásob (príloha č. 19).

Formuláre súpisov elektronických súborov sú uvedené v dodatkoch č. 17, 18 nových pravidiel.

Skladba pomocných účtovných dokladov nie je upravená, každý archív má právo používať ako pomocné účtovné formuláre, ktoré potrebuje v súvislosti so špecifikami uložených dokumentov alebo z iných dôvodov.

Pravidlá tiež ustanovujú, že archív organizácie môže viesť záznamy v automatizovanom režime pomocou účtovných databáz (DB) (pozri odsek 3.13). Účtovné databázy archívu organizácie - zdroj obstarania štátneho (mestského) archívu musia byť kompatibilné s príslušnými účtovnými databázami štátnych (mestských) archívov a orgánov správy archívov.

Oddiel IV. Získanie archívu s dokumentmi z Archívneho fondu Ruskej federácie a ďalšími archívnymi dokumentmi

Venovaná otázky doplnenia archívu organizácie o dokumenty z Archívneho fondu Ruskej federácie a ďalšie archívne dokumenty ... Získanie archívu organizácie je systematické doplňovanie archívu dokumentmi štruktúrnych divízií organizácie.

Zistilo sa, že dokumenty Archívneho fondu Ruskej federácie a dokumenty dočasných (nad 10 rokov) skladovacích období, vč. dokumenty o pracovníkoch sa prenášajú do archívu organizácie najskôr jeden rok a najneskôr tri roky po ukončení kancelárskych prác. Výnimkou sú doklady o personáli štátnych zamestnancov civilných a obecných úradov prepustených zo služby - do archívu organizácie sa prenášajú po 10 rokoch odo dňa prepustenia zamestnancov.

Poznámka

Prípady dočasných skladovacích dôb (do 10 rokov vrátane), ktoré sa v praxi archívov organizácií už dávno ustálili, sa do archívu neprenášajú, ukladajú sa do štruktúrnych útvarov organizácie a po uplynutí lehôt sú predpísaným spôsobom zničené.

Nové pravidlá stanovujú, že prípady sa po preskúmaní ich hodnoty prenesú do archívu organizácie. Z tohto dôvodu sa v tejto časti ustanovuje postup na preskúmanie hodnoty dokumentov, príprava prípadov na prenos do archívu organizácie, zostavenie zoznamov prípadov štrukturálnych divízií, na základe ktorých sa prípady prenášajú do archívu organizácie, a tiež sa zdôrazňuje, že pred vykonaním kontroly hodnoty dokumentov sa vykoná predpísaným spôsobom. dokumenty sú zakázané.

V ustanoveniach tejto časti sa upozorňuje na skutočnosť, že inventarizácia stálych skladovacích priestorov a personálu, úkony na zničenie dokumentov sa posudzujú spravidla na zasadaní odbornej komisie (EK) organizácie spravidla súčasne. Na základe výsledkov zváženia EK schvaľuje inventáre prípadov, dokumenty trvalého uloženia a personál a koná o pridelení dokumentov na zničenie.

Organizácie - zdroje získavania štátneho (mestského) archívu predkladajú na posúdenie odbornej posudkovej komisii (EPC) archívnej inštitúcie zoznamy prípadov dokladov o trvalom skladovaní a zamestnancov (ročné sekcie) odsúhlasených EK organizácie:

• trvalá trvanlivosť - na schválenie;
• pre personál - na schválenie.

Po inventarizácii prípadov sú dokumenty schválené a odsúhlasené EPC, tieto inventáre a zákon o prideľovaní dokumentov, ktoré nie sú predmetom skladovania, schvaľuje vedúci organizácie. Ďalej môžu byť zničené prípady pridelené podľa aktu na zničenie.

Organizácie, v ktorých činnostiach nie sú vytvorené dokumenty Archívneho fondu Ruskej federácie, by nemali koordinovať inventarizáciu personálu s EPK archívnej inštitúcie.

Poznámka

V článku 4.13 nových pravidiel sa ustanovuje, že elektronické súbory s vypršanou dobou uchovávania podliehajú alokácii na zničenie vo všeobecnosti, potom sú fyzicky zničené alebo zničené softvérom a hardvérom so zodpovedajúcou značkou v zákone.

V tejto časti pravidiel sa osobitná pozornosť venuje nomenklatúre záležitostí organizácie. Podľa hlavných ustanovení:

• opravuje klasifikáciu (zoskupenie) vykonaných dokumentov do súborov (elektronických súborov) a je hlavným účtovným dokumentom odrážajúcim zloženie a organizáciu dokumentačného fondu organizácie;
• je základom pre zostavovanie súpisov prípadov, dokumentov trvalých a dočasných (nad 10 rokov) období skladovania, ako aj pre zaznamenávanie prípadov dočasných (do 10 rokov vrátane) období uchovávania;
• je vypracovaný na základe štandardných, rezortných a iných zoznamov dokumentov označujúcich doby uchovávania, iných regulačných právnych aktov, ako aj štandardných a približných názvosloví prípadov;
• zostavené v predpísanej podobe (príloha č. 25) na základe nomenklatúry prípadov štruktúrnych celkov (príloha č. 26).

Organizácie - zdroje získavania štátnych (mestských) archívov sa raz za päť rokov dohodnú na nomenklatúre prípadov s CEC (EK) organizácie a predložia ju na schválenie príslušnej EPK alebo štátnemu (mestskému) archívu v súlade s právomocami, ktoré jej boli udelené. Organizácie, v ktorých činnostiach nie sú vytvorené dokumenty Archívneho fondu Ruskej federácie, nezávisle schvália nomenklatúru prípadov.

Pravidlá stanovujú poriadok príprava preniesť do archívu organizácie elektronických dokumentov. Predovšetkým sa ustanovuje, že sa zostavujú samostatné inventáre pre úložné jednotky elektronických dokumentov trvalého uloženia, dočasných (nad 10 rokov) úložných období, vč. personálom. Formy súpisov elektronických záležitostí, ako sme už povedali, sú uvedené v dodatkoch č. 17, 18 k novým pravidlám.

Oddiel V. Organizácia použitia dokumentov z Archívneho fondu Ruskej federácie a iných archívnych dokumentov organizácie

Táto časť stanovuje normy týkajúce sa organizácie použitia dokumentov z Archívneho fondu Ruskej federácie a iných archívnych dokumentov organizácie. Hlavné ustanovenia pravidiel v tejto časti sú tieto:

Poznámka

Nové pravidlá definujú formy použitia archívnych dokumentov. Hlavné sú:

informačná podpora zamestnancov organizácie;

vykonávanie požiadaviek používateľov, vč. žiadosti občanov sociálnej a právnej povahy;

vydávanie dokumentov a spisov na dočasné použitie, poskytnutie kópií archívnych dokumentov na žiadosť používateľov, vč. vo forme elektronických dokumentov.

V nových pravidlách sa osobitná pozornosť venuje organizácii práce s požiadavkami používateľov. Určené:

• typy žiadostí (tematické a sociálno-právne);
• požiadavky na písomnú žiadosť (jej forma, zloženie informácií, ktoré by mala žiadosť obsahovať);
• postup pri práci s dopytmi (podmienky registrácie, zváženie, presmerovanie vedľajších dopytov, príprava odpovedí na dotazy používateľov vo forme archívnych informácií, archívneho výpisu a archívnej kópie);
• funkcie organizácie práce s požiadavkami prichádzajúcimi cez internet.

Nové pravidlá definujú prípady, v ktorých archív môže odmietnuť vydávanie archívnych dokumentov:

• dostupnosť fondu na použitie;
• zlý fyzický stav dokumentov;
• dokumenty neprešli vedeckým popisom a technickým dizajnom (pred dokončením týchto prác);
• obmedzenia používania, ustanovený zákonom Ruská federácia alebo tvorca fondov.

Roddiel IV. Prenos dokumentov organizácie na uloženie do štátneho (mestského) archívu

Určuje postup pri prenose dokumentov organizácie na uloženie do štátneho (mestského) archívu. Táto časť uvádza, že:

• organizácie - zdroje získavania štátnych (obecných) archívov po uplynutí dočasného uloženia dokumentov Archívneho fondu Ruskej federácie v archíve organizácie ich preniesť do trvalé skladovanie do príslušného štátneho (mestského) archívu v súlade s predpisom č. 19;
• štátne a neštátne organizácie, ktoré nie sú zdrojom získavania štátnych (mestských) archívov, môžu na základe dohôd prenášať dokumenty z Archívneho fondu Ruskej federácie, ktorý vznikol pri ich činnosti, do štátnych (mestských) archívov.

Nové pravidlá stanovujú postup prenosu dokumentov. Zdôrazňujú, že dokumenty sa prenášajú na trvalé uloženie do objednaného stavu s príslušným vedeckým a referenčným prístrojom a prenos dokumentov do štátneho (mestského) archívu sa formuje aktom prijatia a prenosom dokumentov na uloženie (príloha č. 30).

Oddiel VII. Prenos dokumentov v prípade reorganizácie alebo likvidácie organizácie, zmena vedúceho archívu organizácie

Určuje poradie prenos dokumentov v prípade reorganizácie alebo likvidácie organizácie, zmena vedúceho archívu organizácie ... V tejto časti sa ustanovuje, že za odovzdanie dokumentov likvidovanej organizácii je zodpovedná komisia založená na prevod vecí a majetku.

V prípade likvidácie organizácií - zdrojov získavania štátnych (mestských) archívov sa do likvidačnej komisie zaradí zástupca štátneho (mestského) archívu.

Pri zmene vedúceho archívu organizácie (osoba zodpovedná za archív organizácie) sa prijímanie a prenos dokumentov z archívu, účtovníctvo a výskumný prístroj k nim sa vykonáva činom.

Zhrnutie

1. Nové pravidlá sú súborom predpisov vzťahujúcich sa na všetky hlavné procesy vykonávané v archíve organizácie:

• organizácia ukladania dokumentov,
• vedenie evidencie dokumentov v archíve,
• doplnenie archívu o dokumenty
• použitie archívnych dokumentov.

2. Pretože tieto pravidlá sú normatívnym dokumentom, je možné, že pri ich uplatňovaní v praxi bude pravdepodobne potrebné vykonať metodické doplnenie dokumentu (vypracovanie odporúčaní, usmernenia podľa Pravidiel ako celku príp samostatné oddiely Pravidiel).

3. Hlavný zásadný rozdiel medzi novými pravidlami a ostatnými dokumentmi je v tom, že tieto pravidlá sú normatívnym dokumentom. Základné pravidlá z roku 2002 majú poradný charakter, základné pravidlá z roku 1985 boli normatívnym a metodickým dokumentom. Z tohto dôvodu majú nové pravidlá oveľa menší objem: obsahujú iba tie ustanovenia (pravidlá, požiadavky), ktoré by sa mali uplatňovať povinné... Všetko ostatné - teda ako na to - je ponechané na milosť a nemilosť archivárov.

4. Môžeme povedať, že požiadaviek je menej. Znížil sa počet povinných formulárov dokumentov. Predtým ich bolo viac ako 40: v základných pravidlách č. 263 - 44 formulárov, v základných pravidlách - 48, teraz v nových pravidlách - 30. To znamená, že archívy môžu v prípade potreby uplatniť svoje formuláre. V praxi to tak bolo.

5. Nové pravidlá sú zamerané predovšetkým na organizácie - zdroje získavania štátnych a obecných archívov, čo však nie je v dokumente priamo vysvetlené, preto je správnejšie tvrdiť, že pravidlá sú adresované organizáciám, ktoré majú vlastné archívy.

Schválené uznesením ZSSR Glavarchive z 5.9.1985 č. 263 (ďalej len „základné pravidlá z roku 1985“). V skutočnosti sa stali neplatnými zverejnením vyhlášky Ministerstva kultúry Ruska z 31. marca 2015 č. 526, ktorá schválila nové Pravidlá, ktorým sa v článku venujeme.