Kopija je pravilen izvršni direktor. Kako pravilno overiti kopijo dokumenta - vzorca

Danes bomo razmislili o temi: "overitev kopij dokumentov v organizaciji", poskušali bomo osvetliti najpomembnejšo stvar in po potrebi algoritem ukrepov. Hkrati imate dostop do ekskluzivnih komentarjev našega strokovnjaka. Po članku lahko vsa vprašanja postavite v posebni obliki. Upoštevajte, da morate pred postavljanjem vprašanj natančno prebrati članek, saj je večina odgovorov že tam.

Kako overiti dokumente "kopija je pravilna": vzorec. Pravila za overitev kopij dokumentov

Zdi se, da je kopiranje dokumenta in postavitev ustreznega žiga tako preprosto. Kaj je lahko težko? Izkaže se, da za to obstajajo pravila! Ugotovimo, katere težave vas lahko čakajo in razmislimo o vzorcu overitve dokumentov "kopija je pravilna".

Predstavljajmo si, da boste vzeli bančno posojilo. Skoraj v vseh primerih bo ta organizacija od vas zahtevala, da priskrbite kopijo svojega delovnega mesta, da preverite svojo plačilno sposobnost.

V tem članku ni video teme.

Ali pa se odločite za samostojnega podjetnika, potem boste potrebovali notarsko overjeno kopijo potnega lista.

Tako boste v prvem in drugem primeru potrebovali pravilno izvedene kopije dokumentov. Takšnih situacij je veliko. Edino, kar jih združuje, je, da morajo biti papirji overjeni v skladu s pravili urada.

Navadna kopija dokumenta je preprost kos papirja. Če je pravilno overjen, takoj pridobi pravno veljavo.

Prvi dokument je edinstven, to je, da obstaja le v enem izvodu. Kopija je ponovitev izvirnika, kot pravijo "ena do ene", brez "živega" pečata in podpisa. Slednjih je lahko toliko, kot želite.

Hkrati kopija brez overjevalnega napisa nima pravne veljave.

Izvirni dokument je vedno vredno skrbno hraniti, saj ga je včasih težko obnoviti, za razliko od kopij.

Če se zgodi, da je izvirnik izgubljen, vendar obstaja overjena kopija, je dovoljeno, da z njim ponovite isto dejanje overjanja. To ne velja za primere, ko je mogoče originalni dokument znova reproducirati, na primer je podjetje izgubilo naročilo, namesto katerega je bil natisnjen nov z enakimi podrobnostmi, podpisom in pečatom.

Na temo, ki marsikoga zanima, koliko stane kopija dokumenta na različne načine. Na primer, če gre za običajno ponovitev dokumenta brez dokazila o njegovi zvestobi izvirniku, potem je 1 stran znotraj 2-4 rubljev, in če je potreben overitveni napis, na primer pri notarju, potem se cena ustrezno večkrat poveča.

Žig „kopija je pravilna“ pušča pravokoten vtis z ustreznim napisom. Običajno žigi vsebujejo nekakšne rokopisne opombe, njihova uporaba lahko znatno pospeši pisarniško delo, zlasti v organizacijah z veliko količino informacij, na primer na sodiščih, policiji in drugih organih.

Med vso množico pečatov so nekatere najbolj razširjene "kopija", "resnično", "kopija je pravilna". Lahko so redni, datirani in podpisani.

Organizacija ima lahko poljubno število takšnih žigov, število ni omejeno. V tem primeru je odtis tega pečata brez podpisa pooblaščene osebe neveljaven.

Ker zadeva zadeva uradne dokumente, vprašanje njihovega pravilnega overjanja urejajo zakonske norme.

Na internetu boste seveda vedno našli vzorec, kako overiti dokumente "kopija je pravilna", pa vendar, ali bo ustrezala najnovejšim novostim ... Ugotovimo podrobneje.

Trenutno pravila za overitev kopij urejajo številni standardi in drugi pravni akti:

• GOST R 6.30–2003. V skladu z njegovimi zahtevami mora znamka pod podpisom vsebovati besedo "Res", navedbo položaja potrjevalca, podpis, polno ime, datum.
• GOST R 7.0.97-2016 - začne veljati s 01.07.2018, da nadomesti zgoraj navedeno. Velja za vse lokalne akte podjetja (pogodbe, statuti, predpisi, navodila, predpisi itd.), Pa tudi za elektronske dokumente.

Inovacija: na overji za kopijo morate navesti mesto shranjevanja izvirnika, če je papir poslan tretji organizaciji, in overiti s pečatom.

• GOST R 7.0.8.-2013 (namesto GOST R 51141-98) - vsebuje konceptualni blok.
• Osnove zakonodaje Ruske federacije o notarjih. Nadalje bomo govorili o vrstnem redu na tem področju in koliko stane overitev kopije pri notarju.
• Uredba predsedstva oboroženih sil ZSSR z dne 04.08.83 št. 9779-X. Določa pravila za izdajo in overitev izvodov na zahtevo posameznikov.
• Metodološka priporočila za razvoj navodil za pisarniško delo v zveznih izvršnih organih.

V tem članku ni video teme.

• Kopiranje besedila mora biti jasno.
• Popravkov, izbrisov, pripisov ne bi smelo biti.
• Odtis žiga mora biti overjen s pečatom in podpisom.
• Navedite ime in začetnice osebe, ki potrjuje.
• Žig naj bo na podpisu in besedilu malce "napihnjen".
• Na vsaki strani označite certifikacijo, če jih je veliko, potem v skladu s pravili za certificiranje večstranskih kopij (glejte spodaj).
• Preveriti jih mora pooblaščena oseba.
• Oznaka na shranjevanju izvirnika - v primeru pošiljanja tretji organizaciji (zlasti državnim, občinskim organom, LSG).

Ob upoštevanju zgornjih pravil bodo veljavne overjene kopije.

Poglejmo primer, kako pravilno formatirati "kopijo je pravilno", podpis in pečat:

Kopija je pravilna (žig ali odtis roke)

Podpis generalnega direktorja A. A. Ivanov

V skladu z določbami zgoraj omenjenih predpisov lahko kopije overjajo vodje organizacije ali drugi pooblaščeni uradniki.

Takšne pravice se lahko podelijo osebi v opisu delovnega mesta ali posebnem naročilu. Ta pravica upravlja a priori.

Žig "Kopija je pravilna" omogoča hitrejšo pripravo kopij dokumentov.

Pri overitvi kopije dokumenta je potrebno v odtis vnesti datum potrdila, poleg tega pa podpisati odgovorno osebo in pečat organizacije.

Kako pravilno overiti kopijo dokumenta?

Po GOST R 51141-98

KOPIJA DOKUMENTA - dokument, ki v celoti reproducira podatke izvirnega dokumenta in vse njegove zunanje značilnosti ali del le-teh, ki nima pravne veljave.

CERTIFICIRANA KOPIJA DOKUMENTA- kopijo dokumenta, na katerem se po ustaljenem postopku vnesejo potrebne podrobnosti, ki mu dajo pravno veljavo.

Trenutno velja več dokumentov, ki vsebujejo pravila za izdelavo kopij dokumentov in potrjevanje verodostojnosti kopije (izvlečki iz dokumenta):

1. GOST R 6.30-2003 „Enotni dokumentacijski sistemi. Enotni sistem organizacijske in upravne dokumentacije. Zahteve za papirologijo "
2. GOST R 51141-98 „Pisarniško delo in arhiviranje. Izrazi in opredelitve "(potrjeno z resolucijo Gosstandart of Russia z dne 27. 2. 1998 št. 28)
3. Uredba predsedstva Vrhovnega sovjeta ZSSR z dne 04.08.1983 št. 9779-X "O postopku izdaje in overitve kopij dokumentov v zvezi s pravicami državljanov s strani podjetij, ustanov in organizacij", kakor je bil spremenjen z zveznim zakonom št. 169-FZ z dne 08.12.2003.
4. Metodološka priporočila za razvoj navodil za pisarniško delo v zveznih izvršnih organih, potrjena s sklepom Rosarkhiva z dne 23.12.2009 št. 76; Dodatek 11 "Pravila za obdelavo podrobnosti dokumentov"

Kopije dokumentov se overjajo na naslednji način: v prostem prostoru pod besedilom se pripravi zahtevek "Oznaka overitve kopije", ki vključuje:

1. Beseda "Res"
2. Položaj osebe, ki overja kopijo
3. Podpis
4. Polno ime
5. Datum overitve kopije
6. Tisk

Vzorčna zasnova

Če je bila kopija narejena iz dokumenta, sestavljenega na listu s hrbtno stranjo, se obe strani kopije overita.

Če dokument vsebuje več kot 1 list, potem lahko vsako stran potrdite ali izdate oznako na overitvi kopije na naslednji način:

1. Šivajte dokument z več strani, pri čemer se konca niti poda na zadnji list dokumenta (nazaj). Če je kopija narejena na listih z vrtljaji in zadnja stran vsebuje informacije, ki bodo po overitvi postale nedostopne, morate z dokumentom šivati \u200b\u200bše en prazen list.
2. Oštevilčite vse strani izvoda dokumenta.
3. Konce niti zavežite z vozlom, na katerega nalepite nalepko, ki vsebuje besedilo: "Skupaj je prešit, oštevilčen in zapečaten s tesnilom listov NN (NN strani)"; Nadalje je naveden položaj osebe, ki overja kopijo dokumenta, nameščen njegov podpis, dešifriranje podpisa, datum overitve kopije in pečat. Pečat je pritrjen tako, da del tiska pokriva lepljen kvadrat, del pa na list z dokumenti.

Kako pravilno šivati \u200b\u200bin zalepiti dokument, si oglejte naš video:

, 38 zveznega zakona z dne 24. 7. 2009 št. 212-FZ "o prispevkih za zavarovanje ...", za izdajo zaposlenega m umetnost. 62 zakonika o delu Ruske federacije, udeleženec m klavzula 2 čl. 91 zveznega zakona z dne 26. decembra 1995 št. 208-FZ "o delniških družbah" (v nadaljnjem besedilu: zakon o delniških družbah); klavzula 4 čl. 50 zveznega zakona z dne 08.02.98 št. 14-FZ "O družbah z omejeno odgovornostjo" (v nadaljevanju - zakon o LLC), za organizacijo za sodelovanje na natečaju (dražba) klavzula 2 čl. 35, str. 2, čl. 41.3 zveznega zakona z dne 21. julija 2005 št. 94-FZ "O oddaji naročil za dobavo blaga, opravljanje dela, opravljanje storitev za državne in občinske potrebe" Hkrati se računovodja pogosto sooči z zahtevo po overitvi kopij "na predpisan način", "pravilno" ali preprosto "pravilno". Kaj to pomeni?

Razumevanje terminologije

V zakonodaji teh izrazov ni. Pravzaprav vsi pomenijo eno stvar: overitev, da se potrdi skladnost kopije z izvirnikom, kot to zahteva zakon ali drug regulativni dokument. Če govorimo o izdelavi kopij za predstavitev zainteresiranim strankam, potem jim lahko zagotovimo:

• <или> notar;
• <или> sama organizacija (podjetnik sam).

Preverjamo kopije

Obrnite se na notarja

Ko regulativni akt nakaže potrebo po notarskem overjanju, ni izbire - kopije, ki je ni overjena pri notarju, od vas preprosto ne bomo sprejeli. Na primer, da dohodnine ne odtegnejo od dohodka ruskega predstavništva tuje organizacije, jo je treba izdati organizaciji, ki plačuje dohodek, notarsko overjeno kopijo potrdila o registraciji pri davčnem organu. pod. 1 str. 2 čl. 310 Davčni zakonik RF... Pri pripravi dokumentov za registracijo licence in pogosto je potrebna notarska overitev kopij pod. "B" klavzula 7 Uredbe o licenčnih dejavnostih za proizvodnjo, skladiščenje in promet etilnega alkohola ... odobrena. Resolucija vlade Ruske federacije z dne 09.07.98 št. 727; pod. „G“ klavzula 24 Pravilnika o dražbi (dražbi, razpisu) za opravljanje komunikacijskih storitev, odobrena. Uredba vlade Ruske federacije z dne 12. 1. 2006 št. 8.

Če želite, lahko kopijo katerega koli dokumenta overite pri notarju, tudi če to ni v zakonu. Če želite na primer povečati verodostojnost kopije in odpraviti najmanjši dvom o njeni zanesljivosti. Takšno zagotovilo bo vedno prepoznano kot "primerno", poleg časovnih stroškov pa prinaša tudi denarne stroške. Zato se vam ni treba obrniti na notarja brez posebne potrebe.

Sami bomo zagotovili

Če je v normativnem aktu preprosto vprašanje zagotovila, potem ne morete zahtevati, da greste k notarju. Ta sklep izhaja iz klavzule 2 Odloka predsedstva Vrhovnega sovjeta ZSSR z dne 04.08.83 št. 9779-X "O postopku izdaje in overitve kopij dokumentov, povezanih s pravicami državljanov s strani podjetij, institucij in organizacij" (v nadaljevanju - Odlok št. 9779-X). Poleg tega je precej starodaven, poleg tega je njegov obseg delovanja formalno omejen (kot že ime pove). Zato mnogi svoje zahteve dojemajo bolj kot poslovne običaje. Kljub temu gre za veljaven normativni akt v statusu zveznega zakona. In večina sodišč ga uporablja za kopije dokumentov, ne le "v zvezi s pravicami državljanov" Resolucije Zvezne antimonopolne službe Moskovske regije z dne 21. 9. 2010 št. КА-А40 / 10627-10; PO FAS z dne 26. maja 2010 št. A72-15314 / 2009; FAS TsO z dne 27. julija 2004 št. A68-AP-122 / Ya-04; Prvo AAS z dne 07.09.2009 št. A43-12945 / 2009.

Sodobnejši dokument na tem področju je državni standard Ruske federacije GOST R 6.30-2003 „Poenoteni dokumentacijski sistemi. Enotni sistem organizacijske in upravne dokumentacije. Zahteve za papirologijo ", sprejeta z Resolucijo Gosstandart of Russia z dne 03.03.2003 št. 65-st (v nadaljevanju - GOST R 6.30-2003), vendar je priporočilne narave. p. 1 GOST R 6.30–2003.

IZHOD

Bolje je, da hkrati izpolnjujete zahteve Uredbe št. 9779-X in GOST R 6.30-2003. Med seboj si sploh ne nasprotujejo, temveč se dopolnjujejo (to bomo potrdili v spodnji tabeli).

Najprej lahko neodvisno overite kopije tistih dokumentov, ki so sestavljeni v vaši organizaciji (računovodski dokumenti, naročila, dopisi itd.) 1. odlok št. 9779-X... Kopije drugih dokumentov lahko overite le, če jih hranite izvirnik (na primer delovne knjižice zaposlenih).

Torej, za potrjevanje morate na kopijo dokumenta navesti naslednje podrobnosti del 4, odstavek 1 uredbe št. 9779-X; str 3.26 GOST R 6.30–2003; Resolucije Zvezne antimonopolne službe VSO z dne 22. 4. 2011 št. A10-2449 / 2010; PO FAS z dne 05.09.2006 št. A65-8702 / 2005-СГ3-33.

№	Rekviziti	Kaj je zagotovljeno	Opombe
1	Napis za potrditev	Uredba št. 9779-X, GOST R 6.30–2003	Praviloma sta to besedi "Res" ali "Kopiranje je pravilno"
2	Položaj osebe, ki overja kopijo	Uredba št. 9779-X, GOST R 6.30–2003	Vodja klavzule 1 čl. 91, tretji odstavek čl. 103 Civilnega zakonika Ruske federacije; klavzule 1 čl. 40 zakona o LLC; klavzule 1 čl. 69 zakona o JSC ali drugega pooblaščenega uradnika. Lahko je kateri koli delavec KA-A40 / 7012-11 z dne 25.07.2011; Resolucije Zvezne antimonopolne službe Moskovske regije št. FAS DVO z dne 02.02.2011, št. F03-10026 / 2010 organizacija, ki zagotavlja, je glavna stvar, da zagotovi naložitev takšnih dolžnosti njemu v vrstnem redu, v uredbi o pretoku dokumentov Sklep FAS TsO z dne 17.05.2006 št. А14-22577 / 2005/995/24 ali po pooblastilu
3	Podpis osebe, ki overja kopijo	Uredba št. 9779-X, GOST R 6.30–2003	-
4	Dešifriranje podpisa (začetnice, priimek)	GOST R 6.30–2003	Dovoljena je odsotnost dešifriranja podpisa zaradi priporočilne narave GOST R 6.30-2003 Resolucija Zvezne antimonopolne službe Moskovske regije z dne 22. decembra 2005 št. KA-A40 / 12539-05... Kljub temu je bolje, da dešifrirate podpis - to je že dolgo postalo pravilo poslovanja
5	Tisk	Uredba št. 9779-X, GOST R 6.30–2003	GOST R 6.30-2003 omogoča, da se "kopija dokumenta potrdi s pečatom, določenim po lastni presoji organizacije", to pomeni, da ima organizacija pravico izbrati pečat za takšne namene (na primer glavno plombo ali pečat oddelka za osebje)
6	Označevanje, da je izvirni dokument v organizaciji	Odlok št. 9779-X	Organizacija lahko potrdi: <или> kopije lastnih dokumentov; <или> kopije dokumentov drugih ljudi, vendar le, če je izvirnik v tej organizaciji in Resolucije Zvezne antimonopolne službe UO z dne 24. marca 2010 št. F09-1820 / 10-S4; FAS VSO z dne 05.03.2007 št. A19-13975 / 06-F02-104 / 07 Torej lahko overite kopijo pisma, ki vam ga je poslala izobraževalna ustanova, ne pa tudi kopije njegove licence
7	Datum izdaje (zagotovilo)	Uredba št. 9779-X, GOST R 6.30–2003	Datum je obvezen pogoj, čeprav sodišča včasih odobravajo njegovo odsotnost Resolucija Zvezne antimonopolne službe Moskovske regije št. KA-A40 / 12539-05 z dne 22. decembra 2005; FAS SZO z dne 28.09.2011 št A56-69287 / 2010; Sedemnajsti AAS z dne 16. junija 2009 št. 17AP-4337/2009-AK Navedba datuma je pomembna za zanesljivost potrjevanja - navsezadnje se lahko sčasoma originalni dokument spremeni

Tu je primer overjene kopije.

Kopija je prava,
original je v LLC "Retro"

Pri overitvi bodite pozorni na kakovost izvirnika. Če ima dokument nejasno besedilo, izbrise, dodatke in druge nedoločene popravke, opozorite prejemnika, da kopija morda ne bo sprejeta. 3. odlok št. 9779-X; Sklep dvajsetega AAC z dne 15.05.2009 št. A62-47 / 2009.

Kopijo večstranskega dokumenta lahko overite na dva načina:

• <или> overiti vsak list izvoda posebej;
• <или> Šivajte vse liste, jih oštevilčite in overite na zadnji strani zadnjega lista na mestu šivanja. Nato morate določiti število listov, na primer: "Kopiranje na 6 listov je pravilno."

Potrdila podjetnica

Za podjetnike se analogno uporabljajo določbe uredbe št. 9779-X in GOST R 6.30-2003. Vendar podjetnik morda nima pečata. To ni ovira za "pravilno" certificiranje - po zakonu jih ne zahteva, da imajo pečat. Sklep FAS DVO z dne 12.09.2008 št. F03-A51 / 08-2 / 3390; Pismo Zvezne davčne službe Rusije za Moskvo z dne 28. 2. 2006 št. 28-10 / 15239.

Zagotavljamo za davčne organe

Če inšpektorat Zvezne davčne službe od vas zahteva, da predložite kopije dokumentov za davčno revizijo in Členi 93, 93.1 Davčnega zakonika Ruske federacije, potem imate pravico, da vanj vstavite omejen nabor rekvizitov dodatek št. 5 k odredbi Zvezne davčne službe Rusije z dne 31. maja 2007 št. MM-3-06 / [zaščitena e-pošta] :

• certifikacijski napis;
• podpis vodje (namestnika) in (ali) pooblaščene osebe;
• pečat organizacije.

To so zahteve samih davčnih organov, ki so jih zavarovali z odredbo. Pogosto so podobni primeri (ko normativni akt opisuje, kako overiti kopijo) klavzula 11 Uredbe o dovoljenju za zunanje gospodarske posle z blagom, informacijami, delom, storitvami, rezultati intelektualne dejavnosti (pravice do njih), v zvezi s katerimi se vzpostavi nadzor nad izvozom. Uredba vlade Ruske federacije z dne 15. septembra 2008 št. 691... V takšnih situacijah morate samo slediti predlaganemu vrstnemu redu.

Kadar "ustreznega" zagotovila ni potrebno

Če se zakon preprosto nanaša na kopijo, potem teoretično imate pravico izdati fotokopijo brez potrjevanja (na primer pri potrditvi ničelne stopnje DDV umetnost. 165 Davčni zakonik). Toda sodna praksa včasih razvije druge odločitve. Torej je Vrhovno arbitražno sodišče Ruske federacije pred kratkim pojasnilo, da mora delniška družba izdati overjene kopije dokumentov, če je njihov delničar izjavil takšno zahtevo. klavzula 9 informativnega pisma predsedstva Vrhovnega arbitražnega sodišča Ruske federacije z dne 18. januarja 2011 št. 144... Čeprav to iz besedila zakona sploh ne izhaja umetnost. 91 zakona o JSC.

Potrjevanje kopij ne zahteva veliko truda. Če pa morate to storiti pogosto, si nato naročite žig s celotnim naborom podrobnosti - potem zagotovo ne boste ničesar pozabili.

Pogosto je treba pri poslovanju v organizaciji predložiti overjeno kopijo dokumenta. Potrjena dokumentacija se lahko zahteva kjer koli: pri sodelovanju na razpisu, pri predložitvi dokumentacije nasprotnim strankam, tudi pri izdaji kopije delovne knjige zaposlenemu. Analizirali bomo, kako pravilno overiti kopijo dokumenta v tem članku.

Zakaj je overjena kopija dokumenta?

Vsako podjetje se sooča z dejstvom, da je treba zagotoviti nasprotno stranko ali poslati kopijo dokumentacije davčnemu ali drugim organom. Poleg tega nekateri organi zahtevajo kopijo, ki je overjena na poseben način.

V sodobnih predpisih izraza „kopija“ ni mogoče najti. Vendar pa v GOST R 51141-98 ta razlaga pomeni dokument, ki vsebuje vse podatke iz izvirnika in jih ponavlja navzven.
Na žalost overjena fotokopija ali fotokopija žal ne more biti pravno zavezujoča. Da bi kopija postala skoraj popoln dokument, morate nanjo vnesti potrebne podrobnosti.

Potrjena kopija se lahko zahteva v naslednjih primerih:

• predložiti dokumentacijo vladnim agencijam;
• zagotoviti zaposlenemu dokumentacijo (na primer delovno knjižico);
• predložiti dokumentacijo nasprotnim strankam (na primer sporazum);
• da bi lahko sodelovali pri razpisu (običajno je paket dokumentacije poslan razpisni komisiji).

Seveda to še zdaleč ni popoln seznam, kdaj boste morda morali zapisati podrobnosti v dokumentaciji.

Odvisno od primera se razlikuje med običajnim in notarskim overitvijo. Torej, za izdajo kopije delovne knjige zaposlenemu je dovolj že običajnega, vendar je pri sodelovanju na razpisu pogosto potrebno notarsko overiti dokumentacijo. Ko je overjen pri notarju, je organizacija dolžna plačati takso, pa tudi počakati nekaj časa, dokler notar ne opravi tega postopka. Če to ne zahteva zakon ali posebna nasprotna organizacija organizacije, potem lahko papir potrdi podjetje neposredno, pri čemer navede potrebne podatke.

Kako pravilno overiti kopijo dokumenta v organizaciji?

Organizacija ima pravico do samostojnega zapisovanja potrebnih podrobnosti le na tiste papirje, ki ji pripadajo (pogodbe, dopisi itd.), Pa tudi tiste dokumente, katerih izvirniki so shranjeni neposredno v organizaciji (na primer delovne knjižice zaposlenih).

Če želite podrobnosti organizacije zapisati na papir, morate navesti:

• Napis, ki potrjuje, da ima dokumentacija ustrezne podrobnosti. Praviloma je tak napis mogoče dati ročno, vendar v nekaterih organizacijah za takšne primere obstaja poseben žig.
• Položaj osebe. Ali direktor ali glavni računovodja navede podrobnosti. Prav tako se lahko finančnemu direktorju ponudi možnost potrjevanja vrednostnih papirjev. Vendar pa je odgovornost za overitev določenih vrst papirjev lahko prenesena na katerega koli zaposlenega: za to morate samo izdati ustrezno odredbo ali pooblastilo.
• Uradni podpis in prepis.
• Žig podjetja
• Datum potrjevanja. Datum je naveden, da bodo podrobnosti točne, saj se lahko original v času spreminja.

Če vnesete podrobnosti o informacijah, ki se nahajajo ne na enem listu, temveč na več, potem morate najprej dokumentacijo bliskati. Dokumentacijo lahko šivate z luknjačem in navojem za luknje, pa tudi z uporabo različnih strojev.

Po šivanju dokumentacije je potrebno neprekinjeno oštevilčenje (običajno so številke strani postavljene na dnu v sredini ali v desnem kotu).

Navoje na zadnji strani je treba pritrditi s posebno nalepko, ki označuje, da je dokument prešit in oštevilčen. Ko pritrdite niti, pazite, da se konci izlepijo izpod nalepke. Nalepka je pritrjena na papir z navadnim lepilom.

Ko nalepko nalepite, sledite korakom za pritrditev potrebnih potreb za certificiranje. Ponavadi se podpisi in napisi, kot je "Kopija je pravilna", postavijo blizu nalepke, vendar mora biti na njej nujno odtisnjen pečat organizacije.

Registracija dokumentov pri notarju

Če želite na notarski način zapisati podrobnosti na papir, morate poiskati notarsko pisarno, ki jih je v nobenem večjem mestu veliko. Za plačilo pristojbine boste morali vzeti papir, potni list in denar (za vsako vrsto papirja je višina pristojbine različna).

Podrobnosti ne bodo takoj dali pri notarju. Praviloma so v notarskih pisarnah dolge čakalne vrste, poleg tega boste morali po predaji dokumentov pisarniškemu uslužbencu počakati nekaj časa, dokler se na dokumentu ne izvedejo vsi potrebni ukrepi preverjanja in določanja.
Vsak notar ima register, v katerem vodi evidenco vseh overjenih dokumentov. Po prejemu boste morali podpisati register. Kopija, overjena pri notarju, nima datum poteka.

Seveda ni mogoče notarsko overiti vseh dokumentov. Tako niso dovoljeni nobeni popravki, vključno s spremembami peresa ali svinčnika. Besedilo, pa tudi drugi sestavni deli, mora biti jasno in enostavno berljivo.

Če greste notarju odložiti potrebne podatke ne na enem listu, ampak na več, potem morate najprej liste pritrditi in jih oštevilčiti, pritrditi pečat organizacije in podpis osebe, ki je listino overila v organizaciji.

Notar ne more overiti nobenih zdravstvenih listin, pogodb, dokumentov z napisom "Skrivnost" in papirjev, iz katerih je prepovedano kopirati.

Kako overiti elektronske dokumente?

Za overitev elektronske različice dokumentacije potrebujete elektronski podpis. Ključ za elektronski podpis lahko dobite v enem od certifikacijskih centrov. Bodite izjemno previdni, ko pošiljate paket dokumentov, da pridobite ključ: zagotovljeni podatki morajo biti verodostojni in čim bolj natančni. Ena napačna beseda in ključ ne bosta veljavni.

Elektronski dokument, overjen z elektronskim podpisom, je enakovreden papirni kopiji. Vsi računovodski in pravni zapisi (na primer pogodbe, računi, računi itd.) So lahko elektronsko overjeni.

Dokumentov, povezanih s strogimi dokumenti odgovornosti, ne morete elektronsko overiti. V resnici so papirni dokumenti relikvija preteklosti. Danes obstaja tako upravljanje z elektronskimi dokumenti, v katerem lahko nasprotne stranke izmenjujejo samo elektronske različice potrebnih papirjev, pri čemer popolnoma izničijo izmenjavo papirja. Tudi če davčni urad zahteva predložitev računov in aktov za poročanje, jim lahko vedno pošljete njihove elektronske različice, potrjene z elektronskim podpisom.

Celo pogodbo zaradi obstoja takega instrumenta, kot je EDS, je mogoče predložiti in podpisati le v elektronski obliki. Seveda pa morajo nasprotne stranke pred izmenjavo samo elektronskih različic dokumentacije skleniti nekakšen dogovor o takšni značilnosti svojega poslovnega komuniciranja.

Potrjevanje tujih dokumentov za pošiljanje v tuje države

Vsa ruska dokumentacija je sprva pravno zavezujoča samo na ozemlju naše države. Da bi bila dokumentacija veljavna na ozemlju druge države, mora biti dokument legaliziran.
Najprej boste morali pri notarju odložiti podrobnosti o kopirani dokumentaciji. Če želite to narediti, morate izvirnik, potni list prinesti v notarsko pisarno in plačati pristojbino. Ko je notar overjen, je papir preveden v zahtevani jezik.

Po tem je treba dokument poslati Ministrstvu za pravosodje, da preveri verodostojnost podrobnosti. Nato gre dokument v postopek na ministrstvu za zunanje zadeve, kjer je na njem nameščen ustrezen pečat. Šele zdaj je papir pripravljen za odpremo v drugo državo. Enostavnejša možnost za legalizacijo papirja je apostille.

Apostille je žig z imenom države, podatki uradnika, imenom organizacije in drugimi podrobnostmi, potrebnimi za legalizacijo. Poleg tega ima vsak apostille svojo številko, ki bo navedena tudi v žigu. Najpogosteje je apostille postavljen bodisi v angleščini bodisi v francoščini. Apostille je nameščen bodisi na samem papirju, bodisi je nanj pritrjen ločen list z žigom. Apostille je mogoče pritrditi na ministrstvu za pravosodje.

V stiku z