Vročilnica, ki upravičuje potrebo. Kako sestaviti opombo za popravilo avtomobila, prostorov ali opreme? Kako pravilno urediti: izpolnite obrazec po GOST

Stasov vodji kadrovskega oddelka S.V. Klimova Razloge, ki so navedeni v pojasnilu, se štejejo za nespoštljive.Na uveljavljanje disciplinske sankcije v obliki opombe na T.I.

Bogdanova glavni računovodja A.D.

Spomini, memorandumi in potrdila: v čem je razlika?

Iz članka se boste naučili:

• kaj je beležka;
• kako napisati beležko;
• kakšna so pravila za izdajo beležke;
• za katero potrebujete predlogo za pisanje beležke.

Kaj je zabeležka Učinkovita proizvodna dejavnost katerega koli podjetja, ne glede na obliko lastništva in področje dejavnosti, je zagotovljena predvsem zaradi pravočasnosti in pismenosti odločitev vodstva. To je, kako učinkovito je v podjetju vzpostavljena interakcija informacij. Poleg tega so udeleženci v tej informacijski interakciji vsi zaposleni v podjetju - od linijskega osebja do najvišjega vodstva.

Prenos dokumentov na temo: Vsak zaposleni v podjetju opravlja določeno delovno funkcijo, odgovornosti, določene za ta položaj.

Predloge za beležke storitev

Navodilo Centralne statistične uprave ZSSR z dne 24. novembra 1982 št. 613 Za davčne namene so pomembne vse vrste opomb. V nekaterih primerih lahko vsako opombo, skupaj z drugimi dokumenti, služi kot primarni dokument za utemeljitev in dokumentarno potrditev davčnega obračuna stroškov. 1 žlica. 252 Davčnega zakonika Ruske federacije, na primer:

• opomba lastne oglaševalske storitve, po kateri dejanska uporaba oglaševalskih videoposnetkov ni presegala 12 mesecev, je podjetju pomagala dokazati, da videoposnetki niso neopredmetena sredstva, in hkrati odpisati stroške Resolucija FAS MO z dne 16.03.2012 št.
• za potrditev prevoženih kilometrov avtomobila z odčitki GPS-navigatorja (namesto odometra) in prepoznavanje stroškov goriva je potreben opomnik vodji oddelka za prevoz od poveljnika, da je predpotniški pregled pokazal okvaro merilnika poti. 1 žlica. 252, pod. 5. str. 1. čl. 254 Davčnega zakonika Ruske federacije.

Naučimo se pisati opombe: beležko, storitev, razlago

Pobuda. Vsebuje pobude, predloge, priporočila itd. Memorandum Vzorec memoranduma je lahko zunanji ali notranji, odvisno od tega, kdo je naslovnik dokumenta.

Zunanji se naslovijo na vodjo nadrejenega podjetja ali organizacije. Za pripravo tega dokumenta uporabite splošni obrazec podjetja.

Kot primer mora beležka sestavljati naslednje elemente:

• ime institucije, podjetja;
• datumi;
• kazalo;
• registrski naslovi;
• podatki naslovnika;
• naslov teme;
• navedeno besedilo;
• podpisi vodilne osebe;
• Polno ime izvajalca z navedbo kontaktne telefonske številke.

Memorandum o neizpolnjevanju uradnih dolžnosti Notranji memorandumi so sestavljeni v imenu vodje organizacije, za njihovo registracijo se uporabljajo navadni listi.

Pojasnjevalne opombe - pravila za vzorčenje in polnjenje

Drugi članki na to temo:

• nazaj: Referenčni dokumenti (protokol, predlog itd.) - vrste, vrstni red priprave in izvedbe
• dalje: Poslovna (storitvena) pisma - koncept, vrste, sestava in zasnova
• Vzorci oblikovanja poslovnih opomb (opombe, storitve, pojasnila)

Seznam uporabljenih virov

1. Organizacijska in upravna dokumentacija. Zahteve za papirologijo. Metodološka priporočila za izvajanje GOST R 6.30-2003. (odobril Rosarchiv);
2. Metodološka priporočila za razvoj navodil za pisarniško delo v zveznih izvršnih organih.
   Odobreno s sklepom Zveznega arhiva z dne 23. decembra 2009 št. 76. - Dodatek št. 16;
3. Loginova N.K. Pisarniško delo in dopisovanje. Vodnik po študiju. USUE, 2007 .;
4. Enciklopedija pisarniškega dela.

V prvem delu so navedeni razlogi, dejstva in dogodki, ki so se zgodili in so bili razlog za njegovo pisanje.

Drugi del, ki analizira, vsebuje analizo trenutnega stanja, možne možnosti za njegovo rešitev.

Tretji, povzeti del vključuje sklepe in predloge za konkretna dejanja, ki jih je po mnenju prevajalca treba izvesti.

V tem primeru drugega dela memoranduma morda ne bo, potem bodo po ugotovitvi bistva vprašanja takoj opisani predlogi za njegovo rešitev.

Če memorandum naslovnika obvesti o poteku dela, ga je mogoče redno sestaviti. To so tako imenovani informativni memorandumi.

Vročilnica je po svojem namenu blizu beležki, vendar ima za razliko od nje notranji, uradni značaj.

Servisne note vrste servisnih opomb in pravila za njihovo zasnovo

Pozor

Vzorec registracijskih evidenc servisnih zapiskov Poleg registracije v reviji je na voljo tudi kartica ali samodejna registracija dokumentacije.

Obrazec za pojasnjevalne opombe Za razlago okoliščin kakršnih koli dogodkov in dejstev je na voljo taka vrsta dokumenta kot pojasnila, ki jih pripravi uslužbenec podjetja, naslovljen na višjega uradnika.

Pomeni, da ga ročno napišete v enem izvodu na navaden list papirja v imenu osebe, ki ga je zahtevala.

Nekatere organizacije poskrbijo za izvedbo pojasnil na računalniku.

Oblika pojasnila na zakonodajni ravni ni določena, kljub temu pa v nekaterih institucijah obstajajo standardni obrazci za njeno registracijo.

Hkrati velja tudi obrazložitveni memorandum, ki ni sestavljen v skladu z obrazcem.

Po delovnem zakoniku Ruske federacije (čl.
Pojasnilo v računovodstvu - računovodski dokument, ki vsebuje:

• glavni tehnični in ekonomski kazalniki tekočih, naložbenih in finančnih dejavnosti podjetja;
• podroben opis računovodske politike glede uporabe metod za ocenjevanje zalog, amortizacije itd.

Najpogosteje postopek priprave pojasnil ureja podjetje (institucija), v katerem je sprejeta ta oblika informacij in referenčnega dokumenta.

Torej so poslovne opombe informativni in referenčni dokumenti, ki sprožijo odločitve o upravljanju in vam omogočajo, da izberete enega ali drugega načina vpliva na upravljanje.

Servisni zapisi vrste servisnih zapiskov, zahteve in pravila za njihovo zasnovo

V zvezi s tem se ne more spoprijeti s povečano obremenitvijo. Prosim vas, da sprejmete novega strokovnjaka za glavno delovno mesto v računovodskem oddelku in prekinite delovna razmerja s krajšim delovnim časom v skladu s členom 288 Ruskega zakonika o delu.

Vročilno službo pripravi uslužbenec ali vodja oddelka, naslovljen na vodjo ali strokovnjaka drugega oddelka. Tako na podlagi imena rešuje izključno servisna vprašanja, zagotavlja vodoravno komunikacijo nadzornih objektov.

Službena obvestila najpogosteje odražajo materialno in tehnično, ekonomsko, informacijsko podporo in podobno.
Besedilo dopisa je praviloma sestavljeno iz utemeljitve (navedba razlogov za sestavo) in predloga, zahteve, vloge itd.

Na primer, računovodja lahko računovodsko službo seznani s potrebo po popravilu računalnika ali tiskalnika v opombi. Takšen opomnik je treba poslati vodji oddelka za sistemsko podporo, da prosi za popravilo naprave.

Servisna opomba je sestavljena na enak način kot beležka na listu A4.

To se običajno zgodi zaradi dejstva, da se ta ali tisti materialni vir že bliža ali pa mu je blizu. Poleg tega je vir, katerega razpoložljivost ni sam zaposleni, temveč vodja oddelka ali celotnega podjetja.

Na primer, pohištvo - ponavadi se zlomi, obrabi. Enako velja za delovna oblačila - morda morate zamenjati kos oblačila ali dodati novo serijo v povezavi s polnjenjem delovne sile.

Zakaj potrebujete ta papir pri nakupu od podjetja?

To je razvidno iz namena dokumenta (referenčni in informativni). Z njeno pomočjo zadevna oseba obvesti odgovorno osebo o potrebi po nakupu določenega blaga in pojasni, zakaj je to potrebno storiti v povezavi s tem, v kakšnem primeru je prišlo do take potrebe. Na primer: tiskalnik se je pokvaril, osebje se polni in vsi potrebujejo računalnike in uniforme. Izveste lahko o pisanju beležke za nakup opreme in se naučite, kako sestaviti ta dokument za nakup ali zamenjavo računalnika v.

Kaj je znotraj dokumenta?

Za tak dokument ni univerzalnega standarda. Kljub temu imajo velika podjetja posebne predloge za takšne opombe - najdete jih v lokalnih dokumentih podjetij, to velja tako za "papirnato" dokumentacijo kot za elektronsko pošto (mapa "Predloge"). Preberite več o pravilnem črkovanju beležke.

V slednjem primeru morate pred pošiljanjem aktivirati funkcijo za branje obveščanja - tako boste zagotovo vedeli, ali je beležko prebrano ali ne.

Pozor! „Papirna“ različica je pri tajniku vpisana v dnevnik prihajajočih dokumentov. Papir je mogoče prenesti tudi prek službe za osebje.

Opomba bo vedno vsebovala naslednje podatke:

Na standardni list papirja A-4 sestavite beležko.
Začeti bi morali z "naslovom" - praviloma je zapisan v zgornjem desnem kotu dokumenta.

Nakazuje, na koga in od koga je dokument naslovljen. Nadalje, v središču, z velikimi tiskanimi črkami - OPOMBA STORITEV. Spodaj je bistvo vprašanja in zahteve. Običajno pišejo s stavkom "prosim te ..." "Opozorim vas, da ...". To se šteje za pravilno.

Storitev mora biti napisana v kompetentnem, jasnem in razumljivem jeziku... Slog pisanja je poslovni. Izogibati se je treba preveč zapletenih, okornih in dolgih fraz, pa tudi čustvenega barvanja. Leksikalna zloraba, sleng ali besedno besedišče, zlasti zlorabe, so popolnoma nesprejemljive.

Enako velja za napake - slovnične, pravopisne, leksikalne itd. Če avtor ne ve, kako napisati to ali tisto besedo ali besedno zvezo, jih morate nadomestiti s preprostejšimi in razumljivejšimi. Spoznali boste zahteve za pisanje in pravila za izdajanje servisnih zapisov v.

Kako pravilno sestaviti in napisati?

Delovna oblačila (OZO)

V tem primeru je treba navesti število enot za nakup in razložiti, zakaj je to potrebno. Upoštevati je treba, da je izdaja kombinezonov vedno standardizirana - odvisna je tako od posamezne politike posameznega podjetja kot tudi od uveljavljenih meril za določeno panogo.

Navedimo konkreten primer:

Namestnik gena. Direktorja LLC "Pizza-Energo" za delo z osebjem

Vasiliev I.V.

od HR-menedžerja Ivanova I.I.

SERVISNA OPOMBA # 5

V zvezi z zaposlitvijo 2 osebi za položaj špediterjev vas prosim za nakup 2 kompleta moških kombinezon z logotipom podjetja Pizza-Energo LLC.

spoštljivo

Ivanov Ivan Ivanovič (podpis)

Pohištvo

Tukaj navedite, katero pohištvo in v katerem oddelku želite kupiti.

Kot drugje morate tudi vi jasno opisati razlog. Na primer.

AA Medžidov, vodja AXO LLC "Interpress"

od vodje kadrovske službe Petrova M.I.

SERVIS OPOMBA # 4

Prosim vas za nakup 10 stolov za dvorano. Trenutno je v preddverju en kavč in obiskovalci, ki pridejo na razgovor ali sestanek z zaposlenim, morajo čakati, ko stojijo.

Spoštljivo,

Petrova Marija Ivanovna (podpis)

Pisalne potrebščine

Zdi se mi malenkost, a tudi tukaj je potrebna utemeljitev proizvodne potrebe. Na primer:

Vodja oddelka za logistiko

CJSC "Sigma-Consult"

Sidorov S.S.

SERVISNA OPOMBA # 3

Zaradi povečanja števila osebja vas prosim, da za oddelek za stranke še dodatno kupite:

• črnilo za žige Noris-Color (črno), 30 ml - 20 kosov;
• luknjič - 5 kosov;
• večbarvni blok - 10 kosov.

Spoštljivo,

vodja oddelka za odnose s strankami

Ivanova Irina Ivanovna (podpis)

Pisarniška oprema (optični bralnik, tiskalnik)

V tem primeru morate natančno določiti, katera enota (tiskalnik, mini avtomatska telefonska centrala, skener itd.) In kateri oddelek je namenjen. Če je blagovna znamka temeljnega pomena, je to treba navesti tudi na primer:

Direktor za javna naročila

LLC "Sigma-Storm"

Savin I.I.

od poslovodne pisarne Petrova E.E.

SERVISNA OPOMBA # 5

Opozarjam vas, da je treba kupiti naslednjo opremo:

• laserski tiskalnik HP laserjet 1102 - 2 kos;
• mini avtomatska telefonska centrala Panasonic kx-teb308ru - 2 kos.

Spoštljivo,

Petrova Elena Evgenievna (podpis)

Telefon

Navedena je znamka telefona in njegov namen - komu točno, v katerem oddelku. Na primer:

Direktor za javna naročila CJSC "Altercom"

Matveev I.I.

od HR-menedžerke Kuznetsove E.V.

OPOMBA ZA SERVIS # 8

Obveščam vas, da je na recepciji v čakalnici samo en telefon, medtem ko sta dva sekretarja in to močno otežuje komunikacijo s strankami. Prosim vas za nakup telefona Panasonic KX-HDV100 za tajnico E.E. Mihajlovo, ki je bila 02.02.2017 sprejeta za drugo sekretarko.

Spoštljivo,

Kuznetsova Elena Viktorovna (podpis)

Orodja

Tu je vse standardno - navedeno je, kateri instrument in v kakšni količini, na primer:

Vodja podjetja AXO LLC "Sovremont"

Petrov P.P.

od brigadirja Ivanova I.I.

SERVISNA OPOMBA # 1

Prosim vas za nakup perforatorjev BOSCH GBH 2-28 v količini 10 kosov.

Ivanov Ivan Ivanovič (podpis).

Namizna svetilka

Običajno je ta naprava navedena na seznamu pisarniškega materiala, ki ga direktor pisarne nato predloži direktorju, možna pa je tudi na primer:

Aleksandrova A.A., vodja pisarne LLC Leibstandart

SERVISNA OPOMBA # 5

Prosim vas za nakup pisalne svetilke Ursula 281 / 1T-LEDBlacksand.

Spoštljivo,

namestnik. Generalni direktor Borisov B.B. (podpis)

Pnevmatike

V tem primeru sta navedena na primer znamka pnevmatik in njihovo število:

Generalni direktor podjetja Kaira-Express LLC

Borisov B.B.

od vodje AXO Smirnov S.S.

SERVISNA OPOMBA # 6

Prosim vas, da za avtomobile podjetja kupite 20 pirelli scorpion verde vse sezone 265/60 r18 110h.

Spoštljivo,

Smirnov Sergej Sergejevič (podpis)

Referenca! Kot je jasno, tak dokument ne predstavlja posebnih težav. Vse, kar je potrebno za njegovo zasnovo, je, katera kategorija, blagovna znamka in v kakšni količini (in kar je najpomembneje, zakaj) potrebuje vaš oddelek.

Potem vprašanje z naročilom sploh ne bo postavljeno - zadevna oseba pošlje sporočilo, prejemnik sprejme posebne ukrepe za izpolnitev zahteve.

Niste našli odgovora na svoje vprašanje? Ugotovite, kako točno rešiti svojo težavo - pokličite zdaj:

Memorandum je dokument, ki se pogosto uporablja v poslu. Če je še niste uporabili, se je vredno naučiti vseh tankosti sestavljanja papirja. V našem članku vam bomo podrobno povedali, kako sestaviti beležko, katere podatke morate navesti v njej in katere funkcije morate upoštevati.

○ Kaj je beležka?

Službena nota je dokument, ki se uporablja za izmenjavo informacij med zaposlenimi. Lahko je notranja (uporablja se le znotraj organizacije) ali zunanja (poslana drugim strukturam).

Glede na njen pomen je lahko poročilo, pojasnjevalno, analitično ali pojasnilo.

○ Kdaj ga boste morda potrebovali?

To je del notranjega delovnega procesa, zasnovan za reševanje trenutnih proizvodnih situacij na najučinkovitejši način.

Posebnost dokumenta je, da ne samo opisuje nastali problem, ampak tudi predlaga načine njegovega reševanja.

Poleg tega je opomba dokaz, da je specialist določil situacijo, ki jo je treba rešiti. Z izdelavo tega dokumenta se prepozna nesposobnost zaposlenega, da se sam spoprijema s težavo in z njega se odstrani odgovornost.

○ Pravila za sestavljanje beležke.

Zakon ne predvideva posebne oblike priprave tega dokumenta. Vendar pa je treba pri načrtovanju upoštevati nekaj pravil.

✔ Vsebina.

Dokument lahko napišete v poljubni obliki, vendar morate navesti vse bistvene podatke, zaradi katerih je opomba veljavna. Tej vključujejo:

• Navedba prejemnika dokumenta (polno ime, položaj).
• Ime dokumenta in njegova številka.
• Bistvo problema, ki ga je treba rešiti.
• Predlogi za rešitev težave ali seznam dejanj, ki jih originator pričakuje od prejemnika.
• Ime prevajalca, datum in podpis.

✔ Zahteve za registracijo.

Opomba je sestavljena na standardnem papirju A4 ali A5. Če težava zajema več kot eno stran, so ostale nujno oštevilčene.

Dovoljena sta tako papirna različica note kot elektronska.

Obvezne zahteve za registracijo:

• Podpis - nota ne more biti anonimna.
• Odsotnost nepristojnosti in skladnosti z normami ruskega jezika.
• Čitljivost, če je beležka napisana ročno, je potreben čitljiv rokopis, če je natisnjen - uporaba standardne pisave.

Preden napišete, morate preveriti, ali ste že prej odgovarjali na take zahteve.

✔ Vzorec opombe.

Ker ni določene oblike dokumenta, lahko napišete poljubno. Hkrati pa je treba upoštevati zahteve, ki naj bi se odražale v dokumentu.

Vzorec, naveden tukaj, se lahko uporabi kot primer.

Vir: http://101million.com/dokumenty/zapiski/sluzhebnaya/oformlenie.html

✔ Značilnosti elektronskega opomnika.

Če ima podjetje možnost elektronskega upravljanja dokumentov, lahko uporabite elektronsko različico beležke. Bistvenih razlik od papirnatega ekvivalenta ni, zato lahko v tem primeru uporabite tudi zgornjo možnost.

Uporabljene pisave so Times New Roman, Arial, Verdana, Calibri. Velikost od 12 do 14 glede na izbrano pisavo. Tradicionalni razmik med črtami je 1-1,5; za črke z besedami - normalno; med ločenimi besedami - presledek (en kos). Prav tako je potrebno vstaviti odstavek - 1,25 cm.

Edina značilnost elektronske različice je, da prejemnika ni treba navajati. Namesto da bi ga v besedilu navedli, se vpiše e-poštni naslov.

Ob oddaji zahtevate tudi potrdilo o prebranem branju, s katerim boste vedeli, da je bilo vaše sporočilo prebrano.

○ vrstni red obravnave.

Po pošiljanju obvestila ga registrira uslužbenec, nato ga pošlje v obravnavo odgovorni osebi (dejstvo seznanjanja se zapiše z ustreznimi oznakami), nato ga pošlje naslovniku. Slednji na dokument doda resolucijo ("Odobreno", "Zavrnjeno", "Izpolnjeno" itd.), Po kateri se pošiljatelj obvesti o odločitvi, sprejeti na njegovo zahtevo.

V gradivu bomo govorili o tem, kako pravilno napisati beležko. Vse pogosteje na seznamu zahtev po kandidatu za delovno mesto najdete tezo o komunikacijskih veščinah specialista. To ne pomeni, da se od zaposlenega pričakuje dolge in vznemirljive počitniške zgodbe ali trače o sosedih. Za razumevanje delodajalca bo zaposleni potreboval sposobnost sporazumevanja in jasnega oblikovanja nalog za uspešno sodelovanje z ekipo. Ena od oblik take interakcije je lahko beležka.

Terminologija

Pomembno! Upoštevati je treba, da:

• Vsak primer je edinstven in individualen.
• Pozorno preučevanje vprašanja ne zagotavlja vedno pozitivnega izida primera. Odvisno je od številnih dejavnikov.

Če želite dobiti najbolj podroben nasvet o svoji težavi, morate izbrati katero koli od predlaganih možnosti:

V podjetju z majhnim osebjem zaposleni pogosto vedo, da obstajajo beležke samo po sliki. Če celotna ekipa ne vključuje niti nekaj deset ljudi, potem se informacije o vseh pomembnih dogodkih, ki so se zgodili in so načrtovani samo, razdelijo ustno. Čeprav majhno število sploh ne pomeni, da uporaba mehanizma pisne komunikacije ni učinkovita.

Zapis je notranji dokument, oblika obveščanja zainteresiranih članov skupine o pomembnih dejstvih ali vsebuje nekaj informacij, ki vplivajo na nadaljnje delo druge enote. In čeprav te vrste dokumentov, še bolj pa tipičnega vzorca memoranduma, v delovni zakonodaji ni mogoče omeniti, je njegova nujnost včasih narekovana z normami delovnega zakonika Ruske federacije.

Priprava takega dokumenta bo priporočljiva, če boste morali pisno obvestiti kolega:

• o prisotnosti ali spremembi stanja materialnih dobrin;
• o spremembi delovnega urnika posameznega zaposlenega ali dela enote;
• o vašem mnenju ali predlogu, da prilagodite potek dela;
• ugovor zoper svoja dejanja ali namere;
• o spremembah v naravi in \u200b\u200bsestavi informacij, ki se uporabljajo za delo;
• vsako drugo dejstvo ali dogodek, ki po mnenju avtorja dokumenta potencialno vpliva na opravljanje njegovih delovnih nalog.

Da bi beležko dojemali kot pomemben dokument, ni dovolj samo, da na kos papirja spustite par stavkov. Tudi če obrazec ni odobren z regulativnimi akti, vedno uporabite standard 6,30–2003 „USD. USORD. Zahteve za papirologijo ". To velja tudi pri razvijanju notranjih obrazcev in njihovi pritrditvi v sistemu upravljanja dokumentov podjetja.

Zakonodaja ne vsebuje pojma obvestila, vendar je mogoče njegovo standardno obliko razviti neodvisno in začeti veljati z ločenim nalogom, ki temelji na GOST 6.30-2003.

Razlika med beležko in opombo

Ker praksa sestavljanja servisnih opomb ne vpliva na vsa podjetja, vsi strokovnjaki ne vidijo bistvene razlike med opombo o storitvi in \u200b\u200bbeležko. In je kljub temu otipljiva in ima zelo specifične znake:

Vrsta dokumenta	Destinacija	Vsebina
Opomba o storitvi	Član ekipe, s katero ni interakcije v obliki "podrejeni-šef". Vrstnik enakega ranga znotraj ali zunaj enote	Najpogosteje gre za informativne ali opozorilne namene. Sestavljen je z namenom zagotovljenega seznanjanja s podatki in nadaljnje potrditve lastnega položaja pred vodstvom.
Poročilo notranje	Naslovljeno bodisi na neposrednega nadzornika avtorja dokumenta bodisi na višje organe	Lahko so obveščevalne narave, da opozorijo na pojav negativnih ali nepopravljivih posledic, ki motijo \u200b\u200bdelo ali škodujejo zdravju. Lahko ga pripravi za uskladitev potreb podjetja ali predlaga ukrepe za reorganizacijo procesov.
Poročanje zunanje	Sorodni organizaciji ali strukturi, s katero sodelujemo ali izvajamo nujni projekt	Običajno je sestavljen z namenom obveščanja vodstva partnerske organizacije o kršitvah, neplačevanju dolžnosti zaposlenih ali uradnikov. Manj pogosto s ponudbami, da nekoga spodbudite ali proslavite.

Med prevelikim številom zaposlenih obstaja mnenje, da je ta postopek izmenjave "papirjev" izguba časa in truda pri njihovem sestavljanju, saj jih je veliko hitreje in lažje poklicati in hitro narisati sliko. Njihov miselni načrt močno spremeni smer po prvem stiku z industrijskimi situacijami, ko je treba dokazati dejstvo, da so vse zainteresirane strani poslale ustrezne informacije. Včasih to določa ne le usodo disciplinskega ukrepanja (po možnosti zelo hudega, vse do odpuščanja), ampak tudi nadaljnje uspešno delovanje celotnega podjetja.

Vrste beležk

Zapis je zaradi precej proste oblike predstavitve uporabljen v zelo širokem številu vprašanj in situacij. Spodaj so navedene najpogostejše situacije, vendar to ne pomeni, da je ta seznam izključen in da ga ne morejo dopolniti druge točke.

• Oglejte si vzorčni zapis tukaj -
• Tu je univerzalni opomnik s pismi

Zaposleni na zaposlenega

Tudi če sta dva zaposlena ločena drug od drugega samo po hodniku med mizami, jim to ne more preprečiti pisne komunikacije. In v osnovi bi bilo napačno gledati na to kot na delovni konflikt. Interakcija z izmenjavo "pisem" pomaga:

• izogibajte se neuspehom zaradi velike delovne obremenitve in pozabe;
• reševanje problema neizpolnjevanja nalog ali nepravočasnega prenosa potrebnih podatkov;
• odpraviti napetosti, pa tudi prenesti obvestilo zaposlenemu v kategorijo discipliniranja in urejanja dokumentov.

Vsebina teh prispevkov je lahko zelo različna in vsebuje zahteve in zahteve. Na primer, če zaposleni opazi, da eden od članov ekipe zapostavlja svoje delovne funkcije, potem še preden se obrnete na vodjo, lahko sporočilo o neizpolnjevanju nalog pošlje neusmiljenemu kolegu. To bo pravilneje in v prihodnosti bo lahko dokazalo, da vrzeli pri delu niso posledica "medsebojne odgovornosti" in zatiranja težave.

Memorandum je orodje za interakcijo med strokovnjaki iste strukturne ravni, pravilneje je uporabljati memorandum za naslov glave.

Za odpis

Redko katero delo ne vključuje materialnih vrednosti ali potrošnega materiala, ki se uporablja za uspešno delo. To povzroči njihovo škodo ali izgubo kakovostnih lastnosti, nato pa se morate obrniti na storitev oskrbe, da boste odpisali stare materiale in izdali nove.

Če je bila obraba predmetov dela posledica naravnih procesov, povezanih s staranjem ali razvojem vira, potem lahko o tem obvestite finančno odgovorno osebo. Oblika obvestila je lahko opomba za odpis s seznamom elementov, ki so izgubili svojo uporabnost, in razlog za zavrnitev njihove uporabe.

Druga stvar je, če je bil izpad njihovih vrst povezan z nestandardnimi dogodki ali neprevidnostjo odgovornih zaposlenih, potem brez vednosti in odločitve oblasti ni mogoče. V tem primeru je primerneje napisati ne beležko, ampak beležko.

Za bonuse

Pisna komunikacija je pogosteje povezana z neprijetnimi dogodki ali izmenjavo podatkov. Manj pogosto so prijetnejši razlogi za sestavljanje beležke - sporočilo o bonusih.

Ker se kot posebnost sporočila šteje pravilo, da jo pošljejo zaposlenemu enakega ranga, je pravilneje, da se na ta način na primer pošlje predlog za oddajo nagrade, na primer kadrovski službi. Dokument lahko daste uslužbencu, odgovornemu za oblikovanje naloga za bonuse ali za predstavitev seznama kandidatov za prejem denarnih spodbud.

To idejo lahko naslovite neposredno na vodjo podjetja, vendar je potem bolj pravilno, da svoje argumente navedete v obliki beležke. Preveri.

Na službenem potovanju

Po odpravi leta 2014 potrebe po izdaji potrdila o službenem potovanju za vsako poslovno potovanje se je postavilo vprašanje, kako pravilno zabeležiti nekatere nianse in poročati o njegovih rezultatih. Pot ven je bila opomba za poslovno potovanje. V tej obliki lahko upravitelja obvestite o tem, kako in kdaj se načrtuje izpolnitev naloge podjetja, ter navedete rezultate potovanja v opombi.

Ta dokument je običajno uporabljati:

• če je pot do cilja potekal z osebnim ali mimo prevoznim prevozom;
• če morate o delu poročati v prostem dnevu ali nadurnem delu;
• če je s priloženimi finančnimi dokumenti nemogoče natančno določiti dejansko trajanje službenega potovanja;
• če obstajajo okoliščine, ki jih je treba upoštevati pri izračunu dnevnice in povračilu stroškov, ali morate razložiti potrebo po porabi brez primarnih dokumentov.

Dopis je do neke mere nadomestil prej obvezne naloge za poslovno potovanje in poročila o njihovi izvedbi. Preveri.

Opomba direktorju

Ker je poslovodja najpogosteje vrhovni edini organ upravljanja podjetja, si je težko predstavljati situacijo, v kateri bi bilo pravilno poslati obvestilo direktorju. V skladu z načeli hierarhije storitev je bolje predložiti poročila v njegovem imenu.

Nerad naslovu dokumenta, predloženega organom v obravnavo, narekujejo bolj subjektivni razlogi in čustva. Vendar je treba razumeti, da je opomba o kršitvi opisa delovnega mesta videti nelogična.

V korporacijah ali gospodarstvih je možna pravilna uporaba obrazca dopisa, naslovljenega na direktorja. Samo v njihovi strukturi je lahko hkrati več direktorjev, ki so enaki po položaju v organizaciji in se ne podrejajo drug drugemu. V podjetjih s preprostim sistemom upravljanja in enim vodjem je primerneje uporabljati poročila o vseh proizvodnih vprašanjih, ki zahtevajo pozornost in odobritev direktorja.

Storitveno sporočilo, tako kot vsa druga korespondenca, je predmet registracije v posebnih računovodskih revijah. Bolje ga je izročiti pod podpisom na drugem izvodu ali v stolpcu revije.

Registracija beležke

Da oseba ne bo dvomila, kako pravilno napisati beležko, lahko uporabite preprosto navodilo:

1. Dokument je sestavljen na listu papirja A4, v "glavi" navedite ime in polni naslov položaja naslovnika.
2. Tam je navedeno tudi ime avtorja zapiska, pri čemer ne pozabite napisati svojega stališča in oddelka.
3. Kot naslov uporabite besedno zvezo "Opomba".
4. Nato morate predstaviti bistvo težave, vprašanja, informacij ali predloga v kratki, a sočasni obliki, in sicer s poslovnim slogom pisanja.
5. Na koncu morate zapisati datum sestavljanja, podpis prevajalca in njegov priimek.
6. Za racionalizacijo delovnega toka je treba registrirati vse odhodne in vhodne dokumente. Zato je treba pravilno sestavljeni opombi dodeliti serijsko številko.

Za tista podjetja, ki želijo poenotiti obliko memoranduma in določiti splošni postopek, kako napisati memorandum, bo treba za podjetje izdati ločen nalog. Potem bo odobreni primer pisanja postal obvezen za uporabo pri vseh zaposlenih v organizaciji.

V nasprotju s splošnimi predsodki glede uporabe beležk pri komunikaciji s sodelavci lahko ta dokument le pozitivno vpliva na delovni proces in vzpostavi notranjo komunikacijo. Zato bi moral vsak zaposleni odložiti dvome in čustva ter si zajamčiti, da se nekatera vprašanja lahko rešijo samo s pripravo pisnih dokumentov.

Odvetnik kolegija pravnega varstva. Specializirana je za obravnavanje primerov, povezanih z delovnimi spori. Obramba na sodišču, priprava zahtevkov in drugih regulativnih dokumentov regulatornim organom.