Tehnična sredstva digitalizacije različnih vrst arhivskih dokumentov. Digitalizacija arhiva kot sodoben način shranjevanja dokumentov

Večja kot je organizacija, o kateri podjetje govori, več dokumentov je shranjenih v njenem arhivu, bolj zapleten je njegov potek dela, bolj privlačne so storitve za digitalizacijo arhivov. Digitalizacija arhivov je torej pregledovanje in katalogiziranje dokumentov.

Slabosti pri delu s papirnatimi arhivi

Torej, v velikih arhivih iskati potreben dokument zelo pogosto morate porabiti veliko časa in truda. Poleg tega se lahko najpogosteje uporabljeni dokumenti sčasoma poškodujejo ali celo »izgubijo«, če jih pomotoma damo v arhiv. Pogosto so v kateri koli vrsti poslovanja potrebni visoki izkoristki pri zagotavljanju informacij: včasih morate hitro pripraviti dokumente za podpis, narediti papir ali digitalne kopije, jih skrbno prelepiti - pri delu s papirnatimi arhivi se izgubi učinkovitost. To ni popoln seznam neprijetnosti, s katerimi se človek mora spoprijeti pri delu s papirnatimi arhivi. Toda hkrati obstaja precej preprost in eleganten način reševanja težave - digitalizacija dokumentov.

Prednosti digitalizacije arhivov?

• velja opozoriti na zmanjšanje obremenitve na papirnatih arhivih in tudi na območju fotokopiranja. Torej, če je hkrati več uslužbencev organizacije potrebovalo en dokument, ga absolutno ni potrebno fotokopirati.
• z digitalizacijo dokumentov lahko znatno zmanjšate stroške vzdrževanja papirnega arhiva in tudi sprostite nekaj prostora, ki je bilo prej uporabljeno za shranjevanje papirnatih arhivov.

Kako poteka postopek digitalizacije dokumentov?

• Posebno usposobljeni strokovnjaki se ukvarjajo s sortiranjem dokumentov (na ozemlju vašega podjetja ali dostavljanjem na ozemlje organizacije, ki se ukvarja z digitalizacijo arhivov), nato pa s pomočjo sodobnih skenerjev digitalizirajo. arhivski sklad v celoti ali v ločenih dokumentih.
• Sistem optičnega prepoznavanja znakov črtne kode in tiskane dokumente samodejno pretvori v elektronsko obliko. Hkrati se shranijo ključne podrobnosti dokumentov: ime, datum, vrsta, nasprotna stranka itd.
• Da bi se izognili morebitnim izkrivljanjem pri vnašanju kontaktnih podatkov, telefoni za digitalizacijo ročno napisanih informacij pri digitalizaciji arhivov uporabljajo dvojni vhodni sistem. To pomeni, da bo digitalizacija dokumentov v prihodnosti dala priložnost za celovito operativno iskanje po ključnih besedah \u200b\u200bali iskanje po določenih vrstah dokumentov / izvajalcev.

Upravljanje datotek

Elektronski arhivi omogočajo upravljanje skeniranih datotek. Po digitalizaciji arhivov so papirni dokumenti sistematizirani in opisani. Lepljeni so, sestavljen je sistematiziran celoten katalog dokumentov, ki upošteva potrebe in posebnosti družbe stranke. To v prihodnosti omogoča znatno prihraniti čas in trud pri delu z arhivi.

Digitalizacija arhivov

IN zadnja leta digitalizacija dokumentov v arhivu postaja vse bolj priljubljena. Navadni papir se poslabša, se stara in informacije, ki so v njem, se lahko popolnoma izgubijo. Konec koncev, prej je bil papir drugačen, pogoji za shranjevanje dokumentov pa so popolnoma drugačni. Zato je potrebna digitalizacija arhivov. Danes je digitalizacija arhivov največje povpraševanje med velikimi organizacijami, ki že dolgo sanjajo, da bi vse svoje arhive prenesle na brezpapirno tehnologijo.

Iskanje v nekaj sekundah

Če je za iskanje in izdelavo fotokopije dokumenta z želeno številko, ki se nahaja v papirnem arhivu, mogoče porabiti ogromno dragocenega delovnega časa, potem bomo z uporabo digitalnega arhiva to nalogo rešili dobesedno v eni ali dveh sekundah. Hkrati traja tak čas, da najdete želeni dokument in ga natisnete.

Vsako podjetje, organizacija dobesedno dnevno pošlje nasprotnim strankam dokumente, ki so tako potrebni za podporo transakcij. Če je končano tako vi kot zaposleni lahko kadar koli enostavno pošljete kateri koli dokument, ki ga potrebujete, po e-pošti in ga po potrebi hitro natisnete.

Večja kot je organizacija, bolj zapleten je njen potek dela

Posledično arhiv vsebuje le ogromno dokumentov. Če seštejete, koliko delovnega časa na leto potrebujete za iskanje originalnih dokumentov v arhivih in za izdelavo njihovih kopij, dobite spodoben znesek. Če bodo arhivi digitalizirani, torej preneseni v elektronsko obliko, se bo ta količina večkrat zmanjšala.

Naša profesionalna oprema omogoča vsakodnevno skeniranje dokumentov v pretočnem načinu s hitrostjo do štiristo tisoč strani A4.

Digitalizacija arhiva je bolj priročna kot shranjevanje dokumentov v papirni obliki

Konec koncev se lahko vsebina več deset tisoč map zlahka prilega na en trdi disk. Vedeti morate tudi, da je elektronsko arhiviranje tudi praktično, saj je z elektronskimi dokumenti veliko lažje upravljati. Ko bodo dokumenti digitalizirani, bodo takoj na voljo posameznikom in organizacijam ter na stotine naenkrat. To je razlog, da danes po vsem svetu prehajajo na elektronske medije. To bo pomagalo ohraniti informacije in tudi omogočiti dostopnost mnogim.

2. Organizacija dela na digitalizaciji arhivskih dokumentov

2.1. Cilji digitalizacije arhivskih dokumentov

Digitalizacija arhivske listine izdelani za oblikovanje elektronskega sklada uporabe (EFP).

Elektronski sklad uporabe je zbirka elektronskih kopij dokumentov Arhivskega sklada, posnetih na digitalnih medijih in namenjenih za uporabo namesto izvirnih dokumentov, kar bi moralo zagotoviti:

varnost dokumenta,

možnost oblikovanja elektronski virizagotavljanje učinkovitosti dostopa do dokumenta, vklj. z uporabo internetnih tehnologij.

Pozicioniranje elektronskih kopij arhivskih dokumentov in elektronskega fonda, ki se uporablja kot zavarovalni sklad za arhivsko dokumentacijo nesprejemljivo .

Postopek za oblikovanje elektronskega fonda za uporabo (elektronske kopije arhivskih dokumentov) je ena od pomembnih nalog arhiva in ga je treba urediti s posebej razvitimi Pravilniki za oblikovanje elektronskega fonda za uporabo (elektronske kopije arhivskih dokumentov), \u200b\u200bodobrenimi v vzpostavljen red po obravnavi in \u200b\u200bodobritvi na metodološki komisiji in razpravi na arhivskem direktoratu.

2.2. Elektronski sklad uporabe

EPF vključuje kopije digitaliziranih (v celoti) shranjevalnih enot.

ESP je sestavljen iz treh nizov elektronskih kopij:

2.3. Načini ustvarjanja ESP

Elektronski sklad uporabe je ustvarjen:

ciljni vrstni red v okviru državnih, oddelčnih, regionalnih programov in letnih (dolgoročnih) načrtov arhiva;

ciljni nalog za vse dokumente, določene za kopiranje zavarovanja;

ciljni vrstni red za najpogosteje zahtevane dokumente;

v postopku izpolnjevanja naročil;

v procesu drugega dela.

Glavne tehnološke operacije za izdelavo elektronskih kopij arhivskih dokumentov:

izbor dokumentov za digitalizacijo;

priprava dokumentov za digitalizacijo;

prenos dokumentov za skeniranje / sprejem dokumentov / vpis v računovodske dokumente;

izbira metode digitalizacije dokumentov na različnih nosilcih podatkov (na primer pri foto dokumentih so odločilni dejavniki: vrsta in vrsta nosilca dokumenta (fotografski papir, film, steklo), zvitek ali ločen okvir, velikost (oblika) medija (papir in okvir za fotografije), značilnosti dokumenta (ločen list dokument, fotografija ali niz dokumentov (fotografije, prilepljene v foto album); za fono dokumente - nosilec informacij, razpoložljivost specializirane opreme za reprodukcijo izvirnika itd.);

digitalizacija dokumenta - ustvarjanje elektronske kopije - glavna kopija;

dva (najmanj) snemanja na medij: matična in delovna kopija;

označevanje medijev / registracija medijev in njihove vsebine (izvod in delovni izvod) v računovodski dokumentaciji;

prenos kopijskih medijev za shranjevanje;

vrnitev izvirnikov dokumentov v hrambo.

2.4. Merila za izbiro arhivskih skladov za ustvarjanje elektronskih kopij

Načrtovan način so elektronske kopije arhivskih dokumentov ustvarjene predvsem za:

najbolj uporabljeni dokumenti, ne glede na čas njihovega nastanka, material in tehniko izdelave;

še posebej dragoceni in edinstveni dokumenti,

dokumenti, ki so v nezadovoljivem fizičnem stanju z visoko stopnjo uničenja podlage, kar lahko povzroči izgubo izvirnika;

dokumente, za katere obstaja nevarnost izgube informacij (na primer: za papirnate dokumente - bledilo besedila; za fono posnetke na magnetni trak - razmagnetizacija; za barvne foto negative - izguba barve itd.) z zadovoljivim fizičnim stanjem nosilca;

izpolnjevanje povpraševanj in naročil, priprava publikacij in razstavnih projektov.

Samo tista sredstva, za katera je znanstvena in tehnična revizija ali izboljšanje zalog (v smislu urejanja naslovov) že prešla ali se ne pričakuje, da bodo v prihodnosti digitalizirani.

Med enakovrednimi sredstvi se najprej kopirajo skladi, katerih dokumenti so v fizičnem (tehničnem) stanju nezadovoljivo in se najbolj intenzivno uporabljajo, pa tudi barvni fotografski dokumenti.

2.5. Načrtovanje ustanovitve sklada za elektronsko uporabo

Za organizacijo in nadzor dela na digitalizaciji skladov je treba ustvariti vsak arhiv Dolgoročni načrt digitalizacija, ki vključuje imena skladov, namenjenih ustvarjanju elektronskih kopij v celotni zbirki arhiva (priloga št. 2).

Spremljanje in revizija je treba izvajati letno Dolgoročni načrt, ki se izvaja v skladu z rezultati izvajanja letnega načrta digitalizacije, ki je naveden na seznamu sredstev za digitalizacijo.

Dolgoročno načrtovanje naj izvajajo strukturni oddelki, ki jim je dodeljena funkcionalna odgovornost za ustvarjanje elektronskih kopij, pri čemer bodo upoštevani predlogi oddelkov za uporabo dokumentov, oddelkov za zagotavljanje varnosti dokumentov in drugih strukturnih oddelkov.

Pri načrtovanju digitalizacijskega dela so v kazalnike načrtovanja vključeni naslednji stolpci:

imena in številke skladov, zbirk, shranjevalnih enot in imena dokumentov, načrtovanih za digitalizacijo;

predvideni čas digitalizacije;

oznaka izpolnitve.

Na podlagi dolgoročnega načrta se vsako leto pripravi (ustvari) seznam (Seznami) sredstev, ki jih je treba digitalizirati, v katerem se določi zaporedje digitalizacije sredstev v določenem letu (priloga št. 3).

Vrstni red digitalizacije določa vrednost in informacijski pomen dokumentov, njihovo fizično stanje, intenzivnost dostopa do njih, pa tudi razpoložljivost tehničnih in človeških virov.

Seznami so usklajeni s strukturnimi oddelki arhiva, ki sodelujejo pri nastanku EPF (predvsem z oddelkom za hrambo in arhivske shrambe, v katerih se hranijo datoteke, ki jih je treba skenirati) in jih odobri direktor arhiva (arhivska ustanova).

Z letnim načrtovanjem dela z digitalizacijo so v kazalnike vključeni naslednji stolpci:

imena in številke skladov, zbirke, številke zalog, enote za shranjevanje, imena dokumentov;

število dokumentov, ki jih je treba digitalizirati v ustreznih shranjevalnih enotah;

količina shranjevalnih enot za fotografske dokumente - v listih / okvirjih / enoti za shranjevanje, za ozadje, filmske in video dokumente - v urah / minutah / sekundah;

oblika dokumentov;

oznaka izpolnitve - datum digitalizacije, številka in datum akta o prenosu zunanjih nosilcev podatkov za shranjevanje, označitev zunanjih medijev;

shranjevalne šifre elektronskih glavnih kopij;

shranjevalne šifre za elektronske delovne kopije.

(Opomba: zadnje tri točke se izpolnijo po zaključku dela).

Digitalizacija poteka v skladu s sredstvi v skladu s sistematizacijo skladiščnih enot v inventarju.

Dolgoročni načrt in letni seznami sredstev, ki jih je treba digitalizirati, je dovoljeno ohraniti v obliki računalniške baze podatkov z oblikovanjem obveznega letnega izpisa obeh dokumentov.

2.6. Strukturni oddelki za oblikovanje ESP

Dela na ustvarjanju elektronskega sklada uporabe bi morala izvajati specializirana enota arhiva.

Vzpostavitev ESP se načrtuje in organizira kot samostojna vrsta dela.

Izdelava ESP ni mogoče obravnavati kot dodatna funkcionalnost zaposleni v drugih oddelkih.

2.7.-2.8. Približna sestava strokovnjakov strukturne enote za oblikovanje ESP.
Zahteve za usposobljenost zaposlenih

Sestava in funkcije specialistov v strukturna enota arhiv, ki mu je zaupana funkcionalnost izdelave ESP-ja:

Metodist

Funkcionalnost: prejemanje arhivskih dokumentov za skeniranje, vodenje evidenc EFP (EFP-1, EFP-2, EFP-3), nadzor kakovosti dela pri prenosu elektronskih kopij za shranjevanje, spremljanje izdaje o ponovnem preverjanju, predložitev arhivskih dokumentov v arhiv po skeniranju, prenos shranjevanje označenih nosilcev z ESP.

Operater optičnega branja

Funkcionalnost: skeniranje, šifriranje elektronskih kopij;

Operater pisanja zunanjih medijev

Funkcionalnost: snemanje elektronskih kopij na medije, označevanje medijev.

Inženir

Računovodstvo za uporabo delovnih kopij, vzdrževanje računalniška oprema, občasno preskušanje nosilcev informacij z EFP (EFP-1, EFP-2, EFP-3).

Strokovnjak za grafično obdelavo digitalnih kopij in pripravo kopij druge in naslednjih generacij (če je potrebno).

Glavna merila za izbiro modelov optični bralniki za izdelavo elektronskih kopij arhivskih dokumentov so:

varnost in zaščita originala med postopkom skeniranja;

kakovost elektronske kopije;

velikost tabele za skeniranje, ki ustreza največja velikost izvirniki, namenjeni digitalizaciji in odpravljanju potrebe po fragmentarnem skeniranju dokumentov z naknadnim računalniškim "lepljenjem" ("lepljenjem") slik;

drugi specifikacije oprema.

Raziskovalno delo, ki ga je leta 2011 opravil Raziskovalni inštitut za reprografijo (Tula) po naročilu Zvezne arhivske agencije, je namenjeno problemu optimalne izbire pregledovalne opreme za digitalizacijo arhivskih dokumentov (po kriterijih "cena - kakovost"). Januarja 2012 je bilo na portalu Arhiv Rusije objavljeno poročilo na temo "Razvoj smernic za izbiro opreme za skeniranje, ki lahko zadovolji potrebe ruskih arhivov". Na portalu "Arhivi Rusije" se nahaja razdelilni komplet, razvit na podlagi multivariatne analize računalniškega programa za izbiro opreme - MregForm in navodila po korakih o njegovi uporabi.

Leta 2012 je Raziskovalni inštitut za reprografijo (Tula), ki ga je naročil Rosarkhiv, razvil "Metodološka priporočila, programska oprema za vrednotenje in nadzor kakovosti delovanja pregledovalne opreme pri opravljanju dela na digitalizaciji arhivskih dokumentov v ruskem državnem arhivu", objavljeno na portalu "Arhivi Rusije ".

Najbolj optimalna rešitev pri izbiri opreme za skeniranje je:

Priloženi profesionalni planetarni (brezkontaktni) optični bralniki vsaj formata A2, opremljeni s svetilkami za hladno svetlobo ali LED LED svetilkami in knjižno zibelko za skeniranje izvlečenih barvnih, črno-belih in sivih originalov (knjige, risbe, porušeni materiali, atlasi) arhivskih dokumentov v naslednji konfiguraciji:

Izbira digitalni fotoaparati (kamere) določa velikost matrice in finančne zmožnosti arhiva.

Do danes so digitalni fotoaparati najvarnejši način za ustvarjanje elektronskih kopij dokumentov za izvirne arhivske dokumente. Vendar ima njihova uporaba tudi svoje omejitve in slabosti, katerih glavna težava je opazovanje svetlobnega režima.

Za reševanje težav digitalizacije dokumentov različnih formatov je dovoljeno kombinirati različno opremo.

Specifikacije računalniške strojne opreme:

Sistemska enota:

Minimalne zahteve:

CPU z vsaj 2 jedri in taktom vsaj 2,8 GHz;

Pomnilnik DDR3, vsaj 2 GB, HDD vsaj 500 GB SATA;

Video kartica ne manjša od 512 MB, frekvenca GPU ne manjša od 700 MHz, tip GDDR5, Gigabit Ethernet, Multi-DVD.

Optimalne zahteve (za linijsko digitalizacijo):

Čipset - Intel, CPU z vsaj 2 jedri, vsaj 6 MB v prostornini in najmanj 3,2 GHz;

Pomnilnik DDR3, vsaj 8 GB, razširljiv do 32 GB, HDD vsaj 1000 GB SATA;

Diskretna video kartica s kapaciteto pomnilnika vsaj 1 GB in pasovno širino pomnilnika vsaj 25,6 GB / s;

Zmožnost zaščite informacij z vgrajenim modulom strojne opreme;

Programska oprema, ki jo je prednameščen proizvajalec za zaščito in varno brisanje informacij.

Monitor:

diagonala najmanj 19 centimetrov,

tip osvetlitve - LED,

svetlost monitorja ni manjša od 250 cd / cm 2, kontrast ni manjši od 1000: 1, dinamični kontrast ni manjši od 3 000 000: 1,

zorni kot najmanj 170 stopinj vodoravno in 160 stopinj navpično.

Tehnične zahteve za strežniško opremo, sisteme za shranjevanje elektronskih vsebin in tiskalne naprave se določijo na podlagi dejanskih količin razpoložljive digitalne vsebine, možnosti njene rasti in potrebe po tiskanju elektronskih kopij.

2.12. Osnovne zahteve za tehnološke prostore oddelka
o ustvarjanju elektronskih kopij arhivskih dokumentov in delovnih mest zaposlenih

Prostori, v katerih se izvajajo digitalizacija arhivskih dokumentov in ustvarjanje elektronskih kopij, bi morali imeti naravno in umetno razsvetljavo. Zaželena je orientacija okenskih odprtin proti severu ali severovzhodu. Okenske odprtine morajo biti opremljene z nastavljivimi žaluzijami ali zavesami, ki v celoti pokrivajo (če je potrebno) okenske odprtine.

Delovna mesta za ustvarjanje elektronskih kopij so opremljena s posebnimi mizami, nastavki, vrtljivimi stoli (stoli), nastavljiv po višini in kotih nagiba sedeža in hrbta.

Osvetlitev na površini mize v območju namestitve dokumentov mora biti 300-500 luksov, osvetlitev površine zaslona - največ 300 luksov. Osvetlitev ne sme ustvarjati bleščanja na površini zaslona in pregledovalne mize. Dovoljeno je, če uporabljate profesionalno opremo za skeniranje, opremljeno z lastnimi svetilkami, pri čemer popolnoma osvetlite osvetlitev med postopkom digitalizacije.

Najmanjša površina za eno delovno mesto naj bo najmanj 6 kvadratnih metrov, razdalja med delovnimi mizami z video monitorji mora biti najmanj 1,2 m.

Zaslon monitorja mora biti vsaj 500 mm od uporabnikovih oči, ob upoštevanju velikosti alfanumeričnih znakov in simbolov.

Prostor mora biti dobro prezračen. Prezračevalne odprtine na opremi ne smejo biti blokirane.

Nameščanje sobnih rastlin v bližini opreme ni dovoljeno.

Prostor mora biti opremljen z varnim ali zaklepnim omaro za shranjevanje arhivskih dokumentov, sprejetih za digitalizacijo.

Prostori, v katerih se izvaja digitalizacija arhivskih dokumentov in ustvarjanje elektronskih kopij, bi morali biti zaščiteni.

2.13. Priprava in oddaja dokumentov za digitalizacijo

Priprava dokumentov za delo pri ustvarjanju elektronskih kopij sklada za uporabo poteka v skladu s postopkom izdaje arhivskih dokumentov iz arhivov.

Priprava dokumentov za delo pri ustvarjanju elektronskih kopij vključuje:

zaseg zadev,

preverjanje podatkov o iskanju,

uskladitev s seznamom naslovov primerov,

preverjanje oštevilčenja listov,

pojasnilo v listih prič.

Pri pripravi primerov se preveri fizično stanje dokumentov: razkrijejo se dokumenti z nizkokontrastnimi in bledijočimi besedili ter dokumenti, ki zahtevajo obnovo in krepitev podlage. Po potrebi so za posvetovanje vključeni strokovnjaki za zagotavljanje hrambe arhivskih dokumentov in strokovnjaki za digitalizacijo dokumentov, da se prepreči možnost poškodb datotek med skeniranjem.

Zadeve, namenjene digitalizaciji, praviloma niso predmet združevanja in jih je mogoče v izjemnih primerih veziti le po dogovoru z vodstvom arhiva, ko je popolnoma nemogoče kopirati zavezano zadevo.

Odločitev o začetku primera je lahko utemeljena s:

A) zagotavljanje varnosti dokumentov (kovček je tesno prišit in ko ga odpremo pri 180 stopinjah in uporabimo tlačno steklo, lahko pride do poškodb (deformacije) dokumentov);

B) nemogoče predložiti vse podatke dokumenta v elektronski kopiji, ker nekatere informacije "gredo" v hrbtenico.

Odločitev o vezavi dokumentov je sprejeta le, če obstajajo zavezujoči pogoji v arhivu po pregledu datotek, vdelanih v digitalizacijo.

Na koncu dela je zadeva obvezno se spet prepletajo.

Prenos dokumentov za digitalizacijo v specializirano enoto opravijo uslužbenci arhiva, odgovorni za ustanovitev sklada za elektronsko uporabo, pripravi pa ga z odredbo (zahtevo) za izdelavo elektronskih kopij ( Obrazec vzorca Nalog (zahteve) - Dodatek št. 4), sestavljen v skladu z zaporedjem skeniranja sredstev, zabeleženih na seznamu sredstev, namenjenih digitalizaciji.

Nalog (zahteva) za izdelavo kopij določa:

Podlaga za digitalizacijo (v primeru opravljanja načrtovanih del - sklicevanje na položaj v Letnem seznamu sredstev, namenjenih digitalizaciji; v primeru izpolnitve naročila za druge namene - navedba številke, datuma in imena dokumenta, na podlagi katerega se izvaja delo, namen dela, namen dela, podatki o stranki ).

Računovodske kode (številka sklada, številka zalog, številka shranjevalne enote, številke listov (po potrebi)

Število listov / vrtljajev listov, ki jih je treba digitalizirati.

Ločljivost, oblika, mediji (za naročila, ki niso izvršena v okviru programa digitalizacije arhiva).

Opomba (navedba posebnih varnostnih zahtev, potreba po uporabi specializiranih metod digitalizacije, možnost uporabe tlačnega stekla in / ali grafična obdelava (za naročila, ki se ne izvajajo v okviru programa arhivske digitalizacije)).

Datum prenosa za digitalizacijo,

Datum zaključka naročila;

Datum prejema naročila (za naročila, ki niso izvršena v okviru programa digitalizacije arhiva);

Datum vračila izvirnikov v skladišče;

Koda in mesto shranjevanja elektronske glavne kopije (na vgrajenih in zunanjih medijih);

Koda in mesto shranjevanja elektronske delovne kopije (na zunanjem nosilcu podatkov);

Koda in mesto za shranjevanje izvoda druge generacije (če je potrebno za naročila, ki niso izvršena v okviru programa digitalizacije arhiva).

Naročilo (zahtevo) za izdelavo elektronskih kopij arhivskih dokumentov podpiše direktor ali namestnik direktorja (glavni skrbnik sredstev).

Obrazec za naročilo je sestavljen v zahtevani količini, vendar ne manj kot v dveh izvodih. En izvod se hrani v centraliziranem računovodstvu pri zadevah skladov, drugi - v oddelku za zagotavljanje varnosti dokumentov ali v strukturni enoti, v kateri se izvaja centralizirano shranjevanje elektronskega sklada za uporabo arhiva. Obrazec za naročilo je vpisan v Register naročil za izdelavo elektronskih kopij dokumentov (priloga št. 5). Časopis se hrani v strukturni enoti, ki mu je zaupana funkcionalnost ustvarjanja elektronskih kopij.

Dnevnik je sestavljen po pravilih registracije računovodske dokumentacije arhiva, tj. njeni listi so šivani, oštevilčeni; njihovo število je navedeno na certifikacijskem listu. Stolpci v dnevniku in vnosi so razporejeni. Sprejemljivo je vodenje dnevnika naročil v elektronski obliki.

Izvajalci so osebno odgovorni za ohranjanje izvirnikov arhivskih dokumentov v celotnem času dela z njimi.

Da bi se izognili večkratnemu skeniranju istih dokumentov (rescan), zaposleni izpolnjujejo naročila in vodijo dnevnik, so dolžni pred pošiljanjem in prejemanjem dokumentov za skeniranje preverite, ali dokumenti predhodno niso bili digitalizirani.

Če je dokument že bil digitaliziran, se vsa dela pri izvedbi naročila izvajajo z njegovo delovno elektronsko kopijo.

Ponovno iskanje (digitalizacija) (ponovna uporaba) dokumentov je nesprejemljiva!

2.14. Digitalizacija (skeniranje) dokumentov.
Splošni pristopi in zahteve

Odločitev o načinu digitalne obdelave (skeniranje ali digitalna fotografija) sprejme glava. strukturna enota, ki ji je zaupana funkcionalnost ustvarjanja elektronskih kopij.

Ne glede na cilje, cilje, zahteve naročil itd. arhivski dokument je digitaliziran enkrat .

Kot rezultat procesa digitalizacije, elektronski glavni izvod dokumenta .

Zahteve za ustvarjanje glavne kopije:

Splošni pogoji:

Tehnične zahteve za ustvarjanje glavne kopije z uporabo opreme za optično branje:

Vsakodnevno delo pri ustvarjanju elektronskih kopij se mora začeti z:

izvajanje rutinske nastavitve opreme za optično branje z uporabo kompleta za umerjanje optičnega bralnika (kalibracijske tabele);

umerjanje računalniškega monitorja.

izvajanje postopkov za postavitev opreme v skladu z "Metodološkimi priporočili, programsko opremo za ocenjevanje in spremljanje kakovosti delovanja pregledovalne opreme pri opravljanju dela na digitalizaciji arhivskih dokumentov v ruskih državnih arhivih."

Vse tri vrste prilagajanja je treba izvesti po vsakem izklopu opreme.

Rezultate uravnavanja opreme je treba vsak dan zapisovati v Časopis za ustvarjanje elektronskih kopij ali v Protokol za izvajanje rutinske nastavitve. (Dodatek št. 6).

Izvajanje postopka nastavitve optičnega bralnika ne izključuje uporabe posebnih preskusnih predmetov (barvne in sive lestvice, tehnični svet) v procesu digitalizacije (ustvarjanje matične kopije arhivskih dokumentov na papirju), ki so namenjeni naknadnemu nadzoru barve, kontrasta in jasnosti elektronske slike v procesu njenega shranjevanje. Tehtnice so postavljene poleg izvirnika in morajo nujno pasti na območje optičnega branja. V tem primeru mora elektronska glavna kopija vsebovati slike izvirnega arhivskega dokumenta in preskusne predmete.

Glede na to, da so stroški testnih predmetov in tehničnega sveta precej visoki, se lahko pri digitalizaciji arhivskih dokumentov omejite na izvedbo zgoraj opisanih treh vrst opreme.

Da bi izključili večkratno digitalizacijo dokumentov, se ustvari glavna kopija z najvišjimi možnimi tehničnimi parametri:

Ločljivost vsaj 300 dpi - za digitalizacijo dokumentov formata A4 in več;

Ločljivost vsaj 600 dpi - za digitalizacijo dokumentov v formatu manj kot A4;

Barvni način Prava barva.

Za podrobnosti glej tabelo 1.

Pri skeniranju dokumentov s tankimi črtami, majhnimi podrobnostmi, fotografskimi dokumenti, da se zagotovi reprodukcija risb, zemljevidov, pa tudi dokumentov v slabem fizičnem stanju, mora biti ločljivost najmanj 600 dpi.

Tabela št. 1

Glavni parametri postopka ustvarjanja elektronskih kopij arhivskih dokumentov

Mediji / oblika				Način optičnega branja		Kompresijski formati
		Glavni izvod
					odtenki sive
Papir (pergament) do sredine 19. stoletja.		Ne manj kot 600	Ne manj kot 600	Obvezno	Če je potrebno	Obvezno	Če je možno
				Obvezno	Če je potrebno	Obvezno	Če je možno
				Obvezno	Če je potrebno	Obvezno	Če je možno
				Obvezno	Če je potrebno	Obvezno	Če je možno
Standardni papir				Obvezno	Če je potrebno	Obvezno	Če je možno
				Obvezno	Če je potrebno	Obvezno	Če je možno
				Obvezno	Če je potrebno	Obvezno	Če je možno
				Obvezno	Če je potrebno	Obvezno	Če je možno
Tanek papir / sledilni papir				Obvezno	Če je potrebno	Obvezno	Če je možno
				Obvezno	Če je potrebno	Obvezno	Če je možno
				Obvezno	Če je potrebno	Obvezno	Če je možno
				Obvezno	Če je potrebno	Obvezno	Če je možno
Foto papir				Obvezno	Če je potrebno	Obvezno	Če je možno
				Obvezno	Če je potrebno	Obvezno	Če je možno
				Obvezno	Če je potrebno	Obvezno	Če je možno
				Obvezno	Če je potrebno	Obvezno	Če je možno
				Obvezno	Če je potrebno	Obvezno	Če je možno
				Obvezno	Če je potrebno	Obvezno	Če je možno
				Obvezno	Če je potrebno	Obvezno	Če je možno
				Obvezno	Če je potrebno	Obvezno	Če je možno

Če dokument vsebuje zbledelo ali težko berljivo besedilo, nastaneta dve različici elektronske glavne kopije: v barvnem načinu in v sivih lestvicah.

Hkrati so glede na zmogljivosti opreme za skeniranje možni naslednji načini reševanja težave:

Vsaka posamična slika (platnica, razpredelnica, stran, hrbtna stran itd.) Digitaliziranega dokumenta je ločena datoteka, ki se samodejno oštevilči po vrstnem redu v programu digitalizacije, vgrajenem v opremo za skeniranje (v projektu).

Te datoteke, ki so nastale kot rezultat skeniranja in so predstavljene v programu digitalizacije (v projektu), so izvirne glavne kopije,najvišja kakovost zaradi odsotnosti zunanjih vplivov (kopiranje, posodabljanje, podvajanje, emulacija, selitev, grafična obdelava, pretvorba v drug format itd.). Vendar je shranjevanje izvirnih glavnih kopij v projektu možno le za omejeno časovno obdobje, zato se ustvarjene datoteke iz programa za skeniranje prevedejo v grafični urejevalnik, po katerem BREZ izvajanja kakršnih koli postopkov obdelave (razen preimenovanja datotek) zapišejo na vgrajeni pomnilniški medij (strežnik, sistem za shranjevanje podatkov) , elektronska knjižnica). Te sprva shranjene in posnete datoteke so glavne kopije.

Grafična obdelava elektronskih matičnih kopij ni dovoljena!

Glavni izvodi se hranijo:

Da bi se izognili izgubi digitalnih informacij na vgrajenem pomnilniškem mediju, je dovoljena enkratna preslikava prejetih datotek na zunanji pomnilniški medij - kompaktne ali optične diske (CD-R, DVD-R).

Elektronske kopije na kompaktnih ali optičnih diskih se kopirajo, izključujejo možnost naknadnega dodatnega snemanja informacij na ta medij.

Obvezno hranite vsak CD ali optični disk v posameznem primarnem paketu (po možnosti v obliki trde škatle).

Brisanje datotek, ustvarjenih kot rezultat skeniranja in predstavljenih v programu digitalizacije (v projektu) iz pomnilnika optične naprave in delovnega računalnika pred snemanjem

Tehnične zahteve za ustvarjanje elektronskih glavnih kopij z digitalnim fotoaparatom se bistveno ne razlikujejo od zahtev za ustvarjanje matičnih kopij s pomočjo optičnih bralnikov.

Kljub temu je treba poudariti, da je treba digitalno fotografijo izvajati z največjo možno ločljivostjo kamere (vsaj 150 DPI), v barvnem načinu (izjeme so opisane zgoraj) in z uporabo testnih predmetov.

Za prikaz dejanskih fizičnih dimenzij izvirnega dokumenta je nujno, da se poleg njega postavijo vladarji.

Pri digitalizaciji dokumentov z digitalnim fotoaparatom se samodejno podajo naslovi slik. Po prenosu okvirjev s pomnilniške kartice na trdi disk računalnika je potrebno naslove digitaliziranih dokumentov uskladiti s številkami originalnih listov v grafičnem urejevalniku. V tem primeru je kakršna koli druga obdelava grafičnih slik nesprejemljiva.

Brisanje digitalno zajetih slik in prikazanih na pomnilniški kartici fotoaparata pred snemanjem prejetih datotek na vgrajen pomnilniški medij in kasnejše kopiranje na zunanji pomnilniški medij absolutno ni dovoljeno!

2.15. Kontrola kakovosti elektronskih kopij

Trenutno ni razvitih in preizkušenih metod za samodejni nadzor kakovosti ustvarjenih elektronskih kopij, zato je priporočljivo uporabiti kombinacijo spodaj navedenih metod vizualnega nadzora:

ogled strani in primerjava originalnih dokumentov z elektronskimi kopijami;

preverjanje skladnosti števila elektronskih datotek s številom listov, preverjanje zaporedja listov;

preverjanje razpoložljivosti elektronskih kopij obratov listov dokumentov;

analiza kakovosti slike na zaslonu monitorja z ločljivostjo 1280x1024 slikovnih pik, vključno z barvno predvajanje, ostrino, kontrast;

preverjanje berljivosti dokumentov pri 200% skaliranju;

ocena gostote slike;

analiza kakovosti izpisa izbranih grafičnih slik, ustvarjenih na tiskalniku z ločljivostjo 600 dpi.

Nadzor kakovosti elektronskih kopij bi bilo treba večkrat izvajati v različnih fazah oblikovanja EFP-1:

Rezultati vsake stopnje nadzora kakovosti elektronskih kopij morajo biti dokumentirani in prikazani v protokolu (aktu) nadzora (priloga št. 7, 8, 9 10). V primeru, da se na kateri koli stopnji ugotovi, da je elektronska kopija pomanjkljiva, se podatki o njej vnesejo v protokol (akt) ustrezne stopnje, ki se preveri s protokolom (aktom) nadzora prejšnje stopnje in je osnova za ponovljeni postopek dela z elektronskim glavnim izvodom.

Kakovost elektronskih kopij je mogoče nadzirati z:

V tem primeru je v protokolih (aktih preverjanja) posebna opomba o tem, katero programsko orodje je bilo uporabljeno in kakšni so rezultati ocenjevanja kakovosti elektronske kopije, izvedene z uporabo tega programskega izdelka.

Za vsako datoteko je treba izvajati nadzor kakovosti elektronskih kopij. Selektivna tehnika nadzora je v izjemnih primerih dovoljena na isti vrsti (masnih) virih.

2.16. Označevanje elektronskih izvodov

Vsaka datoteka za elektronsko kopiranje mora imeti edinstveno šifrirano ime. Razvoj in izvajanje poenotenega označevanja elektronskih kopij je namenjeno:

enotna identifikacija elektronske kopije;

možnost povezave matične kopije z izvirnikom arhivskega dokumenta;

zmožnost urejanja elektronskih kopij listov vsakega digitaliziranega primera v strukturi imenika v naraščajočem vrstnem redu številk listov, da se olajša njihovo pregledovanje po strani

Glavno načelo, ki ga je treba upoštevati pri označevanju elektronskih kopij, je vključitev v strukturo imen datotek vseh elementov arhivske šifre dokumenta. Spodaj je primer označevanja elektronske kopije arhivskega dokumenta (sistem arhivskih šifre XX-XXI stoletja).

Če so arhivske šifre dokumentov zgrajene po drugačni shemi (kar je značilno za računovodske zapise 19. - začetka 20. stoletja), bi bilo treba razviti in uveljaviti sistem, ki v celoti reproducira to shemo za označevanje elektronskih kopij.

Običajno morajo imena datotek vsebovati glavne podatke o iskanju arhiviranega dokumenta, ločeni z "_" (podčrtaji), ki vključujejo okrajšavo imena arhiva (ali arhivskega indeksa v avtomatiziranem sistemu), številko sklada, inventarno številko, številko shranjevalne enote (zadeva), številko list, sprednja ali zadnja šifra (1 - sprednja stran; 2 - zadnja stran), način skeniranja (barva - za barvo; c - za odtenke sive), razširitev prostora (format).

Kot dodatek k tej shemi lahko oznaka vsebuje tudi:

P - črkovni indeks sklada

272 - številka sklada

3 - inventarna številka

a - pismo do inventarne številke

8 - številka lista

1 - sprednja ali zadnja šifra

način barvnega skeniranja

tiff - format.

Če je datoteka slika listov pomnilniške enote, digitaliziranih v razpredelnici, bo ime datoteke videti tako:

Primer: 01_Р272_3а_964_8_2_9_1_Color.TIFF

P - črkovni indeks sklada

272 - številka sklada

3 - inventarna številka

a - pismo do inventarne številke

964 - številka enote za shranjevanje

8 - številka lista

2 - šifra prometa

9 - številka lista

1 - prednja bočna šifra

način barvnega skeniranja

tiff - format.

Za označevanje elektronskih kopij zbirnih dokumentov (organizacija za skladiščenje skladov) se predlaga naslednja shema označevanja:

Primer: 01_photo_3a_964_8_1_barva.TIFF, kjer

Fotografija - ime zbirke;

3 - inventarna številka

a - pismo do inventarne številke

964 - številka enote za shranjevanje

8 - številka dokumenta

1 (2) - koda sprednje strani (zadaj)

način barvnega skeniranja

tiff - format.

Načelo označevanja je treba poenotiti za celoten niz digitaliziranih dokumentov.

Postopek za označevanje datotek elektronskih kopij z navedbo vseh podpisov se izvede v ročni način, ki upočasni postopek ustvarjanja elektronskih kopij, po potrebi pa omogoča organiziranje shranjevanja elektronskih nizov grafičnih slik, ločenih od elektronskih računovodskih sistemov.

Datoteke histogramov (če je potrebno) so tudi označene, vendar je v položaju "skeniranje" vstavljeno poimenovanje "gr".

2.17. Struktura imenika na vgrajenih nosilcih pomnilnika
(hramba elektronskih izvodov)

Organizacija shranjevanja elektronskih matičnih kopij na vgrajenem pomnilniškem mediju (strežnik, sistem za shranjevanje podatkov, elektronska knjižnica, RAID matrika) mora biti v skladu z načeli hierarhičnega računovodstva in opisa arhivskih dokumentov in mora biti sestavljena iz nabora podmap:

Mapa: sklad št.

Mapa: Zapis št.

Mapa: enota za shranjevanje št.

Mapa: Št. Lista (obseg številke lista) dokumenta

Mapa: Barvna (barvna elektronska kopija)

Mapa: siva lestvica (elektronska kopija, izdelana v odtenku sive - po potrebi)

Datoteke v naraščajočem vrstnem redu številk listov

Mapa: (če je potrebno) datoteke histograma za posamezne elektronske kopije

Datoteke v naraščajočem vrstnem redu številk listov.

2.18. Shranjevanje elektronskih izvodov na vgrajenih medijih

Elektronske matične kopije je treba hraniti na strežniku / sistemu za shranjevanje podatkov / v elektronski knjižnici z obveznim oblikovanjem nizov RAID, ki se uporabljajo za preprečevanje izgube informacij in povečanje zanesljivosti shranjevanja podatkov.

Struktura shranjevanja digitalnih informacij v nizu RAID mora popolnoma sovpadati z glavnim pomnilnikom na strežniku / v sistemu za shranjevanje / v elektronski knjižnici.

V tem primeru imata obe elektronski glavni kopiji (na strežniku v sistemu za shranjevanje / v elektronski knjižnici in na RAID matriki) status nedotakljivega, dostop do katerega je čim bolj omejen.

Podvajanje matičnih kopij na strežnik in matriko RAID je formalizirano z zakonom (priloga št. 11).

2.19 Snemanje elektronskih glavnih kopij na zunanji medij za shranjevanje

Po zaključku izdelave elektronskih nadomestnih kopij in njihovo umestitev v ustrezen del imenika na vgrajenem mediju in v RAID matriki je potrebno elektronske matične kopije kopirati na zunanji medij, ki bo kontrolna kopija glavne kopije in mora biti shranjen v drugem oddelku arhiva ( oddelek za zagotavljanje varnosti dokumentov).

Proces podvajanja je aktiviran (Dodatek 11-a).

Hkrati se na podlagi aktov vodi dnevnik podvajanja elektronskih kopij (izvirni izvodi) (priloga št. 12).

2.20. Ustvarjanje in označevanje delovnih elektronskih kopij

Za zagotovitev možnosti aktivne uporabe ustvarjenih elektronskih kopij je potrebno narediti delovno kopijo elektronskih kopij za ustvarjanje kopij druge in naslednjih generacij.

V ta namen se izvede večkratno kopiranje elektronskih kopij na drug sklop zunanjih pomnilniških medijev, ki se potrdi s pripravo akta (priloga št. 11-a. Obrazec sovpada z obliko Akta o razmnoževanju elektronskih izvodov na zunanji nosilec).

Hkrati se na podlagi aktov vodi časopis razmnoževanja elektronskih delovnih kopij (oblika revije je enaka obliki časopisa o razmnoževanju elektronskih izvodov (priloga št. 12)).

Delovne kopije elektronskih kopij so narejene iz matičnih kopij, narejenih z največjo ločljivostjo in shranjene v * tiff formatu.

Elektronske kopije na kompaktnih ali optičnih diskih se kopirajo, izključujejo možnost naknadnega dodatnega snemanja informacij na teh elektronskih nosilcih.

Tabela št. 2

Glavni parametri postopka ustvarjanja delovnih elektronskih kopij arhivskih dokumentov

Mediji / oblika		Ločljivost (DPI)	Način predstavitve		Kompresijski formati
		Delovna kopija
				odtenki sive
Papir (pergament) do sredine 19. stoletja.			Obvezno	Če je potrebno	Obvezno
			Obvezno	Če je potrebno	Obvezno
			Obvezno	Če je potrebno	Obvezno
			Obvezno	Če je potrebno	Obvezno
Standardni papir			Obvezno	Če je potrebno	Obvezno
			Obvezno	Če je potrebno	Obvezno
			Obvezno	Če je potrebno	Obvezno
			Obvezno	Če je potrebno	Obvezno
Tanek papir / sledilni papir			Obvezno	Če je potrebno	Obvezno
			Obvezno	Če je potrebno	Obvezno
			Obvezno	Če je potrebno	Obvezno
			Obvezno	Če je potrebno	Obvezno
Foto papir			Obvezno	Če je potrebno	Obvezno
			Obvezno	Če je potrebno	Obvezno
			Obvezno	Če je potrebno	Obvezno
			Obvezno	Če je potrebno	Obvezno
			Obvezno	Če je potrebno	Obvezno
			Obvezno	Če je potrebno	Obvezno
			Obvezno	Če je potrebno	Obvezno
			Obvezno	Če je potrebno	Obvezno

Če je v prihodnosti pri aktivni uporabi delovne kopije treba nadomestiti, je ustvarjanje nove delovne kopije (ponovljeno kopiranje) možno samo:

V tem primeru se ustvari nov zakon o razmnoževanju, v časopisu o podvajanju elektronskih delovnih kopij je nova oznaka. Opomba o uničenju je zapisana v starem zapisu (sklicuje se na številko in datum zakona o uničenju zunanjega pomnilniškega medija).

Ustvarjena nova delovna kopija je označena z uničeno kopijo (glej odstavek 2.22. Polje „datum nastanka kopije“ je napolnjeno s posodobljenimi informacijami).

V registru diskov delovne kopije (EFP-2) (glej odstavek 2.24, priloga št. 17) se v polju »Opomba« v zapisu o prvi delovni kopiji naredi zapisnik o aktu tehničnega stanja kopije in zakonu o njegovem uničenju. Novo ustvarjena druga delovna kopija se ponovno registrira (točka 2.24).

Kopiranje delovnih kopij ali izdelava kopij druge in naslednjih generacij iz drugih oddelkov arhiva in brez upoštevanja opisanega postopka je nesprejemljivo.

Zunanji medij z zapisanimi delovnimi kopijami ostane v strukturni enoti, ki ji je zaupana funkcionalnost ustvarjanja elektronskih kopij arhivskih dokumentov za uporabo in ustvarjanja izvodnih kopij.

2.21. Zagotavljanje verodostojnosti, zanesljivosti in celovitosti elektronske kopije

V skladu z GOST 15489-1-2007 je za zagotovitev verodostojnosti, zanesljivosti in celovitosti dokumentov (vključno z elektronskimi kopijami katerega koli naročila) potrebno izvajati in dokumentirati postopke nadzora nad ustvarjanjem, popolnostjo in nedotakljivostjo, prejemom, prenosom, hrambo in izbiro dokumentov in s tem zagotovijo, da so ustvarjalci dokumentov pooblaščeni in identificirani ter dokumenti zaščiteni pred nepooblaščenim dodajanjem, brisanjem, spreminjanjem, uporabo in prikrivanjem (razvrščanje). Iz te opredelitve izhaja, da je zagotavljanje teh značilnosti elektronskih kopij možno le zaradi razvoja, izvajanja in uporabe sistema računovodstva in upravljanja digitalnih vsebin, v katerem je treba upoštevati, spremljati in povezati elektronske kopije dokumentov z metapodatki, ki odražajo operacije, opravljene z njimi v poslovni proces «in dosledno upoštevanje ustreznih predpisov za upravljanje digitalnih virov.

2,22. Zunanje označevanje medijev

Za vsak zunanji pomnilniški medij se ustvari ločen informativni vložek. Na vložkih na zunanji medij (CD-R, DVD-R), na katere so bili kopirani elektronski glavni izvodi in delovne kopije, je treba navesti naslednje:

Primer:

Državni arhiv Ruske federacije, disk številka 1; 22.07.2012. 523 f-la, 3,83 GB, EFP-1 - original; F.R-499, op.1, d.1-8

ime datoteke

ime datoteke

Označevanje zunanjih medijev delovnih kopij se izvede na enak način, v položaju "vrsta diska" pa je zapisano "tip diska (elektronske kopije - delovna kopija (dvojnik))".

Vstavite obrazec - Dodatek št. 15.

2,23. Nadzor kakovosti zunanjih pomnilniških medijev

Po zapisovanju optičnih diskov jih je treba preizkusiti in nadzorovati kakovost (berljivost):

vizualni nadzor se izvaja hkrati s snemanjem diska in je zabeležen v Časopisu tehničnega stanja in diagnostike zunanjih medijev (priloga št. 16);

preverite napake pri branju s pripomočkom "Scan Disc"

preverjanje berljivosti informacij, posnetih na medijih s pomočjo programske opreme in tehnična sredstva; ocena fizičnega stanja ohranjenosti nosilca.

Rezultat nadzora je dokumentiran v dejanju. (Priloga št. 13, odstavek 1.1.)

Tak nadzor je treba izvajati v načinu rutinskega vzdrževanja vsaj enkrat na leto za vse razpoložljive zunanje (diskovne) nosilce podatkov.

2,24. Registracija medijev

Vsak zunanji pomnilniški medij mora biti registriran v dnevnikih registracije zunanjih nosilcev podatkov:

Register zunanjih nosilcev (diskov) z elektronskimi izvirniki (EFP-1);

Časopis za registracijo zunanjih medijev (diskov) delovnih kopij (EFP-2).

Dnevnik registracije zunanjih medijev (diskov) s kopijami druge in naslednjih generacij (EFP-3).

(Oblike vseh treh revij se med seboj nekoliko razlikujejo. Priloga št. 17)

Registracijo opravi uslužbenec strukturne enote, ki ji je zaupana funkcionalnost ustvarjanja elektronskih kopij na koncu snemanja vsakega novega diska.

Dnevniki morajo biti vezani, listi morajo biti oštevilčeni, njihova (lista) količina se odraža v potrditvenem listu ali na koncu revije. Revije so razporejene.

2,25. Prenos zunanjih pomnilniških medijev

Posneti zunanji nosilci podatkov z elektronskimi izvirnimi arhivskimi dokumenti se v skladu s aktom o sprejemu in prenosu izvirnih kopij v hrambo (Priloga št. 18), sestavljenem v strukturni enoti, prenesejo v oddelek za hrambo dokumentov ali v arhivski oddelek, ki mu je zaupano delovanje , ki ji je zaupana funkcionalnost ustvarjanja elektronskih kopij.

Sprejem zunanjih medijev se izvaja v enem izvodu shranjevalnih enot - nadzor, na katere so posnete elektronske matične kopije.

Ko elektronske kopije prejme uslužbenec oddelka za hrambo dokumentov ali oddelka za arhiv, ki mu je zaupana funkcija shranjevanja sklada za uporabo arhivskega gradiva, sestavi znanstveni in referenčni aparat (inventar (priloga št. 19), overitveni list do inventarja, elektronske medijske kartice) in druge spremljajoče informacije, preverja se popolnost izdelave elektronskih kopij, vizualno in tehnično stanje.

Zunanji mediji z elektronskimi delovnimi kopijami so shranjeni v strukturni enoti, ki ji je zaupana funkcionalnost ustvarjanja elektronskih kopij in se uporabljajo za izdelavo kopij za različne namene.

21.01.2016, čet, 17:51, moskovski čas, besedilo: Pavel Pritula 3068

Elektronski prevod zgodovinskih dokumentov in oblikovanje zbirk podatkov na podlagi arhivskih inventarjev je ena najtežjih vrst digitalizacije, ki zahteva posebno opremo, tehnologije in natančno pozornost do izvirnikov dokumentov.

Tako kot v vseh drugih sektorjih državne in komercialne dejavnosti tudi digitalizacija skladov v državnih in občinskih arhivih rešuje več težav hkrati: ureditev stvari v računovodstvu zalog, poenostavitev iskanja dokumentov, zmanjšanje delovne obremenitve zaposlenih in časa obdelave prošenj uporabnikov, ohranjanje starih izvirnikov, za zagotavljanje arhivskih storitev v elektronski obliki, vključno s plačanimi storitvami.

Dela na prenosu arhivskih fondov v elektronsko obliko so se začela na prelomu tisočletja. Od takrat je bilo v ruskih arhivih digitaliziranih sto tisoč zgodovinskih dokumentov in zalog. Vendar je to le majhen del Arhivskega sklada Ruske federacije.

Dva pristopa

1. Če pogojno predstavljamo sklade arhivske ustanove v obliki piramide, potem bo njen glavni obseg sestavljen neposredno iz dokumentov, le majhen del na vrhu pa bo znanstveni in referenčni aparat (inventar), ki zagotavlja navigacijo po skladih in iskanje potrebnih zadev in dokumentov.

Številne ustanove digitalizacijo uporabljajo za enkratne ozke naloge. Po analogiji z izvajanjem različnih programskih izdelkov za vsako majhno nalogo takšno digitalizacijo imenujemo "patchwork". Na primer, v zvezi z obletnico pomembne osebe za predmet Ruske federacije pričakujemo večje zanimanje raziskovalcev za arhivske dokumente. Arhiv prejema sredstva, jih pregleda in prevede ustrezne zaloge v format 2-3 v bazo podatkov.

Na primer, v zvezi z obletnico osebe, ki je pomembna za predmet Ruske federacije, se pričakuje povečano zanimanje raziskovalcev za arhivske dokumente. Arhiv prejema sredstva, jih pregleda in prevede ustrezne zaloge v format 2-3 v bazo podatkov.

Ta pot je nesistematičen pristop, ki vam omogoča, da poročate o opravljenem delu v kratkem času, vendar nikakor ne vpliva na splošno učinkovitost arhiva, saj je celotna količina dokumentov, prevedenih v elektronski obliki, del odstotka sredstev institucij. Mnogi arhivi gredo po tej poti izključno zaradi pomanjkanja finančnih sredstev. A večina še vedno razume, da so potrebna dolgoročna in načrtovana dela.

2. Zato mnogi iščejo dolge programske proračune in sledijo drugačni strategiji, ki je z vidika razvoja arhivskih storitev in spletnih storitev veliko bolj obetavna. To strategijo podpira tudi Zvezna arhivska agencija (Rosarkhiv).

Prednost pri njem ima elektronski prevod celotnega znanstvenega in referenčnega aparata. Ta pot vam omogoča popolno avtomatizirano knjigovodstvo skladov, vključno z oblikovanjem poenotenih informacijski sistemi za regionalne arhive.

Poleg tega se pojavi preprosto in priročno iskanje sredstev, kar olajša notranje dejavnosti in omogoča prehod na zagotavljanje arhivskih storitev v elektronski obliki.

Dokumenti se skenirajo v trenutnem načinu po prejemu zahtevkov od uporabnikov. Za to arhiv potrebuje vsaj en profesionalni skener. Toda za digitalizacijo velikih nizov, zalog in še posebej dragocenih dokumentov še vedno sodelujejo strokovnjaki iz organizacij, specializiranih za skeniranje in retrokonverzijo.

Posebnost digitalizacije arhivskih dokumentov

Zdaj si podrobneje oglejmo nekatere značilnosti skeniranja in indeksiranja arhivskih dokumentov in zalog. Za razliko od na primer objavljenih knjig, je v arhivih skoraj vsak dokument edinstven. Ogromna odgovornost je na operaterju skeniranja, ki mora videti posebno stanje dokumenta (razpad, poškodovanje, puščanje besedila v hrbtenici, posebno šivanje itd.) In takoj nastaviti opremo ali poslati dokument v obnovitev.

Ena najpogosteje skeniranih vrst arhivskih fondov je geodetska raziskava. To je standardni arhivski dokument z debelo hrbtenico. Toda med njenimi listi so priloge do A0. Ne morete vesti stvari, ne morete uporabljati tehnik povezovanja. Izvajalec mora imeti drugačen razred opreme - planetarne skenerje velikega formata (primer).

Izkušnje, ki jih pritegne delo v zavodu, so velikega pomena. Kot kaže že večletna praksa, pogosta rekonfiguracija opreme, potreba po spremljanju kakovosti izvirnikov in nastalih elektronskih slik v realnem času presegajo moč začetnikov pri digitalizaciji. Če je takšno podjetje zmagalo na natečaju, obstaja velika nevarnost, da znatno poveča časovni okvir projekta ali prejme nizkokakovosten vir (zato je nujno, da ob oddaji dela temeljito preverite pripravljene elektronske slike).

Oprema

Funkcije dokumentov postavljajo simetrično visoke zahteve po opremi. Za arhivske dokumente lahko uporabite izključno brezkontaktno tehnologijo skeniranja - planetarne skenerje.

Še več, skener mora imeti najvišja zmogljivost ločljivost, barvno izročanje in kontrast, saj je prisotnost besedil in slik z nizkim kontrastom odlična. Kakšna oprema je priljubljena na trgu planetarnih optičnih bralnikov, lahko ugotovite v našem pregledu 2014.

Prvi tak skener je ELAR razvil v okviru projekta digitalizacije sklada 350 "Revizijske zgodbe in izpovedne izjave" Ruskega državnega arhiva starodavnih dejanj. Za skeniranje starih izvirnikov do 50 cm in teže do 50 kg je optični bralnik opremljen z motorno zibelko. Varno raven sile pritiska na steklo spremlja več senzorjev.

Zaradi posebne strukture, debeline in teže arhivskih dokumentov je včasih treba razviti posebno opremo. Tako so v večini državnih arhivov med zahtevanimi rodoslovnimi skladi primeri, ki so debeli več kot 30 cm in tehtajo do 60 kg: na primer popisno gradivo (popisne knjige), rojstne listine cerkvenih župnij itd. Že dolgo, kljub povpraševanju, ta sredstva niso bili skenirani zaradi pomanjkanja opreme. Primerni optični bralniki so se na trgu pojavili šele konec leta 2013, danes pa so pridobili na priljubljenosti.

Indeksiranje

Če želite voditi evidence in iskati dokumente, jih je treba indeksirati - izpolnite kartice v AIS. Večina arhivskih dokumentov in zalog je izdelana ročno ali s pisalnim strojem, torej se ne izpostavljajo kakovostnemu prepoznavanju programske opreme. Potrebna je ročna retrokonverzija.

Ponovno se pojavijo dodatne zahteve za izvajalca. Najprej mora imeti dovolj osebja, da lahko izpolni rok. Do največ 700 izvajalcev indeksiranja je sodelovalo pri najambicioznejših projektih do danes za digitalizacijo arhivskih sredstev. Ohranjanje takšnega stalnega osebja je nerentabilno, zato velika in izkušena podjetja pogosto privlačijo lokalno prebivalstvo za velike regionalne arhivske projekte. Ta tehnologija je bila prvič uporabljena pri digitalizaciji registrov za projekt generacij regije Perm. Preko centra za zaposlovanje je bilo začasno zaposlenih nekaj sto ljudi. Še več, delali so doma, s posebno aplikacijo.

Klasičen primer - v starem dokumentu je datum 37. maj. Usposobljeni in zdravi operater seveda ni vnesel napačnih podatkov, ampak je datum navedel na sosednjih listih metrične knjige.

Glavno vprašanje je, kako doseči 100% kakovost? Dejansko se v imenu, datumih, številkah ni mogoče zmotiti. Na pomoč prihajata togi sistem in tehnologija. Na primer način dvojnega vnosa, ko informacije vnesejo v bazo podatkov le po istem vnosu 2 operaterja.

A še vedno obstaja problem mrtvih jezikov in črkovanja. Izkušnje voditeljev skupin za indeksiranje, ki morajo pogosto rešiti zapletene nestandardne naloge, pridejo v ospredje pri retrokonverziji takšnih dokumentov.

Zaloge

In zdaj o glavni stvari. Kot je bilo omenjeno na začetku članka, je obetavna strategija digitalizacije arhivskih fondov pretvorba celotnega NSA v elektronsko obliko. To je najtežje delo. Metodološka priporočila Rosarkhiva so določila pravila za vzdrževanje baz podatkov na podlagi arhivskih inventarjev. Zato je treba zaloge indeksirati na številnih področjih.

Kompleksnost digitalizacije arhivskih zalog je med drugim upoštevana v 44-FZ "O pogodbenem sistemu". Po 2. členu čl. 56 zakona je "zagotavljanje storitev, povezanih s potrebo po sprejemu izvajalcev, izvajalcev v računovodske zbirke muzejev, arhivov, knjižnic", osnova za natečaj z omejeno udeležbo (udeležba je omejena z rezultati predkvalifikacijskega izbora). To pomeni, šele ko vlagatelj potrdi svoje kompetence in izkušnje pri izvajanju podobnih projektov.

Zaloge so, podobno kot dokumenti, lahko zabrisane in napisane v enem od mrtvih jezikov. Zaloge so lahko zelo zapletene in vsebujejo. Oblika zalog za navadno in znanstveno-tehnično dokumentacijo ter predmete nefinančnega računovodstva se razlikuje. Ustvarjena baza podatkov mora biti vnesena v programski kompleks "Arhivski sklad" itd.

Brez poglobljenega razumevanja postopkov arhivske dejavnosti, poznavanja regulativne in metodološke podlage ne bo mogoče izvesti kakovostnega prevoda NSA v elektronski obliki. Zato je treba digitalizacijo zaupati le zaupanja vrednim podjetjem, ki so v praksi dokazala svojo sposobnost ravnanja z arhivskimi skladi. Proračun lahko ocenite tako, da naročite.

Trenutno se vse več pozornosti posveča vprašanjem ohranjanja kulturna dobrina... V zvezi s tem vladni programi, v okviru katerega bo po zamisli njihovih ustvarjalcev uporaba novih tehnologij, inovativnih pristopov in tudi svetovnih izkušenj zagotovila ohranjanje kulturne dediščine, zgodovinsko pomembnih dokumentov. Zato danes ruski arhivi prevajajo papirnate dokumente v elektronsko obliko. O tem, kaj je bilo začetek tega obsežnega dela, s katerimi težavami se srečujejo arhivisti in kako rešujejo vprašanja hrambe digitaliziranih dokumentov, namestnik vodje Zvezne arhivske agencije (Rosarkhiv) Oleg Naumov povedal novinarju PC Week / RE Olga Zvonareva.

Teden PC: Povejte nam, kako se je začel proces digitalizacije arhivskih dokumentov, katere so značilnosti tega dela?

Oleg Naumov: Naloga množičnega prenosa arhivskih dokumentov v elektronsko obliko je bila določena v programu Informacijska družba (2011–2020). To sploh ni lahka naloga. Poleg tega je ena stvar digitalizacija dokumentov, druga pa digitalizacija znanstvenega referenčnega aparata (NSA), brez katerega ni mogoče najti potrebnega dokumenta. Ko se je pred dvema letoma pojavila priložnost za normalno financiranje dela v okviru zveznega ciljnega programa "Kultura Rusije 2012–2018", so najprej začeli ustvarjati elektronski nedržavni akter, ki bo omogočal učinkovito iskanje dokumentov.

Teden PC: Katera programska oprema se uporablja za to?

HE: Dolgo pred sprejetjem programa informacijske družbe je Rosarkhiv začel razvijati vseslovensko standardizirano programsko opremo za organizacijo računovodstva dokumentov - programski kompleks Arhivskega sklada. Lastniški sistem Ruska federacija, uveden na ravni zveznih, regionalnih in občinskih arhivov. Z njegovo uporabo je bil ustvarjen osrednji katalog delnic in objavljen na portalu Arhiv Rusije. Sprva je bil Arhivski sklad ustvarjen kot računovodski aparat, potem pa se je začel uporabljati kot iskalni. Številni arhivi zdaj uporabljajo specializirane iskalnike.

PC Week: Katera arhivska izkušnja je bila temeljna za digitalizacijo zalog?

HE: Prva oseba, ki je digitalizirala vse zaloge pri nas, zgolj zaradi okoliščin, je bil Ruski državni zgodovinski arhiv v Sankt Peterburgu. Ko se je pojavilo vprašanje o njegovi potezi, so zaloge pregledali in njihove elektronske slike uporabili na vseh stopnjah gibanja, torej v vsaki škatli, vsakem primeru.

To je bila dobra izkušnja, a kar zadeva razvoj informacijske tehnologije, ni bila zelo uspešna. Čeprav se je z njimi lahko seznanilo v čitalnici in na spletu, zbiranje grafičnih slik ne omogoča samodejnega iskanja. Zaloge, pretvorjene v obliko baze podatkov, z možnostjo preprostega in naprednega iskanja, so veliko bolj priročne. Rosarkhiv je začel aktivno financirati to delo. Do danes je bilo narejenih približno 20–30% zalog zveznih arhivov.

Teden PC: S kakšnimi težavami se srečujejo arhivi pri digitalizaciji dokumentov?

NJEGOVO. Prva težava je velika količina. Skupni obseg Arhivskega sklada Ruske federacije je 494 milijonov datotek, od tega 9% pripada zveznim arhivom.

Najtežji del pa je določiti, katere dokumente je treba digitalizirati. Najpreprostejši odgovor je najbolj zahtevan. In kako določiti to povpraševanje? Danes je eno povpraševanje, jutri drugo. In v sovjetskih časih so uvedli koncept posebno dragocenih arhivskih fondov in dokumentov. Uporabili so jih za oblikovanje zavarovalnega sklada na mikrofilmu, pa tudi sklada za uporabo. Vendar danes ti dokumenti praktično niso povpraševani. To pomeni, da merila za vrednost in ustreznost dokumentov iz sovjetske dobe zdaj sploh ne delujejo. Povpraševanje se nenehno spreminja. Skoraj nemogoče je zagotovo določiti, kateri dokumenti bodo povpraševani.

Pomembna je tudi tehnična stran vprašanja. Na primer, obstaja veliko povpraševanje po sestavljanju lastnih rodovnikov. To je dober in potreben posel. Začeli so aktivno urejati te primere: matične knjige, revijske zgodbe. A absolutno niso prilagojene za tako množično uporabo. Skenirati jih kot najbolj zahtevane je neumnost. Iz knjige debeline 80 cm človek potrebuje samo eno stran. Če želite izpolniti to zahtevo, morate skenirati cel tisoč strani. Pa tudi s prometom. Toda po drugi strani, če se ti dokumenti pregledajo, se izvirniki odstranijo iz obtoka in je zagotovljena njihova fizična varnost. Vsi so edinstveni. In kar je najpomembneje, da nesrečni skrbniki (med katerimi so mnoge ženske) ne bodo nosili vseh teh ton papirjev v svojih rokah.

Vendar tukaj naletimo na obliko podajanja informacij. Navsezadnje je bilo za uporabnika veliko bolj zanimivo, da je dobil ne sliko, ampak dešifriranje in bazo podatkov. In nabor teh dokumentov je ogromen. Samo v RGADA je v skladu 350 "Landrath knjig in revizijskih knjig" - več kot pet tisoč primerov, približno 3 milijone strani. Koliko ljudi mora sodelovati? V Permu so našli dobro pot: pritegnili so sredstva, ki so jih namenili za zagotavljanje delovnih mest. Delo so opravili ljudje doma. Problem brezposelnosti smo uspešno rešili. In na koncu jim je uspelo narediti tisto, česar nihče drug v Rusiji, v mojem spominu, ni mogel storiti.

Izkušnje skeniranja v zveznih arhivih nam omogočajo, da naredimo dva zaključka. Prvič, ustvariti elektronski sklad za uporabo brez oblikovanja nedržavnih akterjev je neproduktivna dejavnost. Izkaže se ogromen kup pregledov, kjer je nemogoče najti pravega. Drugič, priporočljivo je, da se celotni kompleksi - sredstva ali zaloge - pregledajo, zlasti množično. V tem primeru je treba primere pregledati v celoti, da ne pride do konfliktov v primeru napak pri oštevilčenju. IN posamezni primeri, zaradi edinstvenosti in pomena dokumentov, ne glede na to, ali je na hrbtni strani lista kaj besedila, je treba digitalizirati list, vključno s hrbtno stranjo. Potem vprašanje, da smo morda kaj skrili, izgine.

Pri izbiri opreme je težava. Nekje potrebujete preprost skener, nekje bi moral biti bolj zapleten. Na primer, "globoka zibelka" je bila posebej naročena za digitalizacijo Landratovih knjig. V nasprotnem primeru ne kopirajte, saj debelina hrbtenice nekaterih knjig doseže 80 cm.

Teden PC: Kaj je zdaj glavni cilj digitalizacije?

NJEGOVO. Obstajajo trije. Prvo je razširiti in olajšati dostop do dokumentov Arhivnega sklada. Drugo je zagotoviti varnost izvirnikov tako, da jih odstranimo iz obtoka in omogočimo dostop do elektronskega sklada uporabe. Tretja naloga je poenostaviti izvajanje javnih storitev. Zdaj je veliko posameznih prošenj državljanov po dokumentih o osebju. Arhivi jih začnejo tudi digitalizirati in za pripravo odgovorov uporabljajo elektronske kopije, kar delo precej pospeši.

Teden PC: Kako arhivi digitalizirajo dokumente?

NJEGOVO. Postopek poteka na različne načine: nekje to počnejo sami, z improviziranimi sredstvi ali z nakupom različne opreme. Drugi način je vključevanje zunanjih organizacij. Kljub temu še vedno ni dokončnega odgovora na najpomembnejše vprašanje: k čemur stremimo pri digitalizaciji dokumentov?

Teden PC: In nihče jih ne vpraša?

NJEGOVO. Zakaj, se vsi sprašujejo. Toda kako najti edini pravilen odgovor? Prednost uporabe digitaliziranih dokumentov je seveda očitna. To, varnost in oddaljen dostop ter enostavnost zagotavljanja informacij in enostavnost kopiranja - celotna paleta prednosti. Druga stvar je, kako to doseči? Tukaj ste uporabnik, obiskali ste spletno mesto in ugotovili, da so potrebni dokumenti shranjeni. Recimo v Permu. Na spletno stran smo šli s povezavo, našli popis primerov. Obstaja zanimiv primer. In kako to dobiš? Dobro je, če je že digitaliziran. In če ne? Se sami odpravite v arhiv in naročite originale? Ali naj arhiv digitalizira vse primere? Toda to je nemogoče. Torej je v resnici le ena možnost. Izdelava v vsakem arhivu možnosti hitre izdelave elektronskih kopij na željo uporabnika. Poleg tega ni nujno, da je lastna enota. Lahko je tudi zunanje izvajanje. Toda takšno storitev je treba zagotoviti takoj. Izkušnje pa kažejo, da je smiselno te kopije narediti le, če že obstaja elektronski sistem, ki bo omogočal kakovostno in strukturirano uporabo teh materialov. Potem bo delovalo. Kdaj bomo to storili in ali nam bo to uspelo, če sem iskren, ne vem.

Teden PC: Verjetno, še preden je bil leta 2010 odobren program informacijske družbe, že potekajo digitalizacije?

NJEGOVO. Da. Ločeni so bili projekti. Na primer, elektronski arhiv Kominterne ali zbirka dokumentov SVAG. Praviloma so jih izvajali skupaj s tujimi partnerji. Za njihovo izvajanje ni bilo dovolj lastnih sredstev. Ni bilo lahko. Pojavile so se tehnične, metodološke, organizacijske in tehnološke težave. Toda izkušnje so se nabirale. In zdaj je zelo koristno.

Teden PC: To pomeni, da so po odobritvi programa začeli ugotavljati, kaj naj bodo glavna merila za digitalizacijo dokumentov?

NJEGOVO. Ta program je, recimo, arhivistom omogočil, da oblasti opozorijo na dejstvo, da obstaja problem in ga je treba rešiti. Pripravite in odobrite programe digitalizacije. In za to pritegniti finance. Toda danes ni niti enega univerzalnega merila. Težko je določiti pristop, ki ustreza vsem, ker arhivi hranijo popolnoma drugačno dokumentacijo.

Teden PC: Torej je vsak arhiv sam določil merila?

NJEGOVO. Pravzaprav da. Načeloma so to štirje kriteriji, splošno so sprejeti, vendar ne bom rekel, da so najbolj pravilni. To je povpraševanje po dokumentih, zagotavljanje varnosti, olajšanje dela arhivskih uslužbencev, izboljšanje pogojev za servisiranje uporabnikov. Plus še hitrejše delo. Če imam na svojem spletnem mestu elektronski NSA, potem uporabnik pride v arhiv, ki ga pripravi s pregledom inventarja v internetu. Če so zahtevani dokumenti že digitalizirani, jih ima možnost, da si jih ogleda, ne da bi šli v arhiv, v svoj računalnik ali jih nemudoma prejme v čitalnici.

Teden PC: Ali to pomeni, da se mora vsak arhiv sam odločiti, kaj bo najprej digitaliziral?

NJEGOVO. Popolnoma prav. To bi moral biti izključno individualen program za vsak arhiv. Ne morete ga narediti. Odvisno je od številnih dejavnikov: od finančnih zmožnosti, stopnje razvoja in uvajanja IT tehnologij, specifičnega povpraševanja. Torej, nekdo ima veliko povpraševanja po dokumentih o osebju in treba je zadovoljiti potrebe državljanov. Čeprav z arhivskega vidika ti dokumenti niso stalni, temveč začasni rok hranjenja 75 let. A to olajša delo in pomaga ljudem, saj človek na odgovor na prošnjo ne čaka mesec dni, temveč zahtevane informacije prejme v dveh dneh. To pomeni, da je treba v to vložiti moč in denar.

Teden PC: Ali se arhivi dogovorijo o prioritetah dokumentov, ki jih je treba digitalizirati z Rosarchivom?

NJEGOVO. Če govorimo o regionalnih arhivih, potem ne. To je posel vsakega arhiva. Pošljejo nam svoje programe za informatizacijo in digitalizacijo. Spoznamo jih in damo nasvete. Pomagamo jim po svojih najboljših močeh, dodelimo sredstva za zvezni ciljni program. Zvezni arhivi so druga stvar. Tu je položaj Rosarkhiva odločilnega pomena. Toda tudi tukaj ni univerzalnega merila. Za izpolnitev vedno večjega povpraševanja po rodoslovnih informacijah je Rosarkhiv namenil več kot 40 milijonov rubljev. za prevod v elektronsko obliko Landratovih knjig, shranjenih v RGADA. Kot odziv na nenehno zanimanje javnosti za zgodovino naše domovine v bližnji preteklosti je junija letos zaživelo spletno mesto "Dokumenti sovjetske dobe", na katerem so bile objavljene slike dokumentov iz osebnega sklada I. V. Stalina in politbiroja Centralnega komiteja. Pripravljeni so bili internetni projekti, posvečeni 1150-letnici ruske državnosti, 400-letnici konca težav, 200-letnici Domovinska vojna 1812. leto. Seveda so bile tam postavljene slike najpomembnejših in zahtevnih dokumentov.

Teden PC: Torej bodo zdaj v arhivski čitalnici izdane samo elektronske kopije in ne originalni dokumenti?

NJEGOVO. V idealnem primeru želite, da oseba na spletnem mestu najde dokument, ki ga išče, naroči zadevo in prejme skenirane dokumente. In original ostane nedotaknjen. Vendar obstajajo primeri, ko je treba pogledati original. Na primer, ne glede na to, kako dobra je tehnika, ne bo prenesla vodnih žigov. In v skladu z njimi lahko določite datum dokumenta. Toda takšnih primerov je vsak na tisoč.

Teden PC: Izkazalo se je, da je arhiv priskrbel uporabnik javni servis, toda po tem morate shraniti digitalizirano kopijo dokumenta?

NJEGOVO. Seveda je to prednost skeniranja. Včasih so bili mikrofilmi, kopirni stroj in pisalni stroj. In arhivar je, ko je naredil kopije, dal uporabniku. Se pravi, da ni imel kopije dokumenta. V primeru digitalizacije ostane kopija. Toda mesto shranjevanja mora biti zanjo jasno določeno. Če bo pozneje druga zahteva, ne bo treba obravnavati primera. S takšnim delom moramo pridobiti izkušnje.

Teden PC: Kako so določeni datumi za digitalizacijo nizov dokumentov?

NJEGOVO. Časovni razpored je odvisen od treh razlogov: od tehničnih in finančnih zmožnosti ter stanja dokumentov. Obstajajo dokumenti, ki so vezani tako, da niti najmodernejša tehnologija besedila ne more v celoti pridobiti. Se pravi, morali jih boste veziti, česar niti dokumenti niti arhivisti res ne marajo. Optično branje. Nato šivajte nazaj. Traja. Prav tako so pogoji odvisni od obsega zadev, od števila listov v njih. Skeniranje svežnja standardnega papirja ni tako težko, vendar je težja 3x8 m kartica. Po računovodskih dokumentih je to en list. A skenira se le v delih. In potem je treba v programsko opremo vse to "zašiti", prilagoditi in videti, kako bo ta dokument izgledal.

PC Week: Kako poteka delo pri izvajanju 89. točke zveznega ciljnega programa "Kultura Rusije (2012–2018): oblikovanje arhivskih elektronskih virov in njihovo posredovanje na internetu"?

NJEGOVO. Kot del izvajanja te postavke se zaloge digitalizirajo. Izvaja se tudi digitalizacija dokumentov, vključno z Landratovimi knjigami. Poleg tega skušamo pomagati regijam: v ta program vključimo približno pet ali šest regij na leto in dodelimo od 10 do 15 milijonov rubljev. Ustvarjamo internetne razstave itd. Skupno za izvajanje dela v okviru tega programa na leto dodeli 67 milijonov.

Teden PC: Ali je razdelitev sredstev odvisna od stopnje pomembnosti in pomena dokumentov?

NJEGOVO. Da. Arhivi oddajo prijave v določeni obliki za sodelovanje, te vloge obravnavamo. Prav tako veljajo podjetja, ki mislijo, da ponujajo zanimive stvari. Upoštevamo jih, izberemo zanimive obetavne rešitve, sestavimo splošni načrt in izvedemo naročila na konkurenčni osnovi. Lani je bilo za ta dogodek sklenjenih 52 vladnih pogodb. Se pravi, vsak teden smo podpisali pogodbo.

Teden PC: Dotaknili ste se teme dokumentov, ki so že shranjeni v arhivu, začenši iz 11. stoletja, vendar arhivi dobijo tudi nove papirne dokumente in to je ogromen niz. Kako poteka delo z njimi? Kako se rešuje vprašanje njihove digitalizacije?

NJEGOVO. Za nas je pomembno le eno: ali se ti dokumenti nanašajo na sestavo arhivskega sklada ali ne. Se pravi, da veljajo za stalno ali ne. In potem z vidika uporabe sploh ni pomembno, ali gre za dokumente XI ali XXI stoletja. V zvezi s tem so enaki. Druga stvar je, da imamo seveda zavarovalni sklad in sklad za uporabo dokumentov iz 11. stoletja. In ti edinstveni dokumenti so le redko predani. Obstaja posebna Državni register edinstvene dokumente Ruske federacije, ki so objavljeni na spletni strani Rosarkhiv in vsebujejo njihove opise in elektronske slike.

Teden PC: Ali je v tem pogledu verjetno lažje sprejeti dokumente, prevedene v elektronski obliki? Na primer, so začele veljati spremembe zakonodaje o kadrovski dokumentaciji in arhivi jih verjetno lahko sprejmejo v elektronski obliki?

NJEGOVO. Mislim, da. Toda državni arhivi imajo poseben smisel sodobni dokumenti kar zadeva osebje zdaj. Kaj za? Izračunajte svojo pokojnino? tukaj je Pokojninski sklad, ki je od leta 2000 vzpostavila specializirano registracijo državljanov.

PC Week: Se pravi, da arhivi ne sprejemajo dokumentacije, ki je shranjena 75 let?

NJEGOVO. Ne, dolgo smo se obdržali. In zdaj se aktivno pogajamo z istim pokojninskim skladom, da bi ta rok za papirne dokumente znižal s 75 na 15 let. Toda pokojninski sklad se boji, da bi se lahko njihov elektronski sistem zrušil.

In tisti dokumenti, ki nam bodo sčasoma prišli v elektronski obliki, so zelo velik in popolnoma ločen problem. To so vprašanja, povezana z elektronskim upravljanjem dokumentov, elektronskimi dokumenti. Kako jih jemati, kako jih hraniti, je ločena tema.

Teden PC: Ste že prejeli take dokumente?

NJEGOVO. Ne, imajo. GARF je sprejel gradivo popisa prebivalstva in popisa kmetijstva v elektronski obliki. Druga stvar je, da ti popisi obstajajo le v elektronski obliki. A množičnega sprejemanja pisarniške dokumentacije še ni. Tu je kar nekaj nerešenih vprašanj.

PC Week: Kaj pa dokumenti likvidiranih organizacij? Ali so sprejeti za shranjevanje?

NJEGOVO. Sprejemamo. Res je, da so v primeru stečaja in likvidacije podjetja likvidatorji dolžni najti denar za opisovanje dokumentov likvidiranih organizacij, ki pa ga ne najdejo vedno.

Teden PC: Petnajst zveznih arhivov je pod vodstvom Rosarkhiva. Ali regionalni arhivi trenutno niso pod nadzorom vašega oddelka?

NJEGOVO. Da, neposrednega nadzora nad njimi ni. Ubogajo izvršni organi subjekti zveze. Nekje so to neodvisne arhivske službe. Nekje so tako kot mi vključeni v ministrstva za kulturo. Nekje - na ministrstvu za pravosodje ali neposredno v uradu guvernerja. Toda vertikale oblasti, ki je bila v Sovjetski zvezi in je obstajala do leta 2004, žal ne obstaja več. Za zdaj ohranjamo svojo metodološko enotnost. V največji možni meri pomagamo regionalnim arhivom. Predstavniki Rosarkhiva se vsako leto udeležujejo znanstvenih in metodoloških svetov, ki potekajo v vsakem zveznem okraju. Enkrat na leto se organizira Svet za arhive, ki združuje arhiviste iz vse države. Se pravi, povezave ostajajo. Šalimo se, da je arhivar poklic, v katerem koli mestu se lahko znajdete brez denarja in stvari, pridite k kolegom arhivarjem in oni vas bodo sprejeli, nahranili in poslali domov. Obstaja bratstvo, ki pravzaprav ni značilno za noben drug poklic.

Teden PC: Hvala za klepet.