» »

Pravila pisarniškega dela v zveznih izvršnih organih. Zakonodajni okvir Pravil Ruske federacije za pisarniško delo v občinskih izvršnih organih

Aktivno Izdaja od 15.06.2009

Imenski dokumentODLOČBA Vlade Ruske federacije z dne 15.06.2009 N 477 "O ODOBRITVI PRAVIL POSLOVNE PROIZVODNJE V ZVEZNIH IZVRŠILNIH ORGANIH"
Vrsta dokumentauredba, seznam, pravila
Telo gostiteljaruska vlada
številka dokumenta477
Datum sprejetja01.01.1970
Datum revizije15.06.2009
Datum registracije pri Ministrstvu za pravosodje01.01.1970
Stanjedeluje
Objava
NavigatorOpombe

ODLOČBA Vlade Ruske federacije z dne 15.06.2009 N 477 "O ODOBRITVI PRAVIL POSLOVNE PROIZVODNJE V ZVEZNIH IZVRŠILNIH ORGANIH"

Resolucija

Vlada Ruske federacije v skladu s členom 11 zveznega zakona "o informacijah, informacijskih tehnologijah in varstvu informacij" odloči:

1. Odobriti priloženi Pravilnik o vodenju evidenc zvezni organi izvršna oblast.

2. Pojasnite klavzulo 11.1 vzorčnega pravilnika o medsebojnem delovanju zveznih izvršnih organov, ki je bil potrjen z Odlokom vlade Ruske federacije z dne 19. januarja 2005 št. , v naslednji izdaji:

"11.1 Pisarniško delo v zveznih izvršnih organih se izvaja v skladu s Pravilnikom o pisarniškem delovanju v zveznih izvršnih organih, ki ga potrdi Resolucija Vlade Ruske federacije z dne 15. junija 2009 N 477. Na podlagi teh pravil zvezni izvršni organi v soglasju z zveznim izvršnim organom na področju arhivskih zadev izdajajo navodila za pisarniško delo. "

3. Državni določbi 2.38 in 2.39 vzorčnih pravilnikov notranja organizacija zvezni izvršni organi, odobreni z Odlokom vlade Ruske federacije z dne 28. julija 2005 N 452 (Zbrano zakonodaja Ruske federacije, 2005, N 31, člen 3233), kot sledi:

"2.38. Pisarniško delo v zveznem izvršnem organu se izvaja v skladu s Pravili pisarniškega dela v zveznih izvršnih organih, ki jih je odobrila vlada Ruske federacije z dne 15. junija 2009 N 477. Na podlagi teh pravil zvezni izvršni organ v soglasju z zveznim izvršnim organom na področju arhivov objavlja navodila za pisarniško delo.

Delo s tajnimi dokumenti, šifrskimi telegrami, drugimi dokumenti omejenega dostopa, pa tudi obdelava tajnih in drugih informacij z omejenim dostopom poteka v skladu s posebnimi navodili.

2,39. Organizacijo in izvajanje pisarniškega dela v zveznem izvršilnem organu izvaja strukturni oddelek zveznega izvršilnega organa, ki mu je dodeljena funkcija vzdrževanja pisarniškega dela, pa tudi osebe, odgovorne za opravljanje pisarniškega dela v drugih strukturne enote zvezni izvršni organ. "

4. Zvezna arhivska agencija to odobri do 1. januarja 2010 smernice o razvoju navodil za pisarniško delo v zveznih izvršnih organih.

Predsednik vlade
Ruska federacija
V. PUTIN

Odobril
Vladna uredba
Ruska federacija
z dne 15. junija 2009 N 477

PRAVILA POSLOVNE PROIZVODNJE V ZVEZNIH IZVRŠILNIH ORGANIH I. Splošne določbe

1. Ta pravilnik določa enoten postopek za pisarniško delo v zveznih izvršnih organih.

2. Veljavnost teh pravil ne velja za organizacijo dela z dokumenti, ki vsebujejo državna skrivnost.

3. Zvezni izvršni organ na podlagi tega pravilnika ob upoštevanju pogojev in posebnosti svoje dejavnosti pripravi navodilo za pisarniško delo, ki ga odobri vodja zveznega izvršilnega organa v soglasju z zveznim izvršnim organom na področju arhiviranja.

II. Osnovni pojmi

4. V teh pravilih so uporabljeni naslednji osnovni pojmi:

"dokumentiranje" - popravljanje informacij na fizičnih nosilcih v vzpostavljen red;

"pisarniško delo" - dejavnosti, ki zagotavljajo oblikovanje uradnih dokumentov in organizacijo dela z njimi v zveznih izvršnih organih;

"dokument" je uradni dokument, ki ga je ustvaril vladna agencija, telo lokalna vlada, pravni oz fizična oseba, sestavljen na predpisan način in vključen v dokumentni dokument zveznega izvršilnega organa;

"potek dela" - premik dokumentov od trenutka njihovega nastanka ali prejema do zaključka izvršbe, vložitev v zadevo in (ali) pošiljanje;

"atribut dokumenta" - obvezen element registracije dokumenta;

"izvirni dokument" - prva ali edina kopija dokumenta;

"kopija dokumenta" - dokument, ki v celoti reproducira podatke izvirnega dokumenta in njegove zunanje značilnosti, ki nima pravne veljave;

"registracija dokumenta" - dodelitev registrske številke dokumentu in na predpisan način zapis podatkov o dokumentu;

"nomenklatura zadev" - sistematiziran seznam imen zadev, ki je oblikovan pri zveznem izvršilnem organu z navedbo pogojev njihovega hranjenja;

"primer" - niz dokumentov ali ločen dokument, povezan z eno izdajo ali področjem dejavnosti zveznega izvršilnega organa;

"pisarniško delo" - strukturni oddelek zveznega izvršilnega organa, ki mu je dodeljena funkcija vzdrževanja funkcije, pa tudi osebe, odgovorne za opravljanje pisarniškega dela v drugih strukturnih oddelkih zveznega izvršilnega organa.

III. Izdelava dokumentov v zveznem izvršnem organu

5. Dokumenti, ustvarjeni v zveznem izvršnem organu, so sestavljeni na obrazcih, na standardnih listih papirja A4 (210 x 297 mm) ali A5 (148 x 210 mm) ali v obliki elektronski dokumenti in mora imeti določen nabor podrobnosti, njihovo lokacijo in zasnovo.

6. Obrazci zveznega izvršilnega organa se razvijejo na podlagi kotne ali vzdolžne variante lokacije rekvizitov. V primeru vogalne možnosti se zahtevani obrazci nahajajo v zgornjem levem kotu lista. V vzdolžni različici so podrobnosti obrazca nameščene na sredini lista vzdolž zgornjega roba.

7. Vsak list dokumenta, ki je sestavljen tako na črki kot na standardnem listu papirja, mora imeti najmanj 20 mm - levo, 10 mm - desno, 20 mm - zgoraj in 20 mm - spodaj.

8. Vzorci obrazcev se odobrijo z odredbo vodje zveznega izvršilnega organa.

9. Potrebni dokumenti, ki so nastali v okviru dejavnosti zveznega izvršilnega organa, so:

a) državni grb Ruske federacije;

b) ime zveznega izvršilnega organa;

c) položaj osebe, ki je podpisala dokument;

d) podpis uradni;

e) vrsto dokumenta;

f) kraj sestavljanja (objave) dokumenta;

g) referenčni podatki o zveznem izvršnem organu;

h) naslovnik;

i) datum dokumenta;

do) registrska številka dokument;

k) ime dokumenta;

o) oznako o prisotnosti vlog;

o) žig s podpisom;

p) žig odobritve;

r) odtis tiska;

s) oznako o overitvi izvoda;

t) oznaka o izvajalcu;

x) navodila za izvedbo dokumenta;

v) oznaka za nadzor dokumentov;

w) žig o izvršitvi dokumenta;

w) oznaka zaupnosti.

10. Sestava podrobnosti dokumenta je določena z njegovo vrsto in namenom.

11. Odobritev dokumenta v zveznem izvršnem organu se formalizira z vizumom pooblaščene uradne osebe zveznega izvršilnega organa. Koordinacija dokumenta, ustvarjenega v zveznem izvršnem organu, z drugimi organi državna moč organizacije pa sestavi žig (list) o odobritvi, protokol ali pismo o odobritvi.

IV. Zahteve za organizacijo pretoka dokumentov v zveznem izvršnem organu

12. V dokumentu zveznega izvršilnega organa razlikujemo naslednje dokumente:

a) dohodna dokumentacija (dohodna);

b) poslana dokumentacija (odhodna);

c) notranja dokumentacija.

13. V zveznem izvršnem organu se dostava in odprema dokumentov izvaja s pomočjo poštnih komunikacij, kurirskih komunikacij in telekomunikacij.

14. Dokumenti, ki prispejo k zveznemu izvršnemu organu, so predmet primarne obdelave, registracije, predhodna obravnava, prenos v upravljanje v obravnavo, se prenesejo na izvajalce in se po izvršbi dodelijo zadevi.

15. Primarna obdelava prejetih dokumentov vključuje preverjanje pravilnosti dostave dokumentov ter razpoložljivosti dokumentov in prilog k njim, pa tudi razdelitev dokumentov za registrirane in jih ni treba registrirati.

16. Registracija prejetih dokumentov se opravi praviloma na dan prejema, ki je bil ustvarjen - na dan podpisa ali odobritve ali naslednji delovni dan.

17. Vloge državljanov se registrirajo in oblikujejo v mape ločeno od drugih dokumentov zveznega izvršilnega organa.

18. Registrirane dokumente služba za upravljanje pisarne prenese v obravnavo vodji zveznega izvršilnega organa ali s sklepom vodje zveznega izvršilnega organa drugim uradnikom zveznega izvršilnega organa. Dokumente z navodili za izvršbo pisarniška služba prenese izvršiteljem.

19. Izvirni dokument se pošlje strukturni enoti zveznega izvršilnega organa, ki je odgovoren za izvrševanje dokumenta. Če je izvajalcev več, se izvirnik dokumenta prenese v strukturno enoto, ki je odgovorna izvršna oseba, preostale enote prejmejo kopijo dokumenta.

20. Dokumenti se po podpisu vodje (namestnika vodje) zveznega izvršilnega organa prenesejo v pisarniško službo za registracijo in odpremo.

21. Služba za upravljanje evidenc preveri pravilnost dokumenta, popolnost dokumenta in ustreznost števila izvodov dokumenta na poštnem seznamu. Nepravilno izvedeni dokumenti se vrnejo izvajalcu.

22. Dokumente je treba poslati na dan registracije ali naslednji delovni dan.

23. Prenos dokumentov med strukturnimi oddelki zveznega izvršilnega organa se izvaja prek službe za delo v pisarni.

24. V zveznem izvršnem organu urad evidence vodi evidence o prispelih, ustvarjenih in poslanih dokumentih. Podatki o številu dokumentov so povzeti, analizirani s strani službe za upravljanje urada in predloženi vodji zveznega izvršilnega organa na način, ki ga predpiše.

25. Za snemanje in iskanje dokumentov v sistemu elektronsko upravljanje z dokumenti uporabljajo se zvezni izvršilni organi obvezne informacije o dokumentih glede na vlogo. V sistemu elektronskega upravljanja z dokumenti zveznega izvršnega organa dr. dodatne informacije o dokumentih.

V. Dokumentarna zbirka zveznega izvršilnega organa

26. Zvezni izvršni organ:

a) oblikuje svoje dokumentarni sklad iz dokumentov, pridobljenih v okviru svoje dejavnosti;

b) v soglasju z zveznim izvršnim organom na področju arhiviranja pripravi in \u200b\u200bodobri seznam dokumentov, ki se pridobijo v okviru njegovih dejavnosti, pa tudi v postopku dejavnosti organizacij, ki so mu podrejene, z navedbo rokov hranjenja.

27. Oblikovanje dokumentarnega sklada zveznega izvršilnega organa izvaja služba za upravljanje pisarne s sestavljanjem nomenklature zadev, oblikovanjem in evidentiranjem primerov, zagotavljanjem njihove varnosti, evidentiranjem in prenosom primerov v arhiv zveznega izvršilnega organa.

28. Nomenklatura zadev zveznega izvršilnega organa:

a) sestavi služba za upravljanje pisarne na podlagi nomenklatur primerov strukturnih oddelkov;

b) po odobritvi vodje zveznega izvršnega organa s centralno strokovno komisijo zveznega izvršilnega organa ga odobri najpozneje do konca tekočega leta in začne veljati s 1. januarjem prihodnjega leta;

c) se enkrat na 5 let dogovori s strokovno revizijsko komisijo zvezne republike državni arhiv, v katero se dokumenti, ustvarjeni med delovanjem zveznega izvršilnega organa, prenesejo v trajno hrambo Arhivski sklad Ruska federacija;

d) v primeru spremembe funkcij in strukture zveznega izvršilnega organa se predmet soglasja s strokovno revizijsko komisijo zveznega državnega arhiva.

29. Imena oddelkov nomenklature zveznega izvršilnega organa so imena strukturnih oddelkov zveznega izvršilnega organa.

30. Zadeve se oblikujejo v skladu z nomenklaturo primerov in v skladu z načeli sistematizacije dokumentov in njihove razdelitve (združevanja) za primere stalnega, začasnega (več kot 10 let) skladiščenja, vključno s primeri o osebju, in za začasne primere (do 10 let vključeno) skladiščenje.

31. Primeri od dneva nastanka do prenehanja v arhiv zveznega izvršilnega organa ali zaradi uničenja se hranijo v strukturnih oddelkih na kraju njihovega nastanka.

32. Zadeve se izdajo v začasno uporabo uslužbencem strukturnih oddelkov za obdobje, ki ga določi vodja zveznega izvršilnega organa, po njegovem poteku pa se vrnejo.

Drugi državni organi in organizacije izdajajo primere na podlagi njihovih pisnih zahtev z dovoljenjem vodje zveznega izvršilnega organa ali njegovega namestnika, ki je zadolžen za pisarniško delo.

33. Umik dokumentov iz datotek trajno skladiščenje je dovoljen v izjemnih primerih in se izvaja z dovoljenjem vodje zveznega izvršilnega organa, pri čemer ostane v primeru kopija dokumenta, overjena po ustaljenem postopku, in akt o razlogih za izdajo izvirnika.

34. Primeri trajnega in začasnega (več kot 10 let) shranjevanja se prenesejo v arhiv zveznega izvršilnega organa najpozneje v enem letu in najpozneje v treh letih od datuma njihove uporabe ali hrambe v strukturnih oddelkih. Prenos zadev v arhiv zveznega izvršilnega organa se opravi na podlagi zalog primerov stalne hrambe, začasnega (več kot 10 let) skladiščenja in osebja, sestavljenega v strukturnih oddelkih zveznega izvršilnega organa. Primeri začasne (do vključno 10 let) hrambe se ne prenesejo v arhiv zveznega izvršilnega organa in se v skladu z ustaljenim postopkom uničijo.

35. Osnova za sestavljanje zalog primerov stalnega in začasnega (več kot 10 let) skladiščenja je nomenklatura primerov.

36. Postopek sestavljanja nomenklature zadev in popisov zadev, oblikovanja in evidentiranja zadev ter uničenja primerov začasne hrambe pri zveznem izvršnem organu določi zvezni izvršilni organ na področju arhiviranja.

Vi. Značilnosti dela z elektronskimi dokumenti v zveznem izvršnem organu

37. Elektronski dokumenti se ustvarjajo, obdelujejo in shranjujejo v sistemu elektronskega upravljanja z dokumenti zveznega izvršnega organa.

38. Elektronski digitalni podpisi se uporabljajo za podpisovanje elektronskih dokumentov zveznega izvršnega organa. Uporabljena sredstva elektronskega digitalnega podpisa morajo biti potrjena po ustaljenem postopku.

39. Pri obravnavanju in dogovoru o elektronskih dokumentih v sistemu upravljanja z elektronskimi dokumenti zveznega izvršilnega organa se lahko uporabljajo metode potrjevanja dejanj z elektronskimi dokumenti, pri katerih elektronski digitalni podpis ne uporablja.

40. Sprejem in pošiljanje elektronskih dokumentov izvaja služba za upravljanje pisarne.

41. Po prejemu elektronskih dokumentov storitev vodenja evidence preveri pristnost elektronskega digitalnega podpisa.

42. Pri prenosu prejetih elektronskih dokumentov v obravnavo vodje zveznega izvršnega organa, pošiljanju elektronskih dokumentov strukturnim oddelkom in izvršnim organom zveznega izvršnega organa, pošiljanju elektronskih dokumentov in shranjevanju elektronskih dokumentov se njihovi podatki o registraciji prenesejo (shranijo) skupaj z elektronskimi dokumenti.

43. Enota za snemanje elektronskega dokumenta je elektronski dokument, registriran v sistemu elektronskega upravljanja dokumentov zveznega izvršilnega organa.

44. Izvršeni elektronski dokumenti so sistematizirani v zadevah v skladu z nomenklaturo zveznih izvršnih organov.

45. Pri pripravi nomenklature zadev je navedeno, da se zadeva vodi v elektronski obliki.

46. \u200b\u200bPo elektronski dokumentaciji po njihovi izvršbi se po ustaljenem postopku shrani v zveznem izvršnem organu v rokih, predvidenih za podobne dokumente o trda kopija.

47. Po poteku roka, določenega za shranjevanje elektronskih datotek (elektronskih dokumentov), \u200b\u200bna podlagi akta o njihovi dodelitvi za uničenje, ki ga je potrdil vodja zveznega izvršilnega organa, so navedene elektronske datoteke (elektronski dokumenti) predmet uničenja.

16. Navodila za izvedbo dokumenta

17. Položaj, priimek in začetnice izvajalca

18. Obvestilo o zasebnosti

Na spletni strani "Zakonbase" je predstavljena Resolucija Vlade Ruske federacije z dne 15.06.2009 N 477 "O ODOBRITVI PRAVIL POSLOVNE PROIZVODNJE V ZVEZNIH IZVRŠNIH ORGANIH" zadnja izdaja... Če ste prebrali ustrezne oddelke, poglavja in članke tega dokumenta za leto 2014, je enostavno izpolniti vse zakonske zahteve. Če želite najti potrebne zakonodajne akte o zanimivi temi, uporabite priročno navigacijo ali napredno iskanje.

Na spletni strani "Zakonbase" boste našli Resolucijo Vlade Ruske federacije z dne 15. junija 2009 N 477 "O ODOBRITVI PRAVIL POSLOVNE PROIZVODNJE V ZVEZNIH IZVRŠNIH ORGANIH" celotna različica, ki vključuje vse spremembe in dopolnitve. To zagotavlja ustreznost in točnost informacij.

Hkrati lahko prenesete UREDBO Ruske federacije z dne 15.06.2009 N 477 "O ODOBRITVI PRAVIL POSLOVNE PROIZVODNJE V ZVEZNIH IZVRŠNIH ORGANIH" lahko popolnoma brezplačno, tako v celoti kot v ločenih poglavjih.

    Uporaba. Seznam obveznih informacij o dokumentih, ki se uporabljajo za snemanje in iskanje dokumentov v elektronskih sistemih za upravljanje dokumentov zveznih izvršnih organov

Resolucija vlade Ruske federacije z dne 15. junija 2009 N 477
"O odobritvi pravil za pisarniško delo v zveznih izvršnih organih"

S spremembami in dodatki iz:

"elektronski sistem za upravljanje dokumentov" - avtomatiziran informacijski sistem, ki omogoča ustvarjanje elektronskih dokumentov in elektronskih kopij dokumentov, njihovo upravljanje, shranjevanje in dostop do njih ter registracijo dokumentov;

"elektronsko upravljanje dokumentov" - pretok dokumentov z uporabo informacijskega sistema.

Drugi pojmi, uporabljeni v teh pravilih, ustrezajo konceptom, določenim v zakonodaji Ruske federacije.

III. Izdelava dokumentov v zveznem izvršnem organu

5. Dokumenti, ustvarjeni v zveznem izvršnem organu, so sestavljeni na obrazcih, na standardnih listih papirja A4 (210 x 297 mm) ali A5 (148 x 210 mm) ali v obliki elektronskih dokumentov in morajo imeti določen nabor podrobnosti, njihove lokacije in registracija.

6. Obrazci zveznega izvršilnega organa se razvijejo na podlagi kotne ali vzdolžne variante lokacije rekvizitov. V primeru vogalne možnosti se zahtevani obrazci nahajajo v zgornjem levem kotu lista. V vzdolžni različici so podrobnosti obrazca nameščene na sredini lista vzdolž zgornjega roba.

Pri ustvarjanju elektronskih dokumentov v sistemu elektronskega upravljanja dokumentov se uporabljajo elektronske predloge dokumentov.

7. Vsak list dokumenta, ki je sestavljen tako na črki kot na standardnem listu papirja, mora imeti najmanj 20 mm - levo, 10 mm - desno, 20 mm - zgoraj in 20 mm - spodaj.

9. Potrebni dokumenti, ki so nastali v okviru dejavnosti zveznega izvršilnega organa, so:

a) državni grb Ruske federacije;

b) ime zveznega izvršilnega organa;

c) ime strukturne enote zveznega izvršilnega organa;

d) naziv delovnega mesta;

e) referenčni podatki o zveznem izvršnem organu;

f) ime vrste dokumenta;

g) datum dokumenta;

h) registrska številka dokumenta;

j) kraj sestavljanja (objave) dokumenta;

k) žig, ki omejuje dostop do dokumenta;

l) naslovnik;

m) žig odobritve dokumenta;

o) navodila za izvedbo dokumenta (resolucije);

o) naslov besedila;

p) besedilo dokumenta;

c) kontrolna oznaka;

r) oznaka o prijavi;

y) podpis;

x) žig odobritve dokumenta;

h) tiskanje;

w) žig o overitvi izvoda;

y) oznaka o izvajalcu;

e) žig o izvrševanju dokumenta in njegovi smeri v zadevi;

y) žig na prejemu dokumenta;

10. Sestava podrobnosti dokumenta je določena z njegovo vrsto in namenom.

11. Odobritev dokumenta v zveznem izvršnem organu se formalizira z vizumom pooblaščene uradne osebe zveznega izvršilnega organa. Odobritev dokumenta, ustvarjenega v zveznem izvršnem organu z drugimi vladnimi organi in organizacijami, se formalizira s homologacijskim žigom (listom), protokolom ali dopisom o odobritvi.

IV. Zahteve za organizacijo pretoka dokumentov v zveznem izvršnem organu

12. V dokumentu zveznega izvršilnega organa razlikujemo naslednje dokumente:

a) dohodna dokumentacija (dohodna);

b) poslana dokumentacija (odhodna);

c) notranja dokumentacija.

13. V zveznem izvršnem organu se dostava in odprema dokumentov izvaja s pomočjo poštnih komunikacij, kurirskih komunikacij in telekomunikacij.

14. Dokumenti, ki jih prejme zvezni izvršni organ, so predmet začetne obdelave, registracije, predhodne obravnave, prenosa upravljanja v obravnavo v službi za upravljanje pisarne, se prenesejo izvršiteljem in se po izvršbi vložijo v spise.

15. Primarna obdelava prejetih dokumentov vključuje preverjanje pravilnosti dostave dokumentov ter razpoložljivosti dokumentov in prilog k njim, pa tudi razdelitev dokumentov za registrirane in jih ni treba registrirati.

16. Registracija prejetih in ustvarjenih dokumentov se opravi na dan prejema, izdelave (podpisovanja ali odobritve) ali naslednji delovni dan, če zakonodaja Ruske federacije ne določa drugače.

18. Registrirane dokumente služba za upravljanje pisarne prenese v obravnavo vodji zveznega izvršilnega organa ali s sklepom vodje zveznega izvršilnega organa drugim uradnikom zveznega izvršilnega organa.

Dokumente ali njihove kopije z navodili za izvršbo (sklepe) služba za upravljanje pisarne prenese izvršiteljem.

19. Izvirni dokument se pošlje strukturni enoti zveznega izvršilnega organa, ki je odgovoren za izvrševanje dokumenta. Če je izvajalcev več, se izvirnik dokumenta prenese v strukturno enoto, ki je odgovorna izvršna oseba, preostale enote prejmejo kopijo dokumenta.

Če ima izvajalec dostop do elektronske kopije dokumenta v sistemu elektronskega upravljanja z dokumenti, lahko izvirni dokument ostane v službi za upravljanje pisarne, če je to določeno z navodili za upravljanje pisarne pri zveznem izvršnem organu.

20. Dokumenti po podpisu s strani vodje zveznega izvršilnega organa ali drugega pooblaščena oseba premeščen v pisarno za registracijo in odpremo.

21. Služba za upravljanje evidenc preveri pravilnost dokumenta, popolnost dokumenta in ustreznost števila izvodov dokumenta na poštnem seznamu. Nepravilno izvedeni dokumenti se vrnejo izvajalcu.

22. Dokumente je treba poslati na dan registracije ali naslednji delovni dan.

23. Prenos dokumentov med strukturnimi oddelki zveznega izvršilnega organa se izvaja prek službe za delo v pisarni.

24. V zveznem izvršnem organu urad evidence vodi evidence o prispelih, ustvarjenih in poslanih dokumentih. Podatki o številu dokumentov so povzeti, analizirani s strani službe za upravljanje urada in predloženi vodji zveznega izvršilnega organa na način, ki ga predpiše.

25. Za snemanje in iskanje dokumentov v sistemu elektronskega upravljanja z dokumenti zveznega izvršilnega organa se v skladu s prilogo uporabljajo obvezne informacije o dokumentih. V sistemu elektronskega upravljanja z dokumenti zveznega izvršnega organa se lahko uporabljajo dodatne informacije o dokumentih.

V. Dokumentarna zbirka zveznega izvršilnega organa

26. Zvezni izvršni organ:

a) oblikuje svoj dokumentarni sklad iz dokumentov, ustvarjenih v okviru svoje dejavnosti;

b) v soglasju z zveznim izvršnim organom na področju arhiviranja pripravi in \u200b\u200bodobri seznam dokumentov, pridobljenih v okviru svojih dejavnosti, pa tudi v postopku dejavnosti podrejenih organizacij z navedbo rokov hranjenja;

Informacije o spremembah:

S sklepom vlade Ruske federacije z dne 26. aprila 2016 N 356 je bil odstavek 26 dopolnjen s pododstavkom "c"

c) razvije in odobri album predlog poenotene oblike dokumenti, ki jih je ustvaril zvezni izvršilni organ.

27. Oblikovanje dokumentarnega sklada zveznega izvršilnega organa izvaja služba za upravljanje pisarne s sestavljanjem nomenklature zadev, oblikovanjem in evidentiranjem primerov, zagotavljanjem njihove varnosti, evidentiranjem in prenosom primerov v arhiv zveznega izvršilnega organa.

28. Nomenklatura zadev zveznega izvršilnega organa:

a) sestavi služba za upravljanje pisarne na podlagi nomenklatur primerov strukturnih oddelkov;

b) po odobritvi vodje zveznega izvršnega organa s centralno strokovno komisijo zveznega izvršilnega organa ga odobri najpozneje do konca tekočega leta in začne veljati s 1. januarjem prihodnjega leta;

c) se enkrat na 5 let uskladi s strokovno in verifikacijsko komisijo zveznega državnega arhiva, kateri se dokumenti Arhivskega sklada Ruske federacije, ki so bili oblikovani med dejavnostmi zveznega izvršilnega organa, prenesejo v trajno hrambo;

d) v primeru spremembe funkcij in strukture zveznega izvršilnega organa se predmet soglasja s strokovno revizijsko komisijo zveznega državnega arhiva.

29. Imena oddelkov nomenklature zveznega izvršilnega organa so imena strukturnih oddelkov zveznega izvršilnega organa.

30. Zadeve se oblikujejo v skladu z nomenklaturo primerov in v skladu z načeli sistematizacije dokumentov in njihove razdelitve (združevanja) za primere stalnega, začasnega (več kot 10 let) skladiščenja, vključno s primeri o osebju, in za začasne primere (do 10 let vključeno) skladiščenje.

31. Primeri od dneva nastanka do prenehanja v arhiv zveznega izvršilnega organa ali za uničenje se hranijo v strukturnih oddelkih na kraju njihovega nastanka.

32. Zadeve se izdajo v začasno uporabo uslužbencem strukturnih oddelkov za obdobje, ki ga določi vodja zveznega izvršilnega organa, po njegovem poteku pa se vrnejo.

Drugi državni organi in organizacije izdajajo primere na podlagi njihovih pisnih zahtev z dovoljenjem vodje zveznega izvršilnega organa ali njegovega namestnika, ki je zadolžen za pisarniško delo.

33. Odvzem dokumentov iz datotek za trajno shranjevanje je v izjemnih primerih dovoljen in se opravi z dovoljenjem vodje zveznega izvršilnega organa, pri čemer se v spis zapusti kopija dokumenta, overjena po ustaljenem postopku, in akt o razlogih za izdajo izvirnika.

34. Primeri trajnega in začasnega (več kot 10 let) obdobja hrambe se prenesejo v arhiv zveznega izvršilnega organa najpozneje v enem letu in najpozneje v treh letih po zaključku zadev s strani klerikalne službe. Prenos zadev v arhiv zveznega izvršilnega organa se opravi na podlagi zalog primerov trajnega in začasnega (več kot 10 let) obdobja hranjenja ter dosjejev o osebju, oblikovanih v strukturnih oddelkih zveznega izvršilnega organa. Primeri z začasnim (do 10 let) obdobjem hranjenja se po poteku njihovega obdobja hranjenja ne prenesejo v arhiv zveznega izvršilnega organa in se po ustaljenem postopku uničijo po ustaljenem postopku.

35. Osnova za sestavljanje zalog primerov stalnega in začasnega (več kot 10 let) skladiščenja je nomenklatura primerov.

36. Postopek sestavljanja nomenklature zadev in popisov zadev, oblikovanja in evidentiranja zadev ter uničenja primerov začasne hrambe pri zveznem izvršnem organu določi zvezni izvršilni organ na področju arhiviranja.

Vi. Značilnosti dela z elektronskimi dokumenti v zveznem izvršnem organu

37. Elektronski dokumenti se ustvarjajo, obdelujejo in shranjujejo v sistemu elektronskega upravljanja z dokumenti zveznega izvršnega organa.

38. Elektronski dokument mora biti izpolnjen v skladu z splošna pravila pisarniško delo in vzpostavijo potrebne zahteve za podoben dokument na papirju, razen zahtevanega "Državni grb Ruske federacije".

Zvezni izvršni organ uporablja elektronske dokumente (brez predhodne dokumentacije na papirju) in elektronske kopije dokumentov.

39. Sestava elektronskih dokumentov, ustvarjenih v zveznem izvršnem organu, je določena s seznamom dokumentov, katerih ustvarjanje, shranjevanje in uporaba se pri organizaciji izvajajo izključno v obliki elektronskih dokumentov notranje dejavnosti zvezni izvršni organ, razvit na podlagi priporočil Zvezne arhivske agencije.

Seznam dokumentov, katerih ustvarjanje, shranjevanje in uporaba se izvaja izključno v obliki elektronskih dokumentov pri organizaciji notranjih dejavnosti zveznega izvršilnega organa, potrdi vodja tega zveznega izvršilnega organa v soglasju z Zvezno arhivsko agencijo.

40. Elektronski dokumenti, poslani vladnim organom in organom lokalnih oblasti, so podpisani z izboljšanim kvalificiranim elektronskim podpisom uradnika zveznega izvršilnega organa v skladu z zveznim zakonom o elektronskih podpisih.

41. V sistemu elektronskega upravljanja z dokumenti zveznega izvršilnega organa se lahko uporabljajo metode potrjevanja dejanj z elektronskimi dokumenti, pri katerih se v skladu z zveznim zakonom o elektronskih podpisih uporabljajo druge vrste elektronskega podpisa.

42. Prejemanje in pošiljanje elektronskih dokumentov izvaja služba za upravljanje pisarne.

43. Po prejemu elektronskih dokumentov, podpisanih z elektronskim podpisom, urad urada preveri veljavnost elektronskega podpisa.

44. Po vključitvi elektronskih dokumentov v sistem elektronskega upravljanja dokumentov se ustvarijo registrski in računovodski podatki o dokumentu, ki omogočajo upravljanje dokumentov, vključno z njegovim iskanjem, dostopom do dokumenta, nadzorom, shranjevanjem, uporabo in drugimi podatki.

45. Dokumenti, ustvarjeni pri zveznem izvršnem organu in (ali), ki jih zvezni izvršni organ prejme v papirni obliki, se registrirajo v sistemu elektronskega upravljanja z dokumenti z ustvarjanjem elektronske kopije takega dokumenta v njem.

46. \u200b\u200bRegistracija in knjiženje elektronskih dokumentov se izvajata v sistemu elektronskega upravljanja z dokumenti zveznega izvršilnega organa.

47. Elektronski dokumenti so oblikovani v elektronske datoteke v skladu z nomenklaturo zadev.

Nomenklatura primerov pomeni, da se zadeva vodi v elektronska oblika, ki je navedeno v naslovu zadeve ali v stolpcu "Opomba".

48. Elektronski dokumenti po njihovi izvršitvi ali pošiljanju se shranjujejo na predpisan način v informacijski sistemi zvezni izvršni organ v rokih, predvidenih za podobne dokumente na papirju.

49. Po poteku pogojev, določenih za shranjevanje elektronskih dokumentov, jih je mogoče uničiti na podlagi zakona, ki ga odobri vodja zveznega izvršilnega organa.

Anna ERMOLAEVA

NOVA PRAVILA POSLOVNE PROIZVODNJE V ZVEZNIH IZVRŠILNIH ORGANIH: PROBLEMI PRIJAVE

Članek ponuja kritično analizo novih pravil pisarniškega dela v zveznih izvršnih organih, napoveduje njihov vpliv na organizacijo dela z uradnimi dokumenti.

V članku je podana kritična analiza novih pravil upravljanja evidence v zveznih izvršnih organih; napoveduje se njen vpliv na delo z uradnimi dokumenti.

Ključne besede:

izvršni organi, pisarniško delo, papirnati dokument, elektronski dokument; izvršni organi, vodenje evidenc, dokument v papirni obliki, elektronski dokument.

V skladu z zvezno zakonodajo mora pisarniško delo v zveznih izvršnih organih potekati v skladu s pravili, ki jih odobri vlada Ruske federacije1. Ta pravila so se pojavila tri leta po uvedbi te norme2. V vsem tem obdobju se je organizacija pisarniškega dela v zveznih izvršnih organih izvajala na podlagi vzorčnega navodila za pisarniško delo3, sklicevanje na katerega je vsebovano v dveh normativnih aktih. Lahko razpravljate o tem pravni status tega navodila, ker pa v naši državi še vedno ni jasno zgrajenega sistema normativnih pravnih aktov, ki je določen v ustreznem zveznem zakonu, bo to nehvaležna naloga. Kljub temu je treba opozoriti, da v odsotnosti zakonodajna ureditev sfere upravljavske dokumentacije to navodilo posredno opravljala pomembno funkcijo zagotavljanja enotnosti v postopkih dokumentiranja in organiziranja dela z uradnimi dokumenti na celotnem ozemlju Ruske federacije.

Sprejetje Uredbe Vlade RS z dne 15. junija 2009 št. 477 "O odobritvi pravil pisarniškega dela v zveznih izvršnih organih" je mogoče potrditi zakonitost regulativne narave novih pravil pisarniškega dela. Na podlagi teh pravil morajo zvezni izvršni organi v soglasju z Zvezno arhivsko agencijo izdati individualna navodila za pisarniško delo. Poleg tega pravni predpisipravila, ki jih vsebujejo pravila, veljajo za druge vladne organe in tudi za organe lokalnih oblasti.

Postavlja se vprašanje: kaj je povzročilo zamenjavo tradicionalne vrste dokumenta - navodila, ki urejajo obseg dokumentacije

1 Zvezni zakon z dne 27. julija 2006 št. 149-FZ "O informacijah, informacijskih tehnologijah in varstvu informacij" // SZ RF, 2006, št. 31 (1 h), čl. 3448.

2 Uredba vlade Ruske federacije z dne 15. junija 2009 št. 477 "O odobritvi pravil pisarniškega dela v zveznih izvršnih organih" // SZ RF, 2009, št. 25, čl. 3060.

3 Nalog Ministrstva za kulturo Ruske federacije z dne 8. novembra 2005 št. 536 "O vzorčnem navodilu za pisarniško delo v zveznih izvršnih organih" (registrirano s strani Ministrstva za pravosodje Ruske federacije 27. januarja 2006, št. 7418) // Rossiyskaya Gazeta, 2006, 7. februarja.

ERMOLAEVA

Vsevolodovna - kandidatka zgodovinskih znanosti, profesorica oddelka

dokumentacijska podpora za PAGS. P.A. Stolypin [zaščitena e-pošta]

zagotavljanje nadzora nad pravili? Razvrstitev navodila v kategorijo normativnih aktov je jasno navedena v ustreznem odloku vlade Ruske federacije1. Ni dvoma, da ureditev "veje dejavnosti, ki zagotavlja dokumentacijo in organizacijo dela z uradnimi dokumenti" najprej predvideva vzpostavitev enotne tehnologije, namenjene izvajanju vseh faz operativne dobe dokumenta

Od trenutka nastanka do izvedbe ustrezne funkcije. V te namene je bilo najbolj priporočljivo navodilo kot vrsto dokumenta, saj njegova vsebina v nasprotju z drugimi vrstami normativnih aktov omogoča pridobivanje odgovorov ne samo na vprašanje: kaj storiti, ampak tudi, kako to storiti. Sklicevanje na dejstvo, da je pooblastilo normativnega akta določiti splošne norme brez mehanizma za njihovo izvajanje, zlasti v zvezi z informacijskimi in dokumentacijskimi postopki, ni utemeljeno, sama vsebina novih pravil pa priča o nasprotnem.

Naslov zadevnega dokumenta vsebuje nekaj odstopanja od besedila v Zvezni zakon z dne 27. julija 2006 št. 149-FZ "O informacijah, informacijski tehnologiji in varstvu informacij", v skladu s katerimi je treba določiti pravila za vodenje "pisarniškega dela in upravljanja dokumentov." To nenatančnost uporabe terminologije so takoj opazili strokovnjaki za dokumente in arhivisti. Izraz "delovni potek" je drugotnega pomena za izraz "pisarniško delo", saj je organizacija delovnega toka ena od komponent pisarniškega dela kot samostojna veja dejavnosti.

Razlogi za uporabo in dejansko vzpostavitev enakosti med obema izrazoma so različni. Ena od različic - izraz "pisarniško delo" je dodeljen sferi organizacije dela z dokumenti na papirju in izraz "delovni potek",

1 Uredba vlade Ruske federacije z dne 13. avgusta 1997 št. 1009 "O odobritvi Pravilnika za pripravo normativnih pravnih aktov zveznih izvršnih organov in njihovih državna registracija"(Spremenjeno dne 24. 3. 2009) // SZ RF, 1997, št. 33, čl. 3895; Rossiyskaya Gazeta, 2009, 27. marec.

ki ga široko uporabljajo predstavniki računalniške tehnologije, označuje tehnološke postopke za organizacijo dela z elektronskimi dokumenti. Vendar je tehnologija organizacije dela z dokumenti na papirju in elektronskih medijih enaka in vključuje standardne postopke (zbiranje, obdelava, prenos, shranjevanje itd.), Za izvajanje katerih se uporabljajo različna orodja ( tehnična sredstva). To potrjujejo tudi novi pravilniki pisarniškega dela v zveznih izvršnih organih, ki odražajo osnovna načela organizacije dela z dokumenti na papirju in elektronskih medijih.

Za opredelitev praktična vrednost V skladu s pravili je bila izvedena pisna anketa vladnih javnih uslužbencev teritorialni organi izvršna oblast (skupaj 52 ljudi) - študenti programa za napredno usposabljanje "Dokumentacijska podpora vodstvu in nova pravila pisarniškega dela." V okviru tega članka se bomo osredotočili le na nekatere določbe, ki so sprožile največ razprave, in podali potrebne pripombe.

Prvi vidik je zunanja oblika dokumentov. V skladu s Pravilnikom "poslovodstvo preveri pravilnost izvršitve dokumenta", "nepravilno izvedeni dokumenti pa se vrnejo izvajalcu" (odstavek 21). Vendar ne navaja, katerim nacionalnim ali lokalnim regulativnim dokumentom morajo izpolnjevati, razen izjave, da je „sestava podrobnosti dokumenta določena glede na vrsto in namen“ (odstavek 10). Kot veste, je definicija vrste dokumenta neposredno povezana z njegovim namenom. Namen dokumenta je posledica posebnosti dejavnosti sistema izvršnih organov na splošno in zlasti funkcij določenega izvršilnega organa. Vendar pa v obravnavanih pravilih pisarniškega dela ni glavnih meril, ki bi določala sistematičen pristop k določitvi vrstne sestave dokumentov pri zveznih izvršnih organih.

Poleg tega so delno določila Pravilnika

ustvarjanje dokumentov je v nasprotju z določbami standarda za enotni sistem organizacijske in upravne dokumentacije (USORD) 1 tako glede števila uporabljenih podrobnosti kot tudi njihovih imen. Upoštevati je treba, da je bil ta standard razvit zaradi zagotavljanja enotnosti zunanje oblike glavnih upravljavskih dokumentov, njegova edinstvenost pa je v tem, da se uporablja v kateri koli organizaciji, ne glede na obliko lastništva. Zato lahko zavračanje obstoječe združitve negativno vpliva na praktične dejavnosti izvršnih organov vzdolž celotne vertikale v njihovem interakciji s pravnimi in fizičnimi osebami. Če prezremo določbe standarda glede urejanja samega detajla, ne bo le zagotovljeno poenotenje zunanje oblike generirani dokumenti, vendar omogoča tudi manipuliranje s posredovanimi informacijami. Ta opomba se nanaša zlasti na nedavno razširjeno prakso izdaje takšnih rekvizitov kot "oznaka o prisotnosti prilog", ki navaja samo število listov (na primer: priloge: samo 51 strani). Kako v tem primeru ugotoviti sestavo prilog, če niso navedena imena priloženih dokumentov, število listov v vsaki od njih in razpoložljivost potrebnih kopij?

Treba je opozoriti, da Pravilnik določa rekvizite le za dokumente, ustvarjene med dejavnostmi zveznega izvršilnega organa. Posledično se je izkazal pretok dohodnih dokumentov izven predpisov v zvezi z izdajo potrebnih podrobnosti o njih. Posledično "navodila za izvršitev dokumenta" morda ne bo obvezen element za dohodni dokument, ki zahteva odločbo (izvršbo), ali ga je mogoče sestaviti na posebnem listu.

Naslednji vidik - organizacija dela z elektronskimi dokumenti

1 GOST R 6.30-2003 „Poenoteni dokumentacijski sistemi. Enotni sistem organizacijska in upravna dokumentacija. Zahteve za papirologijo ", odobreno. Resolucija državnega standarda Ruske federacije z dne 3. marca 2003 št. 65. - M., Založba standardov IPK, 2003.

v zveznem izvršnem organu. Prisotnost v Pravilniku posebnega oddelka, namenjenega tej kategoriji dokumentov, so opazili vsi udeleženci ankete in bo po mnenju anketirancev prispeval k izboljšanju organizacije pisarniškega dela. Z uvedbo novih pravil je bila ustanovljena splošna načela pri organizaciji dela z dokumenti na papirju in elektronskih medijih:

Potreba po oblikovanju enotne nomenklature zadev;

Urejanje obveznih informacij o dokumentih, ki se uporabljajo za njihovo knjigovodstvo in iskanje v sistemih dokumentov;

Določitev rokov hrambe za elektronske dokumente, podobne za dokumente na papirju itd.

To zahteva razvoj enotnih metod za razvrščanje in kodiranje dokumentiranih informacij, izgradnjo centraliziranih informacij in iskalnik po dokumentih zveznega izvršilnega organa.

In zadnji vidik. Kot ena glavnih določb v sekti. 5 "Dokumentarni sklad zveznega izvršilnega organa" je ugotovljeno, da je treba pripraviti seznam dokumentov, ki se pridobijo med dejavnostmi zveznega izvršilnega organa in njegovih podrejenih organizacij, pri čemer je treba navesti čas hranjenja. Vendar je rešitev te naloge nemogoča brez izboljšanja samega procesa upravljanja, kar zahteva razjasnitev nalog, s katerimi se sooča izvršni organ, in jasno porazdelitev teh nalog in funkcij za njihovo izvajanje med vsemi organizacijami in strukturnimi enotami. Eden glavnih problemov je nerazvitost procesov oblikovanja dokumentov na državni in oddelčni ravni.

Temeljita študija smeri upravljavskih dejavnosti, razčlenitev smeri na funkcije, podfunkcije, naloge, postopke, opredelitev in konsolidacija sestave dokumentov, ki formalizirajo vsak postopek, tj. zasnova dokumentacijskega sistema, ki odraža to področje dejavnosti, se trenutno izvaja kot del razvoja upravnega

predpisi za izvajanje državnih funkcij (storitev). Na navedenem seznamu naj bi se na celotni vertikali zbrale vse vrste in različni dokumenti, ki spremljajo izvajanje vseh funkcij in storitev določenega izvršilnega organa. V skladu s Pravilnikom mora biti razvit seznam dokumentov dogovorjen z Zvezno arhivsko agencijo. Vendar se zdi, da bo ta postopek uraden in samo navaja, ker naj bi usklajevanje potekalo v končni fazi oblikovanja oddelčnega dokumentacijskega sistema.

Tako celo nepopolna analiza pravil kaže, da je treba izboljšati in konkretizirati številne obstoječe določbe ter vključiti nove, za kar bodo potrebne ustrezne dopolnitve in spremembe. Naredimo nekaj glavnih usmeritev, ki bodo po našem mnenju na eni strani omogočile poenotenje dokumentarnih procesov, na drugi strani pa odraz specifik dokumentiranja dejavnosti določenega izvršnega organa:

1) spremembe in dopolnitve bi morale zagotavljati uskladitev terminološkega sistema na področju informacijske in dokumentacijske podpore upravljanja;

tako imenovani "klerikalni pristop" k organizaciji dela z uradnimi dokumenti k razvoju sistema za upravljanje z dokumenti (upravljanje informacij);

3) ena ključnih določb pravilnika mora biti znak potrebe po razvoju izvršilnega organa (ministrstvo, zvezna služba, agencija) funkcionalne poenotene dokumentacijske sisteme in njihovo naknadno vključitev v vse ruski klasifikator dokumentacije za upravljanje1. Razvoj teh sistemov bi moral biti usklajen izvršni organodgovoren za vodenje dokumentacije in temelji na enem samem metodološka podlaga... Le če bodo ti pogoji izpolnjeni, bo mogoče uvesti korporacijski medresorski tok dokumentov.

Končno bi postopkovna pravila morala postati sestavni del sistema predpisov, ki urejajo delovanje zveznih izvršnih organov, in glavni organizacijski in regulativni dokument na področju upravljanja z dokumenti.

Pravila pisarniškega dela v zveznih izvršnih organih, ki jih je odobrila vlada Ruske federacije z dne 15. 6. 2009 št. 477, pri strokovnjakih ne vzbujajo veliko navdušenja. Vendar ostaja dejstvo, da so odobreni in z njimi bomo morali živeti še nekaj časa, zato v tem članku glavni poudarek ni na razpravi o prednostih in slabostih tega dokumenta, temveč na tem, kdo in kako jih lahko uporabi v svojih interesih.

Povečanje ravni regulacije pisarniškega dela v zveznih izvršnih organih

V svojih pripombah se strokovnjaki za področje upravljanja z dokumenti strinjajo, da je glavna novost, povezana s pravili pisarniškega dela, znatno povečanje stopnje urejanja pisarniškega dela. Prvič na vladni ravni regulativni pravni akt, ki ureja vprašanja dela z dokumenti v zveznih izvršnih organih. To dejstvo lahko štejemo za še en pojav nastajajoče težnje: težko je, a kljub temu postopoma »na vrhu« obstaja zavest, da se ravno zaradi nerešenih pravnih in organizacijskih težav upravljanja z dokumenti večmilijonski programi modernizacije javne uprave in izgradnja »elektronske vlade« kršijo čas ".

V zvezi s tem je treba omeniti tudi dejstvo, da ta dokument se je pojavila v skladu z zahtevami zveznega zakona z dne 27. julija 2006 št. 149-FZ "o informacijah, informacijskih tehnologijah in varstvu informacij".

Pridobivanje

iz zveznega zakona "o informacijah, informacijskih tehnologijah in varstvu informacij"

11. člen Dokumentiranje informacij

[…] 2. V zveznih izvršnih organih se informacije dokumentirajo na način, ki ga določi vlada Ruske federacije. Pravila pisarniškega dela in delovnega toka, ki jih določijo drugi državni organi, organi lokalne samouprave, ki so v njihovi pristojnosti, morajo biti v skladu z zahtevami, ki jih je določila vlada Ruske federacije v zvezi s pisarniškim delom in delovnim tokom za zvezne izvršne organe. […]

Resolucije vlade Ruske federacije so podrejene predpisiki imajo prednost pred predpisi zvezna ministrstva in oddelki. Zahteve za delo z dokumenti, določenimi v pravilniku o pisarniškem delu, so obvezne za vse zvezne izvršne organe, drugi državni organi in organi lokalne samouprave pa morajo pri oblikovanju lastnih pravil upoštevati njihove določbe.

Z isto odredbo vlade je bilo Zvezni arhivski agenciji do 1. januarja 2010 naloženo, da odobri metodološka priporočila o razvoju navodil za pisarniško delo v zveznih izvršnih organih. Seveda jih bo treba razvijati, vsekakor pa bodo to le smernice, katerih uporaba ni potrebna.

Posledično je mogoče pričakovati določene spremembe v sodna praksa: če bi se prej sodišča morala pri analiziranju vprašanj, povezanih s pisarniškim delom, zanašati na neobvezne standarde (če nimajo boljšega), manjvredne v svojih pravna sila kakršno koli oddelčno odločitev, zdaj se lahko sklicujejo na dokument na visoki ravni, ki je višji od oddelkovnih predpisov.

Analiza trenutne prakse arbitražnega sodišča kaže, da se standardi za klerikalno delo pogosto zatekajo, kadar je pomembna pravilna razlaga klerikalnih izrazov. V tej vlogi bodo verjetno uporabljena tudi poslovna pravila.

V kodeksu ravnanja obstaja terminološki del, ki opredeljuje 11 ključnih pojmov. Pred tem je bilo v posameznih zakonih Ruske federacije mogoče najti le nekaj klerikalnih izrazov, splošno priznani "pojasnjevalni slovar" na področju upravljanja z dokumenti pa je bil standard GOST R 51141-98 "Pisno delo in arhiviranje. Izrazi in definicije ". Opredelitve v pravilih postopkovnega upravljanja se bistveno razlikujejo od tradicionalne razlage ustreznih pogojev in te razlike se lahko stisnejo med pravdanjem.

Na primer, opredelitev ključnega izraza "dokument" je podana na nov način:

Uradna pravila:

dokument- uradni dokument, ki ga ustvari državni organ, organ lokalne samouprave, pravna ali fizična oseba, sestavljen na predpisan način in vključen v dokumentni dokument zveznega izvršilnega organa.

GOST R 51141-98:

dokument; dokumentirane informacije- informacije, zabeležene na nosilcu materiala, s podrobnostmi, ki omogočajo njegovo identifikacijo.

Najprej je definicija iz pravilnika za pisarniško delo z našega vidika logično napačno sestavljena: koncept se razkriva sam. Ni pojasnjeno, kaj pomeni "vključitev v potek dela". Posledično se izkaže, da dokument do trenutka registracije ne obstaja, četudi ga je poslal višji organ.

Žalostno je, da Pravilnik nikoli ne omenja izraza "upravljalna dokumentacija (DOM)". Uporablja se samo izraz "pisarniško delo":

"Poslovnik

pisarniško delo - dejavnosti, ki zagotavljajo pripravo uradnih dokumentov in organizacijo dela z njimi v zveznih izvršnih organih

GOST R 51141-98:

pisarniško delo; dokumentacija za upravljanje -veja dejavnosti, ki zagotavlja dokumentacijo in organizacijo dela z uradnimi dokumenti

dokumentacijo za upravljanje - dejavnosti, ki zajemajo organizacijo dokumentacije in upravljanje dokumentov v procesu izvajanja funkcij institucije, organizacije in podjetja.

"Pisarniško delo" je resen, "spoštovan" izraz, vendar si ne smemo zatiskati oči pred dejstvom, da ga strokovnjaki drugih poklicev in širša javnost dojemajo drugače kot mi. Beseda "pisarniško delo" ima za večino ljudi močan okus po zastarelih tehnologijah prejšnjega stoletja, birokraciji, tehnični dokumentaciji, ki z našega vidika bistveno poslabša status službe, kot da bi ji dodeljevali le tehnične funkcije za delo z dokumenti. Zato bo morda predšolska vzgojno-izobraževalna ustanova težje dokazala, da ne gre za izjemno drago enoto in da so brez njenega aktivnega sodelovanja možnosti za uspeh pri istih zelo oglaševanih IT projektih običajno majhne.

Nova opredelitev dokumenta se vrti okoli pojma "uradni dokument". Ker slednje v pravilniku o postopkovnem vodenju ni razkrito, ostaja možnost sporov o tem, ali pravne osebe in posamezniki lahko predložijo uradne dokumente ali pa je to pooblastilo samo uradnih državnih organov. Sodišča imajo še vedno možnost uporabe opredelitve iz zveznega zakona z dne 29. decembra 1994 št. 77-FZ "O obvezni kopiji dokumentov" (s spremembami 23. julija 2008).

Pridobivanje

iz zveznega zakona "O zakonitem deponiranju dokumentov"

5. člen - Vrste dokumentov, vključenih v depozit

1. Zakonita kavcija vključuje naslednje vrste dokumentov:

[...] uradni dokumenti - dokumenti, ki jih sprejmejo zakonodajni, izvršni in sodni organi in imajo obvezen, priporočilni ali informativni značaj ... [...]

Težave lahko nastanejo zaradi nova izdaja opredelitve izraza "kopija dokumenta":

Pisarniška pravila

kopija dokumenta- dokument, ki v celoti reproducira informacije izvirnik dokument in njegove zunanje značilnosti, ki nima pravne veljave

GOST R 51141-98:

kopija dokumenta -v celoti ponovljiv dokument izvirni dokument in vsi njeni zunanji znaki ali del njih, ki niso pravno zavezujoči

Terminologija je na splošno težka stvar in tudi majhne spremembe imajo lahko velike posledice. Zdi se, da se je definicija spremenila nepomembno: odstranjen je bil pridržek glede možnosti, da se v kopiji reproducira le del zunanjih značilnosti dokumenta. Toda zdaj je na primer mogoče prepoznati kot kopijo samo barvno fotokopijo, zlasti v primerih, ko je oblika dokumenta ali tiska v barvi. Tisti, ki menijo, da so take subtilnosti nepomembne, bi si morali podrobneje ogledati sodna praksapovezane z razpisi in javnimi naročili: podjetja so izključena s seznama udeležencev in zaradi manjših pomanjkljivosti v dokumentaciji.

Strogo gledano, zdaj je mogoče kopijo narediti samo iz prve kopije dokumenta (izvirnik). Lastnik enakovrednega drugega izvoda (na primer pogodba) že, kaže, nima pravice iz njega kopirati.

Tudi definicija "posla" se je spremenila. Zdi se, da je tu težko zasnovati kaj novega, vendar so avtorji Pravil uspeli.

Pisarniška pravila

posel -niz dokumentov ali ločen dokument, povezan z eno izdajo ali področjem dejavnosti zveznega izvršilnega organa

GOST R 51141-98:

posel -zbiranje dokumentov ali dokumentov v zvezi z eno izdajo ali področjem dejavnosti, ki so v ločenem ovitku

Zlahka je videti, da so besede o "ločenem ovitku" izginile in ločen dokument na eni strani se zdaj lahko šteje za dejanje.

Pisarniška pravila so orožje z dvojnim robom

Ker so določbe Pravilnika za pisarniško delo obvezne za vse zvezne izvršilne organe, se služba predšolske vzgojne ustanove organa in druge zainteresirane strani lahko zanašajo na svoje pristojnosti za sprejemanje odločitev, ki jih potrebujejo na področju upravljanja z dokumenti.

■ Kako služba DOE lahko uporablja pravila v svojo korist.Služba predšolske vzgojne ustanove, ki uporablja poslovnik, ima naslednje možnosti.

  • Najprej je z našega vidika mogoče in potrebno uporabiti visok status tega dokumenta, kar kaže na pozornost, ki se začenja posvečati vprašanjem upravljanja z dokumenti na državni ravni. Če je bilo prej treba ljudi prepričevati, včasih se sklicujejo na neobvezne standarde in ustaljene tradicije, morajo zaposleni v izvršnih organih izpolnjevati določene zakonske zahteve.
  • Pravila je treba natančno preučiti in jih primerjati z obstoječimi pravili in praksami upravljanja z dokumenti v organizaciji. Če postopkovna pravila vsebujejo določbe, katerih uvedba je potrebna za predšolski vzgojni zavod (na primer zahteva po centralizirani registraciji vseh dokumentov organa), potem obstaja resnična možnost, da dosežete, kar želite.
  • Ob upoštevanju dejstva, da se postopkovna pravila uporabljajo za vse dokumente javnih organov, obstaja resnična priložnost, da se zahteva vzpostavitev reda pri delu ne le z organizacijsko in upravno dokumentacijo, temveč tudi z drugimi vrstami.
  • Oddelek VI "Značilnosti dela z elektronskimi dokumenti v zveznem izvršnem organu" odpira možnost, da po želji "pod svoje krilo" vzamejo vse elektronske dokumente organizacije, če zdaj niso pod nadzorom vrtca.

Morda bo nov pristop všeč tistim vodjem predšolskih vzgojnih zavodov, ki bi se radi bolj osamosvojili.

  • Kot je navedeno zgoraj, se celo zadevni dokument lahko obravnava kot primer. V zvezi s tem so možne zanimive razlage določbe 34 Pravilnika (po našem mnenju skrajno neuspešne) o prenosu zadev v arhiv: "Primeri trajnega in začasnega (več kot 10 let) hrambe se prenesejo v arhiv zveznega izvršilnega organa najpozneje po enem letu in ne najpozneje v treh letih od datuma njihove uporabe ali skladiščenja v strukturnih enotah (primerjajte z oddelkom 6.3.1 Standardnega navodila: "Dokončani primeri trajnih in dolgoročnih (več kot 10 let) skladiščnih rokov se hranijo na mestu njihovega nastanka tri leta in nato izročen arhivu zveznega izvršnega organa. ").

Tudi v pred Petrinjskih časih so bili po poteku določenih rokov v arhiv preneseni samo končani primeri, rok za prenos zadev pa ni bil nikoli vezan "na začetek njihove uporabe ali hrambe". Izkazalo se je, da postopkovna pravila neposredno predpisujejo, da se v oddelčni arhiv predložijo vsi dokumenti, ki so minili tri leta od njihove ustanovitve, in to je mogoče uporabiti za razkladanje poslovnih enot iz papirnih "ruševin".

  • Prav tako bi priporočili, da predšolska vzgojna ustanova vroči tiste dokumente, ki se običajno hranijo 10 let, in določi rok hranjenja 11 let. To bo omogočilo, da se zadevne primere v treh letih izroči oddelčnemu arhivu in ne bo vseh deset let v pododdelkih.

■ Kako lahko drugi oddelki zveznih izvršnih organov uporabijo predpisi za predšolske vzgojne ustanove. Nikjer v pravilih ni pridržka, da veljajo le za organizacijsko in upravno dokumentacijo, ki jo tradicionalno vodi predšolski vzgojni zavod. Zato lahko domnevamo, da delo urejajo z vsemi vrstami dokumentov, vključno z na primer računovodstvom in davkom.

V skladu s čl. 14, 18, 20, 24, 40, 41 Pravil je predšolski vzgojni zavod dolžan izvesti sprejem, začetno obdelavo, registracijo, predhodno obravnavo, prenos v obravnavo, pošiljanje, premestitev na izvajalce, dajanje v zadevo, zbiranje statističnih podatkov o številu dokumentov in analiziranje vseh vrst dokumenti, vključno z elektronskimi. Pri delu z elektronskimi dokumenti mora predšolski vzgojni zavod preveriti elektronski digitalni podpis.

Zlahka je videti, da Pravilnik daje pravno podlago, da zaposleni na več oddelkih (zlasti računovodskih) preusmerijo veliko tehnično delo... Zlasti zaposleni v poslovnih enotah, ki niso odgovorni za vzdrževanje pisarniškega dela, imajo pravico, da zavrnejo samoregistracijo elektronskih dokumentov v sistemu elektronskega upravljanja z dokumenti - navsezadnje je to zdaj v neposredni pristojnosti vrtca.

■ Kako komercialne organizacije lahko uporabljajo kodeks ravnanja proti zveznim izvršnim organom. Komercialne organizacije in občani lahko uporabljajo določbe postopkovnih pravil, ki vsebujejo obvezne zahteve za papirologijo, kot tudi nianse podatkov v Pravilniku za opredelitve ključnih izrazov, da zahtevajo, da se dokumenti, ki jih izdajo državni organi, razglasijo za neveljavne zaradi kršitve pravil za njihovo registracijo.

Na primer s sklicevanjem na Pravila je mogoče risbe, narejene na papirju A0, ne priznati kot uradni dokument, saj je v skladu s čl. 5 Pravil so dokumenti, ki jih ustvari zvezni izvršni organ, sestavljeni na obrazcih, na standardnih listih papirja A4 (210 x 297 mm) ali A5 (148 x 210 mm).

Rodovitna tla za pravdni spor lahko se pojavi vprašanje o podrobnostih, ki se razlagajo kot obvezni elementi izvršitve dokumentov. V skladu s čl. 10 Pravil je sestava podrobnosti dokumenta določena glede na vrsto in namen. V primerih, ko ni mogoče najti ustreznega regulativnega dokumenta, ki bi določal sestavo podrobnosti o določeni vrsti dokumenta, njihovi lokaciji in zasnovi, lahko vztrajate, da je vseh 24 podrobnosti, navedenih v čl. 9 (poleg tega v članku ni jasno navedeno, da gre za seznam možnih podrobnosti).

Dober specialist ne čaka popolnega predpisi, in kar najbolj učinkovito uporablja obstoječe regulativni okvir... Nič sramotnega pri uporabi vseh določb zakona v korist primera, vklj. neuspešno in napačno.


Državni sistem dokumentacijske podpore za upravljanje. Osnovne določbe. Splošne zahteve za dokumente in storitve dokumentacijske podpore (odobril Kolegij ZSSR Glavarchiv dne 27.04.1988; sklep ZSSR Glavarchiv z dne 25.05.1988 št. 33).

15. junij 2009 V.V. Putin je podpisal Uredbo vlade Ruske federacije št. 477 o odobritvi pravil za pisarniško delo v zveznih izvršnih organih. Pravila so začela veljati 2. julija 2009.

Pravila so bila razvita v skladu z Akcijskim načrtom za izvajanje koncepta oblikovanja elektronske vlade v Ruski federaciji do leta 2010. Rok za oblikovanje Pravil je bil določen - marec 2009, odgovorne izvršitelje pa so navedli Ministrstvo za kulturo Rusije, Ministrstvo za telekomunikacije in množične komunikacije Rusije, Ministrstvo za gospodarski razvoj Rusije.
VNIIDAD je bil razvijalec Pravil.

V sklepu vlade, ki potrjuje pravilnik, je treba najprej posvetiti prvi odstavek, ki kaže, da je resolucija razvoj čl. 11 zveznega zakona "O informacijah, informacijskih tehnologijah in o varstvu informacij" z dne 27. julija 2006 št. 149. Naj se obrnemo na ta najpomembnejši člen, v katerem v 2. klavzuli piše: "V zveznih izvršnih organih so informacije dokumentirane na način, ki ga določi ruska vlada Zveza. Pravila pisarniškega dela in pretoka dokumentov, ki jih vzpostavijo drugi državni organi, organi lokalne samouprave v njihovi pristojnosti, morajo biti v skladu z zahtevami, ki jih je določila vlada Ruske federacije glede pisarniškega dela in pretoka dokumentov za zvezne izvršne organe. "

Pred izdajo Pravilnika so bile zahteve po enotnosti organizacije pisarniškega dela v državnih organih in organih lokalne samouprave izvedene na podlagi "Vzorčnih uredb o medsebojnem delovanju zveznih izvršnih organov", odobrenih z Odlokom vlade Ruske federacije z dne 19. januarja 2005, in Resolucije Vlade Ruske federacije z dne 28. julija 2005, št. 452 "Standardni predpisi internih organizacije zveznih izvršnih organov “. V prvih predpisih o organizaciji pisarniškega dela je bil v celoti namenjen oddelek 11 "Osnovna pravila za organiziranje pretoka dokumentov v zveznih izvršnih organih". Njegova prva točka je navedla, da je "pisarniško delo v zveznih izvršnih organih organizirano v skladu z vzorčnimi navodili za pisarniško delo v zveznem izvršnem organu (v nadaljnjem besedilu" standardno navodilo "), ki jih je odobrilo Ministrstvo za kulturo in množične komunikacije Ruske federacije. Zvezni izvršni organi izdajo lastna navodila za pisarniško delo, dogovorjena z Zvezno arhivsko agencijo. " Klavzula 11.2, ki je ostala nespremenjena, določa: "Pri pripravi dokumentov in osnutkov aktov, predloženih predsedniku Ruske federacije in vladi, se upoštevajo zahteve, določene z ustreznimi navodili za pisarniško delo v administraciji predsednika Ruske federacije in v uradu Vlade Ruske federacije."

V vzorčnih predpisih za notranjo organizacijo zveznih izvršnih organov je bilo tudi ugotovljeno, da delo z dokumenti določa Navodila o pisarniškem delu v centralnem uradu zveznega izvršilnega organa.
V skladu s klavzulo 11.1 "Vzorec pravilnika o medsebojnem delovanju zveznih izvršnih organov" je bil vzorec navodila za pisarniško delo razvit in odobren s sklepom Ministrstva za kulturo in množične komunikacije Ruske federacije z dne 08.11.2005 št. 536 in ga registrira Ministrstvo za pravosodje 27.01.2006 št. 7418. Na podlagi standardno navodilo zvezni izvršni organi so razvili lastna navodila.

Pravila so v nasprotju s standardnim navodilom odobrena z odlokom vlade Ruske federacije, to je višji predpis pravni dokument, vezava. Z uvedbo sprememb standardnih predpisov z vladno uredbo z dne 15. junija 2009 so v celoti skladne z določbo 11.1 zveznega zakona o informacijskih, informacijskih tehnologijah in varstvu informacij.

Najpomembnejša določba "Pravila pisarniškega dela v zveznih izvršnih organih" je navedena v oddelku 1. V njem je navedeno, da "Pravilnik določa enoten postopek za pisarniško delo v zveznih izvršnih organih". V skladu s 3. točko pravilnika "zvezni izvršilni organ na podlagi tega pravilnika ob upoštevanju pogojev in posebnosti svoje dejavnosti pripravi navodila za pisarniško delo, ki jih odobri vodja zveznega izvršilnega organa v soglasju z zveznim izvršnim organom na področju arhiviranja."

Z izdajo Pravilnika bodo morali zvezni izvršni organi delati na prilagajanju svojih navodil za pisarniško delo. Oglejmo si, kaj je novega v Pravilniku.

V nasprotju s tipičnim navodilom se Pravila začnejo z opredelitvijo pojmov (1. del). Vsi, razen koncepta "pisarniško delo", so razviti v istem VNIIDAD GOST R 51141-98 "Pisarniško delo in arhiviranje. Izrazi in definicije ". Toda vsak koncept v pravilih ima vsaj nepomembno, pogosto ne temeljno, ampak razliko in poudarja uporabo zveznih izvršnih organov v pisarniškem delu. Na primer, izrazi:

- "pisarniško delo" - dejavnosti, ki zagotavljajo oblikovanje uradnih dokumentov in organizacijo dela z njimi v zveznih izvršnih organih;
- "nomenklatura zadev" - sistematiziran seznam imen zadev, ki je oblikovan pri zveznem izvršilnem organu z navedbo pogojev njihovega hranjenja;
- "primer" - niz dokumentov ali ločen dokument, povezan z eno izdajo ali področjem dejavnosti zveznega izvršilnega organa.
Koncept „dokumenta“, ki je naveden v Pravilniku, je opredeljen kot „uradni dokument, ki ga pripravi državni organ, organ lokalne samouprave, pravna oseba ali posameznik, sestavljen po ustaljenem postopku in vključen v dokumentni tok zveznega izvršnega organa“; to je skozi splošni koncept "Dokument", ki ga ni mogoče šteti za uspešnega. Nov izraz je "upravljanje uradov" - strukturni oddelek zveznega izvršilnega organa, ki mu je zaupana funkcija vodenja urada, pa tudi osebe, odgovorne za vodenje urada v drugih strukturnih oddelkih zveznega izvršilnega organa.

Kot vidite, je veliko konceptov podanih na poseben način za zvezne izvršne organe.
Oddelek 3 se imenuje - Izdelava dokumentov v zveznem izvršnem organu. V njem je, tako kot v standardnem navodilu, ugotovljeno, da je dokument sestavljen na obrazcih in listih papirja A4 in A5, z enakimi predhodno legaliziranimi minimalnimi robovi (20 mm - levo, 10 mm - desno, 20 mm - zgoraj, 20 mm - dno), z kotnim in vzdolžna ureditev podrobnosti.

Klavzula 9 si zasluži posebno pozornost, ki vsebuje podrobnosti dokumenta.
V standardnih navodilih za pisarniško delo je bilo navedeno, da so vse podrobnosti sestavljene ob upoštevanju GOST R 6.30-2003 „Poenoteni dokumentacijski sistemi. Enotni sistem organizacijske in upravne dokumentacije. Zahteve za papirologijo “in vsaka od njih je bila opisana v skladu z zahtevami tega standarda. Pravila navajajo 24 rekvizitov, s katerimi se lahko srečamo pri obdelavi dokumentov v zveznih izvršnih organih. Hkrati, ki pripisuje velik pomen navedbi uradnikov, ki podpisujejo dokument, Pravilnik, kot v zveznem zakonu "o računovodstvu" (člen 9), razčleni potreben "podpis" na dve podrobnosti: "položaj osebe, ki je podpisal dokument" in "podpis uradni ". Dva rekvizita sta dobila novo ime: "naslov" - "ime dokumenta" in "resolucija" - "navodilo o izvedbi dokumenta". Vrnil se je potreben „žig o omejevanju dostopa do dokumenta“, ki so ga v pravilih imenovali „znamka zaupnosti“ in je izginil v zadnji izdaji GOST 2003. V Pravilniku ni dveh znamk: "znamka ob prejemu dokumenta od organizacije", ki je postala odvečna, ko je bil dokument premeščen po elektronskih komunikacijskih kanalih, in "identifikator elektronske kopije dokumenta", katere izključitev je po našem mnenju s preostalim velikim papirnatim dokumentom še vedno nepravočasna.

Zahteve za registracijo samih podrobnosti niso pravilnik. Vzeti jih bo treba iz enakih standardnih navodil za delo. Navedeno je le, da je odobritev dokumentov v zveznem izvršnem organu sestavljena z vizumom, pri drugih organizacijah pa - z žigom odobritve, listom o odobritvi, protokolom ali dopisom o odobritvi.
Oddelek 4 Pravil je namenjen zahtevam za organizacijo pretoka dokumentov. Vsebuje le splošne določbe:

  1. Tok dokumentov je prikazan: vhodni, odhodni, notranji.
  2. Načini dostave in odpreme: poštna, kurirska in telekomunikacijska.
  3. Primarna obdelava dokumentov: preverjanje pravilne dostave dokumentov in razpoložljivosti prilog k njim, razdelitev dokumentov na registrirane in neregistrirane.
  4. Prijava. Upoštevajte, da če standardno navodilo določa, da so dokumenti registrirani na dan prejema, ustvarjeni - na dan podpisa ali odobritve, potem Pravilnik, ki določa postopek registracije, dovoli registracijo naslednji dan „Registracija prejetih dokumentov se praviloma opravi na dan prejema, ustvarjeno - na dan podpisa ali odobritve ali naslednji delovni dan. "
  5. Prenos dokumentov s pisarniško službo.
  6. Odgovornost pisarniške službe za pravilno izvedbo dokumentov in njihovo popolnost.
  7. Obveznost štetja poteka dela.

Postopek obdelave dokumentov ni opisan v Pravilniku, naveden je v standardnih navodilih za pisarniško delo.
Splošno naročilo sedanje shranjevanje dokumentov, obdelava in hranjenje v arhivu so navedeni v oddelku 5 - "Dokumentarni sklad zveznega izvršilnega organa". Ta razdelek je zanimiv, ker zveznemu izvršnemu organu, ki oblikuje svoj dokumentarni sklad, oblikuje iz dokumentov, pridobljenih v okviru njegovih dejavnosti, "razvoj in odobritev v dogovoru z zveznim izvršnim organom na področju arhiviranja seznama dokumentov, ustvarjenih v okviru njegovih dejavnosti, kot tudi med dejavnostmi organizacij, ki so mu podrejene, z navedbo rokov skladiščenja. " To je zelo pomembna točka, saj danes nimajo vsi zvezni izvršni organi lastnih seznamov, kar organizacijam otežuje določitev rokov hrambe dokumentov pri razvijanju nomenklatur zadev in pregledu vrednosti dokumentov.

Zahteve po nomenklaturi zadev v Pravilniku so splošne, brez podrobnosti, določene so tudi hramba zadev v strukturnih oddelkih in priprava zadev za vložitev v arhiv pri zveznem izvršnem organu. Po našem mnenju je določba 34 pomembna in jasno zapisana: „Primeri trajnega in začasnega (več kot 10 let) shranjevanja se prenesejo v arhiv zveznega izvršilnega organa najpozneje v enem letu in najpozneje v treh letih od datuma njihove uporabe ali shranjevanja v strukturni oddelki. Prenos zadev v arhiv zveznega izvršilnega organa se opravi na podlagi zalog primerov stalnega skladiščenja, začasnega (več kot 10 let) skladiščenja in osebja, sestavljenega v strukturnih oddelkih zveznega izvršilnega organa. Primeri začasne (do vključno 10 let) hrambe v arhivih zveznega izvršilnega organa se ne prenesejo in se po ustaljenem postopku uničijo. "

Oddelek 6 - "Značilnosti dela z elektronskimi dokumenti v zveznem izvršnem organu" je bistveno nov. Če so zahteve za delo z elektronskimi dokumenti v običajnih dokumentih razpršene po različnih odsekih, na primer registracija, organizacija iskalnika itd., Se v pravilih ne zbirajo samo na enem mestu, ampak se tudi znatno razširijo. Upoštevali so podpis, odobritev elektronskih dokumentov, njihovo registracijo, obračunavanje in shranjevanje. Ta del Pravilnika je namenjen organiziranju vzdrževanja elektronskega upravljanja z dokumenti in prehodu na elektronsko upravo.

Kot dodatek k Pravilnikom je seznam informacij o dokumentih, ki se uporabljajo pri snemanju in iskanju dokumentov v elektronskih sistemih za upravljanje dokumentov v zveznih izvršnih organih. Nabor teh informacij se razlikuje od zgoraj naštetih podrobnosti in nas napotuje na določbo 25 Pravilnika, kjer je navedeno, da se „za beleženje in iskanje dokumentov v sistemu elektronskega upravljanja dokumentov zveznega izvršnega organa uporabljajo obvezne informacije o dokumentih v skladu s prilogo. Dodatne informacije o dokumentih se lahko uporabljajo v sistemu elektronskega upravljanja z dokumenti zveznega izvršnega organa. "

Tako morajo zvezni izvršni organi in po njih institucije, ki so jim podrejene, na podlagi pravilnika, ki ga potrjuje odlok vlade Ruske federacije, delati na spreminjanju že razvitih navodil za pisarniško delo v skladu z zahtevami Pravil, predvsem pa ob upoštevanju obveznega izvajanja sistemov elektronsko klerikalno delo