Technické prostriedky digitalizácie rôznych druhov archívnych dokumentov. Digitalizácia archívu ako moderného spôsobu ukladania dokumentov

Čím väčšia je organizácia, o ktorej spoločnosť hovorí, tým viac dokumentov je uložených v archíve, čím zložitejšie sú jeho pracovné postupy, tým sú atraktívnejšie služby pre digitalizáciu archívov. Digitalizácia archívov spočíva v procese skenovania a katalogizácie dokumentov.

Nevýhody pri práci s papierovými archívmi

Takže vo veľkých archívoch hľadať požadovaný dokument veľmi často musíte tráviť veľa času a úsilia. Navyše, najčastejšie používané dokumenty v priebehu času môžu byť poškodené alebo dokonca „stratené“, ak sú omylom vložené do archívu. V akomkoľvek druhu podnikania sa často vyskytujú situácie, keď je potrebná vysoká efektívnosť poskytovania informácií: niekedy je potrebné rýchlo pripraviť dokumenty na podpis, vyhotoviť papierové alebo digitálne kópie, starostlivo ich spojiť - pri práci s papierovými archívmi sa účinnosť stráca. Toto nie je úplný zoznam nepríjemností, ktorým musí človek čeliť pri práci s papierovými archívmi. Zároveň však existuje pomerne jednoduchý a elegantný spôsob riešenia problému - digitalizácia dokumentov.

Výhody digitalizácie archívov?

• stojí za povšimnutie zníženie zaťaženia papierových archívov, ako aj oblasti kopírovania. Ak teda teraz viacerí zamestnanci organizácie potrebujú jeden dokument, nie je potrebné ho fotokopírovať.
• digitalizácia dokumentov môže výrazne znížiť náklady na údržbu papierového archívu, ako aj uvoľniť miesto predtým používané na ukladanie papierových archívov.

Ako prebieha proces digitalizácie dokumentov?

• Špeciálne vyškolení odborníci sa zaoberajú triedením dokumentov (na území vašej spoločnosti alebo ich doručujú na územie organizácie zaoberajúcej sa digitalizáciou archívov), potom pomocou moderných skenerov, ktoré digitalizujú archívny fond v plnom rozsahu alebo v samostatných dokumentoch.
• Čiarové kódy a tlačené dokumenty sa optickým systémom rozpoznávania znakov automaticky prevádzajú do elektronickej formy. Zároveň sa uložia kľúčové údaje dokumentov: názov, dátum, typ, protistrana atď.
• Aby sa predišlo možnému skresleniu pri opakovaní kontaktných údajov, telefóny na digitalizáciu rukou písaných informácií pri digitalizácii archívov používajú systém dvojitého vstupu. To znamená, že digitalizácia dokumentov v budúcnosti vám poskytne príležitosť na vykonanie plnohodnotného operatívneho vyhľadávania podľa kľúčových slov alebo vyhľadávania podľa určitých typov dokumentov / dodávateľov.

Správa súborov

Elektronické archívy vám umožňujú spravovať naskenované súbory. Po digitalizácii archívov sa papierové dokumenty systematizujú a opisujú. Sú zošité, zostavuje sa systematizovaný kompletný katalóg dokumentov, ktorý zohľadňuje potreby a špecifiká zákazníckej spoločnosti. To umožňuje v budúcnosti výrazne ušetriť čas a úsilie pri práci s archívmi.

Digitalizácia archívov

IN posledné roky digitalizácia dokumentov v archíve sa stáva čoraz obľúbenejšou. Obyčajný papier sa zhoršuje, starne a informácie, ktoré sú v ňom, sa môžu úplne stratiť. Koniec koncov, skôr ako bol papier iný, a podmienky na ukladanie dokumentov sú úplne odlišné. Preto je potrebná digitalizácia archívov Dnes je digitalizácia archívov najväčším dopytom medzi veľkými organizáciami, ktoré už dávno snívali o prenose všetkých svojich archívov do bezpapierovej technológie.

Vyhľadávanie v sekundách

Ak s cieľom nájsť a urobiť fotokópiu dokumentu s požadovaným počtom umiestneným v papierovom archíve je možné stráviť obrovské množstvo drahocenného pracovného času, potom sa pomocou digitálneho archívu táto úloha vyrieši doslova za jednu alebo dve sekundy. Súčasne je potrebné nájsť požadovaný dokument a vytlačiť ho.

Každá spoločnosť, organizácia doslova denne zasiela protistranám dokumenty, ktoré sú potrebné na podporu transakcií. Ak je vykonaný Vy aj vaši zamestnanci môžete kedykoľvek ľahko poslať e-mailom akýkoľvek dokument, ktorý potrebujete, a ak je to potrebné, rýchlo ho vytlačiť.

Čím väčšia je organizácia, tým zložitejší je jej pracovný tok

Archív teda obsahuje iba veľké množstvo dokumentov. Ak spočítate, koľko pracovného času ročne je potrebných na vyhľadanie originálnych dokumentov v archívoch, ako aj na ich kopírovanie, dostanete slušné množstvo. Ak sú archívy digitalizované, to znamená, že sa prenášajú do elektronickej podoby, táto suma sa niekoľkokrát zníži.

Naše profesionálne vybavenie umožňuje skenovať dokumenty denne v streamingovom režime rýchlosťou až štyristo tisíc strán A4.

Digitalizácia archívu je výhodnejšia ako ukladanie dokumentov v papierovej podobe

Nakoniec, obsah niekoľkých desiatok tisíc priečinkov sa ľahko zmestí na jeden pevný disk. Mali by ste tiež vedieť, že elektronické archivovanie je tiež praktické, pretože spravovanie elektronických dokumentov je oveľa jednoduchšie. Keď sa dokumenty digitalizujú, okamžite sa sprístupnia jednotlivcom a organizáciám a stovkám naraz. To sa stalo dôvodom, že dnes na celom svete prechádza na elektronické médiá. Pomôže to zachovať informácie a tiež ich sprístupniť mnohým.

2. Organizácia práce na digitalizácii archívnych dokumentov

2.1. Ciele digitalizácie archívnych dokumentov

digitalizácie archívne dokumenty vyrobené na účely vytvorenia elektronického fondu použitia (EFP).

Elektronický fond použitia je zbierka elektronických kópií dokumentov archívneho fondu, zaznamenaných na digitálnych nosičoch a určených na použitie namiesto originálnych dokumentov, ktoré by mali zabezpečiť:

bezpečnosť dokumentu,

možnosť formovania elektronické zdrojezabezpečenie efektívnosti prístupu k dokumentu, vrátane pomocou internetových technológií.

Umiestňovanie elektronických kópií archívnych dokumentov a fondu elektronického použitia ako poisťovacieho fondu pre archívnu dokumentáciu neprijateľný .

Postup vytvorenia fondu elektronického použitia (elektronické kópie archívnych dokumentov) je jednou z dôležitých úloh archívu a mal by sa upraviť osobitne vypracovaným nariadením o vytvorení fondu elektronického použitia (elektronické kópie archívnych dokumentov), \u200b\u200bktoré bolo schválené v zriadený poriadok po jej zvážení a schválení na metodickej komisii a po prerokovaní na riaditeľstve archívu.

2.2. Elektronický fond použitia

EPH obsahuje kópie digitalizovaných v úplných (úplne) úložných jednotkách.

ESP pozostáva z troch polí elektronických kópií:

2.3. Metódy tvorby ESP

Elektronický fond použitia sa vytvára:

cieľový poriadok v rámci štátnych, rezortných, regionálnych programov a ročných (dlhodobých) plánov archívu;

cieľová objednávka pre všetky dokumenty určené na kopírovanie poistenia;

cieľová objednávka najčastejšie požadovaných dokumentov;

v procese plnenia objednávok;

v procese iných prác.

Hlavné technologické operácie na vytváranie elektronických kópií archívnych dokumentov:

výber dokumentov na digitalizáciu;

príprava dokumentov na digitalizáciu;

prenos dokumentov na skenovanie / príjem dokumentov / registrácia v účtovných dokumentoch;

voľba metódy digitalizácie dokumentov na rôznych médiách (napríklad pre fotografické dokumenty, určujúce faktory sú: druh a typ nosiča dokumentu (fotografický papier, film, sklo), kotúč alebo samostatný rám, veľkosť (formát) média (papier a foto rámček), vlastnosti dokumentu (samostatný list) dokument, fotografia alebo súbor dokumentov (fotografie vložené do fotoalbumu); pre fono dokumenty - nosič informácií, dostupnosť špecializovaného zariadenia na reprodukciu originálu atď.);

digitalizácia dokumentu - vytvorenie elektronickej kópie - predlohy;

dva (minimálne) záznamy na médiá: hlavná kópia a pracovná kópia;

označovanie médií / registrácia médií a ich obsahu (hlavná kópia a pracovná kópia) v účtovnej dokumentácii;

prenos kopírovacích médií na ukladanie;

vrátenie originálov dokumentov do skladu.

2.4. Kritériá pre výber archívnych fondov na vytváranie elektronických kópií

Plánovaným spôsobom sa vytvárajú elektronické kópie archívnych dokumentov predovšetkým pre:

najpoužívanejšie dokumenty bez ohľadu na čas ich vytvorenia, materiál a výrobnú techniku;

obzvlášť cenné a jedinečné dokumenty,

dokumenty, ktoré sú v neuspokojivom fyzickom stave s vysokým stupňom zničenia základne, čo môže viesť k strate originálu;

dokumenty, u ktorých hrozí strata informácií (napríklad: pre papierové dokumenty - vyblednutie textu; pre zvukové záznamy na magnetickej páske - demagnetizácia; pre negatívy farebných fotografií - strata farby atď.) s uspokojivým fyzickým stavom nosiča;

plnenie dopytov a objednávok, príprava publikácií a výstavných projektov.

Digitalizovať sa budú iba tie fondy, pre ktoré už vedecká alebo technická revízia alebo zlepšenie stavu zásob (pokiaľ ide o úpravu názvov) prešli alebo sa v budúcnosti neočakáva.

Z fondov rovnakej hodnoty sa prednostne kopírujú fondy, ktorých dokumenty sú v neuspokojivom fyzickom (technickom) stave a sú najintenzívnejšie využívané, ako aj farebné fotografické dokumenty.

2.5. Plánovanie vytvorenia fondu na elektronické použitie

S cieľom organizovať a kontrolovať prácu na digitalizácii fondov by sa mal vytvoriť každý archív Perspektívny plán digitalizácia, ktorá obsahuje názvy fondov určených na vytváranie elektronických kópií v rámci celej zbierky archívu (príloha č. 2).

Monitorovanie a revízia by sa mali vykonávať každý rok Dlhodobý plán, uskutočnené podľa výsledkov vykonávania ročného digitalizačného plánu, ktorý je uvedený v zozname fondov, ktoré sa majú digitalizovať.

Dlhodobé plánovanie by mali vykonávať štrukturálne oddelenia, ktoré sú poverené funkčnou zodpovednosťou za vytváranie elektronických kópií, pričom by sa mali brať do úvahy návrhy útvarov na používanie dokumentov, oddelenia na zaistenie bezpečnosti dokumentov a ďalšie štrukturálne oddelenia.

Pri plánovaní digitalizácie sa do plánovacích ukazovateľov zahŕňajú tieto stĺpce:

názvy a počty fondov, zbierok, pamäťových jednotiek a názvy dokumentov plánovaných na digitalizáciu;

odhadované načasovanie digitalizácie;

značka dokončenia.

Na základe dlhodobého plánu sa každoročne vytvára (vytvára) zoznam (zoznamy) finančných prostriedkov, ktoré sa majú digitalizovať, v ktorých sa určuje postupnosť digitalizácie finančných prostriedkov v danom roku (príloha č. 3).

Poradie digitalizácie je určené hodnotou a informačným významom dokumentov, ich fyzickým stavom, intenzitou prístupu k nim, ako aj dostupnosťou technických a ľudských zdrojov.

Zoznamy sú koordinované so štrukturálnymi zložkami archívu, ktoré sa podieľajú na vytvorení EPF (predovšetkým s oddelením uchovávania a archivácie, v ktorom sú uložené súbory, ktoré sa majú skenovať), a schvaľuje ich riaditeľ archívu (archívna inštitúcia).

Pri ročnom plánovaní digitalizácie sa do ukazovateľov zahŕňajú tieto stĺpce:

názvy a počty fondov, zbierky, čísla zásob, pamäťové jednotky, názvy dokumentov;

počet dokumentov, ktoré sa majú digitalizovať v príslušných pamäťových jednotkách;

objem úložných jednotiek pre fotografické dokumenty - v hárkoch / rámikoch / úložných jednotkách, pre pozadia, filmy a video dokumenty - v hodinách / minútach / sekundách;

formát dokumentov;

značka dokončenia - dátum digitalizácie, číslo a dátum úkonu prenosu externého média na uloženie, označenie externého média;

pamäťové šifry elektronických kópií;

pamäťové šifry pre elektronické pracovné kópie.

(Poznámka: posledné tri body sa vyplnia po dokončení práce).

Digitalizácia sa vykonáva podľa fondov v súlade so systematizáciou skladovacích jednotiek v súpise.

Je možné zachovať dlhodobý plán a ročné zoznamy fondov, ktoré sa majú digitalizovať vo forme počítačovej databázy, s vytvorením povinného ročného výtlačku oboch dokumentov.

2.6. Štrukturálne časti na vytvorenie ESP

Práce na vytvorení elektronického fondu použitia by malo vykonávať špecializované oddelenie archívu.

Vytvorenie ESP sa plánuje a organizuje ako nezávislý druh práce.

Tvorba ESP nemožno brať do úvahy ako ďalšie funkcie zamestnanci iných oddelení.

2.7.-2.8. Približné zloženie odborníkov štrukturálnej jednotky na vytvorenie ESP.
Požiadavky na kvalifikáciu zamestnancov

Zloženie a funkcie odborníkov v roku 2006 konštrukčná jednotka archív, ktorý je poverený funkciou vytvorenia ESP:

metodík

Funkčnosť: prijímanie archívnych dokumentov na skenovanie, vedenie záznamov o EFP (EFP-1, EFP-2, EFP-3), kontrola kvality práce pri prenose elektronických kópií na uloženie, monitorovanie problémov pri opätovnom skenovaní, predkladanie archívnych dokumentov do archívov po skenovaní, prenos skladovanie označených nosičov pomocou ESP.

Operátor skenovania

Funkčnosť: skenovacie operácie, šifrovanie elektronických kópií;

Operátor zápisu externých médií

Funkčnosť: zaznamenávanie elektronických kópií na médiá, označovanie médií.

Inžinier

Účtovanie použitia pracovných kópií, údržba počítačové vybavenie, pravidelné testovanie informačných nosičov pomocou EFP (EFP-1, EFP-2, EFP-3).

Špecialista na grafické spracovanie digitálnych kópií a prípravu kópií druhej a nasledujúcich generácií (Ak je to nevyhnutné).

Hlavné kritériá pre výber modelov skenery na vytváranie elektronických kópií archívnych dokumentov sú:

bezpečnosť a zabezpečenie originálu počas procesu skenovania;

kvalita elektronickej kópie;

veľkosť skenovacej tabuľky zodpovedajúca maximálna veľkosť originály určené na digitalizáciu a eliminujúce potrebu čiastočného skenovania dokumentov s následným počítačovým „lepením“ („lepením“) obrazov;

ostatné technické údaje zariadení.

Výskumná práca, ktorú v roku 2011 uskutočnil Výskumný ústav reprografie (Tula) na príkaz Federálnej archívnej agentúry, sa venuje problému optimálneho výberu skenovacieho zariadenia na digitalizáciu archívnych dokumentov (podľa kritérií „cena - kvalita“). Správa o téme „Vypracovanie usmernení pre výber skenovacieho zariadenia schopného vyhovieť potrebám ruských archívov“ v januári 2012 bola zverejnená na portáli Archív Ruska. Na portáli „Archívy Ruska“ je distribuovaná súprava vyvinutá na základe viacrozmernej analýzy počítačového programu pre výber zariadení - MregForm a pokyny krok za krokom o jeho uplatňovaní.

V roku 2012 Výskumný ústav reprografie (Tula), poverený Rosarkhivom, vypracoval „Metodologické odporúčania, softvér na posudzovanie a monitorovanie kvality fungovania skenovacieho zariadenia pri vykonávaní práce na digitalizácii archívnych dokumentov v ruských štátnych archívoch“, zverejnené na portáli „Archívy Ruska“. ".

Najoptimálnejším riešením pri výbere skenovacieho zariadenia je:

Profesionálne knižné planétové (bezkontaktné) skenery formátu najmenej A2, vybavené lampami pre studené svetlo alebo LED LED žiaričmi a knižnou kolískou na skenovanie nešívaných farebných, čiernobielych a odtieňov sivej v origináli (knihy, kresby, schátralé materiály, atlasy) archívnych dokumentov, dodávané v nasledujúcej konfigurácii:

Voľba digitálne fotoaparáty (fotoaparáty) je určená veľkosťou matice a finančnými možnosťami archívu.

Digitálne fotoaparáty sú doteraz najbezpečnejším spôsobom vytvárania elektronických kópií dokumentov pre pôvodné archívne dokumenty. Ich použitie však má aj svoje obmedzenia a nevýhody, ktorých hlavným problémom je dodržiavanie svetelného režimu.

Je možné kombinovať rôzne zariadenia na riešenie problémov digitalizácie dokumentov rôznych formátov.

Špecifikácie hardvéru počítača:

Systémová jednotka:

Minimálne požiadavky:

CPU s najmenej 2 jadrami a taktovacími rýchlosťami najmenej 2,8 GHz;

DDR3 pamäť, najmenej 2 GB, HDD najmenej 500 GB SATA;

Grafická karta najmenej 512 MB, frekvencia GPU najmenej 700 MHz, typ GDDR5, gigabitový Ethernet, multi-DVD.

Optimálne požiadavky (pre digitalizáciu in-line):

Čipset - Intel, procesor s najmenej 2 jadrami, objemom najmenej 6 MB a prevádzkovou frekvenciou najmenej 3,2 GHz;

Pamäť DDR3, najmenej 8 GB, rozšíriteľná až na 32 GB, HDD najmenej 1 000 GB SATA;

Diskrétna grafická karta s kapacitou pamäte najmenej 1 GB a šírkou pásma pamäte najmenej 25,6 GB / s;

Schopnosť chrániť informácie pomocou zabudovaného hardvérového modulu;

Softvér predinštalovaný výrobcom na ochranu a bezpečné odstránenie informácií.

monitor:

diagonálne najmenej 19 palcov,

typ podsvietenia - LED,

jas monitora nie je nižší ako 250 cd / cm 2, kontrast nie je nižší ako 1 000: 1, dynamický kontrast nie je nižší ako 3 000 000: 1,

pozorovacie uhly horizontálne najmenej 170 stupňov a vertikálne 160 stupňov.

Technické požiadavky na serverové vybavenie, systémy na uchovávanie elektronického obsahu a tlačové zariadenia sú stanovené na základe skutočných objemov dostupného digitálneho obsahu, vyhliadok na jeho rast a potreby tlačenia elektronických kópií.

2.12. Základné požiadavky na technologické priestory divízie
o vytváraní elektronických kópií archívnych dokumentov a pracovísk zamestnancov

Priestory na digitalizáciu archívnych dokumentov a vytváranie elektronických kópií musia mať prirodzené a umelé osvetlenie. Orientácia okenných otvorov na sever alebo severovýchod je žiaduca. Okenné otvory by mali byť vybavené nastaviteľnými žalúziami alebo záclonami, aby úplne zakrývali (ak je to potrebné) okenné otvory.

Pracoviská na vytváranie elektronických kópií sú vybavené špeciálnymi stolmi, prídavnými zariadeniami, otočnými stoličkami (stoličky), výškovo nastaviteľnými a uhlami sklonu sedadla a operadla.

Osvetlenie povrchu stola v oblasti umiestnenia dokumentu by malo byť 300 - 500 luxov, osvetlenie povrchu obrazovky - nie viac ako 300 luxov Osvetlenie by nemalo vytvárať oslnenie na povrchu obrazovky a skenovacieho stola. Je prípustné, keď používate profesionálne skenovacie zariadenie vybavené vlastnými lampami, ktoré úplne vypne osvetlenie počas procesu digitalizácie.

Minimálna plocha jedného pracoviska by mala byť najmenej 6 metrov štvorcových, vzdialenosť medzi pracovnými stolmi s videomonitormi by mala byť najmenej 1,2 m.

Obrazovka monitora musí byť vzdialená najmenej 500 mm od očí používateľa, pričom sa musí zohľadniť veľkosť alfanumerických znakov a symbolov.

Miestnosť musí byť dobre vetraná. Vetracie otvory na zariadení sa nesmú blokovať.

Umiestnenie izbových rastlín v blízkosti zariadení nie je povolené.

Miestnosť by mala byť vybavená trezorom alebo uzamykateľnou skrinkou na uchovávanie archívnych dokumentov prijatých na digitalizáciu.

Priestory, v ktorých sa vykonáva digitalizácia archívnych dokumentov a vytváranie elektronických kópií, musia byť chránené.

2.13. Príprava a predloženie dokumentov na digitalizáciu

Príprava podkladov pre prácu na tvorbe elektronických kópií fondu použitia sa vykonáva v súlade s postupom pre vydávanie archívnych dokumentov z archívov.

Príprava podkladov pre prácu na tvorbe elektronických kópií zahŕňa:

zabavenie prípadov,

overenie údajov vyhľadávania,

zosúladenie so zoznamom záhlaví prípadov,

kontrola číslovania hárkov,

objasnenie v listoch svedkov.

Pri príprave prípadov sa kontroluje fyzický stav dokumentov: zverejňujú sa dokumenty s nízkym kontrastom a vyblednutím texty, ako aj dokumenty, ktoré si vyžadujú obnovenie a posilnenie základu. V prípade potreby sú do konzultácií zapojení odborníci na zabezpečenie uchovávania archívnych dokumentov a odborníci na digitalizáciu dokumentov, aby sa zabránilo možnosti poškodenia súborov počas skenovania.

Prípady určené na digitalizáciu spravidla nepodliehajú spojeniu a môžu byť vyšívané iba vo výnimočných prípadoch na základe dohody so správou archívu, keď je úplne nemožné skopírovať viazaný prípad.

Rozhodnutie o začatí konania môže byť odôvodnené:

A) zaistenie bezpečnosti dokumentov (prípad je pevne šitý a pri otvorení pod uhlom 180 stupňov a pomocou tlakového skla môže dôjsť k poškodeniu (deformácii) dokumentov);

B) nemožnosť predložiť všetky informácie o dokumente v elektronickej kópii, keďže niektoré informácie „idú“ do chrbtice.

Rozhodnutie viazať dokumenty sa prijíma iba vtedy, ak v archíve existujú záväzné podmienky po skenovaní súborov vyšívaných na digitalizáciu.

Na konci práce je to tak povinná vzájomne sa prepletené.

Prenos dokumentov na digitalizáciu do špecializovanej jednotky vykonávajú zamestnanci archívu zodpovední za vytvorenie fondu elektronického použitia a je vystavený príkazom (požiadavkou) na výrobu elektronických kópií ( Približná podoba Príkaz (požiadavky) - dodatok č. 4) vypracovaný v súlade so sekvenciou skenovania finančných prostriedkov, zaznamenaný v Zozname finančných prostriedkov určených na digitalizáciu.

Objednávka (požiadavka) na výrobu kópií uvádza:

Základ pre digitalizáciu (v prípade plánovaných prác - odkaz na pozíciu v ročnom zozname prostriedkov určených na digitalizáciu; v prípade objednávky na iné účely - uvedenie čísla, dátumu a názvu dokumentu, na základe ktorého sa práca vykonáva, účel práce, podrobnosti o zákazníkovi ).

Účtovné kódy (číslo fondu, číslo inventára, číslo skladovacej jednotky, čísla hárku (revolúcie - v prípade potreby).

Počet otáčok hárku / hárku, ktoré sa majú digitalizovať.

Rozlíšenie, formát, médium (pre objednávky, ktoré sa nevykonávajú v rámci programu archivácie digitalizácie).

Poznámka (označenie osobitných bezpečnostných požiadaviek, potreba používať špecializované digitalizačné metódy, možnosť použitia tlakového skla a / alebo grafického spracovania (v prípade objednávok, ktoré sa nevykonávajú v rámci programu archivácie digitalizácie)).

Dátum prenosu na digitalizáciu,

Dátum dokončenia objednávky;

Dátum prijatia objednávky (v prípade objednávok, ktoré sa nevykonávajú v rámci programu archivácie digitalizácie);

Dátum vrátenia originálov do skladu;

Kód a miesto uloženia elektronickej hlavnej kópie (na zabudovaných a externých médiách);

Kód a miesto uloženia elektronickej pracovnej kópie (na externom médiu);

Kód a umiestnenie úložiska pre kópiu druhej generácie (v prípade potreby pre objednávky, ktoré sa nevykonávajú v rámci programu archivácie digitalizácie).

Príkaz (požiadavka) na vyhotovenie elektronických kópií archívnych dokumentov podpisuje riaditeľ alebo zástupca riaditeľa (hlavný správca fondov).

Objednávkový formulár je vyhotovený v požadovanom množstve, nie však menej ako v 2 kópiách. Jedna kópia je vedená v centralizovanom účtovníctve vo veciach fondov, druhá - v oddelení na zaistenie bezpečnosti dokumentov alebo v štrukturálnej jednotke, v ktorej sa vykonáva centralizované uchovávanie elektronického fondu archívu. Objednávkový formulár je zaregistrovaný v Registri objednávok na vytváranie elektronických kópií dokumentov (Príloha č. 5). Časopis je vedený v štrukturálnej jednotke, ktorá je poverená funkciou vytvárania elektronických kópií.

Časopis je zostavený podľa pravidiel registrácie účtovnej dokumentácie archívu, t. jeho listy sú zošité, očíslované; ich číslo je uvedené v certifikačnom liste. Stĺpce v denníku a položky sú rozložené. Je prijateľné viesť denník objednávok v elektronickej podobe.

účinkujúci sú osobne zodpovedné na uchovávanie originálov archívnych dokumentov počas celej doby ich práce.

Aby sa predišlo opätovnému skenovaniu tých istých dokumentov (opätovná kontrola), zamestnanci vyplňujú objednávky a vedú si denník, sú povinné Pred odoslaním a prijatím dokumentov na skenovanie sa uistite, že dokumenty predtým neprešli procesom digitalizácie.

Ak už bol dokument digitalizovaný, všetky práce na realizácii zákazky sa vykonávajú v pracovnej elektronickej kópii.

Opakované skenovanie (digitalizácia) (opätovné skenovanie) dokumentov je neprijateľné!

2.14. Digitalizácia (skenovanie) dokumentov.
Všeobecné prístupy a požiadavky

O spôsobe digitálneho spracovania (skenovania alebo digitálneho snímania) rozhoduje vedúci. štruktúrna jednotka, ktorá je poverená funkciou vytvárania elektronických kópií.

Bez ohľadu na ciele, ciele, požiadavky objednávok atď. archivovaný dokument digitalizovaný akonáhle .

V dôsledku procesu digitalizácie elektronická vzorová kópia dokumentu .

Požiadavky na vytvorenie hlavnej kópie:

Všeobecné požiadavky:

Technické požiadavky na vytvorenie hlavnej kópie pomocou skenovacieho zariadenia:

Každodenná práca na vytváraní elektronických kópií by sa mala začať:

rutinné nastavenie skenovacieho zariadenia pomocou kalibračnej súpravy skenera (kalibračné tabuľky);

kalibrácia monitora počítača.

vykonávanie postupov na nastavovanie zariadení v súlade s „Metodickými odporúčaniami, softvér na posudzovanie a monitorovanie kvality fungovania skenovacieho zariadenia pri vykonávaní práce na digitalizácii archívnych dokumentov v ruských štátnych archívoch“.

Všetky tri typy nastavení by sa mali vykonávať po vypnutí každého (akéhokoľvek) zariadenia.

Výsledky nastavení zariadenia by sa mali každý deň zaznamenávať v denníku elektronických kópií alebo Protokole o pravidelnej úprave. (Príloha č. 6).

Vykonanie postupu nastavenia skenera nevylučuje použitie špeciálnych skúšobných objektov (farebné a sivé stupnice, technický svet) v procese digitalizácie (vytvorenie hlavnej kópie archívnych dokumentov na papierovom základe) určené na následnú kontrolu farby, kontrastu a zrozumiteľnosti elektronického obrazu v procese. skladovanie. Mierka je umiestnená vedľa originálu a musí byť súčasťou skenovanej oblasti. V takom prípade musí elektronická vzorová kópia nevyhnutne obsahovať obrázky pôvodného archívneho dokumentu a skúšobné objekty.

Avšak vzhľadom na skutočnosť, že náklady na skúšobné objekty a technický svet sú dosť vysoké, pri digitalizácii archívnych dokumentov sa môžete obmedziť na tri vyššie uvedené typy nastavení zariadení.

Aby sa vylúčila opakovaná digitalizácia dokumentov, vytvára sa vzorová kópia s maximálnymi možnými technickými parametrami:

Rozlíšenie najmenej 300 dpi - pre digitalizáciu dokumentov formátu A4 alebo viac;

Rozlíšenie najmenej 600 dpi - pre digitalizáciu dokumentov vo formáte menšom ako A4;

Farebný režim Skutočná farba.

Podrobnosti sú uvedené v tabuľke 1.

Pri skenovaní dokumentov tenkými čiarami, malými detailami, fotografickými dokumentmi, aby sa zaručila reprodukcia výkresov, máp, ako aj dokumentov v zlom fyzickom stave, by malo byť rozlíšenie najmenej 600 dpi.

Tabuľka č. 1

Hlavné parametre procesu vytvárania elektronických kópií archívnych dokumentov

Médiá / formát				Režim skenovania		Formáty kompresie
		Hlavná kópia
					odtiene sivej
Papier (pergamen) do polovice XIX. storočia.		Najmenej 600	Najmenej 600	Požadovaný	Ak je to nevyhnutné	Požadovaný	Kedykoľvek je to možné
				Požadovaný	Ak je to nevyhnutné	Požadovaný	Kedykoľvek je to možné
				Požadovaný	Ak je to nevyhnutné	Požadovaný	Kedykoľvek je to možné
				Požadovaný	Ak je to nevyhnutné	Požadovaný	Kedykoľvek je to možné
Štandardný papier				Požadovaný	Ak je to nevyhnutné	Požadovaný	Kedykoľvek je to možné
				Požadovaný	Ak je to nevyhnutné	Požadovaný	Kedykoľvek je to možné
				Požadovaný	Ak je to nevyhnutné	Požadovaný	Kedykoľvek je to možné
				Požadovaný	Ak je to nevyhnutné	Požadovaný	Kedykoľvek je to možné
Tenký papier / pauzovací papier				Požadovaný	Ak je to nevyhnutné	Požadovaný	Kedykoľvek je to možné
				Požadovaný	Ak je to nevyhnutné	Požadovaný	Kedykoľvek je to možné
				Požadovaný	Ak je to nevyhnutné	Požadovaný	Kedykoľvek je to možné
				Požadovaný	Ak je to nevyhnutné	Požadovaný	Kedykoľvek je to možné
Fotografický papier				Požadovaný	Ak je to nevyhnutné	Požadovaný	Kedykoľvek je to možné
				Požadovaný	Ak je to nevyhnutné	Požadovaný	Kedykoľvek je to možné
				Požadovaný	Ak je to nevyhnutné	Požadovaný	Kedykoľvek je to možné
				Požadovaný	Ak je to nevyhnutné	Požadovaný	Kedykoľvek je to možné
				Požadovaný	Ak je to nevyhnutné	Požadovaný	Kedykoľvek je to možné
				Požadovaný	Ak je to nevyhnutné	Požadovaný	Kedykoľvek je to možné
				Požadovaný	Ak je to nevyhnutné	Požadovaný	Kedykoľvek je to možné
				Požadovaný	Ak je to nevyhnutné	Požadovaný	Kedykoľvek je to možné

Ak dokument obsahuje vyblednutý alebo zle čitateľný text, vytvoria sa dve verzie elektronickej hlavnej kópie: vo farebnom režime a v režime „odtieňov šedej“.

V takom prípade sú v závislosti od schopností skenovacieho zariadenia možné nasledujúce spôsoby riešenia problému:

Každý jednotlivý obrázok (obálka, šírenie strany, strana, zadná strana atď.) Digitalizovaného dokumentu je samostatný súbor, ktorý sa automaticky čísluje podľa poradia digitalizačného programu zabudovaného do skenovacieho zariadenia (v projekte).

Tieto súbory vytvorené v dôsledku skenovania a predložené v digitalizačnom programe (v projekte) sú originály originálovnajvyššia kvalita z dôvodu neprítomnosti vonkajších vplyvov (kopírovanie, aktualizácia, replikácia, emulácia, migrácia, grafické spracovanie, prevod do iného formátu atď.). Ukladanie originálnych kópií v projekte je však možné iba na obmedzenú dobu, preto sa vytvorené súbory prenášajú zo skenovacieho programu do grafického editora, po ktorom sa BEZ VLASTNÝCH procedúr spracovania (okrem premenovania súborov) zapíšu na zabudované pamäťové médium (server, systém na ukladanie údajov). , elektronická knižnica). Tieto primárne uložené a zaznamenané súbory sú vzorové kópie.

Grafické spracovanie elektronických kópií nie je povolené!

Hlavné kópie sa musia uložiť:

Aby sa zabránilo strate digitálnych informácií na zabudovanom pamäťovom médiu, je možné replikovať prijaté súbory na externé pamäťové médium - kompaktné alebo optické disky (CD-R, DVD-R).

Elektronické kópie sa replikujú na kompaktné alebo optické disky, čím sa vylučuje možnosť následného opätovného zaznamenania informácií na toto médium.

Každý kompaktný alebo optický disk je povinné uchovávať v samostatnom primárnom obale (najlepšie vo forme tvrdej škatule).

Vymazanie súborov vytvorených v dôsledku skenovania a predložených v digitalizačnom programe (v projekte) z pamäte skenovacieho zariadenia a pracovného počítača pred nahrávaním

Technické požiadavky na vytváranie elektronických kópií s použitím digitálneho fotoaparátu v zásade sa nelíši od požiadaviek na vytváranie kmeňových kópií pomocou skenerov.

Je však potrebné zdôrazniť, že digitálna fotografia by sa mala vykonávať s najvyšším možným rozlíšením kamery (najmenej 150 DPI), vo farebnom režime (vyššie uvedené výnimky) a pri použití testovacích objektov.

Aby predstavovali skutočné fyzické rozmery pôvodného dokumentu, musia sa vedľa neho umiestniť pravítka.

Pri digitalizácii dokumentov pomocou digitálneho fotoaparátu sa automaticky zadávajú hlavičky obrázkov. Po prenose snímok z pamäťovej karty na pevný disk počítača je potrebné v grafickom editore uviesť hlavičky digitalizovaných dokumentov do súladu s číslami originálnych listov. Zároveň je neprijateľné akékoľvek iné grafické spracovanie obrazu.

Odstraňovanie snímok vytvorených v dôsledku digitálnej fotofixácie a predložených na pamäťovej karte fotoaparátu pred nahrávaním prijaté súbory na vstavanom úložnom médiu a následná replikácia na externé úložné médium nie sú kategoricky prípustné!

2.15. Kontrola kvality elektronických kópií

V súčasnosti neexistujú žiadne vyvinuté a testované metódy automatizovanej kontroly kvality vytvorených elektronických kópií, preto je vhodné použiť kombináciu metód vizuálnej kontroly uvedených nižšie:

prezeranie listov a porovnávanie originálnych dokumentov s elektronickými kópiami;

kontrola súladu počtu elektronických súborov s počtom listov, kontrola postupnosti listov;

kontrola dostupnosti elektronických kópií otáčok listov dokumentov;

analýza kvality obrazu na obrazovke monitora s rozlíšením 1280 x 1024 pixelov vrátane reprodukcie farieb, ostrosti, kontrastu;

kontrola čitateľnosti dokumentu pri mierke 200%;

odhad hustoty obrazu;

analýza kvality tlače vybraných grafických obrazov vytvorených na tlačiarni s rozlíšením 600 dpi.

Kontrola kvality elektronických kópií by sa mala vykonávať opakovane v rôznych fázach vytvorenia EFP-1:

Výsledky každej fázy kontroly kvality elektronických kópií by sa mali zdokumentovať a odraziť v protokole (aktu) o kontrole (dodatok č. 7, 8, 9 10). V prípade, že sa zistí, že elektronická kópia je v ktorejkoľvek fáze chybná, informácie o nej sa zaznamenajú do protokolu (aktu) zodpovedajúcej fázy, ktorý sa skontroluje protokolom (aktom) kontroly predchádzajúcej fázy a je základom pre opakovaný postup práce s elektronickou kópiou.

Kvalitu elektronických kópií je možné kontrolovať pomocou:

V takom prípade sa v protokoloch (akty o overení) uvádza osobitná poznámka o tom, ktorý softvér sa použil a aké sú výsledky vyhodnotenia kvality elektronickej kópie vyhotovenej pomocou tohto softvérového produktu.

Pre každý súbor by sa mala vykonávať kontrola kvality elektronických kópií. Technika selektívnej kontroly je vo výnimočných prípadoch prípustná na rovnakých typoch (hromadných) zdrojoch.

2.16. Označovanie elektronických kópií

Každý elektronický súbor hlavnej kópie musí mať jedinečné meno na označenie šifry. Cieľom vývoja a implementácie jednotného označovania elektronických kópií je:

jednoznačná identifikácia elektronickej kópie;

možnosť korelácie základnej kópie s originálnym archívnym dokumentom;

možnosť usporiadania elektronických kópií listov každého digitalizovaného prípadu v adresárovej štruktúre vo vzostupnom poradí podľa čísel listov, aby sa uľahčilo prehľadávanie listov.

Základným princípom, ktorý sa musí dodržiavať pri označovaní elektronických kópií, je zahrnutie všetkých prvkov archívneho kódu dokumentu do štruktúry názvu súboru. Nasleduje príklad označenia elektronickej kópie archívneho dokumentu (archívny šifrovací systém storočí XX-XXI).

Ak sa archívne šifry dokumentov vytvárajú iným spôsobom (čo je typické pre účtovné záznamy 19. - začiatku 20. storočia), mal by sa vyvinúť a implementovať systém označovania elektronických kópií, ktorý plne reprodukuje túto schému.

Názvy súborov by tradične mali obsahovať hlavné údaje vyhľadávania v archívnom dokumente oddelené znakom „_“ (podčiarkovník), ktorý obsahuje skratku názvu archívu (alebo indexu archívu v automatizovanom systéme), skladové číslo, skladové číslo, číslo skladovacej jednotky (prípad), číslo hárok, predná strana alebo zadný kód (1 - predná strana; 2 - zadná strana), režim skenovania (farebne - pre farbu; s - pre odtiene šedej), rozšírenie úložiska (formát).

Ako dodatok k tejto schéme môže označenie obsahovať aj:

Index písmena P fondu

272 - číslo fondu

3 - inventárne číslo

a - list s inventárnym číslom

8 - číslo hárku

1 - kód prednej strany alebo obratu

režim farebného skenovania

tiff je formát.

Ak je súborom obrázok hárkov úložnej jednotky digitalizovaných v nátierke, bude názov súboru vyzerať takto:

Príklad: 01_P272_3a_964_8_2_9_1_ farebný TIFF

Index písmena P fondu

272 - číslo fondu

3 - inventárne číslo

a - list s inventárnym číslom

964 - číslo úložnej jednotky (puzdro)

8 - číslo hárku

2 - kód obratu

9 - číslo hárku

1 - predný bočný kód

režim farebného skenovania

tiff je formát.

Na označovanie elektronických kópií dokumentov o zbierke (organizácia mimo skladu) sa navrhuje táto schéma označovania:

Príklad: 01_photo_3a_964_8_1_ts.TIFF, kde

Foto - názov zbierky;

3 - inventárne číslo

a - list s inventárnym číslom

964 - číslo úložnej jednotky (puzdro)

8 - číslo dokumentu

1 (2) - kód prednej strany (obrat)

režim farebného skenovania

tiff je formát.

Zásada označovania by sa mala zjednotiť pre celú škálu digitalizovaných dokumentov.

Postup označovania súborov elektronických kópií všetkými podpismi sa vykonáva v manuálny módktorý spomaľuje proces vytvárania elektronických kópií, ale v prípade potreby umožňuje organizovať ukladanie elektronických polí grafických obrazov oddelených od elektronických účtovných systémov.

Sú označené aj histogramové súbory (ak sú potrebné), ale v polohe „režim skenovania“ je nastavená „gr“.

2.17. Štruktúra adresárov na vložených úložných médiách
(uloženie elektronických kópií)

Organizácia ukladania elektronických kópií na zabudovaných pamäťových médiách (server, systém na uchovávanie údajov, elektronická knižnica, pole RAID) musí byť v súlade so zásadami hierarchického účtovníctva a opisu archívnych dokumentov a musí pozostávať zo súboru podpriečinkov:

Zložka: Č. Fondu

Zložka: Zoznam č.

Zložka: Číslo úložnej jednotky

Priečinok: Číslo hárku (rozsah hárkov) dokumentu

Priečinok: farebný (farebná elektronická kópia)

Priečinok: Stupne šedej (v prípade potreby elektronická kópia vyhotovená v „odtieňoch šedej“)

Súbory vzostupne

Zložka: (ak je to potrebné) súbory histogramu pre jednotlivé elektronické kópie

Súbory vzostupne.

2.18. Ukladanie elektronických kópií na vložené médiá

Elektronické kópie musia byť uložené na serveri / systéme na ukladanie údajov / v elektronickej knižnici s povinnou tvorbou polí RAID používaných na zabránenie strate informácií a zvýšenie spoľahlivosti ukladania údajov.

Štruktúra ukladania digitálnych informácií do poľa RAID sa musí úplne zhodovať s hlavným úložiskom na serveri / v úložnom systéme / v elektronickej knižnici.

V tomto prípade sú obe elektronické kópie (na serveri v úložnom systéme / v elektronickej knižnici a v poli RAID) nedotknuteľné, prístup k nim je čo najmenší.

Replikácia vzorových kópií na server a pole RAID sa vykonáva zákonom (príloha č. 11).

2.19. Nahrávanie elektronických kópií na externé pamäťové médium

Po dokončení tvorby elektronických kópií a ich umiestnení v príslušnej časti katalógu na zabudované médiá a do poľa RAID je potrebné replikovať elektronické kópie na externé pamäťové médiá, ktoré budú kontrolnou kópiou originálov a mali by byť uložené v inej časti archívu ( oddelenie bezpečnosti dokumentov).

Proces replikácie je aktivovaný (Príloha č. 11-a).

Zároveň sa na základe právnych predpisov vedie Denník replikácie elektronických kópií (vzorov) (príloha č. 12).

2.20. Tvorba a označovanie pracovných elektronických kópií

Aby bolo možné aktívne vytvárať vytvorené elektronické kópie, je potrebné vytvoriť pracovnú kópiu elektronických kópií, aby sa vytvorili kópie druhej a nasledujúcich generácií.

Na tento účel sa elektronické kópie znova replikujú na inú skupinu externých pamäťových médií, čo bolo potvrdené vypracovaním zákona (príloha č. 11-a. Formulár sa zhoduje s formou zákona o replikácii elektronických kópií na externom nosiči).

Zároveň sa na základe zákonov vedie Denník replikácie elektronických pracovných kópií (forma časopisu sa zhoduje s podobou Vestníka replikácie elektronických kópií (príloha č. 12)).

Pracovné kópie elektronických kópií sa vyrábajú z originálov vyhotovených s maximálnym rozlíšením a ukladajú sa vo formáte * tiff.

Elektronické kópie na CD alebo optické disky sa replikujú, čo vylučuje možnosť následného opätovného zaznamenávania informácií na tieto elektronické médiá.

Tabuľka č. 2

Hlavné parametre procesu vytvárania pracovných elektronických kópií archívnych dokumentov

Médiá / formát		Rozlíšenie (DPI)	Zobraziť režim		Formáty kompresie
		Pracovná kópia
				odtiene sivej
Papier (pergamen) do polovice XIX. storočia.			Požadovaný	Ak je to nevyhnutné	Požadovaný
			Požadovaný	Ak je to nevyhnutné	Požadovaný
			Požadovaný	Ak je to nevyhnutné	Požadovaný
			Požadovaný	Ak je to nevyhnutné	Požadovaný
Štandardný papier			Požadovaný	Ak je to nevyhnutné	Požadovaný
			Požadovaný	Ak je to nevyhnutné	Požadovaný
			Požadovaný	Ak je to nevyhnutné	Požadovaný
			Požadovaný	Ak je to nevyhnutné	Požadovaný
Tenký papier / pauzovací papier			Požadovaný	Ak je to nevyhnutné	Požadovaný
			Požadovaný	Ak je to nevyhnutné	Požadovaný
			Požadovaný	Ak je to nevyhnutné	Požadovaný
			Požadovaný	Ak je to nevyhnutné	Požadovaný
Fotografický papier			Požadovaný	Ak je to nevyhnutné	Požadovaný
			Požadovaný	Ak je to nevyhnutné	Požadovaný
			Požadovaný	Ak je to nevyhnutné	Požadovaný
			Požadovaný	Ak je to nevyhnutné	Požadovaný
			Požadovaný	Ak je to nevyhnutné	Požadovaný
			Požadovaný	Ak je to nevyhnutné	Požadovaný
			Požadovaný	Ak je to nevyhnutné	Požadovaný
			Požadovaný	Ak je to nevyhnutné	Požadovaný

Ak neskôr v procese aktívneho používania pracovnej kópie bude potrebné ju nahradiť, potom je možné vytvoriť novú pracovnú kópiu (opakovaná replikácia):

V takom prípade sa vytvorí nový zákon o replikácii, vo Vestníku sa vytvorí nová známka registrácie replikácií elektronických pracovných kópií. V starom zázname sa uvádza poznámka o zničení (uvádza sa odkaz na číslo a dátum zákona o zničení externého informačného média).

Vytvorenej novej pracovnej kópii sa pridelí označenie zničenej kópie (pozri odsek 2.22. Pole „dátum vytvorenia kópie“ je vyplnené aktualizovanými informáciami).

V denníku registrácie pracovných diskov (EFP-2) (pozri odsek 2.24, dodatok č. 17) sa v poli „Poznámka“ zaznamená poznámka o prvej pracovnej kópii o Osvedčení o technickom stave kópie ao Osvedčení o zničení. Novo vytvorená druhá pracovná kópia sa opätovne zaregistruje (odsek 2.24).

Kopírovanie pracovných kópií alebo vytváranie kópií druhej a nasledujúcich generácií z nich v iných častiach archívu a bez dodržania opísaného postupu je neprijateľné.

Externé médium s pracovnými kópiami zaznamenanými na ňom zostáva v štrukturálnej jednotke, ktorá je poverená funkciou vytvárania elektronických kópií archívnych dokumentov na použitie a vytvárania odvodených kópií.

2.21. Zabezpečenie pravosti, spoľahlivosti a integrity elektronických kópií

Podľa GOST 15489-1-2007 je potrebné na zabezpečenie pravosti, spoľahlivosti a celistvosti dokumentov (vrátane elektronických kópií akejkoľvek objednávky) implementovať a dokumentovať postupy na kontrolu vytvárania, úplnosti a nemennosti, prijímania, prenosu, uchovávania a výberu dokumentov a tým sa zaručuje, že tvorcovia dokumentov sú autorizovaní a identifikovaní a že dokumenty sú chránené pred neoprávneným pridaním, vymazaním, zmenou, použitím a utajením (utajením). Z tejto definície vyplýva, že poskytnutie týchto charakteristík elektronických kópií je možné iba v dôsledku vývoja, implementácie a používania systému na správu a správu digitálneho obsahu, v ktorom by sa mali brať do úvahy elektronické kópie dokumentov, ktoré by mali byť sprevádzané a spojené „s metadátami odrážajúcimi operácie, ktoré sa s nimi vykonávajú v obchodný proces “a prísne dodržiavanie príslušných predpisov o správe digitálnych zdrojov.

2.22. Označenie externého úložného média

Pre každého externého informačného nosiča sa vytvorí jeho vlastná informačná vložka. Na prílohách k externým nosičom údajov (CD-R, DVD-R), na ktoré sa replikujú elektronické kópie a pracovné kópie, sa uvedie toto:

Príklad:

GA Ruskej federácie, disk č. 1; 07/22/2012. 523 fl-la, 3,83 GB, EFP-1 - originál; F.R-499, op. 1, d.1-8

názov súboru

názov súboru

Označovanie externých médií pracovných kópií sa vykonáva rovnakým spôsobom a na pozícii „typ disku“ sa uvádza „typ disku (elektronické kópie - pracovná kópia (duplikát))“ “.

Vyplňte formulár - dodatok č. 15.

2.23. Kontrola kvality externého úložného média

Po vypálení optických diskov je potrebné ich otestovať a skontrolovať kvalitu (čitateľnosť):

vizuálna kontrola sa vykonáva súčasne so záznamom disku a zaznamenáva sa do vestníka technického stavu a diagnostiky externých médií (dodatok č. 16);

zlyhania čítania pomocou obslužného programu Scan Disc

- kontrola čitateľnosti informácií zaznamenaných na médiu pomocou softvéru a - technické prostriedky; Posúdenie fyzického stavu uchovávania médií.

Výsledok kontroly je dokumentovaný v akte. (Dodatok č. 13, bod 1.1.)

Takáto kontrola sa musí vykonať v režime bežnej údržby najmenej raz ročne pre všetky dostupné externé (diskové) pamäťové médiá.

2.24. Registrácia médií

Každé externé pamäťové médium musí byť registrované v časopisoch o registrácii externého pamäťového média:

Časopis registrácie externých médií (diskov) s elektronickými kópiami (EFP-1);

Časopis registrácie externých médií (diskov) pracovných kópií (EFP-2).

Žurnál registrácie externých médií (diskov) s kópiami druhej a nasledujúcich generácií (EFP-3).

(Formy všetkých troch časopisov sa od seba mierne líšia. Príloha č. 17)

Registráciu vykonáva zamestnanec štrukturálnej jednotky, ktorý je na konci záznamu každého nového disku poverený funkciou vytvárania elektronických kópií.

Časopisy musia byť zošité, listy sú očíslované, ich počet (listy) sa odráža v certifikačnom liste alebo v certifikáte na konci denníka. Časopisy sú vedené v obrátenom smere.

2.25. Prenos externého úložného média

Zaznamenané externé médiá s elektronickými originálnymi kópiami archívnych dokumentov sa prenášajú do oddelenia uchovávania dokumentov alebo archívnej divízie, ktorá je poverená funkciou ukladania fondu na archívne použitie, podľa osvedčenia o prijatí a prevode kmeňových kópií na uloženie (príloha č. 18), zostaveného v štrukturálnej jednotke , ktorá je poverená funkciou vytvárania elektronických kópií.

Externé médiá sa prijímajú v jednej kópii úložných jednotiek - ovládanieo ktorých sa zaznamenávajú elektronické kópie.

Ak zamestnanec oddelenia ochrany dokumentov alebo archívnej divízie, ktorý zodpovedá za uchovávanie fondu na archívne použitie, prijíma elektronické kópie, zostaví sa vedecký a vyšetrovací prístroj (inventár (príloha č. 19), identifikačný list k inventáru, elektronické mediálne karty) a ďalšie sprievodné informácie, skontrolovala úplnosť výroby elektronických kópií, vizuálneho a technického stavu.

Externé médiá s elektronickými pracovnými kópiami sú uložené v štrukturálnej jednotke, ktorá je zodpovedná za vytváranie elektronických kópií, a používajú sa na vytváranie kópií na rôzne účely.

21.1.2016, Št, 17:51, moskovský čas, Text: Pavel Prytula 3068

Preklad historických dokumentov do elektronickej podoby a tvorba databáz na základe archívnych súpisov je jedným z najťažších typov digitalizácie, ktorý si vyžaduje špeciálne vybavenie, technológie a starostlivú pozornosť k pôvodným dokumentom.

Podobne ako vo všetkých ostatných odvetviach štátnej a komerčnej činnosti, digitalizácia fondov v štátnych a mestských archívoch slúži na riešenie niekoľkých problémov naraz: uvedenie do poriadku, zjednodušenie vyhľadávania dokumentov, zníženie záťaže zamestnancov a času pri spracovaní žiadostí používateľov, uchovávanie starých originálov a prevod na poskytovanie archívnych služieb v elektronickej podobe, vrátane platených služieb.

Na prelome tisícročia sa začali práce na prevode archívnych fondov do elektronickej podoby. Ruské archívy odvtedy digitalizovali stovky tisíc historických dokumentov a súpisov. Stále je to však len malá časť Archívneho fondu Ruskej federácie.

Dva prístupy

1. Ak podmienečne predkladáme prostriedky archívnej inštitúcie vo forme pyramídy, jej hlavným zväzkom budú priamo dokumenty a iba malú časť v hornej časti predstavuje vedecko-referenčný prístroj (inventár), ktorý poskytuje navigáciu cez fondy a vyhľadávanie požadovaných súborov a dokumentov.

Mnoho inštitúcií využíva digitalizáciu na riešenie jednorazových úzkych úloh. Analogicky so zavedením mnohých softvérových produktov pre každú malú úlohu sa táto digitalizácia nazýva „patchwork“. Napríklad v súvislosti s výročím významného jednotlivca pre tému Ruská federácia sa očakáva zvýšenie záujmu výskumných pracovníkov o archívne dokumenty. Archív dostáva finančné prostriedky, prehľadáva tieto prostriedky a prekladá príslušné zásoby do databázového formátu 2-3.

Napríklad v súvislosti s výročím osoby významnej pre tému Ruskej federácie sa očakáva zvýšenie záujmu výskumných pracovníkov o archívne dokumenty. Archív dostáva finančné prostriedky, prehľadáva tieto prostriedky a prekladá príslušné zásoby do databázového formátu 2-3.

Týmto spôsobom je nesystematický prístup, ktorý vám umožňuje podávať správy o práci vykonanej v krátkom časovom období, ale nemá vplyv na celkovú efektívnosť archívu, pretože celkové množstvo dokumentov preložených do elektronickej formy predstavuje zlomok percent z finančných prostriedkov inštitúcií. Mnoho archívov ide týmto spôsobom výlučne kvôli nedostatku finančných prostriedkov. Väčšina však chápe, že je potrebná dlhodobá plánovaná práca.

2. Preto mnohí dosahujú dlhodobé programové rozpočty a riadia sa inou stratégiou, čo je oveľa perspektívnejšie z hľadiska rozvoja archívnych služieb a online služieb. Túto stratégiu podporuje aj Federálna archívna agentúra (Rosarchive).

Prioritou je preklad celého vedeckého a vyšetrovacieho aparátu do elektronickej formy. Týmto spôsobom môžete prejsť k plnohodnotnému automatizovanému účtovaniu finančných prostriedkov vrátane vytvorenia zjednoteného informačné systémy pre regionálne archívy.

Okrem toho existuje možnosť jednoduchého a pohodlného hľadania finančných prostriedkov, čo uľahčuje interné aktivity a umožňuje vám prepnúť na poskytovanie archívnych služieb v elektronickej podobe.

Dokumenty sa skenujú v aktuálnom režime po prijatí žiadostí od používateľov. Na to stačí, aby archív mal aspoň jeden profesionálny skener. Na digitalizácii veľkoobjemových polí, súpisov a najmä cenných dokumentov sa však stále angažujú odborníci z organizácií špecializovaných na skenovanie a spätnú konverziu.

Špecifiká digitalizácie archívnych dokumentov

Pozrime sa bližšie na niektoré funkcie skenovania a indexovania archívnych dokumentov a inventárov. Naproti tomu napríklad z replikovaných kníh je takmer každý dokument v archívoch jedinečný. Obrovskú zodpovednosť nesie prevádzkovateľ skenovania, ktorý musí vidieť osobitný stav dokumentu (rozklad, poškodenie, text opúšťajúci chrbticu, špeciálne šitie atď.) A rýchlo nakonfigurovať zariadenie alebo preniesť dokument na obnovenie.

Jedným z často naskenovaných typov archívnych fondov sú hraničné prieskumy. Toto je štandardný archívny dokument s hrubou chrbticou. Medzi jeho listami sú však prílohy vo formáte až A0. Nemôžete veci šiť, nepoužijete techniku \u200b\u200bpretrvávania. Dodávateľ by mal mať inú triedu vybavenia - veľkoformátové snímače planétového typu (príklad).

Skúsenosti získané pri práci v inštitúcii sú veľmi dôležité. Ako vyplýva z mnohoročnej praxe, častej rekonfigurácie zariadení, potreba monitorovania kvality originálov a prijatých elektronických obrazov v reálnom čase je mimo dosahu začiatočníkov v digitalizácii. Ak takáto spoločnosť zvíťazila v súťaži, existuje veľké riziko, že dôjde k výraznému predĺženiu časového plánu projektu alebo získaniu nekvalitného zdroja (preto je potrebné pri odovzdávaní diela dôkladne skontrolovať pripravené elektronické obrázky).

zariadenie

Vlastnosti dokumentov kladú na zariadenie symetricky vysoké požiadavky. V prípade archívnych dokumentov môžete použiť výlučne bezkontaktnú technológiu skenovania - planétové skenery.

Skener musí mať navyše najvyšší výkon rozlíšenie, reprodukcia farieb a kontrast, pretože existuje veľká prítomnosť nekontrastných, vybledujúcich textov a obrázkov. Aké vybavenie je na trhu planétových snímačov populárne, nájdete v našej recenzii za rok 2014.

Prvý takýto skener vyvinula spoločnosť ELAR v rámci projektu digitalizácie 350 fondu „Revízne príbehy a priznania“ ruského štátneho archívu antických zákonov. Aby bolo možné skenovať ošúchané originály do výšky 50 cm a hmotnosti do 50 kg, je skener vybavený motorizovanou kolískou. Bezpečnú úroveň tlaku proti sklu ovláda niekoľko snímačov.

Špeciálna štruktúra, hrúbka, váha archívnych dokumentov niekedy vedie k potrebe vyvinúť špeciálne vybavenie. Vo väčšine štátnych archívov sú teda medzi požadovanými genealogickými fondmi prípady s hrúbkou viac ako 30 cm a hmotnosťou do 60 kg: napríklad sčítavacie materiály (knihy sčítania), dokumenty cirkevných farností o narodení atď. neskenované kvôli nedostatku vybavenia. Vhodné skenery sa objavili na trhu až na konci roku 2013, dnes však získali popularitu.

indexovanie

Ak chcete viesť záznamy a mať možnosť vyhľadávať dokumenty, je potrebné ich indexovať - \u200b\u200bvyplniť karty v AIS. Väčšina archívnych dokumentov a súpisov sa vyrába ručne alebo pomocou písacieho stroja, to znamená, že nie sú prístupné vysokokvalitnému rozpoznávaniu softvéru. Vyžaduje sa manuálna spätná konverzia.

Opäť existujú ďalšie požiadavky na výkonného umelca. Po prvé, musí mať dostatočný počet zamestnancov na dokončenie práce načas. Na najambicióznejších digitalizačných projektoch archívnych fondov sa dnes zúčastnilo až 700 operátorov indexovania. Udržiavanie takéhoto stáleho personálu je nerentabilné, a preto veľké a skúsené spoločnosti špeciálne pre veľké regionálne archívne projekty často priťahujú miestne obyvateľstvo. Po prvýkrát bola takáto technológia použitá pri digitalizácii metrických kníh pre projekt „Generácie územia Perm“. Niekoľko stoviek ľudí bolo dočasne zamestnaných prostredníctvom Centra zamestnanosti. A pracovali doma, prostredníctvom špeciálnej aplikácie.

Klasickým príkladom je dátum 37. mája v starom dokumente. Vyškolený a zdravý prevádzkovateľ samozrejme nezadal nesprávne údaje, ale dátum uviedol na susedných listoch metrickej knihy.

Hlavnou otázkou je, ako dosiahnuť 100% kvalitu? Naozaj, v názve, dátumoch, čísla sa nemôžu zamieňať. Záchranný systém prišiel k pevnému systému a technológii. Napríklad metóda dvojitého zadania, keď informácie vstúpia do databázy až po tom istom zadaní dvoma operátormi.

Problém mŕtvych jazykov a pravopisu však stále pretrváva. Pri spätnej konverzii takýchto dokumentov sa dostanú do popredia skúsenosti vodcov indexačných skupín, ktorí často musia riešiť zložité neštandardné úlohy.

popisy

A teraz o hlavnej veci. Ako už bolo uvedené na začiatku článku, sľubnou stratégiou digitalizácie archívnych fondov je prevod úplného NSA na elektronickú formu. Toto je najťažšia práca. Metodické odporúčania Federálneho archívu stanovili pravidlá pre vedenie databáz archívnych záznamov. Inventár sa preto musí indexovať na širokom spektre polí.

Zohľadňuje sa zložitosť digitalizácie archívnych zásob, a to aj v časti 44-ФЗ „O zmluvnom systéme“. Podľa časti 2 čl. 56 zákona „poskytovanie služieb súvisiacich s potrebou prístupu dodávateľov, výkonných umelcov k registračným databázam múzeí, archívov, knižníc“ je základom súťaže s obmedzenou účasťou (účasť je obmedzená výsledkami predkvalifikácie). To znamená, až keď žiadateľ potvrdil svoje kompetencie a skúsenosti s realizáciou podobných projektov.

Súpisy, ako napríklad dokumenty, môžu byť omšelé a písané v jednom z mŕtvych jazykov. Zásoby môžu mať veľmi zložitú štruktúru a môžu obsahovať. Formát zásob sa líši pre bežnú a vedeckú a technickú dokumentáciu, ako aj pre objekty neobchodného účtovníctva. Vygenerovaná databáza musí byť vložená do softvérového balíka „Archivačný fond“ atď.

Bez hlbokého porozumenia procesov archivácie, znalosti regulačného a metodického rámca nebude fungovať kvalitný preklad NBÚ do elektronickej podoby. Preto je nevyhnutné dôverovať digitalizácii iba dôveryhodným spoločnostiam, ktoré v praxi preukázali svoju schopnosť spracúvať archívne zbierky. A rozpočet môžete odhadnúť objednaním.

V súčasnosti sa čoraz viac pozornosti venuje otázkam bezpečnosti. kultúrne vlastníctvo, V tomto ohľade potvrďte vládne programy, v rámci ktorého, podľa zámeru ich tvorcov, využívanie nových technológií, inovatívnych prístupov, ako aj medzinárodné skúsenosti zabezpečia zachovanie kultúrneho dedičstva a historicky významných dokumentov. Preto dnes ruské archívy prekladajú papierové dokumenty do elektronickej podoby. O tom, čo slúžilo ako začiatok tejto rozsiahlej práce, akým problémom sa stretávajú archivári a ako riešia otázky uchovávania digitalizovaných dokumentov, zástupca vedúceho Federálnej archívnej agentúry (Rosarchive) Oleg Naumov povedal korešpondent PC Week / RE Olga Zvonareva.

PC Week: Povedzte nám, ako sa začal proces digitalizácie archívnych dokumentov, aké sú vlastnosti tejto práce?

Oleg Naumov: Úloha hromadného prenosu archívnych dokumentov do elektronickej podoby bola stanovená v programe „Informačná spoločnosť (2011 - 2020)“. Nie je to ľahká úloha. Digitalizácia dokumentov je navyše jedna vec a digitalizácia vedeckého referenčného prístroja (NSA), bez ktorej nie je možné nájsť správny dokument, je ďalšia. Preto, keď bolo pred dvoma rokmi možné riadne financovať prácu v rámci federálneho cieľového programu „Kultúra Ruska 2012 - 2018“, začali v prvom rade vytvárať NSA v elektronickej podobe, ktorá umožňuje efektívne vyhľadávanie dokumentov.

PC Week: Aký softvér sa používa na tento účel?

HE.: Dlho pred prijatím programu „Informačná spoločnosť“ začal Rosarchive vyvíjať všetok ruský štandardizovaný softvér na organizovanie účtovníctva dokumentov - softvérový balík „Archivačný fond“. Vlastnícky systém Ruská federácia, realizované na úrovni federálnych, regionálnych a mestských archívov. Jeho použitím bol vytvorený centrálny katalóg zásob dostupný na portáli Archív Ruska. Pôvodne bol „archívny fond“ vytvorený ako účtovný aparát, ale potom ho začali používať ako vyhľadávací nástroj. Mnoho archívov teraz používa špecializované vyhľadávacie nástroje.

PC Week: Ktorý archív bol základom digitalizácie inventára?

HE.: Prvou osobou, ktorá digitalizovala všetky naše zásoby, a to výlučne z dôvodu, bol Ruský štátny historický archív v Petrohrade. Keď sa objavila otázka jeho pohybu, zásoby sa prehľadali a ich elektronické obrázky sa použili vo všetkých fázach pohybu, to znamená v každej škatuli, každý prípad sa sledoval.

Bola to dobrá skúsenosť, ale z hľadiska rozvoja informačných technológií to nebolo veľmi úspešné. Aj keď bolo možné sa s nimi zoznámiť v čitárni a online, zbierka grafických obrazov neumožňuje automatické vyhľadávanie. Tam, kde používateľom poskytuje veľké pohodlie zásoby preložené do databázového formátu, s možnosťou jednoduchého a pokročilého vyhľadávania. Rosarchive začal tieto diela aktívne financovať. K dnešnému dňu sa vyrobilo asi 20 - 30% súpisov federálnych archívov.

PC Week: S akými ťažkosťami sa archívy stretávajú pri digitalizácii dokumentov?

HE. Prvým problémom je samotný objem. Celkový objem Archívneho fondu Ruskej federácie je 494 miliónov prípadov, z čoho 9% je vo federálnych archívoch.

Najťažšie je však určiť, ktoré dokumenty by sa mali digitalizovať. Najjednoduchšia odpoveď je najžiadanejšia. A ako určiť tento význam? Dnes je požadovaná jedna vec, zajtra ďalšia. A v sovietskych časoch bol predstavený koncept obzvlášť cenných archívnych fondov a dokumentov. Vytvorili poisťovací fond pre mikrofilmy a fond použitia. V súčasnosti sa však tieto dokumenty prakticky nevyžadujú. To znamená, že kritériá pre hodnotu a relevantnosť dokumentov sovietskej éry v súčasnosti nefungujú vôbec. Dopyt sa neustále mení. Je takmer nemožné s istotou určiť, ktoré dokumenty budú najviac požadované.

Dôležitá je aj technická stránka problému. Napríklad, existoval obrovský dopyt po zostavení vašich rodokmenov. Podnikanie je dobré a nevyhnutné. Začali aktívne objednávať tieto veci: metrické knihy, revízne príbehy. Ale nie sú absolútne prispôsobené na takéto hromadné použitie. Skenujte ich ako najobľúbenejšie - nezmysly. Z knihy s hrúbkou 80 cm potrebuje človek iba jednu stránku. Aby ste uspokojili túto požiadavku, musíte naskenovať celých tisíc strán. Áno, a zase. Na druhej strane, ak tieto dokumenty naskenujete, originály sú stiahnuté z obehu a je zaručená ich fyzická bezpečnosť. Všetky sú jedinečné. A čo je najdôležitejšie, nešťastní opatrovníci (medzi ktorými je mnoho žien) nebudú nosiť všetky tieto tony papierov vo svojich rukách.

Tu však stojíme proti forme poskytovania informácií. Koniec koncov, pre používateľa bolo oveľa zaujímavejšie získať nie obrázok, ale dešifrovanie a databázu. A rozsah týchto dokumentov je obrovský. Iba v RGADA vo fonde 350 „Landratové knihy a knihy o revíziách“ - viac ako päť tisíc prípadov, približne 3 milióny strán. Koľko ľudí musí byť priťahovaných? V Perme našli dobrý spôsob: pritiahli finančné prostriedky, ktoré boli pridelené na zabezpečenie pracovných miest. Prácu robili ľudia doma. Úspešne sa vyriešil problém nezamestnanosti. A nakoniec sa im podarilo urobiť to, čo nikto iný v Rusku nemohol podľa môjho názoru urobiť.

Skúsenosti so skenovaním vo federálnych archívoch nám umožňujú vyvodiť dva závery. Po prvé, vytvorenie elektronického fondu použitia bez vytvorenia NSA je neproduktívna úloha. Ukázalo sa, že existuje veľa skenov, kde nie je možné nájsť tú správnu. Po druhé, je vhodné podrobiť dokončené skenovanie, najmä hromadné, komplexy - fondy alebo zásoby. Zároveň by sa mali kontrolovať prípady ako celok, aby sa predišlo konfliktom v prípade chýb v číslovaní. IN individuálne prípady, z dôvodu jedinečnosti a významu dokumentov, bez ohľadu na to, či sa na zadnej strane hárku nachádza nejaký text, musíte hárok digitalizovať vrátane obratu. Potom otázka, že sme niečo mohli ukryť, zmizne.

Vyskytol sa problém s výberom vybavenia. Niekde potrebujete jednoduchý skener, niekde by to malo byť zložitejšie. Napríklad na digitalizáciu kníh Landrat bola špeciálne objednaná „hlboká kolíska“. V opačnom prípade nekopírujte, pretože hrúbka chrbtice niektorých kníh dosahuje 80 cm.

PC Week: Aký je hlavný účel digitalizácie v súčasnosti?

HE. Sú tri. Prvým je rozšírenie a uľahčenie prístupu k dokumentom Archívneho fondu. Druhým je uchovávanie originálov ich vyňatím z obehu a poskytnutím prístupu k elektronickému fondu použitia. Tretím je zjednodušenie poskytovania verejných služieb. V súčasnosti existuje veľa individuálnych žiadostí občanov o dokumenty týkajúce sa personálu. Archívy ich tiež začínajú digitalizovať a na prípravu odpovedí používajú elektronické kópie, čo výrazne urýchľuje prácu.

PC Week: Ako archivujú digitalizované dokumenty?

HE. Tento proces pokračuje rôznymi spôsobmi: niekde to robia sami, používajú improvizované nástroje alebo získavajú rôzne techniky. Druhým spôsobom je zapojiť organizácie tretích strán. Na hlavnú otázku však ešte neexistuje jednoznačná odpoveď: na čo sa usilujeme digitalizáciou dokumentov?

PC týždeň: A nikto sa ich nepýta?

HE. Prečo sa všetci pýtajú. Ale ako nájsť jedinú správnu odpoveď? Výhoda použitia digitalizovaných dokumentov je samozrejme zrejmá. Toto a zabezpečenie bezpečnosti a vzdialeného prístupu a ľahkého poskytovania informácií a ľahkého vytvárania kópií - celá škála výhod. Ďalšia vec, ako to dosiahnuť? Tu ste, choďte na web a zistite, že potrebné dokumenty sú uložené. Povedzme v Perm. Navštívili sme stránku pomocou odkazu, našli sme zoznam prípadov. Existuje prípad záujmu. A ako to dosiahnuť? Ak je už digitalizovaná. A ak nie? Chcete ísť do archívu sami a objednať originály? Alebo by mal archív digitalizovať všetky prípady? Ale to nie je možné. V skutočnosti teda zostáva len jedna možnosť. Vytvorenie možnosti rýchleho vyhotovenia elektronických kópií na požiadanie používateľa v každom archíve. Okrem toho nemusí ísť nevyhnutne o vlastnú jednotku. Môže to byť outsourcing. Takáto služba by sa však mala poskytnúť okamžite. Ako však ukazujú skúsenosti, má zmysel vytvárať tieto kópie iba vtedy, keď už existuje elektronický systém, ktorý umožní umiestňovať tieto materiály kvalitným a štruktúrovaným spôsobom. Potom to bude fungovať. Keď to urobíme a či to dokážeme, aby som bol úprimný, neviem.

PC týždeň: Pravdepodobne sa pred prijatím programu informačnej spoločnosti v roku 2010 už uskutočnili digitalizačné práce?

HE. Áno. Boli tam samostatné projekty. Napríklad elektronický archív Comintern alebo zbierka dokumentov SVAG. Spravidla sa realizovali spoločne so zahraničnými partnermi. Vlastné zdroje na ich implementáciu nestačili. Nebolo to ľahké. Vyskytli sa technické, metodologické, organizačné a technologické ťažkosti. Ale nazhromaždené skúsenosti. A teraz je veľmi užitočný.

PC Week: To znamená, že po schválení programu začali určovať, aké by mali byť hlavné kritériá digitalizácie dokumentov?

HE. Tento program, povedzme, umožnil archivárom upozorniť úrady na skutočnosť, že existuje problém a je potrebné ho vyriešiť. Pripraviť a schváliť digitalizačné programy. A na to prilákať finančné prostriedky. Dnes však neexistuje jediné univerzálne kritérium. Je ťažké určiť jednotný prístup pre všetkých, pretože archívy uchovávajú úplne inú dokumentáciu.

PC Week: To znamená, že každý archív sám určil kritériá sám?

HE. V skutočnosti áno. V zásade sú to štyri kritériá, ktoré sú všeobecne akceptované, ale nehovorím, že sú najsprávnejšie. To je požiadavka na dokumenty, zaistenie bezpečnosti, uľahčenie práce zamestnancov archívu, zlepšenie podmienok služieb pre používateľov. Plus, zrýchlenie práce. Ak mám na svojej stránke elektronický NSA, používateľ príde do archívu pripraveného prezeraním inventára na internete. Ak už boli požadované dokumenty digitalizované, má ich možnosť prezrieť na svojom počítači bez toho, aby šiel do archívu alebo bezodkladne v čitárni.

PC Week: Ukazuje sa, že každý archív si musí sám určiť, čo má digitalizovať?

HE. To je správne. Malo by ísť o výlučne individuálny program každého archívu. Nemôžete si ho vyrobiť. Závisí to od mnohých faktorov: od finančných možností, od stupňa vývoja a implementácie IT technológií, od konkrétneho dopytu. Preto má niekto veľmi veľký dopyt po zamestnancoch a je potrebné uspokojiť potreby občanov. Aj keď z hľadiska archivácie nejde o trvalé dokumenty, ale o dočasné uchovávanie 75 rokov. To však uľahčuje prácu a pomáha ľuďom, pretože človek nečaká mesiac na odpoveď na žiadosť, ale do dvoch dní dostane informácie, ktoré potrebuje. Takže musíte investovať do tohto úsilia a peňazí.

PC týždeň: Pri určovaní priorít dokumentov, ktoré podliehajú digitalizácii, koordinujú ich archívy s federálnymi archívmi?

HE. Ak hovoríme o regionálnych archívoch, potom nie. Toto je záležitosť každého archívu. Posielajú nám svoje programy automatizácie, digitalizáciu. Spoznávame ich a poradíme. Podľa našich najlepších schopností im prideľujeme prostriedky na federálny cieľový program. Ďalšou vecou sú federálne archívy. Tu má rozhodujúci význam postavenie Rosarchive. Neexistuje však univerzálne kritérium. Na uspokojenie neustále rastúceho dopytu po genealogických informáciách pridelil Rosarchive vyše 40 miliónov rubľov. na preklad do krajinských kníh uložených v RGADA do elektronickej podoby. V reakcii na stály záujem spoločnosti o históriu našej krajiny v nedávnej minulosti bola v júni tohto roku spustená stránka „Dokumenty sovietskej éry“, ktorá obsahuje obrázky dokumentov z osobného fondu JV Stalina a politbyra Ústredného výboru. Internetové projekty boli pripravené k 1150. výročiu ruskej štátnosti, k 400. výročiu ukončenia obdobia problémov, 200. výročia Druhá svetová vojna 1812 rokov. Prirodzene tam boli zasielané obrázky najdôležitejších a vyhľadávaných dokumentov.

PC Week: Takže teraz v čitárni archívu budú vydané iba elektronické kópie, nie originálne dokumenty?

HE. V ideálnom prípade potrebujete osobu, ktorá nájde dokument, ktorý hľadáte na webe, objednáte prípad a dostane naskenované dokumenty. A skript zostáva nedotknutý. Existujú však prípady, keď potrebujete vidieť originál. Napríklad, bez ohľadu na to, aká dobrá môže byť technika, nebude prenášať vodoznaky. A na nich môžete nastaviť dátum dokumentu. Takéto prípady sú však jeden z tisícov.

PC Week: Ukazuje sa, že archív bol poskytnutý používateľovi verejná služba, ale po uložení digitalizovanej kópie dokumentu?

HE. Toto je samozrejme výhoda skenovania. Predtým tam boli mikrofilmy, kopírovanie, písanie na stroji. A archivár im dal kópie a dal ich používateľovi. To znamená, že nemal kópiu dokumentu. V prípade digitalizácie zostáva kópia. Ale miesto skladovania by malo byť jasne definované. A ak bude následne podaná druhá žiadosť, nebude potrebné uvádzať prípad. S takouto prácou je potrebné získať skúsenosti.

PC Week: Ako sa určuje načasovanie digitalizácie polí dokumentov?

HE. Načasovanie závisí od troch dôvodov: od technických a finančných možností a od stavu dokumentov. Existujú dokumenty, ktoré sú zošité takým spôsobom, že ani najmodernejším technológiám sa text nepodarí získať. To znamená, že budú musieť byť vyšívané, čo sa dokumentom ani archivárom skutočne nepáči. Scan. Potom šite späť. Zaberie to čas. Časovanie tiež závisí od množstva prípadov, od počtu hárkov v nich. Nie je také ťažké skenovať stoh papierov štandardného formátu, ale karta 3x8 m je už náročnejšia. Podľa účtovných dokladov ide o jeden list. Naskenuje sa však iba po častiach. A potom v softvéri musíte všetko „spojiť“, prispôsobiť ho a sledovať, ako tento dokument vyzerá.

PC Week: Ako pokračuje práca na implementácii 89. odseku federálneho cieľového programu „Kultúra Ruska (2012 - 2018): tvorba archívnych elektronických zdrojov a ich poskytovanie na internete“?

HE. V rámci vykonávania tohto odseku sa uskutočňuje digitalizácia súpisov. Vykonáva sa aj digitalizácia dokumentov vrátane Landratických kníh. Okrem toho sa snažíme pomáhať regiónom: približne päť až šesť regiónov ročne, do tohto programu zaradíme a pridelíme 10 až 15 miliónov rubľov. Vytvárame online výstavy atď. Celkovo sa ročne na realizáciu prác v rámci tohto programu vyčlení 67 miliónov.

PC týždeň: Rozdelenie prostriedkov závisí od stupňa dôležitosti a dôležitosti dokumentov?

HE. Áno. Archívy predkladajú žiadosti v určitej forme na účasť, tieto žiadosti posudzujeme. Spoločnosti, ktoré sa domnievajú, že ponúkajú zaujímavé veci, predkladajú žiadosti. Zvážime ich, vyberáme zaujímavé perspektívne riešenia, vypracujeme všeobecný plán a obstarávame na konkurenčnom základe. V minulom roku bolo na túto akciu uzavretých 52 vládnych zmlúv. To znamená, že každý týždeň sme podpísali zmluvu.

PC Week: Dotkli ste sa témy už uloženej v archíve, ktorá pochádza z 11. storočia, ale do archívov prichádzajú aj nové papierové dokumenty, čo je obrovské množstvo. Ako s nimi pracuje? Ako sa rieši otázka ich digitalizácie?

HE. Pre nás je dôležitá iba jedna vec: týkajú sa tieto dokumenty zloženia archívneho fondu alebo nie. To znamená, že podliehajú konštantnej trvanlivosti alebo nie. A z hľadiska použitia vôbec nezáleží na tom, či ide o dokumenty storočia XI alebo XXI. V tomto ohľade sú si rovní. Ďalšia vec je, že pre dokumenty z XI storočia máme samozrejme poistný fond a fond použitia. A tieto jedinečné dokumenty sa vydávajú zriedka po ruke. K dispozícii je špeciálna Štátny register jedinečné dokumenty Ruskej federácie, ktoré sú zverejnené na webových stránkach Federálneho archívu a obsahujú ich opisy a elektronické obrázky.

PC Week: V tomto ohľade je ľahšie prijímať dokumenty na preklad do elektronického formátu? Napríklad nadobudli účinnosť zmeny právnych predpisov týkajúcich sa personálnej dokumentácie a archívy ich pravdepodobne môžu prijať elektronicky?

HE. Myslím že áno. Štátne archívy však nemajú zmysel akceptovať moderné dokumenty z hľadiska personálu č. Za čo? Vypočítajte si svoj dôchodok? existuje Dôchodkový fondktorý má špecializovanú registráciu občanov od roku 2000.

PC Week: Takže archívy neakceptujú dokumentáciu uloženú 75 rokov?

HE. Nie, máme to uložené od staroveku. A teraz aktívne rokujeme s rovnakým dôchodkovým fondom, aby sa toto obdobie pre papierové dokumenty skrátilo z 75 na 15 rokov. Dôchodkový fond sa však obáva, že sa jeho elektronický systém môže zrútiť.

A tie dokumenty, ktoré k nám nakoniec prídu elektronicky, sú veľmi veľký a úplne samostatný problém. Ide o záležitosti týkajúce sa správy elektronických dokumentov, elektronických dokumentov. Samostatný problém je spôsob, ako ich vziať, ako ich uložiť.

PC týždeň: Stále nie sú takéto dokumenty doručené?

HE. Nie, prichádzajú. GARF akceptovala materiály na elektronické sčítanie a poľnohospodárske sčítanie. Ďalšia vec je, že tieto sčítania ľudu existujú iba v elektronickej podobe. Kancelárske dokumenty však zatiaľ nie sú hromadne prijímané. Existuje pomerne málo nevyriešených problémov.

PC Week: A čo dokumenty likvidovaných organizácií? Sú akceptované na uskladnenie?

HE. Akceptujeme. Je pravda, že v prípade bankrotu a likvidácie spoločnosti sú správcovia konkurzov povinní nájsť peniaze na popis dokumentov likvidovaných organizácií, ale nie vždy ich nájdu.

PC Week: Existuje 15 federálnych archívov pod vedením Rosarchive. Sú regionálne archívy v súčasnosti mimo kontroly vašej kancelárie?

HE. Áno, neexistuje žiadna priama kontrola nad nimi. Poslúchajú výkonné orgány subjekty federácie. Niekde to sú nezávislé archívne služby. Niekde sú rovnako ako my súčasťou ministerstiev kultúry. Niekde - ministerstvu spravodlivosti alebo priamo do kancelárie guvernéra. Vertikálna moc, ktorá však existovala v Sovietskom zväze a existovala do roku 2004, už bohužiaľ už neexistuje. Pri zachovaní metodologickej jednoty. Ako môžeme pomôcť regionálnym archívom. Zástupcovia Federálneho archívu sa zúčastňujú na výročných vedeckých a metodických radách konaných v každom spolkovom okrese. Raz ročne sa koná archívna rada, na ktorej sa zhromažďujú archivári z celej krajiny. To znamená, že spojenia zostávajú. Žartujeme, že archivár je také povolanie, v ktorom sa v meste ocitnete bez peňazí a vecí, prídete ku kolegom archivárom a oni vás prijmú, nakŕmia a pošlú domov. Existuje také bratstvo, ktoré v skutočnosti nie je charakteristické pre žiadne iné povolanie.

PC Week: Ďakujem za rozhovor.