Pravila pisarniškega dela v občinskih izvršnih organih. Uradna pravila v zveznih izvršnih organih: kaj se spreminja? V

VLADA RUSKE FEDERACIJE

RESOLUCIJA

O odobritvi Pravilnika za pisarniško delo v zveznih organih izvršna oblast

Dokument z opravljenimi spremembami:
(Ruski časopis, Št. 207, 16.09.2011);
(Uradni spletni portal pravne informacije www.pravo.gov.ru, 28.04.2016, N 0001201604280021).
____________________________________________________________________

V skladu s 11. členom zveznega zakona "o informacijah, informacijskih tehnologijah in varstvu informacij" vlada Ruska federacija

odloči:

1. Odobriti priloženi pravilnik pisarniškega dela v zveznih izvršnih organih.

2. Izrecno določi klavzulo 11.1 vzorčnega pravilnika o medsebojnem delovanju zveznih izvršnih organov, ki je bil potrjen z odredbo vlade Ruske federacije z dne 19. januarja 2005 št. v naslednji izdaji:

"11.1 Pisarniško delo v zveznih izvršnih organih se izvaja v skladu s Pravili pisarniškega dela v zveznih izvršnih organih, ki jih je odobrila vlada Ruske federacije z dne 15. junija 2009 N 477. Na podlagi teh pravil zvezni izvršni organi v dogovoru z zveznim izvršnim organom v polje arhiviranja izda navodila za pisarniško delo. "

3. Navedba določb 2.38 in 2.39 vzorca pravilnika za notranjo organizacijo zveznih izvršnih organov, ki je bila odobrena z odredbo vlade Ruske federacije z dne 28. julija 2005 št. 452 (Zbrano zakonodaja Ruske federacije, 2005, N 31, člen 3233), v naslednji izdaji:

"2.38. Pisarniško delo v zveznem izvršnem organu se izvaja v skladu s Pravilnikom pisarniškega dela v zveznih izvršnih organih, ki ga je odobrila vlada Ruske federacije z dne 15. junija 2009 N 477. Na podlagi teh pravil zvezni izvršni organ v soglasju z zveznim izvršnim organom v na področju arhivske zadeve objavlja navodila za pisarniško delo.

Delo s tajnimi dokumenti, šifrskimi telegrami, drugimi dokumenti omejenega dostopa, pa tudi obdelava tajnih in drugih informacij z omejenim dostopom poteka v skladu s posebnimi navodili.

2,39. Organizacijo in vodenje pisarniškega dela v zveznem izvršnem organu izvaja strukturna enota zvezni organ izvršilno oblast, ki ji je zaupana funkcija vodenja pisarniškega dela, pa tudi osebe, odgovorne za opravljanje pisarniškega dela v drugih strukturne enote zvezni izvršni organ. "

4. Zvezna arhivska agencija pred 1. januarjem 2010 odobri metodološka priporočila za razvoj navodil za pisarniško delo v zveznih izvršnih organih.

Predsednik vlade
Ruska federacija
V. Putin

Pravila pisarniškega dela v zveznih izvršnih organih

Odobril
vladna uredba
Ruska federacija
z dne 15. junija 2009 N 477

I. Splošne določbe

1. Ta pravilnik določa enoten postopek za pisarniško delo v zveznih izvršnih organih.

2. Ta pravila ne veljajo za organizacijo dela z dokumenti, ki vsebujejo državne skrivnosti.

3. Zvezni izvršni organ na podlagi tega pravilnika ob upoštevanju pogojev in posebnosti svoje dejavnosti pripravi navodilo za pisarniško delo, ki ga odobri vodja zveznega izvršilnega organa v soglasju z zveznim izvršnim organom na področju arhiviranja.

II. Izrazi in definicije

(Ime, kakor je bilo spremenjeno z Odlokom vlade Ruske federacije z dne 26. aprila 2016 N 356, začelo veljati 6. maja 2016.

4. V tem pravilniku se uporabljajo naslednji izrazi in opredelitve:
Resolucija vlade Ruske federacije z dne 26. aprila 2016 N 356.

"dokumentiranje" - popravljanje informacij na fizičnih nosilcih v vzpostavljen red;

"pisarniško delo" - dejavnosti, ki zagotavljajo oblikovanje uradnih dokumentov in organizacijo dela z njimi v zveznih izvršnih organih;

"dokument" je uradni dokument, ki ga je ustvaril vladna agencija, telo lokalna vlada, pravni oz fizična oseba, sestavljen na predpisan način in vključen v dokumentni dokument zveznega izvršilnega organa;

"potek dela" - premik dokumentov od trenutka njihovega nastanka ali prejema do zaključka izvršbe, vložitev v zadevo in (ali) pošiljanje;

"atribut dokumenta" - element dokumenta, potreben za njegovo registracijo in organizacijo dela z njim;
(Odstavek, kakor je bil spremenjen, je začel veljati 6. maja 2016 z Uredbo vlade Ruske federacije z dne 26. aprila 2016 N 356.

"izvirni dokument" - prva ali edina kopija dokumenta;

"kopija dokumenta" - dokument, ki v celoti reproducira podatke izvirnega dokumenta in njegove zunanje značilnosti, ki nima pravne veljave;

"registracija dokumenta" - dodelitev registrske številke dokumentu, vpisovanje podatkov o dokumentu v registracijski in računovodski obrazec;
(Odstavek, kakor je bil spremenjen, je začel veljati 6. maja 2016 z Uredbo vlade Ruske federacije z dne 26. aprila 2016 N 356.

"nomenklatura primerov" - sistematiziran seznam naslovov zadev z navedbo njihovega časa hranjenja;
(Odstavek, kakor je bil spremenjen, je začel veljati 6. maja 2016 z Uredbo vlade Ruske federacije z dne 26. aprila 2016 N 356.

"primer" - niz dokumentov ali ločen dokument, povezan z eno izdajo ali področjem dejavnosti zveznega izvršilnega organa;

"pisarniško delo" - strukturna enota, ki je pooblaščena za vodenje evidence, in osebe, odgovorne za vodenje evidence v drugih strukturnih enotah;
(Odstavek, kakor je bil spremenjen, je začel veljati 6. maja 2016 z Uredbo vlade Ruske federacije z dne 26. aprila 2016 N 356.

"elektronska kopija dokumenta" - kopija dokumenta, ustvarjenega v elektronska oblika;
Sklep vlade Ruske federacije z dne 7. septembra 2011 N 751 vlade Ruske federacije z dne 26. aprila 2016 N 356.

odstavek je dodatno vključen od 24. septembra 2011 z Uredbo vlade Ruske federacije z dne 7. septembra 2011 N 751, razveljavljeno od 6. maja 2016 -;

"sistem elektronsko upravljanje z dokumenti"- avtomatiziran informacijski sistem, ki zagotavlja ustvarjanje elektronski dokumenti in elektronske kopije dokumentov, njihovo upravljanje, shranjevanje in dostop do njih ter registracija dokumentov;
(Odstavek je bil dodatno vključen od 24. septembra 2011 z Uredbo vlade Ruske federacije z dne 7. septembra 2011 N 751; s spremembami je začel veljati 6. maja 2016 z Uredbo vlade Ruske federacije z dne 26. aprila 2016 N 356.

"elektronski tok dokumentov" - pretok dokumentov z uporabo informacijskega sistema (odstavek je dodatno vključen od 24. septembra 2011 z Resolucijo vlade Ruske federacije z dne 7. septembra 2011 N 751).

Drugi pojmi, uporabljeni v teh pravilih, ustrezajo pojmom, določenim v zakonodaji Ruske federacije (odstavek je dodatno vključen od 24. septembra 2011 z Resolucijo vlade Ruske federacije z dne 7. septembra 2011 N 751).

III. Izdelava dokumentov v zveznem izvršnem organu

5. Dokumenti, ustvarjeni v zveznem izvršnem organu, so sestavljeni na obrazcih, na standardnih listih papirja A4 (210 x 297 mm) ali A5 (148 x 210 mm) ali v obliki elektronskih dokumentov in morajo imeti določen nabor podrobnosti, njihove lokacije in registracija.

6. Obrazci zveznega izvršilnega organa se razvijejo na podlagi kotne ali vzdolžne variante lokacije rekvizitov. V primeru vogalne možnosti se zahtevani obrazci nahajajo v zgornjem levem kotu lista. V vzdolžni različici so podrobnosti obrazca nameščene na sredini lista vzdolž zgornjega roba.

Pri ustvarjanju elektronskih dokumentov v sistemu elektronskega upravljanja dokumentov se uporabljajo elektronske predloge dokumentov.
(Odstavek je bil dodatno vključen od 24. septembra 2011 z Uredbo vlade Ruske federacije z dne 7. septembra 2011 N 751; s spremembami je začel veljati 6. maja 2016 z Uredbo vlade Ruske federacije z dne 26. aprila 2016 N 356.

7. Vsak list dokumenta, ki je sestavljen tako na črki kot na standardnem listu papirja, mora imeti najmanj 20 mm - levo, 10 mm - desno, 20 mm - zgoraj in 20 mm - spodaj.

8. Vzorce obrazcev in elektronske predloge dokumentov odobri vodja zveznega izvršilnega organa.
Resolucija vlade Ruske federacije z dne 26. aprila 2016 N 356.

9. Potrebni dokumenti, ki so nastali v okviru dejavnosti zveznega izvršilnega organa, so:

a) državni grb Ruske federacije;

b) ime zveznega izvršilnega organa;

c) ime strukturne enote zveznega izvršilnega organa;

d) naziv delovnega mesta;

e) referenčni podatki o zveznem izvršnem organu;

f) ime vrste dokumenta;

g) datum dokumenta;

h) registrska številka dokument;

j) kraj sestavljanja (objave) dokumenta;

k) žig, ki omejuje dostop do dokumenta;

l) naslovnik;

m) žig odobritve dokumenta;

o) navodila za izvedbo dokumenta (resolucije);

o) naslov besedila;

p) besedilo dokumenta;

c) kontrolna oznaka;

r) oznaka o prijavi;

y) podpis;

f) označiti okoli elektronski podpis;

x) žig odobritve dokumenta;

v) vizum;

h) tiskanje;

w) žig o overitvi izvoda;

y) oznaka o izvajalcu;

e) žig o izvrševanju dokumenta in njegovi smeri v zadevi;

y) žig na prejemu dokumenta;

i) povezava do dokumenta.
(Klavzula, kakor je bila spremenjena, je začela veljati 6. maja 2016 z Uredbo vlade Ruske federacije z dne 26. aprila 2016 N 356.

10. Sestava podrobnosti dokumenta je določena z njegovo vrsto in namenom.

11. Odobritev dokumenta v zveznem izvršnem organu se pripravi z vizumom pooblaščenega uradni zvezni izvršni organ. Koordinacija dokumenta, ustvarjenega v zveznem izvršnem organu, z drugimi organi državna moč organizacije pa sestavi žig (list) o odobritvi, protokol ali pismo o odobritvi.

IV. Zahteve za organizacijo pretoka dokumentov v zveznem izvršnem organu

12. V dokumentu zveznega izvršilnega organa razlikujemo naslednje dokumente:

a) dohodna dokumentacija (dohodna);

b) poslana dokumentacija (odhodna);

c) notranja dokumentacija.

13. V zveznem izvršnem organu se dostava in odprema dokumentov izvaja s pomočjo poštnih komunikacij, kurirskih komunikacij in telekomunikacij.

14. Dokumenti, ki prispejo k zveznemu izvršnemu organu, so predmet primarne obdelave, registracije, predhodna obravnava, prenos v upravljanje v obravnavo, se prenesejo na izvajalce in se po izvršbi dodelijo zadevi.

15. Primarna obdelava prejetih dokumentov vključuje preverjanje pravilnosti dostave dokumentov ter razpoložljivosti dokumentov in prilog k njim, pa tudi razdelitev dokumentov za registrirane in jih ni treba registrirati.

16. Registracija prejetih in ustvarjenih dokumentov se opravi na dan prejema, izdelave (podpisovanja ali odobritve) ali naslednji delovni dan, če zakonodaja Ruske federacije ne določa drugače.
(Klavzula, kakor je bila spremenjena, je začela veljati 6. maja 2016 z Uredbo vlade Ruske federacije z dne 26. aprila 2016 N 356.

17. Klavzula je postala neveljavna od 6. maja 2016 - Resolucija vlade Ruske federacije z dne 26. aprila 2016 N 356 ..

18. Registrirane dokumente služba za upravljanje pisarne prenese v obravnavo vodji zveznega izvršilnega organa ali s sklepom vodje zveznega izvršilnega organa drugim uradnikom zveznega izvršilnega organa.

Dokumente ali njihove kopije z navodili za izvršbo (sklepe) služba za upravljanje pisarne prenese izvršiteljem.
(Klavzula, kakor je bila spremenjena, je začela veljati 6. maja 2016 z Uredbo vlade Ruske federacije z dne 26. aprila 2016 N 356.

19. Izvirni dokument se pošlje strukturni enoti zveznega izvršilnega organa, ki je odgovoren za izvrševanje dokumenta. Če je izvajalcev več, se izvirnik dokumenta prenese v strukturno enoto, ki je odgovorna izvršna oseba, preostale enote prejmejo kopijo dokumenta.

Če ima izvajalec dostop do elektronske kopije dokumenta v sistemu elektronskega upravljanja z dokumenti, lahko izvirni dokument ostane v službi za upravljanje pisarne, če je to določeno z navodili za upravljanje pisarne pri zveznem izvršnem organu.
(Odstavek je dodatno vključen od 6. maja 2016 z Uredbo vlade Ruske federacije z dne 26. aprila 2016 N 356)

20. Dokumenti po podpisu s strani vodje zveznega izvršilnega organa ali drugega pooblaščena oseba premeščen v pisarno za registracijo in odpremo.
(Klavzula, kakor je bila spremenjena, je začela veljati 6. maja 2016 z Uredbo vlade Ruske federacije z dne 26. aprila 2016 N 356.

21. Služba za upravljanje evidenc preveri pravilnost dokumenta, popolnost dokumenta in ustreznost števila izvodov dokumenta na poštnem seznamu. Nepravilno izvedeni dokumenti se vrnejo izvajalcu.

22. Dokumente je treba poslati na dan registracije ali naslednji delovni dan.

23. Prenos dokumentov med strukturnimi oddelki zveznega izvršilnega organa se izvaja prek službe za delo v pisarni.

24. V zveznem izvršnem organu urad evidence vodi evidence o prispelih, ustvarjenih in poslanih dokumentih. Podatki o številu dokumentov so povzeti, analizirani s strani službe za upravljanje urada in predloženi vodji zveznega izvršilnega organa na način, ki ga predpiše.

25. Za snemanje in iskanje dokumentov v sistemu elektronskega upravljanja z dokumenti zveznega izvršnega organa, obvezne informacije o dokumentih glede na vlogo. V sistemu elektronskega upravljanja z dokumenti zveznega izvršnega organa dr. dodatne informacije o dokumentih.

V. Dokumentarna zbirka zveznega izvršilnega organa

26. Zvezni izvršni organ:

a) oblikuje svoj dokumentarni sklad iz dokumentov, ustvarjenih v okviru svoje dejavnosti;

b) v soglasju z zveznim izvršnim organom na področju arhiviranja pripravi in \u200b\u200bodobri seznam dokumentov, pridobljenih v okviru svojih dejavnosti, pa tudi v postopku dejavnosti organizacij, ki so mu podrejene, z navedbo rokov hranjenja;

c) razvije in odobri album predlog poenotene oblike dokumenti, ki jih je ustvaril zvezni izvršilni organ.
(Pododstavek je bil dodatno vključen od 6. maja 2016 z Uredbo vlade Ruske federacije z dne 26. aprila 2016 N 356)

27. Oblikovanje dokumentarnega sklada zveznega izvršilnega organa izvaja služba za upravljanje pisarne s sestavljanjem nomenklature zadev, oblikovanjem in evidentiranjem primerov, zagotavljanjem njihove varnosti, evidentiranjem in prenosom primerov v arhiv zveznega izvršilnega organa.

28. Nomenklatura zadev zveznega izvršilnega organa:

a) sestavi služba za upravljanje pisarne na podlagi nomenklatur primerov strukturnih oddelkov;

b) po odobritvi vodje zveznega izvršnega organa s centralno strokovno komisijo zveznega izvršilnega organa ga odobri najpozneje do konca tekočega leta in začne veljati s 1. januarjem prihodnjega leta;

c) se enkrat na 5 let dogovori s strokovno revizijsko komisijo zvezne republike državni arhiv, v katero se dokumenti, ustvarjeni med delovanjem zveznega izvršilnega organa, prenesejo v trajno hrambo Arhivski sklad Ruska federacija;

d) v primeru spremembe funkcij in strukture zveznega izvršilnega organa se predmet soglasja s strokovno revizijsko komisijo zveznega državnega arhiva.

29. Imena oddelkov nomenklature zveznega izvršilnega organa so imena strukturnih oddelkov zveznega izvršilnega organa.

30. Zadeve se oblikujejo v skladu z nomenklaturo primerov in v skladu z načeli sistematizacije dokumentov in njihove razdelitve (združevanja) za primere stalnega, začasnega (več kot 10 let) skladiščenja, vključno s primeri o osebju, in za začasne primere (do 10 let vključeno) skladiščenje.

31. Primeri od dneva nastanka do prenehanja v arhiv zveznega izvršilnega organa ali zaradi uničenja se hranijo v strukturnih oddelkih na kraju njihovega nastanka.

32. Zadeve se izdajo v začasno uporabo uslužbencem strukturnih oddelkov za obdobje, ki ga določi vodja zveznega izvršilnega organa, po njegovem poteku pa se vrnejo.

Drugi državni organi in organizacije izdajajo primere na podlagi njihovih pisnih zahtev z dovoljenjem vodje zveznega izvršilnega organa ali njegovega namestnika, ki je zadolžen za pisarniško delo.

33. Umik dokumentov iz datotek trajno skladiščenje je dovoljen v izjemnih primerih in se izvaja z dovoljenjem vodje zveznega izvršilnega organa, pri čemer ostane v primeru kopija dokumenta, overjena po ustaljenem postopku, in akt o razlogih za izdajo izvirnika.

34. Primeri trajnega in začasnega (več kot 10 let) obdobja hrambe se prenesejo v arhiv zveznega izvršilnega organa najpozneje v enem letu in najpozneje v treh letih po zaključku zadev s strani klerikalne službe. Prenos zadev v arhiv zveznega izvršilnega organa se opravi na podlagi zalog primerov trajnega in začasnega (več kot 10 let) obdobja hranjenja ter dosjejev o osebju, oblikovanih v strukturnih oddelkih zveznega izvršilnega organa. Primeri z začasnim (do 10 let) obdobjem hranjenja se po poteku njihovega obdobja hranjenja ne prenesejo v arhiv zveznega izvršilnega organa in se po ustaljenem postopku uničijo po ustaljenem postopku.
(Klavzula, kakor je bila spremenjena, je začela veljati 6. maja 2016 z Uredbo vlade Ruske federacije z dne 26. aprila 2016 N 356.

35. Osnova za sestavljanje zalog primerov stalnega in začasnega (več kot 10 let) skladiščenja je nomenklatura primerov.

36. Postopek sestavljanja nomenklature zadev in popisov zadev, oblikovanja in evidentiranja zadev ter uničenja primerov začasne hrambe pri zveznem izvršnem organu določi zvezni izvršilni organ na področju arhiviranja.

Vi. Značilnosti dela z elektronskimi dokumenti v zveznem izvršnem organu

(Oddelek, kakor je bil spremenjen z Odlokom vlade Ruske federacije z dne 26. aprila 2016 N 356.

37. Elektronski dokumenti se ustvarjajo, obdelujejo in shranjujejo v sistemu elektronskega upravljanja z dokumenti zveznega izvršnega organa.

38. Elektronski dokument mora biti izpolnjen v skladu z splošna pravila pisarniško delo in imajo na voljo podrobnosti za podoben dokument trda kopija, razen rekvizita "Državni grb Ruske federacije".

Zvezni izvršni organ uporablja elektronske dokumente (brez predhodne dokumentacije na papirju) in elektronske kopije dokumentov.

39. Sestava elektronskih dokumentov, ustvarjenih v zveznem izvršnem organu, je določena s seznamom dokumentov, katerih ustvarjanje, shranjevanje in uporaba se pri organizaciji izvajajo izključno v obliki elektronskih dokumentov notranje dejavnosti zvezni izvršni organ, razvit na podlagi priporočil Zvezne arhivske agencije.

Seznam dokumentov, katerih ustvarjanje, shranjevanje in uporaba poteka izključno v obliki elektronskih dokumentov pri organizaciji notranjih dejavnosti zveznega izvršilnega organa, potrdi vodja tega zveznega izvršilnega organa v soglasju z Zvezno arhivsko agencijo.

40. Elektronski dokumenti, poslani državnim organom in lokalnim oblastem, so podpisani z izboljšanim kvalificiranim elektronskim podpisom uradnika zveznega izvršnega organa v skladu s čl.

41. V sistemu elektronskega upravljanja z dokumenti zveznega izvršilnega organa se lahko uporabljajo metode potrjevanja dejanj z elektronskimi dokumenti, pri katerih se v skladu z zveznim zakonom o elektronskih podpisih uporabljajo druge vrste elektronskega podpisa.

42. Prejemanje in pošiljanje elektronskih dokumentov izvaja služba za upravljanje pisarne.

43. Po prejemu elektronskih dokumentov, podpisanih z elektronskim podpisom, urad urada preveri veljavnost elektronskega podpisa.

44. Po vključitvi elektronskih dokumentov v sistem elektronskega upravljanja dokumentov se ustvarijo registracijski in računovodski podatki o dokumentu, ki omogočajo upravljanje dokumentov, vključno z njegovim iskanjem, dostopom do dokumenta, nadzorom, shranjevanjem, uporabo in drugimi podatki.

45. Dokumenti, ustvarjeni pri zveznem izvršnem organu in (ali), ki jih je zvezni izvršilni organ prejel v papirni obliki, se registrirajo v sistemu elektronskega upravljanja z dokumenti z ustvarjanjem elektronske kopije takega dokumenta.

46. \u200b\u200bRegistracija in knjiženje elektronskih dokumentov se izvajata v sistemu elektronskega upravljanja z dokumenti zveznega izvršilnega organa.

47. Elektronski dokumenti so oblikovani v elektronske datoteke v skladu z nomenklaturo zadev.

Nomenklatura primerov navaja, da zadeva poteka v elektronski obliki, kar je navedeno v naslovu zadeve ali v stolpcu "Opomba".

48. Elektronski dokumenti po njihovi izvršitvi ali pošiljanju se shranjujejo na predpisan način v informacijski sistemi zvezni izvršni organ v rokih, predvidenih za podobne dokumente na papirju.

49. Po poteku pogojev, določenih za shranjevanje elektronskih dokumentov, jih je mogoče uničiti na podlagi zakona, ki ga odobri vodja zveznega izvršilnega organa.

Uporaba. Seznam obveznih informacij o dokumentih, ki se uporabljajo za snemanje in iskanje dokumentov v elektronskih sistemih za upravljanje dokumentov zveznih izvršnih organov

prijava
k poslovniku
v zveznih organih
izvršna oblast

(Kakor je bil spremenjen s
od 6. maja 2016 z odlokom
Vlada Ruske federacije
z dne 26. aprila 2016 N 356. -
Glej prejšnjo izdajo)

Seznam obveznih informacij o dokumentih, ki se uporabljajo za snemanje in iskanje dokumentov v elektronskih sistemih za upravljanje dokumentov zveznih izvršnih organov

2. Naslovnik

3. Položaj, priimek in začetnice osebe, ki je podpisala dokument

4. Ime vrste dokumenta

5. Datum dokumenta

6. Registrska številka dokumenta

7. Datum prejema dokumenta

8. Registrska številka dohodnega dokumenta

9. Informacije o povezani dokumenti (ime vrste dokumenta, datum, registrska številka, vrsta povezave)

10. Naslov besedila (povzetek dokumenta)

12. Informacije o posredovanju dokumentov

13. Število listov glavnega dokumenta

14. Oznaka prijave (število prijav, skupno število prijavnih listov)

15. Navodila za izvršitev listine (izvršitelj, nalog, datum izvršitve)

16. Kontrolna oznaka

17. Vrstica za omejitev dostopa

18. Informacije o elektronskem podpisu

19. Preverjanje elektronskega podpisa

20. Oddelek - odgovorni izvršitelj dokumenta

21. Elektronske datoteke z dokumenti (število datotek, imena datotek)

Revizija dokumenta ob upoštevanju
pripravljene spremembe in dopolnitve
JSC "Codex"

(v rdeči barvi. Resolucije vlade Ruske federacije z dne 07.09.2011 št. 751 z dne 26.04.2016 št. 356)

I. Splošne določbe

Ta pravila vzpostavljajo enoten postopek za pisarniško delo v zveznih izvršnih organih.

Ta pravila ne veljajo za organizacijo dela z dokumenti, ki vsebujejo državne skrivnosti.

Zvezni izvršni organ na podlagi tega pravilnika ob upoštevanju pogojev in posebnosti svoje dejavnosti pripravi navodilo za pisarniško delo, ki ga odobri vodja zveznega izvršilnega organa v soglasju z zveznim izvršnim organom na področju arhiviranja.


II. Izrazi in definicije
()

1. V tem pravilniku se uporabljajo naslednji izrazi in opredelitve:

   (v rdeči barvi. Resolucije vlade Ruske federacije z dne 26.04.2016 št. 356)

   "Dokumentiranje" - na predpisan način določanje informacij na otipljivih nosilcih;

   "Pisarniško delo" - dejavnosti, ki zagotavljajo oblikovanje uradnih dokumentov in organizacijo dela z njimi v zveznih izvršnih organih;

   "Dokument" - uradni dokument, ki ga ustvari državni organ, organ lokalne samouprave, pravna ali fizična oseba, sestavljen na predpisan način in vključen v dokumentni tok zveznega izvršilnega organa;

   "Potek dela" - premik dokumentov od trenutka njihovega nastanka ali prejema do zaključka izvršbe, umestitev v zadevo in (ali) pošiljanje;

   "Podrobnosti o dokumentu" - element dokumenta, potrebnega za njegovo registracijo in organizacijo dela z njim;

   (v rdeči barvi. Resolucije vlade Ruske federacije z dne 26.04.2016 št. 356)

   "Izvirni dokument" - prva ali edina kopija dokumenta;

   "Kopija dokumenta" - dokument, ki v celoti reproducira informacije o izvirnem dokumentu in njegove zunanje značilnosti, ki nima pravne veljave;

   "Registracija dokumenta" - dodelitev registrske številke dokumentu, vpisovanje podatkov o dokumentu v registracijski in računovodski obrazec;

   (v rdeči barvi. Resolucije vlade Ruske federacije z dne 26.04.2016 št. 356)

   "Nomenklatura primerov" - sistematiziran seznam naslovov zadev z navedbo njihovega časa hranjenja;

   (v rdeči barvi. Resolucije vlade Ruske federacije z dne 26.04.2016 št. 356)

   "Primer" - niz dokumentov ali ločen dokument, povezan z eno izdajo ali področjem dejavnosti zveznega izvršilnega organa;

   "Pisarniško delo" - strukturna enota, ki je pooblaščena za vodenje evidence, in osebe, odgovorne za vodenje evidence v drugih strukturnih enotah;

   (v rdeči barvi. Resolucije vlade Ruske federacije z dne 26.04.2016 št. 356)

   "Elektronska kopija dokumenta" - kopija dokumenta, ustvarjenega v elektronski obliki;

   (v rdeči barvi. Resolucije vlade Ruske federacije z dne 26.04.2016 št. 356)

   odstavek ni več veljaven. - ;

   "Elektronski sistem za upravljanje dokumentov" - avtomatiziran informacijski sistem, ki omogoča ustvarjanje elektronskih dokumentov in elektronskih kopij dokumentov, njihovo upravljanje, shranjevanje in dostop do njih, pa tudi registracijo dokumentov;

   (v rdeči barvi. Resolucije vlade Ruske federacije z dne 26.04.2016 št. 356)

   "Elektronski tok dokumentov" - tok dokumentov z uporabo informacijskega sistema.

   ()

   Drugi pojmi, uporabljeni v teh pravilih, ustrezajo konceptom, določenim v zakonodaji Ruske federacije.

   (odstavek je bil uveden z Uredbo vlade Ruske federacije z dne 07.09.2011 št. 751)
   

   III. Izdelava dokumentov v zveznem izvršnem organu

2. Dokumenti, ustvarjeni v zveznem izvršnem organu, so sestavljeni na obrazcih, na standardnih listih papirja A4 (210 x 297 mm) ali A5 (148 x 210 mm) ali v obliki elektronskih dokumentov in morajo imeti določen nabor podrobnosti, njihove lokacije in oblike.

   Obrazci zveznega izvršilnega organa se razvijejo na podlagi kotne ali vzdolžne variante lokacije podrobnosti. V primeru vogalne možnosti se zahtevani obrazci nahajajo v zgornjem levem kotu lista. V vzdolžni različici so podrobnosti obrazca nameščene na sredini lista vzdolž zgornjega roba.

   Pri ustvarjanju elektronskih dokumentov v sistemu elektronskega upravljanja dokumentov se uporabljajo elektronske predloge dokumentov.

   (v rdeči barvi. Resolucije vlade Ruske federacije z dne 26.04.2016 št. 356)

   Vsak list dokumenta, ki je sestavljen tako na črki kot na standardnem listu papirja, mora imeti vsaj 20 mm levo, 10 mm - desno, 20 mm - zgoraj in 20 mm - spodaj.

   Vzorce obrazcev in elektronskih predloga dokumentov odobri vodja zveznega izvršilnega organa.

   (str. 8 s spremembami. Resolucije vlade Ruske federacije z dne 26. aprila 2016 št. 356)

   Potrebni dokumenti, ki so nastali med dejavnostmi zveznega izvršilnega organa, so:

   a) državni grb Ruske federacije;

   b) ime zveznega izvršilnega organa;

   c) ime strukturne enote zveznega izvršilnega organa;

   d) naziv delovnega mesta;

   e) referenčni podatki o zveznem izvršnem organu;

   f) ime vrste dokumenta;

   g) datum dokumenta;

   h) registrska številka dokumenta;

   j) kraj sestavljanja (objave) dokumenta;

   k) žig, ki omejuje dostop do dokumenta;

   l) naslovnik;

   m) žig odobritve dokumenta;

   o) navodila za izvedbo dokumenta (resolucije);

   o) naslov besedila;

   p) besedilo dokumenta;

   c) kontrolna oznaka;

   r) oznaka o prijavi;

   y) podpis;

   t) oznaka na elektronskem podpisu;

   x) žig odobritve dokumenta;

   h) tiskanje;

   w) žig o overitvi izvoda;

   y) oznaka o izvajalcu;

   e) žig o izvrševanju dokumenta in njegovi smeri v zadevi;

   y) žig na prejemu dokumenta;

   (str. 9 s spremembami. Resolucije vlade Ruske federacije z dne 26. aprila 2016 št. 356)

   Sestava podrobnosti dokumenta je odvisna od njegove vrste in namena.

   Odobritev dokumenta v zveznem izvršnem organu se formalizira z vizumom pooblaščenega uradnika zveznega izvršilnega organa. Odobritev dokumenta, ustvarjenega v zveznem izvršnem organu z drugimi vladnimi organi in organizacijami, se formalizira s homologacijskim žigom (listom), protokolom ali dopisom o odobritvi.
   

   IV. Zahteve za organizacijo pretoka dokumentov v zveznem izvršnem organu

3. V dokumentnem toku zveznega izvršilnega organa razlikujemo naslednje dokumente:

   a) dohodna dokumentacija (dohodna);

   b) poslana dokumentacija (odhodna);

   c) notranja dokumentacija.

   V zveznem izvršnem organu se dostava in odprava dokumentov izvaja s pomočjo poštnih komunikacij, kurirskih komunikacij in telekomunikacij.

   Dokumenti, ki jih prejme zvezni izvršilni organ, so predmet začetne obdelave, registracije, predhodne obravnave, prenosa upravljanja v obravnavo v službi za upravljanje pisarne, se prenesejo izvajalcem in se po izvršbi vložijo v spise.

   Primarna obdelava prejetih dokumentov vključuje preverjanje pravilnosti dostave dokumentov ter razpoložljivosti dokumentov in prilog k njim ter distribucijo dokumentov na registrirane in neregistrirane.

   Registracija prejetih in ustvarjenih dokumentov se opravi na dan prejema, izdelave (podpisovanja ali odobritve) ali naslednji delovni dan, če zakonodaja Ruske federacije ne določa drugače.

   (str. 16 s spremembami. Resolucije vlade Ruske federacije z dne 26. aprila 2016 št. 356)

   Odpravljena - Resolucija vlade Ruske federacije z dne 26. aprila 2016 št. 356.

   Registrirane dokumente služba za upravljanje pisarne prenese v obravnavo vodji zveznega izvršilnega organa ali po sklepu vodje zveznega izvršilnega organa drugim uradnikom zveznega izvršilnega organa.

   Dokumente ali njihove kopije z navodili za izvršbo (sklepe) služba za upravljanje pisarne prenese izvršiteljem.

   (str. 18 s spremembami. Resolucije vlade Ruske federacije z dne 26. aprila 2016 št. 356)

   Izvirni dokument se pošlje strukturni enoti zveznega izvršilnega organa, ki je odgovoren za izvrševanje dokumenta. Če je izvajalcev več, se izvirnik dokumenta prenese v strukturno enoto, ki je odgovorni izvajalec, preostale enote prejmejo kopijo dokumenta.

   Če ima izvajalec dostop do elektronske kopije dokumenta v sistemu elektronskega upravljanja z dokumenti, lahko izvirni dokument ostane v službi za upravljanje pisarne, če je to določeno z navodili za upravljanje pisarne pri zveznem izvršnem organu.

   (odstavek je bil uveden z Uredbo vlade Ruske federacije z dne 26. aprila 2016 št. 356)

   Dokumenti, ko jih podpiše vodja zveznega izvršilnega organa ali druga pooblaščena oseba, se prenesejo v pisarniško službo za registracijo in odpremo.

   (str. 20 s spremembami. Resolucije vlade Ruske federacije z dne 26. aprila 2016 št. 356)

   Urad urada preveri pravilnost dokumenta, popolnost dokumenta in ustreznost števila izvodov dokumenta na poštnem seznamu. Nepravilno izvedeni dokumenti se vrnejo izvajalcu.

   Dokumente je treba poslati na dan registracije ali naslednji delovni dan.

   Prenos dokumentov med strukturnimi enotami zveznega izvršilnega organa se izvaja prek službe za delo v pisarni.

   Služba upravljanja urada v zveznem izvršnem organu vodi evidenco o prispelih, ustvarjenih in poslanih dokumentih. Podatki o številu dokumentov so povzeti, analizirani s strani službe za upravljanje urada in predloženi vodji zveznega izvršilnega organa na način, ki ga predpiše.

   Za snemanje in iskanje dokumentov v sistemu elektronskega upravljanja z dokumenti zveznega izvršilnega organa se v skladu s prilogo uporabljajo obvezne informacije o dokumentih. V sistemu elektronskega upravljanja z dokumenti zveznega izvršnega organa se lahko uporabljajo dodatne informacije o dokumentih.
   

   V. Dokumentarna zbirka zveznega izvršilnega organa

4. Zvezni izvršni organ:

   a) oblikuje svoj dokumentarni sklad iz dokumentov, ustvarjenih v okviru svoje dejavnosti;

   b) v soglasju z zveznim izvršnim organom na področju arhiviranja pripravi in \u200b\u200bodobri seznam dokumentov, pridobljenih v okviru svojih dejavnosti, pa tudi v postopku dejavnosti organizacij, ki so mu podrejene, z navedbo rokov hranjenja;

   c) pripravi in \u200b\u200bodobri album predlog za poenotene oblike dokumentov, ki jih je ustvaril zvezni izvršilni organ.

   (nn "C" je bil uveden z odlokom vlade Ruske federacije z dne 26.04.2016 št. 356)

   Oblikovanje dokumentarnega sklada zveznega izvršilnega organa izvaja služba za upravljanje pisarne s sestavljanjem nomenklature zadev, oblikovanjem in evidentiranjem primerov, zagotavljanjem njihove varnosti, evidentiranjem in prenosom zadev v arhiv zveznega izvršilnega organa.

   Nomenklatura zadev zveznega izvršilnega organa:

   a) sestavi služba za upravljanje pisarne na podlagi nomenklatur primerov strukturnih oddelkov;

   b) po odobritvi vodje zveznega izvršnega organa s centralno strokovno komisijo zveznega izvršilnega organa ga odobri najpozneje do konca tekočega leta in začne veljati s 1. januarjem prihodnjega leta;

   c) se enkrat na 5 let uskladi s strokovno in verifikacijsko komisijo zveznega državnega arhiva, kateri se dokumenti Arhivskega sklada Ruske federacije, ki so bili oblikovani med dejavnostmi zveznega izvršilnega organa, prenesejo v trajno hrambo;

   d) v primeru spremembe funkcij in strukture zveznega izvršilnega organa se predmet soglasja s strokovno revizijsko komisijo zveznega državnega arhiva.

   Imena oddelkov nomenklature zveznega izvršilnega organa so imena strukturnih oddelkov zveznega izvršilnega organa.

   Zadeve se oblikujejo v skladu z nomenklaturo primerov in v skladu z načeli sistematizacije dokumentov in njihove razdelitve (razvrščanja) za primere trajnega, začasnega (več kot 10 let) skladiščenja, vključno s primeri o osebju, in za začasne primere (do 10 let) vključujoče) skladiščenje.

   Primeri od dneva nastanka do prenehanja v arhiv zveznega izvršilnega organa ali zaradi uničenja se hranijo v strukturnih oddelkih na kraju njihovega nastanka.

   Zadeve se izdajo v začasno uporabo uslužbencem strukturnih oddelkov za obdobje, ki ga določi vodja zveznega izvršilnega organa, po njegovem poteku pa se vrnejo.

   Drugi državni organi in organizacije izdajajo primere na podlagi njihovih pisnih zahtev z dovoljenjem vodje zveznega izvršilnega organa ali njegovega namestnika, ki je zadolžen za pisarniško delo.

   Odvzem dokumentov iz datotek trajnega shranjevanja je v izjemnih primerih dovoljen in se opravi z dovoljenjem vodje zveznega izvršilnega organa, pri čemer se v spis zapusti kopija dokumenta, overjena po ustaljenem postopku, in akt o razlogih za izdajo izvirnika.

   Primeri trajnega in začasnega (več kot 10 let) obdobja hrambe se prenesejo v arhiv zveznega izvršilnega organa najpozneje v enem letu in najpozneje v treh letih po zaključku zadev s strani klerikalne službe. Prenos zadev v arhiv zveznega izvršilnega organa se opravi na podlagi zalog primerov trajnega in začasnega (več kot 10 let) obdobja hranjenja ter dosjejev o osebju, oblikovanih v strukturnih oddelkih zveznega izvršilnega organa. Primeri z začasnim (do 10 let) obdobjem hranjenja se po poteku njihovega obdobja hranjenja ne prenesejo v arhiv zveznega izvršilnega organa in se po ustaljenem postopku uničijo po ustaljenem postopku.

   (str. 34 s spremembami. Resolucije vlade Ruske federacije z dne 26. aprila 2016 št. 356)

   Osnova za sestavljanje zalog primerov trajnega in začasnega (več kot 10 let) skladiščenja je nomenklatura primerov.

   Opomba.
   O vprašanjih, povezanih s sestavljanjem nomenklature zadev in popisov zadev, oblikovanjem in registracijo zadev, pa tudi z uničenjem datotek za začasno hrambo glej "Temeljna pravila za arhiv organizacij" (potrjena s sklepom Kolegija Rosarkhiv z dne 06.02.2002), Pravila pisarniškega dela v zveznih izvršnih organih , odobreno Sklep vlade Ruske federacije z dne 15. 6. 2009 št. 477, Pravilnik o organizaciji hrambe, pridobivanja, obračunavanja in uporabe dokumentov iz Arhivnega sklada Ruske federacije in drugih arhivskih dokumentov v vladnih organih, lokalnih upravah in organizacijah. Sklep Ministrstva za kulturo Rusije z dne 31. marca 2015 št. 526.

   Postopek sestavljanja nomenklature zadev in popisov zadev, oblikovanja in evidentiranja zadev, pa tudi uničenja primerov začasne hrambe pri zveznem izvršilnem organu določi zvezni izvršilni organ na področju arhiviranja.
   

   Vi. Značilnosti dela z elektronskimi dokumenti v zveznem izvršnem organu
   (v rdeči barvi. Resolucije vlade Ruske federacije z dne 26.04.2016 št. 356)

5. Elektronski dokumenti se ustvarjajo, obdelujejo in shranjujejo v sistemu elektronskega upravljanja z dokumenti zveznega izvršnega organa.

   Elektronski dokument mora biti sestavljen v skladu s splošnimi pravili pisarniškega dela in vsebovati zahtevane podatke za podoben dokument na papirju, razen potrebnega "Državni grb Ruske federacije".

   Zvezni izvršni organ uporablja elektronske dokumente (brez predhodne dokumentacije na papirju) in elektronske kopije dokumentov.

   Sestava elektronskih dokumentov, ustvarjenih v zveznem izvršilnem organu, je določena s seznamom dokumentov, katerih ustvarjanje, shranjevanje in uporaba poteka izključno v obliki elektronskih dokumentov pri organizaciji notranjih dejavnosti zveznega izvršilnega organa, razvite na podlagi priporočil Zvezne arhivske agencije.

   Seznam dokumentov, katerih ustvarjanje, shranjevanje in uporaba poteka izključno v obliki elektronskih dokumentov pri organizaciji notranjih dejavnosti zveznega izvršilnega organa, potrdi vodja tega zveznega izvršilnega organa v soglasju z Zvezno arhivsko agencijo.

   Elektronski dokumenti, poslani vladnim organom in organom lokalnih oblasti, se podpišejo z izboljšanim kvalificiranim elektronskim podpisom uradnika zveznega izvršilnega organa v skladu z zveznim zakonom o elektronskih podpisih.

   V sistemu elektronskega upravljanja z dokumenti zveznega izvršnega organa se lahko uporabljajo metode potrjevanja dejanj z elektronskimi dokumenti, pri katerih se v skladu z zveznim zakonom o elektronskih podpisih uporabljajo druge vrste elektronskega podpisa.

   Prejemanje in pošiljanje elektronskih dokumentov izvaja služba za upravljanje pisarne.

   Po prejemu elektronskih dokumentov, podpisanih z elektronskim podpisom, urad urada preveri veljavnost elektronskega podpisa.

   Po vključitvi elektronskih dokumentov v sistem elektronskega upravljanja z dokumenti se ustvarijo registracijski in računovodski podatki o dokumentu, ki zagotavljajo upravljanje dokumentov, vključno z njegovim iskanjem, dostopom do dokumenta, nadzorom, shranjevanjem, uporabo in drugimi podatki.

   Dokumenti, ustvarjeni v zveznem izvršnem organu in (ali), predloženi zveznemu izvršnemu organu v trdi kopiji, so registrirani v sistemu elektronskega upravljanja z dokumenti z ustvarjanjem elektronske kopije takega dokumenta v njem.

   Registracija in obračunavanje elektronskih dokumentov se izvaja v sistemu elektronskega upravljanja z dokumenti zveznega izvršilnega organa.

   Elektronski dokumenti so oblikovani v elektronske datoteke v skladu z nomenklaturo primerov.

   Nomenklatura primerov pomeni, da zadeva poteka v elektronski obliki, kar je navedeno v naslovu zadeve ali v stolpcu "Opomba".

   Po njihovi izvedbi ali pošiljanju se elektronski dokumenti shranjujejo po ustaljenem postopku v informacijskih sistemih zveznega izvršilnega organa v obdobjih, predvidenih za podobne dokumente na papirju.

   Po poteku pogojev, določenih za shranjevanje elektronskih dokumentov, jih je mogoče uničiti na podlagi zakona, ki ga odobri vodja zveznega izvršilnega organa.

prijava
k poslovniku
v zveznih organih
izvršna oblast

Seznam potrebnih informacij o dokumentih,
dokumenti, ki se uporabljajo za računovodstvo in iskanje
v elektronskih sistemih za upravljanje dokumentov
zvezni izvršni organi

(v rdeči barvi. Resolucije vlade Ruske federacije z dne 26.04.2016 št. 356)

1. Položaj, priimek in začetnice osebe, ki je podpisala dokument

   Ime vrste dokumenta

   Datum dokumenta

   Registrska številka dokumenta

   Datum prejema dokumenta

   Registrska številka dohodnega dokumenta

   Podatki o povezanih dokumentih (ime vrste dokumenta, datum, registrska številka, vrsta sporočila)

   Naslov besedila (povzetek dokumenta)

   Indeks primerov po nomenklaturi primerov

   O posredovanju dokumentov

   Število listov glavnega dokumenta

   Oznaka aplikacije (število aplikacij, skupno število prijavnih listov)

   Navodila za izvedbo dokumenta (izvršitelj, nalog, datum izvršitve)

   Kontrolna oznaka

   Vrstica za omejitev dostopa

   Podatki o elektronskem podpisu

   Elektronsko preverjanje podpisa

   Oddelek - odgovoren izvajalec dokumenta

Kaj je papirologija in potek dela (2019)? Vadnicakot tudi moderno ekonomski slovar, definira potek dela kot gibanje dokumentov med njihovimi prevajalniki in izvajalci po verigah informacijske tehnologije, kar omogoča obveščanje vseh deležniki, jim sporočajo sprejete odločitve, izvajajo računovodstvo in nadzor. Pisarniško delo so dejavnosti za vzdrževanje, posodabljanje in nadzor dokumentacije.

Ker je vrednost informacij v sodobni svet in poslovanje je težko preceniti, delo in pisarniški posel organizacije sta dodeljena pomembna vloga... Pogosto sta pravilnost odločanja in končni rezultat odvisna od jasnosti in jasnosti besedila, hitrosti prenosa dokumentov.

Obstajajo tri vrste pretoka dokumentov:

• vhod (vstop v organizacijo);
• odhodni (usmerjeno od organizacije);
• interno (dokumentacija, ki jo zaposleni ustvarijo in uporabljajo v procesu upravljanja).

Faze dela

Delo z dokumenti v organizaciji je razdeljeno na faze.

Za dohodne:

• sprejem in primarna obdelava;
• predhodni premislek uradnika;
• prijava;
• upoštevanje vodstva organizacije in navodila za izvajanje;
• nadzor izvajanja.

Za odhodne:

• razvoj, registracija;
• prijava;
• dostava.

Za notranje:

• razvoj, registracija;
• prijava;
• obdelava, izvedba, priprava odgovorov;
• nadzor izvajanja.

Za vse:

• računovodstvo in analiza obsega delovnega toka;
• shranjevanje.

Hitrost prehajanja stopenj je neposredno odvisna od pravilnosti dokumentacije, pa tudi od standardov dokumentacije, odobrenih v organizaciji. Vzorec uredbe o upravljanju dokumentov v organizaciji (2019) si lahko ogledate spodaj.

GOST za pisarniško delo 2019

Zahteve za izvrševanje uradnih dokumentov so trenutno opredeljene v nacionalnem standardu Ruske federacije. Spremenil se je državni standard Ruska federacija GOST R 6.30-2003.

Po našem mnenju je koristno začeti seznanjanje z GOST o pisarniškem delu s preučevanjem terminologije, ki jo podrobno opisuje drug nacionalni standard - (pisarniško delo in arhiviranje GOST), saj bodo ta znanja pripomogla k pravilnemu razumevanju in uporabi strokovnega besedišča.

Opredeljuje pojme, uporabljene v članku:

1. Dokument - podatki, zabeleženi na prevozniku, s podrobnostmi, ki omogočajo njegovo identifikacijo.
2. Priprava dokumenta - dodajanje potrebnih podrobnosti v dokument.
3. Atribut dokumenta je element zasnove dokumenta.

GOST R 7.0.8-2013

Pisarniško delo-2019: nove zahteve za papirologijo

Ob upoštevanju opisanih opredelitev upoštevajte pravila za formaliziranje uradnih listin.

Za tiste, ki so iz tega članka izvedeli o obstoju standarda na področju pisarniškega dela, bo koristna podrobna analiza oddelkov GOST. Za izkušene uslužbence predlagamo, da se seznanite s spremembami, ki so začele veljati 01.07.2018 skupaj s.

Nov pomemben razdelek Splošni pogoji za oblikovanje dokumentov ", ki sistematizira in opisuje pravila, ki se nanašajo na vse vrste podrobnosti, vključno z besedilom:

• številke strani;
• prednostne velikosti pisav in velikosti pisave;
• odstavek odstavka;
• velikost razmika med vrsticami, razmik med črkami in besedami;
• poravnava besedila;
• največja dolžina črte za kotno in vzdolžno postavitev;
• drzna besedilna pravila;
• registracija naslovne strani.

Vse spremembe so usmerjene v izboljšanje zahtev. Seznam potrebnih potreb je razširjen in vključuje:

• vrstica za omejitev dostopa;
• znak za elektronski podpis;
• ime strukturne enote - avtor dokumenta;
• ime položaja osebe - avtorja dokumenta.

Nekateri rekviziti so združeni v enega, na primer potrebni "referenčni podatki o organizaciji" lahko vključujejo ne samo poštni naslov in telefonsko številko, ampak tudi OKPO, OGRN, INN / KPP.

Oddelek »Registracija potrebnih rekvizitov« je dopolnjen s pravili za uporabo uvodnih naslovov in končne etiketne fraze, elektronskega podpisa ter podpisa osebe, ki deluje kot poslovodja.

O "Pravilih za vodenje pisarniškega dela v zveznih organih

izvršna oblast "

(članek pripravljen za zbirko metodoloških dokumentov, ki jih je pripravil Regijski inštitut za razvoj izobraževanja v Rjazanu v Ljubljani

Iz dane primerjalne tabele je razvidno, da so številne podrobnosti, določene z GOST R 6.30-2003, v pravilih odsotne, saj se ne uporabljajo pri delu z dokumenti v zveznih izvršnih organih. To so take podrobnosti kot: "Grb predmeta Ruske federacije", "Grb organizacije oz. blagovna znamka (storitvena znamka) "," koda obrazca dokumenta "," koda organizacije "," primarna državna registrska številka (OGRN) pravna oseba"," Identifikacijska številka davčnega zavezanca / koda razloga registracije (TIN / KPP) ". Da bi razumeli razlog za izključitev teh podrobnosti iz Pravil, je dovolj, da se spomnimo, kaj je bil nekoč razlog za vključitev kode (OKPO, OGRN, INN / KPP) na seznam podrobnosti: potrebo, da organizacije v določenih situacijah preverijo zakonitost dejavnosti ustrezne organizacije. Če organizacija dvomi, ali obstaja ustrezna organizacija, ali je uradno registrirana, ima organizacija pravico zaprositi davčni organ z zahtevo. Malo je verjetno, da bo takšen pregled potreben za zvezne izvršne organe.

Razlog za odsotnost v Pravilniku zahtevanega "Oznaka prejema dokumenta v organizaciji" je, da je po naravi povsem uradnega značaja in se ne uporablja pri pripravi dokumentov.

Večina podrobnosti, predstavljenih v GOST R 6.30-2003 in pravilih, ima enaka imena ali imena, ki se nekoliko razlikujejo. Je pa nekaj podrobnosti, ki jih je treba pojasniti. Najprej je to atribut "Navodila za izvedbo dokumenta", ki je nadomestil atribut "Resolucija". Razlog za spremembo imena potrebnega je v tem, da se v zveznih izvršnih organih navodila za izvršitev dokumenta sestavljajo ne le v obliki resolucije, ampak tudi v obliki navodil.

Vsem potrebnim "Naslov besedila" je bil seznanjen z imenom "Ime dokumenta" v Pravilniku. To je posledica dejstva, da je v zveznih izvršnih organih pomemben del objavljenih dokumentov predpisi (pravila, predpisi, ukazi, navodila, predpisi itd.) in ti dokumenti imajo ime, sestavljeno iz vrste dokumenta in povzetek dokument tesno združil v en naslov. Na primer: "Pravila vodenja pisarniškega dela v zveznih izvršnih organih", "Uredba o varstvu osebnih podatkov javnih uslužbencev in uslužbencev ministrstev." Z drugimi besedami, ime dokumenta je ime, ki vključuje oznako vrste dokumenta in njegov povzetek.

Pravila so uvedla nove podrobnosti, kot so "Položaj osebe, ki je podpisala dokument", "Oznaka zaupnosti". Predpogoj "Položaj osebe, ki je podpisal dokument", je zahteva za tako imenovane uradne obrazce dokumentov. Ta rekvizit se že dolgo uporablja v praksi. In čeprav je GOST R 6.30–2003 uveljavil uradne obrazce kot posebno vrsto obrazcev, ustrezni zahtevek, ki razlikuje to vrsto obrazcev od drugih, ni bil vključen v standard. Ime pisnega mesta osebe, ki je podpisala dokument, je v pismih uradnikov navedeno pod imenom zveznega izvršilnega organa.

Zahtevana oznaka zaupnosti je tudi rekvizit, ki se pogosto uporablja v praksi. Oznaka zaupnosti je nameščena na dokumentih, ki vsebujejo informacije v zvezi z uradnimi skrivnostmi ali drugimi vrstami zaupna informacija... V prejšnjih izdajah standarda GOST R 6.30-2003 (R 6, R 6.30-1997) je bil ta zahtevek prisoten, vendar pod imenom "Raznolikost omejevanja dostopa do dokumentov." Pravzaprav je znak zaupnosti žig omejevanja dostopa do dokumenta.

Oddelek IV pravilnika "Zahteve za organizacijo pretoka dokumentov v zveznem izvršnem organu" vsebuje določbe, ki določajo glavne faze in pogoje za prehod in upoštevanje dokumentov. V tem delu so še posebej pomembne določbe, ki določajo vlogo urada urada pri organizaciji pretoka dokumentov. Pravila poudarjajo, da se dokumenti, predloženi zveznemu izvršnemu organu, v pisarniški službi, opravijo primarno obdelavo, registracijo, predhodno obravnavo, predajo v upravljanje v obravnavo, prenesejo na izvajalce v strukturnih oddelkih. Služba za upravljanje evidenc preveri pravilnost dokumentov, popolnost dokumenta in ustreznost števila izvodov dokumenta na poštnem seznamu. Nepravilno izvedene dokumente pisarniška služba vrne izvršitelju. Prenos dokumentov med strukturnimi oddelki zveznega izvršilnega organa se izvaja tudi prek službe za delo v pisarni. Pripravljavci pravilnika so v največji možni meri poskušali določiti organizacijsko vlogo zapisniške službe.

V razdelku V pravilnika - "Dokumentarni sklad zveznega izvršilnega organa" - so določene določbe postopka hrambe dokumentov, ustvarjenih v dejavnosti zveznega izvršilnega organa. Osnovne določbe tega oddelka vključujejo naslednje določbe, ki navajajo, da zvezni izvršilni organ:

· Svoj dokumentarni sklad oblikuje iz dokumentov, ustvarjenih v okviru svoje dejavnosti.

· V dogovoru z zveznim izvršnim organom na področju arhivskih zadev pripravi in \u200b\u200bodobri seznam dokumentov, pridobljenih v okviru svojih dejavnosti, ter dejavnosti organizacij, ki so mu podrejene, z navedbo rokov hrambe.

Pravilnik tako zvezne izvršne organe obvezuje, da razvijejo oddelčne sezname dokumentov z roki hrambe, da bi oblikovali polnopravni dokumentarni sklad. Odobritev teh seznamov, pa tudi odobritev navodil za pisarniško delo zveznega organa, se opravi šele po dogovoru z Rosarkhivom.

Oblikovanje dokumentarnega sklada zveznega izvršilnega organa se izvaja na podlagi nomenklature zadev. Nomenklatura primerov, kot je navedena predpisi na področju arhivskih zadev, ga sestavi služba za upravljanje pisarne, vodja pa ga odobri po dogovoru s centralno strokovno komisijo (CEC) zveznega izvršnega organa, vladnim organom v regijah. Ta del Pravilnika določa postopke za izdajo zadev v začasno uporabo uslužbencem zveznega izvršilnega organa, državnih organov in organizacij ter postopek za umik dokumentov iz zadev, ki je možen le v izjemnih primerih. V tem primeru se v spis vloži kopija zaseženega dokumenta, overjena po ustaljenem postopku, in akt o razlogih za izdajo izvirnika. V tem delu Pravilnika so določena obdobja hrambe dokumentov primerov trajnega in začasnega (več kot 10 let) skladiščenja v strukturnih oddelkih, preden se prenesejo v oddelek arhiva: najmanj eno leto in ne več kot tri leta od dneva začetka njihove uporabe ali skladiščenja v strukturnih oddelkih. Zadeve se prenesejo v oddelek arhiva na podlagi popisov primerov, katerih osnova je nomenklatura zadev.

Še posebej pomembne so določbe pravilnika, ki določajo posebnosti dela z elektronskimi dokumenti (odstavek IV, odstavek 25, oddelek IV). Pravila vsebujejo številne temeljne določbe o delu z elektronskimi dokumenti in so:

· Elektronski dokumenti so ustvarjeni, obdelani in shranjeni v sistemu elektronskega upravljanja z dokumenti zveznega izvršnega organa.

· V sistemu elektronskega upravljanja z dokumenti zveznega izvršnega organa se za zapisovanje in iskanje dokumentov uporabljajo obvezne informacije o dokumentih.

· Elektronski digitalni podpisi se uporabljajo za podpisovanje elektronskih dokumentov zveznega izvršnega organa.

· Pri organiziranju elektronskih dokumentov v datoteke, ki določajo pogoje njihovega shranjevanja, uničenja itd., Veljajo pravila, določena za podobne dokumente na papirju.

Z določbo 4 uredbe vlade Ruske federacije, ki je potrdila Pravila za vodenje pisarniškega dela v zveznih izvršnih organih, je Zvezna arhivska agencija (Rosarkhiv) dobila nalogo, da razvije in odobri metodološka priporočila za razvoj navodil za pisarniško delo v zveznih izvršnih organih. Z odredbo Rosarkhiva so bila takšna priporočila odobrena. Priporočila so namenjena uporabi služb za upravljanje pisarn, ko razvijajo navodila za upravljanje pisarne, in služijo kot enotna metodološka podlaga za vodenje pisarn v zveznih izvršnih organih.

15. junij 2009 V.V. Putin je podpisal Uredbo vlade Ruske federacije št. 477 o odobritvi pravil za pisarniško delo v zveznih izvršnih organih. Pravila so začela veljati 2. julija 2009.

Pravila so bila razvita v skladu z Akcijskim načrtom za izvajanje koncepta oblikovanja elektronske vlade v Ruski federaciji do leta 2010. Rok za oblikovanje Pravil je bil določen - marec 2009, odgovorne izvršitelje pa so navedli Ministrstvo za kulturo Rusije, Ministrstvo za telekomunikacije in množične komunikacije Rusije, Ministrstvo za gospodarski razvoj Rusije.
VNIIDAD je bil razvijalec Pravil.

V sklepu vlade, ki potrjuje pravilnik, je treba najprej posvetiti prvi odstavek, ki kaže, da je resolucija razvoj čl. 11 zveznega zakona "o informacijah, informacijskih tehnologijah in varstvu informacij" z dne 27. julija 2006 št. 149. Naj se vrnemo k temu najpomembnejšemu členu, v katerem 2. točka določa: "V zveznih izvršnih organih se informacije dokumentirajo v skladu s postopkom, ki ga določi ruska vlada Zveza. Pravila pisarniškega dela in pretoka dokumentov, ki jih določijo drugi državni organi, organi lokalne samouprave, ki so v njihovi pristojnosti, morajo biti v skladu z zahtevami, ki jih določi vlada Ruske federacije glede pisarniškega dela in pretoka dokumentov za zvezne izvršne organe. "

Pred izdajo Pravilnika so bile zahteve po enotnosti organizacije pisarniškega dela v državnih organih in organih lokalne samouprave izvedene na podlagi "Vzorčnih predpisov o interakciji zveznih izvršnih organov", ki jih je Vlada Ruske federacije odobrila 19. januarja 2005 in št. 452 ruske vlade z dne 28. julija 2005, št. 452 notranja organizacija zvezni izvršni organi ". V prvih predpisih o organizaciji pisarniškega dela je bil v celoti namenjen oddelek 11 "Osnovna pravila za organiziranje pretoka dokumentov v zveznih izvršnih organih". Njegova prva točka je navedla, da je „pisarniško delo v zveznih izvršnih organih organizirano v skladu z vzorčnimi navodili za pisarniško delo v zveznem izvršnem organu (v nadaljevanju - standardno navodilo), ki jih je odobrilo Ministrstvo za kulturo in množične komunikacije Ruske federacije. Zvezni izvršni organi izdajo lastna navodila za pisarniško delo, dogovorjena z Zvezno arhivsko agencijo. " Klavzula 11.2, ki je ostala nespremenjena, določa: "Pri pripravi dokumentov in osnutkov aktov, predloženih predsedniku Ruske federacije in vladi, se upoštevajo zahteve, določene z ustreznimi navodili za pisarniško delo v administraciji predsednika Ruske federacije in v uradu Vlade Ruske federacije."

V vzorčnih predpisih za notranjo organizacijo zveznih izvršnih organov je bilo tudi ugotovljeno, da delo z dokumenti določa Navodila za delo v pisarni v centralna pisarna zvezni izvršni organ.
V skladu s klavzulo 11.1 "Vzorec pravilnika o medsebojnem delovanju zveznih izvršnih organov" je bil vzorec navodila za pisarniško delo razvit in odobren s sklepom Ministrstva za kulturo in množične komunikacije Ruske federacije z dne 08.11.2005 št. 536 in ga registrira Ministrstvo za pravosodje 27.01.2006 št. 7418. Na podlagi standardno navodilo zvezni izvršni organi so razvili lastna navodila.

Pravila so v nasprotju s standardnim navodilom odobrena z odlokom vlade Ruske federacije, to je višji predpis pravni dokument, vezava. Z uvedbo sprememb standardnih predpisov z vladno uredbo z dne 15. junija 2009 so v celoti skladne z določbo 11.1 zveznega zakona o informacijskih, informacijskih tehnologijah in varstvu informacij.

Najpomembnejša določba "Pravila pisarniškega dela v zveznih izvršnih organih" je navedena v oddelku 1. V njem je navedeno, da "Pravilnik določa enoten postopek za pisarniško delo v zveznih izvršnih organih". V skladu s 3. točko pravilnika "zvezni izvršilni organ na podlagi tega pravilnika ob upoštevanju pogojev in posebnosti svoje dejavnosti pripravi navodila za pisarniško delo, ki jih odobri vodja zveznega izvršilnega organa v soglasju z zveznim izvršnim organom na področju arhiviranja."

Z izdajo Pravilnika bodo morali zvezni izvršni organi delati na prilagajanju svojih navodil za pisarniško delo. Oglejmo si, kaj je novega v Pravilniku.

V nasprotju s tipičnim navodilom se Pravila začnejo z opredelitvijo pojmov (1. del). Vsi, razen koncepta "pisarniško delo", so razviti v istem VNIIDAD GOST R 51141-98 "Pisarniško delo in arhiviranje. Izrazi in definicije ". Toda vsak koncept v pravilih ima vsaj nepomembno, pogosto ne temeljno, ampak razliko in poudarja uporabo zveznih izvršnih organov v pisarniškem delu. Na primer, izrazi:

- "pisarniško delo" - dejavnosti, ki zagotavljajo oblikovanje uradnih dokumentov in organizacijo dela z njimi v zveznih izvršnih organih;
- "nomenklatura zadev" - sistematiziran seznam imen zadev, ki je oblikovan pri zveznem izvršilnem organu z navedbo pogojev njihovega hranjenja;
- "primer" - niz dokumentov ali ločen dokument, povezan z eno izdajo ali področjem dejavnosti zveznega izvršilnega organa.
Koncept „dokumenta“, ki je naveden v Pravilniku, je opredeljen kot „uradni dokument, ki ga pripravi državni organ, organ lokalne samouprave, pravna oseba ali posameznik, sestavljen po ustaljenem postopku in vključen v dokumentni tok zveznega izvršnega organa“; to je skozi splošni koncept "Dokument", ki ga ni mogoče šteti za uspešnega. Nov izraz je "upravljanje uradov" - strukturni oddelek zveznega izvršilnega organa, ki mu je zaupana funkcija vodenja urada, pa tudi osebe, odgovorne za vodenje urada v drugih strukturnih oddelkih zveznega izvršilnega organa.

Kot vidite, je veliko konceptov podanih na poseben način za zvezne izvršne organe.
Oddelek 3 se imenuje - Izdelava dokumentov v zveznem izvršnem organu. V njem je, tako kot v standardnem navodilu, ugotovljeno, da je dokument sestavljen na obrazcih in listih papirja A4 in A5, z enakimi predhodno legaliziranimi minimalnimi robovi (20 mm - levo, 10 mm - desno, 20 mm - zgoraj, 20 mm - dno), z kotnim in vzdolžna ureditev podrobnosti.

Klavzula 9 si zasluži posebno pozornost, ki vsebuje podrobnosti dokumenta.
V standardnih navodilih za pisarniško delo je bilo navedeno, da so vse podrobnosti sestavljene ob upoštevanju GOST R 6.30-2003 „Poenoteni dokumentacijski sistemi. Enotni sistem organizacijska in upravna dokumentacija. Zahteve za papirologijo “in vsaka od njih je bila opisana v skladu z zahtevami tega standarda. Pravila navajajo 24 rekvizitov, s katerimi se lahko srečamo pri obdelavi dokumentov v zveznih izvršnih organih. Hkrati pripisuje velik pomen navodilom uradnikov, ki podpisujejo dokument, Pravilnika, kot je v Zvezni zakon "O računovodstvu" (člen 9) razčlenite potreben "podpis" na dve podrobnosti: "položaj osebe, ki je podpisala dokument" in "podpis uradne osebe". Dva rekvizita sta dobila novo ime: "naslov" - "ime dokumenta" in "resolucija" - "navodilo o izvedbi dokumenta". Vrnil se je izginil v zadnja izdaja GOST 2003, zahtevani „žig omejevanja dostopa do dokumenta“, imenovan v pravilih „znamka zaupnosti“. V Pravilniku ni dveh znamk: "znamka ob prejemu dokumenta od organizacije", ki je postala odvečna, ko je bil dokument premeščen po elektronskih komunikacijskih kanalih, in "identifikator elektronske kopije dokumenta", katere izključitev je po našem mnenju s preostalim velikim papirnatim dokumentom še vedno nepravočasna.

Zahteve za registracijo samih podrobnosti niso pravilnik. Vzeti jih bo treba iz enakih standardnih navodil za delo. Navedeno je le, da je odobritev dokumentov v zveznem izvršnem organu sestavljena z vizumom, pri drugih organizacijah pa - z žigom odobritve, listom o odobritvi, protokolom ali dopisom o odobritvi.
Oddelek 4 Pravil je namenjen zahtevam za organizacijo pretoka dokumentov. Vsebuje le splošne določbe:

1. Tok dokumentov je prikazan: vhodni, odhodni, notranji.
2. Načini dostave in odpreme: poštna, kurirska in telekomunikacijska.
3. Primarna obdelava dokumentov: preverjanje pravilne dostave dokumentov in razpoložljivosti prilog k njim, razdelitev dokumentov na registrirane in neregistrirane.
4. Prijava. Upoštevajte, da če standardno navodilo določa, da so dokumenti registrirani na dan prejema, ustvarjeni - na dan podpisa ali odobritve, potem Pravilnik, ki določa postopek registracije, dovoli registracijo naslednji dan „Registracija prejetih dokumentov se praviloma opravi na dan prejema, ustvarjeno - na dan podpisa ali odobritve ali naslednji delovni dan. "
5. Prenos dokumentov s pisarniško službo.
6. Odgovornost pisarniške službe za pravilno izvedbo dokumentov in njihovo popolnost.
7. Obveznost štetja poteka dela.

Postopek obdelave dokumentov ni opisan v Pravilniku, naveden je v standardnih navodilih za pisarniško delo.
Splošno naročilo sedanje shranjevanje dokumentov, obdelava in hranjenje v arhivu so navedeni v oddelku 5 - "Dokumentarni sklad zveznega izvršilnega organa". Ta razdelek je zanimiv, ker zveznemu izvršnemu organu, ki oblikuje svoj dokumentarni sklad, oblikuje iz dokumentov, pridobljenih v okviru njegovih dejavnosti, "razvoj in odobritev v dogovoru z zveznim izvršnim organom na področju arhiviranja seznama dokumentov, ustvarjenih v okviru njegovih dejavnosti, kot tudi med dejavnostmi organizacij, ki so mu podrejene, z navedbo rokov skladiščenja. " To je zelo pomembna točka, saj danes nimajo vsi zvezni izvršni organi lastnih seznamov, kar organizacijam otežuje določitev rokov hrambe dokumentov pri razvijanju nomenklatur zadev in pregledu vrednosti dokumentov.

Zahteve po nomenklaturi zadev v Pravilniku so splošne, brez podrobnosti, določene so tudi hramba zadev v strukturnih oddelkih in priprava zadev za vložitev v arhiv pri zveznem izvršnem organu. Po našem mnenju je določba 34 pomembna in jasno zapisana: „Primeri trajnega in začasnega (več kot 10 let) shranjevanja se prenesejo v arhiv zveznega izvršilnega organa najpozneje v enem letu in najpozneje v treh letih od datuma njihove uporabe ali shranjevanja v strukturni oddelki. Prenos zadev v arhiv zveznega izvršilnega organa se opravi na podlagi zalog primerov stalnega skladiščenja, začasnega (več kot 10 let) skladiščenja in osebja, sestavljenega v strukturnih oddelkih zveznega izvršilnega organa. Primeri začasne (do vključno 10 let) hrambe v arhivih zveznega izvršilnega organa se ne prenesejo in se po ustaljenem postopku uničijo. "

Oddelek 6 - "Značilnosti dela z elektronskimi dokumenti v zveznem izvršnem organu" je bistveno nov. Če so v običajnem navodilu za upravljanje dokumentov zahteve za delo z elektronskimi dokumenti razpršene po različnih odsekih, na primer registracija, organizacija iskalnik itd., v pravilih se ne zbirajo samo na enem mestu, ampak tudi bistveno razširijo. Upoštevali so podpis, odobritev elektronskih dokumentov, njihovo registracijo, obračunavanje in shranjevanje. Ta del Pravilnika je namenjen organiziranju vzdrževanja elektronskega upravljanja z dokumenti in prehodu na elektronsko upravo.

Kot dodatek k Pravilnikom je seznam informacij o dokumentih, ki se uporabljajo pri snemanju in iskanju dokumentov v elektronskih sistemih za upravljanje dokumentov v zveznih izvršnih organih. Nabor teh informacij se razlikuje od zgoraj naštetih podrobnosti in nas napotuje na določbo 25 Pravilnika, kjer je navedeno, da se „za beleženje in iskanje dokumentov v sistemu elektronskega upravljanja dokumentov zveznega izvršnega organa uporabljajo obvezne informacije o dokumentih v skladu s prilogo. Dodatne informacije o dokumentih se lahko uporabljajo v sistemu elektronskega upravljanja z dokumenti zveznega izvršnega organa. "

Tako morajo zvezni izvršni organi in po njih institucije, ki so jim podrejene, na podlagi pravilnika, ki ga potrjuje odlok vlade Ruske federacije, delati na spreminjanju že razvitih navodil za pisarniško delo v skladu z zahtevami Pravil, predvsem pa ob upoštevanju obveznega izvajanja sistemov elektronsko klerikalno delo